5 qualidades que toda equipe de sucesso deve ter para obter resultados

Gerar resultados satisfatórios  é um problema na sua empresa?

Saiba que essa é a dificuldade de muitas empresas e gestores, pois para que uma empresa consiga gerar resultados é necessário que uma equipe de sucesso e bem estruturada esteja por trás do desenvolvimento da empresa.

Colaboradores que buscam crescimento e visibilidade no mercado que atuam são primordiais para formular uma equipe de sucesso, que atenda às expectativas da empresa e possa render frutos.

Hoje em dia não é tão simples conseguir formular uma equipe de sucesso, com atitudes que enriquecem o ambiente de trabalho, pois muitos colaboradores mostram-se despreocupados com a situação da empresa, quando não abrange o seu setor.

Porém, hoje com a grande competitividade que existe no mercado de trabalho, não basta somente ser bom, é preciso ser o melhor para se destacar como profissional e ser reconhecido em meio a tanta concorrência.

Dessa forma, é importante que os colaboradores estejam preocupados com toda a empresa, isso porque pensar no coletivo e em como a equipe está posicionada ajuda a melhorar a qualidade da empresa, aumentar vendas, qualificar o atendimento ao cliente e criar novos serviços cada vez melhores.

Com base nesse objetivo, elencamos 5 qualidades primordiais, que toda equipe de sucesso deve ter. Descubra quais são agora mesmo:

1. Para montar uma equipe de sucesso os colaboradores devem ser flexíveis

Flexibilidade é uma grande característica e auxilia quando o trabalho é realizado no coletivo, pois para formular alguma estratégia de venda, por exemplo, os colaboradores precisam pensar, analisar o mercado e definir o que se busca como resultados.

Nesse sentido, como cada pessoa possui uma opinião e visão sobre determinado assunto, o importante é ser flexível para conseguir entender a opinião e sugestão do outro, pois dessa maneira consegue se estabelecer um diálogo saudável para debater estratégias com foco em resultados.

2. Quando busca-se resultados é essencial ter iniciativa

Iniciativa precisa estar presente em uma equipe de sucesso, porque permite criar coisas novas, personalizar o atendimento e ir em busca de melhorias para manter a competitividade.

Uma equipe que não tem iniciativa acaba por seguir uma rotina igual durante anos, e como as mudanças acontecem diariamente, a empresa fica atrasada e não consegue um bom posicionamento no mercado.

Além disso, é importante que o colaborador saiba que a iniciativa parte dele, que ele precisa mostrar que está interessado em determinado assunto dentro da empresa, pois dessa forma o gestor consegue auxiliar orientando o colaborador sobre o melhor caminho em busca de elaborar ações em prol do crescimento da empresa.

3. Sem criatividade é impossível gerar novas ideias

Criatividade é uma grande qualidade e indispensável quando busca-se aumentar a lucratividade, conquistar espaço no mercado e manter a empresa competitiva. A partir do exercício da criatividade é possível sair de situações difíceis e conseguir posicionar a sua marca ou empresa de forma diferenciada.

A criatividade está presente em todas as pessoas, porém algumas desenvolvem mais facilmente que as outras, e nesses casos é importante que o gestor incentive ações que possibilitem a utilização da criatividade.

É primordial também oferecer ao colaborador a chance de expor as suas ideias e disponibilizar espaço para executá-las, caso seja viável e uma proposta interessante para a empresa.

Atualmente percebe-se uma grande necessidade de mais profissionais criativos, que saibam sair da mesmice e pensar em coisas novas.

4. Motivação é peça chave no crescimento

Motivação faz com que o colaborador tenha vontade de desempenhar as suas funções da melhor maneira possível. Quando um colaborador não é motivado ele não tem vontade de trabalhar, gerar lucratividade e de crescer como profissional e auxiliar para o crescimento da empresa.

Muitas vezes um funcionário desmotivado ainda pode causar problemas maiores dentro do ambiente corporativo, como por exemplo incentivar o desperdício de tempo, baixa produtividade e até mesmo pode atrapalhar os demais colaboradores no desempenho de suas funções.

Se você gestor percebe que a sua equipe ou algum colaborador apresenta grande desmotivação, o importante é chamar para uma conversa de forma a entender melhor a situação e o porque de estar acontecendo isso.

Pode ser apenas um momento de desmotivação, se essa for a situação, percebendo que o colaborador sempre rendeu dentro da empresa, é interessante manter o funcionário e incentivar ele, falar sobre a importância dele se manter focado.

Caso seja um colaborador que fica o dia todo utilizando redes sociais, celular ou só conversando, é interessante ter uma conversa mais complexa e em alguns casos a única opção é demitir, pelo bem da sua equipe e empresa.

5. Evolução garante uma equipe de sucesso

Evolução não é mais uma qualidade, hoje todos os funcionários devem ter o DNA da evolução dentro de si, pois é necessário para conseguir posicionar-se com maestria em um mercado cada vez mais concorrido e que novas tecnologias chegam diariamente.

Evoluir desde adquirir conhecimentos, assumir novos papéis dentro da empresa até buscar especializações na sua área de atuação, que possam atualizar os seus conhecimentos. É primordial que os funcionários não fiquem acomodados dentro da empresa somente com a graduação ou curso que realizaram, pois conforme o tempo passa, evoluir torna-se imprescindível!

 

Se você é gestor e quer ter uma equipe de sucesso, mostre essas dicas para a sua equipe e conversem sobre melhorar alguns pontos citados, quando necessário. Porém, se você é colaborador e deseja se tornar um profissional incrível, essas dicas de qualidades também são pra você.

Começa a melhorar ou atribuir essas qualidades para a sua vida profissional e melhore os resultados da empresa!

