Gestão de Atividades e Processos: dicas e 8 ferramentas para empresas!

Organizar o dia, cuidar das obrigações pessoais, saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho. Se você resolveu conduzir sua carreira por conta própria, sabe o quanto gerenciar tarefas pode ser difícil. Quem nunca se afundou em trabalhos que pareciam intermináveis? Planejamento e gerenciamento de tarefas fazem parte do escopo de trabalho de quem gerencia uma pequena empresa. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é uma das maiores armadilhas da procrastinação. Ao se ver mergulhado em uma pilha de trabalhos, é bem provável que aquele sentimento de deixar tudo para depois apareça.

Manter o foco é uma das atitudes mais desafiadoras. A produtividade está totalmente ligada a forma como lidamos com a quantidade de tarefas e o tempo disponível. Realizar projetos por pequenas etapas vai deixar tudo mais fluído, com aquela sensação boa de realização.

Neste artigo, assim como no Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas, selecionamos algumas ferramentas para você nunca mais sofrer na hora de organizar seu trabalho.

Melhores ferramentas para gestão de processos e atividades

Trello

Trello é um ótimo companheiro de trabalho. Com ele, você cria quadros que indicam a fase na qual o seu projeto está em desenvolvimento. Por exemplo: “Para fazer, em produção, finalizado, etc”. O Trello é muito intuitivo. Assim, existe uma curva de aprendizagem do uso da ferramenta que precisa ser respeitado. Se você não for uma pessoa lá muito paciente, certamente desistirá do Trello. Mas garantimos: vale a pena experimentar e insistir no uso até se adaptar. Ele é muito dinâmico e traz a facilidade de arrastar os quadros de tarefas rapidamente. Você pode adicionar membros e atribuir tarefas a eles.

Criar fluxos de atividades com o Trello é prazeroso e leve, desmistificando aquela ideia de que a fase de planejamento do trabalho é uma atividade pesada e maçante. A ferramenta permite colocar etiquetas coloridas para definir as prioridades. As tarefas mais importantes podem em vermelho, por exemplo, com o objetivo de serem localizadas rapidamente.

O Trello é um excelente gerenciador de atividades muito utilizado por startups e empresas de pequeno e médio porte.

Quire

Uma das coisas mais legais do Quire é que ele mostra os detalhes de suas atividades em uma coluna lateral – basta clicar na linha da tarefa e ler tudo sobre ela no lado direito da ferramenta. Você pode marcar os itens como finalizados e eliminá-los da lista. É possível ainda inserir anexos, inclusive do Google Drive, adicionar agendas, subir trabalhos prontos caso esteja trabalhando em equipe, utilizar tags para definir as atividades e muito mais.

O visual é bem simples e para quem prefere trabalhar em ferramentas com aparência mais moderna e dinâmica, o Quire talvez não seja o mais indicado. Uma das maiores qualidades do Quire é a sua versatilidade. Ele possui basicamente duas áreas distintas, separadas por colunas. É bem fácil gerenciar as tarefas com apenas dois ou três cliques.

Asana

Asana é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas em grupos. Possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão. Perfeita para gerentes de projetos. A Asana é ótima para visualizar o que cada membro da equipe está fazendo no momento e, com isso, distribuir os próximos passos.

O chat colaborativo é um grande diferencial, pois facilita a comunicação direta e rápida. Sem perder tempo com envios de email.

Gerenciar tarefas com essa ferramenta se torna uma atividade bem interessante em razão de sua capacidade de agrupar diferentes times e ter acesso a gráficos com a evolução de trabalho de cada equipe. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail. Sua versão Premium permite gerenciar tarefas de grandes equipes de maneira fácil e dinâmica. Para empresas de pequeno porte, com times enxutos, a opção gratuita cumpre bem o seu papel.

Microsoft To Do (antiga Wunderlist)

Se você é daquele tipo de pessoa bem esquecida, o Microsoft To Do é a ferramenta ideal para suas tarefas diárias. Uma de suas funções é alertá-lo constantemente sobre atividades ainda não concluídas. Os alertas podem ser recebidos por e-mail e/ou no celular.

Na ferramenta, você organiza suas tarefas em ordem de prioridade e também pode oferecer uma nota que indicará o grau de importância daquele trabalho. É possível destacar tarefas para que elas saltem aos seus olhos e não deixe você perdido em um mar de informação. O Microsoft To Do é muito fácil de navegar. O visual é simples e minimalista, ótimo para não perder tempo e ir direto ao que você precisa.

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta paga de gerenciamento de projetos. É útil para empresas e freelancers, que podem utilizá-la para organizar fluxos de trabalho, emitindo relatórios e cronometrando atividades.

Como não tem versão gratuita (é possível testá-la por 30 dias), o Basecamp é uma ferramenta bem completa. Ela é dividida em atividades, projetos, bate-papos, calendários, dentre outras funcionalidades que abarcam diversas fases do projeto, do planejamento à análise.

Monday.com

gerenciar tarefasEssa é uma ferramenta colaborativa que, de acordo com o desenvolvedor, poderá até mesmo ser divertida de se usar. O monday.com tem como base o chamado “pulse”, que pode representar várias coisas: uma tarefa, um cliente, um projeto, entre outras opções.

O primeiro passo para o uso da ferramenta é a escolha de um modelo que se adapte às necessidades da empresa. A partir disso, é possível personalizar diversos itens. A plataforma é intuitiva: por meio de colunas, além das opções que já mencionamos, há como marcar locais, adicionar textos, números, links e mais.

Além disso, o monday.com pode se aliar a outras ferramentas, como Dropbox, Microsoft Excel, Google Calendar, Google Drive e Trello — inclusive, falaremos mais sobre esta última adiante.

A ferramenta é paga e os valores para utilização variam entre R$ 83 a 15.591 mensais — a cobrança é feita anualmente —, com planos que vão do básico ao empresarial, de 5 a 200 usuários. Para mais de 200 pessoas é preciso entrar em contato com a empresa para solicitar um orçamento personalizado.

Runrun.it

gerenciar tarefasApesar do nome, o Runrun.it é um software brasileiro que serve para gerir projetos e acompanhar o fluxo de trabalho. Por meio dele é possível obter relatórios sobre prazos, custos de projetos e desempenho de cada profissional envolvido.

Com interface intuitiva, organizada e com suporte para português e inglês, a plataforma apresenta seus comandos através de quadros informativos e eficientes guias de instruções.

Com etiquetas, agendas de prazos, barra de buscas e murais de mensagem, o Runrun.it também permite criar vários tipos diferentes de relatórios para recuperar dados sobre cada detalhe dos projetos.

Além disso, o usuário que administra a conta principal pode estipular níveis hierarquicos em sua equipe, personalizando o acesso aos recursos da plataforma e às funções na criação de tarefas.

Pipefy

gerenciar tarefasA empresa Pipefy ajuda empresas a serem mais organizadas e produtivas, mantendo de um jeito intuitivo a gestão de processos e tarefas recorrentes que antes eram executadas em planilhas, formulários e solicitações por e-mail. A Pipefy atua em duas frentes: padroniza a forma da equipe trabalhar e exibe a produtividade de cada área da empresa e membros da equipe.

Dentro da plataforma, o gestor informa quais atividades a equipe precisa gerenciar e adiciona uma check-list do que precisa ser feito em cada etapa, e quem deve ser o responsável sempre que a atividade for solicitada. Assim, toda vez que alguém criar uma nova tarefa, automaticamente, a ferramenta delega para o responsável certo e informa o que precisa ser executado em cada fase.

