Controle de acesso à internet nas empresas: o que bloquear e o que liberar?

Gerenciar e proteger o acesso à internet em ambientes corporativos é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet pelos colaboradores: segurança e produtividade!

Em relação a segurança deve-se buscar a proteção e prevenção de incidentes, como sequestro ou perda de dados. Principalmente que a principal porta de entrada para instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar riscos e acabam acessando sites nocivos ou clicando em links maliciosos de e-mail.

Agora, em relação a produtividade, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que são pessoais ou não tem nenhuma relação com a empresa. Esse uso indevido na internet pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais, e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatApp ou Skype, sites de entretenimento, compras e tantos outros.

O que bloquear no controle de acesso à internet?

A definição do que será bloqueado e o que fica liberado o acesso deve partir de uma análise das atividades realizadas pelos colaboradores, definindo quais tipos de conteúdos e serviços fazem parte das atividades da empresa e quais contribuem com o desperdício de tempo da equipe.

Também é importante, antes de definir o que será bloqueado, obter relatórios de acesso para identificar o que os profissionais costumam acessar e então, criar filtros que evitem a entrada em sites que não tenham relação com o negócio da empresa.

Na definição da política de acesso é importante ter bom senso e coerência, existem tipos de conteúdos que devem ser bloqueados, porém alguns sites podem ser liberados para setores específicos, em horários flexíveis.

É interessante também levar em consideração as responsabilidades de cada um, e pensar na internet até mesmo como alternativa em períodos de  descanso e relaxamento em pequenos intervalos durante o trabalho.

Mas, como melhorar a utilização da internet na minha empresa com o controle de acesso à internet?

Veja os principais tipos de conteúdos que devem ser avaliados para a definição de uma boa política de controle de acesso à internet na sua empresa:

Sites nocivos

A internet está repleta de ameaças e sites que podem causar problemas de segurança para sua empresa. É comum o recebimento de spam com links para sites maliciosos que podem instalar vírus e malwares nos computadores.

Esses programas são nocivos e causam sérios problemas, desde lentidão nos computadores e na internet, até perda de informações e captura de dados sigilosos, como senhas de banco e acesso à sistemas.

Por isso é fundamental fazer o controle com o foco em evitar o acesso à esses sites na sua empresa. Para lhe auxiliar, você pode conferir algumas dicas para proteger a sua empresa de ataques virtuais.

Redes Sociais

De longe o acesso às redes sociais é o fator que mais contribui com o desperdício de tempo no trabalho. Veja os números:

  • No Brasil, mais de 90% dos usuários da internet possuem perfil em pelo menos uma rede social
  • Pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho

Apesar de as redes sociais serem usadas por pessoas de todas as idades, o público jovem é que lidera o uso, inclusive no ambiente corporativo. Uma das coisas em que os jovens devem estar atentos é o fato de que o ambiente de trabalho é um lugar sério e onde devem mostrar as suas capacidades profissionais, para garantir espaço no mercado.

Quando se fica muito tempo nas rede sociais, o momento é de se repensar, pois este tipo de atitude pode ser duas coisas: ou o profissional está acomodado e não tem perspectiva de crescimento na empresa ou está muito desmotivado.

Outro ponto e uma das coisas que pode atrapalhar e muito durante o trabalho, são as conversas por meio de aplicativos de mensagens instantâneas, como o famoso WhatsApp.

Pontos negativos do acesso ao WhatsApp na empresa:
  • Conversas costumam levar muito tempo
  • As pessoas esperam por respostas rápidas
  • Desperdício de tempo
  • Ansiedade para responder na mesma hora
  • Baixo rendimento profissional

Com isso, uma alternativa é liberar o acesso em alguns horários ou somente para os colaboradores que utilizam as redes sociais para atividades da empresa, como atendimento a clientes ou marketing.

E-mail pessoal

Semelhante às redes sociais, a maioria dos profissionais costumam acessar o e-mail pessoal durante o trabalho, para troca de mensagens com familiares, amigos, entre outros.

É recomendado o bloqueio do e-mail pessoal ou liberação do acesso em horários específicos de intervalo, para garantir a produtividade, mas também o descanso em alguns momentos.

Pornografia, violência, drogas e bebidas alcoólicas

Você pode imaginar que esse tipo de conteúdo não é acessado pelos seus colaboradores, mas a realidade pode mostrar o contrário, por isso é importante o bloqueio irrestrito para qualquer tipo de conteúdo impróprio, como pornografia e violência.

Também é importante acompanhar os relatórios de acesso para verificar quem está acessando ou tentando acessar conteúdos impróprios, nesse caso o recomendado é informar o colaborador e no caso de reincidência, aplicar notificações e penalidades.

Esse controle é importante para fazer com o que o funcionário entenda que ele está em um ambiente de trabalho, que exige respeito e profissionalismo. Com isso, você faz o colaborador entender que na empresa o importante é o rendimento e a realização das atividades de sua responsabilidade.

Áudio, vídeo e entretenimento

Serviços de vídeo como o Youtube ou rádios online, são os maiores vilões na perda de concentração durante o trabalho e também contribuem muito para a lentidão da internet, pois consomem muitos recursos da rede. Além disso, é comum os profissionais acessarem sites de entretenimento, como esportes, novelas ou outras áreas de interesse pessoal.

Considerando isso, é recomendado haver algum tipo de controle com restrição para esses sites, principalmente em horários ou períodos de maior utilização da internet, como início de turno e dias do mês que concentram a execução de atividades importantes da empresa, como o envio de guias de impostos em um escritório de contabilidade, por exemplo.

Armazenamento de arquivos e download de software

Esses sites também contribuem para prejudicar o desempenho da internet, pois serviços de armazenamento costumam ser utilizados pra transferência de arquivos pesados. Além disso, sites de download de software podem oferecer arquivos maliciosos que venham a instalar programas indesejados nos computadores.

Para evitar riscos, também é recomendado o controle com bloqueio desses sites, ficando liberados somente em casos onde são necessários para atividades da empresa, como troca de arquivos pesados com clientes, como pode ser a necessidade de uma agência de publicidade, estúdio fotográfico ou uma gráfica.

Jogos e apostas

Mais um tipo de conteúdo que você pode pensar que seus colaboradores não acessam durante o trabalho, mas, acessar sites de jogos pode ser mais frequente do que você imagina.

Como esse tipo de conteúdo raramente terá relação com as atividades da sua empresa, o recomendado é bloquear o acesso sem nenhum tipo de liberação por horário ou setor, principalmente por esse hábito poder se tornar um vício e prejudicar muito a sua empresa.

