Segurança da informação nas empresas: proteção da rede, sistemas atualizados e educação dos usuários

Devido aos riscos gerados por ataques e pelos números de incidentes com segurança da informação, dar a devida atenção a esse tema deve fazer parte da estratégia dos gestores e responsáveis por setores de tecnologia nas empresas.

A edição semestral do Relatório de Ameaças Cibernéticas 2020 da SonicWall, traz dados preocupantes em relação ao número de malwares, ataques de Ransomware e demais ameaças existentes. De acordo com o relatório, foram registrados quase 10 bilhões de ataques de malware em todo o mundo no último semestre de 2019. Número que deve crescer, devido ao cenário favorável para ataques em 2020, com muitos profissionais trabalhando em home office. Inclusive, listamos as 10 maiores falhas de segurança de dados em 2020 até agora, com casos de multinacionais.

Já no Brasil, segundo a Fortinet, houveram mais de 1,6 bilhão de tentativas de ataques cibernéticos no primeiro trimestre do ano, de um total de 9,7 bilhões da América Latina.

Embora empresas de todos os setores sofram com incidentes de segurança como a perda de dados, os segmentos mais visados nos ataques são os da saúde, finanças e manufatura, já que estes possuem uma dependência muito maior dos dados e da disponibilidade de sistemas.

Diante desse cenário alarmante, a pergunta que todos gestores devem fazer: o que fazer para manter a empresa protegida contra os riscos de segurança?

A resposta para essa pergunta é muito ampla e complexa, principalmente porque uma rede e os dados das empresas podem sofrer ataques de inúmeras formas diferentes e de origens distintas.

Mesmo que sua empresa conte com proteção de Firewall e antivírus atualizado, um usuário pode infectar um computador ou a rede toda, apenas conectando um pendrive com arquivos maliciosos. Existe também grandes chances da infecção ser causada por um usuário ao clicar em um link nocivo em um e-mail falso, comprometendo rapidamente a segurança da rede.

Por isso quando se fala em segurança da informação, deve-se sempre buscar uma visão ampla dos riscos e a palavra chave para evitar incidentes é sempre: PREVENÇÃO!

Embora seja muito difícil estar completamente protegido, com algumas medidas até mesmo simples, é possível reduzir consideravelmente os riscos de ataques de Malware e Ransomware. Empresas e profissionais especializados apontam 3 pontos a serem abordados nas medidas tomadas na empresa:

  • Proteção da rede e da navegação na Internet
  • Manutenção e atualização constante de sistemas
  • Orientação dos usuários para identificar riscos e prevenir ataques

Vamos abordar cada um desses pontos em separado de forma mais detalhada a seguir.

Proteção da rede e da navegação na Internet

Para manter a rede da empresa protegida é fundamental a utilização de um Firewall, com regras e bloqueios adequadamente configurados e atualizados. A solução de Firewall é bastante ampla e pode ser implementada de forma simples com regras padrão para proteção contra vulnerabilidades mais conhecidas ou uma implementação mais completa e complexa, com proteção em diferentes camadas de rede e níveis de riscos.

Uma das principais portas de entrada para ataques e incidentes é a navegação na internet. Usuários sem atenção podem facilmente clicar em links desconhecidos ou mensagens de e-mail falsas, que levam para sites nocivos, os quais instalam um malware na rede, muitas vezes sem a percepção do próprio usuário. Depois que o vírus está instalado, é muito difícil evitar problemas maiores, como sequestro de dados, que é o tipo de ataque muito comum hoje em dia, conhecido como Ransomware.

Para evitar esse tipo de situação é importante proteger e controlar a navegação, através de ferramentas que evitam o acesso a sites nocivos e permitam até mesmo a restrição de alguns tipos de conteúdo que apresentam maiores riscos, como sites de download, jogos, violência e pornografia.

Claro que é sempre importante avaliar o investimento necessário para ficar protegido, no mercado existem soluções avançadas a custos altíssimos, geralmente viáveis apenas para empresas de grande porte, mas também há soluções práticas e acessíveis, que mantêm a rede protegida de forma confiável e eficiente.

Para definir a solução de Firewall e proteção da navegação a ser utilizada deve ser feito uma análise das alternativas, avaliando o investimento necessário, custos de manutenção e atualizações e a relação dos benefícios com o investimento.

São muitas as alternativas, começando por soluções complexas com servidores de rede em Linux com firewall, proxy e outros serviços. Também pode ser utilizado o pfSense como alternativa de software livre ou ainda soluções conhecidas como Firewall UTM, opções do mercado são o SonicWall, FortinetJuniper Networks, Sophos, entre outros. Essas soluções têm como característica comum a necessidade de alto investimento em equipamentos e necessidade de manutenção constante por profissionais especializados.

Para empresas que buscam uma solução eficiente e profissional, sem a necessidade de alto investimento e grande envolvimento de profissionais técnicos especializados, uma excelente alternativa é o sistema da Lumiun Tecnologia, que oferece possibilidade de proteção com Firewall e controle da navegação de forma prática e eficiente, com custos bem acessíveis e ótima relação entre retorno e investimento. A solução tem uma implementação bastante simples e pode ser gerenciada até mesmo por usuários sem conhecimento técnico em TI, o que torna a manutenção e atualizações muito mais fácil.

Manutenção e atualização constante de sistemas

As formas de ataque mudam e evoluem constantemente, geralmente explorando vulnerabilidades de sistemas e servidores de rede ou a falta de conhecimentos e curiosidade dos usuários.

Fabricantes de sistemas e antivírus acompanham em tempo real o surgimento de novos métodos ou técnicas de ataque e sempre que identificado algo novo, rapidamente implementam correções e a proteção adequada em seus sistemas.

Por isso é fundamental manter todo e qualquer sistema utilizado na sua empresa sempre atualizado! Atualizar periodicamente os sistemas operacionais e navegadores como o Chrome, utilizar uma versão de antivírus credenciada mantendo sempre atualizado, além de revisar as políticas de segurança e configurações de roteadores para identificar possíveis falhas ou vulnerabilidades na rede.

Entre as medidas mais importantes e eficientes para prevenção é a utilização de um bom antivírus. Não é recomendado a utilização de versões gratuitas de antivírus nas empresas, pois as atualizações podem demorar e a proteção pode ficar ineficiente. Em nosso Guia de TI, citamos as características e informações dos melhores antivírus do mercado como:

Orientação dos usuários para identificar riscos e prevenir ataques

Tão importante quanto as medidas anteriores, é orientar os usuários a identificarem possíveis ameaças e evitarem ações que possam permitir a entrada de algum vírus. Antes de qualquer medida a ser implementada, comece orientando os colaboradores da sua empresa sobre os riscos e prejuízos, formas de ataque e o que fazer para evitar incidentes.

Os criminosos buscam explorar a falta de conhecimento e curiosidade dos usuários, enviando mensagens falsas por e-mail, com assuntos populares ou se passando por pessoas conhecidas e confiáveis, induzindo os usuários a clicarem em links contidos no conteúdo das mensagens, que direcionam para sites nocivos, essa técnica é conhecida como phishing.

Esses métodos usam técnicas de engenharia social, tentando enganar os usuários com mensagens que parecem verdadeiras. Bons exemplos, são mensagens de cobranças bancárias, ofertas e promoções de produtos ou oportunidades de trabalho. Ao clicar em um destes links nocivos, o usuário será direcionado para uma página falsa extremamente parecida com a página verdadeira, que pode capturar dados importantes ou instalar um vírus, malware ou Ransomware na rede.

Seria ideal definir regras e desenvolver um manual para uso seguro dos equipamentos de tecnologia e da internet na empresa.

Outro item que deve ter atenção e orientação para os colaboradores, é quanto a utilização de senhas seguras. Mais de 50% das falhas em segurança da informação tem relação com a utilização de senhas fracas e dedutíveis. Portanto é importante a empresa compartilhar com os profissionais orientações para criação de senhas e gestão de contas de usuários.

Mesmo tomando todas essas medidas, nunca será possível afirmar que a sua rede e informações da empresa estão totalmente seguras. Por isso, nunca deixe de ter uma política de backup adequada, fazendo cópia dos dados relevantes periodicamente e armazenando essas informações em locais distintos e protegidos.

Não espere passar por situações críticas como perda de dados para tomar medidas de prevenção!

As medidas abordadas nesse artigo podem ser implementadas sem maiores investimentos e esforços e com certeza podem evitar muita “dor de cabeça” para você como gestor ou responsável pela área de tecnologia da sua empresa.

Espero ter contribuído para melhorar a conscientização sobre a importância da segurança de dados nas empresas.

Até a próxima!

