Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.

Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.

Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.

Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão?

Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho nas próximas linhas.

Bom senso

Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais.

Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que tenha um equilíbrio.

Outro cuidado, talvez maior, é com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.

Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.

É nesse momento que o bom senso deve prevalecer.

O ideal é definir em conjunto os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.

Inclusive é de grande importância que seja deixado bem claro ao colaborador essas regras para o uso da internet, pois dessa forma evita-se desentendimentos ou desinformação, o que é importante principalmente em empresas com um grande número de funcionários fazendo uso da internet.

Controle de acesso

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. No entanto, primeiramente deve-se informar os colaboradores formalmente.

O ideal é adicionar no regulamento interno e no contrato individual de trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.

Esse controle pode ser implementado por meio de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para gestão da internet que controlam o acesso à internet no ambiente de trabalho.

As regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso à sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.

Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.

A solução funciona de forma diferente do habitual no mercado, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Privacidade

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.

Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa.

Inclusive pode controlar a entrada em sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.

Além do mais, as empresas têm o direito de cuidarem de sua imagem ou marca na internet, além de terem responsabilidade sobre as atitudes de seus empregados em determinadas situações, pois isso consta no artigo 5º, Inciso X, da Constituição Federal.

Penalidades

Internet no ambiente de trabalho

Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.

No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade.

Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.

O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos particulares. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.

Por fim, vale ressaltar ainda que seria conveniente que a empresa, antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, implantasse um regimento de uso destes instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, fique claro que os e-mails e o acesso serão monitorados.

Espero ter te ajudado em alguma dúvida sobre o acesso indevido da internet no ambiente de trabalho.

Se você tem alguma sugestão sobre o tema, escreva abaixo nos comentários.

Até a próxima!

Você quer um sistema para controle de acesso à internet? Conheça o Lumiun!

Atualmente boa parte dos profissionais utilizam a internet durante sua jornada de trabalho. Esta é uma realidade no ambiente corporativo das empresas, porém, mesmo que que a internet contribua no desenvolvimento das tarefas, o mau uso da rede pode gerar problemas e até mesmo prejuízo para as empresas.

Problemas envolvendo falhas de segurança como perda de dados e comprometimento da produtividade da equipe, com desperdício de tempo e redução de foco nas tarefas, são alguns dos efeitos da má utilização da internet.

Nesse cenário é importante que os diretores e gestores de TI acompanhem a produtividade da equipe e implementem na empresa uma política de utilização da internet, com soluções que permitem definir o que pode ou não ser acessado e também, proteger os colaboradores da empresa do acesso a sites nocivos.

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para o gerenciamento do acesso à internet, porém, a grande maioria, demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados ou então exigem constante manutenção, atualizações e suporte. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

O Lumiun funciona de uma forma diferente, identificando a necessidade de uma solução fácil de ser implementada e gerenciada como pilar de desenvolvimento.

Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança, portanto, é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Sem necessidade de manutenção de equipamentos ou atualizações de software
  • Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte
  • Gerenciamento através de um painel intuitivo
  • Totalmente utilizável para profissionais e equipes em home office

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e flexível do acesso à internet nas empresas.

Se você quer conhecer um pouco mais sobre o Lumiun e suas funcionalidades, confira o vídeo que está no início do post e Agende uma demonstração.

10 hábitos negativos que comprometem a produtividade dos profissionais e o impacto para as empresas

Apesar da tecnologia ser uma aliada das empresas e dos profissionais, também pode se tornar a principal responsável pela baixa produtividade dos colaboradores nas empresas com a ocorrência de hábitos negativos.

Segundo uma pesquisa feita pela Workfront, os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer e são interrompidos por ferramentas na internet no mínimo 14 vezes por dia. 

Powered by Rock Convert

Quando os profissionais trabalham conectados na internet ou próximos dos seus smartphones, ficam a um clique de distância de distrações tentadoras da sua vida pessoal, como conversar com amigos e familiares, acessar as redes sociais ou buscar conteúdos de interesse pessoal. Essa alta conectividade que a tecnologia oferece não é por si só negativa, mas gera hábitos negativos e precisa ser devidamente gerenciada, tanto pelo próprio profissional quanto pela empresa.

Para resolver esse problema de hábitos negativos, os gestores precisam criar uma cultura de bom uso da internet no ambiente corporativo, primeiramente mantendo um diálogo aberto com os colaboradores sobre as consequências do desperdício de tempo. Também podem ser utilizadas ferramentas de gestão para controlar e otimizar o uso dos recursos de tecnologia e definir estratégias em conjunto com a equipe para que a produtividade se mantenha em alto nível.

Pesquisa sobre produtividade dos profissionais

Na pesquisa, 94% dos funcionários pesquisados afirmam que o tempo perdido se deve a facilidade de pesquisar no google. Ainda sobre a pesquisa, 47% dos entrevistados dizem que acessam as redes sociais mesmo sendo proibido na empresa, 40% enviam e-mails com piadas, 26% trocam links do youtube e incríveis 11% assistem pornografia durante o expediente, ou seja, 1 em cada 10 funcionários.

O principal culpado de números tão alarmantes, é o hábito do desperdício do tempo no ambiente de trabalho. Veja a seguir alguns hábitos que mais prejudicam a produtividade nas empresas:

  1. Uso do celular para troca de mensagens
  2. Navegação na internet
  3. Conversa e fofoca entre os colaboradores durante o expediente
  4. Acesso às redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram)
  5. Distrações geradas pelos colegas de trabalho
  6. Intervalos para lanches ou chamadas particulares
  7. Uso do e-mail pessoal
  8. Reuniões desnecessárias e improdutivas
  9. Excesso de barulho interno e externo
  10. Espaço de trabalho inadequado ou limitado para o exercício das atividades

Para profissionais em Home Office

No momento, considerando que a economia encontra-se abalada pela pandemia, a busca por produtividade dos funcionários se tornou ainda maior, levando em conta que cada centavo de faturamento da empresa, na maioria, requer mais trabalho agora.

  1. Para os trabalhadores remotos, alguns hábitos devem ser levados em consideração para que não haja perda de produtividade, como por exemplo:
  2. Ambiente de trabalho em casa inapropriado
  3. Distrações oriundas da casa ou afazeres domésticos
  4. Horário de trabalho não bem definido
  5. Vestimentas inapropriadas ou de uso em dias de lazer
  6. Falta de comunicação com colegas e gestores

Além dos problemas listados, ainda podem ocorrer problemas de segurança, como perda de informações ou comprometimento dos recursos de tecnologia em home office ou não. Muitas vezes a velocidade de internet fica comprometida por conta do uso indevido desses recursos.

Empresas que definem regras ou limites dificilmente conseguem fazer o controle quando o modo de trabalho do funcionário é remoto. Grande parte das empresas aderem ao controle de acesso à internet, definindo o que pode ou não ser acessado pelos colaboradores, mesmo que os mesmo se encontrem trabalhando em casa.

Desperdício de tempo

Para auxiliar os gestores, temos disponível uma calculadora que permite estimar o custo do desperdício de tempo dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil definir algum tipo de solução para a baixa produtividade, em busca de melhorar o ambiente corporativo.

Claro que o impacto pode variar muito em cada empresa, por isso o mais importante é que os gestores monitorem a produtividade da sua equipe e reconheçam esse problema de desperdício de tempo como uma realidade, para que possam ser tomadas medidas, no sentido de evitar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.

Esse é um tema sempre polêmico e exige muito bom senso na definição das estratégias para manter a equipe sempre produtiva e motivada, sem causar frustração nos colaboradores ou criar um ambiente de trabalho negativo.

Na sua empresa, como é tratada essa questão de desperdício de tempo e uso da internet e celulares pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários!