 

 

Comunicação interna nas empresas: como melhorar o relacionamento com os colaboradores

Manter uma boa comunicação entre a empresa e seus colaboradores é fundamental para a criar um ambiente corporativo saudável e produtivo. Já que é por meio da comunicação que os gestores e sócios das empresas conseguem interagir e trocar informações com suas equipes, passando para os colaboradores a visão da empresa e os objetivos do negócio, da mesma forma, é importante extrair dos profissionais sua visão sobre o ambiente de trabalho, andamento das tarefas e sugestões do que pode ser melhorado na empresa.

Quando a comunicação não é realizada de forma efetiva dentro da empresa, podem surgir inúmeros problemas, que com o tempo tendem a se agravar, prejudicando o ambiente de trabalho, a execução das tarefas, a produtividade da equipe e os resultados do negócio.

Sabe-se que em boa parte das empresas não existe uma política padronizada de comunicação interna. Porém, nas empresas que possuem, embora geralmente não se tenha um setor destinado para esta atividade, na maioria dos casos a responsabilidade fica dividida entre os setores de Recursos Humanos e Marketing.

No entanto, mesmo sendo uma atividade fundamental, muitas empresas não valorizam a importância de manter processos de comunicação interna e acabam possivelmente alcançando resultados abaixo do que poderiam alcançar se houvesse uma comunicação interna eficiente.

Pesquisa sobre comunicação interna nas empresas

Em uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), para mapear as práticas adotadas pelas organizações em relação ao seu processo de comunicação interna, foram realizadas entrevistas em 179 empresas de diversos segmentos e setores da economia, todas classificadas na lista das 1.000 maiores empresas do Brasil.

Os dados da pesquisa mostraram o crescente aumento da função estratégica desempenhado pela comunicação interna, em 50% das empresas participantes, a comunicação organizacional teve reporte direto à presidência da organização.

Para 76% das empresas participantes, a área de comunicação corporativa ocupa os níveis mais elevados na estrutura organizacional dessas empresas, sendo 34% no nível de diretoria e 34% no nível de gerência.

O que mostra a importância do engajamento dos gestores no desenvolvimento da comunicação interna da empresa. No desenvolvimento das atividades relativas à comunicação interna, 64% das empresas participantes, contam com a realização conjunta entre profissionais da equipe interna e equipe externa (fornecedores).

Analisando a pesquisa realizada pela ABERJE, podemos perceber que existe uma necessidade crescente do acompanhamento contínuo e troca de informações com os colaboradores e equipes para auxiliar e garantir os melhores resultados na aplicação da comunicação interna. O que já era necessário, nos dias atuais com a competitividade no mercado, tornou-se fundamental.

Como estabelecer uma boa comunicação interna?

Bom, você pode começar de diversas formas, o mais importante é avaliar de forma contínua o andamento dos processos de comunicação e se a troca de informações está ocorrendo como planejado.

Hoje em dia é fundamental explorar os serviços que a tecnologia oferece, agilizando e potencializando a troca de informações entre gestores, equipes e diferentes setores. Listamos algumas dessas ferramentas:

  • Sistema de intranet
  • Blog corporativo interno
  • Rede social corporativa
  • E-mail institucional, listas de e-mail e newsletter
  • Reuniões online e videoconferência
  • Serviços de comunicação instantânea como Slack, Skype ou WhatsApp

Também temos meios tradicionais e muito eficientes de comunicação:

  • Mural de recados
  • Reuniões coletivas
  • Eventos e convenções
  • Manual ou cartilha do colaborador
  • Caixa de sugestões

Como você pode perceber, são muitas formas que pode ocorrer a troca de informações internamente na sua empresa. Por isso antes de passar a utilizar qualquer forma de comunicação, é importante ter claro entre os gestores os objetivos e limites em cada processo de comunicação.

Claro que as formas que ocorrem a troca de informação mudam, principalmente pelo número de colaboradores e pela distribuição física destes na empresa. Por exemplo, se sua empresa possui apenas uma sede sem unidades ou filiais, fica mais fácil centralizar avisos em um mural de recados, em um local de convivência da equipe, o que daria muito mais trabalho em uma empresa com dezenas de unidades.

Listamos alguns passos a serem seguidos na escolha e implementação das melhores práticas de comunicação corporativa interna na sua empresa:

1 – Análise da situação atual

Antes de começar qualquer tipo de reestruturação ou implantação, é importante saber como ocorre a troca de informações entre a empresa e seus colaboradores, entre os setores e suas equipes.

O primeiro passo deve ser no sentido de entender qual é o maior problema existente na comunicação entre a empresa e os seus colaboradores. Por exemplo, quais informações do negócio são compartilhadas para os gestores, setores e colaboradores. Também é necessário avaliar a eficiência das formas de comunicação utilizadas, por exemplo quando um comunicado é emitido por algum canal de informação, verificar se todos os colaboradores de fato acessam e tomam conhecimento daquela informação.

O problema da comunicação interna pode estar no canal de comunicação utilizado, na forma de compartilhamento das informações ou no acesso dos colaboradores às informações.

2 – Definir os objetivos e responsáveis pela comunicação

A comunicação ideal para a sua empresa deve ter clareza, agilidade e simplicidade, pois dessa forma favorece o alinhamento de todos os colaboradores em relação aos procedimentos da empresa, evitando mal-entendidos e interpretações erradas.

Para alcançar esse modelo ideal, é necessário primeiro ter claro quais informações devem ser compartilhadas dentro da empresa, quem deve ter acesso a cada tipo de informação e quem será o responsável por compartilhar e acompanhar os resultados gerados. Por exemplo, o diretor de cada departamento deve ser responsável por compartilhar os objetivos estratégicos do negócio para a sua equipe e este deve garantir que as atividades do setor estejam alinhadas com esses objetivos.

3 – Definir os canais e padrões de comunicação

Como já listamos acima, há inúmeras formas de transmitir as informações da empresa entre os colaboradores. A escolha dos canais a serem utilizados deve atender o tipo de informação a ser transmitido, a urgência que a informação deve ser acessada e o nível de formalidade e garantia de acesso que cada informação exige.

