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4 dicas de segurança na era do trabalho Home Office

A pandemia de coronavírus criou uma nova realidade, definindo a maneira como as empresas operam, ditando seus próximos passos e eliminando barreiras de segurança e trabalho físico. Um estudo recente da Global Workplace Analytics nos Estados Unidos, identificou que possuir funcionários trabalhando em home office durante a pandemia, trazia economias aos empregados americanos em mais de US$ 30 bilhões por dia. Em comparação, esse é o valor de lucro líquido da gigantesca Apple no último ano inteiro.

Também nos Estados Unidos, o estudo previu que 25 a 30% dos trabalhadores estão em home office, e permanecerão pelo menos até 2021. Isso representa inúmeros desafios às equipes de segurança de TI.

No Brasil o trabalho fora do escritório é também uma realidade que muitas empresas adotaram como medida para proteger os funcionários neste momento, e que pode atingir 20 milhões de brasileiros, segundo uma pesquisa do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea). Isso significa que um em cada cinco trabalhadores formais, em média, no país, poderão permanecer em casa quando a crise de saúde pública passar.

Comportamento habitual

Normalmente a suposição feita pelas organizações em relação ao monitoramento de segurança da rede da empresa, é que, a maioria dos funcionários está ligada diretamente à rede LAN corporativa, coletando dados, com log de eventos do servidor e estações de trabalho. Porém, com muitos funcionários longe do perímetro da rede, usando dispositivos móveis ou em um ambiente doméstico remoto, as organizações perderam toda a visibilidade de uma grande porcentagem do tráfego da rede comercial.

Este cenário é altamente atrativo e oferece grandes chances de alavancar as ações dos criminosos cibernéticos, que têm aumentado o volume de esforços recentemente, tentando assim, quebrar as barreiras de seguranças fragilizadas pela situação. 

Com tanta informação em jogo, é importante estabelecer formas de monitorar a segurança do trabalho remoto no “novo normal”, onde conexões e relações físicas estão em desaparecimento. 

A seguir, listaremos algumas dicas para adaptar sua empresa a essa nova realidade.

1. Aumentar as fronteiras da rede local

segurança home office

Com grande parte da equipe trabalhando em casa, muitas organizações foram forçadas a escolher entre usabilidade e segurança da rede. A infraestrutura da rede virtual privada (VPN) convencional, não foi projetada para oferecer solução para os dois fatores.

A adoção de VPNs tem sido fortemente recomendada como solução para os problemas de acesso e segurança remota, inclusive, abordamos as vantagens da ferramenta em um artigo aqui em nosso blog. No entanto, embora permita que o tráfego conectado à internet e a rede corporativa flua com segurança, diminui o controle da produtividade e não controla acessos fora do escopo de trabalho pelas equipes.

Com conexões não monitoradas, os equipamentos de uma equipe de trabalho remota podem ser comprometidos por malwares e uma série de outros problemas. Dessa forma, esses dispositivos podem ser usados como trampolim para acessar o ambiente corporativo, inclusive, por meio de sua conexão VPN. 

Além da segurança e produtividade, existem inúmeros fatores que podem causar danos ao fluxo natural de trabalho da empresa. Listamos algumas ferramentas para que seu escritório continue funcionando “normalmente” em meio a pandemia.

2. Segurança nas extremidades

segurança home office

Os limites da rede local foram expandidos com a equipe em home office. Dessa forma, a segurança e a produtividade da empresa exigem também uma expansão para todos os dispositivos. As empresas necessitam pelo menos possuir o mesmo nível de controle e segurança de quando as atividades eram feitas dentro do ambiente corporativo.

Ao implantar sistemas de controle e segurança baseados na nuvem, nos dispositivos de propriedade da empresa usados pelos trabalhadores remotos, a organização pode detectar todos os acessos indevidos, pontos de fragilidade, e principalmente, impedir a infecção de malwares, vírus, ransomwares e outras ameaças. 

Além da segurança, com uma ferramenta de controle, é possível melhorar a produtividade da equipe que está trabalhando em casa, monitorando e gerenciando acessos dinamicamente de forma fácil, e tornando a experiência da distância, o mais parecida possível com a realidade antes da pandemia.

3. Garantir a privacidade dos funcionários em home office

segurança home office

Monitorar os acessos e manter a segurança dos funcionários em home office pode ser um problema de muitas organizações, levando em consideração a privacidade do trabalhador. Do lado da organização, é seu dever exigir a capacidade de proteger os dados confidenciais usados pelos funcionários para o trabalho diário. Já do lado dos funcionários, implementar uma solução de monitoramento da rede residencial apresenta importantes problemas de privacidade.

A solução pra isso, é um sistema de controle e segurança baseada em nuvem, como falamos anteriormente, fornece uma solução viável para ambos os problemas. Para dispositivos de propriedade corporativa, a política de segurança e regras da empresa devem ter um entendimento claro e explícito, que permite à organização monitorar a atividade nos dispositivos da empresa.

Com a solução instalada nesses dispositivos, a organização então, exerce seus direitos e regras sem monitorar inadequadamente a atividade de rede dos funcionários em dispositivos pessoais conectados à mesma rede doméstica. Resumidamente, o controle da empresa será feito apenas no dispositivo específico que estiver conectado remotamente à rede local da empresa no horário de trabalho.

