A Semana da Segurança da Informação – Edição Nº19

Na edição Nº19 da Semana da Segurança da Informação, dicas para não cair em golpes, investimentos em segurança em 2020, funcionários confessam usar computador para fins pessoais, como bloquear sites de pornografia na empresa e muito mais.


Notícias

5 dicas para não cair em golpes por SMS e WhatsApp

Algumas dicas simples podem ajudar os usuários a não caírem nos golpes.

Em Tecmundo

Investimentos em segurança e gestão de riscos permanecerão positivos em 2020

Entretanto, a taxa de crescimento será menor do que a prevista anteriormente à pandemia de covid-19.

Em CIO

80% dos funcionários confessam usar computador do trabalho para fins pessoais

Segundo estudo da Trend Micro, 8% dos entrevistados admitem acessar pornografia no laptop de trabalho e 7% acessam a dark web.

Em CIO

Pagamentos no WhatsApp: entenda segurança e privacidade na ferramenta

A ideia de pagamentos via aplicativo pode parecer estranha em um país onde o serviço de transferências (TED) oferecidos pelos bancos — principalmente os digitais — é relativamente rápido e até gratuito em muitos casos.

Por Raphael Bottino em Tecmundo

Esse recurso inocente do Windows 10 pode ser usado para mascarar ataques de malware

Novo LOLBin do Windows 10 pode ignorar a segurança e agir como um ‘download furtivo’.

Por Joel Khalili em Techradar

Microsoft Office: brecha corrigida há dois anos continua sendo usada por hackers

Uma brecha de segurança corrigida em 2018 apareceu nesta semana no topo de uma lista do governo dos Estados Unidos, que cita as 10 vulnerabilidades mais utilizadas por hackers em ataques contra empresas.

Por Felipe Demartini em CanalTech

O que é malware e como é perigoso?

O perigo que um software malicioso representa não deve ser subestimado.

Por Darren Allan em Techradar

Golpe do FGTS volta a circular e já atingiu mais de 100 mil pessoas no WhatsApp

Alguns tipos de golpes virtuais são recorrentes, principalmente porque os criminosos apenas ajustam suas mesmas táticas com mudanças discretas e, claro, a urgência do contexto.

Por Claudio Yuge em CanalTech

Para Empresas: Como Bloquear Sites de Pornografia

A pornografia é responsável por um grande volume de acessos na internet do mundo inteiro. Veja como bloquear o acesso a sites de pornografia na empresa.

Por Alex de Oliveira em Blog do Lumiun


Vídeos

Quais os Times da Segurança da Informação?

Websérie Connect – Segurança da Informação em épocas de trabalho remoto

Segurança da Informação e Privacidade

 


Dicas de Ferramentas: Backup

Para empresas que ainda não possuem backup bem estruturado e desejam começar com uma cópia dos seus dados importantes na nuvem, listamos algumas opções de serviços para backup simples em nuvem:

Soluções para backup simples de arquivos em armazenamento externo (como unidades de disco USB):

Soluções de backup mais estruturadas podem incluir ferramentas como as seguintes:


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Uso indevido do celular no trabalho pode causar demissão por justa causa

Para os profissionais que utilizam constantemente o celular no ambiente de trabalho, é importante saber que esse uso exagerado pode colocar em risco o seu emprego, afinal, segundo a legislação brasileira, a demissão por justa causa devido ao uso do celular no trabalho é válida.

Atualmente, a Justiça do Trabalho entende que as empresas podem demitir o colaborador que faz uso indevido do aparelho celular e de aplicativos como WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter e vários outros serviços nos smartphones, durante o expediente.

Nesses casos, inclusive, a demissão pode ser por justa causa, fazendo com que o empregado perca acesso a vários direitos trabalhistas, como a multa do Fundo de Garantia. Além disso, essa demissão também prejudica a imagem do profissional no mercado de trabalho.

Para o Judiciário, segundo art. 482 da CLT (que trata de dispensa por justa causa), as empresas têm respaldo jurídico e legal para controlar ou mesmo proibir o uso de aparelhos celulares no ambiente de trabalho, da mesma forma que podem controlar o uso da Internet dos seus colaboradores, desde que exista a ciência desse controle por parte dos colaboradores da empresa.

Segundo o advogado especialista em direito e processos do trabalho, Guilherme Neuenschwander, caso não esteja expressamente escrito que é proibido, o que vale nessa instância é a lei trabalhista. “A lei trabalhista tem a possibilidade de aplicar medidas coercitivas no ambiente de trabalho quando houver abuso de direito. A chave é o profissional não deixar o celular atrapalhar a produtividade, tendo em mente que foi contratado para exercer tarefas específicas e que precisa cumpri-las”, esclarece o advogado.

Legislação, direitos e uso indevido do celular

celular no trabalho justa causa

O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros. Segundo a pesquisa que publicamos em outro artigo em nosso blog, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção o funcionário leva em média 20 minutos para voltar à tarefa original. Inclusive, falamos sobre o controle de acesso à internet nas empresas em nosso blog, mencionando o que deve ou não ser bloqueado.

Para amenizar tais problemas, os gestores devem primeiramente formalizar e deixar as regras transparentes para todos os colaboradores em um documento específico, como esse modelo de documento sobre política de uso da internet e celulares nas empresas. Há também um modelo de documento específico sobre a política de uso do celular na empresa.

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Caso os colaboradores não cumpram as regras, o ideal é aplicar advertências e penalidades, a demissão por justa causa deve ser a última alternativa, somente quando os profissionais não quiserem aceitar ou cumprir as determinações de uso do celular no trabalho impostas pela empresa.

No Brasil

No Brasil ainda não existem leis específicas sobre o uso do celular e da internet no trabalho, mas a Justiça entende que no ambiente corporativo, o tempo dos colaboradores deve se restringir a atividades relacionadas ao trabalho e vinculadas à empresa.

Com isso, qualquer atividade pessoal pode ser considerada desvio de conduta. Portanto, é coerente aos profissionais respeitar as regras da empresa com o objetivo de manter e aumentar a produtividade da equipe e evitar demissões.

Dessa forma, entendemos que as organizações têm liberdade e autonomia quanto a restringir o uso do celular e sobre a política de uso dos aparelhos e da internet no trabalho.

Mas independente de qual seja essa política da empresa, o profissional deve ter critérios e prezar pelo seu bom desempenho profissional, evitando o uso exagerado do celular e seus aplicativos, mantendo assim a sua boa produtividade e levando à empresa melhores resultados.

Casos com uso do celular

celular no trabalho justa causa

Em decisão recente, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) não concedeu indenização a um profissional que teve a mão esmagada por uma “prensa” ao tentar pegar o aparelho celular que deixou cair no equipamento. Na decisão, a relatora do processo considerou que o empregado agiu de forma imprudente.

Em outro caso julgado pelo TST, um operador de telemarketing teve a demissão por justa causa mantida por insubordinação e indisciplina ao usar o celular no trabalho, o que era proibido pela empresa onde trabalhava.

Devo proibir o uso do celular na minha empresa?

Hoje a grande maioria da população possui um aparelho móvel com internet e acesso às redes sociais, entretenimento, informações e muito mais. Assuntos de cunho pessoal, conversas aleatórias, muitas vezes acabam parando dentro da sua empresa e isso faz com que o tempo dos colaboradores seja desperdiçado e as tarefas trabalhistas fiquem em segundo plano.

Acredito que tenha percebido que na sua empresa essa dispersão existe, e é de grande relevância que estabeleça regras de utilização ou até mesmo a proibição, visando maior produtividade.

Porém, para toda escolha existe uma renúncia, principalmente quando a área de atuação da sua empresa não tenha em momento algum o celular como ferramenta de trabalho. Se você escolher a proibição, talvez tenha problemas de ansiedade e bem-estar dos funcionários. Se sua escolha for de liberação total, manterá os problemas que provavelmente tem, de produtividade e concentração.

No entanto, você também pode utilizar uma ferramenta de gestão de internet, que auxilia para que os colaboradores não tenham um acesso completo à internet no celular, e sim conforme forem estabelecidas as permissões de acesso por sites, ou por horários, por você gestor.

Como restringir o uso da internet e celulares?

celular no trabalho justa causa

Antes de tudo, gestores e colaboradores devem ter bom senso e buscar o equilíbrio. É possível definir restrições e ao mesmo tempo permitir alguns serviços e horários em que os colaboradores possam realizar atividades pessoais importantes na internet, evitando assim o uso indevido do celular e uma possível demissão.

Mas é imprescindível saber que a legislação reserva às organizações o direito de monitorar, restringir e criar regras para evitar a perda de produtividade dos seus colaboradores., inclusive, a demissão por justa causa pelo uso do celular no trabalho.

Ao aplicar qualquer tipo de controle, é necessário que a empresa informe o colaborador, formalizando esse procedimento através de um documento que descreva a política de uso da internet e celulares na empresa, o que comprova a ciência do colaborador.

Além de restringir o uso e acesso ao celular, é possível implementar regras e controlar os aplicativos usados, utilizando serviços de gerenciamento do uso da Internet, como o Lumiun.

E na sua empresa, de que forma é encarado o uso do celular e da internet pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários.

Redes sociais no trabalho: produtividade ou distração?

O brasileiro é hoje o segundo colocado no mundo em número de horas nas redes sociais. São um pouco mais de nove horas conectado na internet e mais de três horas diárias gastas nas redes sociais, segundo estudo da agência We Are Social. Talvez, esse número tenha aumentado bastante nos últimos meses, devido a pandemia com muitos em home office, mas mesmo assim, são número bem expressivos.

Seria ignorância pensar que o uso das redes sociais, da internet e principalmente do celular, não é feito durante o horário de trabalho. Claro que existem cargos e funções que há a necessidade do uso, mas, na maior parte das organizações, o uso do celular pode causar distrações, perda de rendimento, acidentes trabalhistas, entre muitos outros problemas.

Pensando em todos esses fatores, preparamos um material com dados e informações para que você perceba a grandiosidade da relação entre as redes sociais no trabalho e a produtividade do usuário.

Produtividade

Redes sociais no trabalho

Levando em consideração os dados citados acima, pode-se perceber que existe um grande risco de baixa produtividade quando a internet e a vida pessoal tornam-se prioridade no trabalho.

