Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.

Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.

Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.

Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão?

Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho nas próximas linhas.

Bom senso

Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais.

Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que tenha um equilíbrio.

Outro cuidado, talvez maior, é com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.

Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.

É nesse momento que o bom senso deve prevalecer.

O ideal é definir em conjunto os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.

Inclusive é de grande importância que seja deixado bem claro ao colaborador essas regras para o uso da internet, pois dessa forma evita-se desentendimentos ou desinformação, o que é importante principalmente em empresas com um grande número de funcionários fazendo uso da internet.

Controle de acesso

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. No entanto, primeiramente deve-se informar os colaboradores formalmente.

O ideal é adicionar no regulamento interno e no contrato individual de trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.

Esse controle pode ser implementado por meio de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para gestão da internet que controlam o acesso à internet no ambiente de trabalho.

As regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso à sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.

Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.

A solução funciona de forma diferente do habitual no mercado, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Privacidade

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.

Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa.

Inclusive pode controlar a entrada em sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.

Além do mais, as empresas têm o direito de cuidarem de sua imagem ou marca na internet, além de terem responsabilidade sobre as atitudes de seus empregados em determinadas situações, pois isso consta no artigo 5º, Inciso X, da Constituição Federal.

Penalidades

Internet no ambiente de trabalho

Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.

No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade.

Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.

O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos particulares. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.

Por fim, vale ressaltar ainda que seria conveniente que a empresa, antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, implantasse um regimento de uso destes instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, fique claro que os e-mails e o acesso serão monitorados.

Espero ter te ajudado em alguma dúvida sobre o acesso indevido da internet no ambiente de trabalho.

Se você tem alguma sugestão sobre o tema, escreva abaixo nos comentários.

Até a próxima!

Você quer um sistema para controle de acesso à internet? Conheça o Lumiun!

Atualmente boa parte dos profissionais utilizam a internet durante sua jornada de trabalho. Esta é uma realidade no ambiente corporativo das empresas, porém, mesmo que que a internet contribua no desenvolvimento das tarefas, o mau uso da rede pode gerar problemas e até mesmo prejuízo para as empresas.

Problemas envolvendo falhas de segurança como perda de dados e comprometimento da produtividade da equipe, com desperdício de tempo e redução de foco nas tarefas, são alguns dos efeitos da má utilização da internet.

Nesse cenário é importante que os diretores e gestores de TI acompanhem a produtividade da equipe e implementem na empresa uma política de utilização da internet, com soluções que permitem definir o que pode ou não ser acessado e também, proteger os colaboradores da empresa do acesso a sites nocivos.

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para o gerenciamento do acesso à internet, porém, a grande maioria, demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados ou então exigem constante manutenção, atualizações e suporte. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

O Lumiun funciona de uma forma diferente, identificando a necessidade de uma solução fácil de ser implementada e gerenciada como pilar de desenvolvimento.

Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança, portanto, é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Sem necessidade de manutenção de equipamentos ou atualizações de software
  • Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte
  • Gerenciamento através de um painel intuitivo
  • Totalmente utilizável para profissionais e equipes em home office

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e flexível do acesso à internet nas empresas.

Se você quer conhecer um pouco mais sobre o Lumiun e suas funcionalidades, confira o vídeo que está no início do post e Agende uma demonstração.

11 dicas para reduzir o desperdício de tempo nas redes sociais durante o trabalho

O acesso irrestrito às redes sociais e o reduzir desperdício de tempo durante o trabalho é um tema polêmico e exige uma análise completa do cenário de trabalho em cada empresa e das atividades desempenhadas pelos profissionais.

A definição da política da empresa em relação ao uso das redes sociais no trabalho cabe aos gestores, considerando se gera produtividade ou apenas distração.

Para auxiliar nessa análise sugiro a leitura dos artigos abaixo:

Independente da política adotada na sua empresa, é importante que você, como funcionário, entenda que o acesso constante às redes sociais durante o trabalho compromete o foco e a realização das tarefas, onde o mais prejudicado é você, que deixa de ser produtivo e acaba não entregando os resultados que poderia. No médio prazo um comportamento irresponsável em relação a isso, pode comprometer o crescimento na empresa ou até mesmo perder o emprego.

Portanto, para seu benefício, é recomendado responsabilidade ao acessar as redes sociais no trabalho. Para isso é necessário comprometimento com as responsabilidades na empresa e disciplina.

Para auxiliar, listamos 10 dicas simples que vão lhe auxiliar a manter o foco da equipe e tornar o trabalho mais produtivo:

1 – Utilize apenas redes sociais relevantes

A cada dia surgem novas redes sociais e cada uma pode atrair sua atenção de formas diferentes. Antes de ingressar em qualquer rede, avalie a relevância pra você, se você possui amigos ou contatos e qual o propósito de participar de mais uma rede social.

Na dúvida, deixe de participar e busque estar apenas nas redes mais conhecidas como Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram, pois somente essas quatro citadas já podem tomar muita atenção do seu tempo durante seu dia.

2 – Desative notificações por e-mail

Todas redes sociais permitem configurar o recebimento de notificações por e-mail. O recomendado é desativar todos os tipos de notificação, já que dificilmente você vai controlar a curiosidade em saber porque foi marcado em uma imagem ou comentário de algum amigo.

3 – Desative notificações na tela do seu smartphone

Hoje em dia a grande maioria dos usuários de redes sociais acessa seu perfil no celular. Por padrão os aplicativos costumam gerar alertas de qualquer atividade que acontece relacionada ao seu perfil. Esses alertas com certeza irão despertar sua curiosidade e levar a acessar seu perfil.

Para evitar essas distrações, configure os aplicativos do seu celular para não gerar alertas na tela do celular. Essa dica vale inclusive para outros aplicativos que não tenham relação com seu trabalho.

4 – Mantenha seu celular longe do alcance da sua mão

Com o acesso rápido e fácil pelo smartphone, os usuários acabam desenvolvendo o hábito (vício em alguns casos) de constantemente visualizar o celular e acessar alguma rede social para verificar as novidades da sua timeline.

Pra evitar que esse hábito se desenvolva, mantenha seu celular guardado em uma gaveta ou na sua mochila. Ao alcance apenas de ouvir no caso de alguma ligação.

5 – Defina horários para acessar sua rede social

Você na precisa deixar de acessar seu perfil, mas faça isso em horário pré-definidos. O ideal é que seja em horários de intervalo durante os turnos de trabalho, 20 minutos em cada turno é mais que suficiente para acessar seu perfil.

Essa dica também é válida para empresas que controlam o acesso durante o trabalho, liberar o acesso em alguns intervalos pode ser interessante pra descanso dos colaboradores.