Um bom exemplo de ferramenta para segurança no trabalho remoto, é a VPN Empresarial do Lumiun. Uma grande vantagem da VPN Empresarial do Lumiun em relação a outras soluções de VPN Corporativa é que ela aplica aos colaboradores que estão trabalhando remotamente, em home office, as mesmas regras de proteção e monitoramento do acesso à internet que existem na rede interna da empresa. Assim, se mantém vigente a política de uso da internet existente na organização, com objetivo de melhorar a segurança da informação e a produtividade dos colaboradores.

Além disso, é uma solução brasileira, com suporte 100% em português e que recebe pagamentos na moeda local (R$).

4. Monitorar os dispositivos pessoais

segurança home office

Para dispositivos pessoais usados para trabalho remoto, a linha entre privacidade e segurança é tênue. Como os equipamentos pertencem ao funcionário, pode parecer mais difícil impor regras e controle de acesso e segurança.

Portanto, todas as organizações devem elaborar e documentar uma política para que o uso de dispositivos de propriedade pessoal estejaa em conformidade com as necessidades da empresa.

Pensando assim, utilizar uma ferramenta de controle de acesso remoto seguro, não atinge a qualquer problema relacionado a privacidade do funcionário que está em home office. Além disso, mantém os dados da empresa seguros mesmo utilizando um dispositivo que não pertence a ela.

Como monitorar o acesso à internet no trabalho remoto

O cenário pandêmico atual fez com que grande parte das empresas adotassem o home office para parte ou toda a equipe. Mas, se a produtividade já era prejudicada na forma de trabalho convencional, se tornou ainda pior com o trabalho remoto. Os funcionários estão em suas casas, sem nenhum tipo de supervisão e controle, e muitas vezes fazendo acesso remoto sem nenhuma ferramenta de segurança.

A VPN é uma ótima maneira de acessar remotamente os arquivos e dados de um equipamento da sua empresa e também navegar na internet de forma segura, portanto, uma ferramenta para evitar ataques cibernéticos, solucionando problemas de segurança. Além disso, com a VPN Empresarial do Lumiun, é possível fazer também o controle de acesso à internet dos funcionários que estão trabalhando em casa.

Ao longo das últimas semanas falamos bastante sobre a VPN:

Para tranquilidade dos gestores, existe a possibilidade de monitorar o acesso remoto para aumentar a produtividade da equipe. Você deve estar se perguntando como isso pode ser feito? Vou explicar, de uma forma bem simples, a seguir.

Estabelecer uma conexão VPN

monitorar acesso remoto

Para monitorar o acesso remoto, o passo inicial é estabelecer uma conexão VPN nos equipamentos de toda a equipe que está em home office. Montamos um guia com todas as etapas para que você consiga efetuar a conexão de uma forma bem simples.

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Após estabelecer a conexão VPN, o computador do usuário que está em casa ou em algum outro local fora das dependências da empresa, estará conectado à rede interna. Com isso poderá estabelecer uma conexão de área de trabalho remota ao computador que está ligado na rede da empresa, e também poderá acessar os arquivos e sistemas dos servidores e computadores da rede interna de uma forma mais segura.

Painel de controle do Lumiun

Para que você consiga monitorar quais usuários estão conectados via VPN e também quais sites o usuário está acessando, você deve fazer o login no painel de controle do Lumiun com uma conta de usuário Administrador.

monitorar acesso remoto

Permissões

Para que um usuário possa fazer a conexão VPN, é necessário que você, como administrador, faça a liberação da conexão.

monitorar acesso remoto

Já no painel da VPN Empresarial do Lumiun, habilite a VPN e os usuários que tem permissão para tal conexão.

monitorar acesso remoto

Monitoramento

Você pode monitorar quais usuários estabeleceram uma conexão VPN. Dessa forma, é possível saber quais estão conectados ao servidor ou equipamentos da empresa.

monitorar acesso remoto

Controle de Acesso

É aqui que a mágica acontece. O usuário que estabelecer uma conexão VPN Empresarial do Lumiun terá todos os acessos a qualquer tipo de site monitorados. No painel de controle do Lumiun, existe um relatório em tempo real dos acessos por usuário.

Regras de acesso

Além do monitoramento, é possível para o diretor ou responsável técnico, definir regras de acesso a sites específicos e também, em horários específicos.

Veja que você pode determinar quais sites não poderão ser acessados. Dessa forma, o bloqueio de acesso é feito automaticamente, sem a possibilidade de quebra da regra.

Além disso, você pode determinar em quais horários o acesso a redes sociais por exemplo, estão liberados para acesso. Suponhamos que o intervalo de trabalho durante a tarde, segundo as diretrizes da sua empresa, é entre as 16:00 e 16:30. O acesso aos sites que não estão no escopo de trabalho, serão liberados apenas nesse horário, como você pode ver na imagem abaixo.

Segurança

Além de monitorar o acesso remoto, melhorando o foco e a distração dos funcionários, o controle de acesso a sites por regras, inibe o acesso a sites nocivos e download de arquivos maliciosos. O equipamento que o funcionário está fazendo o acesso fica mais protegido, bem como os dados e informações da empresa que ali estão armazenados.