Outros

Ainda temos alguns outros tipos de sites que devem ser considerados na definição da política de acesso à internet da sua empresa, veja abaixo:

  • Compras em e-commerce
  • Empregos
  • Esportes
  • Governo e política
  • Moda e beleza
  • Religião e esoterismo
  • Viagem e turismo

É importante ressaltar que em cada um dos tipos de conteúdos podem haver exceções, por exemplo, você pode bloquear o acesso às redes sociais, deixando liberado o acesso somente ao LinkedIn.

Isso porque muitas vezes o LinkedIn é utilizado pelo setor de recursos humanos para recrutamento, ou você também pode liberar comunicadores instantâneos de forma controlada, mantendo o Skype liberado na sua equipe de vendas, para atendimento aos clientes.

Novamente, a definição de uma política de acesso eficiente passa pelo bom senso e equilíbrio. Podendo haver serviços liberados em alguns horários de descanso e intervalos e ao mesmo tempo permitindo aos colaboradores, acesso a alguns conteúdos do seu interesse.

Afinal, é importante haver momentos de descanso durante o trabalho, para que os colaboradores possam relaxar e com isso retomar suas atividades com mais concentração e foco.

Controle de acesso à internet

Para implementar o controle de acesso à internet na sua empresa, existem diferentes alternativas, como soluções tradicionais de proxy Linux fornecidas por empresas especializadas, que demandam maior investimento com servidores, mão de obra especializada e manutenção constante.

Outras opções são Dell SonicWall, Fortinet FortiGate e semelhantes, ou então soluções mais modernas, que utilizam recursos em nuvem e são mais acessíveis, de fácil implementação e gerenciamento. Esse tipo de serviço é principalmente recomendado para pequenas e médias empresas, boas opções são OpenDNS ou Lumiun.

Para escolher a melhor opção para gerenciar o acesso à internet é importante definir bem as necessidades da sua empresa e comparar os custos, características e benefícios de cada uma das soluções existentes.

E você, possui algum tipo de controle ou bloqueio de acesso à internet na sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco!

Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.

Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.

Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.

Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão? Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho:

Bom senso

Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais.

Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que saiba ter um equilíbrio. Um cuidado maior também é necessário com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.

Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.

Nesse ponto que entra o bom senso e a responsabilidade de cada parte.

O ideal é definir em conjunto ou até através de uma cartilha de diretrizes, os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.

Inclusive é de grande importância que seja deixado bem claro ao colaborador essas regras para o uso da internet, pois dessa forma evita-se desentendimentos ou colaboradores desinformados, o que é importante principalmente em empresas com um grande número de funcionários.

Controle de acesso

Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. No entanto, primeiramente deve-se informar os colaboradores formalmente.

O ideal é adicionar no regulamento interno e no Contrato Individual de Trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.

Esse controle pode ser implementado por meio de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para Gestão da Internet que controlam ou bloqueiam o acesso à internet no ambiente de trabalho.

As regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso à sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.

Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.

O Lumiun funciona de forma diferenciada, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Privacidade

Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.

Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa.

Inclusive pode controlar a entrada em sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.

Além do mais, as empresas têm o direito de cuidarem de sua imagem ou marca na internet, além de terem responsabilidade sobre as atitudes de seus empregados em determinadas situações, pois isso consta no artigo 5º, Inciso X, da Constituição Federal.

Penalidades

Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.

No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade.

Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.

O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos de cunho pessoal. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.

Por fim, vale ressaltar ainda que seria conveniente que a empresa, antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, implantasse um regimento de uso destes instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, fique claro que os e-mails e o acesso serão monitorados.

E você, já teve algum problema com a má utilização da internet na sua empresa? Compartilhe a sua opinião conosco nos comentários e continue acompanhando o nosso blog!

Apenas 39% do tempo de trabalho dos profissionais é produtivo, aponta pesquisa

Considerando o cenário competitivo para empresas de qualquer setor, somado à necessidade de otimização de custos e aumento de produtividade como uma necessidade nos negócios, termos os profissionais focados no seu trabalho por apenas 39% do tempo de trabalho pode ser um cenário preocupante ou, ao menos, chamar a atenção dos gestores para observarem esse índice e monitorarem o desempenho dos colaboradores e resultados gerados pela sua equipe.

Sabemos que qualquer profissional nunca irá ficar totalmente focado em suas atividades ao longo de um dia de trabalho e é normal pausas ao longo do dia e até mesmo um pouco de procrastinação para descanso e relaxamento.

Porém, com a internet, smartphones e outras atividades cotidianas, o foco no trabalho e a produtividade dos profissionais vem reduzindo consideravelmente nos ambientes corporativos. Ao longo do dia é comum constantes pausas para uso do celular para atividades pessoais, entretenimento na internet e redes sociais, acesso ao e-mail pessoal, conversas com colegas ou amigos pela internet, lanches ou uma água para hidratação, aquele cafezinho, entre outros. A soma desses comportamentos compromete e muito o foco dos profissionais na realização de tarefas e consequentemente a sua produtividade.

Em pesquisa realizada pela empresa de software Workfront sobre horas de trabalho e produtividade, identificou-se que seus colaboradores, ficam, no máximo, 39% do tempo de trabalho na empresa focados em atividades produtivas relacionadas à empresa, o restante do tempo é gasto em atividades sem relação direta com o trabalho. A pesquisa foi realizada de forma anônima, onde o objetivo era obter respostas honestas sobre o trabalho e procrastinação, no total foram entrevistados 600 profissionais.

Além do baixo tempo de trabalho identificado na pesquisa, houve uma redução em relação ao ano anterior, onde o foco no trabalho ficou em 46%.

Na pesquisa, diferente do que podemos pensar, os profissionais informaram que a atividade que mais consome tempo de trabalho são reuniões, que ocupam 21% do tempo, sendo que metade delas foram classificadas como improdutivas. Também se destacam, como atividades que consomem o tempo, a checagem de e-mails, navegação na internet, uso de smartphones, tarefas administrativas e processos burocráticos.

Dados como esses da pesquisa devem chamar a atenção dos gestores para buscarem medidas de engajamento dos seus colaboradores com as atividades da empresa e os resultados necessários para o negócio.

Para as empresas e gestores, essas medidas não podem levar a uma postura de censura ou restrições rígidas, mas sim de buscar motivar a equipe para que os colaboradores sejam mais comprometidos com o trabalho. Da mesma forma, os profissionais precisam compreender que o foco na produtividade e resultados gera benefícios para todos, inclusive para si mesmo como profissionais, que podem agregar mais conhecimento e experiências, ser responsáveis pelo crescimento da empresa, se destacar profissionalmente e almejar novas oportunidades dentro da empresa.

