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Controle de acesso à internet nas empresas: o que bloquear e o que liberar?
Gerenciar e proteger o acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet em ambientes corporativos: segurança dos dados e produtividade da equipe!
Na grande maioria dos incidentes ou falhas de segurança, a porta de entrada para ataques ou instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar possíveis riscos e acabam clicando em mensagens de e-mail falsas ou links maliciosos na internet.
Os tipos de incidentes com maior ocorrência atualmente são:
- Sequestro de dados, também conhecido como Ransomware
- Fraudes financeiras, como alteração de boletos
- Phishing ou roubo de dados sigilosos a partir de sites falsos
- Instalação de vírus e comprometimento da rede e equipamentos
Em relação a produtividade da equipe, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que sejam pessoais ou não tenham relação com o trabalho. Infelizmente essa é uma prática comum nas empresas, pesquisas apontam que em média 30% do tempo de trabalho dos profissionais é gasto com esse tipo de atividades.
O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Skype, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros.
Mas como definir a política de uso da internet na rede da sua empresa? O objetivo desse artigo é auxiliar na resposta para essa questão.
O que bloquear no controle de acesso à internet?
A definição do que será bloqueado e o que fica liberado na internet deve partir de uma análise das atividades realizadas pelos colaboradores, definindo quais tipos de conteúdos e serviços fazem parte das atividades da empresa e quais apenas contribuem com o desperdício de tempo da equipe.
Temos duas premissas quanto a definição de regras no uso da rede: manter todos sites liberados e bloquear apenas o que não deve ser acessado ou manter tudo bloqueado e liberar os sites que podem ser acessados. Cabe a você como gestor definir qual opção se encaixa melhor no ambiente da sua empresa.
Também é importante, antes de definir o que será bloqueado, obter e analisar relatórios de acesso para identificar o que os profissionais costumam acessar. Então, a partir da análise da navegação na rede da empresa, implementar filtros ou restrições que reduzam o desperdício de tempo e evitem o acesso a conteúdos que não tenham relação com as atividades da empresa.
Na definição da política de acesso é importante ter bom senso e coerência, existem tipos de conteúdos que devem ser bloqueados, porém alguns sites podem ser liberados para setores específicos ou em horários flexíveis. Por exemplo, o setor de Recursos Humanos pode precisar acessar algumas redes sociais para obter informações sobre profissionais que estejam participando de processos seletivos da empresa, esse acesso pode ser liberado para alguns usuários ou então em apenas alguns horários específicos.
É interessante também levar em consideração as responsabilidades de cada colaborador, pensando na internet até mesmo como alternativa em períodos de descanso e relaxamento em pequenos intervalos durante o trabalho, por exemplo liberar sites de entretenimento em um determinado horário.
Mas, como tornar o uso da internet seguro e melhorar a utilização da rede na minha empresa com o controle de acesso à internet?
Veja os principais tipos de conteúdos que devem ser avaliados para a definição de uma boa política de controle de acesso à internet na sua empresa:
Sites nocivos e maliciosos
A internet está repleta de ameaças e sites que podem causar problemas de segurança para sua empresa.
Uma prática muito comum dos criminosos é o envio de spam com links para sites maliciosos que podem instalar vírus e malwares nos computadores. Ao acessar um site nocivo, este instala um programa malicioso sem que o usuário perceba, com isso os equipamentos e a rede podem ficar comprometidos. Assim que ocorrem a maioria dos ataques, como Ransomware (sequestro de dados) e fraudes financeiras.
Portanto é altamente recomendado que a navegação na rede da sua empresa esteja protegida e bloqueie qualquer tipo de site nocivo.
Os principais tipos de sites nocivos podem ser divididos pelas seguintes categorias:
- Anonimizadores de acesso
- Hacking
- Keyloggers
- Malware e spyware
- Phishing e fraudes online
Além dos sites nocivos usados especificamente para crimes digitais, outros tipos de conteúdo também podem direcionar para sites maliciosos ou representar riscos. Alguns que podemos destacar são: pornografia e pedofilia, jogos e apostas, violência e sites de download de arquivos.
Da mesma forma, é recomendado que sites relacionados a estes tipos de conteúdo tenham restrições de acesso na sua empresa. Até porque, a grande maioria dos usuários não consegue identificar potenciais riscos e facilmente podem acessar alguma página ou fazer alguma ação que abre a porta para algum tipo de incidente de segurança da informação.
Também é fundamental orientar os usuários sobre os perigos que a internet representa e como identificar riscos. Muitas vezes ações simples podem evitar grandes problemas, confira algumas dicas para proteger a sua empresa de ataques virtuais.
Redes Sociais
De longe o acesso às redes sociais é o fator que mais contribui com a falta de foco e desperdício de tempo no trabalho. Veja os números:
- No Brasil, mais de 90% dos usuários da internet possuem perfil em pelo menos uma rede social
- Pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho
Redes sociais como Facebook, Instagram e Twitter oferecem um volume de informação e recursos muito amplo, é muito fácil e até mesmo comum acessar o perfil pessoal e se envolver com atualizações de novidades dos seus contatos, eventos, grupos de discussão, entre outros.
Dessa forma, pensando no foco e produtividade da sua equipe é interessante criar restrições quanto ao acesso às mídias sociais. Uma alternativa é definir alguns horário que o acesso fica liberado, por exemplo em intervalos ou início de turnos de trabalho.
Comunicadores instantâneos
Os sistemas de comunicação vem tomando cada vez mais nosso tempo no dia a dia. Pois serviços como WhatsApp, Skype, Messenger nos permite manter conversas diretas com um númeor muito grande de pessoas de forma muito pratica.
Porém usar os comunicadores no trabalho é um dos maiores vilões da produtividade, já que em cada visualização de conversas ocorre uma distração e muitas vezes as conversas podem se estender por grande período de tempo.
Alguns pontos negativos do acesso ao WhatsApp no trabalho:
- Conversas costumam levar tempo
- As pessoas esperam por respostas rápidas
- Ansiedade para responder mensagens rapidamente
- Desperdício de tempo e perda de foco nas atividades
- Redução da qualidade na entrega de tarefas e baixo rendimento
Claro que esses sistemas também podem contribuir em várias atividades dentro do ambiente de trabalho, por exemplo na comunicação mais rápida com clientes ou troca de informações entre colaboradores.
Portanto, o ideal é que você como gestor entenda as necessidades de cada colaboradores e implemente restrições de acordo com as atividades desempenhadas pela equipe. Por exemplo, a empresa pode definir que o Skype é a ferramenta de comunicação corporativa entre a equipe e clientes, dessa forma bloquear WhatsApp e outros serviços.
E-mail pessoal
Semelhante às redes sociais, a maioria dos profissionais costumam acessar o e-mail pessoal durante o trabalho, para troca de mensagens com familiares, amigos, entre outros.
É recomendado o bloqueio do e-mail pessoal ou liberação do acesso em horários específicos de intervalo, para garantir a produtividade, mas também o descanso em alguns momentos.
Pornografia, violência, drogas e bebidas alcoólicas
É possível que você acredite que esse tipo de conteúdo não é acessado pelos seus colaboradores, mas muitas vezes realidade pode mostrar o contrário, por isso é importante o bloqueio irrestrito para qualquer tipo de conteúdo impróprio, como pornografia e violência.
Também é importante acompanhar os relatórios de acesso para verificar quem está acessando ou tentando acessar conteúdos impróprios, nesse caso o recomendado é informar o colaborador e no caso de reincidência, aplicar notificações e penalidades.
Esse controle é importante para fazer com o que o funcionário entenda que ele está em um ambiente de trabalho, que exige respeito e profissionalismo. Com isso, você faz o colaborador entender que na empresa o importante é o rendimento e a realização das atividades de sua responsabilidade.
Áudio, vídeo e entretenimento
Serviços de vídeo como o Youtube ou rádios online, também estão entre os maiores vilões na perda de concentração durante o trabalho e também contribuem muito para a lentidão da internet, pois consomem muitos recursos da rede. Além disso, é comum os profissionais acessarem sites de entretenimento, como esportes, novelas ou outras áreas de interesse pessoal.