Veja 17 dicas simples para o uso consciente e seguro da internet

O segmento empresarial está se tornando alvo cada vez mais atraente para ataques virtuais. Por conta disso, as empresas precisam tomar cuidados diários para manter-se longe das ameaças, adotando medidas de combate, prevenção e orientando os colaboradores sobre o uso consciente e seguro da internet na empresa, principalmente, com grande parte dos colaboradores em home office.
Visando uma maior proteção para o setor corporativo, a SaferNet (entidade de proteção e combate a violações dos direitos humanos na internet) criou uma lista com dicas para uso consciente da internet, além de disponibilizar o balanço de sua atuação.

Em 14 anos, a SaferNet recebeu e processou 4.134.808 denúncias anônimas, envolvendo 790.390 páginas (URLs) distintas escritas em 9 idiomas, atribuídos para 104 países em 6 continentes. O número representa cerca de 295 mil denúncias por ano. Ajudou 30.389 pessoas em 27 unidades da federação e foram atendidos 8.543 crianças e adolescentes, 2.180 pais e educadores, 3.471 jovens e 16.195 outros adultos em seu canal de ajuda e orientação.

De acordo com Rodrigo Nejm, diretor de Educação e Atendimento da SaferNet, o problema não está na tecnologia, mas sim no uso indevido da internet e serviços disponíveis na web por parte das pessoas. “Com a união de todos, incluindo empresas dos mais variados setores e do governo, teremos mais forças para construir uma internet mais saudável”.

Você pode conhecer e utilizar os serviços e informações que a SaferNet disponibiliza acessando o site: www.safernet.org.br .

Dicas para o uso consciente e seguro da internet:

  1. Verifique as configurações de privacidade nas redes sociais e atualize-as sempre que necessário. Não deixe dados pessoais acessíveis a desconhecidos.
  2. Utilize sites seguros sempre que possível, por exemplo, aqueles que possuem https (navegação criptografada), porque as informações enviadas para esses sites é mais segura.
  3. Se não tiver tempo de ler todos os termos e condições quando realizar o registro em um site novo, recorra a ferramentas tais como EULAlyzer. Esse tipo de programa analisa as licenças.
  4. Todos são responsáveis por denunciar conteúdos impróprios encontrados na web. Faça a sua parte!
  5. Lembre-se que as relações estabelecidas na internet merecem os mesmos cuidados tomados no contato pessoal. Portanto, não revele a estranhos informações pessoais, nem deixe seus dados salvos em alguma conversa ou e-mail. Você pode perder este dispositivo, ou ter algum tipo de desentendimento com o a pessoa que você enviou tais informações.
  6. Se tiver algo de intimo ou sigiloso para dizer a alguém e queira guardar segredo, fale pessoalmente, ou faça uma chamada. Sistemas de mensagem de texto, vídeo e áudio podem ser facilmente copiados ou compartilhados.
  7. É fundamental pensar antes de publicar algum conteúdo. Controle o que e pra quem você publica. Em algumas redes sociais você pode escolher o que quer tornar público e o que somente seus amigos podem ver.
  8. Evite dar endereços de lugares onde frequenta, mora ou estuda. Muito cuidado também com o Check-in.
  9. Evite fazer videochamadas com estranhos. Sua imagem pode ser manipulada e você ser ameaçado de ter essa foto montada em situações humilhantes e divulgada entre amigos e familiares.
  10. Não se deixe fotografar em cenas comprometedoras, nem mesmo envie qualquer foto sua a uma terceira pessoa. Por mais que confie em quem está recebendo o material, o conteúdo pode cair em mãos erradas.
  11. Opte por gravar conversas quando se sentir ameaçado. Bloqueie o contato dos agressores no celular, chat, e-mail e rede de relacionamento.
  12. Utilize senhas fortes, mesclando números, letras e outros caracteres. Não compartilhe suas senhas com ninguém. Não repita suas senhas e, caso precise armazená-las, que seja em local protegido. Serviços oferecem ‘tokens’ no celular para dificultar roubo de senhas.
  13. Coloque uma senha em sua rede wi-fi e troque a senha padrão do roteador.
  14. Instale um antivírus em seu computador e o mantenha devidamente atualizado. Habitue-se ainda a manter as mais recentes atualizações disponíveis do fabricante do sistema operacional.
  15. Bloqueie suas telas sempre que se ausentar do computador e acostume-se a fechar sua sessão ao utilizar computadores públicos, ou então, use o modo anônimo do seu navegador preferido.
  16. Faça operações que envolvam senha apenas em dispositivos pessoais.
  17. Aprenda a deletar ou bloquear as informações do smartphone de forma remota, em caso de roubo, você pode manter seus dados seguros.
Powered by Rock Convert

Ferramentas de Segurança

Além disso, é importante usar ferramentas que proporcionam o uso da internet mais segura. No Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas que lançamos à pouco tempo, listamos inúmeras soluções que podem ajudar você e sua empresa à manter o uso da internet mais segura. Alguns dos tópicos abordados são:

  1. Backup
  2. Antivírus e Antimalware
  3. Roteadores e Switches
  4. Firewall e Controle de Acesso à Internet
  5. VPN – Rede Virtual Privada
  6. Serviços de Domínio Active Directory
  7. Suíte de Escritório
  8. Armazenamento de Arquivos
  9. E-mail Empresarial
  10. Comunicação Corporativa
  11. Gestão de Atividades e Processos
  12. Helpdesk e Gestão de Atendimentos
  13. Videoconferência

Você pode acessar quando quiser, ou baixar o eBook, é totalmente gratuito.

Findando este artigo, esperamos contribuir para que seus dados e informações sejam de apenas sua propriedade, bem como os da sua empresa.

Até a próxima!

Uso indevido do celular no trabalho pode causar demissão por justa causa

Para os profissionais que utilizam constantemente o celular no ambiente de trabalho, é importante saber que esse uso exagerado pode colocar em risco o seu emprego, afinal, segundo a legislação brasileira, a demissão por justa causa devido ao uso do celular no trabalho é válida.

Atualmente, a Justiça do Trabalho entende que as empresas podem demitir o colaborador que faz uso indevido do aparelho celular e de aplicativos como WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter e vários outros serviços nos smartphones, durante o expediente.

Nesses casos, inclusive, a demissão pode ser por justa causa, fazendo com que o empregado perca acesso a vários direitos trabalhistas, como a multa do Fundo de Garantia. Além disso, essa demissão também prejudica a imagem do profissional no mercado de trabalho.

Para o Judiciário, segundo art. 482 da CLT (que trata de dispensa por justa causa), as empresas têm respaldo jurídico e legal para controlar ou mesmo proibir o uso de aparelhos celulares no ambiente de trabalho, da mesma forma que podem controlar o uso da Internet dos seus colaboradores, desde que exista a ciência desse controle por parte dos colaboradores da empresa.

Segundo o advogado especialista em direito e processos do trabalho, Guilherme Neuenschwander, caso não esteja expressamente escrito que é proibido, o que vale nessa instância é a lei trabalhista. “A lei trabalhista tem a possibilidade de aplicar medidas coercitivas no ambiente de trabalho quando houver abuso de direito. A chave é o profissional não deixar o celular atrapalhar a produtividade, tendo em mente que foi contratado para exercer tarefas específicas e que precisa cumpri-las”, esclarece o advogado.

Legislação, direitos e uso indevido do celular

celular no trabalho justa causa

O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros. Segundo a pesquisa que publicamos em outro artigo em nosso blog, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção o funcionário leva em média 20 minutos para voltar à tarefa original. Inclusive, falamos sobre o controle de acesso à internet nas empresas em nosso blog, mencionando o que deve ou não ser bloqueado.