Também é preciso entender a responsabilidade da empresa com essa baixa produtividade, evitar reuniões desnecessárias e reduzir processos burocráticos é fundamental para aumentar o foco e produtividade da equipe. Também entendemos que a tecnologia e a internet, da mesma forma que contribuem em inúmeros pontos, podem atuar como meio para pausas e desperdício de tempo, principalmente com o uso da internet e celulares para atividades pessoais em redes sociais, comunicadores instantâneos, entretenimento, compras, entre outros. Veja nesse relatório quais sites e serviços online mais são acessados nas empresas pelos profissionais.

Sempre, o mais importante é que, seja você colaborador, diretor, gerente ou sócio na empresa onde trabalha, é fundamental priorizar no ambiente de trabalho o uso produtivo do tempo, o foco na realização das tarefas e atuar de forma comprometida com os objetivos do negócio. Somente assim você irá colher bons resultados como profissional e a empresa irá alcançar seus objetivos e resultados de crescimento.

5 qualidades que toda equipe de sucesso deve ter para obter resultados

Gerar resultados satisfatórios  é um problema na sua empresa?

Saiba que essa é a dificuldade de muitas empresas e gestores, pois para que uma empresa consiga gerar resultados é necessário que uma equipe de sucesso e bem estruturada esteja por trás do desenvolvimento da empresa.

Colaboradores que buscam crescimento e visibilidade no mercado que atuam são primordiais para formular uma equipe de sucesso, que atenda às expectativas da empresa e possa render frutos.

Hoje em dia não é tão simples conseguir formular uma equipe de sucesso, com atitudes que enriquecem o ambiente de trabalho, pois muitos colaboradores mostram-se despreocupados com a situação da empresa, quando não abrange o seu setor.

Porém, hoje com a grande competitividade que existe no mercado de trabalho, não basta somente ser bom, é preciso ser o melhor para se destacar como profissional e ser reconhecido em meio a tanta concorrência.

Dessa forma, é importante que os colaboradores estejam preocupados com toda a empresa, isso porque pensar no coletivo e em como a equipe está posicionada ajuda a melhorar a qualidade da empresa, aumentar vendas, qualificar o atendimento ao cliente e criar novos serviços cada vez melhores.

Com base nesse objetivo, elencamos 5 qualidades primordiais, que toda equipe de sucesso deve ter. Descubra quais são agora mesmo:

1. Para montar uma equipe de sucesso os colaboradores devem ser flexíveis

Flexibilidade é uma grande característica e auxilia quando o trabalho é realizado no coletivo, pois para formular alguma estratégia de venda, por exemplo, os colaboradores precisam pensar, analisar o mercado e definir o que se busca como resultados.

Nesse sentido, como cada pessoa possui uma opinião e visão sobre determinado assunto, o importante é ser flexível para conseguir entender a opinião e sugestão do outro, pois dessa maneira consegue se estabelecer um diálogo saudável para debater estratégias com foco em resultados.

2. Quando busca-se resultados é essencial ter iniciativa

Iniciativa precisa estar presente em uma equipe de sucesso, porque permite criar coisas novas, personalizar o atendimento e ir em busca de melhorias para manter a competitividade.

Uma equipe que não tem iniciativa acaba por seguir uma rotina igual durante anos, e como as mudanças acontecem diariamente, a empresa fica atrasada e não consegue um bom posicionamento no mercado.

Além disso, é importante que o colaborador saiba que a iniciativa parte dele, que ele precisa mostrar que está interessado em determinado assunto dentro da empresa, pois dessa forma o gestor consegue auxiliar orientando o colaborador sobre o melhor caminho em busca de elaborar ações em prol do crescimento da empresa.

3. Sem criatividade é impossível gerar novas ideias

Criatividade é uma grande qualidade e indispensável quando busca-se aumentar a lucratividade, conquistar espaço no mercado e manter a empresa competitiva. A partir do exercício da criatividade é possível sair de situações difíceis e conseguir posicionar a sua marca ou empresa de forma diferenciada.

A criatividade está presente em todas as pessoas, porém algumas desenvolvem mais facilmente que as outras, e nesses casos é importante que o gestor incentive ações que possibilitem a utilização da criatividade.

É primordial também oferecer ao colaborador a chance de expor as suas ideias e disponibilizar espaço para executá-las, caso seja viável e uma proposta interessante para a empresa.

Atualmente percebe-se uma grande necessidade de mais profissionais criativos, que saibam sair da mesmice e pensar em coisas novas.

4. Motivação é peça chave no crescimento

Motivação faz com que o colaborador tenha vontade de desempenhar as suas funções da melhor maneira possível. Quando um colaborador não é motivado ele não tem vontade de trabalhar, gerar lucratividade e de crescer como profissional e auxiliar para o crescimento da empresa.

Muitas vezes um funcionário desmotivado ainda pode causar problemas maiores dentro do ambiente corporativo, como por exemplo incentivar o desperdício de tempo, baixa produtividade e até mesmo pode atrapalhar os demais colaboradores no desempenho de suas funções.

Se você gestor percebe que a sua equipe ou algum colaborador apresenta grande desmotivação, o importante é chamar para uma conversa de forma a entender melhor a situação e o porque de estar acontecendo isso.

Pode ser apenas um momento de desmotivação, se essa for a situação, percebendo que o colaborador sempre rendeu dentro da empresa, é interessante manter o funcionário e incentivar ele, falar sobre a importância dele se manter focado.

Caso seja um colaborador que fica o dia todo utilizando redes sociais, celular ou só conversando, é interessante ter uma conversa mais complexa e em alguns casos a única opção é demitir, pelo bem da sua equipe e empresa.

5. Evolução garante uma equipe de sucesso

Evolução não é mais uma qualidade, hoje todos os funcionários devem ter o DNA da evolução dentro de si, pois é necessário para conseguir posicionar-se com maestria em um mercado cada vez mais concorrido e que novas tecnologias chegam diariamente.

Evoluir desde adquirir conhecimentos, assumir novos papéis dentro da empresa até buscar especializações na sua área de atuação, que possam atualizar os seus conhecimentos. É primordial que os funcionários não fiquem acomodados dentro da empresa somente com a graduação ou curso que realizaram, pois conforme o tempo passa, evoluir torna-se imprescindível!

 

Se você é gestor e quer ter uma equipe de sucesso, mostre essas dicas para a sua equipe e conversem sobre melhorar alguns pontos citados, quando necessário. Porém, se você é colaborador e deseja se tornar um profissional incrível, essas dicas de qualidades também são pra você.

