7 dicas para melhorar a gestão do tempo na sua empresa

Fica claro que atualmente o tempo é um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa possui. Por isso, se ela não conseguir gerenciá-lo da melhor forma possível, terá grandes problemas. Uma boa gestão do tempo na empresa, é saber usar ele para realizar as atividades prioritárias, em qualquer âmbito.

Quem administra o tempo aumenta a sua produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que é considerado importante e prioritário com a menor quantidade de recursos, sendo um deles, o tempo. Atualmente percebe-se um grande problema de gerenciamento de tempo nas empresas, por ser um ambiente com colaboradores de perfis diferentes, que precisam desempenhar várias funções e atividades.

Uma boa gestão do tempo e produtividade é necessária para todos os empreendedores que possuem uma grande carga de trabalho e precisam resolver problemas com inteligência. Gerir as tarefas de maneira eficaz fará com que você conquiste qualidade de vida, podendo conciliar melhor a rotina de trabalho com o tempo livre.

Se você está com dificuldades para conseguir gerenciar de forma correta e eficaz o tempo da sua equipe dentro da empresa, segue abaixo uma lista com 7 dicas para melhorar a gestão do tempo, que podem lhe auxiliar ativamente para essas mudanças, em busca da produtividade e organização.

1. Crie uma lista de tarefas diárias

A melhor maneira de combater os vilões da rotina da sua equipe é criar uma lista com as tarefas que precisam ser desempenhadas. Liste absolutamente tudo o que cada funcionário precisa fazer no seu dia (inclusive o tempo para responder e-mails e usar as redes sociais, quando necessário). A ideia aqui é hierarquizar as tarefas e fazer com que sejam administradas de maneira estratégica.

2. Uma coisa de cada vez

O maior segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Por isso, ao orientar sobre uma nova tarefa, é preciso que a sua equipe mergulhe nela de maneira profunda até terminar, ao contrário o trabalho será redobrado. Uma boa dica é direcionar os seus funcionários para que façam o certo da primeira vez e com isso você provavelmente não terá problemas futuros.

3. Fazer mais em menos tempo

Seus colaboradores irão fazer mais em menos tempo quando souberem quanto tempo existe em suas mãos. Por isso, verifique qual é o prazo que cada um possui para desempenhar o seu trabalho, estando atento para aqueles que estão fazendo o seu melhor e os que estão simplesmente cumprindo metas.
O foco é muito importante, por isso os seus funcionários precisam ter uma ideia clara daquilo em que estão trabalhando, antes de começar. Saber no que trabalhar, quando e quanto tempo existe para terminar o trabalho, aumenta muito a produtividade. Esse foco sobre o trabalho garante que se obtenha mais qualidade e resultados para a empresa.

4. Mantenha um Plano Produtivo

Você já percebeu a oscilação do ânimo e motivação da sua equipe durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor a tarde; outras estão com as energias a mil logo pela manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) mais produtivo do dia para sua equipe. Com isso é possível colocar as “prioridades” que cada um precisa desempenhar para esse horário. Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse.

5. Saiba que metas são importantes

Você e sua equipe também precisam de metas claras. Não se pode tocar um projeto ou atividade, sem saber como serão realizadas. É preciso estabelecer um tempo limite para a realização das atividades, de preferência alguns dias antes do prazo final de entrega. Desta forma, você ganha uma margem de manobra para lidar com os imprevistos que podem aparecer durante a execução das tarefas.

6. Lute contra a procrastinação

Enfrentar as coisas de frente! Adiar serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que os seus colaboradores podem cometer. Se um funcionário tem um prazo de seis horas, mas você sabe que ele pode terminar em quatro, é preciso cobrar dele. Faça com que utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar à uma solução melhor. Além disso, explique que com isso a pressão para o resto do dia irá diminuir e seu rendimento com certeza aumentar.