Para amenizar tais problemas, os gestores devem primeiramente formalizar e deixar as regras transparentes para todos os colaboradores em um documento específico, como esse modelo de documento sobre política de uso da internet e celulares nas empresas. Há também um modelo de documento específico sobre a política de uso do celular na empresa.

Powered by Rock Convert

Caso os colaboradores não cumpram as regras, o ideal é aplicar advertências e penalidades, a demissão por justa causa deve ser a última alternativa, somente quando os profissionais não quiserem aceitar ou cumprir as determinações de uso do celular no trabalho impostas pela empresa.

No Brasil

No Brasil ainda não existem leis específicas sobre o uso do celular e da internet no trabalho, mas a Justiça entende que no ambiente corporativo, o tempo dos colaboradores deve se restringir a atividades relacionadas ao trabalho e vinculadas à empresa.

Com isso, qualquer atividade pessoal pode ser considerada desvio de conduta. Portanto, é coerente aos profissionais respeitar as regras da empresa com o objetivo de manter e aumentar a produtividade da equipe e evitar demissões.

Dessa forma, entendemos que as organizações têm liberdade e autonomia quanto a restringir o uso do celular e sobre a política de uso dos aparelhos e da internet no trabalho.

Mas independente de qual seja essa política da empresa, o profissional deve ter critérios e prezar pelo seu bom desempenho profissional, evitando o uso exagerado do celular e seus aplicativos, mantendo assim a sua boa produtividade e levando à empresa melhores resultados.

Casos com uso do celular

celular no trabalho justa causa

Em decisão recente, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) não concedeu indenização a um profissional que teve a mão esmagada por uma “prensa” ao tentar pegar o aparelho celular que deixou cair no equipamento. Na decisão, a relatora do processo considerou que o empregado agiu de forma imprudente.

Em outro caso julgado pelo TST, um operador de telemarketing teve a demissão por justa causa mantida por insubordinação e indisciplina ao usar o celular no trabalho, o que era proibido pela empresa onde trabalhava.

Devo proibir o uso do celular na minha empresa?

Hoje a grande maioria da população possui um aparelho móvel com internet e acesso às redes sociais, entretenimento, informações e muito mais. Assuntos de cunho pessoal, conversas aleatórias, muitas vezes acabam parando dentro da sua empresa e isso faz com que o tempo dos colaboradores seja desperdiçado e as tarefas trabalhistas fiquem em segundo plano.

Acredito que tenha percebido que na sua empresa essa dispersão existe, e é de grande relevância que estabeleça regras de utilização ou até mesmo a proibição, visando maior produtividade.

Porém, para toda escolha existe uma renúncia, principalmente quando a área de atuação da sua empresa não tenha em momento algum o celular como ferramenta de trabalho. Se você escolher a proibição, talvez tenha problemas de ansiedade e bem-estar dos funcionários. Se sua escolha for de liberação total, manterá os problemas que provavelmente tem, de produtividade e concentração.

No entanto, você também pode utilizar uma ferramenta de gestão de internet, que auxilia para que os colaboradores não tenham um acesso completo à internet no celular, e sim conforme forem estabelecidas as permissões de acesso por sites, ou por horários, por você gestor.

Como restringir o uso da internet e celulares?

celular no trabalho justa causa

Antes de tudo, gestores e colaboradores devem ter bom senso e buscar o equilíbrio. É possível definir restrições e ao mesmo tempo permitir alguns serviços e horários em que os colaboradores possam realizar atividades pessoais importantes na internet, evitando assim o uso indevido do celular e uma possível demissão.

Mas é imprescindível saber que a legislação reserva às organizações o direito de monitorar, restringir e criar regras para evitar a perda de produtividade dos seus colaboradores., inclusive, a demissão por justa causa pelo uso do celular no trabalho.

Ao aplicar qualquer tipo de controle, é necessário que a empresa informe o colaborador, formalizando esse procedimento através de um documento que descreva a política de uso da internet e celulares na empresa, o que comprova a ciência do colaborador.

Além de restringir o uso e acesso ao celular, é possível implementar regras e controlar os aplicativos usados, utilizando serviços de gerenciamento do uso da Internet, como o Lumiun.

E na sua empresa, de que forma é encarado o uso do celular e da internet pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários.

Redes sociais no trabalho: produtividade ou distração?

O brasileiro é hoje o segundo colocado no mundo em número de horas nas redes sociais. São um pouco mais de nove horas conectado na internet e mais de três horas diárias gastas nas redes sociais, segundo estudo da agência We Are Social. Talvez, esse número tenha aumentado bastante nos últimos meses, devido a pandemia com muitos em home office, mas mesmo assim, são número bem expressivos.

Seria ignorância pensar que o uso das redes sociais, da internet e principalmente do celular, não é feito durante o horário de trabalho. Claro que existem cargos e funções que há a necessidade do uso, mas, na maior parte das organizações, o uso do celular pode causar distrações, perda de rendimento, acidentes trabalhistas, entre muitos outros problemas.

Pensando em todos esses fatores, preparamos um material com dados e informações para que você perceba a grandiosidade da relação entre as redes sociais no trabalho e a produtividade do usuário.

Produtividade

Redes sociais no trabalho

Levando em consideração os dados citados acima, pode-se perceber que existe um grande risco de baixa produtividade quando a internet e a vida pessoal tornam-se prioridade no trabalho.

A internet ao mesmo tempo em que oferece soluções e ideias, pode fazer com que seus colaboradores se distraiam e percam tempo com atividades que não contribuem para seu crescimento profissional e ainda podem prejudicar a empresa.

Além das informações citadas, a Triad revelou que 40,9% dos entrevistados usa o e-mail para repassar piadas, 26,1% deles trocam links do YouTube, 20,6% jogam em rede e 11,1% veem pornografia.

Usar a internet no trabalho ainda é um assunto que gera muita discussão. Saber os limites de quando ela é benéfica e quando é prejudicial, é um grande desafio. Vale lembrar também que o uso indevido do celular e redes sociais no trabalho, em casos mais extremos, pode até resultar em demissão por justa causa, de acordo com o Artigo 482 da CLT. Resta a cada um ter bom senso e responsabilidade para usar a internet como aliada.

Redes Sociais

Redes sociais no trabalho

 

Atualmente, não existe distinção de idade dos funcionários, para o uso das redes sociais no trabalho. Hoje praticamente todos possuem um smartphone que está constantemente conectado as redes sócias. Normalmente, os mais jovens utilizam vários canais ao mesmo tempo, enquanto os demais preferem um ou dois canais somente. Portanto, uma boa ideia seria liberar a utilização das redes sociais em um período de tempo. Assim, você faz com que o funcionário fique mais confortável e atencioso no trabalho. Em contrapartida, é necessário que os profissionais sejam mais exigidos, e principalmente, que haja um controle desse período de liberação para acesso.

O mercado de trabalho é cada vez mais alimentado por pessoas “antenadas”, com ótima formação e um vasto currículo e o nível de cobrança e responsabilidade para com estes indivíduos também deve ser maior. Porém, é papel da empresa que designe funções compatíveis às competências e habilidades desses profissionais, pois acessar redes sociais o tempo todo no trabalho pode significar desmotivação e ociosidade.

Existem algumas empresas que necessitam que os seus funcionários fiquem o dia todo conectados na internet e redes sociais, em casos como esse é preciso cuidado do lado do empregado e gestão correta do empregador. O dono/empregador deve sempre deixar claro como a política de acesso à internet funciona e de que forma é utilizada na empresa, assim fazendo com que o funcionário tenha consciência e evite atitudes incorretas e que possam acarretar em uma demissão não esperada.