5 Armadilhas do Home Office e como resolvê-las

É uma realidade que as empresas, não importando sua escala, setor ou região, tiveram que enfrentar mudanças operacionais devido à pandemia, como por exemplo, a empresa japonesa Fujitsu, que anunciou em julho que estava transferindo 80.000 funcionários para uma configuração de trabalho remota. Assim, sinalizando uma mudança massiva da cultura corporativa tradicional da empresa, que, diga-se de passagem, é uma das maiores do Japão.

Trabalhar em casa durante a pandemia trouxe alguns grandes benefícios para uma parte dos funcionários e empresas do Brasil, como menos deslocamento, mais tempo com animais de estimação e familiares, economia de itens como estacionamento e manutenção veicular, entre outros fatores.

Mas por outro lado, trouxe também alguns inconvenientes para profissionais e empresas, que podemos chamar de ‘armadilhas’ do trabalho remoto.

A seguir, listamos 5 dos inconvenientes e problemas mais comuns de adotar este método de trabalho e junto com eles, como você pode resolver, caso este seja o seu.

1 – O Home Office não funciona para todos

A maioria das grandes empresas, como Google, Facebook e Twitter, têm defendido o trabalho remoto como o “novo normal”. Mas, essa “regra” não funciona para todos.

Os privilegiados com tal modalidade de trabalho, são normalmente empregados das áreas de tecnologia, engenharia, finanças ou serviços administrativos, facilitando o processo de trabalho remoto. Mas, alguns setores e funções não tiveram mudanças, a não ser é claro, as medidas e cuidados para evitar o contágio do vírus. Abaixo, estão alguns exemplos de ocupações que não sofreram mudanças na pandemia:

  • Funcionários que dependem de computadores, mas têm interação limitada com o público, como por exemplo:
    • Negócios e finanças (bancos)
  • Aqueles que dependem de computadores e interação pública:
    • Centros de saúde e hospitais
  • Aqueles que dependem muito de computadores ou interação pública
    • Construção
    • Manutenção
    • Produção
  • Aqueles que não dependem de computadores, mas principalmente da interação pública:
    • Serviços alimentícios (mercados)
    • Varejo
    • Entrega de mercadorias (motoboys e delivery)

Estes funcionários, estão na linha de frente no combate à propagação do vírus, sendo expostos da forma mais abrangente possível.

Dar maior atenção apenas aos funcionários aptos a exercer o trabalho em home office é talvez uma grande armadilha, pois, possivelmente os impossibilitados de exercer suas funções em sua casa são os que podem apresentar mais dificuldades e problemas para executar suas tarefas.

Como resolver?

Tente balancear a atenção e seus esforços entre os funcionários presenciais e remotos, a fim de manter as tarefas e necessidades de ambos os lados o mais saudável possível.

Uma forma interessante de minimizar os problemas com os trabalhadores presenciais, é justamente automatizar os processos com as equipes remotas e consequentemente deixar mais tempo ‘livre’ para identificar possíveis problemas com funcionários que se mantem no modo de trabalho presencial.

Dê a atenção suficiente à sua equipe e lembre-se que todos estão passando por adaptações e afastamento de quase todas as suas atividades habituais, o que pode tornar a jornada de trabalho e as tarefas mais cansativas mentalmente, necessitando de uma atenção e cuidado maior por parte dos gestores e empresários.

2 – O cansaço mental

armadilhas do home office

Embora a maioria dos trabalhadores em home office enfrentam um risco menor de contrair o Covid-19 no trabalho, a mudança para o teletrabalho também traz seus próprios riscos à saúde. E isso, por sua vez, se traduz em armadilhas de produtividade.

O cansaço mental de realizar reuniões remotas sucessivamente é real. A Microsoft realizou um estudo, solicitando que 13 pares de colegas de trabalho, completassem tarefas pessoalmente e remotamente enquanto estavam conectados a monitores de ondas cerebrais. Como resultado, descobriram que colaborar online é mais desgastante mentalmente do que trabalhar juntos presencialmente.

Dessa forma, é possível ver que laços sociais e técnicas colaborativas formadas pessoalmente nem sempre são transportadas para um ambiente remoto.

Como resolver?

Eliminar reuniões talvez não seja a melhor forma de resolver esse problema, mas facilitar os processos, e diminuir as videoconferências é com certeza o primeiro passo.

No mercado hoje existem muitas ferramentas para fazer o controle de tarefas, eliminando a necessidade de reuniões em excesso, ou com longa duração, facilitando inclusive o processo de controle dos próprios gestores.

Organizar de forma cronológica e de importância ou urgência cada atividade dos funcionários, reduz a necessidade de realizar reuniões e também, reduz o tempo de cada reunião, tornando o processo de trabalho do funcionário mais automatizado e produtivo.

3 – Ambiente de trabalho desfavorável

armadilhas do home office

Do ponto de vista de um funcionário, temos que lembrar que os aptos a trabalhar em casa geralmente são os que realizam um trabalho cognitivo de alto nível, cujas ferramentas para fazer seu trabalho são seus cérebros, seu computador e a internet. Bem, essas pessoas podem ter mais dificuldade de concentração em ambientes não favoráveis para todo o esforço cognitivo que seu trabalho exige.

Os motivos para perda de concentração e consequentemente baixa produtividade podem ser:

  • Desconforto em home office devido a equipamentos de má qualidade, ou dispositivos lentos e com problemas
  • Barulho e ruídos em excesso, devido a muitos fatores como:
    • Crianças na casa
    • Animais de estimação
    • Vizinhos 
    • Obras
    • Notificações do celular
  • Afazeres domésticos em paralelo com o trabalho
  • Tentações de descanso, alimentação e costumes atrelados a sua presença em casa como:
    • Familiares cozinhando em período de trabalho
    • Tarefas sendo executadas em locais de descanso, como sofá, cama e poltronas
    • Brincadeiras com filhos, familiares ou animais de estimação
    • Celulares, redes sociais e aplicativos de conversa

Como resolver?

Alguns fatores cabe ao colaborador manter a ordem e identificar pontos que podem prejudicar seu trabalho e produtividade, como distrações, tentações relacionadas à alimentação e procrastinação, entre outros.

Porém, o mínimo para um ambiente de trabalho favorável para um colaborador em home office, são os equipamentos de utilização diária, como cadeiras, mesas, computadores, e iluminação, com qualidade suficiente para não tornar um vilão do trabalho, o que devia ser um aliado.

Disponibilizar equipamentos que vão de encontro com um ambiente saudável e confortável de trabalho ao colaborador pode reduzir na maior parte das vezes, grande parte dos problemas de produtividade e falta de foco.

4 – As regras são diferentes? ou não existem regras?

armadilhas do home office

Não manter rotinas e regras é bom inicialmente, mas pode ser prejudicial caso o funcionário tenha problemas com disciplina e tarefas concluídas com efetividade e qualidade.

Pessoas responsáveis por supervisionar tarefas pessoalmente, ou incentivar para que este processo seja feito mais rapidamente, talvez tenham perdido sua função, ou devam adaptar tudo ao modo remoto.

As regras de trabalho possivelmente terão de ser revistas e principalmente, apresentadas aos funcionários em home office. Horários, tarefas e prazos, permissões, reuniões, dúvidas, tudo deverá estar claro para todos, a fim de adequar ao novo processo, afinal, existe uma grande dificuldade das empresas e gestores em fazer o “controle” das ações, tempo de trabalho, acessos e permissões, entre muitos outros pontos, quando o trabalho é exercido de forma remota.

Como resolver?

Manter controlado todos os acessos remotos à rede interna da empresa pelos funcionários em home office, e fazer o bloqueio de sites fora do escopo de trabalho, é uma forma eficaz de contornar problemas relacionados a produtividade e descumprimento de regras.

No mercado hoje existem diversas ferramentas para controle de acesso à internet e também e acesso remoto seguro, algo realmente importante, levando em consideração os crescentes casos de roubo de dados e ataques à rede de grandes empresas no mundo todo.

Não deixe a cargo de seus funcionários a tarefa de manter a segurança de dados da empresa, afinal, o maior prejudicado nesse caso são os gestores e os próprios empregados.

5 – Legislação

armadilhas do home office

Quando se trata de trabalho remoto e legislação, a Reforma Trabalhista chama o home office de teletrabalho. É enquadrado nessa modalidade o serviço prestado fora das dependências da empresa, que utiliza ferramentas tecnológicas e cuja natureza não se caracteriza como trabalho externo.

Para adequar a empresa à este modelo de trabalho portanto, a organização deve transformar a atividade de ‘presencial’ em ‘teletrabalho’.

Para isso, a legislação determina, basicamente, que deve haver um aditivo ao contrato de trabalho, firmando todos os dados referentes a mudança de modalidade e as responsabilidades, tornando o método legal e plausível de implantação para empregado e empregador.