Além disso, é necessário considerar o perfil e contexto de trabalho da equipe, por exemplo em um escritório de contabilidade uma informação deve ser compartilhada de forma diferente que para os operadores em uma indústria.

Listamos alguns dos canais mais utilizados e suas principais características:

Mural de recados: utilizado para divulgação de comunicados gerais da empresa, com informações que devem estar acessíveis a todos os colaboradores. É recomendado que os murais fiquem em locais de convivência na empresa, como o local de registro ponto, refeitórios ou vestiários. Também pode ser interessante criar murais de recados em cada setor/departamento da empresa, para divulgação de todas informações relacionadas somente ao setor.

E-mail: é o canal ideal para uma comunicação sem urgência (pois até 24 horas é um período de resposta aceitável) e alta formalidade (pois todas as mensagens ficam registradas para o emissor, o receptor e a própria empresa). Porém, não é ideal que o e-mail seja usado para tratar de assuntos negativos, como demissões, pois retira um pouco da pessoalidade necessária para tal situação. Para segmentar o envio de mensagens pode ser usado listas de e-mail, agrupando nas listas e-mails por setores ou hierarquia dentro da empresa.

Reuniões: as reuniões são importantes para compartilhamento e debate de informações estratégicas da empresa ou setores em específico. Nesses casos, como a informação da mensagem costuma ser altamente relevante, é interessante que exista um meio escrito acompanhando para registrar os principais pontos debatidos na reunião, por exemplo, uma ata ou documento que todos tenham acesso.

Eventos: Promover eventos é uma excelente maneira para divulgar campanhas institucionais e integrar a equipe. Por exemplo, realizar uma convenção reunindo todas equipes para treinamento e divulgação de campanhas é uma excelente maneira de motivar os colaboradores para o alcance das metas da empresa. Também é interessante promover eventos de integração em datas festivas, para estimular o relacionamento entre os profissionais.

Comunicadores instantâneos: em muitas equipes está sendo utilizado o Whatsapp como canal de comunicação, o que pode dar muito certo para o troca de informações gerais que precisam chegar rapidamente ao receptor. Por outro lado, não é indicado para mensagens complexas, que requerem um formato mais longo e explicativo. Outra boa opção de serviço de comunicação entre equipes é o Slack.

4 – Criar documentos com orientações/regras de comportamento no trabalho

Toda empresa tem (ou deveria ter) um conjunto de regras e orientações de como os colaboradores devem se comportar no ambiente de trabalho. Essas orientações podem contemplar que tipo de roupas podem ser usadas, como se relacionar com os colegas, como deve ser realizado o atendimento aos clientes, diretrizes para utilização de sistemas e realização de tarefas, horários de trabalho e intervalos e tudo mais que abrange o desempenho das atividades dentro da empresa.

É recomendado que a empresa agrupe todas essas orientações em um documento, que deve ficar acessível aos colaboradores em formato digital e impresso. Em empresas maiores, talvez seja necessário a criação de documentos específicos para cada setor/departamento, com as orientações que contemplam as atividades do departamento, por exemplo um setor de vendas, com informações sobre os serviços da empresa, padrões de atendimento e exigências em relação a utilização do sistema de vendas e lançamento de pedidos.

Como aqui na Lumiun nosso objetivo é tornar o uso da internet mais seguro e produtivo nas empresas, não podemos deixar de abordar a utilização da tecnologia no ambiente de trabalho. Para prevenir problemas de segurança como perda de dados e também evitar o desperdício de tempo dos colaboradores, sugerimos a criação de um documento com diretrizes em relação ao uso dos celulares para atividades pessoais e também que tipos de conteúdos e sites podem ser acessados durante o trabalho. Inclusive, fornecemos um modelo de documento que pode ser utilizado na sua empresa.

Concluindo, como já falamos, manter uma boa comunicação interna nas empresas é fundamental para criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Para que isso ocorra, não é necessário grande investimento ou esforço, basta definir os objetivos claramente, que tipo de informações devem ser compartilhadas, quem pode/deve ter acesso a cada informação e quem são os responsáveis por compartilhar e monitorar os resultados da comunicação.

O conteúdo do artigo foi relevante pra você? Compartilhe conosco nos comentários como sua empresa se faz para manter uma boa comunicação com os colaboradores e qual o impacto no ambiente de trabalho e produtividade!

Passo a passo: como criar um manual de ética e bom uso da Internet no trabalho

Como evitar que a Internet prejudique a produtividade dos colaboradores e das equipes sem ter que privá-los do acesso ao universo digital, tão importante para acompanhar novidades, inovações e fazer contatos? Esse é um dilema que a maioria das organizações e gestores de equipes e TI enfrentam atualmente.

Estudos e pesquisas apontam que os colaboradores gastam, em média, 30% do tempo de navegação em sites sem qualquer relação com a atividade profissional. Além de representar prejuízo financeiro direto para a empresa, pelo desperdício de tempo e uso de recursos de tecnologia e Internet, a banda consumida pode comprometer a velocidade da Internet e atividades do restante da equipe, o que acaba resultando em um duplo prejuízo para o empregador.

Mas como lidar com a situação? Impedir a navegação na Internet não é uma prática recomendada, pois é praticamente impossível uma empresa e seus colaboradores ficarem desconectados. Por outro lado, liberar o acesso sem limites a qualquer site ou serviço online, pode trazer riscos, gerar problemas ou comprometer o desempenho da equipe e da segurança de informações da empresa.

Portanto, uma boa alternativa está na elaboração de regras para utilização da Internet na empresa, através de um Manual ou cartilha. Esse documento irá ajudar a adequar comportamentos, práticas e ações de todos os colaboradores, resguardando a companhia contra possíveis contratempos.