A internet ao mesmo tempo em que oferece soluções e ideias, pode fazer com que seus colaboradores se distraiam e percam tempo com atividades que não contribuem para seu crescimento profissional e ainda podem prejudicar a empresa.

Além das informações citadas, a Triad revelou que 40,9% dos entrevistados usa o e-mail para repassar piadas, 26,1% deles trocam links do YouTube, 20,6% jogam em rede e 11,1% veem pornografia.

Usar a internet no trabalho ainda é um assunto que gera muita discussão. Saber os limites de quando ela é benéfica e quando é prejudicial, é um grande desafio. Vale lembrar também que o uso indevido do celular e redes sociais no trabalho, em casos mais extremos, pode até resultar em demissão por justa causa, de acordo com o Artigo 482 da CLT. Resta a cada um ter bom senso e responsabilidade para usar a internet como aliada.

Redes Sociais

Redes sociais no trabalho

 

Atualmente, não existe distinção de idade dos funcionários, para o uso das redes sociais no trabalho. Hoje praticamente todos possuem um smartphone que está constantemente conectado as redes sócias. Normalmente, os mais jovens utilizam vários canais ao mesmo tempo, enquanto os demais preferem um ou dois canais somente. Portanto, uma boa ideia seria liberar a utilização das redes sociais em um período de tempo. Assim, você faz com que o funcionário fique mais confortável e atencioso no trabalho. Em contrapartida, é necessário que os profissionais sejam mais exigidos, e principalmente, que haja um controle desse período de liberação para acesso.

O mercado de trabalho é cada vez mais alimentado por pessoas “antenadas”, com ótima formação e um vasto currículo e o nível de cobrança e responsabilidade para com estes indivíduos também deve ser maior. Porém, é papel da empresa que designe funções compatíveis às competências e habilidades desses profissionais, pois acessar redes sociais o tempo todo no trabalho pode significar desmotivação e ociosidade.

Existem algumas empresas que necessitam que os seus funcionários fiquem o dia todo conectados na internet e redes sociais, em casos como esse é preciso cuidado do lado do empregado e gestão correta do empregador. O dono/empregador deve sempre deixar claro como a política de acesso à internet funciona e de que forma é utilizada na empresa, assim fazendo com que o funcionário tenha consciência e evite atitudes incorretas e que possam acarretar em uma demissão não esperada.

O colaborador precisa saber que por mais que precise utilizar a internet para trabalhar, não deve fazer uso das suas redes e utilizar como entretenimento ou até mesmo iniciar conversas pessoais. Quando o funcionário não entende qual o papel que deve desempenhar, acaba perdido e então as redes sociais podem sim se tornar uma distração, ao invés de trabalho e produtividade.

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Dicas

Muita gente sabe usar muito bem as redes sociais para se divertir, porém não tem a menor noção de como tirar proveito delas para se dar bem no ambiente de trabalho. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como usar as redes sociais no trabalho de forma correta e responsável:

  • Estar conectado a muitas redes faz com que o profissional tenha a sua atenção dispersa em muitos sites ao mesmo tempo, portanto, procure estar conectado em uma rede social apenas e veja notificações para determinar se é um assunto ou informação importante ou não. Ficar divagando entre várias redes sociais sem um objetivo específico, é perda de tempo e rendimento no trabalho.
  • Um grande motivo de distração são as conversas em aplicativos como WhatsApp e Telegram. Caso o assunto saia do escopo de trabalho, evite responder conversas que não tem grande importância ou relevância.
  • Deixar a rede social aberta, com notificações (sonoras ou não) o tempo todo, dá a impressão de que o empregado está desocupado. Escolha um horário para verificar suas mensagens e notificações que não prejudique o seu rendimento, que pode ser durante o intervalo do almoço ou lanche da tarde.
  • Outro erro comum é o uso do e-mail corporativo para receber notificações de usas redes sociais, o que se torna uma boa fonte de distração se o uso do e-mail é feito com bastante frequência. Portanto, configure a sua conta para não notificar nada em seu e-mail corporativo.
  • Manter o celular sempre ao alcance dos olhos, ou nas mãos também pode gerar distração. Imagine que você receba várias notificações durante o dia, é natural sentir a curiosidade de verificar que notificações são. Portanto, evite manter o celular o tempo todo muito próximo ou em suas mãos para que não você não caia na armadilha da curiosidade.
  • O modo vibrar, funcionalidade do celular que apenas vibra quando há uma nova notificação, pode enganar você ao achar que por não emitir som, não atrapalha a concentração. Deixe essa funcionalidade ativa apenas para chamadas, e atenda apenas contatos que determinar como importantes.

Distração

Redes sociais no trabalho

Em uma pesquisa realizada com 1.709 profissionais, de presidentes à estagiários, especificamente sobre a utilização das redes sociais, um dado que foi divulgado refere-se à pessoas que acabam “furando” a proibição de acesso nas empresas. Em análise, 47% das pessoas que trabalham em empresas que proíbem o acesso à redes sociais, continuam utilizando mesmo assim. Além disso, 66% das pessoas entrevistadas afirmam que acessam o celular quando a rede está proibida.

Em casos como esse, de violação das regras e políticas da empresa, uma solução é a implantação de um serviço para gestão e controle de internet, onde é possível realizar controle por horários e monitoramento do que é acessado na rede da sua empresa. Com isso você consegue fazer com que os seus colaboradores façam um acesso mais correto da internet no local de trabalho.

A gestão e controle de internet também possibilita uma maior proteção da rede e dados da empresa contra ataques e sites nocivos. Inclusive, publicamos em nosso blog um artigo com um manual de utilização segura da internet para profissionais e empresas. Além disso, quando é realizada a implantação de um serviço para controle de internet, percebe-se o aumento da produtividade entre os colaboradores e queda no desperdício de tempo, que geralmente causa muitos danos à empresa.

Espero que tenha entendido a importância da preocupação do uso das redes sociais no trabalho, e absorvido as dicas para melhorar esse cenário.

Até a próxima!

Qual é a importância da organização no ambiente corporativo?

Organização no ambiente empresarial vai muito além da disposição das ferramentas de trabalho, ou dos documentos na gaveta, caso tenha pensado que seja esse o tema deste artigo. Organização, ou para definir melhor, planejamento no ambiente corporativo é fator determinante em muitos casos, para o sucesso, ou então, sucesso em mentor tempo, como veremos a seguir.

Adaptação

organização ambiente corporativo

O mundo corporativo geralmente é alvo de constantes e profundas mudanças. Elas provocam várias alterações na estrutura física, organizacional, de pessoas, equipes, atividades, desenvolvimento de produtos e serviços, atingindo as relações entre as pessoas e, delas, para com a organização. Essas mudanças são justificadas pela instabilidade da economia, modificações na forma de comunicação, posicionamento da concorrência, dinâmica do mercado, novo perfil de clientes, aquisições/fusões e de uma série de outros fatores que levam as organizações a se ajustarem, para que se mantenham competitivas e com credibilidade no mercado.

Por falta de encaixe ou muitas vezes inadequação, o processo de mudança se torna cíclico e estressante. Na maioria das vezes isso acontece simplesmente pelo fato de que as organizações têm dificuldade de estabelecer com clareza o que querem e onde querem chegar. Isso gera um ambiente de insegurança interno, que se torna pior, à medida que mais mudanças vão acontecendo em curtos períodos de tempo. Muitas vezes não se espera o tempo necessário para que o processo de mudança amadureça, seja avaliado e se façam os ajustes necessários, dando-se início a um novo processo de mudança.

Diversidade

organização ambiente corporativo

Dentro do ambiente de corporativo, com base em conceitos importantes, competências interpessoais são fundamentais para o sucesso da organização. Vejam que não falamos em competências técnicas, mas, comportamentais ou mais especificamente que regem as boas relações entre as pessoas dentro de um ambiente corporativo. Falamos de trabalho em equipe, colaboração, promover e oportunizar mudanças, inovar, mobilizar recursos, dentre outras.

Abaixo estão listados alguns dos problemas encontrados nas organizações:

Falta de clareza nos objetivos corporativos;

Falta ou diminuição de foco;

Muito planejamento e pouca ação e as vezes muita execução e nenhum planejamento, portanto, falta de equilíbrio;

Excesso de burocracia;

Processos complexos que poderiam facilmente ser simplificados;

Excesso de níveis hierárquicos prejudicando o entendimento, a comunicação e a execução das tarefas;

Excesso de reuniões com pouca ou nenhuma decisão, ou, reuniões longas demais para resoluções rápidas.

Problemas com a equipe

organização ambiente corporativo

A falta de organização no ambiente corporativo é um problema comum em muitas empresas, porém, grande parte delas não conseguem encontrar uma forma de mudar e conseguir alinhar a situação. Como citado anteriormente, problemas também podem estar relacionados a falta de comprometimento dos colaboradores da empresa e a falta de foco da equipe. Atualmente essa é uma das grandes preocupações das organizações e dos líderes, que ficam muitas vezes sem saber como devem se posicionar em situações como a falta de interesse e desmotivação dos funcionários, cenário que é muito prejudicial para a empresa. Porém, os funcionários podem estar perdendo o foco por diversos motivos, sendo alguns deles:

Falta de conhecimento do produto ou serviço

O primeiro grande erro que as empresas cometem é comunicar de forma ineficiente com os seus colaboradores as informações sobre o produto ou serviço que eles devem vender. Qualquer bom vendedor sabe que, para concretizar uma venda, ele precisa, não apenas saber falar do produto ou serviço (evidenciando suas vantagens em relação aos concorrentes), mas também ter conhecimento suficiente para conseguir contornar as temidas objeções, afinal, os clientes não são iguais, não tem todos os mesmos comportamentos, perguntas e conhecimento.

Pouco envolvimento com a missão da empresa

Um fator que passa despercebido e que, em muitos casos, inibe uma possível venda é a falta do envolvimento da equipe com a missão da empresa. Cabe dizer que a missão é o que confere significado aos negócios, o que dará ânimo e interesse. Portanto, se os seus funcionários não sabem, ou não entenderam, o motivo pelo qual eles trabalham para você, certamente não vão transmitir esse envolvimento para o cliente. Lembre-se que todos da empresa, do diretor ao diarista devem ter o mesmo comportamento e objetivo, quando se trata da missão da empresa.

