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Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas

Esse é um material produzido pela Lumiun Tecnologia para compartilhar algumas de nossas experiências práticas e de pesquisa sobre o cenário atual do trabalho em home office e também das inúmeras ferramentas de tecnologia e comportamento que podem facilitar a transição do trabalho presencial para o remoto, em muitas empresas do Brasil.

Benefícios, desafios e soluções são os principais objetivos desse material, a fim de ajudar funcionários, gestores e empresários que já atuam ou pretendem implementar o trabalho remoto de parte ou toda a equipe.

É importante ter em mente que esse modelo de trabalho está se estabelecendo como um novo padrão e já é muito utilizado fora do Brasil. Aqui, ainda está em plena fase de construção e adaptação, mas esperamos que de alguma forma consigamos ajudar o maior número de pessoas com esse material.

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Sumário

  1. Razões para adotar o Home Office
  2. Desafios do Home Office
  3. Questões Legais
  4. Como adequar minha empresa?
  5. Ferramentas e tecnologias que podem ajudar
  6. Dicas de Equipamentos para Home Office
  7. Conclusão

Razões para adotar o Home Office

guia de home office

O modelo de trabalho remoto será cada vez mais presente no cotidiano das empresas. As cidades mudaram seus processos, atividades profissionais tiveram inúmeras adequações e o uso da tecnologia mudou muito ao longo desse período. O maior medo dos profissionais em relação ao home office, com certeza é a transição deste processo e a adaptação. Segundo a pesquisa da ISE Business School, sobre a capacidade de conciliar a casa com trabalho, trouxe 3 grandes resultados:

O futuro do trabalho é agora: mais de 80% das empresas nacionais gostaram da modalidade de teletrabalho.

Para mais de 80% dos respondentes, as principais dificuldades foram superadas.
Para quase 90% dos executivos, o momento contribuiu para reforçar valores pessoais e laços familiares.

“Mudanças que ocorreriam em cinco ou dez anos já estão acontecendo”, disse Cesar Bullara, diretor e professor do departamento de gestão de pessoas do ISE.

Existem diversos bons motivos para adotar este modelo de trabalho, a seguir, listamos os mais relevantes.

Economia

Seguindo a tendência de mercado de criar escritórios rotativos, imagine que sua empresa tenha 100 funcionários trabalhando em um escritório, utilizando todos recursos necessários para um trabalho pleno. Pois bem, agora imagine que 75 deles comecem a trabalhar de forma remota por duas vezes na semana. Isso significa que você poderia economizar no mínimo 30% em aluguel de espaço (se for o seu caso), energia, mobílias e etc.

Produtividade

Em média, as pessoas que estão em trabalho remoto normalmente produzem mais, quando, é claro, têm um ambiente favorável e controlado (falaremos mais sobre isso) para exercer seu trabalho de forma concreta.

Contratação e Retenção

Conseguir contratar talentos de forma remota é uma tarefa mais fácil do que no modelo normal de trabalho. Se aquele profissional que você deseja contratar para decolar com as vendas da sua empresa, por exemplo, mora em outro estado ou um município muito distante da sua empresa, talvez aceite sua oferta nesse momento. Além disso, a probabilidade de perda desse funcionário diminui bastante pelo cenário favorável a ele.

Tempo

Pessoas que trabalham em casa não chegam atrasadas, sofrem menos com stress e poluição das grandes cidades, ficam menos cansadas ou doentes, devido ao descarte da necessidade de deslocamento até o trabalho e todos os processos envolvendo essa tarefa, que antes era diária e agora pode não existir mais. Vendo isso, sua empresa pode ganhar mais em produtividade, aproveitamento do tempo e diminuição de imprevistos e atrasos.