O colaborador precisa saber que por mais que precise utilizar a internet para trabalhar, não deve fazer uso das suas redes e utilizar como entretenimento ou até mesmo iniciar conversas pessoais. Quando o funcionário não entende qual o papel que deve desempenhar, acaba perdido e então as redes sociais podem sim se tornar uma distração, ao invés de trabalho e produtividade.

Powered by Rock Convert

Dicas

Muita gente sabe usar muito bem as redes sociais para se divertir, porém não tem a menor noção de como tirar proveito delas para se dar bem no ambiente de trabalho. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como usar as redes sociais no trabalho de forma correta e responsável:

  • Estar conectado a muitas redes faz com que o profissional tenha a sua atenção dispersa em muitos sites ao mesmo tempo, portanto, procure estar conectado em uma rede social apenas e veja notificações para determinar se é um assunto ou informação importante ou não. Ficar divagando entre várias redes sociais sem um objetivo específico, é perda de tempo e rendimento no trabalho.
  • Um grande motivo de distração são as conversas em aplicativos como WhatsApp e Telegram. Caso o assunto saia do escopo de trabalho, evite responder conversas que não tem grande importância ou relevância.
  • Deixar a rede social aberta, com notificações (sonoras ou não) o tempo todo, dá a impressão de que o empregado está desocupado. Escolha um horário para verificar suas mensagens e notificações que não prejudique o seu rendimento, que pode ser durante o intervalo do almoço ou lanche da tarde.
  • Outro erro comum é o uso do e-mail corporativo para receber notificações de usas redes sociais, o que se torna uma boa fonte de distração se o uso do e-mail é feito com bastante frequência. Portanto, configure a sua conta para não notificar nada em seu e-mail corporativo.
  • Manter o celular sempre ao alcance dos olhos, ou nas mãos também pode gerar distração. Imagine que você receba várias notificações durante o dia, é natural sentir a curiosidade de verificar que notificações são. Portanto, evite manter o celular o tempo todo muito próximo ou em suas mãos para que não você não caia na armadilha da curiosidade.
  • O modo vibrar, funcionalidade do celular que apenas vibra quando há uma nova notificação, pode enganar você ao achar que por não emitir som, não atrapalha a concentração. Deixe essa funcionalidade ativa apenas para chamadas, e atenda apenas contatos que determinar como importantes.

Distração

Redes sociais no trabalho

Em uma pesquisa realizada com 1.709 profissionais, de presidentes à estagiários, especificamente sobre a utilização das redes sociais, um dado que foi divulgado refere-se à pessoas que acabam “furando” a proibição de acesso nas empresas. Em análise, 47% das pessoas que trabalham em empresas que proíbem o acesso à redes sociais, continuam utilizando mesmo assim. Além disso, 66% das pessoas entrevistadas afirmam que acessam o celular quando a rede está proibida.

Em casos como esse, de violação das regras e políticas da empresa, uma solução é a implantação de um serviço para gestão e controle de internet, onde é possível realizar controle por horários e monitoramento do que é acessado na rede da sua empresa. Com isso você consegue fazer com que os seus colaboradores façam um acesso mais correto da internet no local de trabalho.

A gestão e controle de internet também possibilita uma maior proteção da rede e dados da empresa contra ataques e sites nocivos. Inclusive, publicamos em nosso blog um artigo com um manual de utilização segura da internet para profissionais e empresas. Além disso, quando é realizada a implantação de um serviço para controle de internet, percebe-se o aumento da produtividade entre os colaboradores e queda no desperdício de tempo, que geralmente causa muitos danos à empresa.

Espero que tenha entendido a importância da preocupação do uso das redes sociais no trabalho, e absorvido as dicas para melhorar esse cenário.

Até a próxima!

Qual é a importância da organização no ambiente corporativo?

Organização no ambiente empresarial vai muito além da disposição das ferramentas de trabalho, ou dos documentos na gaveta, caso tenha pensado que seja esse o tema deste artigo. Organização, ou para definir melhor, planejamento no ambiente corporativo é fator determinante em muitos casos, para o sucesso, ou então, sucesso em mentor tempo, como veremos a seguir.

Adaptação

organização ambiente corporativo

O mundo corporativo geralmente é alvo de constantes e profundas mudanças. Elas provocam várias alterações na estrutura física, organizacional, de pessoas, equipes, atividades, desenvolvimento de produtos e serviços, atingindo as relações entre as pessoas e, delas, para com a organização. Essas mudanças são justificadas pela instabilidade da economia, modificações na forma de comunicação, posicionamento da concorrência, dinâmica do mercado, novo perfil de clientes, aquisições/fusões e de uma série de outros fatores que levam as organizações a se ajustarem, para que se mantenham competitivas e com credibilidade no mercado.

Por falta de encaixe ou muitas vezes inadequação, o processo de mudança se torna cíclico e estressante. Na maioria das vezes isso acontece simplesmente pelo fato de que as organizações têm dificuldade de estabelecer com clareza o que querem e onde querem chegar. Isso gera um ambiente de insegurança interno, que se torna pior, à medida que mais mudanças vão acontecendo em curtos períodos de tempo. Muitas vezes não se espera o tempo necessário para que o processo de mudança amadureça, seja avaliado e se façam os ajustes necessários, dando-se início a um novo processo de mudança.

Diversidade

organização ambiente corporativo

Dentro do ambiente de corporativo, com base em conceitos importantes, competências interpessoais são fundamentais para o sucesso da organização. Vejam que não falamos em competências técnicas, mas, comportamentais ou mais especificamente que regem as boas relações entre as pessoas dentro de um ambiente corporativo. Falamos de trabalho em equipe, colaboração, promover e oportunizar mudanças, inovar, mobilizar recursos, dentre outras.

Abaixo estão listados alguns dos problemas encontrados nas organizações:

Falta de clareza nos objetivos corporativos;

Falta ou diminuição de foco;

Muito planejamento e pouca ação e as vezes muita execução e nenhum planejamento, portanto, falta de equilíbrio;

Excesso de burocracia;

Processos complexos que poderiam facilmente ser simplificados;

Excesso de níveis hierárquicos prejudicando o entendimento, a comunicação e a execução das tarefas;

Excesso de reuniões com pouca ou nenhuma decisão, ou, reuniões longas demais para resoluções rápidas.

Problemas com a equipe

organização ambiente corporativo

A falta de organização no ambiente corporativo é um problema comum em muitas empresas, porém, grande parte delas não conseguem encontrar uma forma de mudar e conseguir alinhar a situação. Como citado anteriormente, problemas também podem estar relacionados a falta de comprometimento dos colaboradores da empresa e a falta de foco da equipe. Atualmente essa é uma das grandes preocupações das organizações e dos líderes, que ficam muitas vezes sem saber como devem se posicionar em situações como a falta de interesse e desmotivação dos funcionários, cenário que é muito prejudicial para a empresa. Porém, os funcionários podem estar perdendo o foco por diversos motivos, sendo alguns deles:

Falta de conhecimento do produto ou serviço

O primeiro grande erro que as empresas cometem é comunicar de forma ineficiente com os seus colaboradores as informações sobre o produto ou serviço que eles devem vender. Qualquer bom vendedor sabe que, para concretizar uma venda, ele precisa, não apenas saber falar do produto ou serviço (evidenciando suas vantagens em relação aos concorrentes), mas também ter conhecimento suficiente para conseguir contornar as temidas objeções, afinal, os clientes não são iguais, não tem todos os mesmos comportamentos, perguntas e conhecimento.

Pouco envolvimento com a missão da empresa

Um fator que passa despercebido e que, em muitos casos, inibe uma possível venda é a falta do envolvimento da equipe com a missão da empresa. Cabe dizer que a missão é o que confere significado aos negócios, o que dará ânimo e interesse. Portanto, se os seus funcionários não sabem, ou não entenderam, o motivo pelo qual eles trabalham para você, certamente não vão transmitir esse envolvimento para o cliente. Lembre-se que todos da empresa, do diretor ao diarista devem ter o mesmo comportamento e objetivo, quando se trata da missão da empresa.