Porém, grande parte das empresas não conta com conhecimento suficiente, ou profissional dedicado a verificar os dados e criar tal documento, deixando fatores de legislação à merce de possíveis processos trabalhistas ou problemas com funcionários desorientados ou mal intencionados.

Como resolver?

Para ajudar profissionais, gestores e empresários no processo de implantação do home office nas empresas, o Lumiun desenvolveu um Modelo de Documento do Termo Aditivo ao Contrato de Trabalho para Regime de Teletrabalho – Home Office.

O modelo está disponível para download gratuitamente e contempla as informações mínimas necessárias divididas em cláusulas, podendo ser editada, adicionando ou removendo informações relevantes à empresa.

Baixe do arquivo e compartilhe com colegas ou empresas que também necessitam.

Sabemos que muitas empresas ainda enfrentam problemas em alguma parte da execução do trabalho em home office, e por isso, buscamos informações relevantes diariamente para ajudar a melhorar os processos.

Até a próxima!

Home Office permanente será o Novo Normal?

Para ajudar gestores e empresários, ao final deste artigo está disponível o Guia de Home Office.

Não será uma surpresa que a volta à rotina “normal” de trabalho pós-pandemia será muito diferente do que se tinha antes da chegada do vírus. O trabalho remoto, ou “home office” está sendo aplicado em grande parte das empresas e, como muitas pesquisas apontam, tem trazido resultados positivos.

Adaptação das empresas

Os processos no trabalho remoto são totalmente diferentes dos habituais, por isso, todas as empresas devem se adaptar e alterar seus processos para que o home office seja viável e efetivo.

Segundo estudo realizado pelo IPEA e IBGE, o trabalho remoto permanente será possível para 22,7% das ocupações no Brasil. Ou seja: uma a cada cinco profissões no Brasil pode adotar o home office.

O que dizem os gestores?

home office permanente

Uma pesquisa da ISAE Business School aponta que 80% dos gestores que adotaram o home office, afirmam que gostaram da nova maneira de trabalhar. Isso significa, que talvez a adoção, ou permanência do trabalho remoto deixe – ou já tenha deixado – de ser uma necessidade dos gestores, passando a ser uma escolha, identificando os benefícios e tornando os processos funcionais o suficiente para que o trabalho continue produtivo.

Oportunidades

home office permanente

É natural do ser humano concentrar-se mais em problemas e dificuldades, porém, no cenário econômico atual é extremamente importante identificar novas oportunidades e desenvolver a mentalidade de positividade.

Muitos gestores e empresários têm explorado novos potenciais, identificando novas áreas e necessidades emergentes com a pandemia, expandindo seus conhecimentos e se mantendo sempre fora da “zona de conforto”. Isso torna o home office, em muitos casos, um “case de sucesso” para muitas empresas, onde as mesmas identificam como desnecessário o término do trabalho em casa, afinal, o cenário se tornou positivo para elas.

Desafios do presente e futuro

home office permanente

Muitas modificações nos modelos de trabalho estão previstas para se manterem por longo tempo. Primeiramente as medidas básicas de segurança, principalmente nos países mais afetados pela pandemia, com mesas com distanciamento, processos rígidos de higienização, além de adequação de tamanho de ambientes. Isso tudo reflete em uma certa dificuldade para algumas empresas em manter o trabalho da forma antiga adequado as mudanças.

Imagine uma empresa com 30 funcionários em escritório, dividi-los em mesas de apenas dois integrantes, com uma distância mínima entre eles e entre as mesas, com processos extremamente rígidos de higienização.

Além disso, existem problemas relacionados aos que se manterão em home office, como acesso remoto seguro, que, diga-se de passagem, têm chamado a atenção de empresários em meio à onda de ataques cibernéticos.

Inclusive disponibilizamos um teste de segurança da internet para identificar quais são as possíveis brechas de segurança presentes na rede dos profissionais e empresas.

Há ainda preocupações relacionadas ao controle da produtividade, afinal, como controlar funcionários em suas casas? Estas, são preocupações e processos que podem afetar fortemente a produtividade e os valores de investimento nas empresas.

Para balancear tais mudanças, grandes empresas, como Google, Twitter, Facebook, Zee.Dog e XP Investimentos, já declararam que manterão parte de seus funcionários em home office permanente. O principal motivo é a identificação de benefícios e melhorias no modelo de trabalho introduzido pela pandemia.

Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas

Levando em consideração diversos fatores relacionados aos desafios e adaptações necessárias das empresas para adoção do home office como alternativa à impossibilidade de trabalho físico demandado pela pandemia, identificamos a necessidade de construção de um material completo, que contemple as informações necessárias e algumas ferramentas extremamente úteis para facilitar a transição do trabalho convencional para o remoto.

No Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas, você vai encontrar as seguintes pautas:

  • Razões para adotar o Home Office
  • Desafios do Home Office
  • Questões Legais
  • Como adequar minha empresa?
  • Ferramentas e tecnologias que podem ajudar
    • Internet rápida e sem quedas
    • Segurança de dados e saúde dos equipamentos
    • VPN para empresas
    • Videoconferência
    • Tarefas e processos
    • Evitar distrações na internet
  • Dicas de equipamentos para Home Office

Você pode acessar a página do guia quando quiser, ou baixar o eBook e enviar para seus colegas e amigos.

Gestão de Atividades e Processos: dicas e 8 ferramentas para empresas!

Organizar o dia, cuidar das obrigações pessoais, saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho. Se você resolveu conduzir sua carreira por conta própria, sabe o quanto gerenciar tarefas pode ser difícil. Quem nunca se afundou em trabalhos que pareciam intermináveis? Planejamento e gerenciamento de tarefas fazem parte do escopo de trabalho de quem gerencia uma pequena empresa. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é uma das maiores armadilhas da procrastinação. Ao se ver mergulhado em uma pilha de trabalhos, é bem provável que aquele sentimento de deixar tudo para depois apareça.

Manter o foco é uma das atitudes mais desafiadoras. A produtividade está totalmente ligada a forma como lidamos com a quantidade de tarefas e o tempo disponível. Realizar projetos por pequenas etapas vai deixar tudo mais fluído, com aquela sensação boa de realização.

Neste artigo, assim como no Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas, selecionamos algumas ferramentas para você nunca mais sofrer na hora de organizar seu trabalho.

Melhores ferramentas para gestão de processos e atividades

Trello

Trello é um ótimo companheiro de trabalho. Com ele, você cria quadros que indicam a fase na qual o seu projeto está em desenvolvimento. Por exemplo: “Para fazer, em produção, finalizado, etc”. O Trello é muito intuitivo. Assim, existe uma curva de aprendizagem do uso da ferramenta que precisa ser respeitado. Se você não for uma pessoa lá muito paciente, certamente desistirá do Trello. Mas garantimos: vale a pena experimentar e insistir no uso até se adaptar. Ele é muito dinâmico e traz a facilidade de arrastar os quadros de tarefas rapidamente. Você pode adicionar membros e atribuir tarefas a eles.

Criar fluxos de atividades com o Trello é prazeroso e leve, desmistificando aquela ideia de que a fase de planejamento do trabalho é uma atividade pesada e maçante. A ferramenta permite colocar etiquetas coloridas para definir as prioridades. As tarefas mais importantes podem em vermelho, por exemplo, com o objetivo de serem localizadas rapidamente.

O Trello é um excelente gerenciador de atividades muito utilizado por startups e empresas de pequeno e médio porte.

Quire

Uma das coisas mais legais do Quire é que ele mostra os detalhes de suas atividades em uma coluna lateral – basta clicar na linha da tarefa e ler tudo sobre ela no lado direito da ferramenta. Você pode marcar os itens como finalizados e eliminá-los da lista. É possível ainda inserir anexos, inclusive do Google Drive, adicionar agendas, subir trabalhos prontos caso esteja trabalhando em equipe, utilizar tags para definir as atividades e muito mais.

O visual é bem simples e para quem prefere trabalhar em ferramentas com aparência mais moderna e dinâmica, o Quire talvez não seja o mais indicado. Uma das maiores qualidades do Quire é a sua versatilidade. Ele possui basicamente duas áreas distintas, separadas por colunas. É bem fácil gerenciar as tarefas com apenas dois ou três cliques.

Asana

Asana é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas em grupos. Possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão. Perfeita para gerentes de projetos. A Asana é ótima para visualizar o que cada membro da equipe está fazendo no momento e, com isso, distribuir os próximos passos.

O chat colaborativo é um grande diferencial, pois facilita a comunicação direta e rápida. Sem perder tempo com envios de email.

