Importância da segurança e do controle do acesso à internet nas empresas

Todos sabemos o quanto o acesso à internet está presente no cotidiano das empresas e no ambiente de trabalho corporativo em equipes. É simplesmente impossível imaginar a execução de atividades em escritórios e nas empresas de modo geral, sem equipes conectadas à internet desempenhando suas atividades.

Com toda essa conectividade, são gerados inúmeros benefícios para as empresas e o mercado. A comunicação entre equipes, e com o mercado, é muito mais fácil e eficiente, os sistemas estão cada vez mais rápidos e integrados, o atendimento aos clientes se torna muito mais qualificado, a produtividade da empresa e dos colaboradores aumenta e outros tantos benefícios, onde cada empresa pode potencializar esses benefícios dentro das suas necessidades.

Porém, explorar a tecnologia e extrair dela os melhores resultados é sempre uma combinação e equilíbrio entre investir em inovações e recursos disponíveis (tanto de pessoal como equipamentos), otimizar a utilização dos recursos e gerir os recursos para que que sejam utilizados de forma a não causar prejuízos e problemas ao negócio.

Os riscos que a internet oferece às empresas são exatamente o que iremos abordar nesse artigo. Talvez o mais relevante seja em relação à segurança da informação, que envolve perda de informações e incidência de vírus. Outros pontos importantes são em relação a produtividade e foco dos colaboradores, ociosidade e mau dimensionamento dos recursos. Vejamos então estes itens de forma mais detalhada:

Segurança do acesso à internet nas empresas

Atualmente a principal porta de entrada dos vírus nas empresas é a internet, na maioria dos casos através de usuários que acabam acessando sites nocivos a partir de links ou mensagens de e-mail falsas. Esses sites instalam vírus ou malwares que podem gerar vários tipos de problemas, vejamos os principais:

  • Comprometer o desempenho dos computadores ou da rede
  • Perda, roubo ou vazamento de informações
  • Despesas com manutenção de equipamentos e sistemas
  • Tempo ocioso dos recursos e colaboradores

Dentro desses problemas, vale destacar o sequestro de informações, conhecido como Ransomware, tipo de ataque que teve alguns incidentes em 2016, mas que neste ano está mais presente na mídia, pelo acontecimento do dia 12 de maio. Nesse tipo de ataque são instalados programas ocultos nos computadores, que criptografam dados relevantes do negócio e os tornam inacessíveis, a partir daí pedem uma chave de acesso para liberação do acesso aos dados, que é fornecida com o pagamento de um valor aos “sequestradores”.

A instalação desse tipo de malware ocorre geralmente quando o usuário acessa um site nocivo sem conhecimento e de forma imprudente, quando não atualiza o sistema operacional ou até mesmo abre algum tipo de link malicioso.

A proteção contra esses riscos pode ser resolvida com medidas simples. Inicialmente é importante orientar os colaboradores para que possam identificar possíveis ameaças, para isso pode baixar esse manual de utilização segura da internet e compartilhar com sua equipe.

Também é necessário e de grande importância haver algum tipo de controle na navegação, que impeça o acesso a esses sites nocivos. Esse controle pode ser feito com soluções robustas como Firewall/Proxy, soluções prontas como Dell SonicWall e Fortinet FortiGate ou soluções mais modernas e práticas como a Lumiun Tecnologia, que é um serviço muito adequado para empresas de pequeno e médio porte, já que o investimento é reduzido e o gerenciamento muito simplificado e intuitivo.

Desperdício de tempo da equipe

Existem muitas pesquisas que mostram o tamanho do desperdício dos colaboradores com a internet, são os acessos às redes sociais, ao e-mail pessoal, uso de smartphones, conversa com amigos e familiares, sites de entretenimento e esportes, jogos e muito mais. Estima-se que cada colaborador gaste em média 72 minutos por dia com atividades pessoais na internet durante o trabalho, o que representa 15% do tempo de trabalho.

Convertendo esse desperdício de tempo em valores, podemos chegar a números bem impactantes. Por exemplo, em uma empresa com 30 colaboradores que trabalham conectados à internet, onde o custo mensal por colaborador fica em média R$ 2 mil considerando o desperdício de 15% do tempo, em valores isso representaria R$ 9 mil de desperdício por mês, nesse cenário. Para calcular o custo da má utilização da internet na sua empresa, você pode utilizar nossa calculadora de desperdício de tempo.

Falta de foco dos colaboradores

Em complemento ao desperdício de tempo, outro impacto gerado pelo uso indevido da internet pela equipe é a falta de foco. Os colaboradores podem estar a todo momento acessando seus perfis nas redes sociais ou em conversas no smartphone. Isso reduz a atenção nas atividades que estão sendo realizadas e pode comprometer a qualidade das tarefas entregues e por consequência a qualidade dos serviços prestados pela empresa, podendo inclusive impactar negativamente na imagem da empresa em relação a seus clientes.

Internet lenta e baixo desempenho de sistemas e equipamentos

Você já teve problemas de internet lenta na sua empresa? Em empresas onde não há gestão em relação ao uso da internet pelos colaboradores, muitas vezes esse problema pode estar ocorrendo porque alguns usuários estão consumindo a maior parte do tráfego da rede, fazendo downloads de arquivos pesados, assistindo vídeos ou ouvindo rádio.

A internet lenta em redes corporativas pode afetar inúmeras atividades da empresa, como o desempenho de sistemas, envio e recebimento de e-mail, comunicação e atendimento a clientes, entre outros pontos. E muitas vezes ocorre porque simplesmente alguns usuários consomem a maioria dos recursos. Esse consumo precisa ser identificado, para que sejam tomadas medidas que corrijam o problema.