Equipe despreparada

Alguns outros fatores, relacionados ao treinamento das equipes de vendas e atendimento, por exemplo, são cruciais para o sucesso da empresa. Se algumas das situações abaixo acontecem no seu negócio, é sinal de que você tem uma equipe despreparada e, portanto, precisa melhorar tais processos:

  • Demora ao responder dúvidas dos clientes;
  • E-mails mal elaborados ou contatos telefônicos malfeitos;
  • Exposição malfeita dos produtos (no site ou na loja física);
  • Desconhecimento das necessidades reais do cliente.

Falta de foco no cliente

Às vezes o funcionário se deixa levar pelo ego, pela vaidade, e acredita que são necessárias super habilidades para ser um campeão de vendas. Na verdade, o ponto de partida deve ser o foco no cliente. Por isso, tenha em mente o que ele realmente quer e precisa. Quando sua equipe não está treinada para saber extrair informações acerca das reais necessidades do comprador, ela normalmente falhará e isso será mais uma razão para perder vendas.

Equipe desmotivada

A falta de ânimo e motivação para trabalhar também é um fator negativo. Saiba que o cliente percebe que o vendedor está atendendo sem vontade, se sente constrangido e, provavelmente não compra, ou então, faz uso da sua grande rede de amigos nas redes sociais para difamar o vendedor, ou a empresa por completo. Por isso, manter a equipe sintonizada e motivada é fundamental – seja através de artifícios financeiros ou outros aspectos como qualidade do ambiente de trabalho.

Falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com o cliente

Também temos a falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com os clientes. Vale ressaltar que a empresa precisa ter registrados todos os dados de seus consumidores, não apenas os usuais (como endereço e telefone), mas também informações que auxiliem o empresário a identificar novas necessidades. Por exemplo, saber do que o cliente gosta e qual seu estilo de vida é muito interessante. É ignorância pensar que apenas o empresário tem a responsabilidade de pensar em melhorias. É dever do funcionário prosperar para que a empresa cresça e evolua.

Armadilhas e distrações no ambiente de trabalho

O problema também pode estar atrelado a muita dispersão no ambiente de trabalho e não aproveitamento do tempo dentro da empresa. Como sabemos, atualmente existem muitas armadilhas que podem estar roubando o tempo dos colaboradores, comprometendo a produtividade e contribuindo para a perda de foco no trabalho. Muitas vezes o Twitter, Facebook, Instagram, demais redes sociais e todos os links existentes na internet podem parecer mais interessantes e atrativos que o trabalho e isso inicialmente pode ser um pequeno problema, mas ao longo do tempo, evoluindo para algo muito mais sério.

Em uma circunstância como essa, a solução pode estar no monitoramento e gestão dos colaboradores em relação ao uso da internet. Desenvolver pessoas e saber fazer a gestão de uma equipe é um desafio, mas ao mesmo tempo é fundamental para que as mudanças provoquem os efeitos desejados e se tornem sustentáveis nas organizações. Uma boa alternativa, é a estruturação de um manual de ética para uso da internet, uma medida válida contra o uso abusivo do recurso em ambiente corporativo, no entanto, é preciso verificar se as diretrizes formalizadas pela empresa estão sendo cumpridas efetivamente.

Para finalizar

Lembre-se, as empresas possuem realidades distintas, assim como setores, de uma mesma organização podem demandar necessidades totalmente diferentes, por isso é de suma importância a avaliação das necessidades de cada setor/organização, para estabelecimento de políticas claras e condizentes, independente do problema que hoje interfere no sucesso da organização.

Você está passando por problemas de organização no ambiente corporativo? Compartilhe sua experiência conosco.

Controle de acesso à internet nas empresas: o que bloquear e o que liberar?

Fazer o controle de acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet em ambientes corporativos: segurança dos dados e produtividade da equipe!

Na grande maioria dos incidentes ou falhas de segurança, a porta de entrada para ataques ou instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar possíveis riscos e acabam clicando em mensagens de e-mail falsas ou links maliciosos na internet.

Veja um exemplo na prática:

Os tipos de incidentes com maior ocorrência atualmente são:

  • Sequestro de dados, também conhecido como Ransomware
  • Fraudes financeiras, como alteração de boletos
  • Phishing ou roubo de dados sigilosos a partir de sites falsos
  • Instalação de vírus e comprometimento da rede e equipamentos

Em relação a produtividade da equipe, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que sejam pessoais ou não tenham relação com o trabalho. Infelizmente essa é uma prática comum nas empresas, pesquisa aponta que os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer.

O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros. Segundo a pesquisa, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção o funcionário leva em média 20 minutos para voltar à tarefa original.

Baixe o infográfico que ilustra a produtividade do funcionário na internet.

Mas como definir a política de uso da internet na rede da sua empresa? O objetivo desse artigo é auxiliar na resposta para essa questão.

O que bloquear no controle de acesso à internet?

A definição do que será bloqueado e o que fica liberado na internet deve partir de uma análise das atividades realizadas pelos colaboradores, definindo quais tipos de conteúdos e serviços fazem parte das atividades da empresa e quais apenas contribuem com o desperdício de tempo da equipe.

Temos duas premissas quanto a definição de regras no uso da rede: manter todos sites liberados e bloquear apenas o que não deve ser acessado ou manter tudo bloqueado e liberar os sites que podem ser acessados. Cabe a você como gestor definir qual opção se encaixa melhor no ambiente da sua empresa.

Também é importante, antes de definir o que será bloqueado, obter e analisar relatórios de acesso para identificar o que os profissionais costumam acessar. Então, a partir da análise da navegação na rede da empresa, implementar filtros ou restrições que reduzam o desperdício de tempo e evitem o acesso a conteúdos que não tenham relação com as atividades da empresa.

Na definição da política de acesso é importante ter bom senso e coerência, existem tipos de conteúdos que devem ser bloqueados, porém alguns sites podem ser liberados para setores específicos ou em horários flexíveis. Por exemplo, o setor de Recursos Humanos pode precisar acessar algumas redes sociais para obter informações sobre profissionais que estejam participando de processos seletivos da empresa, esse acesso pode ser liberado para alguns usuários ou então em apenas alguns horários específicos.

É interessante também levar em consideração as responsabilidades de cada colaborador, pensando na internet até mesmo como alternativa em períodos de descanso e relaxamento em pequenos intervalos durante o trabalho, por exemplo liberar sites de entretenimento em um determinado horário.

Mas, como tornar o uso da internet seguro e melhorar a utilização da rede na minha empresa com o controle de acesso à internet?

Veja os principais tipos de conteúdos que devem ser avaliados para a definição de uma boa política de controle de acesso à internet na sua empresa:

Sites nocivos e maliciosos

A internet está repleta de ameaças e sites que podem causar problemas de segurança para sua empresa.

Uma prática muito comum dos criminosos é o envio de spam com links para sites maliciosos que podem instalar vírus e malwares nos computadores. Ao acessar um site nocivo, este instala um programa malicioso sem que o usuário perceba, com isso os equipamentos e a rede podem ficar comprometidos. Assim que ocorrem a maioria dos ataques, como Ransomware (sequestro de dados) e fraudes financeiras.

Veja mais sobre esse assunto no artigo Phishing: como se proteger e não cair no golpe.

Portanto é altamente recomendado que a navegação na rede da sua empresa esteja protegida e bloqueie qualquer tipo de site nocivo.