6 – Determine seu objetivo em cada rede social

Estar nas redes sociais não pode ser apenas para ver novidades em sua linha do tempo, é fundamental ter um propósito para manter seu perfil ativo e acessar com frequência.

Por isso você precisa entender o propósito das redes, algumas como o Facebook e Instagram podem ser para companhar amigos e saber de novidades das marcas do seu interesse, outras como o LinkedIn devem ser usadas para relacionamentos profissionais e busca de conteúdo.

Quanto mais claro você tiver em relação ao por quê de acessar uma rede social, mais você irá evitar desperdício de tempo com informações irrelevantes.

7 – Siga apenas pessoas e marcas relevantes

Essa dica complementa o item anterior. Siga seu objetivo definido naquela rede social e acompanhe apenas pessoas relevantes e marcas do seu interesse. Evite seguir qualquer tipo de conteúdo, isso só vai lotar sua linha do tempo de assuntos sem utilidade e pode causar a perda de alguma informação interessante por excesso de conteúdo.

8 – Relevância vale muito mais que quantidade

Da mesma forma que você deve acompanhar apenas conteúdos relevantes, busque compartilhar apenas informações úteis e interessantes para os que lhe acompanham nas redes, evitando publicações como atividades cotidianas ou comentários inúteis em publicações de outros.

Nesse sentido, bom senso é fundamental, para evitar discussões que envolvam preferências políticas e de religião, por exemplo.

9 – Utilize gerenciadores de redes sociais

Existem serviços online que permitem o acesso integrado de vários perfis em redes sociais diferentes de forma integrada, facilitando a visualização de conteúdo e publicações.

Uma boa opção de agregador de redes sociais é o HootSuite.

10 – Redes sociais não são “real time”

Entende que redes sociais não necessitam de respostas em tempo real. Você pode esperar para responder o comentário do seu amigo sobre aquela foto do final de semana. Assuntos urgentes e relevantes muito dificilmente virão via redes sociais.

11 – Separe sua vida online da vida offline

Por mais que as redes sociais estejam presentes no nosso cotidiano, é fundamental entender o mais importante é sua vida real. Então não tente criar uma impressão nas redes sociais, diferente do que você é na realidade.

Esse tipo de comportamento pode estar ligado a insatisfação pessoal e serve como “muleta” para aceitarmos fracassos.

Mantenha o foco em seus objetivos pessoais e profissionais, nada é mais importante que isso!

Finalizando nossas dicas, basta entender que as redes sociais vieram pra ficar e você deve fazer uso saudável dessas ferramentas, pra cultivar boas amizades, se manter bem informado e alimentar seus relacionamentos profissionais. Qualquer coisa diferente disso, possivelmente é irrelevante.

Até a próxima!

10 hábitos negativos que comprometem a produtividade dos profissionais e o impacto para as empresas

Apesar da tecnologia ser uma aliada das empresas e dos profissionais, também pode se tornar a principal responsável pela baixa produtividade dos colaboradores nas empresas com a ocorrência de hábitos negativos.

Segundo uma pesquisa feita pela Workfront, os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer e são interrompidos por ferramentas na internet no mínimo 14 vezes por dia. 

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Quando os profissionais trabalham conectados na internet ou próximos dos seus smartphones, ficam a um clique de distância de distrações tentadoras da sua vida pessoal, como conversar com amigos e familiares, acessar as redes sociais ou buscar conteúdos de interesse pessoal. Essa alta conectividade que a tecnologia oferece não é por si só negativa, mas gera hábitos negativos e precisa ser devidamente gerenciada, tanto pelo próprio profissional quanto pela empresa.

Para resolver esse problema de hábitos negativos, os gestores precisam criar uma cultura de bom uso da internet no ambiente corporativo, primeiramente mantendo um diálogo aberto com os colaboradores sobre as consequências do desperdício de tempo. Também podem ser utilizadas ferramentas de gestão para controlar e otimizar o uso dos recursos de tecnologia e definir estratégias em conjunto com a equipe para que a produtividade se mantenha em alto nível.

Pesquisa sobre produtividade dos profissionais

Na pesquisa, 94% dos funcionários pesquisados afirmam que o tempo perdido se deve a facilidade de pesquisar no google. Ainda sobre a pesquisa, 47% dos entrevistados dizem que acessam as redes sociais mesmo sendo proibido na empresa, 40% enviam e-mails com piadas, 26% trocam links do youtube e incríveis 11% assistem pornografia durante o expediente, ou seja, 1 em cada 10 funcionários.

O principal culpado de números tão alarmantes, é o hábito do desperdício do tempo no ambiente de trabalho. Veja a seguir alguns hábitos que mais prejudicam a produtividade nas empresas:

  1. Uso do celular para troca de mensagens
  2. Navegação na internet
  3. Conversa e fofoca entre os colaboradores durante o expediente
  4. Acesso às redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram)
  5. Distrações geradas pelos colegas de trabalho
  6. Intervalos para lanches ou chamadas particulares
  7. Uso do e-mail pessoal
  8. Reuniões desnecessárias e improdutivas
  9. Excesso de barulho interno e externo
  10. Espaço de trabalho inadequado ou limitado para o exercício das atividades

Para profissionais em Home Office

No momento, considerando que a economia encontra-se abalada pela pandemia, a busca por produtividade dos funcionários se tornou ainda maior, levando em conta que cada centavo de faturamento da empresa, na maioria, requer mais trabalho agora.

  1. Para os trabalhadores remotos, alguns hábitos devem ser levados em consideração para que não haja perda de produtividade, como por exemplo:
  2. Ambiente de trabalho em casa inapropriado
  3. Distrações oriundas da casa ou afazeres domésticos
  4. Horário de trabalho não bem definido
  5. Vestimentas inapropriadas ou de uso em dias de lazer
  6. Falta de comunicação com colegas e gestores

Além dos problemas listados, ainda podem ocorrer problemas de segurança, como perda de informações ou comprometimento dos recursos de tecnologia em home office ou não. Muitas vezes a velocidade de internet fica comprometida por conta do uso indevido desses recursos.

Empresas que definem regras ou limites dificilmente conseguem fazer o controle quando o modo de trabalho do funcionário é remoto. Grande parte das empresas aderem ao controle de acesso à internet, definindo o que pode ou não ser acessado pelos colaboradores, mesmo que os mesmo se encontrem trabalhando em casa.

Desperdício de tempo

Para auxiliar os gestores, temos disponível uma calculadora que permite estimar o custo do desperdício de tempo dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil definir algum tipo de solução para a baixa produtividade, em busca de melhorar o ambiente corporativo.