Equipe despreparada

Alguns outros fatores, relacionados ao treinamento das equipes de vendas e atendimento, por exemplo, são cruciais para o sucesso da empresa. Se algumas das situações abaixo acontecem no seu negócio, é sinal de que você tem uma equipe despreparada e, portanto, precisa melhorar tais processos:

  • Demora ao responder dúvidas dos clientes;
  • E-mails mal elaborados ou contatos telefônicos malfeitos;
  • Exposição malfeita dos produtos (no site ou na loja física);
  • Desconhecimento das necessidades reais do cliente.

Falta de foco no cliente

Às vezes o funcionário se deixa levar pelo ego, pela vaidade, e acredita que são necessárias super habilidades para ser um campeão de vendas. Na verdade, o ponto de partida deve ser o foco no cliente. Por isso, tenha em mente o que ele realmente quer e precisa. Quando sua equipe não está treinada para saber extrair informações acerca das reais necessidades do comprador, ela normalmente falhará e isso será mais uma razão para perder vendas.

Equipe desmotivada

A falta de ânimo e motivação para trabalhar também é um fator negativo. Saiba que o cliente percebe que o vendedor está atendendo sem vontade, se sente constrangido e, provavelmente não compra, ou então, faz uso da sua grande rede de amigos nas redes sociais para difamar o vendedor, ou a empresa por completo. Por isso, manter a equipe sintonizada e motivada é fundamental – seja através de artifícios financeiros ou outros aspectos como qualidade do ambiente de trabalho.

Falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com o cliente

Também temos a falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com os clientes. Vale ressaltar que a empresa precisa ter registrados todos os dados de seus consumidores, não apenas os usuais (como endereço e telefone), mas também informações que auxiliem o empresário a identificar novas necessidades. Por exemplo, saber do que o cliente gosta e qual seu estilo de vida é muito interessante. É ignorância pensar que apenas o empresário tem a responsabilidade de pensar em melhorias. É dever do funcionário prosperar para que a empresa cresça e evolua.

Armadilhas e distrações no ambiente de trabalho

O problema também pode estar atrelado a muita dispersão no ambiente de trabalho e não aproveitamento do tempo dentro da empresa. Como sabemos, atualmente existem muitas armadilhas que podem estar roubando o tempo dos colaboradores, comprometendo a produtividade e contribuindo para a perda de foco no trabalho. Muitas vezes o Twitter, Facebook, Instagram, demais redes sociais e todos os links existentes na internet podem parecer mais interessantes e atrativos que o trabalho e isso inicialmente pode ser um pequeno problema, mas ao longo do tempo, evoluindo para algo muito mais sério.

Em uma circunstância como essa, a solução pode estar no monitoramento e gestão dos colaboradores em relação ao uso da internet. Desenvolver pessoas e saber fazer a gestão de uma equipe é um desafio, mas ao mesmo tempo é fundamental para que as mudanças provoquem os efeitos desejados e se tornem sustentáveis nas organizações. Uma boa alternativa, é a estruturação de um manual de ética para uso da internet, uma medida válida contra o uso abusivo do recurso em ambiente corporativo, no entanto, é preciso verificar se as diretrizes formalizadas pela empresa estão sendo cumpridas efetivamente.

Para finalizar

Lembre-se, as empresas possuem realidades distintas, assim como setores, de uma mesma organização podem demandar necessidades totalmente diferentes, por isso é de suma importância a avaliação das necessidades de cada setor/organização, para estabelecimento de políticas claras e condizentes, independente do problema que hoje interfere no sucesso da organização.

Você está passando por problemas de organização no ambiente corporativo? Compartilhe sua experiência conosco.

Como controlar o uso da internet na empresa com filiais

Se você é o responsável por gerenciar a rede de computadores, sabe da complexidade para fazer o controle do uso da internet na sua empresa através das ferramentas convencionais. Isso tende a piorar quando o controle da internet é em uma empresa que possui filiais e o profissional precisa manter tudo funcionando em perfeitas condições.

Neste artigo vou listar quais problemas uma empresa com filiais normalmente enfrenta para garantir a segurança dos dados e evitar a perda da produtividade dos funcionários com acesso à internet. 

E por fim, vamos conhecer uma plataforma que vai nos ajudar a aumentar a segurança da informação e aumentar o foco dos funcionários no ambiente de trabalho.

Segurança dos dados

Quando se é um analista ou diretor de TI de uma empresa com filiais é importante tomar algumas decisões importantes de controle e segurança da rede. Especialmente quando a internet é a principal ferramenta para a plena operação da empresa. Se não bastasse essa responsabilidade, cresce cada vez mais o volume e a sofisticação dos ataques cibernéticos que visam prejudicar as organizações, inclusive, publicamos um artigo com algumas dicas para se proteger desses ataques. Portanto, é relevante que os profissionais da área tenham conhecimento de ferramentas que possam auxiliar no bloqueio desses ataques para evitar perdas de informações, produtividade e faturamento.

Além disso, o orçamento para investimento em segurança da rede e controle da internet é sempre limitado na maioria das pequenas e médias empresas. Pensando assim, é necessário estudar todo o cenário das redes, agir rapidamente e encontrar uma solução integrada para aprimorar a segurança digital sem gastar em excesso e sobrecarregar a produtividade da equipe.

Produtividade dos funcionários

A internet é o principal vilão contra o foco e produtividade nas empresas. O desperdício de tempo é tanto, que segundo uma pesquisa, os funcionários são interrompidos em média 14 vezes por dia por ferramentas na internet. E o pior, é que após uma interrupção, o funcionário pode demorar mais de 20 minutos para voltar à tarefa original.

Multiplicando isso pelo número de colaboradores que sua empresa tem e teremos um número total de horas desperdiçadas por dia. E não estamos incluindo aqui as horas disponíveis para descanso.

Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem uma parte do tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no YouTube, mensagens no WhatsApp ou fazendo pesquisa sobre assuntos de seu interesse. 

Portanto, o controle do acesso à internet na empresa com múltiplas filiais é uma política fundamental na gestão de equipes, pois reduz o desperdício de tempo com o aumento do foco, além de evitar vários problemas de segurança com acesso a sites nocivos ou famosos golpes da internet.

Múltiplas filiais ou múltiplos problemas?

Há quem diga que o sinônimo de múltiplas filiais seja múltiplos problemas. Bem, dependendo do caso essa analogia não está errada.

Após anos de contato com profissionais responsáveis pela gestão da rede e internet das empresas, ouvimos muitos relatos de problemas que causam gastos indesejados, além das dores de cabeça com segurança e produtividade, descritos acima.

Veja quais são os principais problemas do uso da internet na empresa com filiais.

Escalabilidade

Na maioria dos casos as empresas não possuem uma ferramenta de segurança e controle de acesso à internet. E quando possuem, essa ferramenta não se torna escalável para outras filiais.

Para a maioria dos profissionais, a notícia de uma nova filial geralmente é vista como uma boa notícia: “Nossa! Estamos crescendo!! 🚀”, pensam. Já o responsável pela TI: “Pqp! Vou ter que instalar e configurar tudo novamente! 😥”, reclama.

As tradicionais soluções para gestão do controle de acesso à internet dependem muitas vezes da instalação e configuração de servidores aliado a gastos com infraestruturas. É um processo que demora e que aumenta os custos para a empresa.

Deslocamento

As empresas convivem com gastos desnecessários com deslocamento toda vez que se abre uma nova filial ou ocorre um problema na rede ou computador de uma filial distante.

E nem vamos incluir aqui o tempo perdido com o deslocamento do profissional.

Mas fique tranquilo! A partir de agora vou mostrar como solucionar os problemas através de uma única plataforma e com um baixo custo.

Gestão de acesso à internet com o Lumiun

O Lumiun é um serviço para fazer a gestão do acesso à internet nas empresas. Em uma única plataforma você encontra os seguintes recursos:

  • Controle de acesso: 
    • Liberação e bloqueio de aplicações, sites e categorias de sites. Inclusive por horário;
    • Busca protegida (Safesearch) no Google, Bing e Youtube para garantir que conteúdos impróprios não sejam exibidos nos resultados das pesquisas;
    • Pesquisa de domínios onde o Lumiun faz uma varredura e encontra sua categoria, reputação, descrição, últimos acessos e ainda um preview da página.
  • Segurança:
    • Opção para definir o nível de reputação mínimo para acessar um site;
    • Bloqueio de sites que pertencem a categorias consideradas nocivas como hacking, malware, phishing, etc.
  • Firewall:
    • Esqueça o conceito antigo e difícil de implantar regras de firewall na sua rede. No Lumiun é possível, com poucos cliques, adicionar regras de bloqueios e liberações por portas, protocolos, origem e destino. Além disso, existem configurações predefinidas que auxiliam os mais leigos no assunto.
  • VPN Empresarial:
    • A VPN Empresarial do Lumiun é uma solução que vai aproximar os colaboradores externos, juntando todos em uma única rede, aumentando a segurança e produtividade.
  • Velocidade:
    • Com esse recurso você pode limitar a quantidade de Download e Upload para os grupos de equipamentos. Dessa forma pode distribuir seu link de internet conforme você achar melhor ou de acordo com a demanda de cada grupo.
  • Relatórios:
    • De nada adianta todos esses recursos se não fosse possível acompanhar o resultado. No Lumiun é possível acompanhar em tempo real quais os sites mais acessados ou bloqueados, acessos por período, bloqueios de segurança, logs de firewall, equipamentos que mais consomem a banda da internet, colaboradores externos conectados na VPN e muito mais.

Ligar o Lumiun Box em cada filial

Com o Lumiun é muito fácil fazer a gestão da internet de todas as filiais. Primeiro, você deve ligar em cada filial o equipamento Lumiun Box. A partir disso, as requisições de acesso à internet da sua rede serão consultadas nos servidores do Lumiun. Isso deixará sua rede mais rápida e segura! Nesta consulta, são avaliadas as regras de acesso criadas para sua rede, envolvendo critérios como a categoria do site, o nível de segurança e reputação e horário da solicitação.

Se a requisição for aprovada, o acesso ocorre normalmente. Não há outras intervenções que poderiam modificar o tráfego ou gerar problemas. Se a requisição for bloqueada, o usuário visualiza uma página informativa, que pode ser personalizada para sua empresa.

Tudo simples sem a necessidade de conhecimento técnico ou instalação e configuração de servidores.

