Crimes cibernéticos: Como agir em caso de invasão e roubo de dados?

Crimes cibernéticos, um assunto que precisa estar presente e ser debatido no cotidiano, mas que ainda é pouco discutido, e principalmente, são poucas as empresas que sabem a importância de entender sobre esse assunto e manter a segurança para evitar invasão e roubo de dados.

A falta de segurança é o principal gatilho para que aconteçam crimes cibernéticos, que estão ligados com problemas muito frequentes, que aumentam a cada dia, como sequestro de dados, mais conhecido pelo nome de Ransomware; perda de informações; roubo de contas, entre outros problemas.

Por que acontecem os crimes cibernéticos?

A maioria dos crimes via internet acontecem pela falta de segurança das redes, acesso indevido à sites perigosos que contenham ameaças ou até mesmo falta de atualizações no sistema operacional, que foi o que aconteceu no dia 12 de maio, em todo o mundo, por meio de um ataque de hackers.

Sabemos que existem pessoas que estão na internet à trabalho, pesquisando ou obtendo informações, mas também estão as que têm como foco principal prejudicar e levar malefícios aos demais usuários da rede. Por isso é importante prestar atenção no que é acessado e manter a segurança, para que o acesso à internet não ocasione situações complicadas e prejudiciais.

No entanto, após ter conhecimento sobre o ataque você precisa tomar decisões rápidas. O custo cresce exponencialmente quanto mais tempo você leva para resolver o roubo de dados. Ou seja, limitar o alcance dos danos é crucial:  ative todas as ferramentas de segurança que estejam ao seu alcance, priorizando as áreas que foram alvos principais do ataque.

Existem Manuais de utilização segura da internet, que ajudam à manter a segurança na internet, porém, elaboramos algumas dicas que podem lhe auxiliar em caso de invasão e roubo de dados e também para prevenção contra esse tipo de situação. Confira:

1) Faça o backup imediatamente em casos de crimes cibernéticos

Quando falamos de backup, imediatamente as pessoas acreditam que devem copiar tudo o que precisam em um pendrive, em um HD externo ou em algum tipo de mídia, por exemplo CDs.

Graças à tecnologia, hoje existem softwares que permitem fazer backup de forma rápida e automática, e nesses casos de invasões é a melhor opção. Porém, é importante que o usuário comum tenha em mente que fazer backup é, antes de tudo, uma filosofia de trabalho que exige disciplina e constância.

Atualmente, grande parte das ferramentas que geram dados tem previsão de backup automático, com tempos podendo ser programados pelo usuário. É de grande valia, pois quando perdem-se arquivos em um ataque virtual, dificilmente conseguirão ser recuperados no futuro.

2) Bloquear pop-ups

Alguns pop-ups são usados com o objetivo de distribuir malware ou iniciar golpes de phishing. É recomendável configurar o navegador de forma à bloqueá-los por padrão, tornando possível inspecionar qualquer janela que tentar se abrir, e evitar pausar a navegação por isso.

3) Faça uma varredura com um bom antivírus

Um programa com recursos antivírus e anti-spyware pode detectar e, quase sempre, remover ameaças de malware que, do contrário, permaneceriam ocultas no seu computador.

É importante entender que Antivírus é uma das armas mais poderosas de proteção que um PC, notebook e smartphone pode ter contra os crimes cibernéticos. Além de protegê-los contra ataques de cibercriminosos e detectar vírus, a ferramenta de segurança tem um dos recursos mais básicos e essenciais, a varredura completa nos aparelhos.

Desta forma, elimina-se as ameaças e arquivos corrompidos ou mesmo aqueles que são apenas suspeitos da máquina.

4) Colete as evidências do crime cibernético

Caso uma invasão ou roubo de dados venha à acometer a sua empresa, o melhor a fazer é salvar os arquivos, e-mails, capturas de telas (Print Screen), e qualquer outro material que comprove o crime. Mas é preciso que seja rápido, pois, no mundo virtual, as evidências desaparecem logo e o hackers e cibercriminosos são ardilosos e fazem de tudo para não serem descobertos.

