{"id":5146,"date":"2020-04-23T10:21:00","date_gmt":"2020-04-23T13:21:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lumiun.com\/blog\/?p=5146"},"modified":"2025-09-26T09:37:33","modified_gmt":"2025-09-26T12:37:33","slug":"7-dicas-para-aumentar-a-produtividade-dos-funcionarios-no-escritorio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lumiun.com\/blog\/7-dicas-para-aumentar-a-produtividade-dos-funcionarios-no-escritorio\/","title":{"rendered":"7 Dicas para Aumentar a Produtividade dos Funcion\u00e1rios no Escrit\u00f3rio"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea j\u00e1 sentiu que os funcion\u00e1rios est\u00e3o constantemente perseguindo o pr\u00f3prio rabo no escrit\u00f3rio? Muitas reuni\u00f5es agendadas, e-mails caindo na caixa de entrada e sendo respondidos a todo momento? E, no entanto, no final do dia, sua equipe n\u00e3o tem entregue quase nada. Nada para mostrar pelas horas de &#8220;<\/span>trabalho duro&#8221;<span style=\"font-weight: 400;\"> que todos dedicaram. Jogando a produtividade no escrit\u00f3rio pelo ralo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">N\u00e3o h\u00e1 nada pior que a <strong>sensa\u00e7\u00e3o de um dia improdutivo<\/strong> no trabalho. E a facilidade de perder tempo em um ambiente de escrit\u00f3rio s\u00e3o in\u00fameras.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Existem algumas regras, que ningu\u00e9m diz, mas que os funcion\u00e1rios costumam cumprir:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Reuni\u00f5es s\u00e3o importantes<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">E-mail \u00e9 rei<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Devem <strong>parecer ocupados<\/strong>, mesmo que n\u00e3o estejam<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Devem <strong>parecer estressados<\/strong>, pois assim parecem estar ocupados<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A melhor coisa que voc\u00ea pode fazer \u00e9 jogar todas as regras desatualizadas pela janela e substitu\u00ed-las por uma regra:<\/span><\/p>\n<h2 id=\"foco-no-resultado\"><b>Foco no resultado<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">N\u00e3o me\u00e7a quantos minutos ou horas sua equipe dedica, mas sim os <\/span><b>resultados <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">que ser\u00e3o entregues no dia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O problema \u00e9 que muitos funcion\u00e1rios n\u00e3o se importam com os resultados, pensando apenas em <\/span><b>se sentirem ocupados<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e trabalhando longas horas por causa disso. Mas se voc\u00ea como gestor conseguir mudar o colaborador de uma mentalidade <\/span><b>ocupada<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> para uma mentalidade <\/span><b>resultados<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, toda a empresa come\u00e7a a mudar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Os funcion\u00e1rios come\u00e7am a gastar o tempo com coisas mais importantes, afinal, isso gera mais resultados.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Aqui vai 7 dicas para aumentar a produtividade dos funcion\u00e1rios no escrit\u00f3rio e ferramentas que podem auxiliar em cada dica.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"1-prioridade\"><b>1. Prioridade<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cada funcion\u00e1rio deve se concentrar em no m\u00e1ximo<strong> 3 prioridades por dia<\/strong>. Isso significa que se cada um tiver uma grande lista de tarefas deve ignorar todo o resto, at\u00e9 amanh\u00e3.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando um funcion\u00e1rio est\u00e1 distra\u00eddo e sobrecarregado com uma longa lista de tarefas a fazer, fica dif\u00edcil se concentrar e a <a href=\"https:\/\/www.lumiun.com\/blog\/como-reduzir-a-procrastinacao-da-sua-equipe-e-aumentar-a-produtividade\/\">procrastina\u00e7\u00e3o<\/a> assume o controle. Por isso, instrua seu funcion\u00e1rio a concentrar-se em 3 coisas mais importantes.<\/span><\/p>\n<p><b>Dica de ferramentas: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Para ajudar a escolher as tarefas de prioridade existem algumas metodologias que podem auxiliar na escolha:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">O seu foco \u00e9 no financeiro? Teste o m\u00e9todo do <\/span><b>custo x benef\u00edcio<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> primeiro;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">O seu foco \u00e9 no tempo? Use a matriz <\/span><b>urg\u00eancia x import\u00e2ncia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">O seu foco \u00e9 nos resultados? Tente a <\/span><b>matriz esfor\u00e7o x impacto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">A prioridade \u00e9 geral? Fique com os m\u00e9todos <\/span><b>BASICA <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e <\/span><b>RICE<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>Leia o <a href=\"https:\/\/rockcontent.com\/blog\/priorizacao-de-projetos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">artigo<\/a> da Rockcontent sobre cada metodologia.