Conclusão

Sabemos que no cenário econômico atual do país, existem inúmeras preocupações. Mas acredito que a segurança de dados nas empresas pode estar fragilizada, com tantos profissionais trabalhando remotamente e fazendo acesso remoto a dados sensíveis da empresa. Além disso, tenho visto muitos empresários de vários ramos diferentes preocupados com a produtividade que está sendo reduzida pouco a pouco com a falta de controle de acesso no trabalho remoto. Dessa forma, acredito que este artigo tenha solucionado dúvidas e servido como “alívio” de uma preocupação relevante de empresários e responsáveis técnicos.

Até a próxima!

Como controlar o uso da internet na empresa com filiais

Se você é o responsável por gerenciar a rede de computadores, sabe da complexidade para fazer o controle do uso da internet na sua empresa através das ferramentas convencionais. Isso tende a piorar quando o controle da internet é em uma empresa que possui filiais e o profissional precisa manter tudo funcionando em perfeitas condições.

Neste artigo vou listar quais problemas uma empresa com filiais normalmente enfrenta para garantir a segurança dos dados e evitar a perda da produtividade dos funcionários com acesso à internet. 

E por fim, vamos conhecer uma plataforma que vai nos ajudar a aumentar a segurança da informação e aumentar o foco dos funcionários no ambiente de trabalho.

Segurança dos dados

Quando se é um analista ou diretor de TI de uma empresa com filiais é importante tomar algumas decisões importantes de controle e segurança da rede. Especialmente quando a internet é a principal ferramenta para a plena operação da empresa. Se não bastasse essa responsabilidade, cresce cada vez mais o volume e a sofisticação dos ataques cibernéticos que visam prejudicar as organizações, inclusive, publicamos um artigo com algumas dicas para se proteger desses ataques. Portanto, é relevante que os profissionais da área tenham conhecimento de ferramentas que possam auxiliar no bloqueio desses ataques para evitar perdas de informações, produtividade e faturamento.

Além disso, o orçamento para investimento em segurança da rede e controle da internet é sempre limitado na maioria das pequenas e médias empresas. Pensando assim, é necessário estudar todo o cenário das redes, agir rapidamente e encontrar uma solução integrada para aprimorar a segurança digital sem gastar em excesso e sobrecarregar a produtividade da equipe.

Produtividade dos funcionários

A internet é o principal vilão contra o foco e produtividade nas empresas. O desperdício de tempo é tanto, que segundo uma pesquisa, os funcionários são interrompidos em média 14 vezes por dia por ferramentas na internet. E o pior, é que após uma interrupção, o funcionário pode demorar mais de 20 minutos para voltar à tarefa original.

Multiplicando isso pelo número de colaboradores que sua empresa tem e teremos um número total de horas desperdiçadas por dia. E não estamos incluindo aqui as horas disponíveis para descanso.

Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem uma parte do tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no YouTube, mensagens no WhatsApp ou fazendo pesquisa sobre assuntos de seu interesse. 

Portanto, o controle do acesso à internet na empresa com múltiplas filiais é uma política fundamental na gestão de equipes, pois reduz o desperdício de tempo com o aumento do foco, além de evitar vários problemas de segurança com acesso a sites nocivos ou famosos golpes da internet.

Múltiplas filiais ou múltiplos problemas?

Há quem diga que o sinônimo de múltiplas filiais seja múltiplos problemas. Bem, dependendo do caso essa analogia não está errada.

Após anos de contato com profissionais responsáveis pela gestão da rede e internet das empresas, ouvimos muitos relatos de problemas que causam gastos indesejados, além das dores de cabeça com segurança e produtividade, descritos acima.

Veja quais são os principais problemas do uso da internet na empresa com filiais.

Escalabilidade

Na maioria dos casos as empresas não possuem uma ferramenta de segurança e controle de acesso à internet. E quando possuem, essa ferramenta não se torna escalável para outras filiais.

Para a maioria dos profissionais, a notícia de uma nova filial geralmente é vista como uma boa notícia: “Nossa! Estamos crescendo!! 🚀”, pensam. Já o responsável pela TI: “Pqp! Vou ter que instalar e configurar tudo novamente! 😥”, reclama.

As tradicionais soluções para gestão do controle de acesso à internet dependem muitas vezes da instalação e configuração de servidores aliado a gastos com infraestruturas. É um processo que demora e que aumenta os custos para a empresa.

Deslocamento

As empresas convivem com gastos desnecessários com deslocamento toda vez que se abre uma nova filial ou ocorre um problema na rede ou computador de uma filial distante.

E nem vamos incluir aqui o tempo perdido com o deslocamento do profissional.

Mas fique tranquilo! A partir de agora vou mostrar como solucionar os problemas através de uma única plataforma e com um baixo custo.