Internet lenta é um problema recorrente no Brasil, já que internet de alta velocidade não é um recurso acessível a todas empresas. Para ter certeza que seu provedor está entregando a velocidade contratada, é recomendado utilizar algum sistema de monitoramento de velocidade de internet, boas opções são o Speedtest e o Fast.com. Outra forma de resolver esse problema, é, novamente, através de serviços que permitem o controle do uso da internet, onde é possível filtrar e limitar o que cada usuário ou equipamento pode acessar, por categorias de conteúdo, horários específicos e ainda identificar colaboradores que estejam utilizando os recursos de internet de forma indevida ou consumindo recursos além do necessário.

Despesas com manutenção e recursos ociosos

Não menos importante, são as despesas geradas diretamente com manutenção de sistemas e equipamentos. Por exemplo, quando um computador é infectado com algum vírus, há o custo da solução desse problema, que geralmente é responsabilidade dos profissionais da área de TI, onde são geradas despesas financeiras, além do custo do tempo ocioso da equipe.

Como podemos perceber, da mesma forma que a internet traz benefícios, pode gerar alguns problemas e até prejuízos para a sua empresa. Por isso é necessário que dentro da gestão do negócio, sejam tomadas medidas que venham a proteger a empresa dos riscos, para evitar que esses problemas que mencionamos façam parte do dia a dia.

Para encontrar a solução ideal para a sua empresa, é necessário identificar de forma precisa quais são exatamente as necessidades e problemas que precisam ser resolvidos, avaliar os benefícios das soluções existentes, e a partir disso encontrar a melhor opção, com melhor relação custo/benefício. Na maioria dos casos, não é necessário investir em soluções de tecnologia caras e complexas, que além do investimento alto, demandam profissionais altamente especializados.

Como já falamos no artigo, a maioria dos problemas de segurança nas empresas ocorrem a partir da imprudência e falta de conhecimento dos colaboradores. Cabe aos profissionais terem responsabilidade quanto à utilização produtiva da internet, no entanto cabe à empresa, em primeiro lugar, orientar a equipe quanto aos riscos e ao uso adequado da rede, e monitorar o desempenho dos colaboradores.

A empresa também deve ter uma política de utilização da internet e smartphones definida e informar seus colaboradores a respeito. Veja como implementar essa política e baixe um modelo de documento sobre política de uso da Internet nas empresas.

Em complemento a isso, é recomendado a implantação de um serviço para proteger a navegação e evitar abusos dos colaboradores na internet. Para resolver esse problema de forma prática e eficiente a Lumiun Tecnologia é uma excelente opção, pois é um serviço focado em pequenas e médias empresas e permite fazer uma gestão completa do uso da internet, sem necessidade de investimentos pesados em servidores ou profissionais especializados. Para maiores informações acesse www.lumiun.com e entre em contato pelo e-mail comercial@lumiun.com ou fone (11) 4950-6962.

Como calcular o ROI na gestão e controle do acesso à internet nas empresas

Investir e explorar o potencial da tecnologia vem sendo um diferencial na maioria das empresas em crescimento no Brasil. Isso ocorre porque a tecnologia nos permite potencializar e otimizar praticamente todos processos que compõem a rotina das empresas e das equipes. Com isso as empresas podem se tornar mais produtivas, mais competitivas e melhorar a qualidade dos produtos e serviços prestados.

Ainda assim, muitos diretores de empresas e gestores de TI questionam o retorno sobre o investimento em soluções de tecnologia da informação.

Como a internet é peça chave dentro do uso dos recursos de TI e fundamental para aumentar a produtividade das empresas, recentemente falamos em como mensurar o ROI em projetos de segurança da informação e nesse artigo iremos abordar como é possível calcular o retorno sobre investimento através da gestão e controle do acesso à internet nas empresas.

Primeiro, é importante entender que a gestão do acesso à internet nas empresas consiste em tornar o uso da internet mais seguro e produtivo, através de políticas de navegação que estejam em equilíbrio entre os interesses das empresas e dos colaboradores. Em resumo, essa gestão é uma prática de otimização de recursos e resultados que favorece os gestores e principalmente os colaboradores das empresas.

A partir desse entendimento, para avaliar os benefícios e o retorno gerado a partir de uma boa política de uso da internet em ambientes corporativos, é necessário fazermos algumas perguntas?

  1. Quanto pode custar falhas de segurança e perda de informações?
  2. Qual é o custo do desperdício de tempo da equipe na internet?
  3. Qual é o impacto da falta de foco dos colaboradores nas tarefas?
  4. Quanto custa a lentidão na internet e sistemas/equipamentos parados?
  5. Quais os custos com manutenção de equipamentos e sistemas?

Para podermos dimensionar o ROI e os benefícios gerados com uma boa gestão do uso da rede, vamos analisar de forma detalhada cada uma dessas questões:

Riscos com falhas de segurança

A segurança da informação é um assunto recorrente quando se fala em tecnologia nas empresas, por isso a atenção em evitar incidentes deve ser uma preocupação constante dos responsáveis.

São muitos tipos de problemas e prejuízos que uma empresa pode sofrer:

  • Perda, vazamento ou sequestro de informações
  • Computadores e sistemas lentos e ociosos
  • Custos com manutenção de computadores e sistemas
  • Ociosidade de equipamentos e da equipe

Se tratando de segurança, os investimentos principais devem ser sempre na prevenção de problemas, por isso o retorno não é diretamente perceptível, mas tente estimar o impacto na sua empresa desses e outros tantos problemas que falhas de segurança podem gerar.

Você pode ler mais a respeito nesse outro artigo que fala somente sobre o retorno de investimento com projetos em segurança da informação nas empresas.

Desperdício de tempo na internet e falta de foco da equipe

O uso da internet para atividades pessoais durante o trabalho é uma realidade nas empresas. Muitas pesquisas já foram realizadas a respeito, apontando que os profissionais desperdiçam em média 15% do tempo de trabalho com atividades pessoais na rede e que o uso do celular pode consumir até 2 horas por dia ao longo da jornada de trabalho.