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"2-as-coisas-mais-importantes-primeiro\"><b>2. As coisas mais importantes primeiro<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O funcion\u00e1rio nunca pode come\u00e7ar o seu dia com as tarefas mais f\u00e1ceis ou que mais gosta. Ele deve sempre come\u00e7ar com a tarefa mais dif\u00edcil e mais importante. Provavelmente ser\u00e1 essa tarefa que vai gerar mais resultados no fim do dia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se a tarefa mais dif\u00edcil ficar por \u00faltimo, a pessoa respons\u00e1vel pode ficar sem tempo e n\u00e3o ser entregue, ou ainda, feito \u00e0s pressas e entregue com qualidade ruim.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ao enfrentar a tarefa mais dif\u00edcil primeiro, o funcion\u00e1rio est\u00e1 com bastante energia e pode ter a certeza de que ser\u00e1 executada, n\u00e3o importa o que aconte\u00e7a.<\/span><\/p>\n<p><b>Dica de ferramentas:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0 \u00e9 muito importante que sua empresa implante uma ferramenta para acompanhamento das tarefas da organiza\u00e7\u00e3o ou setor. As que mais se destacam s\u00e3o o <a href=\"https:\/\/trello.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Trello<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.pipefy.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Pipefy<\/a> e <a href=\"https:\/\/monday.com\/lang\/pt\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Monday<\/a>. Com uma dessas ferramentas, todos os colaboradores podem acompanhar o status das tarefas, respons\u00e1veis e prazos. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sugiro que voc\u00ea crie uma coluna chamada \u201cTarefas do dia\u201d onde cada funcion\u00e1rio pode ter apenas 3 tarefas para focar e entregar.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"3-assuma-o-controle-do-e-mail\"><b>3. Assuma o controle do e-mail<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para muitos funcion\u00e1rios, o e-mail \u00e9 quem determina as prioridades e assume o controle no escrit\u00f3rio.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Como gestor, seu papel \u00e9 ajud\u00e1-los a limitar o tempo gasto verificando e respondendo e-mails. S\u00f3 porque existem e-mails na caixa de entrada, n\u00e3o significa que o funcion\u00e1rio precisa responder a todos imediatamente. N\u00e3o vai ocorrer nenhuma trag\u00e9dia se ele ficar uma ou duas horas para responder um e-mail.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Recomendamos verificar o e-mail apenas<strong> 3 vezes ao dia<\/strong> no m\u00e1ximo. Uma vez pela manh\u00e3, uma vez logo ap\u00f3s o almo\u00e7o e outra ao final da tarde. Al\u00e9m de melhorar o foco da equipe, no momento que um funcion\u00e1rio abrir sua caixa de entrada, ser\u00e1 respondido e enviado v\u00e1rios e-mails ao mesmo tempo.<\/span><\/p>\n<p><b>Dica de ferramenta:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Para ajudar nessa dica recomendamos uma conversa de alinhamento com todos os funcion\u00e1rios para que seja combinado os hor\u00e1rios para acesso aos e-mails corporativos. Al\u00e9m disso, desative qualquer notifica\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica do navegador, computador ou celular.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se a conversa n\u00e3o funcionar, voc\u00ea pode implantar uma <a href=\"https:\/\/www.lumiun.com\/funcionalidades-e-recursos\/controle-acesso-internet?utm_source=blog&amp;utm_medium=post&amp;utm_campaign=7-dicas-produtividade-escritorio\">ferramenta<\/a> que faz a libera\u00e7\u00e3o do e-mail por hor\u00e1rio. Dessa forma, mesmo que o funcion\u00e1rio tente acessar o e-mail, o mesmo ser\u00e1 bloqueado se n\u00e3o estiver no hor\u00e1rio estabelecido na ferramenta.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"4-faca-todas-as-reunioes-com-20-minutos-de-duracao\"><b>4. Fa\u00e7a todas as reuni\u00f5es com 20 minutos de dura\u00e7\u00e3o<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O que era pra ser solu\u00e7\u00e3o, as reuni\u00f5es podem ser a <strong>maior perda de tempo<\/strong>. Parece que existe uma regra impl\u00edcita na mente das pessoas de que todas as reuni\u00f5es devem durar ao menos uma hora. Por que? Como todos os t\u00f3picos se encaixam perfeitamente em um intervalo de uma hora?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Reduza as reuni\u00f5es para um m\u00e1ximo de 20 minutos e de prefer\u00eancia em p\u00e9. Magicamente, parece que as pessoas pensam e se expressam melhor quando est\u00e3o em p\u00e9 e consequentemente a reuni\u00e3o se torna mais eficaz.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se deseja passar um recado para um funcion\u00e1rio, vai at\u00e9 a mesa dele e fale diretamente. N\u00e3o h\u00e1 necessidade marcar uma reuni\u00e3o e convocar um batalh\u00e3o de pessoas apenas para se sentir ocupado e parar o trabalho de toda uma equipe.