Os principais tipos de sites nocivos podem ser divididos pelas seguintes categorias:

  • Anonimizadores de acesso
  • Hacking
  • Keyloggers
  • Malware e spyware
  • Phishing e fraudes online

Além dos sites nocivos usados especificamente para crimes digitais, outros tipos de conteúdo também podem direcionar para sites maliciosos ou representar riscos. Alguns que podemos destacar são: pornografia e pedofilia, jogos e apostas, violência e sites de download de arquivos.

Da mesma forma, é recomendado que sites relacionados a estes tipos de conteúdo tenham restrições de acesso na sua empresa. Até porque, a grande maioria dos usuários não consegue identificar potenciais riscos e facilmente podem acessar alguma página ou fazer alguma ação que abre a porta para algum tipo de incidente de segurança da informação.

Também é fundamental orientar os usuários sobre os perigos que a internet representa e como identificar riscos. Muitas vezes ações simples podem evitar grandes problemas, confira algumas dicas para proteger a sua empresa de ataques virtuais.

Powered by Rock Convert

Redes Sociais

De longe o acesso às redes sociais é o fator que mais contribui com a falta de foco e desperdício de tempo no trabalho. Veja os números do relatório Digital in 2019:

  • O brasileiro gasta em média 3h34 diariamente nas redes sociais
  • No último ano foram 10 milhões de novos usuários brasileiros em redes sociais, um aumento de 8% em relação ao período anterior

Redes sociais como Facebook, Instagram e Twitter oferecem um volume de informação e recursos muito amplo, é muito fácil e até mesmo comum acessar o perfil pessoal e se envolver com atualizações de novidades dos seus contatos, eventos, grupos de discussão, entre outros.

Dessa forma, pensando no foco e produtividade da sua equipe é interessante criar restrições quanto ao acesso às mídias sociais. Uma alternativa é definir alguns horário que o acesso fica liberado, por exemplo em intervalos ou início de turnos de trabalho.

Comunicadores instantâneos

Os sistemas de comunicação vem tomando cada vez mais nosso tempo no dia a dia. Pois serviços como WhatsApp, Telegram e Messenger nos permitem manter conversas diretas com um número muito grande de pessoas de forma muito prática.

Porém usar os comunicadores no trabalho é um dos maiores vilões da produtividade, já que em cada visualização de conversas ocorre uma distração e muitas vezes as conversas podem se estender por grande período de tempo.

Alguns pontos negativos do acesso ao WhatsApp e Telegram no trabalho:

  • Conversas costumam levar tempo
  • As pessoas esperam por respostas rápidas
  • Ansiedade para responder mensagens rapidamente
  • Desperdício de tempo e perda de foco nas atividades
  • Redução da qualidade na entrega de tarefas e baixo rendimento

Claro que esses sistemas também podem contribuir em várias atividades dentro do ambiente de trabalho, por exemplo na comunicação mais rápida com clientes ou troca de informações entre colaboradores.

Portanto, o ideal é que você como gestor entenda as necessidades de cada colaborador e implemente restrições de acordo com as atividades desempenhadas pela equipe. Por exemplo, a empresa pode definir que o Telegram é a ferramenta de comunicação corporativa entre a equipe e clientes, dessa forma bloquear WhatsApp e outros serviços.

E-mail pessoal

Semelhante às redes sociais, a maioria dos profissionais costumam acessar o e-mail pessoal durante o trabalho, para troca de mensagens com familiares, amigos, entre outros.

É recomendado o bloqueio do e-mail pessoal ou liberação do acesso em horários específicos de intervalo, para garantir a produtividade, mas também o descanso em alguns momentos.

Pornografia, violência, drogas e bebidas alcoólicas

É possível que você acredite que esse tipo de conteúdo não é acessado pelos seus colaboradores, mas muitas vezes realidade pode mostrar o contrário, por isso é importante o bloqueio irrestrito para qualquer tipo de conteúdo impróprio, como pornografia e violência.

Também é importante acompanhar os relatórios de acesso para verificar quem está acessando ou tentando acessar conteúdos impróprios, nesse caso o recomendado é informar o colaborador e no caso de reincidência, aplicar notificações e penalidades.

Esse controle é importante para fazer com o que o funcionário entenda que ele está em um ambiente de trabalho, que exige respeito e profissionalismo. Com isso, você faz o colaborador entender que na empresa o importante é o rendimento e a realização das atividades de sua responsabilidade.

Streaming de áudio e vídeo

Serviços de streaming como o Youtube e Spotify, também estão entre os maiores vilões na perda de concentração durante o trabalho e também contribuem muito para a lentidão da internet, pois consomem muitos recursos da rede.

Considerando isso, é recomendado haver algum tipo de controle com restrição para esses sites, principalmente em horários ou períodos de maior utilização da internet, como início de turno e dias do mês que concentram a execução de atividades importantes da empresa, como o envio de guias de impostos em um escritório de contabilidade, por exemplo.

Armazenamento de arquivos e download de software

Esses sites também contribuem para prejudicar o desempenho da internet, pois serviços de armazenamento costumam ser utilizados pra transferência de arquivos pesados. Além disso, sites de download de software podem oferecer arquivos maliciosos que venham a instalar programas indesejados nos computadores.

Para evitar riscos, também é recomendado o controle com bloqueio desses sites, ficando liberados somente em casos onde são necessários para atividades da empresa, como troca de arquivos pesados com clientes, como pode ser a necessidade de uma agência de publicidade, estúdio fotográfico ou uma gráfica.

Jogos e apostas

Mais um tipo de conteúdo que você pode pensar que seus colaboradores não acessam durante o trabalho, mas, acessar sites de jogos pode ser mais frequente do que você imagina, principalmente a partir dos smartphones dos seus colaboradores.

Como esse tipo de conteúdo raramente terá relação com as atividades da sua empresa, o recomendado é bloquear o acesso sem nenhum tipo de liberação por horário ou setor, principalmente por esse hábito poder se tornar um vício e prejudicar muito o desempenho da equipe.

Compras on-line

Em nosso relatórios sobre o uso da internet nas empresas, identificamos que sites de e-commerce e a realização de compras na internet estão entre as atividades mais realizadas pelos profissionais no ambiente de trabalho.

Como esse tipo de sites na grande maioria dos casos não tem relação com o trabalho, pode ser uma boa prática restringir o acesso para evitar que os profissionais percam muito tempo na busca de itens de interesse pessoal para compra.

Emprego

São sites que basicamente oferecem oportunidades de emprego para profissionais.

A não ser que seja para divulgação de oportunidades da sua empresa, faz bastante sentido criar restrições na navegação para esse tipo de conteúdo.

Dica: Se você possui uma solução para controle de acesso à internet, pode prever quando algum funcionário está insatisfeito com seu emprego atual a partir dos acessos a sites dessa categoria.

Entretenimento

Como sites de entretenimento podemos listar alguns tipos de conteúdo:

  • Casa e Jardim
  • Esporte
  • Filmes e Novelas
  • Governo e Política
  • Moda e Beleza
  • Religião e esoterismo
  • Saúde e medicina
  • Viagem e Turismo

É muito comum o acesso a esses conteúdos no ambiente de trabalho, por exemplo buscar notícias sobre o clube de futebol preferido ou novidades da moda para a próxima estação.

É importante ressaltar que em cada um dos tipos de conteúdos podem haver exceções, por exemplo, você pode bloquear o acesso às redes sociais, deixando liberado o acesso somente ao LinkedIn.

Isso porque muitas vezes o LinkedIn é utilizado pelo setor de recursos humanos para recrutamento, ou você também pode liberar comunicadores instantâneos de forma controlada, mantendo o WhatsApp liberado na sua equipe de vendas, para atendimento aos clientes.

Novamente, a definição de uma política de acesso eficiente passa pelo bom senso e equilíbrio. Podendo haver serviços liberados em alguns horários de descanso e intervalos e ao mesmo tempo permitindo aos colaboradores, acesso a alguns conteúdos do seu interesse.