Claro que o impacto pode variar muito em cada empresa, por isso o mais importante é que os gestores monitorem a produtividade da sua equipe e reconheçam esse problema de desperdício de tempo como uma realidade, para que possam ser tomadas medidas, no sentido de evitar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.

Esse é um tema sempre polêmico e exige muito bom senso na definição das estratégias para manter a equipe sempre produtiva e motivada, sem causar frustração nos colaboradores ou criar um ambiente de trabalho negativo.

Na sua empresa, como é tratada essa questão de desperdício de tempo e uso da internet e celulares pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários!

Gestão de Atividades e Processos: dicas e 8 ferramentas para empresas!

Organizar o dia, cuidar das obrigações pessoais, saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho. Se você resolveu conduzir sua carreira por conta própria, sabe o quanto gerenciar tarefas pode ser difícil. Quem nunca se afundou em trabalhos que pareciam intermináveis? Planejamento e gerenciamento de tarefas fazem parte do escopo de trabalho de quem gerencia uma pequena empresa. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é uma das maiores armadilhas da procrastinação. Ao se ver mergulhado em uma pilha de trabalhos, é bem provável que aquele sentimento de deixar tudo para depois apareça.

Manter o foco é uma das atitudes mais desafiadoras. A produtividade está totalmente ligada a forma como lidamos com a quantidade de tarefas e o tempo disponível. Realizar projetos por pequenas etapas vai deixar tudo mais fluído, com aquela sensação boa de realização.

Neste artigo, assim como no Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas, selecionamos algumas ferramentas para você nunca mais sofrer na hora de organizar seu trabalho.

Melhores ferramentas para gestão de processos e atividades

Trello

Trello é um ótimo companheiro de trabalho. Com ele, você cria quadros que indicam a fase na qual o seu projeto está em desenvolvimento. Por exemplo: “Para fazer, em produção, finalizado, etc”. O Trello é muito intuitivo. Assim, existe uma curva de aprendizagem do uso da ferramenta que precisa ser respeitado. Se você não for uma pessoa lá muito paciente, certamente desistirá do Trello. Mas garantimos: vale a pena experimentar e insistir no uso até se adaptar. Ele é muito dinâmico e traz a facilidade de arrastar os quadros de tarefas rapidamente. Você pode adicionar membros e atribuir tarefas a eles.

Criar fluxos de atividades com o Trello é prazeroso e leve, desmistificando aquela ideia de que a fase de planejamento do trabalho é uma atividade pesada e maçante. A ferramenta permite colocar etiquetas coloridas para definir as prioridades. As tarefas mais importantes podem em vermelho, por exemplo, com o objetivo de serem localizadas rapidamente.

O Trello é um excelente gerenciador de atividades muito utilizado por startups e empresas de pequeno e médio porte.

Quire

Uma das coisas mais legais do Quire é que ele mostra os detalhes de suas atividades em uma coluna lateral – basta clicar na linha da tarefa e ler tudo sobre ela no lado direito da ferramenta. Você pode marcar os itens como finalizados e eliminá-los da lista. É possível ainda inserir anexos, inclusive do Google Drive, adicionar agendas, subir trabalhos prontos caso esteja trabalhando em equipe, utilizar tags para definir as atividades e muito mais.

O visual é bem simples e para quem prefere trabalhar em ferramentas com aparência mais moderna e dinâmica, o Quire talvez não seja o mais indicado. Uma das maiores qualidades do Quire é a sua versatilidade. Ele possui basicamente duas áreas distintas, separadas por colunas. É bem fácil gerenciar as tarefas com apenas dois ou três cliques.

Asana

Asana é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas em grupos. Possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão. Perfeita para gerentes de projetos. A Asana é ótima para visualizar o que cada membro da equipe está fazendo no momento e, com isso, distribuir os próximos passos.

O chat colaborativo é um grande diferencial, pois facilita a comunicação direta e rápida. Sem perder tempo com envios de email.

Gerenciar tarefas com essa ferramenta se torna uma atividade bem interessante em razão de sua capacidade de agrupar diferentes times e ter acesso a gráficos com a evolução de trabalho de cada equipe. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail. Sua versão Premium permite gerenciar tarefas de grandes equipes de maneira fácil e dinâmica. Para empresas de pequeno porte, com times enxutos, a opção gratuita cumpre bem o seu papel.

Microsoft To Do (antiga Wunderlist)

Se você é daquele tipo de pessoa bem esquecida, o Microsoft To Do é a ferramenta ideal para suas tarefas diárias. Uma de suas funções é alertá-lo constantemente sobre atividades ainda não concluídas. Os alertas podem ser recebidos por e-mail e/ou no celular.

Na ferramenta, você organiza suas tarefas em ordem de prioridade e também pode oferecer uma nota que indicará o grau de importância daquele trabalho. É possível destacar tarefas para que elas saltem aos seus olhos e não deixe você perdido em um mar de informação. O Microsoft To Do é muito fácil de navegar. O visual é simples e minimalista, ótimo para não perder tempo e ir direto ao que você precisa.

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta paga de gerenciamento de projetos. É útil para empresas e freelancers, que podem utilizá-la para organizar fluxos de trabalho, emitindo relatórios e cronometrando atividades.

Como não tem versão gratuita (é possível testá-la por 30 dias), o Basecamp é uma ferramenta bem completa. Ela é dividida em atividades, projetos, bate-papos, calendários, dentre outras funcionalidades que abarcam diversas fases do projeto, do planejamento à análise.

Monday.com

gerenciar tarefasEssa é uma ferramenta colaborativa que, de acordo com o desenvolvedor, poderá até mesmo ser divertida de se usar. O monday.com tem como base o chamado “pulse”, que pode representar várias coisas: uma tarefa, um cliente, um projeto, entre outras opções.

O primeiro passo para o uso da ferramenta é a escolha de um modelo que se adapte às necessidades da empresa. A partir disso, é possível personalizar diversos itens. A plataforma é intuitiva: por meio de colunas, além das opções que já mencionamos, há como marcar locais, adicionar textos, números, links e mais.

Além disso, o monday.com pode se aliar a outras ferramentas, como Dropbox, Microsoft Excel, Google Calendar, Google Drive e Trello — inclusive, falaremos mais sobre esta última adiante.

A ferramenta é paga e os valores para utilização variam entre R$ 83 a 15.591 mensais — a cobrança é feita anualmente —, com planos que vão do básico ao empresarial, de 5 a 200 usuários. Para mais de 200 pessoas é preciso entrar em contato com a empresa para solicitar um orçamento personalizado.