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Desafios do Home Office

guia de home office

O primeiro passo é mudar sua percepção de trabalho “normal”. Existem diversas pesquisas de grandes empresas e profissionais de saúde identificando que a pandemia não terá um “fim”. Toda a população deverá tomar cuidados e manter sistemas de contenção por muito tempo ainda, e isso quer dizer que o trabalho remoto também se manterá vivo por muito tempo. 

A seguir, listamos alguns dos principais desafios para as empresas na implantação do trabalho em home office.

Equipamentos e Mudanças

Fazer a transição para o trabalho remoto é uma mudança grande e para isso, é preciso investir em soluções, serviços e produtos. Podemos dizer que não é um investimento alto comparado a qualquer outra mudança corporativa, mas existe, claro. O importante é que a implantação ocorra de forma rápida, estruturada e segura, assim, o retorno será tão rápido quanto.

Verificando empresas e parceiros que aderiram a esta modalidade, percebemos que os principais locais de investimento para esta mudança são:

Equipamentos móveis para funcionários como celulares e notebooks
Material de papelaria e de uso diário individual, onde anteriormente eram usados em conjunto
Mesas, cadeiras e periféricos de computadores e sistemas informatizados

Existem sim alguns casos extremos onde existe a necessidade de instalação de internet de alta velocidade, ou melhoria nos equipamentos relacionados à ela, como roteadores por exemplo.

Porém, existem casos também, que não existe a necessidade de aquisição de novos equipamentos, pois o funcionário possui, ou então, os da empresa podem ser transportados para uso domiciliar pelo colaborador.

Foco e controle do funcionários

É natural nos primeiros dias não ter certeza sobre a real efetividade do trabalho do colaboradores em home office. Gerenciar as atividades e horários de trabalho é uma tarefa necessária e preocupante, afinal, “estar em casa” pode parecer tentador aos colaboradores desengajados.

Adaptação ao novo sistema

Toda mudança requer aprendizado. Principalmente as de processos, onde o trabalho seguia um fluxo de longo período. Portanto, nos primeiros dias é normal gerar uma pequena queda no rendimento e na produtividade, porém, se o projeto de mudança for bem estruturado e conciso, esta curva de aprendizagem se torna pequena e logo no primeiro mês pode gerar ótimos resultados.

Hábitos e distrações

Pessoas costumam manter hábitos e criar novos em alguns cenários. Não pense que em suas casas tais hábitos serão perdidos, ou que novos não serão criados. É importante que para que não corram distrações oriundas de tais hábitos, que os gestores ou responsáveis apostem na comunicação diária e treinamentos para sensibilizar as pessoas e tornar o processo mais transparente, afinal, mesmo em casa, ainda é trabalho.

Tecnologia

Na era do conhecimento, sem comunicação o trabalho remoto se torna praticamente impossível. Tenha em mente que é preciso ter recursos que viabilizem esses dois pontos de forma segura e estável. Para que este processo se torne muito mais fácil, separamos algumas das principais soluções tecnológicas e de conhecimento divididas em tópicos, que você pode ver a seguir.

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Questões legais

guia de home office

Visando a proteção dos direitos do trabalhador, as empresas devem utilizar como base jurídica o que está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Em seus artigos 2º e 8º, respectivamente, a lei determina que o risco do negócio pertence ao empregador e que qualquer decisão deve ser tomada respeitando interesses públicos em detrimento de interesses de classe ou particulares. Além disso, na falta de disposições legais suficientes, as autoridades tomam as decisões.

Isso significa que é responsabilidade sua, enquanto empresa, assegurar a sobrevivência do negócio mesmo em circunstâncias desfavoráveis social ou economicamente.

As bases jurídicas atuais

O cenário mudou em 2017 com a entrada em vigor da Reforma Trabalhista, através da Lei 13.467, que modificou e acrescentou situações que não eram regradas pela CLT. Agora, há um capítulo especialmente voltado à prestação de serviços em regime de trabalho remoto, a partir do artigo 75-A da Consolidação.