5) Não faça nenhum tipo de pagamento

Em caso de ataque Ransomware, onde acontece o sequestro de dados e os criminosos pedem um valor em bitcoins, como se fosse um resgate, para desbloquear ou devolver os seus dados. Nesse tipo de situação o melhor a fazer é não realizar o pagamento, pois muitos cibercriminosos pegam o valor pago e não devolvem seus dados, com isso você e a sua empresa acabam saindo no prejuízo.

Além disso, eliminar um Ransomware já instalado é quase impossível. Se por acaso sua máquina estiver contaminada, provavelmente precisará passar por uma formatação, deletando permanentemente todos os dados, informações e programas de seu computador.

 

Pode-se perceber que não é fácil passar por crimes cibernéticos. Mas, caso isso aconteça é preciso manter a calma e saber que a prevenção deve ser feita o quanto antes.

Temos uma categoria do blog somente com conteúdos sobre segurança, onde você pode conferir artigos variados, para manter a sua empresa protegida de ataques virtuais.

 

7 práticas de gestão (produtiva) para o seu escritório de contabilidade

A rotina de um escritório de contabilidade não precisa ser tão burocrática, muito menos representar um obstáculo para o crescimento. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão em busca de um ambiente mais eficiente e produtivo, gerando bons resultados de forma permanente e até mesmo previsível.

Essas ações auxiliam para a organização da burocracia e papelada que todos sabemos que faz parte da rotina de um escritório de contabilidade. Além disso, essas práticas facilitam a visão geral sobre as tarefas do dia e mensuração da produtividade e desperdício de tempo, além de dar à equipe motivos para trabalhar com mais dedicação e empenho.

Se você busca mais produtividade no seu escritório, confira algumas práticas e veja como elas podem lhe auxiliar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos em seu escritório de contabilidade.

1. Elabore um planejamento financeiro e acompanhe os resultados

Nenhuma ação tem chances reais de dar certo se não for devidamente planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso do escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar o crescimento do seu escritório de maneira mais controlada. Não deixe de estabelecer objetivos e avaliar o tempo que julga necessário para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, bem como os recebimentos.

Determinando prazos com o intuito de atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa do caminho a ser percorrido para alcançar suas metas, o que permitirá intervenções mais  precisas sempre que necessário.

Também é fundamental um controle preciso de todas receitas e despesas. Para esse controle uma boa alternativa é utilizar serviços online de gestão financeira, nesse artigo listamos algumas boas opções.

2. Gerencie a produtividade da sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles em função da natureza de seu negócio. É importante que exista uma compatibilidade para evitar a dificuldade de adaptação. Essa medida elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na montagem de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e dê atenção especial a reclamações, sugestões e elogios. Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Visando o aperfeiçoamento, nada melhor do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Com o objetivo de garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem um parâmetro para interferir em setores problemáticos. Defina metas claras, objetivas e alcançáveis: nada de exigir o impossível, pois isso pode surtir um efeito desmotivador muito grande.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em longo prazo, ela oferece parâmetros muito úteis que contribuem para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Priorize o atendimento ao cliente

Para garantir a fidelidade dos clientes, o melhor a fazer é oferecer um atendimento relevante e eficiente, que forneça informações necessárias e resolva as necessidades do cliente. Para isso, não deixe de investir em um atendimento de qualidade, com canais de comunicação  e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte. Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar serviços como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira de conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente terá motivos para procurar por outro escritório de contabilidade.

4. Invista em tecnologias e ferramentas para seu escritório

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, não deixe de contar com o auxílio de recursos de tecnologia. Alguns deles permitem que você e sua equipe automatizem boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere a adoção de softwares de gestão contábil e até mesmo de aplicativos para smartphones. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas para facilitar a sua gestão e da equipe.

Outro ponto importante é a falta de foco e desperdício de tempo dos colaboradores, principalmente na internet. Para evitar problemas com isso a melhor medida é utilizar algum serviço que permita a gestão do acesso à internet, com possibilidade de definir regras para o uso da internet, evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho.

Isso significa que, utilizando as ferramentas certas, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial no seu escritório de contabilidade. Além disso, dessa forma o cliente verá no seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas algo que não encontrará na concorrência tão facilmente.