O grande desafio porém, é encontrar o ponto de equilíbrio entre a defesa dos interesses da empresa e o respeito à privacidade dos colaboradores. Para evitar que ocorram abusos de ambas as partes, o ideal é que o manual seja elaborado por uma comissão composta por representantes de diversas áreas da empresa. Assim, é possível ter um documento de autoria coletiva e com a participação dos próprios usuários da Internet.

O trabalho de elaboração e aplicação do manual deve ser realizado em etapas, que podem ser:

Etapa 1: Definição da equipe/comissão responsável

A participação deve ser estimulada pela direção da empresa, com o envio de sugestões e necessidades por parte dos colaboradores de todas as áreas e setores. Os responsáveis devem ser de diferentes áreas da empresa, sendo indispensável a participação dos gestores do setor de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação.

Etapa 2: Definição de regras e política de acesso

Os responsáveis pela elaboração do manual, seguindo as orientações do gestor de RH e TI, devem definir quais serão as regras de acesso à Internet, quais os tipos de conteúdos e sites podem ser acessados e quais estarão bloqueados. A sugestão é manter o equilíbrio e flexibilidade entre as necessidades da empresa e dos colaboradores.

Por exemplo, definir horários para acesso à determinados sites, como redes sociais, comunicadores instantâneos e e-mail pessoal, também é recomendado a criação de grupos de usuários, com regras de acordo com suas necessidades e perfil de atividades, por exemplo, os setores de imprensa, comunicação e marketing pode ter acesso mais amplo à redes sociais e o setor administrativo aos conteúdos técnicos sobre a área de contabilidade e administrativa.

Etapa 3: Elaboração do manual

O documento deve apresentar de forma explicativa e clara os seguintes pontos:

  • Usos permitidos para a internet e o e-mail corporativo;
  • Práticas proibidas e regras de acesso, detalhando o que não pode ser acessado;
  • Alerta para a possibilidade de monitoramento da navegação do colaborador;
  • Formas adequadas para mencionar a empresa nas redes sociais e sites;
  • Direitos dos colaboradores no que se refere à privacidade;
  • Sanções e penalidades para quem descumprir as regras estabelecidas no manual;
  • Tipos de dispositivos que podem ser utilizados nos computadores da empresa, conexão do smartphone, fones de ouvido e pendrive;
  • Tipo de conteúdo que pode ser salvo nos computadores da empresa.

Etapa 4: Elaboração de documento com política de uso da tecnologia da empresa

Ao implementar um política de gerenciamento de acesso à internet e de uso dos recursos de tecnologia, é necessário que a empresa formalize esse procedimento e informe os colaboradores. Para isso é importante a criação de um documento que detalhe as regras e condições de uso da internet e equipamentos de tecnologia, informe as penalidades no caso de descumprimento das regras e formalize o conhecimento do profissional em relação à política da empresa.

Você pode utilizar na sua empresa esse modelo de documento de política de uso da internet para empresas.

É importante que os colaboradores assinem esse documento comprovando sua ciência, resguardando assim a empresa no caso de alguma argumentação ou problemas com invasão de privacidade.

Etapa 5: Definição de ferramenta para controle e monitoramento

Para que a política de bom uso da Internet seja implementada e funcione corretamente, é imprescindível utilizar algum serviço para o controle e monitoramento do acesso à Internet. Através dessa ferramenta devem ser implementadas as regras de acesso definidas no manual e também é possível fazer o monitoramento da navegação dos seus colaboradores.

Através de relatórios e gráficos de acesso e navegação é possível verificar se as regras estão sendo seguidas pelos colaboradores e utilizar essas informações para comprovar o uso indevido e justificar as sanções e penalidades previstas no manual.

Há inúmeras alternativas de ferramentas e serviços para o gerenciamento do acesso à Internet, desde servidores locais com Linux e serviços de Proxy/Firewall, soluções personalizadas como Dell SonicWall, Fortinet Fortigate e vários outros, programas de controle a serem instalados nos computadores, até soluções mais modernas baseadas em nuvem como Open DNS e Lumiun Tecnologia.

Etapa 6: Divulgação do manual

Todos os colaboradores devem receber uma cópia do manual. Se possível, a empresa deve organizar uma atividade na qual o documento será apresentado, definindo a data que entra em vigor a política descrita no manual. Esse momento pode ser o início da campanha de conscientização sobre o uso responsável da Internet no ambiente corporativo. A companhia criará as condições para que o manual esteja disponível a qualquer momento via internet, em murais ou no setor de Recursos Humanos.

Etapa 7: Orientação e treinamento

O documento com a política de uso da Internet deve integrar o material recebido por todos os novos colaboradores, junto com as devidas orientações quanto às condições e regras de uso da internet e recursos de tecnologia na empresa. Cabe ao setor de Recursos Humanos destacar a importância do cumprimento das normas estabelecidas no manual.

A aplicação do manual deve ser alvo de campanhas permanentes por parte da empresa. O setor de RH tem papel fundamental na disseminação da cultura de uso responsável dos recursos de tecnologia da empresa, não apenas da Internet. Temas como download de material pirata (CDs, DVDs, games e softwares), disseminação de material pornográfico ou crimes relacionados ao ambiente digital devem fazer parte de seminários, cursos e atividades de treinamento para os colaboradores.

Etapa 8: Sanções e penalidades

O objetivo da implantação de uma política de bom uso da Internet não deve ser punir os colaboradores, mas criar a cultura de utilização responsável da tecnologia. Por isso, não é aconselhável aplicar as sanções abruptamente. Durante um período de adaptação, é recomendado informar os colaboradores caso não estejam cumprindo as regras previstas no manual. Se a prática de mau uso se mostrar recorrente, a empresa deve então aplicar as sanções e penalidades previstas.

Empresa e colaboradores têm responsabilidades e direitos quando o assunto é a utilização da internet e da tecnologia. Esclarecer os papéis de cada um e promover o bom uso da tecnologia gera benefícios a todas as partes. A elaboração adequada de uma política de uso da Internet e um manual para sua documentação deve ter como finalidade a formação de uma cultura corporativa, no sentido de beneficiar todos envolvidos, os colaboradores se tornando mais produtivos e a empresa melhorando seus resultados.