Começa a melhorar ou atribuir essas qualidades para a sua vida profissional e melhore os resultados da empresa!

 

 

Você sabe a diferença entre produção e produtividade?

Sim. Existe e muita diferença entre produção e produtividade. Na verdade essas duas palavras andam juntas, mas não têm muita relação na hora de planejar uma estratégia empresarial, por exemplo. É importante antes de tudo saber disso, para conseguir entender a diferença entre produzir e ser produtivo.

Esse conceito de ligação entre produção e produtividade foi criado conforme o passar dos anos e com isso se manteve a visão de que são a mesma coisa ou muitas vezes que uma é o sinônimo da outra, o que não é verdade.

Tendo em vista propor esse melhor entendimento, vamos explicar neste post resumidamente, o conceito de Produção e Produtividade, bem como a importância para as empresas. Confira!

Produção

A produção é todo o tipo de atividade que visa a origem de um serviço, objeto ou produto. A produção também está relacionada com a diferença entre o volume do que se produz em relação aos bens consumidos, pois é o que determina o valor acrescentado a estes recursos, apontando se haverá ou não lucro para a empresa.

Pode ser considerada uma medida de resultados, ou seja, um dado sobre o que foi produzido em determinada empresa por um determinado período de tempo. Essas informações são importantes para o planejamento e controle de produção (PCP), que controla futuramente a atividade de decidir sobre o melhor uso dos recursos de produção.

A produção tem mais relação com o que deve ser feito, do que como deve ser feito. É de grande importância que o entendimento sobre produção esteja envolto nesse sentido, pois uma pessoa pode produzir em grande escala e mesmo assim não ser produtiva, é relativo.

Até mesmo porque muitas vezes quando é exigido o aumento da produção, se tem a diminuição da produtividade, porque aumentam as horas de trabalho e a quantidade de atividades que devem ser realizadas, afetando dessa forma a qualidade na hora da entrega e outros fatores que estão relacionados e andam juntos com a produtividade.

Muita gente quando pensa em produção, associa a uma imagem de trabalho braçal, por exemplo o que era muito feito antigamente. Porém, a produção hoje também é realizada na internet, por meio dela que muitas atividades são executadas. Percebe-se também que em muitas empresas existe um grande número de funcionários trabalhando, mas não existem resultados significantes, enquanto em outras empresas pode-se ter um menor número de trabalhadores e muito mais resultados.

Produtividade

A produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Sendo vista por muitos como o ato de minimizar de forma científica o uso de recursos materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos. Para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores.

Enquanto a produção está mais preocupada com a quantidade, a produtividade preocupa-se mais com a qualidade do que é entregue. A produtividade tem como objetivo principal estimular o trabalho e a busca por melhores resultados, com isso auxiliando para o crescimento da empresa em sua totalidade.

Existem algumas ações que podem aumentar a produtividade, a primeira delas é identificar os problemas, achar onde está o desperdício, seja de tempo, matéria prima ou qualidade e aplicar os ajustes, as correções que são necessárias.

Criar um bom ambiente corporativo, limpo e organizado, que ofereça condições para que o trabalho possa ser realizado, melhorar os canais de comunicações, seja comunicação interna ou externa e investir em conhecimento, quanto mais você conhecer os detalhes do seu negócio de forma aprofundada, mais chance de sucesso terá.

O que é mais importante, produção ou produtividade?

As duas. Você precisa ter tanto a produção quanto a produtividade na sua empresa, pois caso uma não exista prejuízos vão acontecer e podem ser muito grandes, diminuindo resultados e aumentando a busca incessante por um crescimento que demora um grande período de tempo ou até mesmo não chega. Além disso, mesmo a produção não sendo sinônimo da produtividade, ou ao contrário, elas andam juntas e para que tudo funcione corretamente elas precisam estar em cooperação uma com a outra.

Os gestores e diretores de empresa devem saber que a equipe é a alma do negócio, portanto uma equipe bem estruturada, que saiba produzir e ser produtiva é o que vai fazer os resultados chegarem mais rápido. Por isso manter um diálogo claro entre direção e colaboradores é primordial, dessa forma consegue se definir metas e objetivos que a empresa e funcionários possuem.

 

E a sua empresa tem produção e produtiva andando juntas? Compartilhe sua opinião conosco e continue acompanhando o nosso blog!

Comunicação interna nas empresas: como melhorar o relacionamento com os colaboradores

Manter uma boa comunicação entre a empresa e seus colaboradores é fundamental para a criar um ambiente corporativo saudável e produtivo. Já que é por meio da comunicação que os gestores e sócios das empresas conseguem interagir e trocar informações com suas equipes, passando para os colaboradores a visão da empresa e os objetivos do negócio, da mesma forma, é importante extrair dos profissionais sua visão sobre o ambiente de trabalho, andamento das tarefas e sugestões do que pode ser melhorado na empresa.

Quando a comunicação não é realizada de forma efetiva dentro da empresa, podem surgir inúmeros problemas, que com o tempo tendem a se agravar, prejudicando o ambiente de trabalho, a execução das tarefas, a produtividade da equipe e os resultados do negócio.

Sabe-se que em boa parte das empresas não existe uma política padronizada de comunicação interna. Porém, nas empresas que possuem, embora geralmente não se tenha um setor destinado para esta atividade, na maioria dos casos a responsabilidade fica dividida entre os setores de Recursos Humanos e Marketing.

No entanto, mesmo sendo uma atividade fundamental, muitas empresas não valorizam a importância de manter processos de comunicação interna e acabam possivelmente alcançando resultados abaixo do que poderiam alcançar se houvesse uma comunicação interna eficiente.

Pesquisa sobre comunicação interna nas empresas

Em uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), para mapear as práticas adotadas pelas organizações em relação ao seu processo de comunicação interna, foram realizadas entrevistas em 179 empresas de diversos segmentos e setores da economia, todas classificadas na lista das 1.000 maiores empresas do Brasil.

Os dados da pesquisa mostraram o crescente aumento da função estratégica desempenhado pela comunicação interna, em 50% das empresas participantes, a comunicação organizacional teve reporte direto à presidência da organização.

Para 76% das empresas participantes, a área de comunicação corporativa ocupa os níveis mais elevados na estrutura organizacional dessas empresas, sendo 34% no nível de diretoria e 34% no nível de gerência.

O que mostra a importância do engajamento dos gestores no desenvolvimento da comunicação interna da empresa. No desenvolvimento das atividades relativas à comunicação interna, 64% das empresas participantes, contam com a realização conjunta entre profissionais da equipe interna e equipe externa (fornecedores).