A facilidade de uso é um dos destaques da ferramenta, que não requer estrutura de TI para instalação.

Atualmente, os serviços oferecidos são gratuitos para até cinco usuários da mesma empresa. A partir do quinto, a empresa passa a pagar uma mensalidade de 30 reais por pessoa cadastrada.

Para finalizar

Gerenciar tarefas é sinônimo de aumento de produtividade e melhoria da performance da equipe. Isso se deve à gestão de atividades e processos nas empresas, ajudando pessoas a atingirem seus objetivos e metas dentro do planejamento estratégico da empresa.

Dessa forma, se as tarefas e os processos da sua empresa não são geridos de alguma forma, pense seriamente em implantar uma solução como as citadas anteriormente, ou outra que achar interessante para o seu negócio.

Essa e muitas outras ferramentas você encontra no nosso Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas. Você pode baixar o eBook e enviar para seus colegas de trabalho.

Até a próxima!

4 dicas de segurança na era do trabalho Home Office

A pandemia de coronavírus criou uma nova realidade, definindo a maneira como as empresas operam, ditando seus próximos passos e eliminando barreiras de segurança e trabalho físico. Um estudo recente da Global Workplace Analytics nos Estados Unidos, identificou que possuir funcionários trabalhando em home office durante a pandemia, trazia economias aos empregados americanos em mais de US$ 30 bilhões por dia. Em comparação, esse é o valor de lucro líquido da gigantesca Apple no último ano inteiro.

Também nos Estados Unidos, o estudo previu que 25 a 30% dos trabalhadores estão em home office, e permanecerão pelo menos até 2021. Isso representa inúmeros desafios às equipes de segurança de TI.

No Brasil o trabalho fora do escritório, ou home office, é também uma realidade que muitas empresas adotaram como medida para proteger os funcionários neste momento, e que pode atingir 20 milhões de brasileiros, segundo uma pesquisa do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea). Isso significa que um em cada cinco trabalhadores formais, em média, no país, poderão permanecer em casa quando a crise de saúde pública passar.

Comportamento habitual

Normalmente a suposição feita pelas organizações em relação ao monitoramento de segurança da rede da empresa, é que, a maioria dos funcionários está ligada diretamente à rede LAN corporativa, coletando dados, com log de eventos do servidor e estações de trabalho. Porém, com muitos funcionários longe do perímetro da rede, usando dispositivos móveis ou em um ambiente doméstico remoto, as organizações perderam toda a visibilidade de uma grande porcentagem do tráfego da rede comercial.

Este cenário é altamente atrativo e oferece grandes chances de alavancar as ações dos criminosos cibernéticos, que têm aumentado o volume de esforços recentemente, tentando assim, quebrar as barreiras de seguranças fragilizadas pela situação. 

Com tanta informação em jogo, é importante estabelecer formas de monitorar a segurança do trabalho remoto no “novo normal”, onde conexões e relações físicas estão em desaparecimento. 

A seguir, listaremos algumas dicas para adaptar sua empresa a essa nova realidade.

1. Aumentar as fronteiras da rede local

segurança home office

Com grande parte da equipe trabalhando em casa, muitas organizações foram forçadas a escolher entre usabilidade e segurança da rede. A infraestrutura da rede virtual privada (VPN) convencional, não foi projetada para oferecer solução para os dois fatores.

A adoção de VPNs tem sido fortemente recomendada como solução para os problemas de acesso e segurança remota, inclusive, abordamos as vantagens da ferramenta em um artigo aqui em nosso blog. No entanto, embora permita que o tráfego conectado à internet e a rede corporativa flua com segurança, diminui o controle da produtividade e não controla acessos fora do escopo de trabalho pelas equipes.

Com conexões não monitoradas, os equipamentos de uma equipe de trabalho remota podem ser comprometidos por malwares e uma série de outros problemas. Dessa forma, esses dispositivos podem ser usados como trampolim para acessar o ambiente corporativo, inclusive, por meio de sua conexão VPN. 

Além da segurança e produtividade, existem inúmeros fatores que podem causar danos ao fluxo natural de trabalho da empresa. Listamos algumas ferramentas para que seu escritório continue funcionando “normalmente” em meio a pandemia.

2. Segurança nas extremidades

segurança home office

Os limites da rede local foram expandidos com a equipe em home office. Dessa forma, a segurança e a produtividade da empresa exigem também uma expansão para todos os dispositivos. As empresas necessitam pelo menos possuir o mesmo nível de controle e segurança de quando as atividades eram feitas dentro do ambiente corporativo.

Ao implantar sistemas de controle e segurança baseados na nuvem, nos dispositivos de propriedade da empresa usados pelos trabalhadores remotos, a organização pode detectar todos os acessos indevidos, pontos de fragilidade, e principalmente, impedir a infecção de malwares, vírus, ransomwares e outras ameaças. 

Além da segurança, com uma ferramenta de controle, é possível melhorar a produtividade da equipe que está trabalhando em casa, monitorando e gerenciando acessos dinamicamente de forma fácil, e tornando a experiência da distância, o mais parecida possível com a realidade antes da pandemia.

3. Garantir a privacidade dos funcionários em home office

segurança home office

Monitorar os acessos e manter a segurança dos funcionários em home office pode ser um problema de muitas organizações, levando em consideração a privacidade do trabalhador. Do lado da organização, é seu dever exigir a capacidade de proteger os dados confidenciais usados pelos funcionários para o trabalho diário. Já do lado dos funcionários, implementar uma solução de monitoramento da rede residencial apresenta importantes problemas de privacidade.

A solução pra isso, é um sistema de controle e segurança baseada em nuvem, como falamos anteriormente, fornece uma solução viável para ambos os problemas. Para dispositivos de propriedade corporativa, a política de segurança e regras da empresa devem ter um entendimento claro e explícito, que permite à organização monitorar a atividade nos dispositivos da empresa.

Com a solução instalada nesses dispositivos, a organização então, exerce seus direitos e regras sem monitorar inadequadamente a atividade de rede dos funcionários em dispositivos pessoais conectados à mesma rede doméstica. Resumidamente, o controle da empresa será feito apenas no dispositivo específico que estiver conectado remotamente à rede local da empresa no horário de trabalho.

Um bom exemplo de ferramenta para segurança no trabalho remoto, é a VPN Empresarial do Lumiun. Uma grande vantagem da VPN Empresarial do Lumiun em relação a outras soluções de VPN Corporativa é que ela aplica aos colaboradores que estão trabalhando remotamente, em home office, as mesmas regras de proteção e monitoramento do acesso à internet que existem na rede interna da empresa. Assim, se mantém vigente a política de uso da internet existente na organização, com objetivo de melhorar a segurança da informação e a produtividade dos colaboradores.

Além disso, é uma solução brasileira, com suporte 100% em português e que recebe pagamentos na moeda local (R$).

4. Monitorar os dispositivos pessoais

segurança home office

Para dispositivos pessoais usados para trabalho remoto, a linha entre privacidade e segurança é tênue. Como os equipamentos pertencem ao funcionário, pode parecer mais difícil impor regras e controle de acesso e segurança.

Portanto, todas as organizações devem elaborar e documentar uma política para que o uso de dispositivos de propriedade pessoal esteja em conformidade com as necessidades da empresa.

Pensando assim, utilizar uma ferramenta de controle de acesso remoto seguro, não atinge a qualquer problema relacionado a privacidade do funcionário que está em home office. Além disso, mantém os dados da empresa seguros mesmo utilizando um dispositivo que não pertence a ela.