Runrun.it

gerenciar tarefasApesar do nome, o Runrun.it é um software brasileiro que serve para gerir projetos e acompanhar o fluxo de trabalho. Por meio dele é possível obter relatórios sobre prazos, custos de projetos e desempenho de cada profissional envolvido.

Com interface intuitiva, organizada e com suporte para português e inglês, a plataforma apresenta seus comandos através de quadros informativos e eficientes guias de instruções.

Com etiquetas, agendas de prazos, barra de buscas e murais de mensagem, o Runrun.it também permite criar vários tipos diferentes de relatórios para recuperar dados sobre cada detalhe dos projetos.

Além disso, o usuário que administra a conta principal pode estipular níveis hierarquicos em sua equipe, personalizando o acesso aos recursos da plataforma e às funções na criação de tarefas.

Pipefy

gerenciar tarefasA empresa Pipefy ajuda empresas a serem mais organizadas e produtivas, mantendo de um jeito intuitivo a gestão de processos e tarefas recorrentes que antes eram executadas em planilhas, formulários e solicitações por e-mail. A Pipefy atua em duas frentes: padroniza a forma da equipe trabalhar e exibe a produtividade de cada área da empresa e membros da equipe.

Dentro da plataforma, o gestor informa quais atividades a equipe precisa gerenciar e adiciona uma check-list do que precisa ser feito em cada etapa, e quem deve ser o responsável sempre que a atividade for solicitada. Assim, toda vez que alguém criar uma nova tarefa, automaticamente, a ferramenta delega para o responsável certo e informa o que precisa ser executado em cada fase.

A facilidade de uso é um dos destaques da ferramenta, que não requer estrutura de TI para instalação.

Atualmente, os serviços oferecidos são gratuitos para até cinco usuários da mesma empresa. A partir do quinto, a empresa passa a pagar uma mensalidade de 30 reais por pessoa cadastrada.

Para finalizar

Gerenciar tarefas é sinônimo de aumento de produtividade e melhoria da performance da equipe. Isso se deve à gestão de atividades e processos nas empresas, ajudando pessoas a atingirem seus objetivos e metas dentro do planejamento estratégico da empresa.

Dessa forma, se as tarefas e os processos da sua empresa não são geridos de alguma forma, pense seriamente em implantar uma solução como as citadas anteriormente, ou outra que achar interessante para o seu negócio.

Essa e muitas outras ferramentas você encontra no nosso Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas. Você pode baixar o eBook e enviar para seus colegas de trabalho.

Até a próxima!

Qual a importância da TI nas pequenas e médias empresas?

Para ajudar o profissional de TI das pequenas e médias empresas, ao final deste artigo está disponível o Guia de TI.

Vivemos na era da tecnologia da informação nas empresas. Quase todas as atividades que realizamos em algum momento são auxiliadas pelo uso de computadores, rede de transmissão de dados, softwares, enfim, uma infinidade de aparatos tecnológicos que facilitam nosso trabalho, otimizando atividades cotidianas e nos aproxima das pessoas, principalmente nesse momento de distanciamento social.

Tecnologia de informação (ou simplesmente TI) é um conjunto de tecnologias utilizadas para o processamento e armazenamento de dados e comunicação entre pessoas e organizações. Com uso de computadores, softwares, redes, internet e envolvimento de profissionais especializados, a TI tem como premissa fazer com que essas atividades sejam elaboradas de forma cada vez mais rápida, inteligente e segura.

A área tem inúmeras especializações e atuações específicas. Porém, em pequenas e médias empresas nem todas as áreas e cargos são bem definidos, e nem todos os profissionais têm conhecimento sobre todas as ferramentas que podem auxiliá-lo como responsável técnico. Neste artigo, trouxemos um Guia de TI para pequenas e médias empresas e muitas outras informações relevantes para a área.

Como é a TI nas pequenas e médias empresas?

Como é a TI nas pequenas e médias empresas?

Apesar da Tecnologia da Informação representar um papel importante na estratégia de negócio de uma empresa, grande parte das organizações ainda não possuem essa visão.

Muitas ainda utilizam a Tecnologia da Informação apenas como uma ferramenta de suporte em uma necessidade específica. Especialmente nas pequenas e médias empresas, os computadores e arquivos digitais costumam não ter nenhum tipo de proteção corporativa, sistema de backup regular, meios de controle de navegação, dentre muitas outras ferramentas.

Os empresários e gestores devem ter em mente que com a evolução da tecnologia, mais de 90% dos processos empresariais são realizados digitalmente. Nada seria mais lógico do que investir em TI de maneira inteligente.

Por que empresas devem investir em Tecnologia da Informação?

tecnologia da informação empresas

Uma vez que a TI faz parte da estratégia da empresa e grande parte dos processos internos da organização é induzida pela TI, é essencial garantir segurança de dados.

Mesmo em pequenas empresas, ter uma infraestrutura de TI irá garantir vários benefícios:

  • Proteção contra vírus, ataques de hackers e vazamento de informações;
  • Rapidez nos processos por ter um sistema fluído e ágil;
  • Diminuição ou extinção de problemas de queda de sistema ou indisponibilidade de recursos digitais;
  • Melhoria na produtividade e aproveitamento do tempo dos diretores e funcionários;
  • Automatização de processos que sem a TI seriam feitos manualmente;
  • Melhoria na comunicação e definição de metas, processos e tarefas;
  • Diminuição do impacto devido ao distanciamento social;

Segundo pesquisa feita pelo Instituto Ponemon, o Brasil é o país mais propenso a sofrer vazamentos de dados em todo o mundo. Segundo a notícia, 63% das pequenas e médias empresas no Brasil sofreram algum incidente com vazamento de dados em 2019.

Veja a seguir os problemas mais comuns nas organizações que não contam com a tecnologia da informação como aliada em seus negócios.

Problemas comuns nas pequenas e médias empresas

Problemas comuns nas pequenas e médias empresas

Contar com hardwares e softwares desatualizados

Financeiro ou falta de conhecimento, são os motivos mais comuns para que empresas usem máquinas e programas que já estão desatualizados. Além de antigos, estes têm o risco de falharem e isso pode causar grandes prejuízos para a empresa.

Ignorar o Backup

O agrupamento e armazenamento seguro de informações é um dos recursos mais utilizados pelas empresas. Dados de clientes, planilhas, projetos, recursos e todas as informações digitais ficam armazenadas e integradas com a rede. Algo que era feito de forma física, ocupando espaço e dificultando o acesso.

