10 hábitos negativos que comprometem a produtividade dos profissionais e o impacto para as empresas

Apesar da tecnologia ser uma aliada das empresas e dos profissionais, também pode se tornar a principal responsável pela baixa produtividade dos colaboradores nas empresas.

Uma pesquisa realizada pela CareerBuilder apontou que a internet e os celulares são os principais vilões quando falamos de queda de produtividade nas equipes, 75% das empresas estimam que seus colaboradores  percam aproximadamente duas ou mais horas de trabalho com redes sociais e atividades não produtivas na internet ou no celular.

Quando os profissionais trabalham conectados na internet ou próximos dos seus smartphones, ficam a um clique de distância de distrações tentadoras da sua vida pessoal, como conversar com amigos e familiares, acessar as redes sociais ou buscar conteúdos de interesse pessoal. Essa alta conectividade que a tecnologia oferece não é por si só negativa, mas precisa ser devidamente gerenciada, tanto pelo próprio profissional quanto pela empresa.

Para resolver esse problema, os gestores precisam criar uma cultura de bom uso da internet no ambiente corporativo, primeiramente mantendo um diálogo aberto com os colaboradores sobre as consequências do desperdício de tempo. Também podem ser utilizadas ferramentas de gestão para controlar e otimizar o uso dos recursos de tecnologia e definir estratégias em conjunto com a equipe para que a produtividade se mantenha em alto nível.

Pesquisa sobre produtividade dos profissionais

Na pesquisa, 19% dos gestores informaram que acham que seus colaboradores são produtivos menos de 5 horas por dia durante todo o expediente, ou seja, apenas 62% do tempo de trabalho, aproximadamente. Ao definirem o principal culpado, 55% consideram que o principal hábito que leva ao desperdício do tempo dos colaboradores é o uso do celular para troca de mensagens pessoais e uso de mensageiros instantâneos. Veja a lista completa dos hábitos que mais prejudicam a produtividade nas empresas:

  1. Uso do celular para troca de mensagens
  2. Navegação na internet
  3. Conversa e fofoca entre os colaboradores durante o expediente
  4. Acesso às redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn…)
  5. Distrações geradas pelos colegas de trabalho
  6. Intervalos para lanches ou cigarro
  7. Uso do e-mail pessoal
  8. Reuniões desnecessárias e improdutivas
  9. Excesso de barulho interno e externo
  10. Espaço de trabalho inadequado ou limitado para o exercício das atividades
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10 hábitos que mais comprometem a produtividade dos profissionais no trabalho, segundo pesquisa.

Impacto da baixa produtividade nas empresas

Nas empresas, considerando um mercado cada vez mais competitivo, onde muitas vezes a produtividade e eficiência podem fazer a diferença entre o saldo positivo ou negativo nos resultados, qualquer desperdício de recursos, principalmente em relação aos colaboradores, pode ter um forte impacto para a empresa como um todo.

Para os gestores das empresas que participaram da pesquisa, esses hábitos e a redução na produtividade têm impacto bastante negativo nas empresas, vejamos os principais:

  1. Comprometimento na qualidade das tarefas realizadas: 48%
  2. Piora no relacionamento da equipe devido a tarefas não realizadas: 38%
  3. Desgaste na relação entre empresa e empregador: 28%
  4. Prazos das tarefas não cumpridos: 27%
  5. Redução nas receitas: 26%
  6. Relacionamento com o cliente prejudicado: 20%

Além dos problemas listados, ainda podem ocorrer problemas de segurança, como perda de informações ou comprometimento dos recursos de tecnologia. Muitas vezes a velocidade de internet fica comprometida por conta do uso indevido desses recursos.

A pesquisa também mostrou que 76% das empresas definiram regras ou limites para resolver esse problema, 36% das empresas passaram a controlar o acesso à internet, definindo o que pode ou não ser acessado pelos colaboradores, e 25% proibiram o uso do celular para chamadas e atividades pessoais, sendo permitido somente em casos de emergência.

Desperdício de tempo

Para auxiliar os gestores, temos disponível uma calculadora que permite estimar o custo do desperdício de tempo dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil definir algum tipo de solução para a baixa produtividade, em busca de melhorar o ambiente corporativo.

Claro que o impacto pode variar muito em cada empresa, por isso o mais importante é que os gestores monitorem a produtividade da sua equipe e reconheçam esse problema de desperdício de tempo como uma realidade, para que possam ser tomadas medidas, no sentido de evitar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.

Esse é um tema sempre polêmico e exige muito bom senso na definição das estratégias para manter a equipe sempre produtiva e motivada, sem causar frustração nos colaboradores ou criar um ambiente de trabalho negativo.

Na sua empresa, como é tratada essa questão de desperdício de tempo e uso da internet e celulares pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários!

Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.

Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.

Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.

Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão? Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho:

Bom senso

Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais. Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que saiba ter um equilíbrio. Um cuidado maior também é necessário com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.

Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.

Nesse ponto que entra o bom senso e a responsabilidade de cada parte.

O ideal é definir em conjunto ou até através de uma cartilha de diretrizes, os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.

Controle de acesso

Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. Porém, primeiramente deve informar os colaboradores formalmente, o ideal é adicionar no regulamento interno e no Contrato Individual de Trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.

Esse controle pode ser implementado através de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para Gestão da Internet que controlam ou bloqueiam o acesso, as regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso a sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.

Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.

O Lumiun funciona de forma diferenciada, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Privacidade

Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.

Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa e controlar o acesso a sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.

Penalidades

Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.

No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade. Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.

O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos de cunho pessoal. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.

Você já teve algum problema com a má utilização da internet na sua empresa? Compartilhe a sua opinião conosco nos comentários.

Liberar ou bloquear o acesso às redes sociais nas empresas?

O questionamento sobre o acesso às redes sociais durante o trabalho é um dilema presente no cotidiano de muitos gestores: proibir o acesso à redes e sites que desviam o foco e reduzem a produtividade dos colaboradores, ou permitir o acesso à esses sistemas, visando o bem estar dos colaboradores? É uma pergunta difícil de ser respondida.

Liberar o acesso às redes sociais?