Como monitorar o acesso à internet no trabalho remoto

O cenário pandêmico atual fez com que grande parte das empresas adotassem o home office para parte ou toda a equipe. Mas, se a produtividade já era prejudicada na forma de trabalho convencional, se tornou ainda pior com o trabalho remoto. Os funcionários estão em suas casas, sem nenhum tipo de supervisão e controle, e muitas vezes fazendo acesso remoto sem nenhuma ferramenta de segurança.

A VPN é uma ótima maneira de acessar remotamente os arquivos e dados de um equipamento da sua empresa e também navegar na internet de forma segura, portanto, uma ferramenta para evitar ataques cibernéticos, solucionando problemas de segurança. Além disso, com a VPN Empresarial do Lumiun, é possível fazer também o controle de acesso à internet dos funcionários que estão trabalhando em casa.

Ao longo das últimas semanas falamos bastante sobre a VPN:

Para tranquilidade dos gestores, existe a possibilidade de monitorar o acesso remoto para aumentar a produtividade da equipe. Você deve estar se perguntando como isso pode ser feito? Vou explicar, de uma forma bem simples, a seguir.

Estabelecer uma conexão VPN

monitorar acesso remoto

Para monitorar o acesso remoto, o passo inicial é estabelecer uma conexão VPN nos equipamentos de toda a equipe que está em home office. Montamos um guia com todas as etapas para que você consiga efetuar a conexão de uma forma bem simples.

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Após estabelecer a conexão VPN, o computador do usuário que está em casa ou em algum outro local fora das dependências da empresa, estará conectado à rede interna. Com isso poderá estabelecer uma conexão de área de trabalho remota ao computador que está ligado na rede da empresa, e também poderá acessar os arquivos e sistemas dos servidores e computadores da rede interna de uma forma mais segura.

Painel de controle do Lumiun

Para que você consiga monitorar quais usuários estão conectados via VPN e também quais sites o usuário está acessando, você deve fazer o login no painel de controle do Lumiun com uma conta de usuário Administrador.

monitorar acesso remoto

Permissões

Para que um usuário possa fazer a conexão VPN, é necessário que você, como administrador, faça a liberação da conexão.

monitorar acesso remoto

Já no painel da VPN Empresarial do Lumiun, habilite a VPN e os usuários que tem permissão para tal conexão.

monitorar acesso remoto

Monitoramento

Você pode monitorar quais usuários estabeleceram uma conexão VPN. Dessa forma, é possível saber quais estão conectados ao servidor ou equipamentos da empresa.

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Controle de Acesso

É aqui que a mágica acontece. O usuário que estabelecer uma conexão VPN Empresarial do Lumiun terá todos os acessos a qualquer tipo de site monitorados. No painel de controle do Lumiun, existe um relatório em tempo real dos acessos por usuário.

Regras de acesso

Além do monitoramento, é possível para o diretor ou responsável técnico, definir regras de acesso a sites específicos e também, em horários específicos.

Veja que você pode determinar quais sites não poderão ser acessados. Dessa forma, o bloqueio de acesso é feito automaticamente, sem a possibilidade de quebra da regra.

Além disso, você pode determinar em quais horários o acesso a redes sociais por exemplo, estão liberados para acesso. Suponhamos que o intervalo de trabalho durante a tarde, segundo as diretrizes da sua empresa, é entre as 16:00 e 16:30. O acesso aos sites que não estão no escopo de trabalho, serão liberados apenas nesse horário, como você pode ver na imagem abaixo.

Segurança

Além de monitorar o acesso remoto, melhorando o foco e a distração dos funcionários, o controle de acesso a sites por regras, inibe o acesso a sites nocivos e download de arquivos maliciosos. O equipamento que o funcionário está fazendo o acesso fica mais protegido, bem como os dados e informações da empresa que ali estão armazenados.

Conclusão

Sabemos que no cenário econômico atual do país, existem inúmeras preocupações. Mas acredito que a segurança de dados nas empresas pode estar fragilizada, com tantos profissionais trabalhando remotamente e fazendo acesso remoto a dados sensíveis da empresa. Além disso, tenho visto muitos empresários de vários ramos diferentes preocupados com a produtividade que está sendo reduzida pouco a pouco com a falta de controle de acesso no trabalho remoto. Dessa forma, acredito que este artigo tenha solucionado dúvidas e servido como “alívio” de uma preocupação relevante de empresários e responsáveis técnicos.

Até a próxima!

7 dicas para gerenciar equipe remota com segurança

Devido à pandemia da Covid-19, muitas empresas tiveram que decretar o trabalho remoto para toda sua equipe ou para uma parte dela. Porém, isso foi feito às pressas e os negócios que não estavam preparados para esse tipo de trabalho estão tendo que aprender na prática como funciona gerenciar uma equipe remota com segurança.

Pensando nisso, separamos 7 dicas para você saber como gerenciar uma equipe remota com segurança e, assim, garantir a produtividade e proteção da sua empresa. Confira!

Como gerenciar equipe remota com segurança

1. Mantenha contato diariamente

Manter uma comunicação diária é essencial para que os profissionais da empresa saibam como está o desenvolvimento dos projetos, quais são as atividades do dia e também, você consiga saber como anda a produtividade da equipe.

Decida como esse contato será feito com os colaboradores, por softwares de comunicação, WhatsApp ou telefone, e deixe claro todas as informações necessárias para que não falte comunicação, seja para tirar dúvidas, discutir ideias, etc.

Manter contato diariamente é essencial para que os profissionais em home office não se sintam solitários, já que isso pode acontecer principalmente com aqueles que mantinham comunicação assídua com diversas pessoas no escritório.

2. Foque nos resultados

Mesmo mantendo uma comunicação diária, no trabalho remoto é impossível para o gestor acompanhar o desenvolvimento do serviço de todos os colaboradores de sua equipe. E está tudo bem, porque não é sua função conferir cada passo que sua equipe dá no decorrer das atividades.

O importante é focar nos resultados e verificar se os colaboradores estão entregando o que foi solicitado. Sendo assim, mantenha o contato com os profissionais, mas lembre-se: não exagere na quantidade de ligações, mensagens e reuniões.

Para que tudo saia da forma adequada, a sua equipe tem que sentir que você confia nela. Caso contrário, você pode causar uma série de adversidades entre o seu grupo de trabalho e você.

3. Dê flexibilidade aos colaboradores

Outra medida fundamental para gerenciar equipe remota com segurança é dar flexibilidade para os profissionais. Dê uma liberdade maior para eles administrarem as horas trabalhadas e até para decidirem o horário em que vão realizar suas tarefas. Contanto que todos os colaboradores compareçam digitalmente caso tenha uma reunião ou atividade em grupo com horário marcado.

Porém, para o restante do dia, seja flexível, porque sua equipe também estará se acostumando com esse novo modo de trabalhar e descobrindo qual a melhor forma de se organizar para realizar o serviço em casa.

4. Faça reuniões virtuais

Como foi dito anteriormente, manter contato com sua equipe é essencial para que o trabalho remoto funcione bem. Contudo, não é aconselhável manter a comunicação apenas por telefone ou mensagens porque elas não são tão eficientes quanto uma chamada de vídeo.

Em uma videoconferência é possível ver toda a sua equipe, conversar e manter um diálogo fluido, apresentar documentos, identificar problemas, discutir o andamento de projetos e dar feedbacks.