7. Identifique os ladrões de tempo

E-mail, mensagens instantâneas, redes sociais, jogos, sites nocivos e muito mais. Tudo isso pode estar roubando horas preciosas da sua equipe. Para se livrar desses verdadeiros ladrões de tempo você precisa primeiro identificá-los. Observe a rotina da sua empresa e tente analisar: quanto tempo sua equipe perde com essas atividades? Muitas vezes nós não percebemos o quanto elas atrapalham e diminuem a produtividade, pois são misturadas com as tarefas, mas fazem com que seus colaboradores percam totalmente o foco naquilo estavam desempenhando.

Conclusão

É importante entender que a internet quando utilizada de forma correta, é uma aliada no ambiente corporativo. Porém, quando existe um abuso de utilização, que acaba atrapalhando o rendimento do funcionário e comprometendo os resultados da empresa, é preciso que medidas mais diretas sejam tomadas.

Uma das soluções nesse caso é a implantação de um controle de acesso à internet, que possibilita à você um maior domínio sobre o que seus colaboradores estão acessando. Com base nisso você pode fazer um controle de horários e também conteúdos que podem ou não ser acessados dentro da sua empresa. Assim você fica no controle, garante resultados positivos e produtividade nas alturas!

E você, como costuma fazer a gestão do tempo na empresa? Compartilhe sua experiência conosco!

Quais são os prejuízos causados por equipes improdutivas?

Gestores estão sempre buscando tornar seus times de trabalho mais produtivos e motivados. Uma equipe produtiva presta serviços de maior qualidade, é engajada, motivada e produz mais com menos recursos. No entanto, quando o time responsável por um projeto apresenta indícios de baixa produtividade, é preciso agir rapidamente.

Colaboradores que atrasam entregas, demonstram um certo distanciamento e apresentam falta de comprometimento com os resultados, podem contaminar toda a equipe, se o gestor não fizer nada para mudar essa situação.

Essas pessoas e equipes improdutivas prejudicam o ambiente corporativo, estimulando um espaço de baixa produtividade e satisfação cada vez menor. Dessa forma, a equipe perde rendimento e o gestor perde na busca e alcance de resultados.

Você sofre com uma equipe improdutiva?

Então esse artigo foi feito pra você, pois iremos abordar os principais sinais de alerta e os prejuízos da baixa produtividade e das equipes improdutivas, para você identificar problemas de desperdício de tempo e encontrar maneiras de resolver essa situação. Confira:

Equipes improdutivas geram atrasos e resultados insatisfatórios

improdutividade

Quando muitas etapas do projeto atrasam ou os resultados são bem abaixo do esperado, é sinal de que sua equipe está improdutiva. Pode ser devido à metodologia ou recursos de trabalho inadequados, já que os processos existem justamente para aumentar a produtividade e facilitar as tomadas de decisão.

Sem algum tipo de metodologia definida, cada um fará o trabalho da sua maneira, que nem sempre é o melhor ou mais produtivo caminho. Da mesma forma, sem ferramentas apropriadas, as atividades podem levar muito mais tempo e esforço do que o necessário, resultando em retrabalho, falhas e frustrações para ambos os lados.

Esses atrasos que as equipes improdutivas costumam ter, geralmente trazem enormes prejuízos para o ambiente corporativo, porque os resultados esperados dificilmente serão alcançados e então a empresa e os gestores acabam perdendo em lucratividade.

Os gestores também ficam desmotivados por perceber que possuem na empresa pessoas que não estão interessadas em evoluir e crescer junto com o negócio. Por isso, em situações como essa o importante é dialogar com a equipe improdutiva e explicar que é preciso melhorar, ao contrário, tomar medidas corretivas para tais comportamentos.

Baixa motivação e comprometimento

Equipes improdutivas prejuízos

Quando você percebe que os membros da equipe não estão engajados com suas atividades e empresa em geral, fique alerta. Pior ainda quando se mostram ocupados demais com suas tarefas para participarem efetivamente das discussões empresariais.

Uma das causas é a atribuição de pessoas a atividades não compatíveis com suas funções. Se o funcionário não tem perfil para uma determinada tarefa, provavelmente não vai realizá-la corretamente, gerando um sentimento de insatisfação que contamina os demais.