Gerenciar tarefas com essa ferramenta se torna uma atividade bem interessante em razão de sua capacidade de agrupar diferentes times e ter acesso a gráficos com a evolução de trabalho de cada equipe. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail. Sua versão Premium permite gerenciar tarefas de grandes equipes de maneira fácil e dinâmica. Para empresas de pequeno porte, com times enxutos, a opção gratuita cumpre bem o seu papel.

Microsoft To Do (antiga Wunderlist)

Se você é daquele tipo de pessoa bem esquecida, o Microsoft To Do é a ferramenta ideal para suas tarefas diárias. Uma de suas funções é alertá-lo constantemente sobre atividades ainda não concluídas. Os alertas podem ser recebidos por e-mail e/ou no celular.

Na ferramenta, você organiza suas tarefas em ordem de prioridade e também pode oferecer uma nota que indicará o grau de importância daquele trabalho. É possível destacar tarefas para que elas saltem aos seus olhos e não deixe você perdido em um mar de informação. O Microsoft To Do é muito fácil de navegar. O visual é simples e minimalista, ótimo para não perder tempo e ir direto ao que você precisa.

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta paga de gerenciamento de projetos. É útil para empresas e freelancers, que podem utilizá-la para organizar fluxos de trabalho, emitindo relatórios e cronometrando atividades.

Como não tem versão gratuita (é possível testá-la por 30 dias), o Basecamp é uma ferramenta bem completa. Ela é dividida em atividades, projetos, bate-papos, calendários, dentre outras funcionalidades que abarcam diversas fases do projeto, do planejamento à análise.

Monday.com

gerenciar tarefasEssa é uma ferramenta colaborativa que, de acordo com o desenvolvedor, poderá até mesmo ser divertida de se usar. O monday.com tem como base o chamado “pulse”, que pode representar várias coisas: uma tarefa, um cliente, um projeto, entre outras opções.

O primeiro passo para o uso da ferramenta é a escolha de um modelo que se adapte às necessidades da empresa. A partir disso, é possível personalizar diversos itens. A plataforma é intuitiva: por meio de colunas, além das opções que já mencionamos, há como marcar locais, adicionar textos, números, links e mais.

Além disso, o monday.com pode se aliar a outras ferramentas, como Dropbox, Microsoft Excel, Google Calendar, Google Drive e Trello — inclusive, falaremos mais sobre esta última adiante.

A ferramenta é paga e os valores para utilização variam entre R$ 83 a 15.591 mensais — a cobrança é feita anualmente —, com planos que vão do básico ao empresarial, de 5 a 200 usuários. Para mais de 200 pessoas é preciso entrar em contato com a empresa para solicitar um orçamento personalizado.

Runrun.it

gerenciar tarefasApesar do nome, o Runrun.it é um software brasileiro que serve para gerir projetos e acompanhar o fluxo de trabalho. Por meio dele é possível obter relatórios sobre prazos, custos de projetos e desempenho de cada profissional envolvido.

Com interface intuitiva, organizada e com suporte para português e inglês, a plataforma apresenta seus comandos através de quadros informativos e eficientes guias de instruções.

Com etiquetas, agendas de prazos, barra de buscas e murais de mensagem, o Runrun.it também permite criar vários tipos diferentes de relatórios para recuperar dados sobre cada detalhe dos projetos.

Além disso, o usuário que administra a conta principal pode estipular níveis hierarquicos em sua equipe, personalizando o acesso aos recursos da plataforma e às funções na criação de tarefas.

Pipefy

gerenciar tarefasA empresa Pipefy ajuda empresas a serem mais organizadas e produtivas, mantendo de um jeito intuitivo a gestão de processos e tarefas recorrentes que antes eram executadas em planilhas, formulários e solicitações por e-mail. A Pipefy atua em duas frentes: padroniza a forma da equipe trabalhar e exibe a produtividade de cada área da empresa e membros da equipe.

Dentro da plataforma, o gestor informa quais atividades a equipe precisa gerenciar e adiciona uma check-list do que precisa ser feito em cada etapa, e quem deve ser o responsável sempre que a atividade for solicitada. Assim, toda vez que alguém criar uma nova tarefa, automaticamente, a ferramenta delega para o responsável certo e informa o que precisa ser executado em cada fase.

A facilidade de uso é um dos destaques da ferramenta, que não requer estrutura de TI para instalação.

Atualmente, os serviços oferecidos são gratuitos para até cinco usuários da mesma empresa. A partir do quinto, a empresa passa a pagar uma mensalidade de 30 reais por pessoa cadastrada.

Para finalizar

Gerenciar tarefas é sinônimo de aumento de produtividade e melhoria da performance da equipe. Isso se deve à gestão de atividades e processos nas empresas, ajudando pessoas a atingirem seus objetivos e metas dentro do planejamento estratégico da empresa.

Dessa forma, se as tarefas e os processos da sua empresa não são geridos de alguma forma, pense seriamente em implantar uma solução como as citadas anteriormente, ou outra que achar interessante para o seu negócio.

Essa e muitas outras ferramentas você encontra no nosso Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas. Você pode baixar o eBook e enviar para seus colegas de trabalho.

Até a próxima!

Armazenamento de Arquivos: dicas e 8 ferramentas para empresas!

O armazenamento de arquivos é uma das preocupações das empresas, talvez uma das maiores, afinal, muitos documentos precisam ficar preservados na empresa por um longo tempo e no ambiente apropriado. Mesmo que a tecnologia tenha facilitado a rotina diária dos colaboradores, a necessidade de conservação de muitos deles é uma obrigação. Por isso, mantê-los organizados é de extrema importância para não perder competitividade e a produtividade dos funcionários.

Nesse sentido, separamos, neste artigo, algumas ferramentas e serviços de armazenamento de estrutura física e na nuvem, para realizar o armazenamento correto de arquivos de sua empresa.

Storage NAS – Armazenamento local

Storage NAS (Network Attached Storage) é uma unidade de armazenamento voltada para armazenar e compartilhar arquivos de diversos computadores dentro de uma rede local. Esses equipamentos são soluções formadas por hardware e software, capazes de armazenar pastas e arquivos de forma centralizada e que possuem recursos avançados para o gerenciamento dos dados armazenados.

Esses servidores de armazenamento são compatíveis com os sistemas operacionais mais conhecidos, como Windows, Linux e MacOS. Essa compatibilidade proporciona um ambiente de colaboração multi-plataforma, onde computadores, notebooks, tablets e outros dispositivos móveis podem acessar e armazenar informações de forma centralizada.

Veja a seguir uma lista dos melhores fabricantes de soluções Storage NAS.

Synology

Líder na fabricação de network attached storages (NAS) para pequenas e médias empresas, a Synology entrega desde pequenos servidores de rede até grandes sistemas de informação, redundantes e de alta disponibilidade. Seus servidores são robustos e preparados para trabalho intenso, com gerenciamento simples e aplicações para melhorar a produtividade. Com produtos que partem de Personal Cloud Storages para discos SATA III até sistemas redundantes de alta capacidade e disponibilidade, os NAS Synology estão divididos em dois grupos: A família DiskStation possui modelos externos que partem de 2 e atingem 12 hard disks num único gabinete e os rackmount storages Rackstation, projetados para rack de 19″ com até 12 baias para discos rígidos e possibilidade de expansão.

WD My Cloud

A família NAS My Cloud é composta por hard disks com conexão para redes locais ethernet e são ideais para organizar as informações domésticas. Com 2TB, 3TB, 4TB 6TB ou 8TB de capacidade, os NAS WD são ideais para centralizar o backup, compartilhar fotos, vídeos e arquivos criando uma nuvem pessoal. Além disso, os hard disks My Cloud permitem sincronizar arquivos de computadores, celulares e tablets, além de sincronizar dados com serviços de nuvem como o DropBox.

Asustor

O servidor NAS Asustor é confiável, robusto e econômico. Com storages para 2 ou 4 hard disks SATA, os equipamentos possuem instalação simples, uma porta ethernet para conexão de rede LAN e pelo menos uma USB3.0 para backup externo. Com recursos cross-plataform, os NAS AS10 e AS31 Asustor permitem compartilhar dados entre diferentes dispositivos e sistemas operacionais como Mac OS, Windows, notebooks, celulares ou tablets.

Armazenamento na nuvem

O armazenamento de arquivos na nuvem para empresas supera o armazenamento em mídias físicas em praticamente todos os quesitos, trazendo vantagens como:

  • Existem serviços de armazenamento online que permitem que você sincronize os dados de seu computador em tempo real. Funcionando como uma espécie de backup simultâneo. Trazendo muita segurança aos seus arquivos.
  • Você não precisa carregar nenhuma mídia, basta ter login, senha e conexão com a internet para acessar seus arquivos de qualquer lugar.
  • O seu banco de dados pode ser sincronizado com dispositivos móveis como smartphones e tablets, permitindo que você acesse seus arquivos de onde achar mais cômodo ou viável.
  • Alguns sites permitem que você utilize seu banco de dados como hospedagem, fazendo upload de vídeos e fotos e podendo rodá-los diretamente em um site ou blog.
  • Para enviar arquivos pesados a outros usuários, algumas plataformas de armazenamento online oferecem meios práticos, como a possibilidade de gerar links para download destes arquivos.