Mas como calcular o custo financeiro desse desperdício?

Como exemplo, vamos considerar uma empresa com 50 colaboradores utilizando a internet para o trabalho, os quais representam um custo médio mensal de R$ 1.800,00, totalizando um valor de R$ 90.000,00 por mês. Sendo assim, 15% de desperdício pode representar um custo mensal de R$ 13.500,00. Com uma boa solução de gestão e controle de acesso a internet, vamos considerar que esse desperdício seja reduzido pela metade, para 7,5%, dessa forma a empresa já estaria tendo de retorno R$ 6.750,00, sem contar o impacto em resultados gerados pelo aumento da produtividade da equipe.

Para calcular esse custo na sua empresa, você pode utilizar essa calculadora de desperdício de tempo na internet para equipes.

Além do tempo, o impacto do uso da internet afeta o foco e atenção dos colaboradores. Essa desatenção pode fazer com que algumas tarefas sejam realizadas de forma imprecisa e com menor qualidade do que o necessário, o que pode impactar na produtividade, entrega de valor e resultados da empresa.

Internet, sistemas e equipamentos lentos e ociosos

Imagino que você e sua empresa já devem ter sofrido com esse problema?!

Em relação a internet, primeiro é fundamental ter certeza que seu provedor está entregando a velocidade contratada, para isso podem ser usados testadores de velocidade como o Speedtest e o Fast.com.

Se mesmo assim a internet continuar lenta, é provável que alguns usuários estejam consumindo recursos em excesso na sua rede. Isso ocorre principalmente com a exibição de vídeos, rádios e download de arquivos.

O problema é que com isso, equipamentos, atividades, recursos e sistemas da empresa ficam comprometidos, limitando a execução de tarefas e entrega de resultados.

Despesas com manutenção de equipamentos e sistemas

Além do que já vimos, o uso indevido da internet pode comprometer o funcionamento de equipamentos e sistemas, principalmente com a instalação de vírus. Isso demanda manutenção, na maioria das vezes tarefas executadas por profissionais especializados de TI, internos ou terceirizados. Essa manutenção gera despesas e também ociosidade de recursos.

Com uma boa gestão do uso da internet, esses problemas e os custos gerados podem ser evitados!

Bem, detalhamos até agora os pontos impactados com a implementação de uma política de utilização da internet em empresas. Como esse é um recurso tão importante e presente nas empresas e na execução das tarefas, é imprescindível que esses recursos sejam gerenciados e otimizados, visto que isso afeta diretamente a segurança da informação e a produtividade da equipe e da empresa.

Para que sua empresa tenha uma boa gestão do uso da internet, é necessário em primeiro lugar criar uma política de utilização dos recursos de tecnologiaorientar os colaboradores sobre os riscos e uso consciente da rede. Um bom material para orientar os usuários é esse manual de utilização segura da internet para profissionais e empresas.

Além disso, é importante utilizar algum serviço que permite a gestão completa da utilização da internet. Você pode escolher entre as muitas opções de serviços de segurança e controle de acesso à internet disponíveis no mercado. Temos soluções tradicionais como servidores com Firewall/Proxy, pfSense e opções prontas como Dell SonicWall e Fortinet FortiGate, essas soluções demandam alto investimento e profissionais técnicos altamente especializados, por isso são indicadas para empresas de grande porte.

Para empresas de pequeno e médio porte uma excelente opção é a Lumiun Tecnologia, um serviço moderno que é simples de ser instalado e gerenciado e demanda baixo investimento se comparado a outras soluções. Na Lumiun a implementação do serviço é rápida e simples e todo gerenciamento do serviço é feito através de um painel de controle acessível na internet, com uma interface muito simples e intuitiva.

Além disso o sistema permite implementar facilmente qualquer combinação de filtros de acesso a sites e categorias de conteúdos, regras por horários, controle personalizado por grupos de usuários e gera relatórios detalhados e analíticos sobre a utilização da internet.

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Dashboard do painel de controle da Lumiun com dados sobre a utilização da internet.
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Tela para definição de regras de acesso no painel de controle da Lumiun.

Pra saber mais sobre a Lumiun você pode acessar www.lumiun.com. Você também pode falar diretamente com o atendimento para esclarecer qualquer dúvida ou pedir uma demonstração do serviço, entre em contato no e-mail comercial@lumiun.com ou (11) 4950 6962.

Como avaliar o retorno de investimento em projetos de segurança da informação

Projetos na área de tecnologia, voltados para a segurança da informação e governança de TI, podem variar muito em relação ao seu tamanho, complexidade e investimento financeiro. Por isso, sempre que sua empresa iniciar a implementação de um projeto novo, deve ser avaliado o porte da empresa, sua maturidade em relação à utilização dos recursos de tecnologia, a disponibilidade técnica e de recursos humanos para a execução e o orçamento disponível para investimento.

A partir desse contexto, direcionamos nossa análise para o mercado de pequenas e médias empresas, que, cada vez mais, também necessitam ter segurança em suas informações e uma boa gestão dos recursos de TI. Percebemos uma dificuldade em avaliar o retorno do investimento, no sentido de viabilizar a execução desses projetos. Isso porque, muitas vezes o retorno não é percebido por não haver métricas de acompanhamento em relação ao desempenho dos sistemas, disponibilidade dos recursos de TI, ocorrências de falhas de segurança ou perda de dados e acompanhamento da produtividade da equipe e dos colaboradores através da tecnologia.

Essa falta de métricas de gestão voltadas à tecnologia e uso dos recursos, pode, muitas vezes, esconder gargalos (problemas) que comprometem a competitividade e resultados da sua empresa, como altos custos com manutenção de equipamentos, comprometimento na execução das tarefas devido à problemas frequentes com equipamentos ou sistemas que deixam de funcionar, baixa produtividade da equipe devido ao desperdício de tempo na utilização da internet e celulares pessoais pelos colaboradores, sem contar os riscos que a perda de dados da empresa ou dos clientes pode representar.