Além disso, para realizar a videoconferência você pode escolher a plataforma que achar mais adequada e segura para discutir assuntos da empresa, mostrar dados e compartilhar informações que são importantes para a instituição.

Assim, você garante que as informações da empresa estejam seguras, o que nem sempre acontece quando são compartilhadas em outros aplicativos, como WhatsApp e e-mails.

5. Certifique-se de que todos tenham condições de fazer home office

Toda a equipe da empresa que estiver em home office precisa ter condições materiais de trabalho para que ele funcione verdadeiramente, como equipamentos de qualidade, celulares ou computadores, internet e softwares que suportem as tarefas do dia a dia.

Essas condições são itens essenciais para que o profissional seja capaz de realizar suas atividades em casa. O ideal é que antes de iniciar o home office, a empresa confira se todos têm esses requisitos em casa.

Caso algum colaborador tenha dificuldade para desenvolver seu trabalho por falta de algum dos itens necessários, você deve providenciar o material ou equipamento o mais rápido possível.

6. Oriente seus colaboradores

Pode parecer repetitivo afirmar que uma equipe remota tem que estar sempre em contato entre si e seus coordenadores, mas é a realidade. E essa comunicação pode ser feita de várias formas, como falamos anteriormente.

Muitos escritórios não trabalhavam dessa maneira e tiveram que investir nessa modalidade de serviço, contudo, esse modo de comunicação ainda é novo para grande parte dos colaboradores. Sendo assim, você não pode deixar de orientar sua equipe e ensiná-la a utilizar todas as ferramentas que serão necessárias para a realização das atividades diárias.

É função da empresa mostrar como os programas funcionam para agilizar o trabalho da equipe, evitar erros e manter as informações da instituição seguras, mesmo sendo compartilhadas em diferentes equipamentos de rede.

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7. Tenha ferramentas de qualidade

Para gerenciar uma equipe remota com segurança, você precisa se certificar de que todas essas ferramentas utilizadas para fazer reuniões e compartilhar documentos, são de qualidade.

Um programa de qualidade deve ter algumas características específicas, por exemplo, boa usabilidade, praticidade e segurança de dados. Esses itens vão garantir que todos os colaboradores consigam utilizar tranquilamente as ferramentas e realizar as tarefas de forma ágil. Lembre-se de que os softwares têm que ser disponibilizados para facilitar o trabalho e não dificultá-lo.

A segurança de dados é essencial para que você tenha certeza de que os documentos da empresa não serão invadidos ou roubados. Além disso, ela protege também os seus dados pessoais e os de seus colaboradores, o que é fundamental ao utilizar a internet.

Conclusão

Para gerenciar bem uma equipe remota você deve manter uma comunicação diária com seu time, seja por softwares de comunicação, WhatsApp ou telefone. Além disso, é necessário realizar reuniões por videoconferências para que os profissionais consigam conversar de maneira mais fluida e natural.

Lembre-se também de verificar se todos os colaboradores possuem condições de manter o home office e orientá-los. Como esse é um momento difícil e diferente para todos, você ainda deve dar flexibilidade para os profissionais se adequarem e manterem em mente que o mais importante são os resultados obtidos pela equipe.

Por último, use sempre ferramentas de qualidade para se certificar de que suas informações estarão seguras e que os colaboradores vão utilizar os softwares tranquilamente. Ao realizar essas ações, você vai proteger os dados de sua empresa, manter a produtividade de seus colaboradores e ainda garantir que todos vão passar por esse momento difícil de uma forma mais leve.

Depois de descobrir como gerenciar sua equipe remota, veja o que vai mudar nos escritórios após o coronavírus!

Até a próxima!

O que vai mudar nos escritórios após o coronavírus?

A pandemia da Covid-19 impactou profundamente o modo de trabalho e de vida no mundo todo. Boa parte dos profissionais dos escritórios, após o coronavírus, foram obrigados a realizar seus serviços de casa. Os pontos turísticos, o comércio e as ruas das cidades estão vazias enquanto a população “cumpre” o isolamento social.

Ainda não se sabe quando esse período de isolamento vai acabar e a rotina voltar ao normal. Mas, será que tudo vai continuar como era antes? Os escritórios vão funcionar do mesmo modo que operavam antes da pandemia? Dica: criamos o Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas, com dicas e ferramentas para quem adotou esta modalidade de trablaho.

Muitos acreditam que não, porque a tendência é que os cuidados com o vírus continuem mesmo após o fim da pandemia. Isso deve acontecer, porque a criação da vacina ainda deve demorar e as pessoas estarão com medo de se expor à doença.

Sendo assim, listamos algumas mudanças que devem acontecer nos escritórios após o surgimento do novo coronavírus. Continue lendo para conferir e adequar sua empresa a essas transformações:

Six Feet Office

O “Six Feet Office” é uma criação da Cushman & Wakefield, uma empresa global de serviços imobiliários. Em tradução livre, “six feet” significa seis pés, que é uma unidade de medida usada pelos norte-americanos. Quando convertidos os “six feet” equivalem a 1,82 metros, ou seja, aproximadamente a medida de isolamento social recomendada por organizações de saúde.

Nesse novo modelo de escritório as estações de trabalho devem ficar a, pelo menos, seis pés de distância uma das outras. Além disso, adesivos devem ser colocados em toda a empresa para lembrar os profissionais da maneira como eles devem se portar nesse ambiente.

Esses avisos devem mostrar, por exemplo, onde o colaborador deve pisar e em qual sentido andar para respeitar o isolamento social dentro do escritório. Assim, a segurança aumenta tanto para o profissional que respeita as medidas quanto para aqueles que compartilham o local de trabalho com ele.

Janelas abertas

Mais uma mudança que vai acontecer nas empresas será a abertura das janelas nas salas dos escritórios. Como a circulação do ar é muito relevante para que o vírus não se espalhe, elas terão que permanecer abertas durante o expediente.

Caso alguns espaços da empresa não tenham janelas que possam ser abertas, o responsável pelo escritório terá que repensar a disposição de seus colaboradores. Uma reforma que disponibilize janelas no local pode ser uma boa ideia.

Higienização frequente

Geralmente, a limpeza dos ambientes das empresas acontecia no início e no fim do dia. Depois da Covid-19, elas devem se tornar bem mais frequentes durante o expediente para evitar que o vírus fique em mesas, cadeiras e demais superfícies usadas pela equipe do escritório.

Outra medida que deve ser implementada é a disponibilização de materiais de prevenção do contágio, como álcool em gel, máscaras e até plásticos ou papéis sobre mesas e equipamentos, para que o profissional não precise tocar diretamente nessas superfícies.

Ao fim do dia, os colaboradores que usaram esses plásticos em seu espaço de trabalho devem jogá-los fora. No dia seguinte, um novo pode ser colocado e o colaborador deverá sempre fazer o mesmo procedimento dia após dia.

Verificação de temperatura

A verificação de temperatura dos colaboradores pode se tornar uma medida comum nos escritórios após o coronavírus. Essa ação é muito importante e grandes empresas, como a Amazon e Walmart, já a incluíram no cotidiano de seus funcionários durante a pandemia.

Não há nada na legislação trabalhista brasileira que impeça a verificação de temperatura dos profissionais de um escritório durante ou após uma pandemia. Uma vez que essa providência nesse período, pode ser considerada uma medida de segurança da empresa.

Além de medir a temperatura dos colaboradores, as empresas podem decidir testar regularmente sua equipe quando houver testes disponíveis para certificar-se de que ninguém esteja infectado no ambiente.