O acesso às redes sociais é o fator que mais contribui para o desperdício de tempo no trabalho. No Brasil, mais de 90% dos usuários de internet possuem perfil em ao menos uma rede social e pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho. Apesar de as redes sociais serem usadas por pessoas de todas as idades, o público jovem é que lidera o uso, inclusive no ambiente de trabalho.

Uma das coisas em que os jovens devem estar atentos e preocupados é o fato de que o ambiente de trabalho é para trabalho e quando se fica muito tempo nas rede sociais, o momento é de se repensar, pois este tipo de atitude pode ser duas coisas: ou o profissional está acomodado e não tem perspectiva de crescimento na empresa ou está muito desmotivado.

Sabemos que hoje com a grande quantidade disponível de redes, aplicativos e o rápido acesso através de inúmeros dispositivos, o acesso às redes sociais pode ocorrer de variadas maneiras. Dessa forma, o gestor deve decidir se quer ou não liberar o acesso às redes sociais, por isso é importante conhecer a sua equipe e entender como esse uso pode influenciar na produtividade.

As empresas podem adotar políticas liberais ou mais conservadoras, mas com certeza o ponto mais importante a ser considerado e trabalhado é a maturidade da equipe. Em uma equipe madura, produtiva e em compromisso com os resultados da empresa, é possível adotar uma postura mais flexível, liberando o acesso sem restrições ou em horários específicos.

O que não é recomendado para equipes sem esta maturidade, pois fará com que os colaboradores percam ainda mais o foco nas atividades da empresa e comprometam os resultados.

Nesse sentido, podemos concluir que o gestor deve buscar soluções nos dois sentidos, desenvolver métodos de manter a equipe motivada, produtiva e focada nas tarefas e resultados da empresa, mas ao mesmo tempo implementar uma política de acesso à Internet de acordo com o perfil da equipe, bloqueando o acesso para evitar desperdício de tempo e baixa produtividade, se necessário.

Bloquear o acesso às redes sociais?

Caso o gestor acredite que as redes sociais são uma ameaça para o seu negócio e para a sua equipe, pois além de prejudicar a produtividade elas também facilitam e abrem espaço para a entrada de vírus, Ransomware, phishing, entre outros problemas referentes a segurança.

Em uma situação como essa o ideal é implantar um sistema para gestão e controle da internet. Porém, o mais importante é usar do bom senso nas regras, pois o recomendado é analisar as particularidades da sua equipe e definir grupos de acesso, implementando regras de acesso de acordo com o perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas, de forma diferente para cada grupo definido.

Por exemplo, o setor de vendas pode utilizar as redes sociais para prospecção de clientes, o setor de RH pode buscar informações sobre profissionais em redes como LinkedIn e até mesmo no Facebook, mas o restante da sua equipe não tem nenhum tipo de relação das atividades realizadas com o acesso às redes sociais.

Nesse cenário, o ideal será o acesso liberado ao setor de vendas, acesso controlado em horários específicos para o RH e o restante da equipe ter o acesso bloqueado ou ainda, como opção, liberado em algum horário específico de intervalo.

Outro ponto importante é o levantamento de informações sobre o uso da Internet, ter relatórios do que está sendo acessado e analisar essas informações em conjunto com relatórios de produtividade da equipe e entrega de tarefas, pode levar a otimização da sua política de acesso a Internet.

Faça essa experiência, com bloqueios e acessos liberados, preste atenção no comportamento dos colaboradores, compare resultados e verá como as pessoas são capazes de surpreender, tanto para o lado positivo, quanto para o lado negativo.

Você tem experiências ou sugestões sobre o bloqueio de acesso as redes sociais? Compartilhe conosco nos comentários!

Gestão e controle do uso da internet: mais segurança e produtividade para a sua empresa!

Hoje em dia, grande parte dos profissionais utiliza a internet durante sua jornada de trabalho para desempenho de suas tarefas, essa é a realidade no ambiente de trabalho das empresas atualmente, tanto em empresas de grande porte como nas pequenas e médias.

Da mesma forma que a tecnologia, os sistemas e a alta conectividade contribuem na execução das atividades nas empresas, o mau uso da tecnologia e da internet pode gerar inúmeros problemas e até mesmo prejuízos para as empresas, principalmente em relação a falhas na segurança da informação, que podem levar a perda de dados. O desperdício de tempo, a falta de foco no trabalho e a baixa produtividade da equipe também são problemas cada vez mais presentes no ambiente de trabalho.

Pesquisas demonstram que o tempo gasto na internet pelos colaboradores com atividades pessoais pode chegar a 30% durante a jornada de trabalho. Já as despesas com falhas de segurança da informação aumentaram 35% no último ano nas empresas, segundo pesquisa da PwC. Sem falar no crescente risco de ataques de Ransomware, que chamaram a atenção em todo o mundo no último dia 12 de maio, e vêm se intensificando cada vez mais.

A principal porta de entrada para os incidentes de segurança como ataques de Ransomware, são os usuários, que acabam clicando em links de e-mails falsos ou nocivos, o que faz com que os vírus se instalem.

Em relação a falta de foco e baixa produtividade dos colaboradores, são muitas as formas de distração na internet durante o trabalho, com o acesso às redes sociais, uso de smartphones, acesso ao e-mail pessoal, sistemas de comunicação instantânea como o WhatsApp, sites de compras, jogos, entretenimento e muito mais.

Em levantamento que desenvolvemos aqui na Lumiun Tecnologia, onde foram analisados aproximadamente 280 milhões de registros de acessos à internet de 2.000 profissionais distribuídos em 50 empresas de todas regiões do Brasil, durante todo o ano de 2016, foi constatado que somente o Facebook representa 14,5% dos acessos à internet nas empresas, serviços de comunicação como Skype e WhatsApp representam 10% dos acessos e sites de conteúdo como Globo.com e UOL 7,3%. O levantamento também mostrou que 2% de todos acessos ocorrem a sites potencialmente nocivos, o que mostra o quanto as empresas estão vulneráveis a incidentes com falhas de segurança da informação e perda de dados. O levantamento completo está disponível para download.