Dessa forma, iremos abordar os benefícios gerados para as empresas, a partir de uma boa política de segurança da informação e governança de TI.

Importância da Segurança da informação

O primeiro ponto a ser considerado são as razões pelas quais as empresas precisam de segurança, que podem ser distintos e em alguns casos se complementarem.

Algumas empresas implementam políticas de segurança da informação pela necessidade de se adequar à normas regulatórias, muitas vezes aplicadas ao setor de atuação da empresa, como instituições financeiras ou empresas da área contábil. Nesses casos, a valor está totalmente relacionado na necessidade de proteger informações financeiras, contábeis e dados de clientes. Como a necessidade de atender as normas é um requisito, o investimento em segurança da informação faz parte dos custo básicos do negócio, devendo fazer parte do planejamento estratégico da empresa.

Para empresas que possuam unidades e ou operação distribuída, a maior necessidade se torna a disponibilidade das informações entre as unidades e a segurança na comunicação entre estas. Pois é comum que filiais estejam conectadas com a matriz via sistemas de gestão e que através dessa comunicação trafeguem dados sigilosos do negócios. Nesses cenários a segurança da informação ganha muita importância, pois precisa garantir uma disponibilidade permanente das informações e ao mesmo tempo garantir que os dados não possam ser interceptados. Para estimar o valor da segurança, pode-se considerar o custo da falta de comunicação entre unidades, onde as atividades do negócio não possam ser executadas, muitas vezes comprometendo atividades fins, como vendas e atendimento a clientes.

No contexto de empresas pequenas e médias, onde a necessidade de segurança das informações do negócio pode não ser tão facilmente percebida, deve-se estimar qual seria o impacto da perda ou roubo de informações do negócio, como dados financeiros ou de clientes.

Dentro desses riscos, podemos destacar a epidemia de ataques de Ransomware nas PMEs em 2016, que consiste no sequestro de dados. Nesse artigo falamos um pouco mais sobre Ransomware e como se proteger.

Ainda dentro da segurança, outro ponto importante é a incidência de vírus na rede e os custos gerados a partir desse problema, como a necessidade de manutenção nos equipamentos e o tempo ociosos dos colaboradores a partir da indisponibilidade de uso de equipamentos e sistemas.

Investir em segurança da informação é sempre uma estratégia com o objetivo de prevenir risco e prejuízos. Por isso, ao avaliar o retorno de investimento deve ser considerado qual pode ser o prejuízo ou impacto que falhas de segurança podem gerar à empresa.

Alguns exemplos de métricas de acompanhamento e ROI podem ser, mensurar as despesas geradas com profissionais ou empresas de TI a partir da manutenção de sistemas e equipamentos e calcular o tempo ocioso dos seus colaboradores a partir de sistemas e equipamentos em manutenção ou indisponíveis. Nunca esquecendo de considerar o impacto que perda de informações podem representar para sua empresa.

Uma boa política de segurança da informação passa por vários pontos, primeiro é necessário orientar os colaboradores sobre os riscos e como identificá-los. Depois disso, as ações devem contemplar três pontos complementares:

  • Prevenir: proteger os locais de armazenamento de informações do acesso à terceiros.
  • Detectar: identificar de forma rápida qualquer tipo de ataque ou falha de segurança.
  • Responder: agir de forma eficiente em caso de falhas, corrigindo vulnerabilidades e consertando pontos afetados.

Sabemos que uma boa política de segurança da informação demanda planejamento e investimento de pessoal e recursos financeiros. Mas é imprescindível que sua empresa dê atenção a esse assunto, avaliando os riscos e implementando medidas para se proteger. Muitas vezes medidas simples e acessíveis podem manter sua empresa protegida da maioria dos riscos existentes na rede.

A gestão do acesso a internet é uma dessas ações simples, pois é possível evitar o acesso à sites nocivos na internet. Acessos a esses sites podem ocorrer de várias formas, como usuários clicando em mensagens de e-mail falsas. Esse tipo de acessos são a maior porta de entrada dos vírus nas empresas atualmente.

Compartilhe aqui nos comentários como sua empresa avalia o retorno de investimento em relação a segurança da informação e o que faz para se manter protegida!

Redes sociais e a produtividade da equipe: é necessário atenção e acompanhamento!

Muito se discute sobre a liberdade de acesso às redes sociais e programas de comunicação via internet durante o trabalho. Alguns entendem que o uso desses serviços é uma maneira de valorizar o colaborador, oferecendo essa liberdade nas redes sociais como benefícios aos profissionais. Outros consideram que a gestão do acesso é a melhor opção, com definição de regras no acesso a esses conteúdos, já que o desperdício de tempo gerado pode afetar significativamente a produtividade da equipe e os resultados da empresa.

Na definição de como a empresa irá se posicionar sobre o assunto, é muito importante avaliar inicialmente o perfil dos profissionais no ambiente de trabalho, a maturidade da equipe e o tipo de atividades desempenhadas pelos colaboradores. O ideal é adotar um posicionamento que esteja em equilíbrio entre a liberdade total no uso da rede e regras de acesso mais rígidas que restrinjam totalmente o acesso às redes sociais, programas de comunicação ou serviços de interesse pessoal.

Em organizações com modelo de gestão “mais contemporâneo, onde a maioria dos profissionais são jovens ou as atividades desempenhadas permitem maior flexibilidade nos horários e liberdade dos profissionais em organizarem suas tarefas, fica mais fácil uma postura aberta em relação ao uso das redes sociais e internet de modo geral. Nesses contexto, é importante ressaltar que essas empresas costumam ter métodos de avaliação de resultados muito eficazes, dessa forma, se a equipe estiver entregando os resultados dentro do previsto ou desejado, é possível manter maior liberdade no uso das redes sociais. Já, se os resultados não estiverem dentro do esperado, é necessário avaliar qual o motivo, que pode ser o desperdício de tempo ou falta de atenção decorrente do uso indevido da rede, sendo esse o motivo é imprescindível implementar um política de uso da tecnologia, pra atenuar o problema.