Se você tem alguma experiência semelhante na sua empresa, compartilhe conosco nos comentários!

Liberar ou bloquear o acesso às redes sociais nas empresas?

O questionamento sobre o acesso às redes sociais durante o trabalho é um dilema presente no cotidiano de muitos gestores: proibir o acesso à redes e sites que desviam o foco e reduzem a produtividade dos colaboradores, ou permitir o acesso à esses sistemas, visando o bem estar dos colaboradores? É uma pergunta difícil de ser respondida.

Liberar o acesso às redes sociais?

O acesso às redes sociais é o fator que mais contribui para o desperdício de tempo no trabalho. No Brasil, mais de 90% dos usuários de internet possuem perfil em ao menos uma rede social e pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho. Apesar de as redes sociais serem usadas por pessoas de todas as idades, o público jovem é que lidera o uso, inclusive no ambiente de trabalho.

Uma das coisas em que os jovens devem estar atentos e preocupados é o fato de que o ambiente de trabalho é para trabalho e quando se fica muito tempo nas rede sociais, o momento é de se repensar, pois este tipo de atitude pode ser duas coisas: ou o profissional está acomodado e não tem perspectiva de crescimento na empresa ou está muito desmotivado.

Sabemos que hoje com a grande quantidade disponível de redes, aplicativos e o rápido acesso através de inúmeros dispositivos, o acesso às redes sociais pode ocorrer de variadas maneiras. Dessa forma, o gestor deve decidir se quer ou não liberar o acesso às redes sociais, por isso é importante conhecer a sua equipe e entender como esse uso pode influenciar na produtividade.

As empresas podem adotar políticas liberais ou mais conservadoras, mas com certeza o ponto mais importante a ser considerado e trabalhado é a maturidade da equipe. Em uma equipe madura, produtiva e em compromisso com os resultados da empresa, é possível adotar uma postura mais flexível, liberando o acesso sem restrições ou em horários específicos.

O que não é recomendado para equipes sem esta maturidade, pois fará com que os colaboradores percam ainda mais o foco nas atividades da empresa e comprometam os resultados.

Nesse sentido, podemos concluir que o gestor deve buscar soluções nos dois sentidos, desenvolver métodos de manter a equipe motivada, produtiva e focada nas tarefas e resultados da empresa, mas ao mesmo tempo implementar uma política de acesso à Internet de acordo com o perfil da equipe, bloqueando o acesso para evitar desperdício de tempo e baixa produtividade, se necessário.

Bloquear o acesso às redes sociais?

Caso o gestor acredite que as redes sociais são uma ameaça para o seu negócio e para a sua equipe, pois além de prejudicar a produtividade elas também facilitam e abrem espaço para a entrada de vírus, Ransomware, phishing, entre outros problemas referentes a segurança.

Em uma situação como essa o ideal é implantar um sistema para gestão e controle da internet. Porém, o mais importante é usar do bom senso nas regras, pois o recomendado é analisar as particularidades da sua equipe e definir grupos de acesso, implementando regras de acesso de acordo com o perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas, de forma diferente para cada grupo definido.

Por exemplo, o setor de vendas pode utilizar as redes sociais para prospecção de clientes, o setor de RH pode buscar informações sobre profissionais em redes como LinkedIn e até mesmo no Facebook, mas o restante da sua equipe não tem nenhum tipo de relação das atividades realizadas com o acesso às redes sociais.

Nesse cenário, o ideal será o acesso liberado ao setor de vendas, acesso controlado em horários específicos para o RH e o restante da equipe ter o acesso bloqueado ou ainda, como opção, liberado em algum horário específico de intervalo.

Outro ponto importante é o levantamento de informações sobre o uso da Internet, ter relatórios do que está sendo acessado e analisar essas informações em conjunto com relatórios de produtividade da equipe e entrega de tarefas, pode levar a otimização da sua política de acesso a Internet.

Faça essa experiência, com bloqueios e acessos liberados, preste atenção no comportamento dos colaboradores, compare resultados e verá como as pessoas são capazes de surpreender, tanto para o lado positivo, quanto para o lado negativo.

Você tem experiências ou sugestões sobre o bloqueio de acesso as redes sociais? Compartilhe conosco nos comentários!

4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

 

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!

Os diferentes perfis dos colaboradores e o impacto na produtividade

Atualmente, com a grande concorrência no mercado corporativo, antes de contratar um profissional para integrar a sua equipe, as empresas devem seguir alguns critérios para que a contratação não se transforme em uma soma de equívocos que poderão acarretar em prejuízos.

É fundamental ter o entendimento que profissionais com um perfil inadequado ao ambiente e necessidades da empresa, ao invés de contribuir acabam atrapalhando, diminuindo a produtividade e prejudicando a equipe. Com base nisso, listamos alguns dos perfis profissionais existentes no mercado e como os gestores podem agir conforme cada perfil:

Competente, mas acomodado

Geralmente, essa pessoa tem anos de casa, é competente na execução das suas atividades, mas dificilmente sugere ideias novas. Além disso, este tipo tende a ser resistente à mudança e não procura se atualizar. Para o líder, este tipo de profissional não chega a ser um problema, dependendo da função que exerce na empresa. É possível reverter este quadro oferecendo benefícios, como bolsas de estudo, cursos e palestras, que também podem incentivar o colaborador a sair de sua zona de conforto e buscar alternativas para se profissionalizar e melhorar seus resultados.

Profissional infeliz

Esse é o mais problemático para a organização, pois a falta de motivação pode prejudicar o desempenho do colaborador e até contaminar os colegas. Dar broncas ou ameaçar não é o melhor caminho, ao contrário, pode piorar ainda mais o quadro de insatisfação. A dica é chamar este profissional para uma conversa e perguntar com franqueza os motivos de estar infeliz e como a empresa poderia ajudá-lo a resolver esse problema.