Nesse contexto, é fundamental que os diretores e gestores de TI acompanhem a produtividade da equipe e dos colaboradores e busquem implementar na sua empresa uma política de utilização segura e produtiva da internet. Primeiro orientando os profissionais sobre os riscos de segurança e produtividade e também utilizando soluções que permitam monitorar o que está sendo acessado e definir regras de acesso, quando necessário.

Os benefícios gerados por uma boa gestão do uso da internet nas empresas são muitos:

  • Segurança e proteção contra ameaças na internet
  • Menor risco de perda de informações e problemas com vírus
  • Redução de desperdício de tempo na internet pela equipe
  • Aumento da produtividade, qualidade e foco nas tarefas
  • Redução de despesas com manutenção de equipamentos
  • [Relatórios com informações e dados sobre o uso da internet
  • Melhoria no desempenho da rede, sistemas e recursos de tecnologia

No mercado existem inúmeros serviços disponíveis para segurança e controle do uso da internet nas empresas, como soluções de proxy/squid com servidores Linux, pfSense, e soluções de appliance como Sonic Wall, Fortinet FortiGate e tantos outros. Porém a maioria das soluções demandam alto investimento, alto envolvimento de profissionais técnicos especializados e exigem constante manutenção, atualizações e suporte. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para as pequenas e médias empresas.

Considerando esse cenário e a necessidade que as PMEs também têm de otimizar a produtividade da equipe na internet e manter o uso da rede seguro, a Lumiun Tecnologia é uma solução acessível e simplificada de gestão do uso da internet voltada para pequenas e médias empresas. O serviço é todo baseado em nuvem e com forte diferencial na facilidade de implementação e gerenciamento do serviço.

Listamos algumas das principais características e vantagens da Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada
  • Sem necessidade de aquisição de equipamentos ou servidores
  • Sem necessidade de manutenção de equipamentos ou atualizações de software
  • Sem necessidade de instalação e configuração de equipamentos da rede
  • Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte
  • Gerenciamento em nuvem, acessível via internet em qualquer lugar ou dispositivo

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e flexível do acesso à internet nas empresas, permitindo uma gestão eficiente do uso da internet, de forma muito simples, prática e bastante acessível.

Com o serviço é possível implementar diferentes políticas de acesso à internet, por exemplo, para bloquear conteúdos inadequados como pornografia, redes sociais ou jogos, basta marcar o botão de “Bloquear acesso” para a categoria desejada. As regras podem ser flexíveis, por usuários, equipamentos e horários. Além disso, o sistema gera relatórios detalhados e analíticos sobre o uso da rede, permitindo ao gestor tomar decisões assertivas dentro do propósito de tornar o uso da internet mais seguro e produtivo na sua empresa.

Listamos também algumas das principais funcionalidades da solução:

  • Regras de acesso por categorias de conteúdo e sites específicos
  • Regras de acesso por grupos de usuários ou equipamentos
  • Definição de horários de liberação por categoria de conteúdo e sites específicos
  • Controle de velocidade de tráfego por grupos e usuários
  • Proteção contra o acesso à sites nocivos e ameaças na internet
  • Acesso à internet com autenticação de usuários
  • Recurso de Wi-Fi, com gerenciamento integrado ao painel de controle
  • Gerenciamento integrado de várias redes ou unidades
lumiun_painel_de_controle
Dashboard do painel de controle da Lumiun Tecnologia.

A implementação e configuração do serviço é bastante simples, podendo ser realizada inclusive por usuários sem conhecimento técnico de TI. E todo o gerenciamento é feito através do painel de controle em nuvem, que possui uma interface muito simples e intuitiva, além de poder ser acessado de qualquer local ou dispositivo. O serviço é oferecido em diferentes planos e formas de contratação, para atender as diferentes necessidades dos gestores e empresas no Brasil.

Mais informações e detalhes sobre os benefícios e funcionalidades estão disponíveis www.lumiun.com/beneficios-e-vantagens, é possível solicitar uma demonstração on-line para conhecimento de todos detalhes da solução. Os contatos para testes e contratação podem ser feitos pelo e-mail comercial@lumiun.com ou no telefone (11) 4950-6962.

Aqui no nosso blog disponibilizamos conteúdo para diretores de empresas e gestores de TI que buscam ter mais proteção contra as ameaças da internet, otimizar a governança de TI e também melhorar a produtividade dos colaboradores.

9 mitos sobre a produtividade nas empresas que você deve parar de acreditar

Produtividade está mais relacionado à eficiência qualitativa do que quantitativa. Por exemplo, uma empresa produtiva é aquela que produz com eficiência, com o melhor aproveitamento possível e uma pessoa é produtiva quando aproveita muito bem o seu tempo, recursos e talentos para ser eficiente em qualquer tarefa que venha a desempenhar.

Pode-se dizer que atualmente, com a situação econômica e estável do nosso país, o sonho de qualquer empreendedor ou dono de empresa é contar uma com equipe de colaboradores altamente produtivos e focados, que possam realmente oferecer resultados para a empresa e obter crescimento profissional.

Porém, muitos conceitos errados são transmitidos hoje em dia em relação a produtividade, por isso listamos 9 mitos que cercam a produtividade dos colaboradores e que quando inseridos na empresa, podem acabar prejudicando o ambiente corporativo.

 

Mito 1: Quanto maior o número de ferramentas utilizadas melhor para a produtividade

Bem pelo contrário, pois se for possível usar apenas uma ferramenta, será melhor para a produtividade. Ferramentas em grande quantidade levam ao desperdício de tempo e a procrastinação, de forma que o colaborador fica sem saber o que pode e deve ser utilizado.

A ideia de um trabalhador organizado apenas com uma agenda e algumas ferramentas de gestão é a melhor, porque dessa forma a organização fica mais fácil de ser realizada e o trabalho acaba sendo desempenhado conforme o que foi estipulado.

 

Mito 2: A produtividade tem os limites que eu quiser

Não há um limite fixo de horas que alguém possa trabalhar, mas a partir do momento que isso começar a interferir na sua vida fora do trabalho, algo está errado. Isso quer dizer que não adianta o colaborador trabalhar 24h por dia, até porque isso é humanamente impossível.