Considerando isso, é recomendado haver algum tipo de controle com restrição para esses sites, principalmente em horários ou períodos de maior utilização da internet, como início de turno e dias do mês que concentram a execução de atividades importantes da empresa, como o envio de guias de impostos em um escritório de contabilidade, por exemplo.
Armazenamento de arquivos e download de software
Esses sites também contribuem para prejudicar o desempenho da internet, pois serviços de armazenamento costumam ser utilizados pra transferência de arquivos pesados. Além disso, sites de download de software podem oferecer arquivos maliciosos que venham a instalar programas indesejados nos computadores.
Para evitar riscos, também é recomendado o controle com bloqueio desses sites, ficando liberados somente em casos onde são necessários para atividades da empresa, como troca de arquivos pesados com clientes, como pode ser a necessidade de uma agência de publicidade, estúdio fotográfico ou uma gráfica.
Jogos e apostas
Mais um tipo de conteúdo que você pode pensar que seus colaboradores não acessam durante o trabalho, mas, acessar sites de jogos pode ser mais frequente do que você imagina, principalmente a partir dos smartphones dos seus colaboradores.
Como esse tipo de conteúdo raramente terá relação com as atividades da sua empresa, o recomendado é bloquear o acesso sem nenhum tipo de liberação por horário ou setor, principalmente por esse hábito poder se tornar um vício e prejudicar muito o desempenho da equipe.
Compras on-line
Em nosso relatórios sobre o uso da internet nas empresas, identificamos que sites de e-commerce e a realização de compras na internet estão entre as atividades mais realizadas pelos profissionais no ambiente de trabalho.
Como esse tipo de sites na grande maioria dos casos não tem relação com o trabalho, pode ser uma boa prática restringir o acesso para evitar que os profissionais percam muito tempo na busca de itens de interesse pessoal para compra.
Emprego
São sites que basicamente oferecem oportunidades de emprego para profissionais.
A não ser que seja para divulgação de oportunidades da sua empresa, faz bastante sentido criar restrições na navegação para esse tipo de conteúdos.
Entretenimento
Como sites de entretenimento podemos listar alguns tipos de conteúdo:
- Casa e Jardim
- Esporte
- Filmes e Novelas
- Governo e Política
- Moda e Beleza
- Religião e esoterismo
- Saúde e medicina
- Viagem e Turismo
É muito comum o acesso a esses conteúdos no ambiente de trabalho, por exemplo buscar notícias sobre o clube de futebol preferido ou novidades da moda para a próxima estação.
É importante ressaltar que em cada um dos tipos de conteúdos podem haver exceções, por exemplo, você pode bloquear o acesso às redes sociais, deixando liberado o acesso somente ao LinkedIn.
Isso porque muitas vezes o LinkedIn é utilizado pelo setor de recursos humanos para recrutamento, ou você também pode liberar comunicadores instantâneos de forma controlada, mantendo o Skype liberado na sua equipe de vendas, para atendimento aos clientes.
Novamente, a definição de uma política de acesso eficiente passa pelo bom senso e equilíbrio. Podendo haver serviços liberados em alguns horários de descanso e intervalos e ao mesmo tempo permitindo aos colaboradores, acesso a alguns conteúdos do seu interesse.
Afinal, é importante haver momentos de descanso durante o trabalho, para que os colaboradores possam relaxar e com isso retomar suas atividades com mais concentração e foco.
Controle de acesso à internet
Para implementar o controle de acesso à internet na sua empresa, existem diferentes alternativas, como soluções tradicionais de proxy Linux fornecidas por empresas especializadas, que demandam maior investimento com servidores, mão de obra especializada e manutenção constante.
Outras opções são Dell SonicWall, Fortinet FortiGate e semelhantes, ou então soluções mais modernas, que utilizam recursos em nuvem e são mais acessíveis, de fácil implementação e gerenciamento. Esse tipo de serviço é principalmente recomendado para pequenas e médias empresas, boas opções são OpenDNS ou Lumiun.
Para escolher a melhor opção para gerenciar o acesso à internet é importante definir bem as necessidades da sua empresa e comparar os custos, características e benefícios de cada uma das soluções existentes.
E você, possui algum tipo de controle ou bloqueio de acesso à internet na sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco!
Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho
Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.
Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.
Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.
Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão? Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho:
Bom senso
Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais.
Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que saiba ter um equilíbrio. Um cuidado maior também é necessário com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.
Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.
Nesse ponto que entra o bom senso e a responsabilidade de cada parte.
O ideal é definir em conjunto ou até através de uma cartilha de diretrizes, os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.
Inclusive é de grande importância que seja deixado bem claro ao colaborador essas regras para o uso da internet, pois dessa forma evita-se desentendimentos ou colaboradores desinformados, o que é importante principalmente em empresas com um grande número de funcionários.
Controle de acesso
Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. No entanto, primeiramente deve-se informar os colaboradores formalmente.
O ideal é adicionar no regulamento interno e no Contrato Individual de Trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.
Esse controle pode ser implementado por meio de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para Gestão da Internet que controlam ou bloqueiam o acesso à internet no ambiente de trabalho.
As regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso à sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.
Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.
O Lumiun funciona de forma diferenciada, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.
Privacidade
Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.
Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa.
Inclusive pode controlar a entrada em sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.
Além do mais, as empresas têm o direito de cuidarem de sua imagem ou marca na internet, além de terem responsabilidade sobre as atitudes de seus empregados em determinadas situações, pois isso consta no artigo 5º, Inciso X, da Constituição Federal.
Penalidades
Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.
No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade.
Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.
O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos de cunho pessoal. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.
Por fim, vale ressaltar ainda que seria conveniente que a empresa, antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, implantasse um regimento de uso destes instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, fique claro que os e-mails e o acesso serão monitorados.
E você, já teve algum problema com a má utilização da internet na sua empresa? Compartilhe a sua opinião conosco nos comentários e continue acompanhando o nosso blog!
11 dicas de segurança na internet para pequenas e médias empresas
Internet de alta velocidade, equipamentos sempre conectados, sistemas online, serviços em nuvem e interligados, tudo isso vem contribuindo para que as empresas, principalmente pequenas e médias, consigam aumentar significativamente sua produtividade para se tornarem mais competitivas no mercado. Porém, junto à toda essa tecnologia e serviços disponíveis, existem os riscos de segurança que a internet “oferece”, o que exige que as empresas tomem providências para proteger as informações do seu negócio e clientes, além de evitar custos com manutenção de equipamentos e softwares.
Em um levantamento feito pelo setor de segurança do governo americano em 2015, constatou-se que ocorrências de roubo de informações digitais já ultrapassou o número de furtos de propriedades físicas, registrados por empresas. Isso mostra a importância de se proteger na internet para evitar falhas de segurança e perda de informações, que podem até comprometer o futuro do negócio.
Essa proteção passa por vários níveis, desde ações simples de orientação e práticas de utilização da tecnologia aos colaboradores até investimentos em servidores e soluções corporativas robustas. Veja 11 dicas práticas de como proteger sua empresa na internet e evitar contratempos:
Antivírus
Sabemos que é fundamental a utilização de antivírus em todos equipamentos, podendo ser versões gratuitas como Avast e AVG ou pagas como McAfee, Bitdefender ou Kaspersky. Além disso, é muito importante que o antivírus esteja sempre atualizado e configurado de acordo com a política de segurança da empresa. Um antivírus desatualizado perde toda sua eficiência e deixa os computadores vulneráveis a ataques.
Mantenha os programas atualizados
Todos os programas utilizados nos computadores devem estar atualizados com versões recentes, pois versões antigas podem deixar os computadores vulneráveis em relação a técnicas de ataque e instalação de vírus mais modernas.
O sistema operacional e navegadores devem ter maior atenção, instale sempre as atualizações do seu SO e a última versão dos browsers utilizados.