Pró-ativo e entusiasmado

Essas características são bem vistas, mas o exagero por parte do profissional pode torná-lo inconveniente. Há ainda situações em que a pessoa sempre sugere ideias novas, mas quase nunca elas são pertinentes. Diante disso, o líder deve fazer com que o funcionário entenda que, antes de sugerir algo, é necessário avaliar se existe a possibilidade da ideia tornar-se concreta e ser desenvolvida.

Pró-ativo motivado, com bom senso

Neste caso, o desafio do gestor é reter o profissional para que ele se mantenha na empresa, lembrando que as pessoas que tem este perfil são disputadas por empresas concorrentes. O líder deve reter esta pessoa por meio de promoção, aumento de salário e bônus, além de lhe atribuir responsabilidades e recompensa pelos resultados. É fundamental que o colaborador se sinta valorizado pela empresa, para que possa desempenhar suas atividades explorando todo seu potencial.

Ambicioso

O colaborador que deseja crescer na empresa e, para isso, tenta melhorar seus resultados, é benéfico para a empresa. Porém, aqueles que usam de métodos pouco éticos para escalar posições mais altas na hierarquia são perigosos e devem ser reprimidos.

 

Para saber o perfil de uma pessoa, antes mesmo de contratá-la, existem diversos modos, sendo um deles já mesmo na hora da entrevista, utilizando perguntas específicas em relação ao trabalho ou até mesmo com avaliações psicológicas durante o treinamento, por exemplo.

A avaliação psicológica é um procedimento que visa avaliar, no sentido de analisar, compreender, esclarecer a dinâmica dos processos psicológicos representativos de um indivíduo. O objetivo maior é o de conhecer o potencial de cada pessoa, suas competências individuais e, para isso, o teste psicológico ainda é o melhor instrumento de que se dispõe, pois, além de resultar em dados confiáveis, já que suas características psicométricas são comprovadas cientificamente, ele permite que o psicólogo tenha uma visão total da pessoa, que consiga definir quais são as suas competências ou características mais vantajosas e quais aquelas em que precisaria investir um pouco mais.

Num processo de seleção, tais informações permitem ao psicólogo indicar com maior segurança pessoas para cargos específicos e orientar as lideranças sobre como lidar com seus colaboradores e no que efetivamente investir para obter maior desenvolvimento e melhores resultados. Da mesma forma, em treinamento e desenvolvimento, uma avaliação psicológica traz subsídios suficientes para que um programa seja encaminhado considerando as especificidades individuais e grupais, podendo até com isso gerar um redirecionamento das estratégias adotadas.

Realizando este tipo de teste e avaliação é possível saber qual profissional mais se adapta à sua empresa. Em tempos de crise essa é a principal meta das empresas, encontrar profissionais que realmente estejam engajados com o trabalho, que possam apresentar resultados em curto prazo e que sejam um diferencial dentro do ambiente corporativo. Porém, muitas vezes, conseguir um profissional com esses requisitos é difícil.

O colaborador que não está motivado, acaba perdendo o desejo de contribuir com a empresa, quando isso ocorre boa parte do seu tempo de trabalho acaba sendo desperdiçado. Como exemplo temos os profissionais que ficam o dia todo na internet em atividades pessoais como ver e-mail, acessar as redes sociais e conversar com amigos e familiares, sem realizar nenhum tipo de atividade relacionada ao trabalho e muitas vezes utilizando grande parte dos recursos de rede da empresa para assuntos pessoais, até mesmo prejudicando os demais interessados em trabalhar.

Como nem sempre os gestores conseguem acompanhar as atividades da equipe, em muitos casos os colaboradores acabam utilizando o celular ou aparelhos eletrônicos e a internet para atividades pessoais, muitas vezes ficam ouvindo rádios e assistindo vídeos, o que pode atrapalhar os colegas, podendo acarretar em desmotivação e baixa produtividade do restante da equipe. Com base em pesquisas, atualmente grande parte dos colaboradores que mais utilizam a internet e o celular no trabalho são jovens que se enquadram na geração Y (nascidos entre 1980 e 1995) e Z (nascidos a partir de 1995). Isso porque são pessoas que nasceram na geração da internet e que praticamente não conseguem se desligar das redes nem no horário de trabalho.

Situações como essa são problema tanto para o empregado jovem que pode perder oportunidades, por não conseguir se comportar como um profissional comprometido que gera resultados, quanto para o empregador, que acaba investindo tempo e dinheiro em profissionais que não estão acrescentando à empresa.

Então, como proceder em relação ao uso indevido da internet e smartphones no trabalho?

Apesar de a empresa possuir o direito de tomar conhecimento das atividades que acontecem no ambiente de trabalho, existem questões delicadas envolvidas nesse assunto, pelo monitoramento esbarrar no direito constitucional de privacidade e sigilo de correspondência. É necessário que se informe aos colaboradores a existência de ferramentas de monitoramento, estabelecendo-se também claros limites de uso, baseados em direitos e deveres. Portanto, as regras devem sempre estar visíveis para que os colaboradores saibam que estão sendo monitorados no uso da internet e em seu ambiente, caso houver câmeras de filmagem.

Assim, quando descoberto o mau uso da internet ou de equipamentos dentro da empresa, cabe ao gestor o bom senso de proceder de maneira a evitar que a má conduta se repita e para tal não basta punir o responsável, recomenda-se, em primeiro momento, um contato objetivo e pontual com o colaborador para discutir a ocorrência e eventual advertência.

Uma das soluções, caso a sua empresa esteja passando por uma situação como essa, é instalar um serviço de controle de internet eficiente para fazer o controle e você ter então como monitorar e fiscalizar a sua equipe de forma mais precisa, para saber quem realmente está focado em somar na empresa e diferenciar daqueles que estão somente ocupando espaço e consumindo recursos no ambiente corporativo.