É interessante estipular horários na sua empresa, para que os funcionários produzam, mas também tenham um tempo de descanso entre uma atividade e outra, isso auxilia para a produtividade e também faz com que o colaborador não canse tanto ou acabe perdendo o interesse no seu trabalho pelo excesso de horas trabalhadas.

Existem técnicas que auxiliam para que os limites sejam impostos e os funcionários não excedam as suas horas normais de trabalho dentro da empresa. Uma dessas técnicas é a Pomodoro, que se baseia na ideia de dividir os fluxos de trabalho em blocos de concentração intensa e após o término do bloco você tem uma pausa para descanso.

 

Mito 3: Planejamento é sinônimo de produtividade

O planejamento deve ser algo que não tome mais do que cinco minutos do seu dia. Depois disso, parta para ação e deixe os planejamentos mais prolongados para os fins de semana ou períodos de férias. Porém, é importante definir metas importantes e que precisam ser atingidas durante a semana, por exemplo.

Dessa forma evita-se problemas com perda de prazos, entregas atrasadas ou que não resultam para a empresa. Além disso, é importante que exista um planejamento de toda a equipe e também de cada funcionário, de forma individualizada. Assim, cada um tem o conhecimento do que precisa realizar e os objetivos que devem ser alcançados com determinada atividade.

 

Mito 4: Sistemas devem ser rígidos

Pelo contrário. É importante adaptar os processos a realidade da sua empresa e produzir mais em menos tempo, porém, sempre mantendo a qualidade. Quando o sistema é muito rígido dentro da empresa, pode acontecer do colaborador acabar sentindo-se pressionado e não “render” o quanto deveria.

Sabe-se que antigamente o método utilizado pelos gestores para fazer com que os funcionários produzissem era em torno da pressão psicológica e muitas vezes ameaças contra a sua posição na empresa ou até mesmo ao emprego. No entanto, com o passar dos anos aconteceu o abandono radical de conhecimentos e métodos ultrapassados de trabalho, fazendo assim com que possa existir uma relação cordial entre a equipe e o gestor, facilitando a comunicação e a rotina de trabalho.

 

Mito 5: Produtividade significa mais trabalho

Se a sua equipe for mais produtiva, com certeza ficará com mais tempo disponível dentro da empresa, pois como citado anteriormente, a produtividade não tem relação alguma com mais trabalho, e sim como você trabalha e o quanto motivado se encontra para realizar as atividades dentro da empresa.

Segundo pesquisas, mais de 60% dos trabalhadores ainda acreditam que a produtividade está ligada a um aumento na quantidade de horas dentro da empresa e nas atividades exercidas. No entanto, o correto é o contrário, permanecer menos tempo dentro da empresa e entregar atividades solicitadas, da melhor forma, prezando pela qualidade e entrega nos prazos.

 

Mito 6: Quanto mais produtividade, menos criatividade

É normal que nas primeiras semanas que estiver tentando melhorar a sua produtividade, a imaginação fique um pouco afetada. Muitas pessoas dizem que isso acontece porque o fato de estar sempre seguindo o que é pré-definido, acaba por “eliminar” a sua capacidade imaginativa ou afetar a sua criatividade, tornando o seu trabalho em algo mecânico.

Porém, existe um tempo para adaptação e após esse tempo é possível sim aliar a produtividade com a criatividade, obtendo resultados excelentes e hábitos diários.

 

Mito 7: Trabalhar constantemente sob stress

No fundo, colocar alguns prazos e horas para terminar as tarefas provoca mais stress no início, mas é facilmente aliviado ao mesmo tempo em que você enxerga as suas tarefas concluídas. Geralmente quando iniciamos a ser produtivos, a relutância em mudar surge e com ela o stress de mudanças de hábitos e readequação dentro da empresa.

Entretanto, conforme a organização entre a equipe se estabelece, o stress diminui e o trabalho consegue ser desempenhado de forma fácil e tranquila.

 

Mito 8: É chato ser produtivo

Existe algo mais motivador do que ver as tarefas concluídas e ficar com mais tempo para si? A maioria das pessoas gostaria de realizar as suas atividades com qualidade, entregar na data correta e ainda por cima não ficar com trabalhos “emperrados”, onde a procrastinação acaba reinando e impedindo a realização.

Por isso é importante entender o valor da produtividade e em como a sua implantação melhora o dia a dia e a rotina de trabalho, e mesmo que a sua inserção seja um pouco “chata” e difícil inicialmente, após algum tempo a situação se estabiliza e os resultados começam a surgir.

 

Mito 9: Não nasci para ser produtivo

Ser produtivo é um hábito que se adquire ao longo da vida e raramente pode-se dizer que alguém nasceu com o dom de ser hiperprodutivo. É claro que existem pessoas que parecem ter nascido mais organizadas do que as outras, mas a verdade é que isso é o resultado dos primeiros hábitos enquanto criança ou adolescente.

A produtividade é facilmente treinável quando existe a necessidade e vontade de inseri-la no dia a dia, de forma a melhorar a qualidade de vida em todos os âmbitos.

 

Se você quer ser produtivo e manter a sua equipe produtiva e motivada deve esquecer desses mitos e focar em como melhorar a produtividade. Dessa forma é mais fácil chegar aos objetivos desejados e fazer com que a sua equipe esteja proposta a caminhar junto em busca de crescimento!

7 hábitos que você deve adotar para ser mais produtivo no trabalho

Manter-se focado e produtivo no trabalho não é uma tarefa fácil. Mesmo os ambientes que contribuem para que a atenção dos colaboradores seja mantida, apresentam distrações capazes de comprometer o andamento do expediente.

A solução pode ser mais simples do que você imagina. Muitas vezes, a falta de foco e a baixa produtividade podem ser resolvidas com um pouco de organização e responsabilidade.

Sendo assim, preparamos uma lista com 7 hábitos que quando colocados em prática, contribuem para você se tornar mais produtivo no trabalho.

Veja quais são esses hábitos:

Organização torna você mais produtivo no trabalho

As pessoas desorganizadas são mais propensas a desenvolverem transtornos de ansiedade. Isso acontece porque a falta de organização no seu dia a dia as impossibilita de ter uma dimensão real do volume de trabalho que elas precisam executar e seus respectivos deadlines.