Em ambientes corporativos tradicionais, onde dentro do processo de gestão não há um acompanhamento estruturado das atividades realizadas e resultados entregues pelos colaboradores ou pela equipe, é importante haver algum monitoramento em relação ao uso da internet e dos recursos de tecnologia, inclusive o uso dos smartphones pessoais. Pois, como não é possível dimensionar a produtividade e o desempenho dos colaboradores, é possível que muitos estejam desperdiçando grande parte do seu tempo em atividades não relacionadas ao trabalho e isso pode representar um desperdício muito relevante para a empresa. Utilize nossa calculadora de desperdício de tempo para estimar o custo que isso pode representar na sua empresa.

Em muitos casos o que pode atrapalhar as empresas é o “achismo” dos gestores. Por exemplo, achar que o colaborador não está sendo produtivo porque acessa o Facebook algumas vezes durante o dia. O gestor não pode usar a intuição pra avaliar como está o desempenho da sua equipe, é necessário ser objetivo e buscar a resposta para algumas questões: acessar as redes sociais ou usar o celular atrapalha o rendimento do colaborador? Quanto isso atrapalha e em que contexto, na quantidade de tarefas ou na qualidade? Qual o rendimento de cada colaborador em relação aos outros da equipe? Os colaboradores e a equipe estão tendo o desempenho esperado e entregando as tarefas dentro do prazo e na qualidade necesária? A resposta para esses itens podem auxiliar no entendimento de onde estão os gargalos da baixa produtividade e se o uso da internet, redes sociais ou celulares estão compromentendo os resultados.

Acompanhamento de tarefas e resultados

Independente da prática adotada pela empresa, o mais importante é, primeiramente, haver um acompanhamento das atividades realizadas pelos colaboradores, tanto no sentido de qualidade como quantidade. Ou seja, se as tarefas estão sendo entregues dentro do prazo desejado e com a qualidade esperada pela empresa ou pelos clientes.

Existem inúmeros serviços na internet que podem auxiliar nesse acompanhamento, permitindo um gestão completa das atividades realizadas por cada colaborador e os resultados obtidos. Vejamos algumas:

  • Acelerato - solução focada em gestão de projetos e sistema de atendimento, muito simples e intuitiva, permitindo acompanhamento eficiente de tudo. É possível testar a ferramenta por 15 dias sem custos.
  • Runrun-it – ótima solução para gestão de projetos, permite acompanhar as atividades e dimensionar o tempo gasto em todas tarefas. Possui uma versão gratuita.
  • Trello – serviço muito simples e prático para gerenciar qualquer fluxo de atividades, também possui um versão gratuita com limitações de recursos.
  • Basecamp - boa alternativa para melhorar a comunicação e registrar todas informações em relação do desenvolvimento de tarefas e projetos. Não possui versão gratuita.

Em conjunto com o acompanhamento das atividades, é necessário avaliar se os profissionais estão realmente engajadas com os objetivos da empresa, já que esse comprometimento é fundamental para um bom desempenho. Em alguns casos, pode ocorrer que o profissional está desmotivado, em casos assim não há método de acompanhamento que irá solucionar o problema. É preciso conversar, tentar identificar as causas dessa falta de comprometimento, para que a situação possa ser revertida. Caso não seja possível, o melhor é optar pelo desligamento e substituição, na busca de profissionais que estejam em sinergia com o propósito da empresa.

Gestão e controle de acesso à internet

Em relação ao controle do que pode ser acessado na internet, essa é uma medida a ser tomada sempre com sobriedade. Não é recomendado simplesmente restringir totalmente o acesso às redes sociais ou outros serviços de interesse pessoal, em vista de que isso pode desmotivar os profissionais ou até comprometer o relaxamento em intervalos ou horários de descanso, os quais são necessários e importantes.

O recomendado é sempre buscar o equilíbrio, inicialmente monitorando o uso da internet pelos colaboradores e criando restrições por tipos de conteúdo e horários específicos, adequando essas regras ao perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas. Já falamos nesse artigo em como implementar uma boa política de utilização da internet em ambientes corporativos.

Aqui na Lumiun, oferecemos uma solução acessível e simples de gerenciamento do acesso à internet, pra saber mais entre em contato conosco.

A realidade é que não existe resposta ou método que resolva o problema de produtividade e comprometimento dos profissionais nas empresas. Mas dentro do possível, é necessário que a organizações busquem estar em um processo constante de melhoria e evolução, acompanhando as mudanças comportamentais dos profissionais e usufruindo dos recursos de tecnologia que contribuam na gestão. Alguns itens que podem ser seguidos são:

  • Implementar sistemas práticos e objetivos de controle de produtividades dos colaboradores.
  • Criar um programa de avaliação de desempenho com benefícios no alcance das metas.
  • Realizar campanhas internas de conscientização no uso da tecnologia, tanto em relação a produtividade, como em relação a segurança da informação.
  • Utilizar sistemas de gestão de tarefas, fluxo de atividades e monitoramento do uso da internet

Enfim, a internet existe para contribuir no dia a dia das empresas e dos profissionais, cabe a cada um utilizar esses recursos de forma saudável e focada no bem comum, no sentido pessoal, profissional e corporativo.

Compartilhe conosco nos comentários como você vê o uso das redes sociais e smartphones no trabalho e como acha que isso impacta a produtividade!

Limitação do consumo de internet banda larga fixa e o impacto para as empresas

Para entender a atual polêmica sobre o uso limitado das franquias de banda larga fixa, é necessário retornarmos ao ano de 2014, época em que foi aprovado o Marco Civil da Internet, tido como uma grande conquista para todos os brasileiros. Ele é bem claro sobre a questão do uso da rede: todas as pessoas e empresas podem utilizar a internet para qualquer finalidade.