5. Certifique-se que a sua equipe esteja atualizada

Da mesma forma, nada pode ser pior para a credibilidade de sua equipe do que não saber lidar com um determinado recurso ou esclarecer seus clientes sobre determinada informação ou necessidade. Além de comprometer seus colaboradores, isso pode prejudicar o escritório como um todo, pois certamente este será um bom motivo para que o cliente procure por outros serviços mais qualificados.

Com as constantes alterações na legislação e os novos recursos tecnológicos que surgem, é fundamental estar sempre atualizado com as novidades. Sendo assim, a atualização da equipe é fundamental, tanto para lidar com as inovações de maneira qualificada, quanto para transmitir a segurança necessária para os clientes, diante das peculiaridades do serviço de contabilidade, que sabemos o quanto é complexo em nosso país.

6. Defina funções e responsabilidades específicas

Independente do tamanho do seu escritório, é importante que as atribuições e responsabilidades da sua equipe sejam distribuídas de forma clara e funcional entre os colaboradores. Para isso é recomendado criar um documento simples com descritivo de todas as funções, tarefas a serem realizadas e responsabilidades de cada profissional dentro da sua equipe.

Estabelecer uma hierarquia clara também é importante, definindo a quem cada colaborador deve se reportar em cada situação e a quais membros da equipe cabe a gestão das tarefas, tomadas de decisão e por consequência, as responsabilidades em relação as atividades e resultados a serem entregues.

7. Tenha foco em seu mercado de atuação

O mercado de contabilidade para empresa é muito vasto e amplo, com inúmeros segmentos e áreas de atuação diferentes para as empresas. Onde cada área possui suas peculiaridades na complexa legislação contábil brasileira.

Claro que no seu escritório de contabilidade você pode atender tanto a empreendedores individuais quanto a empresas de diversos segmentos e instituições, como indústrias ou instituições de ensino.

Porém, para não comprometer seus resultados e a excelência do serviço prestado, é importante que você escolha os seus clientes de acordo com o perfil do seu escritório e a qualificação da sua equipe. Se por acaso quiser arriscar e atender o máximo possível de segmentos, é recomendado evitar empresas de grande porte que possam demandar alta complexidade para os serviços a serem prestados.

O objetivo do artigo é abordar melhorias e boas práticas de gestão para o seu escritório de contabilidade. Se você já segue algumas dessas práticas compartilhe sua experiência conosco através dos comentários!

Sua empresa precisa ser mais produtiva? Saiba o que fazer!

Devido ao cenário econômico atual, é comum as empresas apresentarem problemas relacionados a queda de resultados e baixos rendimentos. Porém, muitas empresas têm complicações instaladas há bastante tempo, e por conta disso não conseguem se estabelecer no mercado e manter sua produtividade e rendimentos, razão pela qual acabam fechando, ou demitindo uma grande parte dos colaboradores.

Em períodos de crise, é fundamental voltar a atenção para a gestão e produtividade, para que sua empresa consiga aumentar os resultados, os gestores precisam ter em mente dois conceitos primordiais: competência e o desempenho. Com isso, as ações precisam ser pensadas para melhorar a gestão da empresa e a produtividade da equipe, como também no papel de cada colaborador, para manter a organização no ambiente corporativo.

A partir disso, preparamos 9 dicas que podem auxiliar sua empresa a melhorar os resultados e competitividade em relação aos concorrentes e ao mercado.

Mudanças focadas em produtividade

Antes de qualquer coisa, você precisa ter em mente que se a sua empresa não está apresentando os resultados esperados, algo está errado, e quando alguma coisa não está certa, deve ser modificada. É preciso entender que insanidade é fazer a mesma coisa todos os dias esperando um resultado diferente, portanto se você não está satisfeito com a performance da sua empresa, prepare-se para realizar mudanças em todos os setores.

Para saber onde é melhor focar as mudanças, é necessário avaliar qual setor ou parte da sua empresa não está gerando os resultados esperados, para então implementar melhorias, sempre tendo como objetivo resultados, somente assim você poderá tornar a sua empresa mais competitiva.

Entender o Retorno sobre Investimento (ROI)

Calcular o ROI nada mais é do que saber quanto dinheiro a empresa está ganhando (ou perdendo) com cada investimento realizado. Isso inclui tudo o que for feito visando algum lucro futuro para a empresa, como por exemplo treinamento da equipe de vendas e estratégias para captação de novos clientes. Desse modo, fica claro não só quais investimentos são vantajosos, mas também como otimizar aqueles que já estão dando certo, a fim de que tenham um desempenho ainda melhor.