Bloqueio de acesso a sites nocivos e controle de internet
É recomendado utilizar ferramentas que evitem o acesso a sites nocivos, que possam instalar vírus ou malwares. É comum os colaboradores receberem mensagens de spam com links falsos que direcionam para estes sites, além do acesso em sites de alguns tipos de conteúdos, como jogos, download de arquivos ou conteúdo adulto, que podem levar a instalação de vírus.
Uma boa alternativa de solução para o controle de acesso a internet em pequenas e médias empresas é o Lumiun, que tem fácil implementação e gerenciamento e demanda baixo investimento, em relação a outras soluções existentes.
Proteja a sua rede Wi-Fi
Se a sua empresa tem alguma rede Wi-Fi disponível, é importante proteger o acesso de estranhos e intrusos. Para isso utilize uma senha forte e conexão com encriptação dos dados, também altere as configurações padrão do roteador utilizado, mudando a senha de acesso ao painel de configurações do roteador.
Uma configuração adicional de segurança é ativar os filtros por endereço MAC (Media Access Control), informando uma lista dos endereços dos dispositivos que estão autorizados a se conectarem em sua rede, dessa forma é possível restringir o acesso de outros equipamentos que não estejam nessa lista.
Estabeleça uma política para o uso dos recursos de tecnologia
A criação de diretrizes em relação ao uso da tecnologia é muito importante no ambiente corporativo, os colaboradores precisam ter regras quanto a utilização da internet, instalação de programas nos computadores, utilização de smarthphones e equipamentos pessoais. Nessa política é necessário definir todas as regras e punições no caso de não cumprimento do que foi estabelecido.
As regras que compõem a política da empresa devem ser amplamente divulgadas e os colaboradores estar cientes do que podem ou não fazer e as punições estabelecidas. Nessa página é possível baixar um modelo de documento de política de utilização da tecnologia para empresas, é recomendado que os colaboradores assinem para comprovar sua ciência e comprometimento em seguir as diretrizes estabelecidas. Há também um modelo de documento de política de uso do celular na empresa.
Treinamento para os colaboradores
Pesquisas mostram que a maioria dos problemas de segurança tem como porta de entrada falhas de comportamento dos profissionais, que por descuido e falta de atenção fornecem dados importantes ou permitem a instalação de vírus e malwares nos computadores, veja nesse artigo a importância de orientar os colaboradores para evitar problemas de segurança. Esse treinamento deve fazer parte do processo de ambientação da empresa e ser constantemente reforçado, a grande maioria dos problemas de segurança podem ser evitados com atenção e precaução por parte dos profissionais.
Tenha backup de todos os dados relevantes do seu negócio
Defina procedimentos de cópias de todos os dados importantes da sua empresa. Para informações mais relevantes, como dados financeiros ou informações de clientes e produtos/serviços, é recomendado uma backup diário executado de forma automática, além disso mantenha as cópias seguras e armazenadas em ao menos dois locais diferentes. Já os dados dos computadores e demais informações, uma cópia semanal e devidamente armazenada garante a recuperação desses dados no caso de perdas.
Uma boa alternativa é a utilização de serviços em nuvem para armazenamento de arquivos, como o Google Drive ou Dropbox. Esses serviços possuem backup automático, além de oferecer acesso aos arquivos de forma ampliada, de qualquer local ou dispositivo via internet.
Limite o acesso físico aos computadores
Não permita que intrusos tenham acesso físico aos seus computadores. Evite deixar computadores portáteis ao acesso de estranhos e defina senhas de acesso em todos computadores e sistemas da empresa, essa identificação é importante pra rastrear qualquer atividade realizada, tanto por estranhos como dos próprios colaboradores, que podem muitas vezes executar operações indevidas que irão causar transtorno e até mesmo prejuízo para a empresa.
Proteja as informações e sistemas financeiros
Este é um item que deve ter atenção extra dos gestores, pois é onde a maioria dos ataques de internet são direcionados. Mantenha o acesso restrito aos dados e sistemas financeiros da empresa, permitindo que somente pessoas de confiança e bem treinadas operem essas informações.
É comum ações de engenharia social como ligações simulando contatos de instituições financeiras ou emails falsos que direcionam para acesso a sites de bancos clonados, nesses casos é fundamental sempre o máximo de precaução, na dúvida consulte seu gestor ou contatos financeiros conhecidos.
Seja rigoroso na definição de senhas
A utilização de senhas fracas é outro fator que contribui muito para falhas de segurança. Tenha como regras a definição de senhas longas, que combinem caracteres alfanuméricas, letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Também não armazene as senhas em locais que qualquer pessoa tenha acesso.
Veja nesse artigo orientações de como criar e gerenciar senhas fortes e seguras.
Controle o acesso a programas e instalação de software
Os colaboradores devem ter acesso somente aos programas utilizados para realização de suas atividades na empresa, não libere o acesso a todos os programas para todos os colaboradores. Além disso, é necessário restringir a instalação de qualquer aplicativo nos equipamentos, sem autorização do responsável pela área de TI, sem essa restrição é comum a instalação de programas desconhecidos, muitas vezes piratas, que podem deixar os computadores vulneráveis e criar uma porta de entrada para vírus e falhas de segurança.
Bem, com essas 11 dicas de segurança, é possível aumentar significativamente a segurança na sua empresa e evitar problemas de segurança. Como você pode perceber, boa parte dessas dicas demandam apenas envolvimento e dedicação dos gestores e responsáveis, sem necessidade de grande investimento, então comece com ações mais básicas e avance gradativamente para soluções mais robustas que irão tornar sua empresa cada vez mais protegida.
Investir em soluções para segurança da informação é fundamental, pois os prejuízos causados por ataques e perda de dados são imensuráveis e, em alguns casos, comprometem o futuro do negócio!
Mitos sobre segurança na Internet para empresas
A maioria dos usuários na Internet tem dificuldades em distinguir ou entender se a sua empresa está secura mediante a um eventual ataque ou falha de segurança. Pois, geralmente não recebem informação sobre esse assunto quem arca com os prejuízos vinculados a esses ataques não são os colaboradores, mas as próprias empresas, mesmo que em muitos casos esse problemas foram ocasionados pela mau uso da tecnologia por parte dos colaboradores.
A maioria das empresas não tem a devida atenção em relação a segurança da informação e não realiza treinamento com os colaboradores para o uso correto da Internet. Conheça alguns mitos em relação e entenda que a responsabilidade pela segurança da informação nas empresas, é de todos, desde os colaboradores até os gestores e sócios.
Mito 1 – Segurança é uma tarefa exclusiva do gerente de TI e sua equipe. Não importa os recursos ou investimento empregados por uma empresa para mantê-la segura se a segurança não for parte integral do trabalho de todos os colaboradores. Existem medidas de proteção fundamentais que devem ser incorporadas na rotina de todos, desde um recrutador verificando as referências de um candidato, uma financiadora fazendo uma varredura nos documentos do cliente em seu smartphone até o diretor em reunião com analistas. Todas as atividades que envolvem tecnologia, devem ser balizadas por medidas preventivas de segurança.
Mito 2 – Controles de segurança em excesso irritam os usuários. A segurança eficaz implica ajustar os critérios de acordo com as necessidades da empresa, e as mesmas variam, desde uma simples verificação de identidade para situações de baixo risco, até verificações rigorosas (e rápidas) para transações de grandes volumes ou de alto risco, nas quais os usuários esperam encontrar um proteção robusta. Segurança eficiente significa aumentar ou reduzir a cautela conforme necessário.
Mito 4 – Quanto menos a segurança for discutida, melhor. É comum ouvir opiniões como “Supõe-se que os bancos são seguros. Então por que chamar a atenção de criminosos cibernéticos?” Montadoras de carros pensavam assim sobre acidentes automotivos até que a situação alcançou um nível extremamente crítico e soluções foram criadas. Agora, a segurança da informação é uma necessidade, onde a maioria das empresas precisam investir e avançar. Quanto mais conteúdo e informação sobre a ocorrência de crimes cibernéticos e segurança os seus colaboradores terem acesso, mais preparados eles ficarão ao verem que segurança é algo valorizado na sua empresa.