Veja mais alguns aspectos que causam baixa motivação e comprometimento no trabalho:

  • Problemas pessoais trazidos para dentro do ambiente empresarial são empecilhos para o aumento da produtividade
  • Discussões ou brigas com colegas de trabalho
  • Fofocas dentro da empresa
  • Desperdício de tempo na utilização da internet da empresa para fins pessoais
  • Utilização de redes sociais e demais meios de entretenimento durante o expediente
  • Uso indevido do celular e conversas aleatórias

Falta de organização

Equipes improdutivas prejuízos

A diminuição da produtividade também está diretamente relacionada à organização do ambiente de trabalho: mesa, objetos, documentos e pastas. Por isso, antes de pensar em produtividade é preciso pensar em organização.

Uma solução é estimular a organização na sua empresa para tornar-se um hábito. Crie espaços específicos para cada tipo de objeto que precisa ser guardado pelos profissionais (documentos, contas, pastas, etc.) e incentive que a sua equipe os mantenha organizados em seus devidos lugares, isso vale também para os arquivos eletrônicos armazenados em pastas de trabalho no computador.

Dessa forma, quase nunca haverá necessidade de fazer grandes arrumações na empresa, o que implica em mais tempo para a realização das atividades propostas.

Problemas na comunicação interna

Equipes improdutivas prejuízos

Um dos problemas gerados pela queda da produtividade no trabalho é a falta de comunicação interna. Se você usa e-mail como maneira de delegar as atividades, por exemplo, saiba que essa não é a melhor solução para a sua empresa.

Afinal, se todo funcionário precisar acessar sua caixa de entrada constantemente para descobrir o que precisa fazer ou com quem deve falar, o tempo será desperdiçado de maneira contínua e muitas vezes a abertura do e-mail será uma desculpa para utilizar redes sociais e desperdiçar ainda mais tempo.

Uma equipe improdutiva corre o risco de ficar ainda mais ociosa se há problemas na comunicação interna. Um funcionário pode simplesmente não fazer nada enquanto aguarda a autorização do superior ou enquanto um colega não entregar a sua parte do trabalho.

Isso faz com que os problemas se tornem uma bola de neve e acabem prejudicando a equipe e os negócios da empresa como um todo.

Perda de oportunidades de negócio

perda de oportunidades

Atualmente, com um mercado altamente competitivo, é preciso ter processos cada vez mais alinhados e uma equipe voltada para fazer mais com menos recursos. Em tempos de instabilidade econômica, qualquer perda pode fazer com que clientes deixem de contratar sua empresa, e isso faz com que os lucros caiam de forma que não possam ser recuperados facilmente.

Por isso, entregas pontuais, padrão de qualidade equilibrado e inovações são aspectos esperados pelo cliente. Caso contrário, é um risco que pode interferir na sobrevivência do negócio.

Nesse sentido, é possível afirmar que equipes improdutivas fazem com que a empresa perca oportunidades de fazer mais negociações.

A produtividade no trabalho não só contribui para que um ambiente seja agradável, como também pode alavancar o faturamento da marca e/ou empresa.

Conseguiu perceber como equipes improdutivas prejudicam o seu negócio? É importante ficar sempre atento em como os seus colaboradores estão trabalhando e executando as suas atividades, assim evita-se a criação de um ambiente de trabalho com problemas de queda de produtividade entre os profissionais e com isso queda no crescimento e lucros insatisfatórios.

Então, o que achou deste artigo sobre os prejuízos de equipes improdutivas? Se você gosta de materiais e artigos sobre produtividade continue acompanhando o nosso blog, atualizamos semanalmente com novos conteúdos sobre produtividade, segurança, Tecnologia da Informação e muito mais!

Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.

Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.

Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.

Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão?

Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho nas próximas linhas.

Bom senso

Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais.

Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que tenha um equilíbrio.

Outro cuidado, talvez maior, é com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.

Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.

É nesse momento que o bom senso deve prevalecer.

O ideal é definir em conjunto os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.

Inclusive é de grande importância que seja deixado bem claro ao colaborador essas regras para o uso da internet, pois dessa forma evita-se desentendimentos ou desinformação, o que é importante principalmente em empresas com um grande número de funcionários fazendo uso da internet.