Gestão de acesso à internet com o Lumiun

O Lumiun é um serviço para fazer a gestão do acesso à internet nas empresas. Em uma única plataforma você encontra os seguintes recursos:

  • Controle de acesso: 
    • Liberação e bloqueio de aplicações, sites e categorias de sites. Inclusive por horário;
    • Busca protegida (Safesearch) no Google, Bing e Youtube para garantir que conteúdos impróprios não sejam exibidos nos resultados das pesquisas;
    • Pesquisa de domínios onde o Lumiun faz uma varredura e encontra sua categoria, reputação, descrição, últimos acessos e ainda um preview da página.
  • Segurança:
    • Opção para definir o nível de reputação mínimo para acessar um site;
    • Bloqueio de sites que pertencem a categorias consideradas nocivas como hacking, malware, phishing, etc.
  • Firewall:
    • Esqueça o conceito antigo e difícil de implantar regras de firewall na sua rede. No Lumiun é possível, com poucos cliques, adicionar regras de bloqueios e liberações por portas, protocolos, origem e destino. Além disso, existem configurações predefinidas que auxiliam os mais leigos no assunto.
  • VPN Empresarial:
    • A VPN Empresarial do Lumiun é uma solução que vai aproximar os colaboradores externos, juntando todos em uma única rede, aumentando a segurança e produtividade.
  • Velocidade:
    • Com esse recurso você pode limitar a quantidade de Download e Upload para os grupos de equipamentos. Dessa forma pode distribuir seu link de internet conforme você achar melhor ou de acordo com a demanda de cada grupo.
  • Relatórios:
    • De nada adianta todos esses recursos se não fosse possível acompanhar o resultado. No Lumiun é possível acompanhar em tempo real quais os sites mais acessados ou bloqueados, acessos por período, bloqueios de segurança, logs de firewall, equipamentos que mais consomem a banda da internet, colaboradores externos conectados na VPN e muito mais.

Ligar o Lumiun Box em cada filial

Com o Lumiun é muito fácil fazer a gestão da internet de todas as filiais. Primeiro, você deve ligar em cada filial o equipamento Lumiun Box. A partir disso, as requisições de acesso à internet da sua rede serão consultadas nos servidores do Lumiun. Isso deixará sua rede mais rápida e segura! Nesta consulta, são avaliadas as regras de acesso criadas para sua rede, envolvendo critérios como a categoria do site, o nível de segurança e reputação e horário da solicitação.

Se a requisição for aprovada, o acesso ocorre normalmente. Não há outras intervenções que poderiam modificar o tráfego ou gerar problemas. Se a requisição for bloqueada, o usuário visualiza uma página informativa, que pode ser personalizada para sua empresa.

Tudo simples sem a necessidade de conhecimento técnico ou instalação e configuração de servidores.

Você pode estar se perguntando: e se o equipamento parar de funcionar? Vou ter que comprar outro equipamento e configurar tudo novamente? Não! O equipamento Lumiun Box é apenas o intermediador para identificar os equipamentos na rede, redirecionar as requisições DNS para nossos servidores, aplicar regras de Firewall e adicionar limite de velocidade na internet. Todos os dados de configuração ficam salvos na nuvem, acessível através do painel de controle. Se o equipamento parar de funcionar, o que raramente acontece, nós enviamos outro sem custo. E então, basta substituir o equipamento e todas suas configurações serão aplicadas automaticamente.

Painel de controle

Após ligar o Lumiun Box na rede da filial, você deve acessar o painel de controle e finalizar a configuração. O Painel de Controle do Lumiun está disponível no endereço app.lumiun.com, acessível de qualquer lugar ou dispositivo. Informe seu e-mail e senha e, caso for administrador, usufrua de todos os recursos disponíveis.

Muito bem, até agora só mostrei como configurar e acessar o Lumiun. Mas a intenção desse artigo é demonstrar como o Lumiun é eficiente para o controle do uso da internet na empresa com filiais. Veja a seguir.

Vantagens e benefícios do Lumiun

Após acessar o painel de controle do Lumiun, na primeira página você já visualiza um resumo de acesso e o status da internet em todas as filiais. Veja uma parte do Dashboard nas duas imagens a seguir:

Empresa 1 com matriz e 5 filiais
Empresa 2 com Matriz e 36 filiais

Perceba que no card à esquerda são exibidos alguns insights sobre os acessos do período selecionado no topo da imagem. Já no card da direita é exibido o status de todas as redes cadastradas no Lumiun. Status na cor verde significa que a rede está funcionando normalmente, cor laranja significa que está no máximo 2 horas sem conexão e a cor vermelha que está a mais de 2 horas sem conexão com a internet.

Veja uma outra visualização das redes cadastradas, com mais detalhes:

Outro grande benefício com o Lumiun é juntar os equipamentos (computadores, notebooks, celulares) independentemente do local físico em um único grupo e aplicar regras de acesso para todos.

Por exemplo, é possível criar um grupo chamado “Financeiro” e arrastar os equipamentos que pertencem ao setor financeiro de cada filial. Qualquer alteração de regra no grupo será replicada automaticamente para todos os equipamentos. Veja um exemplo na imagem abaixo:

Com os grupos definidos, basta acessar um recurso, como por exemplo “Controle de acesso” e aplicar as regras de liberações e bloqueios, conforme ilustra a imagem abaixo:

Com a política de acesso criada, chegou a hora de acompanhar o efeito das ações através dos relatórios. O Lumiun possui diversos relatórios analíticos e gerenciais que ajudam na tomada de decisão.

A imagem abaixo representa o relatório Sites mais acessados com filtro pelo grupo Financeiro.

Nesta outra imagem está o relatório da aplicação Facebook com filtro pelo grupo Financeiro.

Com o Lumiun você consegue obter informações completas sobre o uso da internet na sua empresa, filial ou equipamento específico. Conheça todos os relatórios disponíveis no site do Lumiun.