Afinal, é importante haver momentos de descanso durante o trabalho, para que os colaboradores possam relaxar e com isso retomar suas atividades com mais concentração e foco.

Controle de acesso à internet

Para implementar o controle de acesso à internet na sua empresa, existem diferentes alternativas, como soluções tradicionais de proxy Linux fornecidas por empresas especializadas, que demandam maior investimento com servidores, mão de obra especializada e manutenção constante.

Outras opções são Dell SonicWall, Fortinet FortiGate e semelhantes, ou então soluções mais modernas, que utilizam recursos em nuvem e são mais acessíveis, de fácil implementação e gerenciamento. Esse tipo de serviço é principalmente recomendado para pequenas e médias empresas, boas opções são OpenDNS, DNSFilter ou Lumiun.

Para escolher a melhor opção para gerenciar o acesso à internet é importante definir bem as necessidades da sua empresa e comparar os custos, características e benefícios de cada uma das soluções existentes.

Powered by Rock Convert

Por que o Lumiun?

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para fazer a gestão e controle de acesso à internet. Porém, a grande maioria demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados e exigem constante manutenção, atualizações e suporte frequente. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

Com o propósito de preencher essa lacuna no mercado e oferecer uma solução acessível e simplificada às empresas de pequeno e médio porte existe a Lumiun. A Lumiun é uma empresa brasileira, que possui o serviço baseado na nuvem e com forte diferencial na facilidade de implementação e gerenciamento do sistema.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada sem necessidade de conhecimentos técnicos
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Não precisa se preocupar com manutenção ou atualizações de softwares
  • Sem custo com profissional especializado para implantação ou manutenção do software
  • Gerenciamento em nuvem, acessível via internet em qualquer plataforma ou dispositivo
  • Suporte em português através do telefone, e-mail e chat

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento, o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e controle de acesso à internet nas empresas.

Com o Lumiun é possível implementar diferentes políticas de acesso à internet, por exemplo, para bloquear conteúdos impróprios como pornografia ou redes sociais, basta clicar no botão para da categoria desejada.

As regras podem ser flexíveis, por usuários, equipamentos e horários. Além disso, o sistema gera relatórios analíticos sobre o uso da rede, permitindo ao gestor tomar decisões assertivas no sentido de otimizar a segurança e a produtividade da empresa na internet.

Principais funcionalidades da solução

  • Controle fácil das principais aplicações
  • Bloqueio de acesso à sites específicos
  • Controle de acessos por categorias e tipos de conteúdo
  • Relatório de acessos em tempo real
  • Remova o conteúdo explícito dos resultados do Google, Bing e Youtube através o SafeSearch
  • Monitoramento de tráfego por equipamentos e usuários da rede
  • Limitação de consumo de tráfego por grupos de equipamentos ou usuários
  • Gerenciamento integrado de múltiplas redes
  • VPN Empresarial para facilitar o acesso dos usuários externos

Se você quiser saber mais sobre o Lumiun fale com um consultor ou agende uma demonstração.

Guia definitivo: como bloquear sites impróprios na empresa

Com o aumento da utilização da internet pelas empresas, o controle do acesso à internet se torna essencial para manter a segurança das informações e produtividade dos funcionários. Dentro disso, uma das práticas mais comuns é bloquear sites impróprios por serem nocivos ou fora do escopo de trabalho.

Nos últimos meses houve um grande aumento de casos de empresas que tiveram seus dados confidenciais expostos ou sequestrados causando muitos prejuízos. Na maioria das vezes, um simples bloqueio ao link malicioso de um e-mail poderia ter evitado os danos causados pelos ataques.

O desperdício do tempo de funcionários com sites fora do escopo de trabalho também tem dado uma certa dor de cabeça para os gestores. É comum o colaborador acessar a internet corporativa para realizar atividades pessoais que não tenham relação com o trabalho. Esse desperdício de tempo ocorre por diversas causas como acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de pornografia, entretenimento, compras, moda, esporte, entre outros.

Para ajudar os gestores, criamos esse guia prático e simples que ajuda bloquear sites impróprios na empresa sem necessitar conhecimentos técnicos.

Opções comuns para bloquear sites

Se procurar no Google vai encontrar muitas dicas e tutoriais de como bloquear o acesso a sites nos computadores e celulares. Porém, a maioria desses tutoriais não se aplica a uma rede corporativa que possui diversos computadores e celulares, além de ser facilmente burlável.

Segue algumas formas comuns para bloquear sites:

Editar arquivo Hosts do computador

O arquivo Hosts faz parte do sistema operacional Windows e com ele é possível bloquear o acesso a determinados websites em todos os navegadores. Para acessá-lo, abra o “Bloco de Notas” em modo administrador e clique no menu “Arquivo” seguido por “Abrir”.

Na próxima janela, acesse a pasta “etc” através do seguinte caminho “C:\Windows\System32\Drivers\Etc”. Por fim, coloque a visualização em “Todos os arquivos” para abrir o arquivo Hosts.

Figura 1: Arquivos hosts do Windows

Com o arquivo hosts aberto, basta adicionar o endereço IP de destino seguido do site que quiser bloquear. Por exemplo, para bloquear o Facebook adicione “127.0.0.1 www.facebook.com”, conforme ilustra a imagem acima.

  • Prós:
    • Fácil de configurar
    • Sem custo
  • Contras:
    • Configuração manual e individual para cada computador
    • Sem relatórios de acesso
    • Fácil de burlar
    • Não funciona em celular

Browser / Navegador

Os principais navegadores da internet como Chrome e Firefox, oferecem opções para bloquear sites através de suas configurações nativas ou até mesmo através de extensões como por exemplo a extensão BlockSite do Chrome.

  • Prós:
    • Fácil de configurar e instalar
    • Sem custo
    • Visualização de relatórios
  • Contras:
    • Configuração manual e individual para cada computador
    • Usuário pode desativar a qualquer momento
    • Fácil de burlar

Direto no roteador

Uma opção para não precisar configurar manualmente cada dispositivo da rede é fazer o bloqueio dos sites no roteador. Para isso, abra o painel administrativo do roteador (normalmente acessível pelo endereço 192.168.1.1) no navegador e digite a senha. Feito isso, procure pela opção “Security”, depois por “URL Filter” e adicione o site que quer bloquear. Dependendo do modelo do equipamento, o caminho e nomenclaturas pode variar.

  • Prós:
    • Bloqueio para todos os dispositivos da rede
  • Contra:
    • Não há relatórios de acessos
    • Necessita um pouco de conhecimento técnico

Melhor opção para bloquear sites impróprios

Após listar os prós e contras das opções mais comuns para fazer o bloqueio de sites, vamos agora conhecer a melhor opção para a rede das empresas. 

Powered by Rock Convert

Controle de acessos à internet com o Lumiun

O Lumiun funciona de forma diferenciada, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Sem necessidade de configuração manual de cada dispositivo da rede
  • Sem necessidade de manutenção de equipamentos ou atualizações de software
  • Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte
  • Gerenciamento através de um painel intuitivo
  • Relatórios úteis em tempo real para tomar as melhores decisões

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e flexível do acesso à internet nas empresas. Saiba os passos necessários para adicionar um controle completo dos acessos à internet.

Passo 1: Contratar um plano

Para contratar um plano no Lumiun é muito fácil. Acesse a página de planos e preços e conheça os benefícios e recursos de cada plano e avalie o que melhor atende às necessidades da sua empresa.

Figura 2: Planos do Lumiun

Após contratar um plano será enviado sem custos o Lumiun Box, em comodato, para instalar na borda da sua rede e todo o tráfego passar pelo Lumiun. Em seu e-mail, você vai receber um usuário e senha para acessar o painel administrativo.