Segundo o Marco Civil, a única situação que é possível a interrupção do serviço é a falta de pagamento. Esse é o ponto que as operadoras estão usando como brecha legal para reduzir a velocidade da internet ou cancelar o serviço após ser excedido o limite de tráfego mensal previamente estabelecido, o qual consta na maioria dos contratos de adesão, muitas vezes sem destaque e com letras miúdas.

Atualmente no Brasil, o serviço de internet é cobrado de acordo com a velocidade de navegação contratada, sem considerar o consumo de tráfego. Já o sistema que limita a quantidade de dados baixados, ou seja, que fixa uma franquia, já funciona na internet móvel, dos celulares. Ao reduzir a velocidade de acesso após o esgotamento da franquia, as operadoras alegam que não estão cortando o serviço.

O uso de franquia de tráfego é previsto na regulamentação, mas só pode ser praticado dentro de determinadas regras, segundo a Anatel, que são:

  • a) disponibilizar página na internet de acesso reservada ao consumidor;
  • b) fornecer ferramenta de acompanhamento de consumo;
  • c) informar ao consumidor que sua franquia se aproxima do limite contratado;

Nesse impasse, algumas entidades defendem a possibilidade de limitação do tráfego de internet e outras, como o Procon e OAB, consideram que essa limitação inflige o Código de Direito do Consumidor. Devido a grande repercussão e debate acerca do tema, a Anatel publicou uma liminar proibindo as operadoras de limitar a banda larga de seus clientes pelos próximos 90 dias, até que cumpra uma série de determinações.

Ou seja, a polêmica vai longe e estaremos atentos aos desdobramentos. Mas, como uma das melhores práticas de gestão nas empresas é o planejamento, resolvemos auxiliar os gestores a avaliar qual será o impacto da limitação do tráfego de internet nas empresas. Vejamos alguns pontos de impacto que devem ser avaliados e considerados na sua empresa:

Controle e monitoramento do acesso a internet

Todos sabemos que é comum os colaboradores acessarem as redes sociais, e-mail pessoal, visitar sites de entretenimento ou compras, ver vídeos ou ouvir rádio durante o trabalho. Esses sites costumam ser pesados e podem consumir uma parcela significativa da internet na sua empresa.

As empresas que já utilizam algum mecanismo de gerenciamento do acesso a internet, que permitem restringir o que pode ser acessado pelos colaboradores, terão de priorizar e otimizar esse monitoramento, avaliando quais sites ou serviços mais consomem tráfego da internet, quais sites são prioridade para as atividades corporativas, quais não devem ser acessados e quais os usuários ou equipamentos estão consumindo mais recursos. Esse acompanhamento deve ser constante e servir como base para melhorias contínuas na política de acesso a internet na empresa, visando sempre otimizar o uso dos recursos em atividades relevantes ao negócio e evitar o desperdício de internet e recursos.

Já as empresas que não possuem nenhum gerenciamento no uso da internet, terão de implementar alguma solução. O ideal é buscar soluções modernas que facilitem esse gerenciamento, tendo o melhor custo benefício para a empresa. Existem no mercado muitos alternativas para o controle do acesso a internet, desde soluções complexas de firewall/proxy, que exigem alto investimento e envolvimento técnico, soluções de appliance, como Dell SonicWall, Fortinet FortiGate, Websense e inúmeras outras, até soluções em nuvem, que são mais acessíveis e modernas, como o Lumiun Tecnologia, que é de fácil implementação/gerenciamento e valor mais acessível.

Impacto no desempenho de sistemas e atividades

Envio e recebimento de e-mail, sistemas em nuvem, ERPs, atendimento via internet, videoconferências, etc. Todos esses recursos e sistemas fazem parte do cotidiano das empresas, utilizam a internet e dependem de uma rede de alta velocidade para o seu funcionamento, além de serem prioridade em relação a outros serviços.

Em um cenário com limitação do tráfego de internet e possível redução da velocidade, as empresas precisam priorizar os recursos relevantes ao negócio, evitando queda no desempenho desses sistemas e por consequência redução da produtividade.

Por exemplo, é possível que boa parte do tráfego esteja sendo consumindo por colaboradores assistindo vídeos ou ouvindo rádio na internet, enquanto sistemas prioritários sofram limitação e reduzam seu desempenho. Imagine ter sua velocidade reduzida de 20 Mbps para 2 Mbps em um escritório com 10 colaboradores. É necessário evitar esse tipo de situação na sua empresa.

Produtividade da equipe e educação dos colaboradores

Nesse contexto, a internet impacta de duas formas na produtividade da equipe, primeiro em relação ao desperdício de tempo na internet e segundo, no caso de redução da velocidade de internet, o impacto no desempenho das atividades, com sistemas mais lentos e por consequência redução na produtividade.

Portanto, é necessário educar os colaboradores quanto ao uso da internet, para que utilizem a rede de forma consciente, priorizando serviços relacionados às suas atividades corporativas e evitando download de arquivos pesados, acesso a sites de vídeos ou rádios ou outros serviços que consomem muito tráfego.

Menos competitividade e queda nos resultados

Sabemos que um dos principais fatores que contribuem na competitividade de uma empresa, é o uso estratégico e inteligente da tecnologia. Com internet mais lenta, sistemas com desempenho limitado, equipe desperdiçando tempo ou ociosa, com certeza os gestores verão uma queda na qualidade dos serviços ou produtos, com isso clientes ficarão cada vez menos satisfeitos e naturalmente os resultados da empresa irão ser prejudicados.

Usar a tecnologia de forma consciente consiste em otimizar e priorizar recursos, no caso da internet não é diferente. Portanto, você gestor de equipe ou de TI na sua empresa, não deixe de buscar continuamente evitar o desperdício de recursos e melhorar o uso de internet e da tecnologia.