Principais serviços de armazenamento de arquivos na nuvem:

Amazon Cloud Drive

armazenamento de arquivos

Amazon Cloud Drive, ou simplesmente, Cloud Drive, é o serviço de armazenamento online da Amazon, disponível para dispositivos Android, iOS e Windows. Ele disponibiliza 5GB de espaço gratuito para upload de documentos, fotos e vídeos, além de pacotes pagos com até 1TB de espaço. O serviço sincroniza arquivos compartilhados através do computador, smartphones e tablets.

 

Box Drive

armazenamento de arquivos

Box é um serviço gratuito de armazenamento de arquivos na nuvem com sincronia entre dispositivos de diversas plataformas via apps dedicados para iOS, Android, Windows Phone, Windows 10 e macOS. Com gestão integrada de arquivos compatibilidade com diversos outros aplicativos de produtividade, Box é uma das principais soluções do segmento para dispositivos móveis.

 

Dropbox

dropbox

Dropbox é um serviço de armazenamento de dados em nuvem e sincronização que serve para salvar seus arquivos e fotos em servidores online. O programa está disponível para download em computadores com Windows, Mac, Linux (Ubuntu e Fedora) e Chrome, além de ser possível acessar em apps para Android, Windows Phone, iOS e Blackberry. Há, ainda, a possibilidade de gerenciar todos os seus arquivos através de um website seguro.

Google Drive

google drive

Google Drive é um serviço online que permite o armazenamento de arquivos na nuvem do Google. O aplicativo, disponível para pc Windows, Mac, mobile Android e iOS – também é possível entrar na versão web – é uma resposta da gigante americana aos programas do gênero, como Dropbox e SkyDrive. Com ele, é possível fazer o upload e acessar seus arquivos, incluindo vídeos, livros, fotos e PDFs. O Google Drive reúne em um só lugar os documentos de outros produtos da fabricante, como Google Docs, Google Fotos, Google Sheets, Google Forms e Google Slides.

OneDrive

onedrive

OneDrive é o serviço de armazenamento de arquivos na nuvem da Microsoft, gratuito para Android, iOS, Mac e Windows. Nele é possível salvar conteúdo de vários formatos online e acessá-los de qualquer lugar. Substituto do antigo SkyDrive, ele tem, basicamente, as mesmas funções do antecessor, mas com algumas melhorias.

Para finalizar

Além da qualidade no trabalho e agilidade na produtividade dos colaboradores, manter seu sistema de armazenamento de arquivos organizado e seguro é fundamental. Ao optar pelo armazenamento digital, é importante saber que considerando um meio mais seguro para proteger os documentos, não significa que não se deve agir com cautela. Utilize sempre softwares de confiança, defina regras de acesso aos dados, determine senhas de acesso seguras e realize backup constantemente. Dessa forma, os dados da sua empresa estarão protegidos e disponíveis sempre que precisar.

Espero ter ajudado sua empresa a manter um sistema de armazenamento de arquivos mais efetivo e organizado.

Para ver mais dicas como essa acesse nosso Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas. Lá, você pode também baixar o eBook com todas as dicas para ler quando quiser.

Até a próxima!

Qual a importância da TI nas pequenas e médias empresas?

Para ajudar o profissional de TI das pequenas e médias empresas, ao final deste artigo está disponível o Guia de TI.

Vivemos na era da tecnologia da informação nas empresas. Quase todas as atividades que realizamos em algum momento são auxiliadas pelo uso de computadores, rede de transmissão de dados, softwares, enfim, uma infinidade de aparatos tecnológicos que facilitam nosso trabalho, otimizando atividades cotidianas e nos aproxima das pessoas, principalmente nesse momento de distanciamento social.

Tecnologia de informação (ou simplesmente TI) é um conjunto de tecnologias utilizadas para o processamento e armazenamento de dados e comunicação entre pessoas e organizações. Com uso de computadores, softwares, redes, internet e envolvimento de profissionais especializados, a TI tem como premissa fazer com que essas atividades sejam elaboradas de forma cada vez mais rápida, inteligente e segura.

A área tem inúmeras especializações e atuações específicas. Porém, em pequenas e médias empresas nem todas as áreas e cargos são bem definidos, e nem todos os profissionais têm conhecimento sobre todas as ferramentas que podem auxiliá-lo como responsável técnico. Neste artigo, trouxemos um Guia de TI para pequenas e médias empresas e muitas outras informações relevantes para a área.

Como é a TI nas pequenas e médias empresas?

Como é a TI nas pequenas e médias empresas?

Apesar da Tecnologia da Informação representar um papel importante na estratégia de negócio de uma empresa, grande parte das organizações ainda não possuem essa visão.

Muitas ainda utilizam a Tecnologia da Informação apenas como uma ferramenta de suporte em uma necessidade específica. Especialmente nas pequenas e médias empresas, os computadores e arquivos digitais costumam não ter nenhum tipo de proteção corporativa, sistema de backup regular, meios de controle de navegação, dentre muitas outras ferramentas.

Os empresários e gestores devem ter em mente que com a evolução da tecnologia, mais de 90% dos processos empresariais são realizados digitalmente. Nada seria mais lógico do que investir em TI de maneira inteligente.

Por que empresas devem investir em Tecnologia da Informação?

tecnologia da informação empresas

Uma vez que a TI faz parte da estratégia da empresa e grande parte dos processos internos da organização é induzida pela TI, é essencial garantir segurança de dados.

Mesmo em pequenas empresas, ter uma infraestrutura de TI irá garantir vários benefícios:

  • Proteção contra vírus, ataques de hackers e vazamento de informações;
  • Rapidez nos processos por ter um sistema fluído e ágil;
  • Diminuição ou extinção de problemas de queda de sistema ou indisponibilidade de recursos digitais;
  • Melhoria na produtividade e aproveitamento do tempo dos diretores e funcionários;
  • Automatização de processos que sem a TI seriam feitos manualmente;
  • Melhoria na comunicação e definição de metas, processos e tarefas;
  • Diminuição do impacto devido ao distanciamento social;

Segundo pesquisa feita pelo Instituto Ponemon, o Brasil é o país mais propenso a sofrer vazamentos de dados em todo o mundo. Segundo a notícia, 63% das pequenas e médias empresas no Brasil sofreram algum incidente com vazamento de dados em 2019.

Veja a seguir os problemas mais comuns nas organizações que não contam com a tecnologia da informação como aliada em seus negócios.

Problemas comuns nas pequenas e médias empresas

Problemas comuns nas pequenas e médias empresas

Contar com hardwares e softwares desatualizados

Financeiro ou falta de conhecimento, são os motivos mais comuns para que empresas usem máquinas e programas que já estão desatualizados. Além de antigos, estes têm o risco de falharem e isso pode causar grandes prejuízos para a empresa.

Ignorar o Backup

O agrupamento e armazenamento seguro de informações é um dos recursos mais utilizados pelas empresas. Dados de clientes, planilhas, projetos, recursos e todas as informações digitais ficam armazenadas e integradas com a rede. Algo que era feito de forma física, ocupando espaço e dificultando o acesso.

Não fazer backup regularmente de forma efetiva e segura na empresa é algo extremamente preocupante. Além dos arquivos de operação da empresa, os clientes precisam se sentir seguros para confiar seus dados ao seu negócio. Além de arquivos perdidos, a falta de backup vai fazer com que exista uma perda financeira.

Falta de segurança

Como falamos aqui em nosso blog, empresas brasileiras têm se tornado alvos de ataques virtuais devido a vulnerabilidades dos seus sistemas informatizados. Esse cenário se agravou com grande parte da equipe nas empresas trabalhando em home office sem nenhuma ferramenta de controle e segurança em suas residências. Para que a empresa não se torne uma vítima de criminosos, é importantíssimo investir na segurança da informação.

Lentidão da internet

Em um mundo onde tudo e todos estão conectados grande parte do tempo, é imprescindível que qualquer empresa que queira ter uma imagem forte em frente ao mercado, tenha uma boa conexão com a internet 24 horas por dia. Problemas relacionados à conectividade e lentidão de sistemas, então entre os que dão mais dor de cabeça e perda de faturamento nas pequenas e médias empresas.

Ineficiência na área de TI

Uma das áreas que existe preocupação apenas quando os problemas aparecem, é a de TI. A grande maioria das pequenas e médias empresas não possui uma preocupação relevante em relação ao funcionamento adequado de processos, serviços e sistemas de tecnologia, lembrando apenas que tudo deve funcionar perfeitamente quando a tecnologia não os deixa trabalhar.