Mito 5 – Resolva a segurança isoladamente e você estará seguro. É comum que muitos especialistas avaliem ou priorizem a segurança em cada nível de sistema, dispositivo, aplicação ou armazenamento de dados, de forma isolada. No entanto, criminosos cibernéticos são muito hábeis em explorar as conexões e falhas entre os diferentes níveis. Por isso, é necessário que os gestores de TI busquem soluções abrangentes, que atendem todos os níveis da empresa, desde a estrutura física de computadores, servidores e infraestrutura de redes, até o comportamento cotidiano dos usuários no acesso a Internet. Havendo falhas em qualquer um desses pontos, a empresa pode estar vulnerável a falhas de segurança, ataques ou perda de dados.
Como podemos ver, implementar um política de segurança nas empresas não é uma tarefa simples. Um bom começa é orientar os colaboradores para usar a Internet de forma correta, veja um passo a passo de como criar um manual de ética e bom uso da Internet no trabalho.
5 qualidades que toda equipe de sucesso deve ter para obter resultados
Gerar resultados satisfatórios é um problema na sua empresa?
Saiba que essa é a dificuldade de muitas empresas e gestores, pois para que uma empresa consiga gerar resultados é necessário que uma equipe de sucesso e bem estruturada esteja por trás do desenvolvimento da empresa.
Colaboradores que buscam crescimento e visibilidade no mercado que atuam são primordiais para formular uma equipe de sucesso, que atenda às expectativas da empresa e possa render frutos.
Hoje em dia não é tão simples conseguir formular uma equipe de sucesso, com atitudes que enriquecem o ambiente de trabalho, pois muitos colaboradores mostram-se despreocupados com a situação da empresa, quando não abrange o seu setor.
Porém, hoje com a grande competitividade que existe no mercado de trabalho, não basta somente ser bom, é preciso ser o melhor para se destacar como profissional e ser reconhecido em meio a tanta concorrência.
Dessa forma, é importante que os colaboradores estejam preocupados com toda a empresa, isso porque pensar no coletivo e em como a equipe está posicionada ajuda a melhorar a qualidade da empresa, aumentar vendas, qualificar o atendimento ao cliente e criar novos serviços cada vez melhores.
Com base nesse objetivo, elencamos 5 qualidades primordiais, que toda equipe de sucesso deve ter. Descubra quais são agora mesmo:
1. Para montar uma equipe de sucesso os colaboradores devem ser flexíveis
Flexibilidade é uma grande característica e auxilia quando o trabalho é realizado no coletivo, pois para formular alguma estratégia de venda, por exemplo, os colaboradores precisam pensar, analisar o mercado e definir o que se busca como resultados.
Nesse sentido, como cada pessoa possui uma opinião e visão sobre determinado assunto, o importante é ser flexível para conseguir entender a opinião e sugestão do outro, pois dessa maneira consegue se estabelecer um diálogo saudável para debater estratégias com foco em resultados.
2. Quando busca-se resultados é essencial ter iniciativa
Iniciativa precisa estar presente em uma equipe de sucesso, porque permite criar coisas novas, personalizar o atendimento e ir em busca de melhorias para manter a competitividade.
Uma equipe que não tem iniciativa acaba por seguir uma rotina igual durante anos, e como as mudanças acontecem diariamente, a empresa fica atrasada e não consegue um bom posicionamento no mercado.
Além disso, é importante que o colaborador saiba que a iniciativa parte dele, que ele precisa mostrar que está interessado em determinado assunto dentro da empresa, pois dessa forma o gestor consegue auxiliar orientando o colaborador sobre o melhor caminho em busca de elaborar ações em prol do crescimento da empresa.
3. Sem criatividade é impossível gerar novas ideias
Criatividade é uma grande qualidade e indispensável quando busca-se aumentar a lucratividade, conquistar espaço no mercado e manter a empresa competitiva. A partir do exercício da criatividade é possível sair de situações difíceis e conseguir posicionar a sua marca ou empresa de forma diferenciada.
A criatividade está presente em todas as pessoas, porém algumas desenvolvem mais facilmente que as outras, e nesses casos é importante que o gestor incentive ações que possibilitem a utilização da criatividade.
É primordial também oferecer ao colaborador a chance de expor as suas ideias e disponibilizar espaço para executá-las, caso seja viável e uma proposta interessante para a empresa.
Atualmente percebe-se uma grande necessidade de mais profissionais criativos, que saibam sair da mesmice e pensar em coisas novas.
4. Motivação é peça chave no crescimento
Motivação faz com que o colaborador tenha vontade de desempenhar as suas funções da melhor maneira possível. Quando um colaborador não é motivado ele não tem vontade de trabalhar, gerar lucratividade e de crescer como profissional e auxiliar para o crescimento da empresa.
Muitas vezes um funcionário desmotivado ainda pode causar problemas maiores dentro do ambiente corporativo, como por exemplo incentivar o desperdício de tempo, baixa produtividade e até mesmo pode atrapalhar os demais colaboradores no desempenho de suas funções.
Se você gestor percebe que a sua equipe ou algum colaborador apresenta grande desmotivação, o importante é chamar para uma conversa de forma a entender melhor a situação e o porque de estar acontecendo isso.
Pode ser apenas um momento de desmotivação, se essa for a situação, percebendo que o colaborador sempre rendeu dentro da empresa, é interessante manter o funcionário e incentivar ele, falar sobre a importância dele se manter focado.
Caso seja um colaborador que fica o dia todo utilizando redes sociais, celular ou só conversando, é interessante ter uma conversa mais complexa e em alguns casos a única opção é demitir, pelo bem da sua equipe e empresa.
5. Evolução garante uma equipe de sucesso
Evolução não é mais uma qualidade, hoje todos os funcionários devem ter o DNA da evolução dentro de si, pois é necessário para conseguir posicionar-se com maestria em um mercado cada vez mais concorrido e que novas tecnologias chegam diariamente.
Evoluir desde adquirir conhecimentos, assumir novos papéis dentro da empresa até buscar especializações na sua área de atuação, que possam atualizar os seus conhecimentos. É primordial que os funcionários não fiquem acomodados dentro da empresa somente com a graduação ou curso que realizaram, pois conforme o tempo passa, evoluir torna-se imprescindível!
Se você é gestor e quer ter uma equipe de sucesso, mostre essas dicas para a sua equipe e conversem sobre melhorar alguns pontos citados, quando necessário. Porém, se você é colaborador e deseja se tornar um profissional incrível, essas dicas de qualidades também são pra você.
Começa a melhorar ou atribuir essas qualidades para a sua vida profissional e melhore os resultados da empresa!
Uso indevido do celular no trabalho pode causar demissão por justa causa
Você sabia que o uso indevido do celular no ambiente de trabalho pode causar uma demissão por justa causa?
Para os profissionais que utilizam constantemente o celular no ambiente de trabalho, é importante saber que esse uso exagerado pode colocar em risco o seu emprego.
Atualmente, a Justiça do Trabalho entende que as empresas podem demitir o colaborador que faz uso indevido do aparelho celular e de aplicativos como WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter e vários outros serviços nos smartphones, durante o expediente.
Nesses casos, inclusive, a demissão pode ser por justa causa, fazendo com que o empregado perca acesso a vários direitos trabalhistas, como a multa do Fundo de Garantia. Além disso, essa demissão também prejudica a imagem do profissional no mercado de trabalho.
Para o Judiciário, as empresas têm respaldo jurídico e legal para controlar ou mesmo proibir o uso de aparelhos celulares no ambiente de trabalho, da mesma forma que podem controlar o uso da Internet dos seus colaboradores, desde que exista a ciência desse controle por parte dos colaboradores da empresa.