Compartilhe conosco o que sua empresa faz ou pretende fazer para melhorar o uso da rede e evitar suspensão ou redução da velocidade da internet, no caso de essas restrições serem implementadas pelas operadoras e provedores.

11 dicas de segurança na internet para pequenas e médias empresas

Internet de alta velocidade, equipamentos sempre conectados, sistemas online, serviços em nuvem e interligados, tudo isso vem contribuindo para que as empresas, principalmente pequenas e médias, consigam aumentar significativamente sua produtividade para se tornarem mais competitivas no mercado. Porém, junto à toda essa tecnologia e serviços disponíveis, existem os riscos de segurança que a internet “oferece”, o que exige que as empresas tomem providências para proteger as informações do seu negócio e clientes, além de evitar custos com manutenção de equipamentos e softwares.

Em um levantamento feito pelo setor de segurança do governo americano em 2015, constatou-se que ocorrências de roubo de informações digitais já ultrapassou o número de furtos de propriedades físicas, registrados por empresas. Isso mostra a importância de se proteger na internet para evitar falhas de segurança e perda de informações, que podem até comprometer o futuro do negócio.

Essa proteção passa por vários níveis, desde ações simples de orientação e práticas de utilização da tecnologia aos colaboradores até investimentos em servidores e soluções corporativas robustas. Veja 11 dicas práticas de como proteger sua empresa na internet e evitar contratempos:

Antivírus

Sabemos que é fundamental a utilização de antivírus em todos equipamentos, podendo ser versões gratuitas como Avast e AVG ou pagas como McAfee, Bitdefender ou Kaspersky. Além disso, é muito importante que o antivírus esteja sempre atualizado e configurado de acordo com a política de segurança da empresa. Um antivírus desatualizado perde toda sua eficiência e deixa os computadores vulneráveis a ataques.

Mantenha os programas atualizados

Todos os programas utilizados nos computadores devem estar atualizados com versões recentes, pois versões antigas podem deixar os computadores vulneráveis em relação a técnicas de ataque e instalação de vírus mais modernas.

O sistema operacional e navegadores devem ter maior atenção, instale sempre as atualizações do seu SO e a última versão dos browsers utilizados.

Bloqueio de acesso a sites nocivos e controle de internet

É recomendado utilizar ferramentas que evitem o acesso a sites nocivos, que possam instalar vírus ou malwares. É comum os colaboradores receberem mensagens de spam com links falsos que direcionam para estes sites, além do acesso em sites de alguns tipos de conteúdos, como jogos, download de arquivos ou conteúdo adulto, que podem levar a instalação de vírus.

Uma boa alternativa de solução para o controle de acesso a internet em pequenas e médias empresas é o Lumiun, que tem fácil implementação e gerenciamento e demanda baixo investimento, em relação a outras soluções existentes.

Proteja a sua rede Wi-Fi

Se a sua empresa tem alguma rede Wi-Fi disponível, é importante proteger o acesso de estranhos e intrusos. Para isso utilize uma senha forte e conexão com encriptação dos dados, também altere as configurações padrão do roteador utilizado, mudando a senha de acesso ao painel de configurações do roteador.

Uma configuração adicional de segurança é ativar os filtros por endereço MAC (Media Access Control), informando uma lista dos endereços dos dispositivos que estão autorizados a se conectarem em sua rede, dessa forma é possível restringir o acesso de outros equipamentos que não estejam nessa lista.

Estabeleça uma política para o uso dos recursos de tecnologia

A criação de diretrizes em relação ao uso da tecnologia é muito importante no ambiente corporativo, os colaboradores precisam ter regras quanto a utilização da internet, instalação de programas nos computadores, utilização de smarthphones e equipamentos pessoais. Nessa política é necessário definir todas as regras e punições no caso de não cumprimento do que foi estabelecido.

As regras que compõem a política da empresa devem ser amplamente divulgadas e os colaboradores estar cientes do que podem ou não fazer e as punições estabelecidas. Nessa página é possível baixar um modelo de documento de política de utilização da tecnologia para empresas, é recomendado que os colaboradores assinem para comprovar sua ciência e comprometimento em seguir as diretrizes estabelecidas.

Treinamento para os colaboradores

Pesquisas mostram que a maioria dos problemas de segurança tem como porta de entrada falhas de comportamento dos profissionais, que por descuido e falta de atenção fornecem dados importantes ou permitem a instalação de vírus e malwares nos computadores, veja nesse artigo a importância de orientar os colaboradores para evitar problemas de segurança. Esse treinamento deve fazer parte do processo de ambientação da empresa e ser constantemente reforçado, a grande maioria dos problemas de segurança podem ser evitados com atenção e precaução por parte dos profissionais.

Tenha backup de todos os dados relevantes do seu negócio

Defina procedimentos de cópias de todos os dados importantes da sua empresa. Para informações mais relevantes, como dados financeiros ou informações de clientes e produtos/serviços, é recomendado uma backup diário executado de forma automática, além disso mantenha as cópias seguras e armazenadas em ao menos dois locais diferentes. Já os dados dos computadores e demais informações, uma cópia semanal e devidamente armazenada garante a recuperação desses dados no caso de perdas.

Uma boa alternativa é a utilização de serviços em nuvem para armazenamento de arquivos, como o Google Drive ou Dropbox. Esses serviços possuem backup automático, além de oferecer acesso aos arquivos de forma ampliada, de qualquer local ou dispositivo via internet.

Limite o acesso físico aos computadores

Não permita que intrusos tenham acesso físico aos seus computadores. Evite deixar computadores portáteis ao acesso de estranhos e defina senhas de acesso em todos computadores e sistemas da empresa, essa identificação é importante pra rastrear qualquer atividade realizada, tanto por estranhos como dos próprios colaboradores, que podem muitas vezes executar operações indevidas que irão causar transtorno e até mesmo prejuízo para a empresa.