Controle de acesso

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. No entanto, primeiramente deve-se informar os colaboradores formalmente.

O ideal é adicionar no regulamento interno e no contrato individual de trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.

Esse controle pode ser implementado por meio de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para gestão da internet que controlam o acesso à internet no ambiente de trabalho.

As regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso à sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.

Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.

A solução funciona de forma diferente do habitual no mercado, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Privacidade

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.

Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa.

Inclusive pode controlar a entrada em sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.

Além do mais, as empresas têm o direito de cuidarem de sua imagem ou marca na internet, além de terem responsabilidade sobre as atitudes de seus empregados em determinadas situações, pois isso consta no artigo 5º, Inciso X, da Constituição Federal.

Penalidades

Internet no ambiente de trabalho

Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.

No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade.

Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.

O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos particulares. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.

Por fim, vale ressaltar ainda que seria conveniente que a empresa, antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, implantasse um regimento de uso destes instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, fique claro que os e-mails e o acesso serão monitorados.

Espero ter te ajudado em alguma dúvida sobre o acesso indevido da internet no ambiente de trabalho.

Se você tem alguma sugestão sobre o tema, escreva abaixo nos comentários.

Até a próxima!

Você quer um sistema para controle de acesso à internet? Conheça o Lumiun!

Atualmente boa parte dos profissionais utilizam a internet durante sua jornada de trabalho. Esta é uma realidade no ambiente corporativo das empresas, porém, mesmo que que a internet contribua no desenvolvimento das tarefas, o mau uso da rede pode gerar problemas e até mesmo prejuízo para as empresas.

Problemas envolvendo falhas de segurança como perda de dados e comprometimento da produtividade da equipe, com desperdício de tempo e redução de foco nas tarefas, são alguns dos efeitos da má utilização da internet.

Nesse cenário é importante que os diretores e gestores de TI acompanhem a produtividade da equipe e implementem na empresa uma política de utilização da internet, com soluções que permitem definir o que pode ou não ser acessado e também, proteger os colaboradores da empresa do acesso a sites nocivos.

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para o gerenciamento do acesso à internet, porém, a grande maioria, demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados ou então exigem constante manutenção, atualizações e suporte. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

O Lumiun funciona de uma forma diferente, identificando a necessidade de uma solução fácil de ser implementada e gerenciada como pilar de desenvolvimento.

Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança, portanto, é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Sem necessidade de manutenção de equipamentos ou atualizações de software
  • Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte
  • Gerenciamento através de um painel intuitivo
  • Totalmente utilizável para profissionais e equipes em home office

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e flexível do acesso à internet nas empresas.

Se você quer conhecer um pouco mais sobre o Lumiun e suas funcionalidades, confira o vídeo que está no início do post e Agende uma demonstração.

Home Office permanente será o Novo Normal?

Para ajudar gestores e empresários, ao final deste artigo está disponível o Guia de Home Office.

Não será uma surpresa que a volta à rotina “normal” de trabalho pós-pandemia será muito diferente do que se tinha antes da chegada do vírus. O trabalho remoto, ou “home office” está sendo aplicado em grande parte das empresas e, como muitas pesquisas apontam, tem trazido resultados positivos.

Adaptação das empresas

Os processos no trabalho remoto são totalmente diferentes dos habituais, por isso, todas as empresas devem se adaptar e alterar seus processos para que o home office seja viável e efetivo.

Segundo estudo realizado pelo IPEA e IBGE, o trabalho remoto permanente será possível para 22,7% das ocupações no Brasil. Ou seja: uma a cada cinco profissões no Brasil pode adotar o home office.

O que dizem os gestores?

home office permanente

Uma pesquisa da ISAE Business School aponta que 80% dos gestores que adotaram o home office, afirmam que gostaram da nova maneira de trabalhar. Isso significa, que talvez a adoção, ou permanência do trabalho remoto deixe – ou já tenha deixado – de ser uma necessidade dos gestores, passando a ser uma escolha, identificando os benefícios e tornando os processos funcionais o suficiente para que o trabalho continue produtivo.