A empresa também deve disponibilizar aos seus colaboradores, um documento sobre a política do uso da internet na empresa, para informar e dar ciência aos colaboradores sobre a política de uso da internet no ambiente de trabalho da empresa, para assegurar o uso adequado da Internet e recursos de tecnologia por parte do colaborador.

Estudo da Triad, empresa de consultoria especializada, apontou que entre as mídias sociais a mais acessada nos computadores dos profissionais é o Twitter (92,2%), seguido pelo Facebook (59,4%) e YouTube (35,6%). A mesma empresa de consultoria constatou que 80% dos profissionais gastam até 3 horas da jornada de trabalho com atividades estranhas à função. Em alguns casos além da demissão por justa causa, o funcionário pode ainda ser condenado ao pagamento de indenização, quando a má utilização da internet prejudicar a empresa.

O uso inadequado da internet pode gerar significativo impacto sobre os negócios e a reputação das empresas, com reflexo direto sobre os clientes, resultados financeiros e, ainda poderá trazer problemas jurídicos para as corporações. Cada vez mais as empresas estão informatizadas para competir no mercado e seus usuários descobrem a cada dia, novos meios de seu uso, podendo instalar vírus quando do acesso a algum site desconhecido e comprometer todo o sistema da rede da organização. Como se sabe, o empregador pode ter preocupações legítimas no que diz respeito à possível utilização do correio eletrônico por parte de seus empregados e executivos para divulgar informações confidenciais, ou segredos de comércio ou indústria para os concorrentes.

Da mesma forma, são legítimas as preocupações com mensagens eletrônicas via e-mail ou sistemas de comunicação instantânea, contendo piadas, jogos, fotos, pornografias, e muitos outros, que sobrecarregam a rede e geram desperdício de tempo durante o trabalho.

Se sua empresa possui essa preocupação com o desperdício de tempo da equipe e a má utilização da internet pelos colaboradores, o Lumiun pode ajudar sua empresa a resolver esse problema. Além de proteger a sua rede contra ameaças e sites nocivos, é possível controlar o que cada colaborador acessa na internet e ter relatórios detalhados sobre o uso da rede, tudo de forma simples, prática e acessível. Conheça mais sobre a ferramenta pedindo uma demonstração do sistema e falando com nosso atendimento pelo telefone (11) 4950-6962 ou no e-mail .

Vantagens e desvantagens de bloquear o acesso às redes sociais nas empresas

Controlar ou não controlar o acesso dos colaboradores às redes sociais? Essa dúvida afeta boa parte dos empresários, gerentes e gestores de equipe atualmente. No Japão, onde as pessoas são hiper conectadas, apenas 25% das empresas se preocupam com o que seus colaboradores acessam na Internet durante o trabalho. Já no Brasil, pesquisas apontam que a média de empresas que tomam medidas para coibir ou regulamentar o uso de redes sociais no trabalho é de 70%.

Existem vantagens e desvantagens no controle de acesso a Internet durante o período de trabalho nas empresas. Listamos a seguir alguns prós e contras, o que pode ajudar você a decidir qual será a política de uso da Internet na sua empresa. Por fim, apontamos algumas medidas que podem ser adotadas para que colaboradores e gestores fiquem satisfeitos e sua equipe e a empresa mantenha-se produtiva.

Vantagens em bloquear o acesso às redes sociais nas empresas

Mais foco no trabalho

Com o bloqueio do acesso a redes como Facebook, Twitter e comunicadores instantâneos como WhatsApp e Skype, irá ocorrer um aumento considerável no foco dos colaboradores nas atividades que são realmente importantes para a empresa. É uma realidade nas empresas o desperdício de tempo e atenção gerado a partir do acesso às redes sociais, pesquisas apontam que o tempo gasto nas redes sociais pode chegar  a 30% do tempo de trabalho.

Aumento de produtividade e qualidade nas tarefas

Naturalmente, com maior foco nas atividades da empresa, os colaboradores e equipes aumentarão a produtividade. Sem o acesso às redes sociais temos mais tempo dedicado nas tarefas da empresas, maior atenção e mais concentração no trabalho. Esses pontos também podem contribuir para maior qualidade nas tarefas realizadas e nos resultados, já que não ocorre interrupções ou distrações durante a execução do trabalho.

Melhor desempenho da Internet

Além de atrair a atenção das pessoas, as redes sociais também consomem boa parte dos recursos de Internet. Neste ponto podemos destacar o Youtube e o próprio Facebook, pois o carregamento de vídeos é pesado e consome recursos preciosos da rede. Todas as redes sociais consomem bastante os recursos da rede, com muito conteúdo, imagens, vídeos e atualizações constantes em tempo real.

Um dos principais fatores no desempenho, é que a Internet lenta pode comprometer o funcionamento de programas e serviços usados pela Empresa. Com o bloqueio de acesso, é possível garantir o melhor funcionamento desses programas.

Menos riscos de segurança

As redes sociais também estão cheias de links maliciosos que podem levar o usuário a instalar involuntariamente vírus, spywares e malwares nos equipamentos e na rede de computadores da empresa, o que pode ocasionar lentidão, mal funcionamento dos equipamentos ou vazamento de dados. Com os computadores expostos a vírus, também pode acontecer a perda de arquivos importantes da empresa que não tenham passado por backup.

Redução de custos com equipe

Com os colaboradores mais focados e produtivos, naturalmente sua equipe irá entregar tarefas mais rapidamente. Com isso é possível aumentar a quantidade de tarefas executadas pela equipe ou até mesmo a redução da equipe.

Pra dimensionar os custos com o acesso as redes sociais, podemos fazer um cálculo simples: considerando um tempo gasto de 20% do trabalho com redes sociais, em uma equipe de 10 pessoas com salário médio de R$ 1.000,00, o custo mensal chega a R$ 2.000,00, valor correspondente a 2 colaboradores.

Faça uma simulação do custo do tempo desperdiçado na sua equipe com o mau uso da internet.