<\/span><\/p>\n<p><b>Dica de ferramenta:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> qualquer celular ou rel\u00f3gio que informe a hora \ud83d\ude05. Se quiser, pode definir um cron\u00f4metro ou despertador para que avise o tempo esgotado.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"5-tenha-sempre-uma-pauta-para-todas-as-reunioes\"><b>5. Tenha sempre uma pauta para todas as reuni\u00f5es<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Muitas reuni\u00f5es se tornam longas e muitas vezes sem conclus\u00e3o alguma porque n\u00e3o h\u00e1 uma estrutura para elas. Insista para que o respons\u00e1vel tenha sempre uma pauta completa antes de qualquer reuni\u00e3o, detalhando exatamente o que ser\u00e1 discutido. Isso faz com que o respons\u00e1vel pela reuni\u00e3o estude todos os assuntos detalhadamente reduzindo o desperd\u00edcio durante a pr\u00f3pria reuni\u00e3o.<\/span><\/p>\n<p><b>Dicas de ferramentas<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: \u00f3timas ferramentas para ajudar na organiza\u00e7\u00e3o de reuni\u00f5es s\u00e3o <a href=\"https:\/\/evernote.com\/intl\/pt-br\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Evernote<\/a> e <a href=\"https:\/\/keep.google.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Google Keep<\/a>.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"6-controle-o-acesso-a-internet-dos-funcionarios\"><b>6. Controle o acesso \u00e0 internet dos funcion\u00e1rios<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A internet \u00e9 o principal vil\u00e3o contra o foco e produtividade no escrit\u00f3rio. O desperd\u00edcio de tempo \u00e9 tanto que segundo uma pesquisa, os funcion\u00e1rios de escrit\u00f3rios s\u00e3o interrompidos em m\u00e9dia <\/span><b>14 vezes por dia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> por ferramentas da internet. E o pior, \u00e9 que ap\u00f3s uma interrup\u00e7\u00e3o, o funcion\u00e1rio pode demorar <\/span><b>mais de 20 minutos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> para voltar \u00e0 tarefa original.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sem nenhum tipo de controle ou pol\u00edtica de acesso \u00e0 internet, \u00e9 normal que os colaboradores utilizem uma parte do tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, v\u00eddeos no YouTube, mensagens no WhatsApp ou fazendo pesquisa sobre assuntos de seu interesse.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Portanto, o <a href=\"https:\/\/comobloquearsite.com\/\">controle do acesso \u00e0 internet<\/a> nas empresas \u00e9 uma pol\u00edtica fundamental na gest\u00e3o de equipes, pois reduz o desperd\u00edcio de tempo com o aumento do foco, al\u00e9m de evitar v\u00e1rios problemas de seguran\u00e7a com acesso a sites nocivos ou famosos golpes da internet.<\/span><\/p>\n<p><b>Dica de ferramenta<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: O <a href=\"https:\/\/www.lumiun.com\/aumentar-produtividade-da-equipe?utm_source=blog&amp;utm_medium=post&amp;utm_campaign=7-dicas-produtividade-escritorio\">Lumiun<\/a> \u00e9 uma \u00f3tima solu\u00e7\u00e3o de controle de acesso \u00e0 internet para sua empresa. Com ele voc\u00ea consegue bloquear os sites e categorias de sites que est\u00e3o fora do escopo de trabalho, liberar o acesso por hor\u00e1rios e acompanhar em tempo real o que cada funcion\u00e1rio est\u00e1 acessando.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"7-desligue\"><b>7. Desligue<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Depois de ficar horas dentro do escrit\u00f3rio, entregando resultados, \u00e9 hora de descansar. Sei que para um gestor, que fica <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">pilhado<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> 25 horas por dia, \u00e9 dif\u00edcil conseguir implantar todas as dicas acima, principalmente essa \u00faltima. Por\u00e9m, \u00e9 fundamental que todos tirem um tempo para descansar e se desligar do trabalho.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se voc\u00ea conseguir implementar as dicas anteriores, pode ter certeza que ap\u00f3s o expediente de trabalho ter\u00e1 uma sensa\u00e7\u00e3o de dever cumprido e v\u00e1rios resultados entregues. Al\u00e9m do mais, com um bom descanso sua energia vai estar renovada para come\u00e7ar tudo no pr\u00f3ximo dia.<\/span><\/p>\n<p><b>Dicas de ferramentas<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: sua cama, fam\u00edlia, futebol, cinema, shopping, chopp, <\/span><del><span style=\"font-weight: 400;\">charuto<\/span><\/del><span style=\"font-weight: 400;\">, enfim, <strong>sua vida<\/strong>!<\/span><\/p>\n<p>Se quiser saber mais sobre a produtividade no escrit\u00f3rio, leia nosso artigo sobre a <a href=\"https:\/\/www.lumiun.com\/blog\/produtividade-dos-funcionarios-na-internet-em-2020\/?utm_source=blog&amp;utm_medium=post&amp;utm_campaign=7-dicas-produtividade-escritorio\">Produtividade dos funcion\u00e1rios na internet em 2020<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Voc\u00ea j\u00e1 sentiu que os funcion\u00e1rios est\u00e3o constantemente perseguindo o pr\u00f3prio rabo no escrit\u00f3rio? 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