Segundo o advogado especialista em direito e processos do trabalho, Guilherme Neuenschwander, caso não esteja expressamente escrito que é proibido, o que vale nessa instância é a lei trabalhista. “A lei trabalhista tem a possibilidade de aplicar medidas coercitivas no ambiente de trabalho quando houver abuso de direito. A chave é o profissional não deixar o celular atrapalhar a produtividade, tendo em mente que foi contratado para exercer tarefas específicas e que precisa cumpri-las”, esclarece o advogado.
Legislação, direitos e uso indevido do celular
O uso indevido de celulares ou da internet é capaz de configurar desvio de conduta profissional. Isso faz com que as empresas tenham o direito de impedir que o colaborador faça ligações ou acesse aplicativos do celular durante o horário de trabalho. Porém, não podem proibir o uso em casos de doença na família do colaborador.
Em decisão recente, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) não concedeu indenização a um profissional que teve a mão esmagada por uma “prensa” ao tentar pegar o aparelho celular que deixou cair no equipamento. Na decisão, a relatora do processo considerou que o empregado agiu de forma imprudente.
Em outro caso julgado pelo TST, um operador de telemarketing teve a demissão por justa causa mantida por insubordinação e indisciplina ao usar o celular no trabalho, o que era proibido pela empresa onde trabalhava.
Os profissionais devem entender que existem funções e atividades incompatíveis com a mobilidade e o desvio de atenção derivado do uso do celular.
Por exemplo, um trabalhador não deve operar uma máquina industrial e falar ao telefone, ou ainda usar a internet ou celular durante a realização de atividades que exijam concentração e sejam relevantes aos resultados da empresa.
Do lado das empresas, os gestores devem primeiramente formalizar e deixar as regras transparentes para todos os colaboradores em um documento específico, como esse modelo de documento sobre política de uso da internet e celulares nas empresas. Há também um modelo de documento específico sobre a política de uso do celular na empresa.
Caso os colaboradores não cumpram as regras, o ideal é aplicar advertências e penalidades, a demissão deve ser a última alternativa, somente quando os profissionais não quiserem aceitar ou cumprir as determinações impostas pela empresa.
No Brasil ainda não existem leis específicas sobre o uso do celular e da internet no trabalho, mas a Justiça entende que no ambiente corporativo, o tempo dos colaboradores deve se restringir a atividades relacionadas ao trabalho e vinculadas à empresa.
Com isso, qualquer atividade pessoal pode ser considerada desvio de conduta. Portanto, é coerente aos profissionais respeitar as regras da empresa com o objetivo de manter e aumentar a produtividade da equipe e evitar demissões.
Dessa forma, entendemos que as organizações têm liberdade e autonomia quanto a restringir o uso do celular e sobre a política de uso dos aparelhos e da internet no trabalho.
Mas independente de qual seja essa política da empresa, o profissional deve ter critérios e prezar pelo seu bom desempenho profissional, evitando o uso exagerado do celular e seus aplicativos, mantendo assim a sua boa produtividade e levando à empresa melhores resultados.
Devo proibir o uso do celular na minha empresa?
Estamos em pleno século 21, onde a grande maioria da população possui um aparelho móvel com internet e acesso à redes sociais, entretenimento, informações e muito mais. Porém, nem todas as pessoas sabem fazer uma utilização correta dessa tecnologia, principalmente se tratando do ambiente corporativo.
Assuntos de cunho pessoal, conversas aleatórias, muitas vezes acabam parando dentro da sua empresa e isso faz com que o tempo dos colaboradores seja desperdiçado e as tarefas trabalhistas fiquem em segundo plano.
Se você percebeu que na sua empresa essa dispersão existe, os profissionais estão desmotivados e não conseguem se focar e uma atividade por causa do uso do celular, é de grande relevância que você estabeleça regras de utilização ou até mesmo a proibição, visando maior produtividade.
No entanto, você também pode utilizar uma ferramenta de gestão de internet, que auxilia para que os colaboradores não tenham um acesso completo à internet no celular, e sim conforme forem estabelecidas as permissões de acesso por você, gestor.
Como restringir o uso da internet e celulares
Antes de tudo, gestores e colaboradores devem ter bom senso e buscar o equilíbrio. É possível definir restrições e ao mesmo tempo permitir alguns serviços e horários em que os colaboradores possam realizar atividades pessoais importantes na internet, evitando assim o uso indevido do celular e uma possível demissão.
Mas é imprescindível saber que a legislação reserva às organizações o direito de monitorar, restringir e criar regras para evitar a perda de produtividade dos seus colaboradores.
Ao aplicar qualquer tipo de controle, é necessário que a empresa informe o colaborador, formalizando esse procedimento através de um documento que descreva a política de uso da internet e celulares na empresa, o que comprova a ciência do colaborador.
Além de restringir o uso e acesso ao celular, é possível implementar regras e controlar os aplicativos usados, utilizando serviços de gerenciamento do uso da Internet, como o Lumiun.
E na sua empresa, de que forma é encarado o uso do celular e da internet pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários.
Quais são os prejuízos causados por equipes improdutivas?
Gestores estão sempre buscando tornar seus times de trabalho mais produtivos e motivados. Uma equipe produtiva presta serviços de maior qualidade, é engajada, motivada e produz mais com menos recursos. No entanto, quando o time responsável por um projeto apresenta indícios de menor produtividade, é preciso agir rapidamente.
Colaboradores que atrasam entregas, demonstram um certo distanciamento e apresentam falta de comprometimento com os resultados, podem contaminar toda a equipe, se o gestor não fizer nada para mudar essa situação.
Essas pessoas e equipes improdutivas prejudicam o ambiente corporativo, estimulando um espaço de baixa produtividade e satisfação cada vez menor. Dessa forma, a equipe perde em produtividade e o gestor perde em busca e alcance de resultados.
Você sofre com uma equipe improdutiva?
Então esse artigo foi feito pra você, pois iremos abordar os principais sinais de alerta e os prejuízos da baixa produtividade e das equipes improdutivas, para você identificar problemas de desperdício de tempo e encontrar maneiras de resolver essa situação. Confira:
Equipes improdutivas geram atrasos e resultados insatisfatórios
Quando muitas etapas do projeto atrasam ou os resultados são bem abaixo do esperado, é sinal de que sua equipe está improdutiva. Pode ser devido à metodologia ou recursos de trabalho inadequados, já que os processos existem justamente para aumentar a produtividade e facilitar as tomadas de decisão.
Sem algum tipo de metodologia definida, cada um fará o trabalho da sua maneira, que nem sempre é o melhor ou mais produtivo caminho. Da mesma forma, sem ferramentas apropriadas, as atividades podem levar muito mais tempo e esforço do que o necessário, resultando em retrabalho, falhas e frustrações para ambos os lados.
Esses atrasos que as equipes improdutivas costumam ter, geralmente trazem enormes prejuízos para o ambiente corporativo, porque os resultados esperados dificilmente serão alcançados e então a empresa e os gestores acabam perdendo em lucros.
Os gestores também ficam desmotivados por perceber que possuem na empresa pessoas que não estão interessadas em evoluir e crescer junto com o negócio. Por isso, em situações como essa o importante é dialogar com essa equipe improdutiva e explicar que é preciso melhorar, ao contrário serão tomadas medidas cabíveis.
Baixa motivação e comprometimento
Quando você percebe que os membros da equipe não estão engajados com suas atividades e empresa em geral, interessados ou motivados, fique alerta. Pior ainda quando se mostram ocupados demais com suas tarefas para participarem efetivamente das discussões empresariais.
Uma das causas é a atribuição de pessoas a atividades não compatíveis com suas funções. Se o funcionário não tem perfil para uma determinada tarefa, provavelmente não vai realizá-la corretamente, gerando um sentimento de insatisfação que contamina os outros.