Oportunidades

home office permanente

É natural do ser humano concentrar-se mais em problemas e dificuldades, porém, no cenário econômico atual é extremamente importante identificar novas oportunidades e desenvolver a mentalidade de positividade.

Muitos gestores e empresários têm explorado novos potenciais, identificando novas áreas e necessidades emergentes com a pandemia, expandindo seus conhecimentos e se mantendo sempre fora da “zona de conforto”. Isso torna o home office, em muitos casos, um “case de sucesso” para muitas empresas, onde as mesmas identificam como desnecessário o término do trabalho em casa, afinal, o cenário se tornou positivo para elas.

Desafios do presente e futuro

home office permanente

Muitas modificações nos modelos de trabalho estão previstas para se manterem por longo tempo. Primeiramente as medidas básicas de segurança, principalmente nos países mais afetados pela pandemia, com mesas com distanciamento, processos rígidos de higienização, além de adequação de tamanho de ambientes. Isso tudo reflete em uma certa dificuldade para algumas empresas em manter o trabalho da forma antiga adequado as mudanças.

Imagine uma empresa com 30 funcionários em escritório, dividi-los em mesas de apenas dois integrantes, com uma distância mínima entre eles e entre as mesas, com processos extremamente rígidos de higienização.

Além disso, existem problemas relacionados aos que se manterão em home office, como acesso remoto seguro, que, diga-se de passagem, têm chamado a atenção de empresários em meio à onda de ataques cibernéticos.

Inclusive disponibilizamos um teste de segurança da internet para identificar quais são as possíveis brechas de segurança presentes na rede dos profissionais e empresas.

Há ainda preocupações relacionadas ao controle da produtividade, afinal, como controlar funcionários em suas casas? Estas, são preocupações e processos que podem afetar fortemente a produtividade e os valores de investimento nas empresas.

Para balancear tais mudanças, grandes empresas, como Google, Twitter, Facebook, Zee.Dog e XP Investimentos, já declararam que manterão parte de seus funcionários em home office permanente. O principal motivo é a identificação de benefícios e melhorias no modelo de trabalho introduzido pela pandemia.

Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas

Levando em consideração diversos fatores relacionados aos desafios e adaptações necessárias das empresas para adoção do home office como alternativa à impossibilidade de trabalho físico demandado pela pandemia, identificamos a necessidade de construção de um material completo, que contemple as informações necessárias e algumas ferramentas extremamente úteis para facilitar a transição do trabalho convencional para o remoto.

No Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas, você vai encontrar as seguintes pautas:

  • Razões para adotar o Home Office
  • Desafios do Home Office
  • Questões Legais
  • Como adequar minha empresa?
  • Ferramentas e tecnologias que podem ajudar
    • Internet rápida e sem quedas
    • Segurança de dados e saúde dos equipamentos
    • VPN para empresas
    • Videoconferência
    • Tarefas e processos
    • Evitar distrações na internet
  • Dicas de equipamentos para Home Office

Você pode acessar a página do guia quando quiser, ou baixar o eBook e enviar para seus colegas e amigos.

11 dicas de segurança na internet para pequenas e médias empresas

Internet de alta velocidade, equipamentos sempre conectados, sistemas online e interligados, serviços e armazenamento de dados em nuvem, tudo isso vem contribuindo para que as empresas, principalmente pequenas e médias, consigam aumentar significativamente sua produtividade para se tornarem mais competitivas no mercado. Porém, junto à toda essa tecnologia e serviços disponíveis, existem os riscos de segurança que a internet “oferece”, o que exige que as empresas tomem providências para proteger as informações do seu negócio e clientes, além de evitar incidentes e custos com manutenção de equipamentos e softwares.

Em um levantamento feito pelo setor de segurança do governo americano em 2017, constatou-se que ocorrências de roubo de informações digitais já ultrapassou o número de furtos de propriedades físicas, registrados por empresas. Isso mostra a importância de se proteger na internet para evitar falhas de segurança e perda de informações, que podem até comprometer o futuro do negócio.