Não fazer backup regularmente de forma efetiva e segura na empresa é algo extremamente preocupante. Além dos arquivos de operação da empresa, os clientes precisam se sentir seguros para confiar seus dados ao seu negócio. Além de arquivos perdidos, a falta de backup vai fazer com que exista uma perda financeira.

Falta de segurança

Como falamos aqui em nosso blog, empresas brasileiras têm se tornado alvos de ataques virtuais devido a vulnerabilidades dos seus sistemas informatizados. Esse cenário se agravou com grande parte da equipe nas empresas trabalhando em home office sem nenhuma ferramenta de controle e segurança em suas residências. Para que a empresa não se torne uma vítima de criminosos, é importantíssimo investir na segurança da informação.

Lentidão da internet

Em um mundo onde tudo e todos estão conectados grande parte do tempo, é imprescindível que qualquer empresa que queira ter uma imagem forte em frente ao mercado, tenha uma boa conexão com a internet 24 horas por dia. Problemas relacionados à conectividade e lentidão de sistemas, então entre os que dão mais dor de cabeça e perda de faturamento nas pequenas e médias empresas.

Ineficiência na área de TI

Uma das áreas que existe preocupação apenas quando os problemas aparecem, é a de TI. A grande maioria das pequenas e médias empresas não possui uma preocupação relevante em relação ao funcionamento adequado de processos, serviços e sistemas de tecnologia, lembrando apenas que tudo deve funcionar perfeitamente quando a tecnologia não os deixa trabalhar.

Mas, devemos lembrar que muitas empresas contam com profissionais despreparados, ou com ainda, pouco conhecimento. Parece algo pequeno, mas uma solução simples nem sempre é resolvida rapidamente e em grande parte das vezes, deixa os diretores muito irritados.

Muitos desses problemas de tecnologia da informação podem ser solucionados de forma rápida dentro das pequenas e médias empresas. Abaixo, falaremos sobre um material dedicado para a área de TI e que pode ajudar muitos profissionais a resolver os problemas mais comuns dentro das empresas.

Guia de TI para pequenas e médias empresas

O mercado de tecnologia da informação nas empresas é caracterizado por grande dinamismo, evolução constante e vem se tornando cada dia mais ativo no cotidiano da sociedade.

Com recursos humanos como seu principal capital e motor de desenvolvimento, o uso da tecnologia vê frequentes inovações e oferece múltiplas possibilidades de inserção do profissional da área no mercado de trabalho como: software, hardware ou na prestação de serviços.

Levando em consideração as atualizações e evolução constante na área, o profissional de TI necessita estar qualificado e atualizado tecnologicamente para atender às crescentes demandas do setor e prosperar na carreira. Conhecer as características, ferramentas, e informações necessárias para facilitar processos, é o que se espera desse profissional, tornando tais conhecimentos como fundamentais.

O Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas desenvolvido pela Lumiun, é uma contribuição para o setor, que, têm grande afinidade com a empresa. Sendo assim, pretendemos ajudar o profissional de TI à exercer seu trabalho de forma mais eficaz nas pequenas empresas.

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O material aborda os seguintes temas:

  • Backup
  • Antivírus e Antimalware
  • Roteadores e Switches
  • Firewall e Controle de Acesso à Internet
  • VPN – Rede Virtual Privada
  • Serviços de Domínio Active Directory
  • Suíte de Escritório
  • Armazenamento de Arquivos
  • E-mail Empresarial
  • Comunicação Corporativa
  • Gestão de Atividades e Processos
  • Helpdesk e Gestão de Atendimentos
  • Videoconferência

Você pode acessar a página do guia quando quiser, ou baixar o e-book e enviar para seus colegas e amigos.

A Semana da Segurança da Informação – Edição Nº19

Na edição Nº19 da Semana da Segurança da Informação, dicas para não cair em golpes, investimentos em segurança em 2020, funcionários confessam usar computador para fins pessoais, como bloquear sites de pornografia na empresa e muito mais.


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5 dicas para não cair em golpes por SMS e WhatsApp

Algumas dicas simples podem ajudar os usuários a não caírem nos golpes.

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Investimentos em segurança e gestão de riscos permanecerão positivos em 2020

Entretanto, a taxa de crescimento será menor do que a prevista anteriormente à pandemia de covid-19.

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80% dos funcionários confessam usar computador do trabalho para fins pessoais

Segundo estudo da Trend Micro, 8% dos entrevistados admitem acessar pornografia no laptop de trabalho e 7% acessam a dark web.

Em CIO

Pagamentos no WhatsApp: entenda segurança e privacidade na ferramenta

A ideia de pagamentos via aplicativo pode parecer estranha em um país onde o serviço de transferências (TED) oferecidos pelos bancos — principalmente os digitais — é relativamente rápido e até gratuito em muitos casos.

Por Raphael Bottino em Tecmundo

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Quais os Times da Segurança da Informação?

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Dicas de Ferramentas: Backup

Para empresas que ainda não possuem backup bem estruturado e desejam começar com uma cópia dos seus dados importantes na nuvem, listamos algumas opções de serviços para backup simples em nuvem:

Soluções para backup simples de arquivos em armazenamento externo (como unidades de disco USB):

Soluções de backup mais estruturadas podem incluir ferramentas como as seguintes:


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Uso indevido do celular no trabalho pode causar demissão por justa causa

Para os profissionais que utilizam constantemente o celular no ambiente de trabalho, é importante saber que esse uso exagerado pode colocar em risco o seu emprego, afinal, segundo a legislação brasileira, a demissão por justa causa devido ao uso do celular no trabalho é válida.

Atualmente, a Justiça do Trabalho entende que as empresas podem demitir o colaborador que faz uso indevido do aparelho celular e de aplicativos como WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter e vários outros serviços nos smartphones, durante o expediente.

Nesses casos, inclusive, a demissão pode ser por justa causa, fazendo com que o empregado perca acesso a vários direitos trabalhistas, como a multa do Fundo de Garantia. Além disso, essa demissão também prejudica a imagem do profissional no mercado de trabalho.

Para o Judiciário, segundo art. 482 da CLT (que trata de dispensa por justa causa), as empresas têm respaldo jurídico e legal para controlar ou mesmo proibir o uso de aparelhos celulares no ambiente de trabalho, da mesma forma que podem controlar o uso da Internet dos seus colaboradores, desde que exista a ciência desse controle por parte dos colaboradores da empresa.

Segundo o advogado especialista em direito e processos do trabalho, Guilherme Neuenschwander, caso não esteja expressamente escrito que é proibido, o que vale nessa instância é a lei trabalhista. “A lei trabalhista tem a possibilidade de aplicar medidas coercitivas no ambiente de trabalho quando houver abuso de direito. A chave é o profissional não deixar o celular atrapalhar a produtividade, tendo em mente que foi contratado para exercer tarefas específicas e que precisa cumpri-las”, esclarece o advogado.