Já em fevereiro de 2020, o governo federal sancionou a Lei 13.979, que dispõe sobre as medidas de enfrentamento do surto mundial do coronavírus — declarado pandemia somente no dia 11 de março. A regulação trata da necessidade de isolamento, quarentena e determinação de realização compulsória de exames, casos em que a ausência do colaborador deve ser considerada falta justificada.

O conceito de teletrabalho

Quando se trata de trabalho remoto e legislação, a Reforma Trabalhista chama o home office de teletrabalho. É enquadrado nessa modalidade o serviço prestado fora das dependências da empresa, que utiliza ferramentas tecnológicas e cuja natureza não se caracteriza como trabalho externo.

Como adequar minha empresa?

A organização deve transformar a atividade: de presencial para teletrabalho. Para isso, a legislação determina, basicamente, que deve haver um aditivo ao contrato de trabalho.

Contrato aditivo de trabalho

O termo aditivo do contrato de trabalho do colaborador deverá ser elaborado por escrito, indicar a alteração do regime presencial para o teletrabalho e descrever as características e regras da modalidade. Entre outras questões, deve-se esclarecer como o trabalho vai funcionar, bem como se será quantificado por mínimo de tarefas entregues por dia ou e se estará sujeito ao controle de jornada, por exemplo.

Disponibilizamos um Modelo de Documento do Termo Aditivo ao Contrato de Trabalho para Regime de Teletrabalho – Home Office.

Controle da jornada

A princípio, entende-se que, no teletrabalho, o funcionário pode atuar no horário em que julgar adequado, desde que produza e entregue as tarefas determinadas em contrato. Neste caso, ele também não teria direito a intervalo de almoço ou entre jornadas, adicional noturno (se trabalhar durante a madrugada) ou horas extras.

Por outro lado, com as novas tecnologias, já há entendimentos de que é plenamente possível controlar a jornada mesmo a distância, como ponto via celular, registro no sistema interno da empresa e a própria webcam. Daí a importância de estabelecer minuciosamente as regras, já que a legislação trata o assunto de forma genérica.

Fonte: Great Place to Work

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Ferramentas e tecnologias que podem ajudar

A tecnologia não espera que as empresas acostumem-se com ela. As que adotarem primeiro serão pioneiras e as que deixarem de lado perderão mercado cada vez mais, pouco a pouco.

Para facilitar o processo de transição do trabalho presencial para o home office, existem diversas ferramentas que a tecnologia pode ajudar, por isso, listamos a seguir as mais comuns e indispensáveis.

Internet rápida e sem quedas

Será inevitável usar a internet no trabalho em home office. Portanto, contratar uma internet veloz e fluida, sem quedas, extremamente necessário para um trabalho remoto pleno.

Imagine, ao meio de uma reunião com um cliente importante, ou uma negociação de contratação, houver uma queda de internet, ou então perda parcial de áudio na videoconferência? Um tanto quanto indesejável e prejudicial aos negócios, não é mesmo?

Se os funcionários precisam baixar ou enviar arquivos diariamente, utiliza programas que exigem boa velocidade, é recomendável utilizar uma internet com tecnologia via fibra óptica, que torna mais estável a conexão.

Para melhorar a velocidade da conexão, listamos algumas dicas em um artigo em nosso blog, que você pode acessar quando quiser.

Segurança de dados e saúde dos equipamentos

As pessoas, diferentemente dos softwares, não são programáveis e precisam de constante treinamento para não comprometerem todo o sistema. É normal vermos funcionários sofrendo ataques de phishing e infecção de vírus nos computadores da empresa, causando lentidão nos equipamentos e rede da empresa.

Quando o cenário é remoto, as falhas de segurança se intensificam, pois em acessos remotos, a conexão realizada de forma desprotegida é um alvo fácil dos hackers. Portanto, manter sistemas de segurança e conexão remota segura é fundamental para não ter perdas de dados e faturamento decorrentes de ataques.