Analisando a pesquisa realizada pela ABERJE, podemos perceber que existe uma necessidade crescente do acompanhamento contínuo e troca de informações com os colaboradores e equipes para auxiliar e garantir os melhores resultados na aplicação da comunicação interna. O que já era necessário, nos dias atuais com a competitividade no mercado, tornou-se fundamental.

Como estabelecer uma boa comunicação interna?

Bom, você pode começar de diversas formas, o mais importante é avaliar de forma contínua o andamento dos processos de comunicação e se a troca de informações está ocorrendo como planejado.

Hoje em dia é fundamental explorar os serviços que a tecnologia oferece, agilizando e potencializando a troca de informações entre gestores, equipes e diferentes setores. Listamos algumas dessas ferramentas:

  • Sistema de intranet
  • Blog corporativo interno
  • Rede social corporativa
  • E-mail institucional, listas de e-mail e newsletter
  • Reuniões online e videoconferência
  • Serviços de comunicação instantânea como Slack, Skype ou WhatsApp

Também temos meios tradicionais e muito eficientes de comunicação:

  • Mural de recados
  • Reuniões coletivas
  • Eventos e convenções
  • Manual ou cartilha do colaborador
  • Caixa de sugestões

Como você pode perceber, são muitas formas que pode ocorrer a troca de informações internamente na sua empresa. Por isso antes de passar a utilizar qualquer forma de comunicação, é importante ter claro entre os gestores os objetivos e limites em cada processo de comunicação.

Claro que as formas que ocorrem a troca de informação mudam, principalmente pelo número de colaboradores e pela distribuição física destes na empresa. Por exemplo, se sua empresa possui apenas uma sede sem unidades ou filiais, fica mais fácil centralizar avisos em um mural de recados, em um local de convivência da equipe, o que daria muito mais trabalho em uma empresa com dezenas de unidades.

Listamos alguns passos a serem seguidos na escolha e implementação das melhores práticas de comunicação corporativa interna na sua empresa:

1 – Análise da situação atual

Antes de começar qualquer tipo de reestruturação ou implantação, é importante saber como ocorre a troca de informações entre a empresa e seus colaboradores, entre os setores e suas equipes.

O primeiro passo deve ser no sentido de entender qual é o maior problema existente na comunicação entre a empresa e os seus colaboradores. Por exemplo, quais informações do negócio são compartilhadas para os gestores, setores e colaboradores. Também é necessário avaliar a eficiência das formas de comunicação utilizadas, por exemplo quando um comunicado é emitido por algum canal de informação, verificar se todos os colaboradores de fato acessam e tomam conhecimento daquela informação.

O problema da comunicação interna pode estar no canal de comunicação utilizado, na forma de compartilhamento das informações ou no acesso dos colaboradores às informações.

2 – Definir os objetivos e responsáveis pela comunicação

A comunicação ideal para a sua empresa deve ter clareza, agilidade e simplicidade, pois dessa forma favorece o alinhamento de todos os colaboradores em relação aos procedimentos da empresa, evitando mal-entendidos e interpretações erradas.

Para alcançar esse modelo ideal, é necessário primeiro ter claro quais informações devem ser compartilhadas dentro da empresa, quem deve ter acesso a cada tipo de informação e quem será o responsável por compartilhar e acompanhar os resultados gerados. Por exemplo, o diretor de cada departamento deve ser responsável por compartilhar os objetivos estratégicos do negócio para a sua equipe e este deve garantir que as atividades do setor estejam alinhadas com esses objetivos.

3 – Definir os canais e padrões de comunicação

Como já listamos acima, há inúmeras formas de transmitir as informações da empresa entre os colaboradores. A escolha dos canais a serem utilizados deve atender o tipo de informação a ser transmitido, a urgência que a informação deve ser acessada e o nível de formalidade e garantia de acesso que cada informação exige.

Além disso, é necessário considerar o perfil e contexto de trabalho da equipe, por exemplo em um escritório de contabilidade uma informação deve ser compartilhada de forma diferente que para os operadores em uma indústria.

Listamos alguns dos canais mais utilizados e suas principais características:

Mural de recados: utilizado para divulgação de comunicados gerais da empresa, com informações que devem estar acessíveis a todos os colaboradores. É recomendado que os murais fiquem em locais de convivência na empresa, como o local de registro ponto, refeitórios ou vestiários. Também pode ser interessante criar murais de recados em cada setor/departamento da empresa, para divulgação de todas informações relacionadas somente ao setor.

E-mail: é o canal ideal para uma comunicação sem urgência (pois até 24 horas é um período de resposta aceitável) e alta formalidade (pois todas as mensagens ficam registradas para o emissor, o receptor e a própria empresa). Porém, não é ideal que o e-mail seja usado para tratar de assuntos negativos, como demissões, pois retira um pouco da pessoalidade necessária para tal situação. Para segmentar o envio de mensagens pode ser usado listas de e-mail, agrupando nas listas e-mails por setores ou hierarquia dentro da empresa.

Reuniões: as reuniões são importantes para compartilhamento e debate de informações estratégicas da empresa ou setores em específico. Nesses casos, como a informação da mensagem costuma ser altamente relevante, é interessante que exista um meio escrito acompanhando para registrar os principais pontos debatidos na reunião, por exemplo, uma ata ou documento que todos tenham acesso.

Eventos: Promover eventos é uma excelente maneira para divulgar campanhas institucionais e integrar a equipe. Por exemplo, realizar uma convenção reunindo todas equipes para treinamento e divulgação de campanhas é uma excelente maneira de motivar os colaboradores para o alcance das metas da empresa. Também é interessante promover eventos de integração em datas festivas, para estimular o relacionamento entre os profissionais.

Comunicadores instantâneos: em muitas equipes está sendo utilizado o Whatsapp como canal de comunicação, o que pode dar muito certo para o troca de informações gerais que precisam chegar rapidamente ao receptor. Por outro lado, não é indicado para mensagens complexas, que requerem um formato mais longo e explicativo. Outra boa opção de serviço de comunicação entre equipes é o Slack.

4 – Criar documentos com orientações/regras de comportamento no trabalho

Toda empresa tem (ou deveria ter) um conjunto de regras e orientações de como os colaboradores devem se comportar no ambiente de trabalho. Essas orientações podem contemplar que tipo de roupas podem ser usadas, como se relacionar com os colegas, como deve ser realizado o atendimento aos clientes, diretrizes para utilização de sistemas e realização de tarefas, horários de trabalho e intervalos e tudo mais que abrange o desempenho das atividades dentro da empresa.