Legislação, direitos e uso indevido do celular

celular no trabalho justa causa

O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros. Segundo a pesquisa que publicamos em outro artigo em nosso blog, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção o funcionário leva em média 20 minutos para voltar à tarefa original. Inclusive, falamos sobre o controle de acesso à internet nas empresas em nosso blog, mencionando o que deve ou não ser bloqueado.

Para amenizar tais problemas, os gestores devem primeiramente formalizar e deixar as regras transparentes para todos os colaboradores em um documento específico, como esse modelo de documento sobre política de uso da internet e celulares nas empresas. Há também um modelo de documento específico sobre a política de uso do celular na empresa.

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Caso os colaboradores não cumpram as regras, o ideal é aplicar advertências e penalidades, a demissão por justa causa deve ser a última alternativa, somente quando os profissionais não quiserem aceitar ou cumprir as determinações de uso do celular no trabalho impostas pela empresa.

No Brasil

No Brasil ainda não existem leis específicas sobre o uso do celular e da internet no trabalho, mas a Justiça entende que no ambiente corporativo, o tempo dos colaboradores deve se restringir a atividades relacionadas ao trabalho e vinculadas à empresa.

Com isso, qualquer atividade pessoal pode ser considerada desvio de conduta. Portanto, é coerente aos profissionais respeitar as regras da empresa com o objetivo de manter e aumentar a produtividade da equipe e evitar demissões.

Dessa forma, entendemos que as organizações têm liberdade e autonomia quanto a restringir o uso do celular e sobre a política de uso dos aparelhos e da internet no trabalho.

Mas independente de qual seja essa política da empresa, o profissional deve ter critérios e prezar pelo seu bom desempenho profissional, evitando o uso exagerado do celular e seus aplicativos, mantendo assim a sua boa produtividade e levando à empresa melhores resultados.

Casos com uso do celular

celular no trabalho justa causa

Em decisão recente, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) não concedeu indenização a um profissional que teve a mão esmagada por uma “prensa” ao tentar pegar o aparelho celular que deixou cair no equipamento. Na decisão, a relatora do processo considerou que o empregado agiu de forma imprudente.

Em outro caso julgado pelo TST, um operador de telemarketing teve a demissão por justa causa mantida por insubordinação e indisciplina ao usar o celular no trabalho, o que era proibido pela empresa onde trabalhava.

Devo proibir o uso do celular na minha empresa?

Hoje a grande maioria da população possui um aparelho móvel com internet e acesso às redes sociais, entretenimento, informações e muito mais. Assuntos de cunho pessoal, conversas aleatórias, muitas vezes acabam parando dentro da sua empresa e isso faz com que o tempo dos colaboradores seja desperdiçado e as tarefas trabalhistas fiquem em segundo plano.

Acredito que tenha percebido que na sua empresa essa dispersão existe, e é de grande relevância que estabeleça regras de utilização ou até mesmo a proibição, visando maior produtividade.

Porém, para toda escolha existe uma renúncia, principalmente quando a área de atuação da sua empresa não tenha em momento algum o celular como ferramenta de trabalho. Se você escolher a proibição, talvez tenha problemas de ansiedade e bem-estar dos funcionários. Se sua escolha for de liberação total, manterá os problemas que provavelmente tem, de produtividade e concentração.

No entanto, você também pode utilizar uma ferramenta de gestão de internet, que auxilia para que os colaboradores não tenham um acesso completo à internet no celular, e sim conforme forem estabelecidas as permissões de acesso por sites, ou por horários, por você gestor.

Como restringir o uso da internet e celulares?

celular no trabalho justa causa

Antes de tudo, gestores e colaboradores devem ter bom senso e buscar o equilíbrio. É possível definir restrições e ao mesmo tempo permitir alguns serviços e horários em que os colaboradores possam realizar atividades pessoais importantes na internet, evitando assim o uso indevido do celular e uma possível demissão.

Mas é imprescindível saber que a legislação reserva às organizações o direito de monitorar, restringir e criar regras para evitar a perda de produtividade dos seus colaboradores., inclusive, a demissão por justa causa pelo uso do celular no trabalho.

Ao aplicar qualquer tipo de controle, é necessário que a empresa informe o colaborador, formalizando esse procedimento através de um documento que descreva a política de uso da internet e celulares na empresa, o que comprova a ciência do colaborador.

Além de restringir o uso e acesso ao celular, é possível implementar regras e controlar os aplicativos usados, utilizando serviços de gerenciamento do uso da Internet, como o Lumiun.

E na sua empresa, de que forma é encarado o uso do celular e da internet pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários.

Redes sociais no trabalho: produtividade ou distração?

O brasileiro é hoje o segundo colocado no mundo em número de horas nas redes sociais. São um pouco mais de nove horas conectado na internet e mais de três horas diárias gastas nas redes sociais, segundo estudo da agência We Are Social. Talvez, esse número tenha aumentado bastante nos últimos meses, devido a pandemia com muitos em home office, mas mesmo assim, são número bem expressivos.

Seria ignorância pensar que o uso das redes sociais, da internet e principalmente do celular, não é feito durante o horário de trabalho. Claro que existem cargos e funções que há a necessidade do uso, mas, na maior parte das organizações, o uso do celular pode causar distrações, perda de rendimento, acidentes trabalhistas, entre muitos outros problemas.

Pensando em todos esses fatores, preparamos um material com dados e informações para que você perceba a grandiosidade da relação entre as redes sociais no trabalho e a produtividade do usuário.

Produtividade

Redes sociais no trabalho

Levando em consideração os dados citados acima, pode-se perceber que existe um grande risco de baixa produtividade quando a internet e a vida pessoal tornam-se prioridade no trabalho.

A internet ao mesmo tempo em que oferece soluções e ideias, pode fazer com que seus colaboradores se distraiam e percam tempo com atividades que não contribuem para seu crescimento profissional e ainda podem prejudicar a empresa.

Além das informações citadas, a Triad revelou que 40,9% dos entrevistados usa o e-mail para repassar piadas, 26,1% deles trocam links do YouTube, 20,6% jogam em rede e 11,1% veem pornografia.

Usar a internet no trabalho ainda é um assunto que gera muita discussão. Saber os limites de quando ela é benéfica e quando é prejudicial, é um grande desafio. Vale lembrar também que o uso indevido do celular e redes sociais no trabalho, em casos mais extremos, pode até resultar em demissão por justa causa, de acordo com o Artigo 482 da CLT. Resta a cada um ter bom senso e responsabilidade para usar a internet como aliada.