Os desorganizados, durante boa parte do tempo, acham que têm trabalho demais ou de menos, e o resultado disso é a habitual correria para entrega de uma tarefa que, muitas vezes, precisa ser refeita. Para solucionar esse problema, faça uma lista de suas tarefas diárias, priorizando o que for de maior urgência, mesmo quando duas ou mais pessoas lhe pedirem algo de alta prioridade.

É importante estabelecer tempo para todas os seus afazeres diários, por exemplo, das 8h às 9h: responder e-mails; das 9h às 10h, verificar o andamento dos projetos, e assim por diante. Essa lista só tem relevância se você seguir à risca. É colocando tudo no papel que você consegue visualizar o que precisa ser feito e, consequentemente, dar conta de tudo.

Vale lembrar que a organização da sua estação de trabalho também é muito importante. Perder minutos preciosos procurando por documentos, cartões ou até mesmo uma simples caneta, prejudica todo o seu fluxo de trabalho. Seja um escritório enorme ou pequeno, mantenha suas coisas limpas e organizadas.

Sua rotina pessoal também influencia a sua produtividade

Sua vida pessoal está conectada à sua vida profissional. Isso significa que pequenas atitudes que facilitem a sua rotina em casa, contribuem para que você aumente sua produtividade no escritório.

Por exemplo, se você levanta sempre em cima da hora para chegar a tempo ao trabalho, experimente facilitar sua saída deixando sua roupa e pertences prontos.

Assim, já sabendo o que vai vestir e com sua bolsa ou maleta prontas, você não perde tempo e consegue tornar suas manhãs funcionais e produtivas.

Além disso, as chances de esquecer algo importante diminuem drasticamente quando você se prepara com antecedência.

Fique off-line

Quando estiver realizando uma tarefa que exija toda a sua atenção, desconecte-se. Não responda a e-mails, não entre em redes sociais, coloque seu celular no modo “não perturbe” e, se for possível, bloqueie seu ramal.

Ao dedicar seu tempo e concentração à apenas uma tarefa, você consegue ser produtivo no trabalho, mantendo um fluxo de raciocínio que possibilitará que a atividade seja feita de modo completo e, na maioria das vezes, mais rapidamente.

Aliás, estabelecer um horário na sua agenda para o uso da tecnologia é uma ótima medida para manter seu foco e ser mais produtivo no trabalho.

Peça ajuda

Você não é obrigado a saber todas as repostas. Se você atingiu um ponto que não consegue evoluir, converse com seus colegas. Alguém poderá enxergar um caminho pelo qual você ainda não tentou e que o levará à conclusão da tarefa.

Relacionar-se com as pessoas que trabalham com você é essencial para momentos como esse, além de harmonizar o seu ambiente de trabalho. Caso você seja a única pessoa que pode “desencalhar” o andamento de uma tarefa, dê uma pausa para respirar.

Às vezes, levantar e ir tomar um café faz com que, ao tirar a mente do problema, você consiga uma resposta para o que está procurando.

Essa técnica foi muito utilizada por grandes nomes, como Albert Einstein. O físico alemão, ao se deparar com um aparente beco sem saída, se entregava às tarefas domésticas, como lavar louças, para que deixasse seu cérebro livre para receber um insight, o que sempre acontecia.

Use mapas mentais para ajudá-lo a visualizar o resultado final

Para algumas pessoas, é extremamente difícil iniciar uma tarefa sem conseguir visualizar o resultado final.

Se esse for o seu caso, use a técnica dos mapas mentais para ajudá-lo a ter uma visão geral de todo o processo: início, desenvolvimento e resultado final.

Caso você não esteja familiarizado com a criação de mapas mentais, lance mão de aplicativos e softwares que fazem isso para você. Ao inserir a ideia central, o programa vai desenvolvendo ramos que vão expandindo a ideia até que tenha todos os aspectos pertinentes.

Dessa forma, ao observar exatamente onde se pretende chegar, você pode canalizar sua produtividade para esse caminho.

Cuide de sua saúde

A sobrecarga de trabalho é extremamente nociva ao organismo humano. Portanto, ao se sentir assim, utilize técnicas simples e rápidas que contribuem para que seu equilíbrio físico e mental seja restabelecido.

Não exagere na quantidade de café, beba bastante água, respeite seus limites, não almoce com pressa e prefira alimentos nutritivos com pouca, ou praticamente nenhuma adição de gordura ou açúcar.

Certifique-se que sua posição de trabalho é confortável para a sua coluna lombar e cervical (pescoço).

Ao perceber que está mais estressado do que gostaria, pare por um instante e faça esse exercício de respiração por algumas vezes:

  • Inspire o ar pelo nariz contando até 5.
  • Segure o ar por 10 segundos.
  • Expire lentamente contando até 10.
Deixe de lado as distrações

Quando você percebe que tem muitas atividades para desempenhar, o melhor é manter as distrações bem longe, principalmente quando o seu objetivo principal é ser mais produtivo no trabalho. Ter o celular em mãos, acessar redes sociais e comunicadores instantâneos pode ser muito prejudicial, além de fazer você perder tempo.

É importante entender que a produtividade não surge do dia para a noite, são práticas que devem ser tomada e então tornam-se hábitos diários, por isso tenha em mente que o seu objetivo final é ser mais produtivo no trabalho, mas que cada passo em busca de melhorias é importante para o crescimento profissional.

Com isso, logo você estará pronto para recomeçar e manter sua atenção e produtividade.

Atitudes simples como essas são eficazes para tornar sua rotina de trabalho mais produtiva e mantê-lo mais tranquilo a respeito de suas atividades diárias. Experimente!

Em tempos de crise, foco das empresas passa a ser aumento de produtividade!

Os resultados da economia brasileira em 2016 e a expectativa para esse ano de 2017 ainda é de redução do consumo e retração da economia. Essa crise é resultado de vários fatores, mas principalmente, é reflexo da instabilidade política e econômica que se instalou no país.

Todos sabemos que os problemas do Brasil são grandes, mas também podemos perceber a oportunidade de melhorias na nossa estrutura política e econômica, o que pode influenciar grandes mudanças positivas para o Brasil no futuro. Além disso, historicamente no Brasil, crises sempre precederam períodos de grande crescimento econômico, o que nos leva a acreditar que, após essa crise, o país irá retomar o crescimento e voltar a ser um dos mercados mais promissores do mundo.