Veja mais alguns aspectos que causam baixa motivação e comprometimento no trabalho:
- Problemas pessoais trazidos para dentro do ambiente empresarial são empecilhos para o aumento da produtividade
- Discussões ou brigas com colegas de trabalho
- Fofocas dentro da empresa
- Desperdício de tempo na utilização da internet da empresa para fins pessoais
- Utilização de redes sociais e demais meios de entretenimento durante o expediente
- Uso indevido do celular e conversas aleatórias
Falta de organização
A diminuição da produtividade também está diretamente relacionada à organização do ambiente de trabalho: da mesa de trabalho, dos objetos, dos documentos e pastas. Por isso, antes de pensar em produtividade é preciso pensar em organização.
Uma solução é estimular a organização na sua empresa para tornar-se um hábito. Crie espaços específicos para cada tipo de objeto que precisa ser guardado pelos profissionais (documentos, contas, pastas, etc.) e incentive que a sua equipe os mantenha organizados em seus devidos lugares, isso vale também para os arquivos eletrônicos armazenados em pastas de trabalho no computador.
Dessa forma, quase nunca haverá necessidade de fazer grandes arrumações na empresa, o que implica em mais tempo para a realização das atividades propostas.
Problemas na comunicação interna
Um dos problemas gerados pela queda da produtividade no trabalho é a falta de comunicação interna. Se você usa e-mail como maneira de delegar as atividades, por exemplo, saiba que essa não é a melhor solução para a sua empresa.
Afinal, se todo funcionário precisar acessar sua caixa de entrada constantemente para descobrir o que precisa fazer ou com quem deve falar, o tempo será desperdiçado de maneira contínua e muitas vezes a abertura do e-mail será uma desculpa para utilizar redes sociais e desperdiçar ainda mais tempo.
Uma equipe improdutiva corre o risco de ficar ainda mais ociosa se há problemas na comunicação interna. Um funcionário pode simplesmente não fazer nada enquanto aguarda a autorização do superior ou enquanto um colega não entregar a sua parte do trabalho.
Isso faz com que os problemas se tornem uma bola de neve e acabem prejudicando a equipe e os negócios da empresa como um todo.
Perda de oportunidades de negócio
Atualmente, com um mercado altamente competitivo, é preciso ter processos cada vez mais alinhados e uma equipe voltada para fazer mais com menos recursos. Em tempos de instabilidade econômica, qualquer perda pode fazer com que clientes deixem de contratar sua empresa, e isso faz com que os lucros caiam de forma que não possam ser recuperados facilmente.
Por isso, entregas pontuais, padrão de qualidade equilibrado e inovações são aspectos esperados pelo cliente. Caso contrário, é um risco que pode interferir na sobrevivência do negócio. e nesse sentido, é possível afirmar que equipes improdutivas fazem com que a empresa perca oportunidades de fazer mais negociações.
A produtividade no trabalho não só contribui para que um ambiente seja agradável, como também pode alavancar o faturamento da marca e/ou empresa.
Conseguiu perceber como equipes improdutivas prejudicam o seu negócio? É importante ficar sempre atento em como os seus colaboradores estão trabalhando e executando as suas atividades, assim evita-se a criação de um ambiente de trabalho com problemas de queda de produtividade entre os profissionais e com isso queda no crescimento e lucros insatisfatórios.
Então, o que achou deste artigo sobre equipes improdutivas? Se você gosta de materiais e artigos sobre produtividade continue acompanhando o nosso blog, atualizamos semanalmente com novos conteúdos sobre produtividade, segurança, Tecnologia da Informação e muito mais!
Você sabe a diferença entre produção e produtividade?
Sim. Existe e muita diferença entre produção e produtividade. Na verdade essas duas palavras andam juntas, mas não têm muita relação na hora de planejar uma estratégia empresarial, por exemplo. É importante antes de tudo saber disso, para conseguir entender a diferença entre produzir e ser produtivo.
Esse conceito de ligação entre produção e produtividade foi criado conforme o passar dos anos e com isso se manteve a visão de que são a mesma coisa ou muitas vezes que uma é o sinônimo da outra, o que não é verdade.
Tendo em vista propor esse melhor entendimento, vamos explicar neste post resumidamente, o conceito de Produção e Produtividade, bem como a importância para as empresas. Confira!
Produção
A produção é todo o tipo de atividade que visa a origem de um serviço, objeto ou produto. A produção também está relacionada com a diferença entre o volume do que se produz em relação aos bens consumidos, pois é o que determina o valor acrescentado a estes recursos, apontando se haverá ou não lucro para a empresa.
Pode ser considerada uma medida de resultados, ou seja, um dado sobre o que foi produzido em determinada empresa por um determinado período de tempo. Essas informações são importantes para o planejamento e controle de produção (PCP), que controla futuramente a atividade de decidir sobre o melhor uso dos recursos de produção.
A produção tem mais relação com o que deve ser feito, do que como deve ser feito. É de grande importância que o entendimento sobre produção esteja envolto nesse sentido, pois uma pessoa pode produzir em grande escala e mesmo assim não ser produtiva, é relativo.
Até mesmo porque muitas vezes quando é exigido o aumento da produção, se tem a diminuição da produtividade, porque aumentam as horas de trabalho e a quantidade de atividades que devem ser realizadas, afetando dessa forma a qualidade na hora da entrega e outros fatores que estão relacionados e andam juntos com a produtividade.
Muita gente quando pensa em produção, associa a uma imagem de trabalho braçal, por exemplo o que era muito feito antigamente. Porém, a produção hoje também é realizada na internet, por meio dela que muitas atividades são executadas. Percebe-se também que em muitas empresas existe um grande número de funcionários trabalhando, mas não existem resultados significantes, enquanto em outras empresas pode-se ter um menor número de trabalhadores e muito mais resultados.
Produtividade
A produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Sendo vista por muitos como o ato de minimizar de forma científica o uso de recursos materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos. Para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores.
Enquanto a produção está mais preocupada com a quantidade, a produtividade preocupa-se mais com a qualidade do que é entregue. A produtividade tem como objetivo principal estimular o trabalho e a busca por melhores resultados, com isso auxiliando para o crescimento da empresa em sua totalidade.
Existem algumas ações que podem aumentar a produtividade, a primeira delas é identificar os problemas, achar onde está o desperdício, seja de tempo, matéria prima ou qualidade e aplicar os ajustes, as correções que são necessárias.
Criar um bom ambiente corporativo, limpo e organizado, que ofereça condições para que o trabalho possa ser realizado, melhorar os canais de comunicações, seja comunicação interna ou externa e investir em conhecimento, quanto mais você conhecer os detalhes do seu negócio de forma aprofundada, mais chance de sucesso terá.
O que é mais importante, produção ou produtividade?
As duas. Você precisa ter tanto a produção quanto a produtividade na sua empresa, pois caso uma não exista prejuízos vão acontecer e podem ser muito grandes, diminuindo resultados e aumentando a busca incessante por um crescimento que demora um grande período de tempo ou até mesmo não chega. Além disso, mesmo a produção não sendo sinônimo da produtividade, ou ao contrário, elas andam juntas e para que tudo funcione corretamente elas precisam estar em cooperação uma com a outra.
Os gestores e diretores de empresa devem saber que a equipe é a alma do negócio, portanto uma equipe bem estruturada, que saiba produzir e ser produtiva é o que vai fazer os resultados chegarem mais rápido. Por isso manter um diálogo claro entre direção e colaboradores é primordial, dessa forma consegue se definir metas e objetivos que a empresa e funcionários possuem.
E a sua empresa tem produção e produtiva andando juntas? Compartilhe sua opinião conosco e continue acompanhando o nosso blog!
Como melhorar a baixa produtividade dos profissionais no Brasil
Você já deve ter lido ou ouvido sobre a baixa produtividade dos profissionais no Brasil. É comum matérias apontando a diferença de produtividade entre os brasileiros e americanos e estudos que mostram os índices e crescimento produtivo em diferentes países.
Essa definição de produtividade é calculada com base em quanto cada profissional contribui para o PIB (Produto Interno Bruto) em cada país. Dessa forma não nos surpreende o Brasil estar distante dos países com maior produtividade, ficando em 75º no mundo.