Redes Sociais

Redes sociais no trabalho

 

Atualmente, não existe distinção de idade dos funcionários, para o uso das redes sociais no trabalho. Hoje praticamente todos possuem um smartphone que está constantemente conectado as redes sócias. Normalmente, os mais jovens utilizam vários canais ao mesmo tempo, enquanto os demais preferem um ou dois canais somente. Portanto, uma boa ideia seria liberar a utilização das redes sociais em um período de tempo. Assim, você faz com que o funcionário fique mais confortável e atencioso no trabalho. Em contrapartida, é necessário que os profissionais sejam mais exigidos, e principalmente, que haja um controle desse período de liberação para acesso.

O mercado de trabalho é cada vez mais alimentado por pessoas “antenadas”, com ótima formação e um vasto currículo e o nível de cobrança e responsabilidade para com estes indivíduos também deve ser maior. Porém, é papel da empresa que designe funções compatíveis às competências e habilidades desses profissionais, pois acessar redes sociais o tempo todo no trabalho pode significar desmotivação e ociosidade.

Existem algumas empresas que necessitam que os seus funcionários fiquem o dia todo conectados na internet e redes sociais, em casos como esse é preciso cuidado do lado do empregado e gestão correta do empregador. O dono/empregador deve sempre deixar claro como a política de acesso à internet funciona e de que forma é utilizada na empresa, assim fazendo com que o funcionário tenha consciência e evite atitudes incorretas e que possam acarretar em uma demissão não esperada.

O colaborador precisa saber que por mais que precise utilizar a internet para trabalhar, não deve fazer uso das suas redes e utilizar como entretenimento ou até mesmo iniciar conversas pessoais. Quando o funcionário não entende qual o papel que deve desempenhar, acaba perdido e então as redes sociais podem sim se tornar uma distração, ao invés de trabalho e produtividade.

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Dicas

Muita gente sabe usar muito bem as redes sociais para se divertir, porém não tem a menor noção de como tirar proveito delas para se dar bem no ambiente de trabalho. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como usar as redes sociais no trabalho de forma correta e responsável:

  • Estar conectado a muitas redes faz com que o profissional tenha a sua atenção dispersa em muitos sites ao mesmo tempo, portanto, procure estar conectado em uma rede social apenas e veja notificações para determinar se é um assunto ou informação importante ou não. Ficar divagando entre várias redes sociais sem um objetivo específico, é perda de tempo e rendimento no trabalho.
  • Um grande motivo de distração são as conversas em aplicativos como WhatsApp e Telegram. Caso o assunto saia do escopo de trabalho, evite responder conversas que não tem grande importância ou relevância.
  • Deixar a rede social aberta, com notificações (sonoras ou não) o tempo todo, dá a impressão de que o empregado está desocupado. Escolha um horário para verificar suas mensagens e notificações que não prejudique o seu rendimento, que pode ser durante o intervalo do almoço ou lanche da tarde.
  • Outro erro comum é o uso do e-mail corporativo para receber notificações de usas redes sociais, o que se torna uma boa fonte de distração se o uso do e-mail é feito com bastante frequência. Portanto, configure a sua conta para não notificar nada em seu e-mail corporativo.
  • Manter o celular sempre ao alcance dos olhos, ou nas mãos também pode gerar distração. Imagine que você receba várias notificações durante o dia, é natural sentir a curiosidade de verificar que notificações são. Portanto, evite manter o celular o tempo todo muito próximo ou em suas mãos para que não você não caia na armadilha da curiosidade.
  • O modo vibrar, funcionalidade do celular que apenas vibra quando há uma nova notificação, pode enganar você ao achar que por não emitir som, não atrapalha a concentração. Deixe essa funcionalidade ativa apenas para chamadas, e atenda apenas contatos que determinar como importantes.

Distração

Redes sociais no trabalho

Em uma pesquisa realizada com 1.709 profissionais, de presidentes à estagiários, especificamente sobre a utilização das redes sociais, um dado que foi divulgado refere-se à pessoas que acabam “furando” a proibição de acesso nas empresas. Em análise, 47% das pessoas que trabalham em empresas que proíbem o acesso à redes sociais, continuam utilizando mesmo assim. Além disso, 66% das pessoas entrevistadas afirmam que acessam o celular quando a rede está proibida.

Em casos como esse, de violação das regras e políticas da empresa, uma solução é a implantação de um serviço para gestão e controle de internet, onde é possível realizar controle por horários e monitoramento do que é acessado na rede da sua empresa. Com isso você consegue fazer com que os seus colaboradores façam um acesso mais correto da internet no local de trabalho.

A gestão e controle de internet também possibilita uma maior proteção da rede e dados da empresa contra ataques e sites nocivos. Inclusive, publicamos em nosso blog um artigo com um manual de utilização segura da internet para profissionais e empresas. Além disso, quando é realizada a implantação de um serviço para controle de internet, percebe-se o aumento da produtividade entre os colaboradores e queda no desperdício de tempo, que geralmente causa muitos danos à empresa.

Espero que tenha entendido a importância da preocupação do uso das redes sociais no trabalho, e absorvido as dicas para melhorar esse cenário.

Até a próxima!

Qual é a importância da organização no ambiente corporativo?

Organização no ambiente empresarial vai muito além da disposição das ferramentas de trabalho, ou dos documentos na gaveta, caso tenha pensado que seja esse o tema deste artigo. Organização, ou para definir melhor, planejamento no ambiente corporativo é fator determinante em muitos casos, para o sucesso, ou então, sucesso em mentor tempo, como veremos a seguir.

Adaptação

organização ambiente corporativo

O mundo corporativo geralmente é alvo de constantes e profundas mudanças. Elas provocam várias alterações na estrutura física, organizacional, de pessoas, equipes, atividades, desenvolvimento de produtos e serviços, atingindo as relações entre as pessoas e, delas, para com a organização. Essas mudanças são justificadas pela instabilidade da economia, modificações na forma de comunicação, posicionamento da concorrência, dinâmica do mercado, novo perfil de clientes, aquisições/fusões e de uma série de outros fatores que levam as organizações a se ajustarem, para que se mantenham competitivas e com credibilidade no mercado.

Por falta de encaixe ou muitas vezes inadequação, o processo de mudança se torna cíclico e estressante. Na maioria das vezes isso acontece simplesmente pelo fato de que as organizações têm dificuldade de estabelecer com clareza o que querem e onde querem chegar. Isso gera um ambiente de insegurança interno, que se torna pior, à medida que mais mudanças vão acontecendo em curtos períodos de tempo. Muitas vezes não se espera o tempo necessário para que o processo de mudança amadureça, seja avaliado e se façam os ajustes necessários, dando-se início a um novo processo de mudança.