Na prática

Entendo se você ainda estiver com dúvidas sobre a eficiência do Lumiun. A maioria dos nossos clientes também desconfiavam que uma única ferramenta poderia fazer tanto e de uma forma tão simples sem a necessidade de cursos ou treinamentos massivos.

Foi o caso da MB Farmácias, que contratou o Lumiun para gerenciar suas 36 filiais e aumentar a segurança e produtividade dos seus 500 funcionários. 

Antes do Lumiun, a MB sofreu com ataques cibernéticos e seu proprietário queria algo que poderia aumentar o foco dos funcionários evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho. Após a implantação do serviço, a empresa não teve mais problemas com ataques, o que aumentou também a confiança dos seus clientes, assegurando a proteção dos dados sensíveis. “Sinto a segurança de ter controle sobre os acessos em minha empresa”, disse o proprietário Eder Fernandez.

Veja mais sobre o caso de sucesso da MB Farmácias.

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A cereja do bolo

Se você já leu nossos artigos anteriores aqui no blog, deve saber que o Lumiun lançou a VPN Empresarial. Mas para quem está aqui pela primeira vez, saiba que o recurso de VPN está incluso no pacote Lumiun Enterprise.

A VPN Empresarial está sendo uma importante aliada às empresas no cenário pandêmico atual. Através deste recurso, os funcionários que estão trabalhando remotamente conseguem se conectar à rede local de qualquer filial e ter acesso aos arquivos, servidores e área de trabalho remota, com segurança e criptografia.

Espero que esse artigo tenha ajudado na busca de uma solução para controlar o uso da internet de uma empresa com filiais. Mas se ainda tiver dúvidas, você pode agendar uma demonstração, sem compromisso. Veja como isso tudo funciona na prática.

Qualquer dúvida você também pode escrever nos comentários abaixo ou enviar um e-mail para .

Até a próxima!

Produtividade dos funcionários na internet em 2020

A cada ano que passa os negócios estão ficando cada vez mais complexos. Todos os setores estão passando por uma transformação rápida para conseguir acompanhar a expectativa dos clientes que a cada dia muda. Os funcionários de escritórios estão em constante pressão para trabalhar com mais produtividade. Gestores se tornam obrigados a manter o foco da equipe para conseguir uma entrega contínua de experiências que agregam valor ao cliente. Tudo isso, apenas para se manter no mercado e vencer a concorrência.

Neste artigo você vai entender como empresas estão conseguindo superar a concorrência, mesmo em período de transformação. Será exibido números estatísticos que demonstram a produtividade dos funcionários em meio a tanta distração na internet dos escritórios. E por fim, quais as ferramentas que podem ser aliadas para evitar o desperdício de tempo da equipe e mantê-las engajadas com o serviço e entrega de valor.

Primeiramente vamos entender como está a situação do trabalho em 2020.

A situação do trabalho em 2020

Para conseguir melhorar a produtividade dos funcionários nada melhor do que perguntar aos próprios e entender suas percepções.

A cada ano, a empresa Workfront faz uma pesquisa com milhares de funcionários de escritórios de vários países para entender como as pessoas fazem as coisas, como colaboram com as organizações e como a tecnologia está sendo utilizada para ajudar no trabalho. E como conclusão, ajuda a traçar o curso para novas soluções de gerenciamento de trabalho e fornece uma visão de como um gestor pode e deve moldar seus funcionários para construir uma empresa sólida, ágil e produtiva.

O trabalho está atrapalhando o… trabalho

Mesmo no meio do lançamento de tanta tecnologia, uma grande quantidade da energia gasta no trabalho está sendo dedicada a atividades de baixo valor. Segundo as respostas da pesquisa, os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer.

Segundo os próprios funcionários, o principal motivo para a baixa dedicação na sua função principal é o desperdício de tempo com reuniões inúteis, que não possuem uma pauta definida com estratégias de alinhamento, planejamento do trabalho e comunicação sobre o status do trabalho. Além disso, a alta quantidade de e-mails, falta de priorização do trabalho e de processos, completam a lista das causas dos problemas da baixa produtividade.

Em média, os funcionários são interrompidos 14 vezes por dia por ferramentas da internet

Ferramentas da internet como e-mail pessoal, mensageiros instantâneos (WhatsApp, Telegram) e redes sociais (Facebook, Instagram, TikTok) são os principais culpados por interromper o trabalho dos funcionários. Com base nas respostas dos participantes da pesquisa, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia.

Estudo científico indica que após uma interrupção, o funcionário pode demorar mais de 20 minutos para voltar à tarefa original. Portanto, muitas ferramentas que a empresa usa para permitir a comunicação e colaboração podem realmente interferir na produtividade. Além disso, a pesquisa revela que as pessoas que trabalham em uma empresa com interrupção constante possuem níveis mais altos de estresse e dificuldades para se adaptar ao ambiente.

Utilize a ferramenta calculadora de desperdício para saber quanto custa o desperdício de tempo da sua equipe na internet.

Infográfico com os números da pesquisa

Para ajudar a compreender os resultados da pesquisa, criamos um infográfico que reúne informações relevantes sobre a produtividade do profissional na internet. Faça o download gratuito clicando na imagem abaixo.