É importante entendermos que, ao mesmo tempo que esse cenário reduz o consumo, aumenta a competitividade entre as empresas, exigindo que essas se tornem mais eficientes e produtivas. Assim, temos novas possibilidades para desenvolver diferenciais em relação aos concorrentes, que irão colocar a empresa em vantagem no mercado, no curto ou médio prazo, com a retomada do crescimento.

Situações de crise e turbulência são justamente os momentos em que as empresas devem buscar soluções inteligentes e de melhoria em sua gestão. Isso irá trazer grandes vantagens perante a concorrência e permitir maior crescimento quando o cenário de crise ficar para trás.

Nesse contexto, a palavra chave para as empresas é produtividade! A melhora da produtividade passa necessariamente pela gestão, onde não basta apenas cortar custos ou investimentos, mas sim, buscar extrair mais resultados de onde é possível que isso ocorra. Com esse ponto de vista, podemos direcionar a atenção para: processos e pessoas. Estes são os pilares de uma boa gestão e os fatores que podem contribuir para o aumento da produtividade da sua empresa.

Agilizar processos para aumentar a produtividade

Melhorias nos processos de uma empresa podem gerar inúmeros benefícios, como redução de custos, otimização do tempo, maior qualidade nas tarefas e aumento da satisfação dos clientes.

Dentro de processos, podemos inserir a tecnologia como fator fundamental. Explorar a infinidade de serviços e ferramentas disponíveis na internet é o melhor caminho para otimizar os processos nas empresas, vejamos alguns procedimentos a serem abordados:

Mapeie os processos atuais e construa fluxos de trabalho

Todas as empresas possuem processos, mesmo que não estejam documentados. Então, primeiramente, identifique todos os processos da sua empresa, uma boa opção é organizá-los por setores e estágios diferentes. E após, documente as informações de entrada e saída de cada processo, elencando o objetivo final deste.

Depois disso, é possível criar fluxos de trabalho, organizando as atividades por responsáveis e a sequência que todos processos devem seguir entre os colaboradores e setores. Nessa organização é importante avaliar o que não é importante para o resultado e o que é mais relevante. Processos que não contribuem para os resultados, podem inclusive, serem descartados.

Utilize serviços de TI para acompanhar e avaliar os processos

Existem diferentes metodologias e sistemas que podem contribuir na organização dos processos e tarefas da sua empresa. Com a definição dos processos e seus fluxos, é possível organizar as tarefas por equipes, definir a sequência de atividades entre os colaboradores e obter informações relevantes sobre o desenvolvimento das atividades e resultados. Para isso podem ser utilizados sistemas de gestão como ERPs, ou sistemas de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it ou Trello.

Explore o potencial da tecnologia e da internet

Explorar serviços de TI na internet pode aumentar muito a produtividade entre os colaboradores e o rendimento da empresa como um todo. Existem muitas alternativas, segue uma pequena lista de tópicos e ferramentas disponíveis:

Flexibilidade e menos burocracia

Experimente delegar maior responsabilidade aos colaboradores e aumentar sua autonomia para tomada de decisões, com isso a tendência é reduzir as etapas de aprovação dentro da empresa. Junto a isso, elimine processos que não contribuem para os resultados da empresa e só servem para burocratizar o fluxo de atividades.

Pessoas

Hoje, o principal ativo de uma empresa, é o capital humano, portanto, investir nas pessoas é fundamental e estratégico. Vejamos algumas ações que podem ser desenvolvidas nas empresas, voltando-se os colaboradores:

Defina metas e motive os colaboradores

É necessário que tanto a empresa quanto os colaboradores saibam os objetivos a serem alcançados e onde todos querem chegar. Para isso, o gestor deve definir metas de resultados e produtividade para a empresa, definir os indicadores de avaliação e a maneira de distribuição das metas, podendo ser por setor, por equipe e até mesmo individualmente. É parte fundamental que os diretores estejam envolvidos no processo, que conheçam e acompanhem os resultados, pois dessa forma, os colaboradores sentirão confiança e buscarão trabalhar conjuntamente, a fim de alcançar os resultados.

Em conjunto com as metas, é importante definir bonificações aos colaboradores, a fim de motivá-los a buscar os resultados propostos. Essas bonificações podem ser em dinheiro, prêmios, viagens, cursos, etc. Um método recente para organização de objetivos é o OKR, bastante utilizado em empresas de tecnologia e pelo Google. Com o OKR são definidos objetivos gerais da empresa, objetivos por setor e quais os resultados chaves que serão medidos para avaliar se os objetivos foram atingidos.

Formação e treinamento

Investir nas pessoas que fazem parte da empresa está entre os melhores investimentos que uma empresa pode fazer. Por isso, os gestores devem avaliar junto com seus colaboradores, o que pode ser melhorado dentro dos processos da empresa e como pode ser melhorado, muitas vezes essas melhorias passam pela utilização de alguma nova metodologia ou ferramenta. Esse é o momento ideal de investir na formação da equipe, oferecendo cursos voltados para essas metodologias, com o objetivo de formar profissionais bem qualificados e com conhecimento avançado no que há de mais recente e melhor em suas áreas, para que esse conhecimento seja incorporado e implementado nas atividades da empresa.

Colaboradores com boa formação irão inovar e criar processos que vão melhorar os resultados da empresa e ao mesmo tempo terão motivação para desempenhar suas atividades da melhor forma possível.

Aumente o foco e elimine o desperdício de tempo

O desperdício de tempo durante o trabalho é um dos principais fatores que comprometem a produtividade das equipes. Para resolver esse problema, é fundamental que cada colaborador tenha o entendimento claro das suas atribuições, metas e resultados a serem alcançados. Junto a isso, o gestor deve acompanhar o andamento das atividades e a entrega das tarefas, verificando se estão dentro dos prazos estipulados e com a devida qualidade. Caso as entregas não estejam de acordo, deve ser avaliado quais os motivos, buscando fazer um contato direto com a equipe, pois é possível que esteja improdutiva por estar sem foco, já que pode não ter conhecimento quanto à importância da sua entrega para os resultados da empresa.