Projeta as informações e sistemas financeiros

Este é um item que deve ter atenção extra dos gestores, pois é onde a maioria dos ataques de internet são direcionados. Mantenha o acesso restrito aos dados e sistemas financeiros da empresa, permitindo que somente pessoas de confiança e bem treinadas operem essas informações.

É comum ações de engenharia social como ligações simulando contatos de instituições financeiras ou emails falsos que direcionam para acesso a sites de bancos clonados, nesses casos é fundamental sempre o máximo de precaução, na dúvida consulte seu gestor ou contatos financeiros conhecidos.

Seja rigoroso na definição de senhas

A utilização de senhas fracas é outro fator que contribui muito para falhas de segurança. Tenha como regras a definição de senhas longas, que combinem caracteres alfanuméricas, letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Também não armazene as senhas em locais que qualquer pessoa tenha acesso.

Veja nesse artigo orientações de como criar e gerenciar senhas fortes e seguras.

Controle o acesso a programas e instalação de software

Os colaboradores devem ter acesso somente aos programas utilizados para realização de suas atividades na empresa, não libere o acesso a todos os programas para todos os colaboradores. Além disso, é necessário restringir a instalação de qualquer aplicativo nos equipamentos, sem autorização do responsável pela área de TI, sem essa restrição é comum a instalação de programas desconhecidos, muitas vezes piratas, que podem deixar os computadores vulneráveis e criar uma porta de entrada para vírus e falhas de segurança.

Bem, com essas 11 dicas de segurança, é possível aumentar significativamente a segurança na sua empresa e evitar problemas de segurança. Como você pode perceber, boa parte dessas dicas demandam apenas envolvimento e dedicação dos gestores e responsáveis, sem necessidade de grande investimento, então comece com ações mais básicas e avance gradativamente para soluções mais robustas que irão tornar sua empresa cada vez mais protegida.

Investir em segurança da informação é fundamental, pois os prejuízos com perda de informações geram grandes prejuízo e em alguns casos comprometem o futuro do negócio!

Fundamentos da Governança de TI e sua importância para as empresas

Governança de TI consiste em um conjunto estruturado de estratégias, métodos, processos e atividades, tendo como propósito o alinhamento da TI com a gestão e objetivos do negócio. A Governança de TI é responsabilide dos diretores e gestores da empresa, onde estes devem se preocupar em como o impacto da tecnologia e sua entrega de valor para o negócio contribui para os resultados da empresa.

Atualmente a tecnologia está presente em todos os setores de uma empresa, servindo como base em todas operações e setores, ao mesmo tempo contribui na gestão, métricas e avaliação de desempenho, gestão financeira e planejamento estratégico do negócio, por isso é necessário uma visão ampla da TI em relação ao negócio.

Segundo o COBIT (Control Objectives for Information and related), um framework voltado para a Governança de TI e mantido pela ISACA, um instituto internacional formado por mais de 180 empresas de TI de todo o mundo, uma boa governança de TI deve seguir oito critérios de informação e requisitos para o negócio, vejamos cada em deles e o que representa.

Efetividade

Consiste na relevância e alinhamento das informações para os processos e objetivos da empresa. Essa informação deve ser entregue no tempo ideal, de maneira correta, consistente e de forma que possa ser utilizada da melhor forma.

Eficiência

Está relacionado com a entrega da informação através do melhor uso possível dos recursos, com menor custo financeiro e maior produtividade e rapidez.

Confidencialidade

Trata da importância de proteger as informações da empresa para evitar vazamentos e perda de dados. Boa parte dessas informações são confidenciais e podem constituir a inteligência e diferencial do negócio perante o mercado, por isso a importância em proteger e manter estes dados seguros.

Integridade

Podemos entender a integridade como a manutenção da confiança e autenticidade das informações, bem como sua legitimidade para o negócio.

Disponibilidade

Consiste em manter as informações disponíveis sempre que for exigido pelos gestores ou processamento em algum sistema ou método da empresa. Também está relacionado com a proteção dos dados para garantir que não estejam acessíveis a pessoas ou sistemas que não devem ter acesso a estes.

Conformidade

Condordância com as leis, normas , regulamentos e obrigações organizacionais relacionadas ao negócio e atividades da empresa.

Confiabilidade

Representa o nível de confiança e adequação das informações para interpretação e análise no auxílio em tomadas de decisão e definição de estratégias do negócio.

O Cubo do COBIT

O modelo representado na imagem mostra como os fundamentos devem se relacionar com os recursos de tecnologia utilizados e os processos e atividades realizados pelos profissionais na empresa.

CuboCOBIT

Os recursos utilizados se organizam em:

  • Aplicações
  • Informações
  • Infraestrutura
  • Pessoas

Os processos a serem implementados são:

  • Domínios
  • Processos
  • Atividades

Podemos perceber que atender todos esses conceitos de forma efetiva não é algo trivial e exige planejamento e investimento. Por isso é necessário que os diretores e responsáveis pela área de TI avaliem os objetivos do negócio para implementar a governança de acordo com esse cenário e as necessidades da empresa, dentro da sua disponibilidade de recursos.

Analisando cada um dos oito conceitos que uma boa Governança de TI exige, podemos entender claramente a importância da TI nas empresas e como o uso da tecnologia pode contribuir para o sucesso de um negócio. Também é possível estimar o quanto o mau uso da TI pode prejudicar e até comprometer um negócio, no caso de problemas e falhas em qualquer um dos conceitos.

É importante uma análise detalhada da Governança de TI na sua empresa, com o intuito de avaliar se os fundamentos de governança estão sendo atendidos e se a utilização da tecnologia está alinhada aos objetivos da sua empresa.

Este é o primeiro de uma sequencia de artigos sobre Governança de TI, veja no próximo artigo como definir os objetivos e estruturar uma boa governança de TI na sua empresa.