Horários diferentes

É comum os funcionários iniciarem e terminarem seus horários de trabalho juntos. Esse é outro padrão que está prestes a mudar. Diversas empresas no mundo estão repensando e reformulando os horários de entrada e saída dos profissionais para que elevadores não fiquem lotados.

E ainda, para que não haja aglomeração dentro dos escritórios outra alternativa plausível é a retirada de espaços comunitários para refeições, cafés e descanso. Assim, as chances do isolamento social ser respeitado serão maiores.

Menos pessoas no escritório

Muitas empresas que nunca tinham decretado home office tiveram que fazer isso devido à pandemia de Covid-19. E o que grande parte delas está percebendo é que esse modo de trabalho pode funcionar bem.

Então, será mesmo necessário mandar todos os colaboradores voltarem para os escritórios após o coronavírus acabar?

Essa ideia está sendo bastante discutida e não há apenas uma resposta certa para ela. Dependendo do número de profissionais contratados e do espaço físico da empresa, exigir que todos voltem juntos a trabalhar presencialmente pode não ser uma boa atitude.

Por isso, as empresas estão refletindo sobre o que pode ser feito. Algumas devem decretar home office total para parte de seus colaboradores, outras podem oferecer um dia na semana de trabalho remoto ou, ainda, fazer o retorno ao escritório por etapas.

Tecnologia usada para diminuição do contágio

Essa mudança talvez não seja tão imediata, principalmente no Brasil. Contudo, empresários já estão pensando em formas de utilizar a tecnologia para adaptar escritórios e, assim, diminuir as chances de contágio no trabalho.

A ideia é que com a tecnologia sejam criadas soluções para que os colaboradores de uma empresa não precisem tocar com as mãos muitas superfícies do escritório. Baseada na sede de uma empresa de gestão de resíduos do Oriente Médio, uma das ideias para o futuro é colocar portas que se abrem com sensores de movimentos ou reconhecimento facial.

Além disso, a possibilidade de realizar tarefas cotidianas, como pedir um café, pelo celular também estão sendo consideradas vantajosas cada vez mais.

Essas 7 medidas podem afetar as rotinas nos escritórios durante e após a pandemia, porque os cuidados ainda vão ser exigidos depois desse período mais crítico da propagação da doença.

Depois de ler nosso texto e descobrir quais são as tendências que estarão presentes nas empresas, você já sabe quais serão aplicadas em seu escritório? Deixe seu depoimento nos comentários!

5 qualidades que toda equipe de sucesso deve ter para obter resultados

Gerar resultados satisfatórios  é um problema na sua empresa?

Saiba que essa é a dificuldade de muitas empresas e gestores, pois para que uma empresa consiga gerar resultados é necessário que uma equipe de sucesso e bem estruturada esteja por trás do desenvolvimento da empresa.

Colaboradores que buscam crescimento e visibilidade no mercado que atuam são primordiais para formular uma equipe de sucesso, que atenda às expectativas da empresa e possa render frutos.

Hoje em dia não é tão simples conseguir formular uma equipe de sucesso, com atitudes que enriquecem o ambiente de trabalho, pois muitos colaboradores mostram-se despreocupados com a situação da empresa, quando não abrange o seu setor.

Porém, hoje com a grande competitividade que existe no mercado de trabalho, não basta somente ser bom, é preciso ser o melhor para se destacar como profissional e ser reconhecido em meio a tanta concorrência.

Dessa forma, é importante que os colaboradores estejam preocupados com toda a empresa, isso porque pensar no coletivo e em como a equipe está posicionada ajuda a melhorar a qualidade da empresa, aumentar vendas, qualificar o atendimento ao cliente e criar novos serviços cada vez melhores.

Com base nesse objetivo, elencamos 5 qualidades primordiais, que toda equipe de sucesso deve ter. Descubra quais são agora mesmo:

1. Para montar uma equipe de sucesso os colaboradores devem ser flexíveis

Flexibilidade é uma grande característica e auxilia quando o trabalho é realizado no coletivo, pois para formular alguma estratégia de venda, por exemplo, os colaboradores precisam pensar, analisar o mercado e definir o que se busca como resultados.

Nesse sentido, como cada pessoa possui uma opinião e visão sobre determinado assunto, o importante é ser flexível para conseguir entender a opinião e sugestão do outro, pois dessa maneira consegue se estabelecer um diálogo saudável para debater estratégias com foco em resultados.

2. Quando busca-se resultados é essencial ter iniciativa

Iniciativa precisa estar presente em uma equipe de sucesso, porque permite criar coisas novas, personalizar o atendimento e ir em busca de melhorias para manter a competitividade.

Uma equipe que não tem iniciativa acaba por seguir uma rotina igual durante anos, e como as mudanças acontecem diariamente, a empresa fica atrasada e não consegue um bom posicionamento no mercado.

Além disso, é importante que o colaborador saiba que a iniciativa parte dele, que ele precisa mostrar que está interessado em determinado assunto dentro da empresa, pois dessa forma o gestor consegue auxiliar orientando o colaborador sobre o melhor caminho em busca de elaborar ações em prol do crescimento da empresa.

3. Sem criatividade é impossível gerar novas ideias

Criatividade é uma grande qualidade e indispensável quando busca-se aumentar a lucratividade, conquistar espaço no mercado e manter a empresa competitiva. A partir do exercício da criatividade é possível sair de situações difíceis e conseguir posicionar a sua marca ou empresa de forma diferenciada.

A criatividade está presente em todas as pessoas, porém algumas desenvolvem mais facilmente que as outras, e nesses casos é importante que o gestor incentive ações que possibilitem a utilização da criatividade.

É primordial também oferecer ao colaborador a chance de expor as suas ideias e disponibilizar espaço para executá-las, caso seja viável e uma proposta interessante para a empresa.

Atualmente percebe-se uma grande necessidade de mais profissionais criativos, que saibam sair da mesmice e pensar em coisas novas.

4. Motivação é peça chave no crescimento

Motivação faz com que o colaborador tenha vontade de desempenhar as suas funções da melhor maneira possível. Quando um colaborador não é motivado ele não tem vontade de trabalhar, gerar lucratividade e de crescer como profissional e auxiliar para o crescimento da empresa.

Muitas vezes um funcionário desmotivado ainda pode causar problemas maiores dentro do ambiente corporativo, como por exemplo incentivar o desperdício de tempo, baixa produtividade e até mesmo pode atrapalhar os demais colaboradores no desempenho de suas funções.

Se você gestor percebe que a sua equipe ou algum colaborador apresenta grande desmotivação, o importante é chamar para uma conversa de forma a entender melhor a situação e o porque de estar acontecendo isso.

Pode ser apenas um momento de desmotivação, se essa for a situação, percebendo que o colaborador sempre rendeu dentro da empresa, é interessante manter o funcionário e incentivar ele, falar sobre a importância dele se manter focado.

Caso seja um colaborador que fica o dia todo utilizando redes sociais, celular ou só conversando, é interessante ter uma conversa mais complexa e em alguns casos a única opção é demitir, pelo bem da sua equipe e empresa.

5. Evolução garante uma equipe de sucesso

Evolução não é mais uma qualidade, hoje todos os funcionários devem ter o DNA da evolução dentro de si, pois é necessário para conseguir posicionar-se com maestria em um mercado cada vez mais concorrido e que novas tecnologias chegam diariamente.

Evoluir desde adquirir conhecimentos, assumir novos papéis dentro da empresa até buscar especializações na sua área de atuação, que possam atualizar os seus conhecimentos. É primordial que os funcionários não fiquem acomodados dentro da empresa somente com a graduação ou curso que realizaram, pois conforme o tempo passa, evoluir torna-se imprescindível!