Passo 2: Instalar o Lumiun Box

Quando receber  Lumiun Box entre no painel de controle do Lumiun, em https://app.lumiun.com. Será solicitado um número de série. Obtenha esse código na etiqueta localizada na parte de baixo do seu Lumiun Box.

Figura 3: Serial do Lumiun Box

O Lumiun Box deve ser conectado entre o gateway da rede (normalmente o roteador de internet) e o restante dos equipamentos da rede interna (normalmente um switch). Dessa forma, todo tráfego de dados realizado entre a sua rede local e a internet passará através do Lumiun Box.

  • Conecte a porta de rede nº 1 (denominada Internet) do Lumiun Box ao seu roteador de internet (gateway da rede interna).
  • Conecte outra porta de rede do Lumiun Box ao switch da rede interna.
  • Ligue o Lumiun Box na energia elétrica, utilizando a fonte fornecida.
Figura 4: Instalação do Lumiun na rede da empresa

A partir disso, as requisições de acesso à internet da sua rede serão consultadas nos servidores do Lumiun. Isso deixará sua rede mais rápida e segura! Nessa consulta, são avaliadas as regras de acesso criadas para sua rede, envolvendo critérios como a categoria do site, o nível de segurança e reputação e horário da solicitação.

Se a requisição for aprovada, o acesso ocorre normalmente. Não há outras intervenções que vão modificar o tráfego ou gerar problemas. Se a requisição for bloqueada, o usuário visualiza uma página informativa, que pode ser personalizada para sua empresa.

Passo 3: Acompanhar os relatórios de acessos

Antes de começar a fazer bloqueios. é recomendado acompanhar os relatórios de acessos durante alguns dias para entender quais sites que os funcionários estão mais acessando.

No Lumiun você pode acompanhar esses acessos em tempo real ou ver em gráficos os sites mais acessados, conforme ilustra as imagens abaixo.

Figura 5: Relatório em tempo real
Figura 6: Sites mais acessados

Passo 4: Configurar o bloqueio de sites impróprios

Com as informações dos relatórios de acessos, conseguimos agir para fazer os bloqueios pontualmente. No exemplo da Figura 6, é possível identificar que o Facebbok, Globo.com e WhatsApp estão entre os sites mais acessados da rede. Nesse caso, para essa “Empresa Exemplo” esses sites estão fora do escopo de trabalho e o acesso pode ser bloqueado.

No Lumiun podemos fazer o bloqueio tanto por aplicações (Facebook, WhatsApp, Banco do Brasil, etc), sites específicos (www.enderecodosite.com) ou categorias de sites (Redes Socias, Portais de notícias, etc).

Bloqueio por categorias

Primeiramente farei o bloqueio por categorias de sites. Para isso, basta acessar o menu de topo “Controle de acesso” e a aba “Categorias de sites”. Veja a ilustração da Figura 7 e 8.

Figura 7: Categorias de sites
Figura 8: Categorias de sites com bloqueio

Por padrão todas as categorias estão liberadas. Perceba na Figura 8 que aplicamos o bloqueio das categorias das categorias “Jogos e Apostas”, “Pornografia e nudez” e “Redes sociais”. Com apenas alguns cliques, conseguimos bloquear todos os sites que pertencem à essas categorias.

Bloqueio por aplicações

Caso você não queira ser muito radical em bloquear todos os sites de uma categoria, existe a opção de bloqueio por aplicações. No painel de controle do Lumiun, uma Aplicação representa um site ou serviço da internet, agrupando seus diversos domínios e endereços, tornando muito mais eficiente a configuração das regras de acesso e a visualização desses acessos nos relatórios.

Figura 9: Aplicações

Se você já utilizou outra ferramenta de controle de acesso à internet, possivelmente já se deparou com o problema de precisar bloquear ou liberar algum site e precisar adicionar vários endereços para, efetivamente, fazer o controle. Por exemplo, por trás do Facebook existem muitos domínios que são utilizados para seus sistemas de fotos, vídeos e compartilhamento. Em outras ferramentas, seria necessário descobrir e configurar regras para todos esses endereços, como, por exemplo, facebook.com, facebook.net, fb.com, facebook.com.br, fbsbx.com, scontent.fria1-1.fna.fbcdn.net etc.

Usando o Lumiun é muito mais fácil e dinâmico bloquear ou liberar um site ou aplicação.

Passo 5: Aumentando a segurança da rede

No menu Segurança encontramos várias opções onde podemos configurar itens que vão reforçar a camada de segurança da rede. O principal objetivo é restringir acesso a sites potencialmente inseguros e que podem de alguma forma ameaçar a segurança das informações. No menu Segurança temos Nível de Reputação e Sites Nocivos, vamos entender melhor cada um.

Nível de Reputação

Aqui podemos selecionar o nível de reputação do sites que podem ser acessados. Vamos imaginar que um colaborador tentou acessar um site, esse site não tinha nenhuma restrição no Controle de Acesso, ou seja, de acordo com as regras ele estaria livre para ser acessado, porém ao configurar o nível de reputação como baixo, médio, alto ou muito alto o Lumiun fará mais essa etapa de verificação para permitir que o site seja acessado ou não, vejamos a imagem abaixo. Leia com cuidado a descrição de cada um dos níveis.

Figura 10: Segurança – Nível de reputação

Sites Nocivos

O Lumiun utiliza serviços de terceiros para se atualizar constantemente sobre sites que podem ser nocivos para a rede da empresa. Esses bloqueios são extremamente importantes pois evitam danos aos equipamentos e perda ou sequestro de informações sigilosas.

Figura 11: Segurança – Sites nocivos

Passo 6: Relatório de informações

E por último, mas não menos importante, é o acompanhamento dos relatórios para confirmar as ações de bloqueios de produtividade e segurança que fizemos nos passos anteriores.

No relatório em tempo real por exemplo, podemos acompanhar que todas as requisições de acesso a sites de redes sociais e pornografia já estão “vermelhinhos”. Ou seja, o Lumiun fez o bloqueio e o visitante visualizou apenas uma mensagem de aviso (essa mensagem pode ser configurada).

Figura 12: Relatório em tempo real com bloqueios

O relatório sobre Segurança também nos mostra informações valiosas. Com esse relatório pode-se ter uma ideia dos equipamentos ou usuários que mais acessam sites que podem trazer algum tipo de ameaça à segurança da informação. São contemplados os acessos relacionados a sites de phishing, fraudes e malware, entre muitos outros.

Caso apareçam equipamentos com grande volume de acessos a endereços nocivos, que se destaquem nesse relatório, é importante analisar quais são esses endereços. Isso é um indicativo de que esse equipamento pode estar infectado por um software indesejado, prejudicando a segurança da rede.

Figura 13: Relatório de segurança

Conclusão

Nesse guia demonstramos a forma mais eficiente, seguro, informativo e prático para bloquear sites impróprios na empresa. De cara, aumentamos a segurança da nossa rede para evitar ataques cibernéticos e perda de dinheiro com manutenção em computadores ou roubo de dados.

Com o Lumiun, o desperdício de tempo dos funcionários com sites fora do escopo do trabalho pode ser resolvido em poucos cliques e sem a necessidade de conhecimento técnico ou gastos abusivos com equipamentos. A qualquer momento e de qualquer lugar, você pode acessar o painel de controle do Lumiun, alterar as regras de acesso da sua rede e visualizar relatórios sobre o uso da internet na sua empresa.

Trabalhamos para melhorar a segurança da Internet e tornar o dia a dia das pessoas e das empresas mais produtivo.

Acesse nosso site www.lumiun.com ou fale com um consultor preenchendo o formulário abaixo e tire todas suas dúvidas.