Nos últimos anos ataques de Phishing e Ransomware tem crescido exponencialmente. Segundo o laboratório especializado em cibersegurança da PSafe, o número de incidentes praticamente dobrou em 2018, foram 120,7 milhões de ataques cibernéticos no primeiro semestre, o que representa um aumento de 95,9% em relação ao ano anterior.

É praticamente impossível estar totalmente protegido dos riscos e ataques digitais, mas algumas medidas podem manter sua empresa consideravelmente protegida.

Quando pensamos em segurança da informação, prevenção é a palavra chave. A proteção/prevenção passa por vários níveis, desde ações simples de orientação e práticas de utilização da tecnologia aos colaboradores até investimentos em servidores e soluções corporativas robustas.

Listamos 11 medidas práticas de prevenção para manter sua empresa protegida dos riscos de ataques e incidentes de segurança da informação:

Antivírus

Sabemos que é fundamental a utilização de antivírus em todos equipamentos, podendo ser versões gratuitas como Avast e AVG ou pagas como McAfee, Bitdefender ou Kaspersky.

Além disso, é fundamental que o antivírus esteja sempre atualizado e configurado de acordo com a política de segurança da empresa. Um antivírus desatualizado perde toda sua eficiência e deixa os computadores vulneráveis a ataques.

Mantenha os programas atualizados

Todos os programas utilizados nos computadores e equipamentos de tecnologia devem estar atualizados com versões recentes, pois versões antigas podem deixar os computadores vulneráveis em relação a técnicas de ataque e instalação de vírus mais modernas.

O sistema operacional e navegadores devem ter maior atenção, instale sempre as atualizações do seu Windows ou outro sistema operacional utilizado e a última versão dos browsers usados para navegação na internet.

Bloqueio de acesso a sites nocivos e controle de internet

É recomendado utilizar ferramentas que evitem o acesso a sites nocivos, que possam instalar vírus ou malwares. É comum os colaboradores receberem mensagens de spam com links falsos que direcionam para estes sites, além do acesso em sites de alguns tipos de conteúdos, como jogos, download de arquivos ou conteúdo adulto, que podem levar a instalação de vírus.

A maioria dos ataques começa a partir do acesso a um site nocivo ou malicioso, ao ocorrer o acesso esse site instala um vírus de forma oculta no equipamento e com isso abre um porta na rede para que os ataques de Ransomware ocorram, por exemplo.

Uma boa alternativa de solução para o controle de acesso a internet em pequenas e médias empresas é o Lumiun, que protege a navegação do acesso a sites maliciosos e pode proteger sua rede de ataques com a partir do Firewall integrado, além disso a solução é de fácil implementação e gerenciamento e demanda baixo investimento, em relação a outras soluções do mercado.

Proteja a sua rede Wi-Fi

Se a sua empresa tem alguma rede Wi-Fi disponível, é importante proteger o acesso de estranhos e intrusos. Para isso utilize uma senha forte e conexão com encriptação dos dados, também altere as configurações padrão do roteador utilizado, mudando a senha de acesso ao painel de configurações do roteador.

Uma configuração adicional de segurança é ativar os filtros por endereço MAC (Media Access Control), informando uma lista dos endereços dos dispositivos que estão autorizados a se conectarem em sua rede, dessa forma é possível restringir o acesso de outros equipamentos que não estejam nessa lista.

Estabeleça uma política para o uso dos recursos de tecnologia

A criação de diretrizes em relação ao uso da tecnologia é muito importante no ambiente corporativo, os colaboradores precisam ter regras quanto a utilização da internet, instalação de programas nos computadores, utilização de smarthphones e equipamentos pessoais. Nessa política é necessário definir todas as regras e punições no caso de não cumprimento do que foi estabelecido.

As regras que compõem a política da empresa devem ser amplamente divulgadas e os colaboradores estar cientes do que podem ou não fazer e as punições estabelecidas. Nessa página é possível baixar um modelo de documento de política de utilização da tecnologia para empresas, é recomendado que os colaboradores assinem para comprovar sua ciência e comprometimento em seguir as diretrizes estabelecidas. Há também um modelo de documento de política de uso do celular na empresa.