 

Se você é gestor e quer ter uma equipe de sucesso, mostre essas dicas para a sua equipe e conversem sobre melhorar alguns pontos citados, quando necessário. Porém, se você é colaborador e deseja se tornar um profissional incrível, essas dicas de qualidades também são pra você.

Começa a melhorar ou atribuir essas qualidades para a sua vida profissional e melhore os resultados da empresa!

 

 

Comunicação interna nas empresas: como melhorar o relacionamento com os colaboradores

Manter uma boa comunicação interna entre a empresa e seus colaboradores é fundamental para a criar um ambiente corporativo saudável e produtivo.

É por meio da comunicação interna que gestores e sócios de empresas conseguem interagir e trocar informações com suas equipes, passando a visão da empresa e os objetivos do negócio, da mesma forma, é importante extrair dos profissionais sua visão sobre o ambiente de trabalho, andamento das tarefas e sugestões do que pode ser melhorado na empresa.

Quando a comunicação não é realizada de forma efetiva dentro da empresa, podem surgir inúmeros problemas, que com o tempo tendem a se agravar, prejudicando o ambiente de trabalho, a execução das tarefas, a produtividade da equipe e os resultados do negócio.

Sabe-se que em boa parte das empresas não existe uma política padronizada de comunicação interna. Porém, nas empresas que possuem, embora geralmente não se tenha um setor destinado para esta atividade, na maioria dos casos a responsabilidade fica dividida entre os setores de Recursos Humanos e Marketing.

No entanto, mesmo sendo uma atividade fundamental, muitas empresas não valorizam a importância de manter processos de comunicação interna e acabam possivelmente alcançando resultados abaixo do que poderiam alcançar se houvesse uma comunicação interna eficiente.

Pesquisa sobre comunicação interna nas empresas

Em uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), para mapear as práticas adotadas pelas organizações em relação ao seu processo de comunicação interna, foram realizadas entrevistas em 179 empresas de diversos segmentos e setores da economia, todas classificadas na lista das 1.000 maiores empresas do Brasil.

Os dados da pesquisa mostraram o crescente aumento da função estratégica desempenhado pela comunicação interna, em 50% das empresas participantes, a comunicação organizacional teve reporte direto à presidência da organização.

Para 76% das empresas participantes, a área de comunicação corporativa ocupa os níveis mais elevados na estrutura organizacional dessas empresas, sendo 34% no nível de diretoria e 34% no nível de gerência.

O que mostra a importância do engajamento dos gestores no desenvolvimento da comunicação interna da empresa. No desenvolvimento das atividades relativas à comunicação interna, 64% das empresas participantes, contam com a realização conjunta entre profissionais da equipe interna e equipe externa (fornecedores).

Analisando a pesquisa realizada pela ABERJE, podemos perceber que existe uma necessidade crescente do acompanhamento contínuo e troca de informações com os colaboradores e equipes para auxiliar e garantir os melhores resultados na aplicação da comunicação interna. O que já era necessário, nos dias atuais com a competitividade no mercado, tornou-se fundamental.

Como estabelecer uma boa comunicação interna?

Bom, você pode começar de diversas formas, o mais importante é avaliar de forma contínua o andamento dos processos de comunicação e se a troca de informações está ocorrendo como planejado.

Hoje em dia é fundamental explorar os serviços que a tecnologia oferece, agilizando e potencializando a troca de informações entre gestores, equipes e diferentes setores. Listamos algumas dessas ferramentas:

  • Sistema de intranet
  • Blog corporativo interno
  • Rede social corporativa
  • E-mail institucional, listas de e-mail e newsletter
  • Reuniões online e videoconferência
  • Serviços de comunicação instantânea como Slack, Skype ou WhatsApp

Também temos meios tradicionais e muito eficientes de comunicação:

  • Mural de recados
  • Reuniões coletivas
  • Eventos e convenções
  • Manual ou cartilha do colaborador
  • Caixa de sugestões

Como você pode perceber, são muitas formas que pode ocorrer a troca de informações internamente na sua empresa. Por isso antes de passar a utilizar qualquer forma de comunicação, é importante ter claro entre os gestores os objetivos e limites em cada processo de comunicação.

Claro que as formas que ocorrem a troca de informação mudam, principalmente pelo número de colaboradores e pela distribuição física destes na empresa. Por exemplo, se sua empresa possui apenas uma sede sem unidades ou filiais, fica mais fácil centralizar avisos em um mural de recados, em um local de convivência da equipe, o que daria muito mais trabalho em uma empresa com dezenas de unidades.

Listamos alguns passos a serem seguidos na escolha e implementação das melhores práticas de comunicação corporativa interna na sua empresa:

1 – Análise da situação atual

Antes de começar qualquer tipo de reestruturação ou implantação, é importante saber como ocorre a troca de informações entre a empresa e seus colaboradores, entre os setores e suas equipes.

O primeiro passo deve ser no sentido de entender qual é o maior problema existente na comunicação entre a empresa e os seus colaboradores. Por exemplo, quais informações do negócio são compartilhadas para os gestores, setores e colaboradores. Também é necessário avaliar a eficiência das formas de comunicação utilizadas, por exemplo quando um comunicado é emitido por algum canal de informação, verificar se todos os colaboradores de fato acessam e tomam conhecimento daquela informação.

O problema da comunicação interna pode estar no canal de comunicação utilizado, na forma de compartilhamento das informações ou no acesso dos colaboradores às informações.

2 – Definir os objetivos e responsáveis pela comunicação

A comunicação ideal para a sua empresa deve ter clareza, agilidade e simplicidade, pois dessa forma favorece o alinhamento de todos os colaboradores em relação aos procedimentos da empresa, evitando mal-entendidos e interpretações erradas.

Para alcançar esse modelo ideal, é necessário primeiro ter claro quais informações devem ser compartilhadas dentro da empresa, quem deve ter acesso a cada tipo de informação e quem será o responsável por compartilhar e acompanhar os resultados gerados. Por exemplo, o diretor de cada departamento deve ser responsável por compartilhar os objetivos estratégicos do negócio para a sua equipe e este deve garantir que as atividades do setor estejam alinhadas com esses objetivos.

3 – Definir os canais e padrões de comunicação

Como já listamos acima, há inúmeras formas de transmitir as informações da empresa entre os colaboradores. A escolha dos canais a serem utilizados deve atender o tipo de informação a ser transmitido, a urgência que a informação deve ser acessada e o nível de formalidade e garantia de acesso que cada informação exige.

Além disso, é necessário considerar o perfil e contexto de trabalho da equipe, por exemplo em um escritório de contabilidade uma informação deve ser compartilhada de forma diferente que para os operadores em uma indústria.