Faça um planejamento estratégico

É importante colocar no papel a razão de ser da sua empresa, como você quer ser reconhecido e liste as qualidades que você deseja para sua equipe. Traga essas informações para suas discussões e lembre-se delas a todo momento. Missão, visão e valores existem para guiar você e o seu time.

Defina a competência de cada cargo

Essa dica parece não ser tão importante, pois você como gestor da empresa sabe o que cada colaborador está realizando dentro da empresa e como os cargos estão distribuídos. No entanto, é de grande importância que seja feito esse levantamento das competências de cada um, para que o planejamento estratégico da empresa possa se concretizar.

Preserve as informações da sua empresa

Com a utilização da internet para praticamente todas as atividades do nosso dia a dia, é preciso um cuidado redobrado na hora de posicionar a empresa no meio digital. A segurança precisa ser preocupação constante dos gestores, que devem prezar para que os dados da empresa não sejam colocados em risco. Se tratando de segurança, os investimentos principais devem ser sempre na prevenção de problemas gerados. No caso de ocorrência de falhas na segurança os riscos e prejuízos são muitas vezes enormes, como por exemplo, perda, vazamento ou sequestro de informações.

Faça das metas realidade

Defina objetivos de curto, médio e longo prazo, pois isso facilita no planejamento e também faz com que você perceba a evolução gradativamente. Definir, divulgar e acompanhar metas para cada departamento facilita a conquista dos objetivos da empresa e também faz com que cada funcionário consiga saber o seu papel no cumprimento das metas e possa auxiliar ao alcance do objetivo final, que é a busca por melhores resultados.

Dê autonomia para a sua equipe

Os resultados são melhores quando o colaborador se sente parte da solução e definições da empresa, por isso, incentive a tomada de decisão em todos os níveis. Decisões alinhadas com os valores da empresa dificilmente vão ser negativas, o esforço para incorporar os valores é menor do que o de gerenciar todas as decisões.

Identifique as falhas

Como você já identificou o perfil de cada colaborador e deu autonomia para a sua equipe, agora é hora de ver onde estão as falhas, motivos de queda nos resultados. Analise o seu time e veja se as pessoas estão nos setores corretos dentro da empresa e cumprindo com as suas obrigações trabalhistas.

Saiba o valor da produtividade para os resultados

A produtividade é uma das características mais requisitadas hoje pelas empresas. Isso acontece porque está totalmente ligada com o crescimento e melhores resultados. Controlar a produtividade é importante para fazer o trabalho render mais e para que o tempo de realização de atividades seja suficiente, afinal, tempo é dinheiro, assim, trabalhar mais em menos tempo significa ganhar mais.

A queda na produtividade pode ser um ponto negativo quando se busca resultados para a empresa e pode ser causada por inúmeros fatores, como por exemplo desperdício de tempo nas redes sociais, ociosidade, falta de diálogo e definições, entre outros.

Controlar a produtividade através da gestão vai lhe ajudar a identificar os pontos fracos da sua empresa, reduzir os desperdícios de tempo e recursos e aumentar a produtividade, fazendo com que sua empresa seja mais eficiente e competitiva.

 

Você acha que essas dicas foram úteis e podem lhe auxiliar a alavancar o seu negócio e lhe trazer mais resultados? Compartilhe a sua experiência conosco e continue acompanhando o nosso blog.

A internet da sua empresa é utilizada corretamente? Descubra agora mesmo

Conforme a Internet vai se tornando cada vez mais presente e relevante para os negócios e atividades profissionais, aumentam as dúvidas sobre como manter a privacidade e segurança na Web, de forma que não prejudique os negócios. Armazenar informações pessoais, dados privados e financeiros da empresa e mantê-los protegidos pode ser difícil, mas é possível evitar a grande maioria dos golpes, spyware e violações de privacidade.

Por isso, elaboramos algumas dicas para você saber se a internet da sua empresa está sendo utilizada de forma correta pelos colaboradores, evitando ameaças, ou se está livre para possíveis ataques virtuais.