Você pode estar se perguntando: e se o equipamento parar de funcionar? Vou ter que comprar outro equipamento e configurar tudo novamente? Não! O equipamento Lumiun Box é apenas o intermediador para identificar os equipamentos na rede, redirecionar as requisições DNS para nossos servidores, aplicar regras de Firewall e adicionar limite de velocidade na internet. Todos os dados de configuração ficam salvos na nuvem, acessível através do painel de controle. Se o equipamento parar de funcionar, o que raramente acontece, nós enviamos outro sem custo. E então, basta substituir o equipamento e todas suas configurações serão aplicadas automaticamente.

Painel de controle

Após ligar o Lumiun Box na rede da filial, você deve acessar o painel de controle e finalizar a configuração. O Painel de Controle do Lumiun está disponível no endereço app.lumiun.com, acessível de qualquer lugar ou dispositivo. Informe seu e-mail e senha e, caso for administrador, usufrua de todos os recursos disponíveis.

Muito bem, até agora só mostrei como configurar e acessar o Lumiun. Mas a intenção desse artigo é demonstrar como o Lumiun é eficiente para o controle do uso da internet na empresa com filiais. Veja a seguir.

Vantagens e benefícios do Lumiun

Após acessar o painel de controle do Lumiun, na primeira página você já visualiza um resumo de acesso e o status da internet em todas as filiais. Veja uma parte do Dashboard nas duas imagens a seguir:

Empresa 1 com matriz e 5 filiais
Empresa 2 com Matriz e 36 filiais

Perceba que no card à esquerda são exibidos alguns insights sobre os acessos do período selecionado no topo da imagem. Já no card da direita é exibido o status de todas as redes cadastradas no Lumiun. Status na cor verde significa que a rede está funcionando normalmente, cor laranja significa que está no máximo 2 horas sem conexão e a cor vermelha que está a mais de 2 horas sem conexão com a internet.

Veja uma outra visualização das redes cadastradas, com mais detalhes:

Outro grande benefício com o Lumiun é juntar os equipamentos (computadores, notebooks, celulares) independentemente do local físico em um único grupo e aplicar regras de acesso para todos.

Por exemplo, é possível criar um grupo chamado “Financeiro” e arrastar os equipamentos que pertencem ao setor financeiro de cada filial. Qualquer alteração de regra no grupo será replicada automaticamente para todos os equipamentos. Veja um exemplo na imagem abaixo:

Com os grupos definidos, basta acessar um recurso, como por exemplo “Controle de acesso” e aplicar as regras de liberações e bloqueios, conforme ilustra a imagem abaixo:

Com a política de acesso criada, chegou a hora de acompanhar o efeito das ações através dos relatórios. O Lumiun possui diversos relatórios analíticos e gerenciais que ajudam na tomada de decisão.

A imagem abaixo representa o relatório Sites mais acessados com filtro pelo grupo Financeiro.

Nesta outra imagem está o relatório da aplicação Facebook com filtro pelo grupo Financeiro.

Com o Lumiun você consegue obter informações completas sobre o uso da internet na sua empresa, filial ou equipamento específico. Conheça todos os relatórios disponíveis no site do Lumiun.

Na prática

Entendo se você ainda estiver com dúvidas sobre a eficiência do Lumiun. A maioria dos nossos clientes também desconfiavam que uma única ferramenta poderia fazer tanto e de uma forma tão simples sem a necessidade de cursos ou treinamentos massivos.

Foi o caso da MB Farmácias, que contratou o Lumiun para gerenciar suas 36 filiais e aumentar a segurança e produtividade dos seus 500 funcionários. 

Antes do Lumiun, a MB sofreu com ataques cibernéticos e seu proprietário queria algo que poderia aumentar o foco dos funcionários evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho. Após a implantação do serviço, a empresa não teve mais problemas com ataques, o que aumentou também a confiança dos seus clientes, assegurando a proteção dos dados sensíveis. “Sinto a segurança de ter controle sobre os acessos em minha empresa”, disse o proprietário Eder Fernandez.

Veja mais sobre o caso de sucesso da MB Farmácias.

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A cereja do bolo

Se você já leu nossos artigos anteriores aqui no blog, deve saber que o Lumiun lançou a VPN Empresarial. Mas para quem está aqui pela primeira vez, saiba que o recurso de VPN está incluso no pacote Lumiun Enterprise.

A VPN Empresarial está sendo uma importante aliada às empresas no cenário pandêmico atual. Através deste recurso, os funcionários que estão trabalhando remotamente conseguem se conectar à rede local de qualquer filial e ter acesso aos arquivos, servidores e área de trabalho remota, com segurança e criptografia.

Espero que esse artigo tenha ajudado na busca de uma solução para controlar o uso da internet de uma empresa com filiais. Mas se ainda tiver dúvidas, você pode agendar uma demonstração, sem compromisso. Veja como isso tudo funciona na prática.

Qualquer dúvida você também pode escrever nos comentários abaixo ou enviar um e-mail para .

Até a próxima!

Contra o Coronavírus: Softwares Gratuitos para manter seu Escritório Funcionando

Neste artigo listamos 21 softwares que estão com descontos, promoções ou gratuitos para ajudar os escritórios a superar as consequências do Coronavírus. Coletamos essas dicas de diversos locais e organizamos a exibição por categorias que julgamos essenciais aos nossos clientes.

Vendas online / Comércio Eletrônico

Com portas fechadas fica muito difícil efetuar vendas no setor de varejo, mas as pessoas ainda precisam levar suas vidas e comprar suprimentos. Ao invés dos clientes irem até sua loja, que tal fazer seus produtos chegarem até suas casas?

Abaixo estão algumas ferramentas que podem ajudar sua empresa a configurar uma loja online ou aplicativos e para manter suas vendas ativas:

Shopify

Wix

  • Oferta: Plano gratuito com propaganda
  • Plano inicial sem propaganda: a partir de R$13/mês
  • Link do site: https://pt.wix.com/

Ecwid

  • Oferta: Plano gratuito para sempre com funcionalidade limitadas
  • Plano inicial com funcionalidades profissionais: a partir de U$15/mês
  • Link do site: https://www.ecwid.com/br

Produtividade / Comunicação

Talvez você tenha muitos funcionários no escritório que não possuem e-mails comerciais, mas ainda assim precisam se comunicar com a equipe remota e manter a produtividade. Segue algumas dicas de softwares que ajudam a comunicação entre os funcionários, independente da sua localização e sem gastar nada a mais.

Microsoft Teams

  • Útil para escritórios que desejam manter contato com os funcionários remotos por e-mail, bate-papo, vídeo e chamadas on-line
  • Oferta: Plano gratuito para equipes remotas e com limite de recursos
  • Plano pago inicial: Mircrosoft 365 Business Basic a partir de R$23,60/usuário/mês
  • Link da site: https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/microsoft-teams/free

Quip

  • Útil para empresas que usam o Salesforce e não possuem documentos e planilhas na nuvem
  • Oferta: Grátis até 30 de setembro de 2020
  • Preço após o período de desconto: U$10/usuário/mês
  • Link da oferta: https://quip.com/work-from-home

Slack

  • Semelhante ao Microsoft Teams, o Slack é útil para agrupar a comunicação da empresa em um só lugar e dividir os assuntos por canais e setores
  • Oferta: Plano gratuito para equipes pequenas que querem testar o Slack por um período ilimitado
  • Plano pago inicial: Padrão de U$4,80/usuário/mês
  • Link do site: https://slack.com/intl/pt-br/

Contabilidade e Operações

Se seu escritório possui um software complexo local, fica muito difícil tentar administrar seus negócios em casa. Por isso, os sistemas ERPs que são executados em servidores locais estão sendo substituídos gradualmente por sistemas ERPs on-line. As vantagens de um sistema na nuvem são muitas quando se está trabalhando remotamente. E o atual momento é propício para reavaliar o back office e se preparar para um boom pós-pandemia.

QuickBooks Empresarial

  • Ideal para Pequenas e Médias Empresas (PME)
  • Oferta: Teste grátis por 30 dias
  • Após o período de avaliação: R$ 64,50/mês
  • Link do site: https://quickbooks.intuit.com/br/

Bling

  • Sistema de gestão para a micro e pequena empresa
  • Oferta: Teste grátis por 30 dias
  • Após o período de avaliação: Inicial de R$25/mês
  • Link do site: https://www.bling.com.br/home

Tiny ERP

  • Otimiza a rotina da sua empresa
  • Oferta: Teste grátis por 30 dias
  • Após o período de avaliação: Plano  iniciante R$50/mês
  • Link do site: https://tiny.com.br/

RH e Saúde

Seu escritório está vazio e todos os seus funcionários estão em home office. Será que eles estão conseguindo se concentrar nas tarefas? Como está a saúde mental deles? Essas ferramentas de pesquisa ajudam você a se comunicar informalmente com sua equipe, para saber se eles estão bem e se aptos para gerar resultados à sua empresa.

Qualtrics Remote Work Pulse

  • Ajuda a entender se sua organização está preparada para uma força de trabalho remota e se seus funcionários têm o que precisam para obter sucesso nesse novo ambiente
  • Oferta: Grátis para organizações de todos os tamanhos, sem data final.
  • Preço após o período de desconto: não encontrado
  • Link para oferta: https://www.qualtrics.com/pt-br/estamos-aqui-para-ajudar/

Feedz

Vitalk

  • Plataforma que te ajuda a cuidar do seu bem estar emocional nesse período, além de te informar e fazer uma avaliação da necessidade de buscar atendimento baseada em sintomas apresentados
  • Oferta: Gratuito
  • Link do site: https://personal.vitalk.com.br/novocoronavirus/

Livia.bot

  • uma assistente virtual que ajuda nas dúvidas sobre o COVID-19 e sobre os requisitos para a doação de sangue
  • Oferta: Gratuito
  • Link para o site: https://livia.bot/

Segurança na Web e VPN

Muitos funcionários estão em casa, trabalhando em documentos confidenciais, fora da rede corporativa segura. Veja como você pode proteger seu funcionário e os dados confidenciais da empresa, onde quer que estejam.