Listamos alguns dos canais mais utilizados e suas principais características:

  • Mural de recados: utilizado para divulgação de comunicados gerais da empresa, com informações que devem estar acessíveis a todos os colaboradores. É recomendado que os murais fiquem em locais de convivência na empresa, como o local de registro ponto, refeitórios ou vestiários. Também pode ser interessante criar murais de recados em cada setor/departamento da empresa, para divulgação de todas informações relacionadas somente ao setor.
  • E-mail: é o canal ideal para uma comunicação sem urgência (pois até 24 horas é um período de resposta aceitável) e alta formalidade (pois todas as mensagens ficam registradas para o emissor, o receptor e a própria empresa). Porém, não é ideal que o e-mail seja usado para tratar de assuntos negativos, como demissões, pois retira um pouco da pessoalidade necessária para tal situação. Para segmentar o envio de mensagens pode ser usado listas de e-mail, agrupando nas listas e-mails por setores ou hierarquia dentro da empresa.
  • Reuniões: as reuniões são importantes para compartilhamento e debate de informações estratégicas da empresa ou setores em específico. Nesses casos, como a informação da mensagem costuma ser altamente relevante, é interessante que exista um meio escrito acompanhando para registrar os principais pontos debatidos na reunião, por exemplo, uma ata ou documento que todos tenham acesso.
  • Eventos: Promover eventos é uma excelente maneira para divulgar campanhas institucionais e integrar a equipe. Por exemplo, realizar uma convenção reunindo todas equipes para treinamento e divulgação de campanhas é uma excelente maneira de motivar os colaboradores para o alcance das metas da empresa. Também é interessante promover eventos de integração em datas festivas, para estimular o relacionamento entre os profissionais.
  • Comunicadores instantâneos: em muitas equipes está sendo utilizado o Whatsapp como canal de comunicação, o que pode dar muito certo para o troca de informações gerais que precisam chegar rapidamente ao receptor. Por outro lado, não é indicado para mensagens complexas, que requerem um formato mais longo e explicativo. Outra boa opção de serviço de comunicação entre equipes é o Slack.

4 – Criar documentos com orientações/regras de comportamento no trabalho

Toda empresa tem (ou deveria ter) um conjunto de regras e orientações de como os colaboradores devem se comportar no ambiente de trabalho. Essas orientações podem contemplar que tipo de roupas podem ser usadas, como se relacionar com os colegas, como deve ser realizado o atendimento aos clientes, diretrizes para utilização de sistemas e realização de tarefas, horários de trabalho e intervalos e tudo mais que abrange o desempenho das atividades dentro da empresa.

É recomendado que a empresa agrupe todas essas orientações em um documento, que deve ficar acessível aos colaboradores em formato digital e impresso. Em empresas maiores, talvez seja necessário a criação de documentos específicos para cada setor/departamento, com as orientações que contemplam as atividades do departamento, por exemplo um setor de vendas, com informações sobre os serviços da empresa, padrões de atendimento e exigências em relação a utilização do sistema de vendas e lançamento de pedidos.

Como aqui na Lumiun nosso objetivo é tornar o uso da internet mais seguro e produtivo nas empresas, não podemos deixar de abordar a utilização da tecnologia no ambiente de trabalho. Para prevenir problemas de segurança como perda de dados e também evitar o desperdício de tempo dos colaboradores, sugerimos a criação de um documento com diretrizes em relação ao uso dos celulares para atividades pessoais e também que tipos de conteúdos e sites podem ser acessados durante o trabalho. Inclusive, fornecemos um modelo de documento que pode ser utilizado na sua empresa.

Concluindo, como já falamos, manter uma boa comunicação interna nas empresas é fundamental para criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Para que isso ocorra, não é necessário grande investimento ou esforço, basta definir os objetivos claramente, que tipo de informações devem ser compartilhadas, quem pode/deve ter acesso a cada informação e quem são os responsáveis por compartilhar e monitorar os resultados da comunicação.

 

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Passo a passo: como criar um manual de ética e bom uso da Internet no trabalho

Como evitar que a Internet prejudique a produtividade dos colaboradores e das equipes sem ter que privá-los do acesso ao universo digital, tão importante para acompanhar novidades, inovações e fazer contatos? Esse é um dilema que a maioria das organizações e gestores de equipes e TI enfrentam atualmente.

Estudos e pesquisas apontam que os colaboradores gastam, em média, 30% do tempo de navegação em sites sem qualquer relação com a atividade profissional. Além de representar prejuízo financeiro direto para a empresa, pelo desperdício de tempo e uso de recursos de tecnologia e Internet, a banda consumida pode comprometer a velocidade da Internet e atividades do restante da equipe, o que acaba resultando em um duplo prejuízo para o empregador.

Mas como lidar com a situação? Impedir a navegação na Internet não é uma prática recomendada, pois é praticamente impossível uma empresa e seus colaboradores ficarem desconectados. Por outro lado, liberar o acesso sem limites a qualquer site ou serviço online, pode trazer riscos, gerar problemas ou comprometer o desempenho da equipe e da segurança de informações da empresa.

Portanto, uma boa alternativa está na elaboração de regras para utilização da Internet na empresa, através de um Manual ou cartilha. Esse documento irá ajudar a adequar comportamentos, práticas e ações de todos os colaboradores, resguardando a companhia contra possíveis contratempos.

O grande desafio porém, é encontrar o ponto de equilíbrio entre a defesa dos interesses da empresa e o respeito à privacidade dos colaboradores. Para evitar que ocorram abusos de ambas as partes, o ideal é que o manual seja elaborado por uma comissão composta por representantes de diversas áreas da empresa. Assim, é possível ter um documento de autoria coletiva e com a participação dos próprios usuários da Internet.

O trabalho de elaboração e aplicação do manual de ética e bom uso da internet no trabalho deve ser realizado em etapas, que podem ser:

Etapa 1: Definição da equipe/comissão responsável

A participação deve ser estimulada pela direção da empresa, com o envio de sugestões e necessidades por parte dos colaboradores de todas as áreas e setores. Os responsáveis devem ser de diferentes áreas da empresa, sendo indispensável a participação dos gestores do setor de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação.

Etapa 2: Definição de regras e política de acesso

Os responsáveis pela elaboração do manual, seguindo as orientações do gestor de RH e TI, devem definir quais serão as regras de acesso à Internet, quais os tipos de conteúdos e sites podem ser acessados e quais estarão bloqueados. A sugestão é manter o equilíbrio e flexibilidade entre as necessidades da empresa e dos colaboradores.

Por exemplo, definir horários para acesso à determinados sites, como redes sociais, comunicadores instantâneos e e-mail pessoal, também é recomendado a criação de grupos de usuários, com regras de acordo com suas necessidades e perfil de atividades, por exemplo, os setores de imprensa, comunicação e marketing pode ter acesso mais amplo à redes sociais e o setor administrativo aos conteúdos técnicos sobre a área de contabilidade e administrativa.

Etapa 3: Elaboração do manual

O documento deve apresentar de forma explicativa e clara os seguintes pontos:

  • Usos permitidos para a internet e o e-mail corporativo;
  • Práticas proibidas e regras de acesso, detalhando o que não pode ser acessado;
  • Alerta para a possibilidade de monitoramento da navegação do colaborador;
  • Formas adequadas para mencionar a empresa nas redes sociais e sites;
  • Direitos dos colaboradores no que se refere à privacidade;
  • Sanções e penalidades para quem descumprir as regras estabelecidas no manual;
  • Tipos de dispositivos que podem ser utilizados nos computadores da empresa, conexão do smartphone, fones de ouvido e pendrive;
  • Tipo de conteúdo que pode ser salvo nos computadores da empresa.

Etapa 4: Elaboração de documento com política de uso da tecnologia da empresa

Ao implementar um política de gerenciamento de acesso à internet e de uso dos recursos de tecnologia, é necessário que a empresa formalize esse procedimento e informe os colaboradores. Para isso é importante a criação de um documento que detalhe as regras e condições de uso da internet e equipamentos de tecnologia, informe as penalidades no caso de descumprimento das regras e formalize o conhecimento do profissional em relação à política da empresa.

Você pode utilizar na sua empresa esse modelo de documento de política de uso da internet para empresas.