Treinamento para os colaboradores

Pesquisas mostram que a maioria dos problemas de segurança tem como porta de entrada falhas de comportamento dos profissionais, que por descuido e falta de atenção fornecem dados importantes ou permitem a instalação de vírus e malwares nos computadores, veja nesse artigo a importância de orientar os colaboradores para evitar problemas de segurança.

Esse treinamento pode fazer parte do processo de ambientação da empresa e ser constantemente reforçado, a grande maioria dos problemas de segurança podem ser evitados com atenção e precaução por parte dos profissionais.

Tenha backup de todos os dados relevantes do seu negócio

Defina procedimentos de cópias de todos os dados importantes da sua empresa. Para informações mais relevantes, como dados financeiros ou informações de clientes e produtos/serviços, é recomendado uma backup diário executado de forma automática, além disso mantenha as cópias seguras e armazenadas em ao menos dois locais diferentes. Já os dados dos computadores e demais informações, uma cópia semanal e devidamente armazenada garante a recuperação desses dados no caso de perdas.

Uma boa alternativa é a utilização de serviços em nuvem para armazenamento de arquivos, como o Google Drive ou Dropbox. Esses serviços possuem backup automático, além de oferecer acesso aos arquivos de forma ampliada, de qualquer local ou dispositivo via internet.

Limite o acesso físico aos computadores

Não permita que intrusos tenham acesso físico aos seus computadores ou servidores internos. Evite deixar computadores portáteis ao acesso de estranhos e defina senhas de acesso em todos computadores e sistemas da empresa, essa identificação é importante pra rastrear qualquer atividade realizada, tanto por estranhos como dos próprios colaboradores, que podem muitas vezes executar operações indevidas que irão causar transtorno e até mesmo prejuízo para a empresa.

Proteja as informações de sistemas financeiros

Este é um item que deve ter atenção extra dos gestores, pois é onde a maioria dos ataques de internet são direcionados. Mantenha o acesso restrito aos dados e sistemas financeiros da empresa, como senhas de bancos, permitindo que somente pessoas de confiança e bem treinadas operem essas informações.

É comum ações de engenharia social como ligações simulando contatos de instituições financeiras ou emails falsos que direcionam para acesso a sites de bancos clonados, nesses casos é fundamental sempre o máximo de precaução, na dúvida consulte seu gestor ou contatos financeiros conhecidos.

Seja rigoroso na definição de senhas

A utilização de senhas fracas é outro fator que contribui muito para falhas de segurança. Tenha como regras a definição de senhas longas, que combinem caracteres alfanuméricas, letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Também não armazene as senhas em locais que qualquer pessoa tenha acesso.

Veja nesse artigo orientações de como criar e gerenciar senhas fortes e seguras.

Controle o acesso a programas e instalação de software

Os colaboradores devem ter acesso somente aos programas utilizados para realização de suas atividades na empresa, não libere o acesso a todos os programas para todos os colaboradores. Além disso, é necessário restringir a instalação de qualquer aplicativo nos equipamentos, sem autorização do responsável pela área de TI.

Na falta de restrições é comum a instalação de programas desconhecidos, muitas vezes piratas, que podem deixar os computadores vulneráveis e criar uma porta de entrada para vírus, ataques e falhas de segurança.

Como já mencionamos, é muito difícil manter a empresa 100% protegida dos riscos na internet, mas com certeza, implementando essas 11 medidas de segurança, é possível aumentar significativamente a proteção na sua empresa e evitar problemas de segurança. Além disso, você pode aprofundar mais o assunto seguindo as dicas do manual de utilização segura da internet.



Boa parte dessas dicas demandam apenas envolvimento e dedicação dos gestores e responsáveis, sem necessidade de grande investimento, então comece com ações simples e avance gradativamente para soluções mais completas que irão tornar sua empresa cada vez mais protegida.

Investir em soluções para segurança da informação é fundamental, não espere a ocorrência de algum incidente para implementar medidas de proteção, pois os prejuízos causados por ataques e perda de dados são imensuráveis, podem para as atividades por dias, gerar perda de dados sigilosos e até mesmo, em alguns casos, comprometem o futuro do negócio!