Aumento de produtividade com o controle de acesso à internet

Como podemos perceber, parece que a alta demanda de aplicativos na internet, construídos na intenção de ajudar na comunicação e resolver algum problema do nosso cotidiano, muitas vezes estão se tornando vilões contra a produtividade. 

Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem uma parte do tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no YouTube, mensagens no WhatsApp ou fazendo pesquisa sobre assuntos de seu interesse. 

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes, pois reduz o desperdício de tempo com o aumento do foco, além de evitar vários problemas de segurança com acesso a sites nocivos ou famosos golpes da internet.

Vamos entender os principais benefícios e vantagens que o controle de acesso à internet proporciona às empresas.

Mais produtividade e qualidade na entrega das tarefas

Sem o desperdício de tempo na internet, os funcionários passam a executar mais tarefas durante o expediente, e ao mesmo tempo conseguem gerar melhores resultados para a empresa. As suas atividades são realizadas com maior concentração, o que é fundamental para a qualidade do resultado final.

É importante frisar o papel importante do gestor para que as tarefas estejam todas alinhadas a função principal do funcionário. Afinal, de nada adianta um aumento de produtividade para entregar tarefas que não agregam valor ao cliente final.

Foco nas tarefas da empresa

É comum ver o e-mail pessoal e abrir o perfil nas redes sociais inúmeras vezes ao dia, isso gera distração e falta de foco durante a execução de uma atividade. Lembre-se do estudo mencionado acima, onde a cada interrupção pode demorar mais 20 minutos para que o funcionário volte a tarefa original.

Com restrições no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa.

Segurança contra sites nocivos e golpes da internet

Segurança é fundamental quando se fala em acesso à internet em ambientes corporativos. A rede é repleta de ameaças e falhas de segurança, que podem trazer prejuízos relevantes, como a perda de dados e custo com reparos de equipamentos e sistemas. Segundo o CTIR-Gov, órgão vinculado ao Gabinete de Segurança Institucional (GSI), foram 19.150 registros de notificações de ataques cibernéticos no ano passado. Isso significa um aumento de quase 4 mil casos em relação a 2018.

Com um bom serviço de controle de acesso à internet é possível restringir acesso a sites nocivos e bloquear portas do acesso externo, que podem instalar vírus e infectar os computadores ou a rede da empresa.

Internet disponível para trabalho

Imagine seus funcionários assistindo vídeos, ouvindo rádio, baixando arquivos pesados e acessando as redes sociais e sites diversos durante o trabalho. Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes ficam prejudicadas. 

O indicado é liberar o acesso a esse tipo de conteúdo em determinados períodos reservados para relaxamento e o resto do tempo bloquear. Com o bloqueio de sites de vídeos, rádios e outros, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Monitoramento e informações sobre a utilização da internet

Além de criar regras de navegação para os funcionários, é fundamental saber o que está sendo acessado. Com um serviço completo de controle de acesso é possível obter relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, usuários ou equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho da internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites variados, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis e consequentemente o desempenho melhora e o uso se torna mais estável e produtivo. Além disso, podem ser evitados problemas de segurança como instalação de vírus, que podem deixar os computadores lentos e até mesmo comprometer o funcionamento da rede.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à internet protegido de ameaças, evita-se problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites nocivos. Problemas desse tipo são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com links a ataques de phishing, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador. Esses problemas geram despesas com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados com o controle de acesso à internet.

Alternativa para controle do acesso à internet nas empresas

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para fazer a gestão e controle do acesso à internet. Porém, a grande maioria demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados e exigem constante manutenção, atualizações e suporte frequente. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

Com o propósito de preencher essa lacuna no mercado e oferecer uma solução acessível e simplificada às empresas de pequeno e médio porte existe a Lumiun. A Lumiun é uma empresa brasileira, que possui o serviço baseado na nuvem e com forte diferencial na facilidade de implementação e gerenciamento do sistema.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada sem necessidade de conhecimentos técnicos
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Não precisa se preocupar com manutenção ou atualizações de softwares
  • Sem custo com profissional especializado para implantação ou manutenção do software
  • Gerenciamento em nuvem, acessível via internet em qualquer plataforma ou dispositivo
  • Suporte em português através do telefone, e-mail e chat

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento, o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e controle do acesso à internet nas empresas.

Com o Lumiun é possível implementar diferentes políticas de acesso à internet, por exemplo, para bloquear conteúdos impróprios como pornografia ou redes sociais, basta clicar no botão para da categoria desejada.

As regras podem ser flexíveis, por usuários, equipamentos e horários. Além disso, o sistema gera relatórios analíticos sobre o uso da rede, permitindo ao gestor tomar decisões assertivas no sentido de otimizar a segurança e a produtividade da empresa na internet.