Verificação da segurança do site

Muitas vezes os seus colaboradores podem estar navegando na internet procurando por algo, ou então somente passando o tempo, caso exista uma política de utilização da internet flexível e acabam “migrando” de site em site. Esse tipo de comportamento pode ser prejudicial para a empresa, levando em conta a segurança. Como hoje existe uma infinidade de sites disponíveis para acesso, se não for realizada a verificação de segurança e confiabilidade, é fácil cair em uma cilada.

Alguns sites solicitam informações pessoais para conectar-se à sua conta ou para concluir uma transação. Hackers, ladrões e programadores de spyware sabem disso, e muitas vezes tentam interceptar suas informações durante essas transações. Portanto, sempre use sites e empresas seguros e exija que as regras de acesso sejam cumpridas adequadamente pela sua equipe.

Em primeiro lugar, as suas informações somente devem ser entregues para empresas respeitadas, e então verifique se o site da empresa usa um endereço da Web que começa com “https” e se possui um símbolo de cadeado na barra de endereço ou na parte inferior do navegador. Isso significa que o site criptografa suas informações, praticamente inutilizando os dados para qualquer ladrão ou hacker que possa interceptar a transmissão.

link-https-cuidado-segurança-acesso-a-internet

Nada é de graça

Na internet está cheio de pessoas boas querendo oferecer presentes e ofertas maravilhosas e irrecusáveis? Raramente. Muitas vezes aparece um concurso tentador nas redes sociais com o sorteio de vários produtos de tecnologia ou até mesmo anúncios para você receber presentes ou brindes em casa.

É preciso ficar atento a esse tipo de campanha, já que boa parte dessas promoções pede que você preencha um cadastro com dados pessoais para poder concorrer. Esses concursos costumam animar as pessoas, por isso no ambiente de trabalho pode ser importante ficar atento sobre o que os funcionários acessam, para que não acabem colocando dados sigilosos da empresa em risco.

Cibercriminosos usam esses ataques para coletar informações que podem ser usadas em ataques de roubo de identidade. É importante saber que esses hackers estão a todo momento em busca de algo, no caso alguma rede para infectar.

Existe também o ransomware, que é um tipo de software malicioso (malware) criado com o intuito de bloquear o acesso a arquivos ou sistemas para só liberá-los após o pagamento de um valor especificado. É como se fosse um sequestro, mas virtual. Apesar de serem vistos como um problema de segurança recente, os ransomwares não são um conceito novo: as primeiras referências a esse tipo de praga digital remetem ao final da década de 1980.

Senhas qualificadas

Grande parte das pessoas utilizam senhas fáceis de memorizar, ou que lembram datas como nascimento, aniversário de alguém ou números como “123456”. Na maioria das vezes não é a melhor opção. Do e-mail as redes sociais, passando pelo internet banking. As senhas são um componente essencial da nossa vida na internet. As senhas devem proteger nossa informação de acessos não desejados. Quanto mais forte a senha, é mais difícil de quebrar.

Essa preocupação com senhas qualificadas precisa vir de todos os colaboradores, não somente das que acessam informações mais importantes, como dados bancários. Em um relatório da SplashData, percebeu-se que muitas pessoas utilizaram senhas fáceis e muito perigosas em 2016. Saiba quais foram as 25 senhas mais utilizadas no mundo em 2016. Se você deseja se proteger mais adequadamente, utilizando senhas seguras e mais fortes, pode conferir o nosso guia para criação e gerenciamento de contas de usuário e senhas seguras. Com ele você vai conhecer um conjunto de regras e ações para criar e gerenciar senhas da melhor forma, reduzindo a chance que sejam descobertas e consequentemente ataques e ameaças.

Identificar e-mails falsos

E-mails dizendo que você tem uma dívida com uma empresa de telefonia ou afirmando que um de seus documentos está ilegal, ou ainda, a mensagem te oferece prêmios ou cartões virtuais de amor? Te intima para uma audiência judicial? Contém uma suposta notícia importante sobre uma personalidade famosa? É provável que se trate de um spam, ou seja, um e-mail falso.

Se a mensagem tiver textos com erros ortográficos e gramaticais, fizer ofertas tentadoras ou tem um link diferente do indicado (para verificar o link verdadeiro, basta passar o mouse por cima dele, mas sem clicar), desconfie imediatamente. Na dúvida, entre em contato com a empresa cujo nome foi envolvido no e-mail.