Confira no gráfico abaixo a colocação de cada país no quesito produtividade de cada trabalhador:
Pior do que essa posição, é o fato de que o Brasil não tem evoluído em relação a produtividade dos seus profissionais. Em relação aos americanos a distância vem aumentando cada vez mais e chegando perto aos níveis de 1950, como mostra esse infográfico do Conference Board, organização americana que analisa dados de milhares de empresas em mais de 60 países.
O gráfico também mostra que os trabalhadores brasileiros ainda são mais produtivos que os chineses e indianos.
Segundo especialistas, os baixos índices de produtividade no Brasil são derivados de três fatores, principalmente:
- Baixo nível educacional e falta de qualificação técnica dos profissionais brasileiros
- Baixo nível de recursos em relação a equipamentos e maquinário e estruturas de apoio
- Ineficiência da economia e gargalos de infraestrutura do país
- Falta de interesse dos profissionais em buscar melhores resultados
O baixo nível de educação no Brasil claramente é um dos limitadores para a melhoria na produção de riquezas no país. Os brasileiros estudam em média 7 anos, enquanto nos EUA são em média 12 anos de estudos, incluindo ensino superior, além da diferença na qualidade do ensino. Não por acaso que a Coreia do Sul está no topo da lista dos países mais produtivos, já que é uma das nações que mais investe em educação no mundo.
Da mesma forma, os investimentos em infraestrutura, tanto pelo mercado privado como pelo governo, é ainda muito baixo. Boa parte das empresas não investe em máquinas e equipamentos e não valoriza a criação de um bom ambiente de trabalho para os seus colaboradores, o que influencia diretamente e negativamente na produtividade da equipe e da empresa de modo geral.
A falta de interesse dos profissionais em buscar melhores resultados também é um fator determinantes para o Brasil estar com baixos níveis de produtividade, pois os profissionais brasileiros mostram-se acomodados e sem força de vontade de aperfeiçoar e aumentar os seus resultados em suas atividades.
Analisando os quatro fatores em separado, podemos perceber que os dois primeiros estão diretamente ligados a práticas de gestão das empresas e que é possível contornar essa baixa produtividade com uma postura voltada para a qualificação dos colaboradores e investimento adequando em máquinas/equipamentos e ambiente de trabalho adequando.
Portanto, cabe as empresas reverterem a média baixa de produtividade dos profissionais brasileiros, através de práticas de treinamento e qualificação dos colaboradores e investimento em equipamentos e ambiente de trabalho favorável à produção e alto desempenho dos profissionais.
Mas, os profissionais precisam demonstrar interesse em aumentar a produtividade e sua performance diante das atividades propostas. Somente dessa forma, resultante de uma união das empresas e dos profissionais que é possível melhorar essa colocação brasileira.
Agora, trazendo essa análise para a prática da estratégia e gestão nas empresas, fica claro que é possível alcançar níveis de produtividade de países como Estados Unidos e Coreia do Sul. Para isso é fundamental, primeiro, atrair profissionais com bom nível de formação e investir em qualificação permanente da equipe.
Em mais uma comparação, no EUA os profissionais recebem em média 120 horas de treinamento por ano, enquanto no Brasil a média fica em apenas 30 horas.
Além disso, é fundamental utilizar práticas de gestão para aumentar a produtividade da equipe, algumas práticas importantes são:
- Definição de metas por equipe e colaboradores
- Valorização do trabalho coletivo e comunicação interna
- Explorar recursos de TI, como sistemas e equipamentos modernos
- Gestão de tarefas e acompanhamento de resultados
- Benefícios e bônus para os colaboradores com base em resultados apresentados
Cada uma dessas medidas tem como objetivo extrair ao máximo a capacidade dos profissionais e permitir que estes possam desempenhar suas tarefas da melhor forma.
Também é importante ressaltar que cada empresa e equipe possui características peculiares e cabe aos gestores identificar quais os pontos mais relevantes e que devem receber mais atenção quanto ao investimento no capital humano da empresa.
Em complemento ao investimento em capital humano, é necessário também investir em equipamentos infraestrutura, nesse caso as prioridades devem estar de acordo com o perfil de cada empresa, por exemplo indústrias, necessitam de máquinas modernas, equipamentos de apoio de qualidade e processos muito bem definidos.
Já ambientes de escritório o investimento passa por instalações confortáveis e recursos de tecnologia de qualidade, como equipamentos de alto desempenho, ferramentas de gestão modernas e internet de boa qualidade.
Trazendo esse tema para a utilização mais segura e produtiva da internet nas empresas, que é um dos objetivos principais dos conteúdos do nosso blog e da Lumiun Tecnologia como solução para esse fim, é necessário que os gestores entendam o quanto um bom funcionamento da rede pode contribuir na execução das tarefas.
Até mesmo a importância de gerenciar a internet para que a rede seja utilizada de forma produtiva, evitando desperdício de tempo da equipe e de recursos, priorizando os serviços e recursos relacionados às atividades da empresa. Pra saber mais entre em contato com nosso atendimento.
Concluindo, o mais importante é que as empresas e gestores assumam a responsabilidade de buscarem continuamente potencializar a sua produtividade e que para isso é fundamental investir em capital humano e infraestrutura.
Inclusive, essa estratégia de investimento é comum nas empresas que mais crescem e se desenvolvem no país, já que em um mercado cada vez mais competitivo, o diferencial muitas vezes passa a ser a eficiência da empresa, em relação aos concorrentes.
Gostou desse conteúdo? Compartilhe conosco sua experiência ou visão sobre esse tema, como você percebe que sua empresa encara essa questão de produtividade dos profissionais e o que mais pode ser feito pra alcançarmos os países que estão no topo da lista dos mais produtivos do mundo!
Comunicação interna nas empresas: como melhorar o relacionamento com os colaboradores
Manter uma boa comunicação entre a empresa e seus colaboradores é fundamental para a criar um ambiente corporativo saudável e produtivo. Já que é por meio da comunicação que os gestores e sócios das empresas conseguem interagir e trocar informações com suas equipes, passando para os colaboradores a visão da empresa e os objetivos do negócio, da mesma forma, é importante extrair dos profissionais sua visão sobre o ambiente de trabalho, andamento das tarefas e sugestões do que pode ser melhorado na empresa.
Quando a comunicação não é realizada de forma efetiva dentro da empresa, podem surgir inúmeros problemas, que com o tempo tendem a se agravar, prejudicando o ambiente de trabalho, a execução das tarefas, a produtividade da equipe e os resultados do negócio.
Sabe-se que em boa parte das empresas não existe uma política padronizada de comunicação interna. Porém, nas empresas que possuem, embora geralmente não se tenha um setor destinado para esta atividade, na maioria dos casos a responsabilidade fica dividida entre os setores de Recursos Humanos e Marketing.
No entanto, mesmo sendo uma atividade fundamental, muitas empresas não valorizam a importância de manter processos de comunicação interna e acabam possivelmente alcançando resultados abaixo do que poderiam alcançar se houvesse uma comunicação interna eficiente.
Pesquisa sobre comunicação interna nas empresas
Em uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), para mapear as práticas adotadas pelas organizações em relação ao seu processo de comunicação interna, foram realizadas entrevistas em 179 empresas de diversos segmentos e setores da economia, todas classificadas na lista das 1.000 maiores empresas do Brasil.
Os dados da pesquisa mostraram o crescente aumento da função estratégica desempenhado pela comunicação interna, em 50% das empresas participantes, a comunicação organizacional teve reporte direto à presidência da organização.
Para 76% das empresas participantes, a área de comunicação corporativa ocupa os níveis mais elevados na estrutura organizacional dessas empresas, sendo 34% no nível de diretoria e 34% no nível de gerência.
O que mostra a importância do engajamento dos gestores no desenvolvimento da comunicação interna da empresa. No desenvolvimento das atividades relativas à comunicação interna, 64% das empresas participantes, contam com a realização conjunta entre profissionais da equipe interna e equipe externa (fornecedores).