Os recursos de tecnologia também podem contribuir significativamente para o desperdício de tempo no trabalho, os colaboradores podem usar o tempo de trabalho no uso do celular para conversas no WhatsApp com amigos, ou os computadores da empresa para acesso ao e-mail pessoal, redes sociais, comunicadores instantâneos, sites de entretenimento, jogos, compras, etc. Para amenizar esse problema, a empresa deve criar uma política de utilização dos recursos de tecnologia e da internet, criando regras e limites em relação ao que pode ser utilizado e acessado, definindo horários e punições no caso do não cumprimento das regras.

Melhore a comunicação e compartilhe conhecimento

Compartilhar conhecimento e experiências entre os setores e equipes pode contribuir significativamente para o aumento da produtividade na sua empresa. Muitas vezes, os colaboradores desenvolvem atividades de forma eficaz, mas não documentam os processos e ações realizadas. Documentar esse conhecimento vai contribuir para que outros possam aprender e melhorar suas ações. Para isso, a empresa pode utilizar sistemas de intranet, fóruns de discussão ou um blog de conteúdo interno.

Facilitar e incentivar a comunicação entre os setores e colaboradores também é importante, pode agilizar a troca de informações e inclusive reduzir custos com documentos e burocracia. Para isso, pode ser usado programas de comunicação instantânea como o Skype. Outra ferramenta que tem se destacado como opção para comunicação corporativa é o Slack, pois permite a criação de canais com foco em algum tópico ou setores da empresa.

Aumentar a produtividade através da gestão, otimizando os processos e qualificando os colaboradores. Este pensamento deve compor as estratégias dos gestores durante esse período de instabilidade econômica e redução do consumo.

Compartilhe nos comentários o que sua empresa tem feito para estar bem posicionada no mercado e driblar a crise!

Benefícios do controle de acesso à Internet nas empresas

Atualmente, no ambiente de trabalho das empresas, boa parte dos colaboradores permanecem conectados à internet durante a maior parte do tempo de trabalho, pois cada vez mais as tarefas são realizadas via sistemas, e-mails, planilhas e através da internet, o que agiliza as atividades e entrega de tarefas.

Porém, ao mesmo tempo, os colaboradores podem usar a internet de forma indevida, e essa má utilização pode gerar inúmeros problemas e prejuízos para as empresas. Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem o tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no Youtube, rádios online, comunicadores instantâneos, fazendo pesquisas sobre assuntos de seu interesse e várias outras atividades sem relação com o trabalho. Pesquisas mostram que o tempo gasto com essas atividades chega a 30% do tempo de trabalho, em média.

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes e recursos de tecnologia, pois evita vários problemas de segurança, reduz desperdício de tempo e aumenta o foco e produtividade dos profissionais. Veja abaixo os principais benefícios e vantagens que o controle ou bloqueio de acesso à internet proporciona às empresas:

Maior produtividade e qualidade nas tarefas

Sem o desperdício de tempo na internet, os colaboradores passam a executar mais tarefas durante o trabalho, e ao mesmo tempo conseguem gerar melhores resultados para a empresa. As suas atividades são realizadas com maior concentração, o que é fundamental para a qualidade do resultado final.

Foco nas tarefas da empresa

É comum ver o e-mail pessoal e abrir o perfil nas redes sociais inúmeras vezes ao dia, isso gera distração e falta de foco durante a execução de uma atividade. Com restrições no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa.

Proteção contra problemas de segurança

Segurança é fundamental quando se fala em acesso à internet em ambientes corporativos. A rede é repleta de ameaças e falhas de segurança, que podem trazer prejuízos relevantes nas empresas, como a perda de dados e custo com reparos de equipamentos e sistemas. Com um bom serviço de gestão de acesso à internet é possível restringir  acesso a sites nocivos, que podem instalar vírus e infectar os computadores ou a rede da empresa.

Internet mais rápida

Internet de boa qualidade ainda é um problema no Brasil, principalmente para as empresas que utilizam cada vez mais a rede. Combinado a essa velocidade de internet limitada, imagine seus colaboradores vendo vídeos, ouvindo rádio, transferindo arquivos pesados e acessando as redes sociais e sites diversos durante o trabalho. Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes ficam prejudicadas. Com o bloqueio de sites de vídeos, rádios e outros, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Monitoramento e informações sobre a utilização da internet

Além de criar regras de navegação para os colaboradores, é fundamental saber o que está sendo acessado. Com um serviço completo de gestão de acesso é possível obter relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho da internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites variados, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis, com isso o desempenho melhora e o uso se torna mais estável e produtivo. Além disso, podem ser evitados problemas de segurança como instalação de vírus, que podem deixar os computadores lentos e até mesmo comprometer o funcionamento da rede.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à internet protegido de ameaças, evita-se problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites nocivos. Problemas desse tipo são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com links maliciosos, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador. Esses problemas geram despesas com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados com o controle de acesso à internet.

 

Como pode-se perceber, são muitos os benefícios que o controle de acesso à internet nas empresas pode trazer, mas o mais importante é entender que medidas como essas são a favor de todos os envolvidos, tanto a empresa, que otimiza a produtividade da equipe e reduz custos, como os colaboradores comprometidos, que podem executar seu trabalho com maior profissionalismo e gerar melhores resultados.

Na implementação de uma política de controle de acesso, também é importante buscar equilíbrio e bom senso nas restrições. O ideal é liberar o acesso de acordo com as responsabilidades e atividades de cada colaborador ou equipe e até mesmo definir alguns horários de intervalo, onde sites de entretenimento e atividades pessoais possam ser realizadas, esse tempo pode ser importante para descanso e relaxamento do colaborador, o que vai contribuir para a sua maior produtividade quando estiver focado no seu trabalho.

 

Você possui restrição e controle de acesso à internet na sua empresa? Após implementar essa política, houve melhora no rendimento dos colaboradores? Deixe um comentário compartilhando suas experiências.