Cisco Umbrella

  • Firewall baseado em nuvem, gateway da web, detecção de ameaças e segurança da camada DNS
  • Oferta: Os clientes existentes recebem todas as licenças extras gratuitamente até 1º de julho de 2020. Novos clientes podem estender a avaliação gratuita de 14 dias para 90 dias (mediante solicitação).
  • Preço após o período de desconto: aprox. custa U$2,70/usuário/mês
  • Link para oferta: https://signup.umbrella.com/

Lumiun

  • Serviço baseado em nuvem que protege sua empresa das ameaças da internet, tornando a rede mais segura e a equipe mais produtiva. Firewall e controle do acesso à internet: relatórios sobre o uso da internet, filtros de conteúdo web e mais segurança na navegação. VPN Empresarial: Solução que vai aproximar os colaboradores externos
  • Oferta: clientes e novos clientes podem adquirir a funcionalidade de VPN Empresarial por até 90 dias gratuitos
  • Após o período, apenas o plano Enterprise continua com o recurso de VPN Empresarial disponível
  • Link para oferta: https://www.lumiun.com/covid-19
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Compartilhamento de arquivos

Se não quiser utilizar uma VPN para acessar o servidor de arquivos do seu escritório, você pode mover seus arquivos mais importantes para serviços de armazenamento baseados em nuvem. As empresas usam o armazenamento online há muitos anos para melhorar a colaboração entre funcionários e parceiros.

Amazon WorkDocs

  • É basicamente o Dropbox para empresas. Substitui o servidor de arquivos por uma unidade de área de trabalho sincronizada em nuvem e recursos de colaboração, como comentários, fluxos de trabalho de aprovação, edição offline, controle de versão e boa segurança de dados.
  • Oferta: Grátis para os 50 primeiros usuários (1 TB por usuário) de 16 de março a 30 de junho de 2020.
  • Preço após o período de desconto: U$ 5-8/usuário/mês (os preços variam de acordo com a região da AWS)
  • Link da oferta: https://aws.amazon.com/pt/workdocs/pricing/

Box

Assinaturas digitais

Neste momento de isolamento social, fica difícil ir até a empresa de um cliente para assinar um contrato. As assinaturas digitais têm legitimidade legal e possivelmente são mais seguras do que uma assinatura no papel.

DocuSign

  • Ajuda milhões de usuários a enviar e assinar contratos remotamente
  • Oferta: 3 meses grátis para o plano Business Pro, oferta aberta até 30 de maio
  • Preço após o período de desconto: a partir de U$10/mês
  • Link da oferta: https://go.docusign.com/o/trial/br-goog-trynow-90day/

Videoconferência

O problema de fazer reuniões apenas por telefonemas é a perda da linguagem corporal. Por isso, a videoconferência surge como um grande avanço para tornar as reuniões melhores, como se fosse presenciais. Agora você pode experimentá-la gratuitamente.

Cisco Webex

  • Oferta: O plano gratuito agora tem uso ilimitado, suporte para até 100 participantes, discagem gratuita e recursos de VoIP
  • Preço após o período de desconto: U$ 13,50/usuário/mês
  • Link para oferta: https://www.webex.com

Google Meet

  • Oferta: Até 30 de setembro de 2020, os recursos avançados de videoconferência do Google Meet, como reuniões maiores (até 250 participantes), transmissão ao vivo e gravação, são gratuitos para todos os clientes do G Suite
  • Preço após período da oferta: R$ 24,30/usuário/mês
  • Link da oferta: https://meet.google.com/

Zoom

  • Oferta: plano básico, até 100 participantes, reuniões ilimitadas, limite de 40 minutos
  • Esse plano é para sempre gratuito, mas se você querer recursos avançados pode assinar o plano Profissional pelo preço de U$14,99/mês/anfitrião
  • Link da oferta: https://zoom.us/docs/pt-pt/covid19.html

 

Gostou das nossas dicas sobre os softwares gratuitos para manter seu escritório funcionando? Então confira nosso outro artigo com dicas de ferramentas para sua empresa não parar.

Boas práticas para uso do celular no ambiente de trabalho

A utilização do celular no ambiente de trabalho se tornou essencial nos dias de hoje. Com evolução constante os smartphones atuais são capazes de realizar tarefas com muito mais rapidez e eficiência que a maior parte dos computadores da década passada, ajudando e facilitando muitas tarefas no dia a dia empresarial. Para que entenda a grandiosidade, o brasil é o 5º país no ranking de uso diário de celulares no mundo, passando mais de 3 horas por dia utilizando, segundo artigo publicado pela agência brasil.

Porém, o uso dos mesmos por profissionais e gestores das empresas pode trazer também dores de cabeça. Em muitas situações compromete o foco e a produtividade, além de criar inconveniências no ambiente de trabalho, se o usuário não fizer o uso adequado do seu celular ou tablet.

Proibições de uso de celulares no ambiente de trabalho

O sistema jurídico do Brasil não conta com uma legislação específica que regule ou discipline uso do celular em horário de expediente. Porém os empregadores possuem assegurado, no artigo 444 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o direito de estipular regras internas que especifiquem o que é conveniente ao ambiente corporativo.

Cabe aos gestores responsáveis definirem regras como por exemplo: quais os tipos de aplicativos podem ser acessados e em quais horários, definir intervalos para uso de aplicativos de redes sociais, comunicadores e atividades pessoais no celular, ou ainda definir em que situações esses tipos de atividades podem ser realizados. Já falamos aqui no blog: como criar um manual de ética e bom uso dos recursos de tecnologia no ambiente de trabalho.

Independente das regras e orientações da empresa, o profissional deve evitar que o uso constante do celular prejudique o desempenho de suas atividades e principalmente, evite situações desagradáveis como sons e alertas constantes, ouvir áudios em reuniões ou em meio aos colegas.

Para auxiliar gestores, diretores e proprietários, listamos algumas boas práticas quanto ao uso dos dispositivos móveis no ambiente de trabalho, que podem ser usadas como parâmetro de implementação na sua empresa.

1 – Manter sempre no modo silencioso

É claro que em ambientes de escritório com a necessidade de concentração para realizar as tarefas, requer silêncio. Em média, os funcionários são interrompidos 14 vezes por dia e demoram até 20 minutos para voltar à tarefa original, falamos sobre isso aqui no blog: Produtividade dos funcionários na internet em 2020. Portanto, sons constantes oriundos de celulares podem atrapalhar a concentração do proprietário do aparelho e dos colegas que dividem o mesmo ambiente, além de criar uma situação desagradável em uma reunião ou evento importante.  

2 – Desativar notificações de aplicativos

Com todos aplicativos instalados nos smartphones a exibição de alertas se torna constante, são notificações das redes sociais, mensagens de amigos no WhatsApp e outros comunicadores, novos seguidores no Instagram, mensagens na caixa de e-mail e muito mais. Cada notificação ou alerta exibido no seu celular, irá chamar a atenção e fazer com que o colaborador deixe de fazer a atividade do trabalho que estava fazendo para verificar as novidades. A frequência dessas interrupções é sem dúvida a maior vilã da produtividade.

Portanto, para que o funcionário não prejudique sua produtividade e a da equipe que o rodeia, oriente-os para que desativem as notificações e alertas de todos os aplicativos que não possuem relação com o trabalho, como redes sociais, comunicadores, aplicativos de compras, finanças, jogos e outros mais.

3 – Atenção em reuniões e eventos

Em eventos onde existem mais pessoas envolvidas como reuniões, o uso inadequado pode causar problemas para todos os participantes. Por isso, deixe claro que durante tais momentos deve-se evitar o acesso à redes sociais, conversas paralelas ou atividades que tire o foco do momento. Se você for o gestor ou responsável pela reunião, a atenção deve ser redobrada, pois se você não dar exemplo, não poderá cobrar dos demais o comportamento adequado.

Imagine uma reunião de vendas ou almoço de negócios, você como parte interessada na venda ou na negociação, deixar a atenção em seu cliente para prestar atenção em algo no seu smartphone como um amigo que lhe mandou uma mensagem sobre o próximo final de semana, com certeza esse tipo de comportamento irá prejudicar a negociação.

Claro que em algumas situações é necessário usar o aparelho, nesse caso, pedir licença dos demais e utilizar o aparelho de forma discreta, se for uma conversa o ideal é se afastar ou até mesmo se retirar do ambiente para não atrapalhar o andamento da reunião ou da conversa entre os participantes.

4 – Postura, educação e bom senso

Você como profissional ou gestor, precisa considerar que em todo o tempo e em cada comportamento, você pode estar influenciando e afetando os demais colegas de trabalho. Então evitar conversas pessoais em horário de trabalho e ao usar o celular, manter sempre uma boa postura e não utilizar termos de linguagem impróprios. Por exemplo, mesmo que esteja conversando com um amigo, não esqueça que você está em um ambiente corporativo, então evite palavras inadequadas com apelidos, xingamentos e afins.

Mesmo em conversa de trabalho com clientes, manter um tom de voz adequado, que não atrapalhe os colegas e também utilizar um linguajar mais formal, além de manter sempre uma postura adequada. Você pode até caminhar na sala ao telefone, mas ficar falando com um cliente em voz alta e com os pés sobre a mesa com certeza não irá causar uma boa impressão para os colegas, independente do seu cargo ou função. 

5 – Não compartilhar mensagens ou conteúdo impróprio entre os colegas de trabalho

É natural que os colaboradores tenham grupos de conversa no WhatsApp com seu setor, ou com os colegas com mais afinidade dentro da empresa. Infelizmente o controle disso não pode ser feito da melhor forma possível. Porém, deve-se orientar para que a equipe não tenha uma impressão errada do perfil do funcionário que compartilhar conteúdo como mensagens impróprias, pornografia, violência, mensagens de ódio entre outros. É interessante também, deixar claro que assuntos polêmicos podem atrapalhar a relação entre colaboradores e talvez com líderes, como política, religião ou preferências sexuais, pois nem todos podem pensar da mesma forma, tornando assim, o relacionamento e o trabalho mútuo nas dependências da empresa fragilizado.

6 – Cuidado com áudios e vídeos no celular

Existem muitos registros de reações a abertura de vídeos e áudios impróprios em momentos inoportunos e você com certeza já deve ter visto ou ouvido falar. Esta seria uma recomendação óbvia, se, fosse seguida fielmente. Você deve orientar os colaboradores a NUNCA abrir um vídeo ou áudio em ambientes de trabalho, eventos, reuniões e locais onde há muitas pessoas.