É recomendado que a empresa agrupe todas essas orientações em um documento, que deve ficar acessível aos colaboradores em formato digital e impresso. Em empresas maiores, talvez seja necessário a criação de documentos específicos para cada setor/departamento, com as orientações que contemplam as atividades do departamento, por exemplo um setor de vendas, com informações sobre os serviços da empresa, padrões de atendimento e exigências em relação a utilização do sistema de vendas e lançamento de pedidos.

Como aqui na Lumiun nosso objetivo é tornar o uso da internet mais seguro e produtivo nas empresas, não podemos deixar de abordar a utilização da tecnologia no ambiente de trabalho. Para prevenir problemas de segurança como perda de dados e também evitar o desperdício de tempo dos colaboradores, sugerimos a criação de um documento com diretrizes em relação ao uso dos celulares para atividades pessoais e também que tipos de conteúdos e sites podem ser acessados durante o trabalho. Inclusive, fornecemos um modelo de documento que pode ser utilizado na sua empresa.

Concluindo, como já falamos, manter uma boa comunicação interna nas empresas é fundamental para criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Para que isso ocorra, não é necessário grande investimento ou esforço, basta definir os objetivos claramente, que tipo de informações devem ser compartilhadas, quem pode/deve ter acesso a cada informação e quem são os responsáveis por compartilhar e monitorar os resultados da comunicação.

O conteúdo do artigo foi relevante pra você? Compartilhe conosco nos comentários como sua empresa se faz para manter uma boa comunicação com os colaboradores e qual o impacto no ambiente de trabalho e produtividade!

8 benefícios gerados pelo controle de acesso à internet nas empresas

No ambiente de trabalho atual das empresas, boa parte dos colaboradores permanecem conectados à Internet durante praticamente todo o tempo de trabalho, pois cada vez mais as tarefas são realizadas via sistemas, e-mail, planilhas e através da internet, o que agiliza as atividades e entrega de tarefas.

Porém, ao mesmo tempo, os colaboradores podem usar a internet de forma indevida e esse mau uso pode gerar inúmeros problemas e prejuízos para as empresas. Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso a Internet, é normal que os colaboradores utilizem o tempo de trabalho acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no Youtube, ouçam rádio, usem comunicadores instantâneos, pesquisem sobre assuntos de seu interesse pessoal e várias outras atividades sem relação com o trabalho.

Portanto, o controle do acesso a Internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes e recursos de tecnologia, pois evita vários problemas de segurança, reduz desperdício de tempo e aumenta o foco e produtividade dos profissionais. Veja abaixo os principais benefícios e vantagens que o controle ou bloqueio de acesso à Internet proporciona às empresas:

Maior produtividade e qualidade nas tarefas

Sem o desperdício de tempo na internet, os colaboradores passam a executar mais tarefas durante o trabalho e, ao mesmo tempo, conseguem gerar melhores resultados para a empresa. O resultado do trabalho passa a ser executado com maior concentração, o que é fundamental para a qualidade do trabalho desenvolvido.

Foco nas tarefas da empresa

É comum acessar o e-mail pessoal e abrir o perfil nas redes sociais inúmeras vezes ao dia, isso gera distração e falta de foco durante a execução de uma atividade. Com restrições no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa.

Proteção contra ameaças na internet

Segurança é fundamental quando se fala em acesso a internet em ambientes corporativos. Pois a rede é repleta de ameaças, e falhas de segurança podem trazer prejuízos relevantes nas empresas, como a perda de dados e custo com reparos de equipamentos e sistemas. Com um bom serviço de gerenciamento de acesso a internet é possível proteger a rede do acesso a sites nocivos.

Menor ocorrência de problemas com vírus e malwares

Hoje em dia a maioria dos vírus de computadores são instalados a partir do acesso a sites nocivos, esse acesso pode ocorrer através de um clique em um link de uma mensagem falsa de e-mail ou spam, ou pela falta de atenção e responsabilidade durante a navegação. É possível evitar o acesso a esses sites controlando a navegação, protegendo a rede de sites com baixa reputação e nocivos e assim reduzindo a incidência de problemas com vírus e malwares.

Internet mais rápida

Internet de boa qualidade ainda é um problema no Brasil, principalmente para as empresas que utilizam cada vez mais a rede. Combinado a essa velocidade de internet limitada, imagine seus colaboradores assistindo vídeos, ouvindo rádio, transferindo arquivos pesados e acessando as redes sociais e sites diversos durante o trabalho, com certeza esses acessos sem relação com o trabalho consomem a maioria do tráfego da sua rede e outras tarefas mais importante ficam prejudicadas. Com o bloqueio de sites de vídeos, rádios e outros, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Monitoramento e informações sobre a utilização da internet

Além de criar regras de navegação para os colaboradores, é fundamental saber o que está sendo acessado. Com um serviço completo de gerenciamento de acesso é possível obter relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho da internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites variados, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis, com isso o desempenho melhora e o uso se torna mais estável e produtivo. Além disso, podem ser evitados problemas de segurança como instalação de vírus, que podem deixar os computadores lentos e até mesmo comprometer o funcionamento da rede.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à internet protegido de ameaças, evita-se problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites nocivos. Problemas desse tipo são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com links maliciosos, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador. Esses problemas geram despesas com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados com o controle de acesso à Internet.

Como podemos perceber, são muitos os benefícios que o controle de acesso à internet pode trazer para a sua empresa. Mas o mais importante é entender que medidas como essas são a favor de todos os envolvidos, tanto a empresa, que otimiza a produtividade da equipe e reduz custos, como os colaboradores comprometidos, que podem executar seu trabalho com maior profissionalismo e gerar melhores resultados.

Na implementação de uma política de controle de acesso, também é importante buscar equilíbrio e bom senso nas restrições, o ideal é liberar o acesso de acordo com as responsabilidades e atividades de cada colaborador ou equipe e até mesmo definir alguns horários de intervalo, onde sites de entretenimento e atividades pessoais possam ser realizadas, esse tempo pode ser importante para descanso e relaxamento do colaborador, o que vai contribuir para a sua maior produtividade quando estiver focado no seu trabalho.

Você possui restrição e controle de acesso à internet na sua empresa? Após implementar essa política, houve melhora no rendimento dos colaboradores? Deixe um comentário compartilhando suas experiências.