Mas, devemos lembrar que muitas empresas contam com profissionais despreparados, ou com ainda, pouco conhecimento. Parece algo pequeno, mas uma solução simples nem sempre é resolvida rapidamente e em grande parte das vezes, deixa os diretores muito irritados.

Muitos desses problemas de tecnologia da informação podem ser solucionados de forma rápida dentro das pequenas e médias empresas. Abaixo, falaremos sobre um material dedicado para a área de TI e que pode ajudar muitos profissionais a resolver os problemas mais comuns dentro das empresas.

Guia de TI para pequenas e médias empresas

O mercado de tecnologia da informação nas empresas é caracterizado por grande dinamismo, evolução constante e vem se tornando cada dia mais ativo no cotidiano da sociedade.

Com recursos humanos como seu principal capital e motor de desenvolvimento, o uso da tecnologia vê frequentes inovações e oferece múltiplas possibilidades de inserção do profissional da área no mercado de trabalho como: software, hardware ou na prestação de serviços.

Levando em consideração as atualizações e evolução constante na área, o profissional de TI necessita estar qualificado e atualizado tecnologicamente para atender às crescentes demandas do setor e prosperar na carreira. Conhecer as características, ferramentas, e informações necessárias para facilitar processos, é o que se espera desse profissional, tornando tais conhecimentos como fundamentais.

O Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas desenvolvido pela Lumiun, é uma contribuição para o setor, que, têm grande afinidade com a empresa. Sendo assim, pretendemos ajudar o profissional de TI à exercer seu trabalho de forma mais eficaz nas pequenas empresas.

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O material aborda os seguintes temas:

  • Backup
  • Antivírus e Antimalware
  • Roteadores e Switches
  • Firewall e Controle de Acesso à Internet
  • VPN – Rede Virtual Privada
  • Serviços de Domínio Active Directory
  • Suíte de Escritório
  • Armazenamento de Arquivos
  • E-mail Empresarial
  • Comunicação Corporativa
  • Gestão de Atividades e Processos
  • Helpdesk e Gestão de Atendimentos
  • Videoconferência

Você pode acessar a página do guia quando quiser, ou baixar o e-book e enviar para seus colegas e amigos.

4 dicas de segurança na era do trabalho Home Office

A pandemia de coronavírus criou uma nova realidade, definindo a maneira como as empresas operam, ditando seus próximos passos e eliminando barreiras de segurança e trabalho físico. Um estudo recente da Global Workplace Analytics nos Estados Unidos, identificou que possuir funcionários trabalhando em home office durante a pandemia, trazia economias aos empregados americanos em mais de US$ 30 bilhões por dia. Em comparação, esse é o valor de lucro líquido da gigantesca Apple no último ano inteiro.

Também nos Estados Unidos, o estudo previu que 25 a 30% dos trabalhadores estão em home office, e permanecerão pelo menos até 2021. Isso representa inúmeros desafios às equipes de segurança de TI.

No Brasil o trabalho fora do escritório, ou home office, é também uma realidade que muitas empresas adotaram como medida para proteger os funcionários neste momento, e que pode atingir 20 milhões de brasileiros, segundo uma pesquisa do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea). Isso significa que um em cada cinco trabalhadores formais, em média, no país, poderão permanecer em casa quando a crise de saúde pública passar.

Comportamento habitual

Normalmente a suposição feita pelas organizações em relação ao monitoramento de segurança da rede da empresa, é que, a maioria dos funcionários está ligada diretamente à rede LAN corporativa, coletando dados, com log de eventos do servidor e estações de trabalho. Porém, com muitos funcionários longe do perímetro da rede, usando dispositivos móveis ou em um ambiente doméstico remoto, as organizações perderam toda a visibilidade de uma grande porcentagem do tráfego da rede comercial.

Este cenário é altamente atrativo e oferece grandes chances de alavancar as ações dos criminosos cibernéticos, que têm aumentado o volume de esforços recentemente, tentando assim, quebrar as barreiras de seguranças fragilizadas pela situação. 

Com tanta informação em jogo, é importante estabelecer formas de monitorar a segurança do trabalho remoto no “novo normal”, onde conexões e relações físicas estão em desaparecimento. 

A seguir, listaremos algumas dicas para adaptar sua empresa a essa nova realidade.

1. Aumentar as fronteiras da rede local

segurança home office

Com grande parte da equipe trabalhando em casa, muitas organizações foram forçadas a escolher entre usabilidade e segurança da rede. A infraestrutura da rede virtual privada (VPN) convencional, não foi projetada para oferecer solução para os dois fatores.

A adoção de VPNs tem sido fortemente recomendada como solução para os problemas de acesso e segurança remota, inclusive, abordamos as vantagens da ferramenta em um artigo aqui em nosso blog. No entanto, embora permita que o tráfego conectado à internet e a rede corporativa flua com segurança, diminui o controle da produtividade e não controla acessos fora do escopo de trabalho pelas equipes.

Com conexões não monitoradas, os equipamentos de uma equipe de trabalho remota podem ser comprometidos por malwares e uma série de outros problemas. Dessa forma, esses dispositivos podem ser usados como trampolim para acessar o ambiente corporativo, inclusive, por meio de sua conexão VPN. 

Além da segurança e produtividade, existem inúmeros fatores que podem causar danos ao fluxo natural de trabalho da empresa. Listamos algumas ferramentas para que seu escritório continue funcionando “normalmente” em meio a pandemia.

2. Segurança nas extremidades

segurança home office

Os limites da rede local foram expandidos com a equipe em home office. Dessa forma, a segurança e a produtividade da empresa exigem também uma expansão para todos os dispositivos. As empresas necessitam pelo menos possuir o mesmo nível de controle e segurança de quando as atividades eram feitas dentro do ambiente corporativo.

Ao implantar sistemas de controle e segurança baseados na nuvem, nos dispositivos de propriedade da empresa usados pelos trabalhadores remotos, a organização pode detectar todos os acessos indevidos, pontos de fragilidade, e principalmente, impedir a infecção de malwares, vírus, ransomwares e outras ameaças. 

Além da segurança, com uma ferramenta de controle, é possível melhorar a produtividade da equipe que está trabalhando em casa, monitorando e gerenciando acessos dinamicamente de forma fácil, e tornando a experiência da distância, o mais parecida possível com a realidade antes da pandemia.

3. Garantir a privacidade dos funcionários em home office

segurança home office

Monitorar os acessos e manter a segurança dos funcionários em home office pode ser um problema de muitas organizações, levando em consideração a privacidade do trabalhador. Do lado da organização, é seu dever exigir a capacidade de proteger os dados confidenciais usados pelos funcionários para o trabalho diário. Já do lado dos funcionários, implementar uma solução de monitoramento da rede residencial apresenta importantes problemas de privacidade.

A solução pra isso, é um sistema de controle e segurança baseada em nuvem, como falamos anteriormente, fornece uma solução viável para ambos os problemas. Para dispositivos de propriedade corporativa, a política de segurança e regras da empresa devem ter um entendimento claro e explícito, que permite à organização monitorar a atividade nos dispositivos da empresa.

Com a solução instalada nesses dispositivos, a organização então, exerce seus direitos e regras sem monitorar inadequadamente a atividade de rede dos funcionários em dispositivos pessoais conectados à mesma rede doméstica. Resumidamente, o controle da empresa será feito apenas no dispositivo específico que estiver conectado remotamente à rede local da empresa no horário de trabalho.

Um bom exemplo de ferramenta para segurança no trabalho remoto, é a VPN Empresarial do Lumiun. Uma grande vantagem da VPN Empresarial do Lumiun em relação a outras soluções de VPN Corporativa é que ela aplica aos colaboradores que estão trabalhando remotamente, em home office, as mesmas regras de proteção e monitoramento do acesso à internet que existem na rede interna da empresa. Assim, se mantém vigente a política de uso da internet existente na organização, com objetivo de melhorar a segurança da informação e a produtividade dos colaboradores.

Além disso, é uma solução brasileira, com suporte 100% em português e que recebe pagamentos na moeda local (R$).

4. Monitorar os dispositivos pessoais

segurança home office

Para dispositivos pessoais usados para trabalho remoto, a linha entre privacidade e segurança é tênue. Como os equipamentos pertencem ao funcionário, pode parecer mais difícil impor regras e controle de acesso e segurança.

Portanto, todas as organizações devem elaborar e documentar uma política para que o uso de dispositivos de propriedade pessoal esteja em conformidade com as necessidades da empresa.