Listamos abaixo, algumas das melhores soluções para manter a segurança de dados da empresa por meio de antivírus e antimalwares, para computadores pessoais, segundo a AV Test:

🛡 – Kaspersky Internet Security
🛡 – Avira Antivirus Pro
🛡 – Bitdefender Internet Security
🛡 – Avast Free Antivirus
🛡 – McAfee Total Protection

VPN para empresas

Muito provavelmente existem arquivos e ferramentas que só podem ser armazenadas e executadas na rede interna da empresa. Para que os funcionários em home office façam o acesso a esses dados de forma segura e totalmente controlada, uma ferramenta que pode ser considerada a ideal para essa tarefa é a VPN Empresarial. Falamos mais sobre o tema em um artigo em nosso blog, lá você verá informações mais detalhadas sobre a ferramenta.

Resumidamente, é uma tecnologia de rede que utiliza a internet para conectar um grupo de computadores e manter a segurança dos dados que trafegam entre eles.

Em um cenário comum, quando você se conecta na internet e navega pelos sites, faz download de materiais e envia documentos por e-mail, o seu dispositivo é identificado através do número IP, e boa parte de seus dados (excluindo os mais sensíveis) trafegam abertamente podendo ser interceptado pelos provedores ou softwares maliciosos. Com uma rede privada, os dados são criptografados, o usuário se protege e não pode ser facilmente identificado.

Essa tecnologia é usada por pessoas que desejam principalmente garantir privacidade da navegação e acessar conteúdo com restrição no país. Mas, empresas do mundo inteiro estão descobrindo como tirar proveito da VPN para aumentar a segurança dos seus dados e do trabalho remoto, onde muitas delas, fazem o acesso à área de trabalho remota de um computador localizado na rede interna da empresa, inclusive, falamos exatamente sobre isso em um artigo em nosso blog.

Abaixo, veja algumas soluções de VPN para empresas:

🏠 – NordVPN
🏠 – ExpressVPN
🏠 – Perimeter 81
🏠 – VPN Empresarial do Lumiun

Você pode ver as características de cada solução acessando o nosso Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas.

Videoconferência

A videoconferência no trabalho remoto é essencial para “encurtar” a distância entre o funcionário e a empresa como um todo.

Para tarefas e processos complexos, apenas leitura pode confundir o colaborador e no pior cenário, a tarefa ser executada da forma errada por falta de entendimento.

Por isso, é importante a realização de reuniões de alinhamento por videoconferência.

Para ajudar os profissionais, listamos as melhores ferramentas de videoconferência:

🎥 – Cisco Webex
🎥 – Google Meet
🎥 – GoToMeeting
🎥 – Join.me
🎥 – Microsoft Teams
🎥 – Skype
🎥 – Zoom Meetings

Você pode ver mais informações sobre cada ferramenta em nosso Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas.

Tarefas e processos

Organizar o dia, cuidar das obrigações pessoais, saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho.

Manter o foco é uma das atitudes mais desafiadoras pelos home officers, levando em conta, o ambiente de trabalho repleto de tentações e distrações.

Para alívio dos gestores, existem várias ferramentas disponíveis no mercado, algumas de forma gratuita, para gerir atividades e processos dos funcionários:

🎯 – Trello
🎯 – ProofHub
🎯 – Quire
🎯 – Asana
🎯 – Microsoft To Do
🎯 – Basecamp
🎯 – Monday.com
🎯 – Runrun.it
🎯 – Pipefy

Se você quiser saber mais informações sobre cada solução, acesse nosso Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas.

Evitar distrações na internet

Existem soluções no mercado que oferecem recursos complementares de Controle de Acesso à Internet. Tal ferramenta otimiza a segurança de dados por meio de barreiras de acesso totalmente personalizáveis.