Gestão e controle de acesso à internet para pequenas e médias empresas

Atualmente boa parte dos profissionais utilizam a internet durante a sua jornada de trabalho, essa é uma realidade no ambiente corporativo das empresas. Ao mesmo tempo que a internet contribui no desenvolvimento das tarefas, o mau uso da rede pode gerar inúmeros problemas.

Muitas empresas sofrem prejuízos pela má utilização da internet, principalmente envolvendo falhas de segurança como perda de dados e também comprometendo a produtividade da equipe, com o desperdício de tempo e redução de foco nas tarefas.

Pesquisas apontam que o tempo desperdiçado pelos colaboradores na internet pode chegar a 30% durante o trabalho. Já as despesas com falhas de segurança aumentaram 35% no último ano nas empresas, segundo pesquisa da PwC. Outra pesquisa da Triad constatou que 72% dos profissionais gastam em média 3 horas por dia na internet

Nesse cenário é importante que os diretores e gestores de TI acompanhem a produtividade da equipe e implementem na empresa uma política de utilização da internet, com soluções que permitam definir o que pode ou não ser acessado e que protejam os usuários do acesso à sites nocivos.

A gestão e controle do acesso à internet gera inúmeros benefícios para as empresas:

  • Gestão, segurança e proteção contra ameaças na internet
  • Menor risco de perda de informações e problemas com vírus
  • Redução do desperdício de tempo na internet pela equipe
  • Aumento da produtividade, qualidade e foco nas tarefas
  • Redução de despesas com manutenção de equipamentos
  • Informações e dados mais apurados sobre o uso da internet
  • Melhoria no desempenho da rede, sistemas e recursos de tecnologia

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para fazer a gestão e controle do acesso à internet, porém, grande maioria demandam alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados e exigem constante manutenção, atualizações e suporte frequente. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

Com o propósito de preencher essa lacuna no mercado e oferecer uma solução acessível e simplificada às empresas de pequeno e médio porte que o Lumiun atua, pois o serviço é baseado em nuvem e com forte diferencial na facilidade de implementação e gerenciamento do sistema.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Sem necessidade de manutenção ou atualizações de software
  • Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte do sistema
  • Gerenciamento em nuvem, acessível via internet em qualquer lugar ou dispositivo móvel

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento, o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e controle do acesso à internet nas empresas.

Com o Lumiun é possível implementar diferentes políticas de acesso à internet, por exemplo, para bloquear conteúdos inadequados como pornografia ou redes sociais, basta marcar o botão para a categoria desejada.

As regras podem ser flexíveis, por usuários, equipamentos e horários. Além disso, o sistema gera relatórios analíticos sobre o uso da rede, permitindo ao gestor tomar decisões assertivas no sentido de otimizar a segurança e a produtividade da empresa na internet.

Lumiun - painel de controle
Imagem do dashboard do Lumiun, com informações gerais sobre o uso da internet.

Principais funcionalidades da solução:

  • Regras de acesso por categorias de conteúdo e sites específicos
  • Regras de acesso por grupos de usuários ou equipamentos
  • Definição de horários de liberação por categoria
  • Controle de velocidade de tráfego por grupo
  • Proteção contra ameaças na internet
  • Acesso à internet com autenticação de usuários
  • Recurso de Wi-fi, com gerenciamento integrado ao painel de controle
  • Gerenciamento integrado de várias redes ou unidades

A implementação é rápida, bastando ligar o Lumiun Box na rede, a partir disso o serviço já entra em operação e todo gerenciamento é feito por meio do painel de controle na nuvem. A interface é simples e amigável, e pode ser utilizada por qualquer usuário, sem necessidade de conhecimento técnico especializado na área de tecnologia.

Lumiun - controle de acesso à internet
Imagem do painel onde são realizadas as definições das regras de acesso.

O serviço é comercializado em diferentes planos (Profissional, Corporativo e Enterprise), para atender as diferentes necessidades dos gestores e empresas em todo o Brasil.

Caso você tenha interesse em saber mais sobre o Lumiun ou até mesmo Agendar uma Demonstração do sistema, entre em contato com nossos consultores pelo e-mail ou no telefone (11) 4950-6962.

10 hábitos negativos que comprometem a produtividade dos profissionais e o impacto para as empresas

Apesar da tecnologia ser uma aliada das empresas e dos profissionais, também pode se tornar a principal responsável pela baixa produtividade dos colaboradores nas empresas.

Uma pesquisa realizada pela CareerBuilder apontou que a internet e os celulares são os principais vilões quando falamos de queda de produtividade nas equipes, 75% das empresas estimam que seus colaboradores  percam aproximadamente duas ou mais horas de trabalho com redes sociais e atividades não produtivas na internet ou no celular.

Quando os profissionais trabalham conectados na internet ou próximos dos seus smartphones, ficam a um clique de distância de distrações tentadoras da sua vida pessoal, como conversar com amigos e familiares, acessar as redes sociais ou buscar conteúdos de interesse pessoal. Essa alta conectividade que a tecnologia oferece não é por si só negativa, mas precisa ser devidamente gerenciada, tanto pelo próprio profissional quanto pela empresa.

Para resolver esse problema, os gestores precisam criar uma cultura de bom uso da internet no ambiente corporativo, primeiramente mantendo um diálogo aberto com os colaboradores sobre as consequências do desperdício de tempo. Também podem ser utilizadas ferramentas de gestão para controlar e otimizar o uso dos recursos de tecnologia e definir estratégias em conjunto com a equipe para que a produtividade se mantenha em alto nível.

Pesquisa sobre produtividade dos profissionais

Na pesquisa, 19% dos gestores informaram que acham que seus colaboradores são produtivos menos de 5 horas por dia durante todo o expediente, ou seja, apenas 62% do tempo de trabalho, aproximadamente. Ao definirem o principal culpado, 55% consideram que o principal hábito que leva ao desperdício do tempo dos colaboradores é o uso do celular para troca de mensagens pessoais e uso de mensageiros instantâneos. Veja a lista completa dos hábitos que mais prejudicam a produtividade nas empresas:

  1. Uso do celular para troca de mensagens
  2. Navegação na internet
  3. Conversa e fofoca entre os colaboradores durante o expediente
  4. Acesso às redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn…)
  5. Distrações geradas pelos colegas de trabalho
  6. Intervalos para lanches ou cigarro
  7. Uso do e-mail pessoal
  8. Reuniões desnecessárias e improdutivas
  9. Excesso de barulho interno e externo
  10. Espaço de trabalho inadequado ou limitado para o exercício das atividades
habiros-viloes-produtividade
10 hábitos que mais comprometem a produtividade dos profissionais no trabalho, segundo pesquisa.