Principais funcionalidades da solução

  • Controle fácil das principais aplicações
    • Controle com apenas um clique do Facebook, WhatsApp, Instagram, Globo.com, Alibaba, Americanas e mais 900 aplicações. Sem necessidade de adicionar dezenas de domínios para o controle efetivo
  • Bloqueio de acesso à sites específicos
    • Gerenciamento completo e flexível por grupos de equipamentos e usuários
  • Controle de acessos por categorias e tipos de conteúdo
    • Escolha o que cada grupo de equipamento pode ou não acessar através das categorias dos sites
  • Relatório de acessos em tempo real
    • Saiba o que está acontecendo e aplique políticas de acesso para aumentar a produtividade e segurança com base em dados analíticos
  • Remova o conteúdo explícito dos resultados do Google, Bing e Youtube
    • Com apenas um clique é possível determinar as regras de pesquisa nos principais buscadores
  • Monitoramento de tráfego por equipamentos e usuários da rede
    • Relatórios com o consumo de internet por cada equipamento e usuário da sua rede
  • Limitação de consumo de tráfego por grupos de equipamentos ou usuários
    • Melhore o desempenho da sua internet limitando o tráfego por usuários
  • Gerenciamento integrado de múltiplas redes
    • Visualize e gerencie várias redes de diferentes filiais em um mesmo painel
  • VPN Empresarial para facilitar o acesso dos usuários externos
    • A VPN Empresarial do Lumiun é uma solução que vai aproximar os colaboradores externos, juntando todos em uma única rede, aumentando a segurança e produtividade

Como funciona o Lumiun

A implementação é rápida, bastando ligar o Lumiun Box na rede, a partir disso o serviço já entra em operação e todo gerenciamento é feito por meio do painel de controle na nuvem. A interface é simples e amigável, e pode ser utilizada por qualquer usuário, sem necessidade de conhecimento técnico especializado na área de tecnologia.

O serviço é comercializado em diferentes planos (Profissional, Corporativo e Enterprise), para atender as diferentes necessidades dos gestores e empresas em todo o Brasil.

Caso você tenha interesse em saber mais sobre o Lumiun ou até mesmo Agendar uma Demonstração do sistema acesse o site através do endereço www.lumiun.com e fale com um especialista para entender como o serviço pode te ajudar.

Como reduzir a procrastinação da sua equipe e aumentar a produtividade

procrastinação é um problema presente em quase todos os escritórios e empresas atualmente.

Através da má utilização da tecnologia, muitas empresas sofrem com a queda de desempenho e pouca realização de tarefas por parte dos seus colaboradores. As distrações são inúmeras: celulares, redes sociais, WhatsApp, vídeos e outras abstrações que acabam por sugar a produtividade dos funcionários.

Mas não se trata apenas de distração: o acesso indevido a sites maliciosos pode gerar problemas como download de malwares na rede e vazamento de informações confidenciais. Portanto, o problema vai além da procrastinação, atingindo também a segurança da informação!

Neste cenário, um dos maiores desafios dos empreendedores é encontrar formas de aumentar o foco dos seus funcionários, enquanto incrementa a segurança na internet. É raro um empresário que não tenha esse problema em mente, tendo em vista que a quantidade de distrações e perigos digitais aumenta a cada novidade lançada pela indústria.

Mesmo que o cenário pareça desfavorável, o mercado já disponibiliza técnicas eficazes de combate à procrastinação virtual! Existem ferramentas disponíveis no mercado que permitem o controle do acesso à internet.

Conheça mais sobre elas na sequência.

Filtro Web

O filtro web é uma solução que restringe o acesso a conteúdos indesejados na internet. Através da sua implementação, é possível controlar os sites que o usuário acessa ao utilizar o computador ou celular. Caso o colaborador tente acessar um site que não se enquadra na política da empresa, a página não será carregada no navegador.

Algumas soluções oferecem também uma camada de segurança para a rede e computadores das empresas através do bloqueio de sites nocivos. Como será visto adiante, a melhor forma de implementar uma solução de filtro web na empresa é criar políticas de controle de acessos por setores de funcionários, de acordo com as funções por eles exercidas.

Por exemplo, o departamento de marketing pode necessitar de acesso ampliado para a produção de conteúdo e pesquisa, enquanto os funcionários de finanças precisam de menos variação de acesso e mais restrição para evitar um possível vazamento de dados.

Mas como funciona a filtragem de conteúdo web?

Filtro DNS

O filtro web funciona através da limitação de endereços IP’s que possuam um conteúdo irrelevante, ofensivo, ou potencialmente perigoso na internet. Essa forma de limitação de acesso é tecnicamente conhecida como filtro DNS. Esse filtro seleciona conteúdos liberados ou não de acordo com a política de acesso, implementada através de uma solução de controle de acesso à internet.

O filtro DNS pode ser feito por sites específicos ou também por categorias de sites como Redes Sociais, Entretenimento, Pornografia, Jogos e Apostas e muitas outras. Neste momento, a utilização de uma solução adequada é importante para evitar desperdício de tempo e riscos.

O gestor que deseja controlar o acesso dos seus funcionários à internet tem duas opções:

  • Liberação de todos os sites, com a escolha de alguns sites ou categorias para serem bloqueados ou
  • Bloqueio geral, com a liberação apenas dos sites úteis que estão dentro do escopo de trabalho da empresa.

Independente da escolha, o ideal é realizar um estudo dos sites acessados pelos funcionários da empresa, a fim de determinar qual o melhor caminho a ser tomado.

Isso porque, através do serviço Lumiun, a sua empresa consegue:

  • Acompanhar os acessos da internet dos funcionários em tempo real
  • Obter e avaliar os relatórios de acessos dos sites e categorias mais acessadas por equipamentos, funcionário e setor
  • A partir dos dados e da análise, configurar a política de acesso ideal para cada grupo.