7 – Guardar segredos da empresa

É comum funcionários de setores com dados importantes da empresa se relacionarem com outros setores, e em alguns casos, compartilhar informações sensíveis sobre seu setor em grupos de conversa, ou, em situações de demissão ou repreensão por mal comportamento, compartilharem o acontecimento no grupo do WhatsApp. Em alguns casos extremos, alguns funcionários fazem fotos, filmagens de colegas em momentos inoportunos, e também de documentos e instalações

Esse tipo de comportamento gera desatenção, perda de produtividade, intrigas, fofoca e muitos outros problemas. Em alguns casos, como vazamento de faturamento, ou segredos industriais, pode gerar grandes problemas com a direção da empresa. Portanto, deve ser orientado que esse tipo de situação deve ser evitado ao máximo por todos.

8 – Defina regras para uso do celular e seus aplicativos

Usar o celular da forma correta no ambiente de trabalho não quer dizer que não deve ser usado. A melhor forma de tornar o uso saudável é definir regras básicas de como deve se comportar com o uso do mesmo.

Uma boa forma de controlar isso é estabelecer horários de intervalo ao longo do dia, por exemplo uma pausa de 20 minutos as 10:00 e as 16:00 horas. Ao estabelecer essas regras, o importante é controlar se as regras estão sendo cumpridas.

Em boa parte das empresas, os gestores definem normas para utilização dos dispositivos móveis, inclusive com controle e limitações a partir de serviços de controle do uso da internet.

Dica de ferramenta: O Lumiun é uma ótima solução de controle de acesso à internet para sua empresa. Com ele você consegue bloquear os sites e categorias de sites que estão fora do escopo de trabalho, liberar o acesso por horários e acompanhar em tempo real o que cada funcionário está acessando.

9 – Elabore um documento sobre política de uso do celular na empresa

Muitas empresas adotaram esse método. O documento tem a finalidade de informar o colaborador sobre a política de uso do celular no ambiente de trabalho da empresa, comprovando a ciência do profissional sobre as regras de utilização dos dispositivos móveis, visando a utilização adequada dos equipamentos no ambiente de trabalho.

Dessa forma, fica assegurado no ato de assinatura pelo colaborador, a ciência dos fatos, portanto, é de direito do empregador cobrar o cumprimento de tais regras nas dependências da empresa durante o horário estipulado.

BÔNUS: Criamos um modelo de documento sobre política de uso do celular na empresa, que você pode baixar gratuitamente e editar as informações e características das regras conforme a sua necessidade e cenário.

Conclusão

Em ambiente de trabalho ou não, não só com o uso do celular, mas em qualquer atividade que envolva equipe e clientes, é sempre preferencial exagerar pela formalidade e educação.

O mais importante é implementar na mente do colaborador que seu objetivo como profissional é se manter focado e produtivo, contribuindo com os resultados da equipe e do negócio. Dessa forma, tornando a relação de trabalho entre empregado e empregador saudável, sustentável e produtiva.

10 melhores livros sobre produtividade para profissionais e empresas

Atualmente, a produtividade é um tópico relevante e que está presente com frequências nas pautas de problemas a serem solucionados nas empresas. Empresários estão em busca de soluções viáveis e eficazes, ferramentas, materiais online, livros sobre produtividade, palestras, entre muitas outras. Enquanto isso, os funcionários trabalham para conseguir render mais diante de tanta pressão.

Contudo, render mais não é sinônimo de aumento de horas de trabalho. A chave é saber usar o tempo disponível da forma mais produtiva possível, conciliando os afazeres profissionais e o tempo de descanso, sem aquela sensação de sobrecarga. Afinal, o descanso adequado impacta na qualidade de trabalho.

Alguns passos simples podem ajudar no foco, concentração e rendimento dos funcionários. Já para empresas, algumas estratégias podem fazer com que o objetivo da equipe possa ser alcançado com mais facilidade. Dessa forma, listamos 10 livros sobre produtividade para profissionais e empresas, que podem de alguma forma ajudar você no trabalho.

1. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes

Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes

  • Autor: Stephen R. Covey
  • Editora: Best Seller
  • Ano: 2015

Esse é um clássico que vale ser lido várias vezes. O próprio autor, e já falecido Stephen R. Covey, no início do livro já avisa: leia na ordem que preferir (e precisar).

O livro mostra os 7 hábitos necessários para ser altamente eficaz e de forma bem escrita, com vários exemplos e fluxogramas.

2. Super Better

Super Better

  • Autor: Jane McGonigal
  • Editora: Thorsons
  • Ano: 2016

A “gamificação” é um conceito cada vez mais utilizado, por ser cada vez mais comprovada a sua eficácia.

A Jane McGonigal, autora do livro, ensina na primeira parte o tanto e o porquê da gamificação funcionar, citando várias pesquisas interessantes. Na segunda parte, foca em ensinar como pôr em prática (criando um monte de “missões” para você ir cumprindo e aumentando sua capacidade de produzir).

3. A arte de fazer acontecer

A arte de fazer acontecer

  • Autor: David Allen
  • Editora: Sextante
  • Ano: 2016

Para os metódicos: o livro é uma leitura para quem quer se aprofundar em uma metodologia de produtividade. E vale a pena. O autor traz vários exemplos de situações cotidianas de tarefas a serem feitas e como organizá-las e executá-las seguindo a Metodologia GTD.

4. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia

Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia

  • Autor: Vicente Falconi
  • Editora: Falconi
  • Ano: 2013

Para empresários! Este livro tem um texto mais técnico. Serve para estruturar sua empresa inteira em um fluxo de trabalho com qualidade, sem desperdício, com padronização, inteligência e produtividade.

Também pode servir para insights de como aperfeiçoar sua rotina na empresa.

5. O gestor eficaz

O gestor eficaz

  • Autor: Peter Drucker
  • Editora: LTC
  • Ano: 1990

Referência em livros sobre produtividade para gestores: o objetivo do lendário especialista em gestão Peter F. Drucker, é lembrá-lo de que, seja você um executivo para muitos ou alguns, seu trabalho é “fazer as coisas da maneira certa”;

O restante do seu livro mostra como eliminar o que não é bem feito, para que você possa otimizar a produtividade e quebrar os hábitos que impedem que você seja a melhor versão de você. Resumidamente, é um guia estratégico para saber onde concentrar sua energia; um elemento essencial para a produtividade.

6. Foco: a atenção e seu papel fundamental para o sucesso

Foco: a atenção e seu papel fundamental para o sucesso

  • Autor: Daniel Goleman
  • Editora: Objetiva
  • Ano: 2014

Combinando pesquisa de ponta e descobertas práticas, o autor mostra por que a base de sucesso em todas as áreas da vida é sua capacidade de ter foco.

Segundo ele, a atenção funciona de forma muito parecida com o músculo: se não utilizamos, fica atrofiado; se o exercitamos, se desenvolve e se fortalece.

7. Os 12 hábitos das pessoas altamente produtivas: aprenda a produzir mais, sem stress e em menos tempo

Os 12 hábitos das pessoas altamente produtivas

  • Autor: Rogerio Job
  • Editora: Rogerio Job
  • Ano: 2016

Neste livro você aprenderá hábitos simples que farão uma grande diferença em sua vida. O autor deixa claro que buscar a produtividade não significa trabalhar mais horas.

A experiência do autor mostra que ser uma pessoa altamente produtiva significa justamente o contrário: ser mais produtivo significa ter mais resultados com menos trabalho.

8. Produtividade máxima: como assumir o controle de seu tempo e ser mais eficiente

Produtividade máxima: como assumir o controle de seu tempo e ser mais eficiente

  • Autor: Tamara Schwambach Kano Myles
  • Editora: Sextante
  • Ano: 2015

Já chegou ao fim do dia com a sensação frustrante de que não conquistou nada significativo, de que deixou algo de lado e que realmente importava? Ou pior: sem saber ao certo como gastou seu tempo?

Se sua resposta foi sim, leia logo este livro. No conteúdo, a autora ensina como assumir o controle da sua vida. Dessa forma cada tarefa, por mais simples que pareça, é capaz de contribuir efetivamente.

9. Produtividade para quem quer tempo: aprenda a produzir mais sem ter que trabalhar mais

Produtividade para quem quer tempo: aprenda a produzir mais sem ter que trabalhar mais

  • Autor: Geronimo Theml
  • Editora: Gente
  • Ano: 2016

O maior sofrimento da falta de produtividade não é viver estressado e preocupado, afinal, improdutivos normalmente não tem senso de preocupação. O sofrimento real é trabalhar muito, mas nunca chegar ao objetivo (quando existe um).

Neste livro, o autor dominou o segredo da produtividade, e sua missão é fazer você ter muito mais resultados sem ter de trabalhar mais. Aprenda a criar tempo para fazer tudo o que precisa ser feito e ainda conseguir cuidar de si mesmo.

10. Sprint: o método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias

Sprint: o método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias

  • Autor: Jake Knapp
  • Editora: Intrinseca
  • Ano: 2017

O método foi criado pelo designer Jake Knapp no período em que trabalha no Google. Era usada para tudo na empresa com foco em desenvolver e testar ideias em apenas cinco dias.

Sprint serve para equipes de todos os tamanhos, e pode ser aplicado por qualquer um que tenha uma grande oportunidade, problema ou ideia e precise começar a trabalhar já.

Conclusão

Você pode ler todos, ou apenas um, mas com certeza todos eles são excelentes livros sobre produtividade e irão dividir a sua vida pessoal e profissional em momentos de “antes” e “depois”. Dê uma chance aquele que mais lhe parecer apropriado para o seu momento, e conte nos comentários quais você já leu e dê sua opinião, talvez ajude alguém aqui.

 

Até a próxima!

Uso da internet e celular no trabalho: impacto na produtividade e resultados das empresas

O ambiente de trabalho está mais conectado do que nunca.

Através do acesso rápido à internet, é possível se comunicar instantaneamente, realizar projetos em grupo, fazer reuniões telepresenciais e realizar outras atividades essenciais ao andamento de todo negócio.

Incluídos nesta espiral tecnológica estão os celulares, tablets, notebooks e servidores.

Todos esses aparatos  e gadgets são importantes para a realização das atividades cotidianas no escritório ou no home office.