Impacto da baixa produtividade nas empresas

Nas empresas, considerando um mercado cada vez mais competitivo, onde muitas vezes a produtividade e eficiência podem fazer a diferença entre o saldo positivo ou negativo nos resultados, qualquer desperdício de recursos, principalmente em relação aos colaboradores, pode ter um forte impacto para a empresa como um todo.

Para os gestores das empresas que participaram da pesquisa, esses hábitos e a redução na produtividade têm impacto bastante negativo nas empresas, vejamos os principais:

  1. Comprometimento na qualidade das tarefas realizadas: 48%
  2. Piora no relacionamento da equipe devido a tarefas não realizadas: 38%
  3. Desgaste na relação entre empresa e empregador: 28%
  4. Prazos das tarefas não cumpridos: 27%
  5. Redução nas receitas: 26%
  6. Relacionamento com o cliente prejudicado: 20%

Além dos problemas listados, ainda podem ocorrer problemas de segurança, como perda de informações ou comprometimento dos recursos de tecnologia. Muitas vezes a velocidade de internet fica comprometida por conta do uso indevido desses recursos.

A pesquisa também mostrou que 76% das empresas definiram regras ou limites para resolver esse problema, 36% das empresas passaram a controlar o acesso à internet, definindo o que pode ou não ser acessado pelos colaboradores, e 25% proibiram o uso do celular para chamadas e atividades pessoais, sendo permitido somente em casos de emergência.

Desperdício de tempo

Para auxiliar os gestores, temos disponível uma calculadora que permite estimar o custo do desperdício de tempo dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil definir algum tipo de solução para a baixa produtividade, em busca de melhorar o ambiente corporativo.

Claro que o impacto pode variar muito em cada empresa, por isso o mais importante é que os gestores monitorem a produtividade da sua equipe e reconheçam esse problema de desperdício de tempo como uma realidade, para que possam ser tomadas medidas, no sentido de evitar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.

Esse é um tema sempre polêmico e exige muito bom senso na definição das estratégias para manter a equipe sempre produtiva e motivada, sem causar frustração nos colaboradores ou criar um ambiente de trabalho negativo.

Na sua empresa, como é tratada essa questão de desperdício de tempo e uso da internet e celulares pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários!

Benefícios do controle de acesso à Internet em escritórios de contabilidade

Em boa parte das empresas, os colaboradores permanecem conectados à Internet durante a maioria do tempo no período de trabalho. Esse cenário se intensifica em escritórios de contabilidade, pois as atividades contábeis e administrativas se concentram majoritariamente em programas de computador e processos digitais, o que mantém os profissionais utilizando o computador e conectados à Internet durante todo o expediente de trabalho.

Sabemos que é comum o uso indevido da Internet por parte dos colaboradores, porém esse mau uso pode gerar inúmeros problemas e prejuízos para a empresa.

Sem nenhum tipo de restrição ou política de acesso à Internet, é comum que os colaboradores utilizem o tempo de trabalho acessando o e-mail pessoal, seus perfis em redes sociais, vídeos no Youtube, usem comunicadores instantâneos ou ainda acessem sites sem relação com o trabalho, como esportes e entretenimento. Segundo pesquisas, o tempo gasto com essas atividades chega a 30% do tempo de trabalho, em média.

Portanto, o gerenciamento do acesso a Internet é uma política quase obrigatória nas empresas atualmente, principalmente em escritórios de contabilidade, que possuem compromissos e uma agenda de atividades intensa. Vejamos os benefícios e vantagens que o controle ou bloqueio de acesso à Internet proporciona aos escritórios de contabilidade:

Foco nas atividades do escritório de contabilidade

Com interrupções contínuas nas atividades, o colaborador perde foco no seu trabalho, diminui sua produtividade e da sua equipe e por consequência não consegue entregar os resultados satisfatórios ou esperados pelos gestores e diretores. Através do controle de navegação, é possível evitar interrupções no trabalho decorrentes do uso indevido da Internet e garantir que o colaborador mantenha seu foco nas atividades que interessam para a empresa.

Aumento de produtividade e qualidade nas tarefas

Como consequência de maior foco e concentração no trabalho, os colaboradores naturalmente irão realizar e entregar mais tarefas e melhores resultados. Essa concentração e produtividade também é importante para evitar distrações e falhas nas tarefas, o que geralmente compromete a qualidade do trabalho.

Mais velocidade na Internet

O uso indevido da web pode consumir boa parte da velocidade da conexão. O acesso a vídeos, rádios online e redes sociais podem comprometer o desempenho e velocidade da Internet. Com o bloqueio desses sites, toda conexão ou banda contratada fica disponível para a navegação demandada das atividades da empresa e utilização de sistemas contábeis que são indispensáveis para os escritórios de contabilidade.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho na conexão à Internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites diversos, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis para o seu funcionamento, com isso o desempenho melhora e o uso se torna estável e produtivo.

Além disso, podem ser evitados problemas como ociosidade da equipe e despesas com manutenção nos escritórios de contabilidade.

Maior segurança

Segurança é um ponto importante quando se pensa em acesso à Internet, pois falhas de segurança podem trazer prejuízos significativos e até irreversíveis às empresas, como a perda de dados. Com o controle de acesso a Internet é possível bloquear o acesso a sites maliciosos que podem instalar vírus e infectar os computadores ou a rede da empresa.

Quando se trata de escritórios de contabilidade é ainda mais importante prezar pela segurança, pois como trabalham com finanças, os escritórios acabam se tornando um alvo ainda mais cobiçado dos cibercriminosos, por isso o cuidado deve ser redobrado.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à Internet protegido, são evitados problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites maliciosos. Problemas como esses são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com link falsos, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador.

Esses problemas geram custos com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados significativamente com o controle de acesso à Internet.

Monitoramento e informações sobre a navegação

Outro benefício significativo com o controle da Internet é o monitoramento da navegação e atividades dos usuários. É possível obter relatórios e gráficos detalhados dos sites acessados, por horário e por usuários. Essas informações podem ser úteis para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

São inúmeros os benefícios que o controle de acesso à Internet pode trazer para os escritórios de contabilidade. Mas, o mais importante é entender que medidas como essas são a favor de todos os envolvidos, tanto a empresa, que otimiza a produtividade da equipe e reduz custos, quanto os profissionais comprometidos, que podem executar seu trabalho com maior profissionalismo e gerar melhores resultados.

 

E você, possui restrição e controle de acesso à Internet no seu escritório? Após implementar o serviço de bloqueio percebeu melhora no rendimento dos colaboradores?

Deixe um comentário compartilhando suas experiências.