Analisando a pesquisa realizada pela ABERJE, podemos perceber que existe uma necessidade crescente do acompanhamento contínuo e troca de informações com os colaboradores e equipes para auxiliar e garantir os melhores resultados na aplicação da comunicação interna. O que já era necessário, nos dias atuais com a competitividade no mercado, tornou-se fundamental.
Como estabelecer uma boa comunicação interna?
Bom, você pode começar de diversas formas, o mais importante é avaliar de forma contínua o andamento dos processos de comunicação e se a troca de informações está ocorrendo como planejado.
Hoje em dia é fundamental explorar os serviços que a tecnologia oferece, agilizando e potencializando a troca de informações entre gestores, equipes e diferentes setores. Listamos algumas dessas ferramentas:
- Sistema de intranet
- Blog corporativo interno
- Rede social corporativa
- E-mail institucional, listas de e-mail e newsletter
- Reuniões online e videoconferência
- Serviços de comunicação instantânea como Slack, Skype ou WhatsApp
Também temos meios tradicionais e muito eficientes de comunicação:
- Mural de recados
- Reuniões coletivas
- Eventos e convenções
- Manual ou cartilha do colaborador
- Caixa de sugestões
Como você pode perceber, são muitas formas que pode ocorrer a troca de informações internamente na sua empresa. Por isso antes de passar a utilizar qualquer forma de comunicação, é importante ter claro entre os gestores os objetivos e limites em cada processo de comunicação.
Claro que as formas que ocorrem a troca de informação mudam, principalmente pelo número de colaboradores e pela distribuição física destes na empresa. Por exemplo, se sua empresa possui apenas uma sede sem unidades ou filiais, fica mais fácil centralizar avisos em um mural de recados, em um local de convivência da equipe, o que daria muito mais trabalho em uma empresa com dezenas de unidades.
Listamos alguns passos a serem seguidos na escolha e implementação das melhores práticas de comunicação corporativa interna na sua empresa:
1 – Análise da situação atual
Antes de começar qualquer tipo de reestruturação ou implantação, é importante saber como ocorre a troca de informações entre a empresa e seus colaboradores, entre os setores e suas equipes.
O primeiro passo deve ser no sentido de entender qual é o maior problema existente na comunicação entre a empresa e os seus colaboradores. Por exemplo, quais informações do negócio são compartilhadas para os gestores, setores e colaboradores. Também é necessário avaliar a eficiência das formas de comunicação utilizadas, por exemplo quando um comunicado é emitido por algum canal de informação, verificar se todos os colaboradores de fato acessam e tomam conhecimento daquela informação.
O problema da comunicação interna pode estar no canal de comunicação utilizado, na forma de compartilhamento das informações ou no acesso dos colaboradores às informações.
2 – Definir os objetivos e responsáveis pela comunicação
A comunicação ideal para a sua empresa deve ter clareza, agilidade e simplicidade, pois dessa forma favorece o alinhamento de todos os colaboradores em relação aos procedimentos da empresa, evitando mal-entendidos e interpretações erradas.
Para alcançar esse modelo ideal, é necessário primeiro ter claro quais informações devem ser compartilhadas dentro da empresa, quem deve ter acesso a cada tipo de informação e quem será o responsável por compartilhar e acompanhar os resultados gerados. Por exemplo, o diretor de cada departamento deve ser responsável por compartilhar os objetivos estratégicos do negócio para a sua equipe e este deve garantir que as atividades do setor estejam alinhadas com esses objetivos.
3 – Definir os canais e padrões de comunicação
Como já listamos acima, há inúmeras formas de transmitir as informações da empresa entre os colaboradores. A escolha dos canais a serem utilizados deve atender o tipo de informação a ser transmitido, a urgência que a informação deve ser acessada e o nível de formalidade e garantia de acesso que cada informação exige.
Além disso, é necessário considerar o perfil e contexto de trabalho da equipe, por exemplo em um escritório de contabilidade uma informação deve ser compartilhada de forma diferente que para os operadores em uma indústria.
Listamos alguns dos canais mais utilizados e suas principais características:
Mural de recados: utilizado para divulgação de comunicados gerais da empresa, com informações que devem estar acessíveis a todos os colaboradores. É recomendado que os murais fiquem em locais de convivência na empresa, como o local de registro ponto, refeitórios ou vestiários. Também pode ser interessante criar murais de recados em cada setor/departamento da empresa, para divulgação de todas informações relacionadas somente ao setor.
E-mail: é o canal ideal para uma comunicação sem urgência (pois até 24 horas é um período de resposta aceitável) e alta formalidade (pois todas as mensagens ficam registradas para o emissor, o receptor e a própria empresa). Porém, não é ideal que o e-mail seja usado para tratar de assuntos negativos, como demissões, pois retira um pouco da pessoalidade necessária para tal situação. Para segmentar o envio de mensagens pode ser usado listas de e-mail, agrupando nas listas e-mails por setores ou hierarquia dentro da empresa.
Reuniões: as reuniões são importantes para compartilhamento e debate de informações estratégicas da empresa ou setores em específico. Nesses casos, como a informação da mensagem costuma ser altamente relevante, é interessante que exista um meio escrito acompanhando para registrar os principais pontos debatidos na reunião, por exemplo, uma ata ou documento que todos tenham acesso.
Eventos: Promover eventos é uma excelente maneira para divulgar campanhas institucionais e integrar a equipe. Por exemplo, realizar uma convenção reunindo todas equipes para treinamento e divulgação de campanhas é uma excelente maneira de motivar os colaboradores para o alcance das metas da empresa. Também é interessante promover eventos de integração em datas festivas, para estimular o relacionamento entre os profissionais.
Comunicadores instantâneos: em muitas equipes está sendo utilizado o Whatsapp como canal de comunicação, o que pode dar muito certo para o troca de informações gerais que precisam chegar rapidamente ao receptor. Por outro lado, não é indicado para mensagens complexas, que requerem um formato mais longo e explicativo. Outra boa opção de serviço de comunicação entre equipes é o Slack.
4 – Criar documentos com orientações/regras de comportamento no trabalho
Toda empresa tem (ou deveria ter) um conjunto de regras e orientações de como os colaboradores devem se comportar no ambiente de trabalho. Essas orientações podem contemplar que tipo de roupas podem ser usadas, como se relacionar com os colegas, como deve ser realizado o atendimento aos clientes, diretrizes para utilização de sistemas e realização de tarefas, horários de trabalho e intervalos e tudo mais que abrange o desempenho das atividades dentro da empresa.
É recomendado que a empresa agrupe todas essas orientações em um documento, que deve ficar acessível aos colaboradores em formato digital e impresso. Em empresas maiores, talvez seja necessário a criação de documentos específicos para cada setor/departamento, com as orientações que contemplam as atividades do departamento, por exemplo um setor de vendas, com informações sobre os serviços da empresa, padrões de atendimento e exigências em relação a utilização do sistema de vendas e lançamento de pedidos.
Como aqui na Lumiun nosso objetivo é tornar o uso da internet mais seguro e produtivo nas empresas, não podemos deixar de abordar a utilização da tecnologia no ambiente de trabalho. Para prevenir problemas de segurança como perda de dados e também evitar o desperdício de tempo dos colaboradores, sugerimos a criação de um documento com diretrizes em relação ao uso dos celulares para atividades pessoais e também que tipos de conteúdos e sites podem ser acessados durante o trabalho. Inclusive, fornecemos um modelo de documento que pode ser utilizado na sua empresa.
Concluindo, como já falamos, manter uma boa comunicação interna nas empresas é fundamental para criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
Para que isso ocorra, não é necessário grande investimento ou esforço, basta definir os objetivos claramente, que tipo de informações devem ser compartilhadas, quem pode/deve ter acesso a cada informação e quem são os responsáveis por compartilhar e monitorar os resultados da comunicação.
O conteúdo do artigo foi relevante pra você? Compartilhe conosco nos comentários como sua empresa se faz para manter uma boa comunicação com os colaboradores e qual o impacto no ambiente de trabalho e produtividade!