Desvantagens do bloqueio de acesso às Redes Sociais no trabalho

Menor criatividade

As redes sociais também podem ajudar. No caso de colaboradores que trabalham com criatividade, o uso das redes pode auxiliar na criação, bem como aos que precisam estar informados sobre os últimos acontecimentos.

Agilidade nas busca de informações

Através das redes sociais também é possível realizar determinadas buscas de forma mais rápida que em mecanismos de busca convencionais, facilitando assim acesso e fluxo de informações.

Aumento de custos com comunicação

A utilização de sites como Facebook e comunicadores instantâneos como WhatsApp e Skype, pode reduzir custos operacionais, como ligações de longa distância, já que é possível contatar pessoas em qualquer lugar sem a necessidade de uso do telefone, por exemplo.

O que fazer?

Independente da escolha, o mais importante é uma manter uma política de utilização da internet clara e a conscientização dos colaboradores em relação ao que pode ser acessado no ambiente de trabalho.

É necessário entender que para definir a política de acesso a internet é importante considerar o perfil da sua empresa e dos seus colaboradores. Não é recomendado definir regras extremas, como manter todo acesso bloqueado, a melhor opção é liberar ou bloquear o acesso parcialmente, podendo ser por horários ou por tipo de sites e conteúdos. Por exemplo liberar as redes sociais no início e final de cada turno de trabalho por 15 minutos.

Para a maioria das empresas, o controle parcial tem sido a solução. é possível implementar esse controle de várias formas: bloquear apenas o uso de sites que utilizem muitos recursos da rede, como o Youtube; liberar o acesso em determinados horários, como no início e final do expediente ou em intervalos; ou bloquear o acesso individualmente ou por grupos de usuários. Neste último, é possível liberar o uso a setores que realmente precisam e bloquear o uso àqueles que não necessitam do acesso às redes devido à natureza das suas atividades.

Havendo dúvidas sobre qual a melhor política para a sua empresa, uma boa alternativa é buscar referências de empresas que fazem o gerenciamento do acesso a internet, para conhecer quais as regras utilizadas e os resultados obtidos. Também é recomendado buscar conhecer alternativas e serviços de controle de acesso a internet, conhecendo as características de cada solução, avaliando se atendem de forma satisfatória as necessidades da sua empresa.

Esperamos que o texto possa auxiliar na definição da política de acesso à internet na sua empresa! Se você já tem implementado o gerenciamento de acesso, compartilhe sua experiência nos comentários.

3 métodos para avaliar o desempenho dos colaboradores

Por melhores que sejam os colaboradores, um gestor deve sempre buscar o aumento da produtividade e melhoria nos resultados. Um dos principais métodos de auxiliar profissionais a crescer é através de avaliação de desempenho, pois nos permite identificar competências e comportamentos que merecem ser aprimorados, além de qualidades com potencial de ser reforçadas.

Independente dos métodos ou ferramentas utilizadas para a avaliação de desempenho, a motivação e ponto de partida deve ser a definição de objetivos claros, que possam ser mensurados de forma simples e assertiva. Por exemplo, emitir todas as notas fiscais até o primeiro dia útil do mês e fechar o relatório de custos dos produtos no primeiro dia útil do mês seguinte, quanto mais prático e direto forem os objetivos, melhor será a avaliação.

Com base na análise de quando, como e de que formas as tarefas são realizadas e as metas foram cumpridas que a avaliação de desempenho deve ser realizada. Veja quais são os métodos mais utilizados atualmente e como eles funcionam:

Avaliação pelo superior

Método mais comum e simples. Como o próprio nome diz, quem faz a avaliação é apenas o chefe e ninguém mais.

Vantagem

O fato de haver apenas um avaliador permite que haja uniformidade entre os critérios usados na avaliação.

Desvantagem

O colaborador pode ser prejudicado caso a relação da dupla não seja boa ou o avaliador tenha uma percepção equivocada do desempenho de seu colaborador.

Auto avaliação

Essa técnica é dividida em duas etapas. Primeiro, o colaborador reflete sobre o próprio desempenho. Em seguida, ele e seu superior discutem sobre os pontos de vista do avaliado.

Vantagem

Propõem uma auto reflexão, exercício que nos permite pensar sobre nossa performance e identificar tanto habilidades que precisam ser melhoradas como tarefas que estão sendo bem desempenhadas e não tínhamos percebido antes da avaliação.

Desvantagem

Os resultados podem ser influenciados pelos pontos de vista e interesse individuais do avaliado, o que dificulta o diálogo com o superior.

Avaliação 360°

É o método mais completo. Todos os colaboradores, independentemente da sua posição hierárquica ou cargo, são avaliadores e avaliados simultaneamente. Para garantir a validade do método, é necessário manter o anonimato dos envolvidos.

Vantagem

Os colaboradores tem a oportunidade de avaliar livremente o desempenho de seus superiores, o que torna o processo muito rico porque toda a equipe tem a chance de melhorar sua performance, inclusive os gestores.

Desvantagem

Este processo requer um nível de maturidade profissional elevado, sobretudo dos chefes e gestores, que devem estar abertos a receber críticas.

Conclusão

Na avaliação de desempenho, pouco importa o método escolhido, mas sim a coerências com os objetivos definidos inicialmente. Como resultado, deve ser elaborado uma lista de ações que os colaboradores e a equipe devem praticar para mudar determinado comportamento. Para que esse processo se torne mais efetivo, a realização das tarefas propostas deve ser monitorada pelos gestores e considerada nas avaliações futuras.

Se você ainda não usa nenhum método para avaliar sua equipe, escolha um dos métodos existentes, pesquise e busque mais informações sobre este método ou contrate um serviço especializado. Não deixe de implementar a avaliação de desempenho na sua empresa, pois equipes e profissionais necessitam ser constantemente avaliados e desafiados a buscarem novos resultados para se manterem motivados e produtivos.