Na utilização do  e-mail corporativo é importante tomar um cuidado redobrado, porque muitas vezes os funcionários podem abrir um e-mail spam mesmo sem saber, pelo simples fato de “parecer” conter algo importante. Nesse caso informar ou dar algumas dicas, como por exemplo, cuidar o endereço do remetente, pode ser importante.

Atualização dos programas

Também é importante manter os programas da sua empresa atualizados. Muita gente pensa que as versões novas apenas adicionam recursos, mas a verdade é que elas contam também com correções para falhas de segurança. Por isso, sempre utilize a última versão dos seus programas, especialmente os que acessam a internet (navegadores de internet, clientes de e-mail, etc). Muitos aplicativos contam com uma funcionalidade que atualiza o programa automaticamente ou avisa do lançamento de novas versões. É um bom hábito deixar esse recurso ativado.

Possui algum tipo de monitoramento ou software de segurança

É uma ótima opção para quem está disposto a investir um dinheiro em busca de controlar ameaças e manter a rede mais segura. Empresas que trabalham com dados importantes e não conseguem monitorar cada funcionário da empresa, podem optar por soluções de controle de internet. Esse tipo de solução auxilia para que a rede fique mais protegida, e mantém o controle do que cada colaborador está acessando dentro da rede empresarial. Com isso o proprietário tem como fazer uma gestão e saber se o funcionário não está acessando sites nocivos, que possam vir a prejudicar ou colocar a empresa em risco.

 

Pratica alguma das dicas citadas acima. Compartilhe sua experiência conosco e aguarde mais dicas de segurança na internet!

7 dicas para melhorar a gestão do tempo na sua empresa

Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa possui. Por isso, se ela não conseguir gerenciá-lo da melhor forma possível, terá grandes problemas. Gerir o tempo é saber usar ele para realizar as atividades prioritárias, em qualquer âmbito.

Quem administra o tempo aumenta a sua produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que é considerado importante e prioritário com a menor quantidade de recursos, sendo um deles, o tempo. Atualmente percebe-se um grande problema de gerenciamento de tempo nas empresas, por ser um ambiente com colaboradores de perfis diferentes, que precisam desempenhar várias funções e atividades.

Uma boa gestão do tempo e produtividade é necessária para todos os empreendedores que possuem uma grande carga de trabalho e precisam resolver problemas com inteligência. Gerir as tarefas de maneira eficaz fará com que você conquiste qualidade de vida! Podendo conciliar melhor a rotina de trabalho com o tempo livre.

Se você está com dificuldades para conseguir gerenciar de forma correta e eficaz o tempo da sua equipe dentro da empresa, segue abaixo uma lista com 7 dicas para melhorar a gestão do tempo, que podem lhe auxiliar ativamente para essas mudanças, em busca da produtividade e organização.

Crie uma lista de tarefas diárias

A melhor maneira de combater os vilões da rotina da sua equipe é criar uma lista com as tarefas que precisam ser desempenhadas. Liste absolutamente tudo o que cada funcionário precisa fazer no seu dia (inclusive o tempo para responder e-mails e usar as redes sociais, quando necessário). A ideia aqui é hierarquizar as tarefas e fazer com que sejam administradas de maneira estratégica.

Uma coisa de cada vez

O maior segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Por isso, ao orientar sobre uma nova tarefa, é preciso que a sua equipe mergulhe nela de maneira profunda até terminar, ao contrário o trabalho será redobrado. Uma boa dica é direcionar os seus funcionários para que façam o certo da primeira vez e com isso você provavelmente não terá problemas futuros.

Fazer mais em menos tempo

Seus colaboradores irão fazer mais em menos tempo quando souberem quanto tempo existe em suas mãos. Por isso, verifique qual é o prazo que cada um possui para desempenhar o seu trabalho, estando atento para aqueles que estão fazendo o seu melhor e os que estão simplesmente cumprindo metas.
O foco é muito importante, por isso os seus funcionários precisam ter uma ideia clara daquilo em que estão trabalhando, antes de começar. Saber no que trabalhar, quando e quanto tempo existe para terminar o trabalho, aumenta muito a produtividade. Esse foco sobre o trabalho garante que se obtenha mais qualidade e resultados para a empresa.