Diversidade

organização ambiente corporativo

Dentro do ambiente de corporativo, com base em conceitos importantes, competências interpessoais são fundamentais para o sucesso da organização. Vejam que não falamos em competências técnicas, mas, comportamentais ou mais especificamente que regem as boas relações entre as pessoas dentro de um ambiente corporativo. Falamos de trabalho em equipe, colaboração, promover e oportunizar mudanças, inovar, mobilizar recursos, dentre outras.

Abaixo estão listados alguns dos problemas encontrados nas organizações:

Falta de clareza nos objetivos corporativos;

Falta ou diminuição de foco;

Muito planejamento e pouca ação e as vezes muita execução e nenhum planejamento, portanto, falta de equilíbrio;

Excesso de burocracia;

Processos complexos que poderiam facilmente ser simplificados;

Excesso de níveis hierárquicos prejudicando o entendimento, a comunicação e a execução das tarefas;

Excesso de reuniões com pouca ou nenhuma decisão, ou, reuniões longas demais para resoluções rápidas.

Problemas com a equipe

organização ambiente corporativo

A falta de organização no ambiente corporativo é um problema comum em muitas empresas, porém, grande parte delas não conseguem encontrar uma forma de mudar e conseguir alinhar a situação. Como citado anteriormente, problemas também podem estar relacionados a falta de comprometimento dos colaboradores da empresa e a falta de foco da equipe. Atualmente essa é uma das grandes preocupações das organizações e dos líderes, que ficam muitas vezes sem saber como devem se posicionar em situações como a falta de interesse e desmotivação dos funcionários, cenário que é muito prejudicial para a empresa. Porém, os funcionários podem estar perdendo o foco por diversos motivos, sendo alguns deles:

Falta de conhecimento do produto ou serviço

O primeiro grande erro que as empresas cometem é comunicar de forma ineficiente com os seus colaboradores as informações sobre o produto ou serviço que eles devem vender. Qualquer bom vendedor sabe que, para concretizar uma venda, ele precisa, não apenas saber falar do produto ou serviço (evidenciando suas vantagens em relação aos concorrentes), mas também ter conhecimento suficiente para conseguir contornar as temidas objeções, afinal, os clientes não são iguais, não tem todos os mesmos comportamentos, perguntas e conhecimento.

Pouco envolvimento com a missão da empresa

Um fator que passa despercebido e que, em muitos casos, inibe uma possível venda é a falta do envolvimento da equipe com a missão da empresa. Cabe dizer que a missão é o que confere significado aos negócios, o que dará ânimo e interesse. Portanto, se os seus funcionários não sabem, ou não entenderam, o motivo pelo qual eles trabalham para você, certamente não vão transmitir esse envolvimento para o cliente. Lembre-se que todos da empresa, do diretor ao diarista devem ter o mesmo comportamento e objetivo, quando se trata da missão da empresa.

Equipe despreparada

Alguns outros fatores, relacionados ao treinamento das equipes de vendas e atendimento, por exemplo, são cruciais para o sucesso da empresa. Se algumas das situações abaixo acontecem no seu negócio, é sinal de que você tem uma equipe despreparada e, portanto, precisa melhorar tais processos:

  • Demora ao responder dúvidas dos clientes;
  • E-mails mal elaborados ou contatos telefônicos malfeitos;
  • Exposição malfeita dos produtos (no site ou na loja física);
  • Desconhecimento das necessidades reais do cliente.

Falta de foco no cliente

Às vezes o funcionário se deixa levar pelo ego, pela vaidade, e acredita que são necessárias super habilidades para ser um campeão de vendas. Na verdade, o ponto de partida deve ser o foco no cliente. Por isso, tenha em mente o que ele realmente quer e precisa. Quando sua equipe não está treinada para saber extrair informações acerca das reais necessidades do comprador, ela normalmente falhará e isso será mais uma razão para perder vendas.

Equipe desmotivada

A falta de ânimo e motivação para trabalhar também é um fator negativo. Saiba que o cliente percebe que o vendedor está atendendo sem vontade, se sente constrangido e, provavelmente não compra, ou então, faz uso da sua grande rede de amigos nas redes sociais para difamar o vendedor, ou a empresa por completo. Por isso, manter a equipe sintonizada e motivada é fundamental – seja através de artifícios financeiros ou outros aspectos como qualidade do ambiente de trabalho.

Falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com o cliente

Também temos a falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com os clientes. Vale ressaltar que a empresa precisa ter registrados todos os dados de seus consumidores, não apenas os usuais (como endereço e telefone), mas também informações que auxiliem o empresário a identificar novas necessidades. Por exemplo, saber do que o cliente gosta e qual seu estilo de vida é muito interessante. É ignorância pensar que apenas o empresário tem a responsabilidade de pensar em melhorias. É dever do funcionário prosperar para que a empresa cresça e evolua.

Armadilhas e distrações no ambiente de trabalho

O problema também pode estar atrelado a muita dispersão no ambiente de trabalho e não aproveitamento do tempo dentro da empresa. Como sabemos, atualmente existem muitas armadilhas que podem estar roubando o tempo dos colaboradores, comprometendo a produtividade e contribuindo para a perda de foco no trabalho. Muitas vezes o Twitter, Facebook, Instagram, demais redes sociais e todos os links existentes na internet podem parecer mais interessantes e atrativos que o trabalho e isso inicialmente pode ser um pequeno problema, mas ao longo do tempo, evoluindo para algo muito mais sério.

Em uma circunstância como essa, a solução pode estar no monitoramento e gestão dos colaboradores em relação ao uso da internet. Desenvolver pessoas e saber fazer a gestão de uma equipe é um desafio, mas ao mesmo tempo é fundamental para que as mudanças provoquem os efeitos desejados e se tornem sustentáveis nas organizações. Uma boa alternativa, é a estruturação de um manual de ética para uso da internet, uma medida válida contra o uso abusivo do recurso em ambiente corporativo, no entanto, é preciso verificar se as diretrizes formalizadas pela empresa estão sendo cumpridas efetivamente.

Para finalizar

Lembre-se, as empresas possuem realidades distintas, assim como setores, de uma mesma organização podem demandar necessidades totalmente diferentes, por isso é de suma importância a avaliação das necessidades de cada setor/organização, para estabelecimento de políticas claras e condizentes, independente do problema que hoje interfere no sucesso da organização.

Você está passando por problemas de organização no ambiente corporativo? Compartilhe sua experiência conosco.