Há que se destacar a presença dos celulares no meio corporativo.

Mais relevantes do que nunca, eles servem como o principal suporte para os executivos e colaboradores na hora de fazer contato e de organizar a agenda das atividades.

Porém, há que se fazer o contraponto: na mesma medida que eles auxiliam, os celulares  também podem impactar na produtividade dos funcionários, quando utilizados incorretamente.

Não se trata apenas de um problema de mera desatenção: o uso indevido de aparelhos celulares no escritório já está afetando os resultados financeiros e a qualidade dos serviços das empresas.

O mesmo se aplica à navegação em sites que não estão relacionados ao trabalho.

Para entender melhor como os celulares e a navegação indevida podem impactar na produtividade e resultados das empresas e como evitar tais situações, confira os tópicos na sequência!

Dados sobre a distração no trabalho

O uso indevido do celular e dos navegadores no ambiente de trabalho se transformou num problema comum para as empresas.

O celular

Segundo estudos recentes realizados pela Consultoria Deloitte, o brasileiro visualiza o celular, em média, 78 vezes por dia.

O maior problema do celular é a quantidade enorme de notificações diárias de grupos de conversa e das redes sociais, o que acaba tirando o foco dos colaboradores por diversas vezes ao dia.

Durante o expediente, o uso mais comum do celular é para troca de mensagens em aplicativos como o Whatsapp e o Telegram.

Os navegadores

Interessa sublinhar que três a cada quatro gestores afirmam que os seus funcionários perdem duas ou mais horas por dia por causa de distrações na internet.

Quando a navegação é livre, é muito comum que os colaboradores acessem sites de notícias e entretenimento de forma constante, quebrando o ritmo de trabalho.

A disponibilização de um navegador sem qualquer tipo de restrição é problemática, já que a maioria das pessoas não consegue focar no trabalho antes de dar aquela olhada nas redes sociais.

Distrações no ambiente de trabalho

Você deve estar se perguntando quais são os motivos que levam os funcionários a perder o foco no tarefa a ser realizada no escritório.

Geralmente, as razões mais comuns são:

  • Desmotivação para a realização de tarefas repetitivas ou entediantes
  • Problemas de relacionamento com os gestores
  • Valor do salário recebido
  • Problemas pessoais, com destaque para o endividamento relacionamentos amorosos e familiares

Resta nítido que a maioria dos agentes responsáveis pela queda da produtividade estão relacionados ao próprio ambiente de trabalho da empresa.

Mas qual será o impacto efetivo da desconcentração para o negócio?

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Consequências financeiras

A queda da produtividade dos funcionários provocada pelo uso inadequado de navegadores e celulares possui consequências financeiras drásticas.

Especialistas apontam que as empresas gastam 30% a mais do que deveriam devido à queda da produtividade dos seus funcionários.

No caso estudado pela matéria, cuja jornada do escritório era de 9 horas diárias, apenas 4 horas e 12 minutos eram gastos trabalhando.

Como você percebeu, os problemas relacionados às distrações no ambiente de trabalho são relativamente comuns nas empresas.

Porém, há solução para o problema!

Através da utilização de algumas técnicas consagradas pelo mercado, você terá melhor controle sobre o tempo dos seus colaboradores!

Melhorando a produtividade no trabalho

Embora o cenário pareça desfavorável, é possível melhorar a produtividade dos colaboradores no ambiente corporativo.

Se a sua empresa está com problemas de produtividade, tente implementar os seguintes métodos:

Colaboração entre os gestores e funcionários

O ambiente colaborativo é aquele no qual os funcionários fazem parte do processo de organização da empresa.

Não se trata de dar mais poder para os empregados; o que importa é criar canais de comunicação para que as aspirações, sugestões e reclamações deles sejam ouvidas pelos gestores.

Algumas das maneiras de melhorar a comunicação entre os gestores e funcionários são:

  • Implementação de bônus para os funcionários mais produtivos
  • Apresentação de palestras e seminários sobre foco e produtividade
  • Criação de um canal anônimo para o envio de sugestões e melhorias

Cada empresa tem uma necessidade diferente, portanto adeque as suas estratégias ao seu modelo de negócios.

Conscientização e Lei

Um aspecto importante para melhorar o ambiente corporativo é a conscientização.

No caso, os funcionários devem ser alertados de que o uso indevido do celular e dos navegadores pode ocasionar demissão por justa causa, conforme já foi abordado em outro artigo do blog.

Deste modo, impor os limites na forma de uma regulamentação interna da empresa pode ser extremamente eficiente para coibir as práticas indevidas.

Para facilitar a sua vida, a Lumiun oferece dois modelos de documentos para serem utilizados no seu negócio:

Ensine os seus funcionários sobre a importância de manter o foco no trabalho e sobre a possibilidade de infração trabalhista na hipótese de eles descumprirem a política da empresa.

Bloqueio de sites impróprios

Nada é mais efetivo para solucionar a questão da produtividade do que restringir o acesso a sites impróprios que estão fora do escopo de trabalho da empresa.

Por meio de uma solução de gestão e controle de acesso à internet, você pode ter comando total sobre os acessos dos seus colaboradores na rede da empresa!

A Lumiun Tecnologia oferece ferramentas que permitem ao gestor implementar:

  • Relatório em tempo real dos acessos dos funcionários
  • Regras de firewall para aumentar a segurança na internet e proteção dos dados da empresa
  • Bloqueio de sites por sites específicos, categoria de sites ou reputação (Filtros web)
  • Liberação por horário de sites ou categorias
  • Gerenciamento de múltiplas redes em único painel de controle

Não se esqueça de que todas as medidas de melhoria da produtividade podem ser implementadas em conjunto!

Saiba mais sobre tecnologia no ambiente corporativo

Para saber mais sobre os serviços de gestão de dados e bloqueio de acessos indevidos na empresa, confira o site da Lumiun.

Se você tem interesse em ler sobre questões relacionadas ao uso da tecnologia no trabalho, continue acessando o Blog da Lumiun!

Aqui, você encontra diversos artigos sobre o universo da segurança da informaçãoprodutividade na internet.

Controle de acesso à internet nas empresas: o que bloquear e o que liberar?

Fazer o controle de acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet em ambientes corporativos: segurança dos dados e produtividade da equipe!

Na grande maioria dos incidentes ou falhas de segurança, a porta de entrada para ataques ou instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar possíveis riscos e acabam clicando em mensagens de e-mail falsas ou links maliciosos na internet.

Veja um exemplo na prática:

Os tipos de incidentes com maior ocorrência atualmente são:

  • Sequestro de dados, também conhecido como Ransomware
  • Fraudes financeiras, como alteração de boletos
  • Phishing ou roubo de dados sigilosos a partir de sites falsos
  • Instalação de vírus e comprometimento da rede e equipamentos

Em relação a produtividade da equipe, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que sejam pessoais ou não tenham relação com o trabalho. Infelizmente essa é uma prática comum nas empresas, pesquisa aponta que os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer.

O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros. Segundo a pesquisa, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção o funcionário leva em média 20 minutos para voltar à tarefa original.

Baixe o infográfico que ilustra a produtividade do funcionário na internet.

Mas como definir a política de uso da internet na rede da sua empresa? O objetivo desse artigo é auxiliar na resposta para essa questão.

O que bloquear no controle de acesso à internet?

A definição do que será bloqueado e o que fica liberado na internet deve partir de uma análise das atividades realizadas pelos colaboradores, definindo quais tipos de conteúdos e serviços fazem parte das atividades da empresa e quais apenas contribuem com o desperdício de tempo da equipe.

Temos duas premissas quanto a definição de regras no uso da rede: manter todos sites liberados e bloquear apenas o que não deve ser acessado ou manter tudo bloqueado e liberar os sites que podem ser acessados. Cabe a você como gestor definir qual opção se encaixa melhor no ambiente da sua empresa.

Também é importante, antes de definir o que será bloqueado, obter e analisar relatórios de acesso para identificar o que os profissionais costumam acessar. Então, a partir da análise da navegação na rede da empresa, implementar filtros ou restrições que reduzam o desperdício de tempo e evitem o acesso a conteúdos que não tenham relação com as atividades da empresa.

Na definição da política de acesso é importante ter bom senso e coerência, existem tipos de conteúdos que devem ser bloqueados, porém alguns sites podem ser liberados para setores específicos ou em horários flexíveis. Por exemplo, o setor de Recursos Humanos pode precisar acessar algumas redes sociais para obter informações sobre profissionais que estejam participando de processos seletivos da empresa, esse acesso pode ser liberado para alguns usuários ou então em apenas alguns horários específicos.

É interessante também levar em consideração as responsabilidades de cada colaborador, pensando na internet até mesmo como alternativa em períodos de descanso e relaxamento em pequenos intervalos durante o trabalho, por exemplo liberar sites de entretenimento em um determinado horário.

Mas, como tornar o uso da internet seguro e melhorar a utilização da rede na minha empresa com o controle de acesso à internet?

Veja os principais tipos de conteúdos que devem ser avaliados para a definição de uma boa política de controle de acesso à internet na sua empresa:

Sites nocivos e maliciosos

A internet está repleta de ameaças e sites que podem causar problemas de segurança para sua empresa.

Uma prática muito comum dos criminosos é o envio de spam com links para sites maliciosos que podem instalar vírus e malwares nos computadores. Ao acessar um site nocivo, este instala um programa malicioso sem que o usuário perceba, com isso os equipamentos e a rede podem ficar comprometidos. Assim que ocorrem a maioria dos ataques, como Ransomware (sequestro de dados) e fraudes financeiras.

Veja mais sobre esse assunto no artigo Phishing: como se proteger e não cair no golpe.

Portanto é altamente recomendado que a navegação na rede da sua empresa esteja protegida e bloqueie qualquer tipo de site nocivo.

Os principais tipos de sites nocivos podem ser divididos pelas seguintes categorias:

  • Anonimizadores de acesso
  • Hacking
  • Keyloggers
  • Malware e spyware
  • Phishing e fraudes online

Além dos sites nocivos usados especificamente para crimes digitais, outros tipos de conteúdo também podem direcionar para sites maliciosos ou representar riscos. Alguns que podemos destacar são: pornografia e pedofilia, jogos e apostas, violência e sites de download de arquivos.