Mantenha um Plano Produtivo

Você já percebeu a oscilação do ânimo e motivação da sua equipe durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor a tarde; outras estão com as energias a mil logo pela manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) mais produtivo do dia para sua equipe. Com isso é possível colocar as “prioridades” que cada um precisa desempenhar para esse horário. Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse.

Saiba que metas são importantes

Você e sua equipe também precisam de metas claras. Não se pode tocar um projeto ou atividade, sem saber como serão realizadas. É preciso estabelecer um tempo limite para a realização das atividades, de preferência alguns dias antes do prazo final de entrega. Desta forma, você ganha uma margem de manobra para lidar com os imprevistos que podem aparecer durante a execução das tarefas.

Lute contra a procrastinação

Enfrentar as coisas de frente! Adiar serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que os seus colaboradores podem cometer. Se um funcionário tem um prazo de seis horas, mas você sabe que ele pode terminar em quatro, é preciso cobrar dele. Faça com que utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar à uma solução melhor. Além disso, explique que com isso a pressão para o resto do dia irá diminuir e seu rendimento com certeza aumentar.

Identifique os ladrões de tempo

E-mail, mensagens instantâneas, redes sociais, jogos, sites nocivos e muito mais. Tudo isso pode estar roubando horas preciosas da sua equipe. Para se livrar desses verdadeiros ladrões de tempo você precisa primeiro identificá-los. Observe a rotina da sua empresa e tente analisar: quanto tempo sua equipe perde com essas atividades? Muitas vezes nós não percebemos o quanto elas atrapalham e diminuem a produtividade, pois são misturadas com as tarefas, mas fazem com que seus colaboradores percam totalmente o foco naquilo estavam desempenhando.

É importante entender que a internet quando utilizada de forma correta, é uma aliada no ambiente corporativo. Porém, quando existe um abuso de utilização, que acaba atrapalhando o rendimento do funcionário e comprometendo os resultados da empresa, é preciso que medidas mais diretas sejam tomadas.

Uma das soluções nesse caso é a implantação de um controle de acesso à internet, que possibilita à você um maior domínio sobre o que seus colaboradores estão acessando. Com base nisso você pode fazer um controle de horários e também conteúdos que podem ou não ser acessados dentro da sua empresa. Assim você fica no controle, garante resultados positivos e produtividade nas alturas!

 

E você, como costuma fazer o gerenciamento de tempo da sua equipe? Compartilhe sua experiência conosco!

Dica: como desativar o compartilhamento de arquivos no Windows

Um cliente, que há pouco tempo contratou o Lumiun para proteger sua rede, nos perguntou o que poderia fazer para evitar que arquivos armazenados no seu computador fossem acessados por outros usuários na sua rede interna. Ele possui um escritório e quer saber como desativar o compartilhamento de arquivos no Windows. Então, segue a dica.

  1. Certifique-se de que você não precisa dos compartilhamentos. O compartilhamento de arquivos e impressoras permite que os arquivos armazenados e as impressoras instaladas nesse computador sejam acessados por outros computadores. Verifique se você realmente não possui, por exemplo, uma impressora, ligada ao seu computador, que é utilizada por outra pessoas na empresa.
  2. Abra o menu Iniciar e pesquise por “central de rede”. Clique no atalho para a Central de Rede e Compartilhamento.
    menu iniciar - central de rede e compartilhamento
  3. Na Central de Rede e Compartilhamento, clique no link Alterar as configurações de compartilhamento avançadas.
    central de rede e compartilhamento - link alterar as configurações de compartilhamento avançadas
  4. Na janela “Configurações de compartilhamento avançadas”, sob o perfil Particular, selecione a opção “Desativar compartilhamento de arquivo e impressora”.
    configurações de compartilhamento avançadas - particular - desativar compartilhamento de arquivo e impressora
  5. Sob o perfil “Convidado ou Público” selecione também a opção “Desativar compartilhamento de arquivo e impressora”.
    configurações de compartilhamento avançadas - convidado ou público - desativar compartilhamento de arquivo e impressora
  6. Clique no botão Salvar alterações. Pronto.

Se surgirem dúvidas, estamos à disposição!