11 dicas para reduzir o desperdício de tempo nas redes sociais durante o trabalho

O acesso irrestrito às redes sociais durante o trabalho é um tema polêmico e exige uma análise completa do cenário de trabalho em cada empresa e das atividades desempenhadas pelos profissionais.

A definição da política da empresa em relação ao uso das redes sociais no trabalho cabe aos gestores, considerando os benefícios e contras da gestão do uso da internet. Para auxiliar nessa análise sugiro a leitura dos artigos abaixo:

Independente da política adotada na sua empresa, é importante que você, como profissional, entenda que o acesso constante às redes sociais durante o trabalho compromete o foco e a realização das tarefas, onde o mais prejudicado é você mesmo como profissional, que deixa de ser produtiva e acaba não entregando os resultados que poderia. No médio prazo um comportamento irresponsável em relação a isso, pode comprometer seu crescimento na empresa ou até mesmo seu emprego.

Portanto, para seu próprio benefício, é recomendado responsabilidade ao acessar suas redes sociais no trabalho. Para isso é necessário comprometimento com as responsabilidades na empresa e disciplina.

Para auxiliar, listamos 10 dicas simples que vão lhe auxiliar a manter o foco no trabalho e se tornar mais produtivo:

1 – Utilize apenas redes sociais relevantes

A cada dia surgem novas redes sociais e cada uma pode atrair sua atenção de formas diferentes. Antes de ingressar em qualquer rede, avalie a relevância pra você, se você possui amigos ou contatos e qual o propósito de participar de mais uma rede social.

Na dúvida, deixe de participar e busque estar apenas nas redes mais conhecidas como Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram, pois somente essas quatro citadas já podem tomar muita atenção do seu tempo durante seu dia.

2 – Desative notificações por e-mail

Todas redes sociais permitem configurar o recebimento de notificações por e-mail. O recomendado é desativar todos os tipos de notificação, já que dificilmente você vai controlar a curiosidade em saber porque foi marcado em uma imagem ou comentário de algum amigo.

3 – Desative notificações na tela do seu smartphone

Hoje em dia a grande maioria dos usuários de redes sociais acessa seu perfil no celular. Por padrão os aplicativos costumam gerar alertas de qualquer atividade que acontece relacionada ao seu perfil. Esses alertas com certeza irão despertar sua curiosidade e levar a acessar seu perfil.

Para evitar essas distrações, configure os aplicativos do seu celular para não gerar alertas na tela do celular. Essa dica vale inclusive para outros aplicativos que não tenham relação com seu trabalho.

4 – Mantenha seu celular longe do alcance da sua mão

Com o acesso rápido e fácil pelo smartphone, os usuários acabam desenvolvendo o hábito (vício em alguns casos) de constantemente visualizar o celular e acessar alguma rede sociais para verificar as novidades da sua timeline.

Pra evitar que esse hábito se desenvolva, mantenha seu celular guardado em uma gaveta ou na sua mochila. Ao alcance apenas de ouvir no caso de alguma ligação.

5 – Defina horários para acessar sua rede social

Você na precisa deixar de acessar seu perfil, mas faça isso em horário pré-definidos. O ideal é que seja em horários de intervalo durante os turnos de trabalho, 20 minutos em cada turno é mais que suficiente para acessar seu perfil.

Essa dica também é válida para empresas que controlam o acesso durante o trabalho, liberar o acesso em alguns intervalos pode ser interessante pra descanso dos colaboradores.

6 – Determine seu objetivo em cada rede social

Estar nas redes sociais não pode ser apenas para ver novidades em sua linha do tempo, é fundamental ter um propósito para manter seu perfil ativo e acessar com frequência.

Por isso você precisa entender o propósito das redes, algumas como o Facebook e Instagram podem ser para companhar amigos e saber de novidades do marcas do seu interesse, outras como o LinkedIn devem ser usadas para relacionamentos profissionais e busca de conteúdo.

Quanto mais claro você tiver em relação ao por quê de acessar uma rede social, mais você irá evitar desperdício de tempo com informações irrelevantes, tanto na vida pessoal, como profissional.

7 – Siga apenas pessoas e marcas relevantes

Essa dica complementa o item anterior. Siga seu objetivo definido naquela rede social e acompanhe apenas pessoas relevantes e marcas do seu interesse. Evite seguir qualquer tipo de conteúdo, isso só vai lotar sua linha do tempo de assuntos sem utilidade e causar distração e perda de tempo.

8 – Relevância vale muito mais que quantidade

Da mesma forma que você deve acompanhar apenas conteúdos relevantes. Busque compartilhar apenas informações úteis e relevantes para os que lhe acompanham nas redes, evitando publicações como atividades cotidianas ou comentários inúteis em publicações de outros.

Nesse sentido, bom senso é o mais importante, para evitar discussões que envolvam preferências políticas e de religião, por exemplo.

9 – Utilize gerenciadores de redes sociais

Existem serviços online que permitem o acesso integrado de vários perfis em redes sociais diferentes de forma integrada, facilitando a visualização de conteúdo e publicações.

Uma boa opção de agregador de redes sociais é o HootSuite.

10 – Redes sociais não são “real time”

Entende que redes sociais não necessitam de respostas em tempo real. Você pode esperar para responder o comentário do seu amigo sobre aquela foto do final de semana. Assuntos urgentes e relevantes muito dificilmente virão via redes sociais.

11 – Separe sua vida online da vida offline

Por mais que as redes sociais estejam presentes no nosso cotidiano, é fundamental entender o mais importante é sua vida real. Então não tente criar uma impressão nas redes sociais, diferente do que você é na realidade.

Esse tipo de comportamento pode estar ligado a insatisfação pessoal e serve como “muleta” para aceitarmos fracassos.

Mantenha o foco em seus objetivos pessoais e profissionais, nada é mais importante que isso!

Finalizando nossas dicas, basta entender que as redes sociais vieram pra ficar e você deve fazer uso saudável dessas ferramentas, pra cultivar boas amizades, se manter bem informado e alimentar seus relacionamentos profissionais. Qualquer coisa diferente disso, possivelmente é irrelevante.

Se você tiver mais alguma dica de como se comportar de forma responsável nas redes sociais durante o trabalho, por favor compartilhe nos comentários.

4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

 

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!