É importante que os colaboradores assinem esse documento comprovando sua ciência, resguardando assim a empresa no caso de alguma argumentação ou problemas com invasão de privacidade.

Etapa 5: Definição de ferramenta para controle e monitoramento

Para que a política de bom uso da Internet seja implementada e funcione corretamente, é imprescindível utilizar algum serviço para o controle e monitoramento do acesso à Internet. Através dessa ferramenta devem ser implementadas as regras de acesso definidas no manual e também é possível fazer o monitoramento da navegação dos seus colaboradores.

Através de relatórios e gráficos de acesso e navegação é possível verificar se as regras estão sendo seguidas pelos colaboradores e utilizar essas informações para comprovar o uso indevido e justificar as sanções e penalidades previstas no manual.

Há inúmeras alternativas de ferramentas e serviços para o gerenciamento do acesso à Internet, desde servidores locais com Linux e serviços de Proxy/Firewall, soluções personalizadas como Dell SonicWall, Fortinet Fortigate e vários outros, programas de controle a serem instalados nos computadores, até soluções mais modernas baseadas em nuvem como Open DNS e Lumiun Tecnologia.

Etapa 6: Divulgação do manual

Todos os colaboradores devem receber uma cópia do manual. Se possível, a empresa deve organizar uma atividade na qual o documento será apresentado, definindo a data que entra em vigor a política descrita no manual. Esse momento pode ser o início da campanha de conscientização sobre o uso responsável da Internet no ambiente corporativo. A companhia criará as condições para que o manual esteja disponível a qualquer momento via internet, em murais ou no setor de Recursos Humanos.

Etapa 7: Orientação e treinamento

O documento com a política de uso da Internet deve integrar o material recebido por todos os novos colaboradores, junto com as devidas orientações quanto às condições e regras de uso da internet e recursos de tecnologia na empresa. Cabe ao setor de Recursos Humanos destacar a importância do cumprimento das normas estabelecidas no manual.

A aplicação do manual deve ser alvo de campanhas permanentes por parte da empresa. O setor de RH tem papel fundamental na disseminação da cultura de uso responsável dos recursos de tecnologia da empresa, não apenas da Internet. Temas como download de material pirata (CDs, DVDs, games e softwares), disseminação de material pornográfico ou crimes relacionados ao ambiente digital devem fazer parte de seminários, cursos e atividades de treinamento para os colaboradores.

Etapa 8: Sanções e penalidades

O objetivo da implantação de uma política de bom uso da Internet não deve ser punir os colaboradores, mas criar a cultura de utilização responsável da tecnologia. Por isso, não é aconselhável aplicar as sanções abruptamente. Durante um período de adaptação, é recomendado informar os colaboradores caso não estejam cumprindo as regras previstas no manual. Se a prática de mau uso se mostrar recorrente, a empresa deve então aplicar as sanções e penalidades previstas.

Empresa e colaboradores têm responsabilidades e direitos quando o assunto é a utilização da internet e da tecnologia. Esclarecer os papéis de cada um e promover o bom uso da tecnologia gera benefícios a todas as partes. A elaboração adequada de uma política de uso da Internet e um manual para sua documentação deve ter como finalidade a formação de uma cultura corporativa, no sentido de beneficiar todos envolvidos, os colaboradores se tornando mais produtivos e a empresa melhorando seus resultados.

Se você tem alguma experiência semelhante na sua empresa, compartilhe conosco nos comentários!

Liberar ou bloquear o acesso às redes sociais nas empresas?

O questionamento sobre o acesso às redes sociais durante o trabalho é um dilema presente no cotidiano de muitos gestores de empresas: bloquear o acesso à redes e sites que desviam o foco e reduzem a produtividade dos colaboradores, ou liberar o acesso à esses sistemas, visando o bem estar dos colaboradores? É uma pergunta difícil de ser respondida.

Liberar o acesso às redes sociais?

O acesso às redes sociais é o fator que mais contribui para o desperdício de tempo no trabalho. No Brasil, mais de 90% dos usuários de internet possuem perfil em ao menos uma rede social e pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho. Apesar de as redes sociais serem usadas por pessoas de todas as idades, o público jovem é que lidera o uso, inclusive no ambiente de trabalho.

Uma das coisas em que os jovens devem estar atentos e preocupados é o fato de que o ambiente de trabalho é para trabalho e quando se fica muito tempo nas rede sociais, o momento é de se repensar, pois este tipo de atitude pode ser duas coisas: ou o profissional está acomodado e não tem perspectiva de crescimento na empresa ou está muito desmotivado.

Sabemos que hoje com a grande quantidade disponível de redes, aplicativos e o rápido acesso através de inúmeros dispositivos, o acesso às redes sociais pode ocorrer de variadas maneiras. Dessa forma, o gestor deve decidir se quer ou não liberar o acesso às redes sociais, por isso é importante conhecer a sua equipe e entender como esse uso pode influenciar na produtividade.

As empresas podem adotar políticas liberais ou mais conservadoras, mas com certeza o ponto mais importante a ser considerado e trabalhado é a maturidade da equipe. Em uma equipe madura, produtiva e em compromisso com os resultados da empresa, é possível adotar uma postura mais flexível, liberando o acesso sem restrições ou em horários específicos.

O que não é recomendado para equipes sem esta maturidade, pois fará com que os colaboradores percam ainda mais o foco nas atividades da empresa e comprometam os resultados.

Nesse sentido, podemos concluir que o gestor deve buscar soluções nos dois sentidos, desenvolver métodos de manter a equipe motivada, produtiva e focada nas tarefas e resultados da empresa, mas ao mesmo tempo implementar uma política de acesso à Internet de acordo com o perfil da equipe, bloqueando o acesso para evitar desperdício de tempo e baixa produtividade, se necessário.

Bloquear o acesso às redes sociais?

Caso o gestor acredite que as redes sociais são uma ameaça para o seu negócio e para a sua equipe, pois além de prejudicar a produtividade elas também facilitam e abrem espaço para a entrada de vírus, Ransomware, phishing, entre outros problemas referentes a segurança.

Em uma situação como essa o ideal é implantar um sistema para gestão e controle da internet. Porém, o mais importante é usar do bom senso nas regras, pois o recomendado é analisar as particularidades da sua equipe e definir grupos de acesso, implementando regras de acesso de acordo com o perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas, de forma diferente para cada grupo definido.

Por exemplo, o setor de vendas pode utilizar as redes sociais para prospecção de clientes, o setor de RH pode buscar informações sobre profissionais em redes como LinkedIn e até mesmo no Facebook, mas o restante da sua equipe não tem nenhum tipo de relação das atividades realizadas com o acesso às redes sociais.

Nesse cenário, o ideal será o acesso liberado ao setor de vendas, acesso controlado em horários específicos para o RH e o restante da equipe ter o acesso bloqueado ou ainda, como opção, liberado em algum horário específico de intervalo.

Outro ponto importante é o levantamento de informações sobre o uso da Internet, ter relatórios do que está sendo acessado e analisar essas informações em conjunto com relatórios de produtividade da equipe e entrega de tarefas, pode levar a otimização da sua política de acesso a Internet.

Faça essa experiência, com bloqueios e acessos liberados, preste atenção no comportamento dos colaboradores, compare resultados e verá como as pessoas são capazes de surpreender, tanto para o lado positivo, quanto para o lado negativo.

Você tem experiências ou sugestões sobre o bloqueio de acesso as redes sociais? Compartilhe conosco nos comentários!

4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

 

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!