Pensando assim, utilizar uma ferramenta de controle de acesso remoto seguro, não atinge a qualquer problema relacionado a privacidade do funcionário que está em home office. Além disso, mantém os dados da empresa seguros mesmo utilizando um dispositivo que não pertence a ela.

Como monitorar o acesso à internet no trabalho remoto

O cenário pandêmico atual fez com que grande parte das empresas adotassem o home office para parte ou toda a equipe. Mas, se a produtividade já era prejudicada na forma de trabalho convencional, se tornou ainda pior com o trabalho remoto. Os funcionários estão em suas casas, sem nenhum tipo de supervisão e controle, e muitas vezes fazendo acesso remoto sem nenhuma ferramenta de segurança.

A VPN é uma ótima maneira de acessar remotamente os arquivos e dados de um equipamento da sua empresa e também navegar na internet de forma segura, portanto, uma ferramenta para evitar ataques cibernéticos, solucionando problemas de segurança. Além disso, com a VPN Empresarial do Lumiun, é possível fazer também o controle de acesso à internet dos funcionários que estão trabalhando em casa.

Ao longo das últimas semanas falamos bastante sobre a VPN:

Para tranquilidade dos gestores, existe a possibilidade de monitorar o acesso remoto para aumentar a produtividade da equipe. Você deve estar se perguntando como isso pode ser feito? Vou explicar, de uma forma bem simples, a seguir.

Estabelecer uma conexão VPN

monitorar acesso remoto

Para monitorar o acesso remoto, o passo inicial é estabelecer uma conexão VPN nos equipamentos de toda a equipe que está em home office. Montamos um guia com todas as etapas para que você consiga efetuar a conexão de uma forma bem simples.

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Após estabelecer a conexão VPN, o computador do usuário que está em casa ou em algum outro local fora das dependências da empresa, estará conectado à rede interna. Com isso poderá estabelecer uma conexão de área de trabalho remota ao computador que está ligado na rede da empresa, e também poderá acessar os arquivos e sistemas dos servidores e computadores da rede interna de uma forma mais segura.

Painel de controle do Lumiun

Para que você consiga monitorar quais usuários estão conectados via VPN e também quais sites o usuário está acessando, você deve fazer o login no painel de controle do Lumiun com uma conta de usuário Administrador.

monitorar acesso remoto

Permissões

Para que um usuário possa fazer a conexão VPN, é necessário que você, como administrador, faça a liberação da conexão.

monitorar acesso remoto

Já no painel da VPN Empresarial do Lumiun, habilite a VPN e os usuários que tem permissão para tal conexão.

monitorar acesso remoto

Monitoramento

Você pode monitorar quais usuários estabeleceram uma conexão VPN. Dessa forma, é possível saber quais estão conectados ao servidor ou equipamentos da empresa.

monitorar acesso remoto

Controle de Acesso

É aqui que a mágica acontece. O usuário que estabelecer uma conexão VPN Empresarial do Lumiun terá todos os acessos a qualquer tipo de site monitorados. No painel de controle do Lumiun, existe um relatório em tempo real dos acessos por usuário.

Regras de acesso

Além do monitoramento, é possível para o diretor ou responsável técnico, definir regras de acesso a sites específicos e também, em horários específicos.

Veja que você pode determinar quais sites não poderão ser acessados. Dessa forma, o bloqueio de acesso é feito automaticamente, sem a possibilidade de quebra da regra.

Além disso, você pode determinar em quais horários o acesso a redes sociais por exemplo, estão liberados para acesso. Suponhamos que o intervalo de trabalho durante a tarde, segundo as diretrizes da sua empresa, é entre as 16:00 e 16:30. O acesso aos sites que não estão no escopo de trabalho, serão liberados apenas nesse horário, como você pode ver na imagem abaixo.

Segurança

Além de monitorar o acesso remoto, melhorando o foco e a distração dos funcionários, o controle de acesso a sites por regras, inibe o acesso a sites nocivos e download de arquivos maliciosos. O equipamento que o funcionário está fazendo o acesso fica mais protegido, bem como os dados e informações da empresa que ali estão armazenados.

Conclusão

Sabemos que no cenário econômico atual do país, existem inúmeras preocupações. Mas acredito que a segurança de dados nas empresas pode estar fragilizada, com tantos profissionais trabalhando remotamente e fazendo acesso remoto a dados sensíveis da empresa. Além disso, tenho visto muitos empresários de vários ramos diferentes preocupados com a produtividade que está sendo reduzida pouco a pouco com a falta de controle de acesso no trabalho remoto. Dessa forma, acredito que este artigo tenha solucionado dúvidas e servido como “alívio” de uma preocupação relevante de empresários e responsáveis técnicos.

Até a próxima!

7 dicas para gerenciar equipe remota com segurança

Devido à pandemia da Covid-19, muitas empresas tiveram que decretar o trabalho remoto para toda sua equipe ou para uma parte dela. Porém, isso foi feito às pressas e os negócios que não estavam preparados para esse tipo de trabalho estão tendo que aprender na prática como funciona gerenciar uma equipe remota com segurança.

Pensando nisso, separamos 7 dicas para você saber como gerenciar uma equipe remota com segurança e, assim, garantir a produtividade e proteção da sua empresa. Confira!

Como gerenciar equipe remota com segurança

1. Mantenha contato diariamente

Manter uma comunicação diária é essencial para que os profissionais da empresa saibam como está o desenvolvimento dos projetos, quais são as atividades do dia e também, você consiga saber como anda a produtividade da equipe.

Decida como esse contato será feito com os colaboradores, por softwares de comunicação, WhatsApp ou telefone, e deixe claro todas as informações necessárias para que não falte comunicação, seja para tirar dúvidas, discutir ideias, etc.

Manter contato diariamente é essencial para que os profissionais em home office não se sintam solitários, já que isso pode acontecer principalmente com aqueles que mantinham comunicação assídua com diversas pessoas no escritório.

2. Foque nos resultados

Mesmo mantendo uma comunicação diária, no trabalho remoto é impossível para o gestor acompanhar o desenvolvimento do serviço de todos os colaboradores de sua equipe. E está tudo bem, porque não é sua função conferir cada passo que sua equipe dá no decorrer das atividades.

O importante é focar nos resultados e verificar se os colaboradores estão entregando o que foi solicitado. Sendo assim, mantenha o contato com os profissionais, mas lembre-se: não exagere na quantidade de ligações, mensagens e reuniões.

Para que tudo saia da forma adequada, a sua equipe tem que sentir que você confia nela. Caso contrário, você pode causar uma série de adversidades entre o seu grupo de trabalho e você.

3. Dê flexibilidade aos colaboradores

Outra medida fundamental para gerenciar equipe remota com segurança é dar flexibilidade para os profissionais. Dê uma liberdade maior para eles administrarem as horas trabalhadas e até para decidirem o horário em que vão realizar suas tarefas. Contanto que todos os colaboradores compareçam digitalmente caso tenha uma reunião ou atividade em grupo com horário marcado.

Porém, para o restante do dia, seja flexível, porque sua equipe também estará se acostumando com esse novo modo de trabalhar e descobrindo qual a melhor forma de se organizar para realizar o serviço em casa.

4. Faça reuniões virtuais

Como foi dito anteriormente, manter contato com sua equipe é essencial para que o trabalho remoto funcione bem. Contudo, não é aconselhável manter a comunicação apenas por telefone ou mensagens porque elas não são tão eficientes quanto uma chamada de vídeo.

Em uma videoconferência é possível ver toda a sua equipe, conversar e manter um diálogo fluido, apresentar documentos, identificar problemas, discutir o andamento de projetos e dar feedbacks.

Além disso, para realizar a videoconferência você pode escolher a plataforma que achar mais adequada e segura para discutir assuntos da empresa, mostrar dados e compartilhar informações que são importantes para a instituição.

Assim, você garante que as informações da empresa estejam seguras, o que nem sempre acontece quando são compartilhadas em outros aplicativos, como WhatsApp e e-mails.

5. Certifique-se de que todos tenham condições de fazer home office

Toda a equipe da empresa que estiver em home office precisa ter condições materiais de trabalho para que ele funcione verdadeiramente, como equipamentos de qualidade, celulares ou computadores, internet e softwares que suportem as tarefas do dia a dia.

Essas condições são itens essenciais para que o profissional seja capaz de realizar suas atividades em casa. O ideal é que antes de iniciar o home office, a empresa confira se todos têm esses requisitos em casa.

Caso algum colaborador tenha dificuldade para desenvolver seu trabalho por falta de algum dos itens necessários, você deve providenciar o material ou equipamento o mais rápido possível.

6. Oriente seus colaboradores

Pode parecer repetitivo afirmar que uma equipe remota tem que estar sempre em contato entre si e seus coordenadores, mas é a realidade. E essa comunicação pode ser feita de várias formas, como falamos anteriormente.