Fazer o controle de acesso à internet nas empresas é uma solução que tem se tornado comum, principalmente para funcionários em home office, onde o controle das tarefas é um tanto quanto mais complicado de realizar.

A seguir, listamos boas opções de soluções de Controle de Acesso à Internet:

🔔 – DNS Filter
🔔 – Lumiun Enterprise
🔔 – NextDNS
🔔 – Cisco Umbrella

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Dicas de equipamentos para home office

guia de home office

Para maior eficiência no trabalho remoto é necessário estar preparado.

De um lado a empresa deve saber gerenciar e organizar o trabalho da equipe. Do outro, os colaboradores devem ter estrutura para garantir que as atividades sejam feitas com qualidade, sem comprometer a produtividade ou a comunicação com clientes, colegas e superiores.

A seguir, listamos alguns equipamentos e objetos fundamentais para um trabalho em home office eficiente.

Computador

Item indispensável, presente em 10 de cada 10 escritórios domésticos. Pode ser computador de mesa ou notebook, mas, dê preferência a equipamentos com boa capacidade de armazenamento, processador ágil, placa de som e vídeo. O equipamento deve ter as especificações necessárias para que o profissional consiga exercer todas as suas tarefas de forma fluida e sem transtornos gerados por falta de desempenho por exemplo.

Cadeira confortável

Para enfrentar horas trabalhando, é imprescindível uma cadeira confortável para amenizar possíveis estresses e manter a postura ergonômica do colaborador. Preze por conforto e ergonomia e não pelo design no momento da compra.

Boa iluminação

Para garantir um trabalho produtivo e que não prejudique a saúde, a dica é apostar em ambientes bem iluminados. Luz natural, da janela por exemplo, é uma ótima escolha, já que a luz natural bate diretamente no local de trabalho, caso ele esteja próximo à janela. Para quem não conta com luz natural, os abajures podem ser uma boa alternativa, iluminando e deixando o ambiente mais aconchegante.

Organizadores

Deixar o ambiente bagunçado pode gerar descontrole. Erros graves por falta de organização são comuns em ambientes bagunçados. Para isso, aposte em organizadores, eles vão facilitar a vida do profissional em home office, seja para guardar papéis, canetas ou arquivos.

Roteador

Ter um bom sinal de internet é crucial para manter a produtividade no trabalho remoto. Por isso, vale a pena investir em um bom roteador. Busque modelos mais atuais, compatíveis com novas tecnologias. Isso vai permitir que todos possam trabalhar em cômodos distantes do equipamento e utilize o smartphone ou outro dispositivo para realizar outros trabalhos que usam a internet, sem afetar na velocidade ou sinal da internet.

Nobreak

O dispositivo protege e mantém em funcionamento os aparelhos eletrônicos em casos de quedas ou oscilação de energia. Assim ninguém corre o risco de ter arquivos ou equipamentos danificados e também, ter que executar novamente tarefas que foram perdidas.

Fonte: Intelbras Blog

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Conclusão

Com alguns anos de experiência de mercado, desenvolvendo ferramentas e materiais para otimização de produtividade e melhoria dos sistemas de segurança de dados das empresas dos mais distintos segmentos e tamanhos, nós da Lumiun, acreditamos que o trabalho remoto pode ser um exponencial fator de melhoria da saúde e faturamento das empresas, se, for utilizado de uma forma organizada e claro, utilizando boas ferramentas como as citadas acima.

Trabalhar em home office, é uma mudança que envolve várias áreas e gera certa insegurança como toda grande mudança.

Se você tem a intenção de implantar o trabalho remoto, ou, já implantou mas está tendo dificuldades, esperamos que este material tenha ajudado de alguma forma.

É importante ter em mente que esse modelo de trabalho está se estabelecendo como um novo padrão e já é muito utilizado fora do Brasil.

Aqui, ainda está em plena fase de construção e adaptação, mas esperamos que de alguma forma consigamos ajudar o maior número de pessoas com este material.

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