A política de acesso pode ser definida a partir de critérios que garantam uma certa flexibilização para determinados setores e horários do dia. Isso ocorre porque, conforme abordado, alguns setores geralmente necessitam de acesso ampliado, como o Marketing, Recursos Humanos, Jurídico, entre outros.

A liberação de alguns conteúdos em determinados momentos do dia pode servir, inclusive, como uma ferramenta de relaxamento dos funcionários, já que pode ser determinado o acesso a sites informativos na hora do almoço, por exemplo.

No final das contas, tudo vai depender de comunicação e bom senso: uma boa conversa entre os gestores e os funcionários pode ajudar a delimitar as restrições sem criar um clima de animosidade no escritório.

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Conteúdos de restrição

Muito foi falado sobre a restrição do acesso a determinados sites, porém é interessante compreender melhor quais são os sites que mais atingem a produtividade na hora do trabalho.

Atualmente, alguns temas devem ter maior atenção do gestor na hora de ponderar sobre o que pode ser acessado ou não dentro da empresa. Abaixo, segue uma lista de conteúdos que servem, majoritariamente, para a distração da equipe:

Redes sociais

Facebook, InstagramTwitter são os campeões de audiência na internet e, embora não sejam as únicas redes sociais, elas são as gigantes do ramo. Enquanto a boa utilização de algumas destas redes possa ser benéfica à empresa, é difícil pensar que os funcionários as utilizarão apenas em prol do negócio.

Neste caso, vale lembrar a dica anterior: alguns setores e empregados podem precisar de acesso às redes, principalmente quando se trata da área de comunicação e assessoria de imprensa.

Mas, para aqueles que não precisam das redes para desenvolver suas atividades, vale limitar o acesso. Sem esta gigantesca fonte de distração, a tendência é de aumento da produtividade.

Compras online

É comum ver funcionários dando uma conferida em sites de compras durante o expediente. A proliferação de plataformas de e-commerce, como o Mercado Livre e a OLX, levam as pessoas a perderem horas “pulando” de um produto para outro. Não raro, a prática leva o colaborador a se distrair totalmente da sua função, já que acessa produtos diferentes numa sequência sem fim.

Além do problema da procrastinação, a prática de comprar em sites obscuros pode levar à clonagem do cartão de crédito, vazamento de informações financeiras e outras questões.

Sites de streaming

Youtube, Spotify, Netflix… A lista é grande. Os sites de streaming de vídeo e música têm conquistado grande parcela do mercado de entretenimento digital. O acesso é fácil tanto nos computadores quanto nos celulares, portanto, o cuidado deve ser redobrado.

Novamente, é importante ressaltar que alguns colaboradores sabem fazer bom uso da música para aumentar a produtividade, já que ficam focados na tarefa.  Neste caso, cabe ao gestor decidir se vale a pena ou não permitir, de maneira controlada, o uso de algumas destas ferramentas.

E-mail pessoal

A utilização de e-mail pessoal raramente é bem vinda no ambiente de trabalho, e a restrição ao acesso do e-mail pessoal pode evitar que o funcionário dedique parte de seu tempo para resolver questões pessoais no ambiente profissional.

Também é importante incentivar o uso obrigatório do e-mail corporativo no ambiente de trabalho, mantendo os assuntos profissionais e particulares separados.

Comunicadores instantâneos

A comunicação através de comunicadores como o Skype e o Whatsapp facilitam o dia-a-dia de muitos escritórios ao redor do mundo. Contudo, é possível cair na procrastinação com o uso indevido de tais aplicativos.

O interessante é designar um programa padrão de comunicação da empresa, limitando o uso de aplicativos não autorizados de comunicação.

O uso eficiente das ferramentas de comunicação é indispensável para a produtividade da empresa, portanto, deve fazer parte de um plano detalhado, que deve ser compartilhado com os funcionários.

Sites de informação e entretenimento

Quem nunca se entediou ou se distraiu e entrou num portal para dar uma conferida nas últimas notícias? Existem diversos portais de conteúdo e informação que parecem inofensivos aos negócios, mas que também  incentivam a procrastinação dos usuários.

Embora, para alguns, possa parecer banal, o acesso a conteúdos irrelevantes ao trabalho tira o foco do trabalho, uma  vez que a distração diminui a produtividade dos colaboradores.

Portanto, é também essencial diminuir ou bloquear o acesso aos sites de notícias e entretenimento.

Sites com conteúdo malicioso ou indevido

É de conhecimento público, mas vale destacar: sites maliciosos, como os pornográficos ou de jogos de azar jamais devem ter o acesso liberado aos funcionários. Além de serem absolutamente impróprios ao ambiente de trabalho, e um fator de procrastinação, também oferecem sérios riscos a toda a rede, devido à quantidade de vírus encontrados nesses sites.

Proteja a sua empresa

Além da produtividade, a empresa deve ter foco na segurança da informação do conteúdo por ela manipulado: vazamentos de informação, contaminação por malwares e outros problemas podem advir da implementação mal sucedida de softwares restritivos. Por isso, o controle de acesso à internet em geral deve ser feita por meio da utilização de uma solução de adequada.

O Lumiun é um serviço que faz a gestão e controle do acesso à internet nas empresas, aumentando a segurança e a produtividade. Caso queira saber mais, faça o download da apresentação do serviço através do formulário abaixo.