Muitos escritórios não trabalhavam dessa maneira e tiveram que investir nessa modalidade de serviço, contudo, esse modo de comunicação ainda é novo para grande parte dos colaboradores. Sendo assim, você não pode deixar de orientar sua equipe e ensiná-la a utilizar todas as ferramentas que serão necessárias para a realização das atividades diárias.

É função da empresa mostrar como os programas funcionam para agilizar o trabalho da equipe, evitar erros e manter as informações da instituição seguras, mesmo sendo compartilhadas em diferentes equipamentos de rede.

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7. Tenha ferramentas de qualidade

Para gerenciar uma equipe remota com segurança, você precisa se certificar de que todas essas ferramentas utilizadas para fazer reuniões e compartilhar documentos, são de qualidade.

Um programa de qualidade deve ter algumas características específicas, por exemplo, boa usabilidade, praticidade e segurança de dados. Esses itens vão garantir que todos os colaboradores consigam utilizar tranquilamente as ferramentas e realizar as tarefas de forma ágil. Lembre-se de que os softwares têm que ser disponibilizados para facilitar o trabalho e não dificultá-lo.

A segurança de dados é essencial para que você tenha certeza de que os documentos da empresa não serão invadidos ou roubados. Além disso, ela protege também os seus dados pessoais e os de seus colaboradores, o que é fundamental ao utilizar a internet.

Conclusão

Para gerenciar bem uma equipe remota você deve manter uma comunicação diária com seu time, seja por softwares de comunicação, WhatsApp ou telefone. Além disso, é necessário realizar reuniões por videoconferências para que os profissionais consigam conversar de maneira mais fluida e natural.

Lembre-se também de verificar se todos os colaboradores possuem condições de manter o home office e orientá-los. Como esse é um momento difícil e diferente para todos, você ainda deve dar flexibilidade para os profissionais se adequarem e manterem em mente que o mais importante são os resultados obtidos pela equipe.

Por último, use sempre ferramentas de qualidade para se certificar de que suas informações estarão seguras e que os colaboradores vão utilizar os softwares tranquilamente. Ao realizar essas ações, você vai proteger os dados de sua empresa, manter a produtividade de seus colaboradores e ainda garantir que todos vão passar por esse momento difícil de uma forma mais leve.

Depois de descobrir como gerenciar sua equipe remota, veja o que vai mudar nos escritórios após o coronavírus!

Até a próxima!

O que vai mudar nos escritórios após o coronavírus?

A pandemia da Covid-19 impactou profundamente o modo de trabalho e de vida no mundo todo. Boa parte dos profissionais dos escritórios, após o coronavírus, foram obrigados a realizar seus serviços de casa. Os pontos turísticos, o comércio e as ruas das cidades estão vazias enquanto a população “cumpre” o isolamento social.

Ainda não se sabe quando esse período de isolamento vai acabar e a rotina voltar ao normal. Mas, será que tudo vai continuar como era antes? Os escritórios vão funcionar do mesmo modo que operavam antes da pandemia? Dica: criamos o Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas, com dicas e ferramentas para quem adotou esta modalidade de trablaho.

Muitos acreditam que não, porque a tendência é que os cuidados com o vírus continuem mesmo após o fim da pandemia. Isso deve acontecer, porque a criação da vacina ainda deve demorar e as pessoas estarão com medo de se expor à doença.

Sendo assim, listamos algumas mudanças que devem acontecer nos escritórios após o surgimento do novo coronavírus. Continue lendo para conferir e adequar sua empresa a essas transformações:

Six Feet Office

O “Six Feet Office” é uma criação da Cushman & Wakefield, uma empresa global de serviços imobiliários. Em tradução livre, “six feet” significa seis pés, que é uma unidade de medida usada pelos norte-americanos. Quando convertidos os “six feet” equivalem a 1,82 metros, ou seja, aproximadamente a medida de isolamento social recomendada por organizações de saúde.

Nesse novo modelo de escritório as estações de trabalho devem ficar a, pelo menos, seis pés de distância uma das outras. Além disso, adesivos devem ser colocados em toda a empresa para lembrar os profissionais da maneira como eles devem se portar nesse ambiente.

Esses avisos devem mostrar, por exemplo, onde o colaborador deve pisar e em qual sentido andar para respeitar o isolamento social dentro do escritório. Assim, a segurança aumenta tanto para o profissional que respeita as medidas quanto para aqueles que compartilham o local de trabalho com ele.

Janelas abertas

Mais uma mudança que vai acontecer nas empresas será a abertura das janelas nas salas dos escritórios. Como a circulação do ar é muito relevante para que o vírus não se espalhe, elas terão que permanecer abertas durante o expediente.

Caso alguns espaços da empresa não tenham janelas que possam ser abertas, o responsável pelo escritório terá que repensar a disposição de seus colaboradores. Uma reforma que disponibilize janelas no local pode ser uma boa ideia.

Higienização frequente

Geralmente, a limpeza dos ambientes das empresas acontecia no início e no fim do dia. Depois da Covid-19, elas devem se tornar bem mais frequentes durante o expediente para evitar que o vírus fique em mesas, cadeiras e demais superfícies usadas pela equipe do escritório.

Outra medida que deve ser implementada é a disponibilização de materiais de prevenção do contágio, como álcool em gel, máscaras e até plásticos ou papéis sobre mesas e equipamentos, para que o profissional não precise tocar diretamente nessas superfícies.

Ao fim do dia, os colaboradores que usaram esses plásticos em seu espaço de trabalho devem jogá-los fora. No dia seguinte, um novo pode ser colocado e o colaborador deverá sempre fazer o mesmo procedimento dia após dia.

Verificação de temperatura

A verificação de temperatura dos colaboradores pode se tornar uma medida comum nos escritórios após o coronavírus. Essa ação é muito importante e grandes empresas, como a Amazon e Walmart, já a incluíram no cotidiano de seus funcionários durante a pandemia.

Não há nada na legislação trabalhista brasileira que impeça a verificação de temperatura dos profissionais de um escritório durante ou após uma pandemia. Uma vez que essa providência nesse período, pode ser considerada uma medida de segurança da empresa.

Além de medir a temperatura dos colaboradores, as empresas podem decidir testar regularmente sua equipe quando houver testes disponíveis para certificar-se de que ninguém esteja infectado no ambiente.

Horários diferentes

É comum os funcionários iniciarem e terminarem seus horários de trabalho juntos. Esse é outro padrão que está prestes a mudar. Diversas empresas no mundo estão repensando e reformulando os horários de entrada e saída dos profissionais para que elevadores não fiquem lotados.

E ainda, para que não haja aglomeração dentro dos escritórios outra alternativa plausível é a retirada de espaços comunitários para refeições, cafés e descanso. Assim, as chances do isolamento social ser respeitado serão maiores.

Menos pessoas no escritório

Muitas empresas que nunca tinham decretado home office tiveram que fazer isso devido à pandemia de Covid-19. E o que grande parte delas está percebendo é que esse modo de trabalho pode funcionar bem.

Então, será mesmo necessário mandar todos os colaboradores voltarem para os escritórios após o coronavírus acabar?

Essa ideia está sendo bastante discutida e não há apenas uma resposta certa para ela. Dependendo do número de profissionais contratados e do espaço físico da empresa, exigir que todos voltem juntos a trabalhar presencialmente pode não ser uma boa atitude.

Por isso, as empresas estão refletindo sobre o que pode ser feito. Algumas devem decretar home office total para parte de seus colaboradores, outras podem oferecer um dia na semana de trabalho remoto ou, ainda, fazer o retorno ao escritório por etapas.

Tecnologia usada para diminuição do contágio

Essa mudança talvez não seja tão imediata, principalmente no Brasil. Contudo, empresários já estão pensando em formas de utilizar a tecnologia para adaptar escritórios e, assim, diminuir as chances de contágio no trabalho.

A ideia é que com a tecnologia sejam criadas soluções para que os colaboradores de uma empresa não precisem tocar com as mãos muitas superfícies do escritório. Baseada na sede de uma empresa de gestão de resíduos do Oriente Médio, uma das ideias para o futuro é colocar portas que se abrem com sensores de movimentos ou reconhecimento facial.

Além disso, a possibilidade de realizar tarefas cotidianas, como pedir um café, pelo celular também estão sendo consideradas vantajosas cada vez mais.

Essas 7 medidas podem afetar as rotinas nos escritórios durante e após a pandemia, porque os cuidados ainda vão ser exigidos depois desse período mais crítico da propagação da doença.

Depois de ler nosso texto e descobrir quais são as tendências que estarão presentes nas empresas, você já sabe quais serão aplicadas em seu escritório? Deixe seu depoimento nos comentários!