Da mesma forma, é recomendado que sites relacionados a estes tipos de conteúdo tenham restrições de acesso na sua empresa. Até porque, a grande maioria dos usuários não consegue identificar potenciais riscos e facilmente podem acessar alguma página ou fazer alguma ação que abre a porta para algum tipo de incidente de segurança da informação.

Também é fundamental orientar os usuários sobre os perigos que a internet representa e como identificar riscos. Muitas vezes ações simples podem evitar grandes problemas, confira algumas dicas para proteger a sua empresa de ataques virtuais.

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Redes Sociais

De longe o acesso às redes sociais é o fator que mais contribui com a falta de foco e desperdício de tempo no trabalho. Veja os números do relatório Digital in 2019:

  • O brasileiro gasta em média 3h34 diariamente nas redes sociais
  • No último ano foram 10 milhões de novos usuários brasileiros em redes sociais, um aumento de 8% em relação ao período anterior

Redes sociais como Facebook, Instagram e Twitter oferecem um volume de informação e recursos muito amplo, é muito fácil e até mesmo comum acessar o perfil pessoal e se envolver com atualizações de novidades dos seus contatos, eventos, grupos de discussão, entre outros.

Dessa forma, pensando no foco e produtividade da sua equipe é interessante criar restrições quanto ao acesso às mídias sociais. Uma alternativa é definir alguns horário que o acesso fica liberado, por exemplo em intervalos ou início de turnos de trabalho.

Comunicadores instantâneos

Os sistemas de comunicação vem tomando cada vez mais nosso tempo no dia a dia. Pois serviços como WhatsApp, Telegram e Messenger nos permitem manter conversas diretas com um número muito grande de pessoas de forma muito prática.

Porém usar os comunicadores no trabalho é um dos maiores vilões da produtividade, já que em cada visualização de conversas ocorre uma distração e muitas vezes as conversas podem se estender por grande período de tempo.

Alguns pontos negativos do acesso ao WhatsApp e Telegram no trabalho:

  • Conversas costumam levar tempo
  • As pessoas esperam por respostas rápidas
  • Ansiedade para responder mensagens rapidamente
  • Desperdício de tempo e perda de foco nas atividades
  • Redução da qualidade na entrega de tarefas e baixo rendimento

Claro que esses sistemas também podem contribuir em várias atividades dentro do ambiente de trabalho, por exemplo na comunicação mais rápida com clientes ou troca de informações entre colaboradores.

Portanto, o ideal é que você como gestor entenda as necessidades de cada colaborador e implemente restrições de acordo com as atividades desempenhadas pela equipe. Por exemplo, a empresa pode definir que o Telegram é a ferramenta de comunicação corporativa entre a equipe e clientes, dessa forma bloquear WhatsApp e outros serviços.

E-mail pessoal

Semelhante às redes sociais, a maioria dos profissionais costumam acessar o e-mail pessoal durante o trabalho, para troca de mensagens com familiares, amigos, entre outros.

É recomendado o bloqueio do e-mail pessoal ou liberação do acesso em horários específicos de intervalo, para garantir a produtividade, mas também o descanso em alguns momentos.

Pornografia, violência, drogas e bebidas alcoólicas

É possível que você acredite que esse tipo de conteúdo não é acessado pelos seus colaboradores, mas muitas vezes realidade pode mostrar o contrário, por isso é importante o bloqueio irrestrito para qualquer tipo de conteúdo impróprio, como pornografia e violência.

Também é importante acompanhar os relatórios de acesso para verificar quem está acessando ou tentando acessar conteúdos impróprios, nesse caso o recomendado é informar o colaborador e no caso de reincidência, aplicar notificações e penalidades.

Esse controle é importante para fazer com o que o funcionário entenda que ele está em um ambiente de trabalho, que exige respeito e profissionalismo. Com isso, você faz o colaborador entender que na empresa o importante é o rendimento e a realização das atividades de sua responsabilidade.

Streaming de áudio e vídeo

Serviços de streaming como o Youtube e Spotify, também estão entre os maiores vilões na perda de concentração durante o trabalho e também contribuem muito para a lentidão da internet, pois consomem muitos recursos da rede.

Considerando isso, é recomendado haver algum tipo de controle com restrição para esses sites, principalmente em horários ou períodos de maior utilização da internet, como início de turno e dias do mês que concentram a execução de atividades importantes da empresa, como o envio de guias de impostos em um escritório de contabilidade, por exemplo.

Armazenamento de arquivos e download de software

Esses sites também contribuem para prejudicar o desempenho da internet, pois serviços de armazenamento costumam ser utilizados pra transferência de arquivos pesados. Além disso, sites de download de software podem oferecer arquivos maliciosos que venham a instalar programas indesejados nos computadores.

Para evitar riscos, também é recomendado o controle com bloqueio desses sites, ficando liberados somente em casos onde são necessários para atividades da empresa, como troca de arquivos pesados com clientes, como pode ser a necessidade de uma agência de publicidade, estúdio fotográfico ou uma gráfica.

Jogos e apostas

Mais um tipo de conteúdo que você pode pensar que seus colaboradores não acessam durante o trabalho, mas, acessar sites de jogos pode ser mais frequente do que você imagina, principalmente a partir dos smartphones dos seus colaboradores.

Como esse tipo de conteúdo raramente terá relação com as atividades da sua empresa, o recomendado é bloquear o acesso sem nenhum tipo de liberação por horário ou setor, principalmente por esse hábito poder se tornar um vício e prejudicar muito o desempenho da equipe.

Compras on-line

Em nosso relatórios sobre o uso da internet nas empresas, identificamos que sites de e-commerce e a realização de compras na internet estão entre as atividades mais realizadas pelos profissionais no ambiente de trabalho.

Como esse tipo de sites na grande maioria dos casos não tem relação com o trabalho, pode ser uma boa prática restringir o acesso para evitar que os profissionais percam muito tempo na busca de itens de interesse pessoal para compra.

Emprego

São sites que basicamente oferecem oportunidades de emprego para profissionais.

A não ser que seja para divulgação de oportunidades da sua empresa, faz bastante sentido criar restrições na navegação para esse tipo de conteúdo.

Dica: Se você possui uma solução para controle de acesso à internet, pode prever quando algum funcionário está insatisfeito com seu emprego atual a partir dos acessos a sites dessa categoria.

Entretenimento

Como sites de entretenimento podemos listar alguns tipos de conteúdo:

  • Casa e Jardim
  • Esporte
  • Filmes e Novelas
  • Governo e Política
  • Moda e Beleza
  • Religião e esoterismo
  • Saúde e medicina
  • Viagem e Turismo

É muito comum o acesso a esses conteúdos no ambiente de trabalho, por exemplo buscar notícias sobre o clube de futebol preferido ou novidades da moda para a próxima estação.

É importante ressaltar que em cada um dos tipos de conteúdos podem haver exceções, por exemplo, você pode bloquear o acesso às redes sociais, deixando liberado o acesso somente ao LinkedIn.

Isso porque muitas vezes o LinkedIn é utilizado pelo setor de recursos humanos para recrutamento, ou você também pode liberar comunicadores instantâneos de forma controlada, mantendo o WhatsApp liberado na sua equipe de vendas, para atendimento aos clientes.

Novamente, a definição de uma política de acesso eficiente passa pelo bom senso e equilíbrio. Podendo haver serviços liberados em alguns horários de descanso e intervalos e ao mesmo tempo permitindo aos colaboradores, acesso a alguns conteúdos do seu interesse.

Afinal, é importante haver momentos de descanso durante o trabalho, para que os colaboradores possam relaxar e com isso retomar suas atividades com mais concentração e foco.

Controle de acesso à internet

Para implementar o controle de acesso à internet na sua empresa, existem diferentes alternativas, como soluções tradicionais de proxy Linux fornecidas por empresas especializadas, que demandam maior investimento com servidores, mão de obra especializada e manutenção constante.

Outras opções são Dell SonicWall, Fortinet FortiGate e semelhantes, ou então soluções mais modernas, que utilizam recursos em nuvem e são mais acessíveis, de fácil implementação e gerenciamento. Esse tipo de serviço é principalmente recomendado para pequenas e médias empresas, boas opções são OpenDNS, DNSFilter ou Lumiun.

Para escolher a melhor opção para gerenciar o acesso à internet é importante definir bem as necessidades da sua empresa e comparar os custos, características e benefícios de cada uma das soluções existentes.

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Por que o Lumiun?

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para fazer a gestão e controle de acesso à internet. Porém, a grande maioria demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados e exigem constante manutenção, atualizações e suporte frequente. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

Com o propósito de preencher essa lacuna no mercado e oferecer uma solução acessível e simplificada às empresas de pequeno e médio porte existe a Lumiun. A Lumiun é uma empresa brasileira, que possui o serviço baseado na nuvem e com forte diferencial na facilidade de implementação e gerenciamento do sistema.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada sem necessidade de conhecimentos técnicos
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Não precisa se preocupar com manutenção ou atualizações de softwares
  • Sem custo com profissional especializado para implantação ou manutenção do software
  • Gerenciamento em nuvem, acessível via internet em qualquer plataforma ou dispositivo
  • Suporte em português através do telefone, e-mail e chat

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento, o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e controle de acesso à internet nas empresas.

Com o Lumiun é possível implementar diferentes políticas de acesso à internet, por exemplo, para bloquear conteúdos impróprios como pornografia ou redes sociais, basta clicar no botão para da categoria desejada.

As regras podem ser flexíveis, por usuários, equipamentos e horários. Além disso, o sistema gera relatórios analíticos sobre o uso da rede, permitindo ao gestor tomar decisões assertivas no sentido de otimizar a segurança e a produtividade da empresa na internet.

Principais funcionalidades da solução

  • Controle fácil das principais aplicações
  • Bloqueio de acesso à sites específicos
  • Controle de acessos por categorias e tipos de conteúdo
  • Relatório de acessos em tempo real
  • Remova o conteúdo explícito dos resultados do Google, Bing e Youtube através o SafeSearch
  • Monitoramento de tráfego por equipamentos e usuários da rede
  • Limitação de consumo de tráfego por grupos de equipamentos ou usuários
  • Gerenciamento integrado de múltiplas redes
  • VPN Empresarial para facilitar o acesso dos usuários externos

Se você quiser saber mais sobre o Lumiun fale com um consultor ou agende uma demonstração.