Sua empresa precisa ser mais produtiva? Saiba o que fazer!

Devido ao cenário econômico atual, é comum as empresas apresentarem problemas relacionados a queda de resultados e baixos rendimentos. Porém, muitas empresas têm complicações instaladas há bastante tempo, e por conta disso não conseguem se estabelecer no mercado e manter sua produtividade e rendimentos, razão pela qual acabam fechando, ou demitindo uma grande parte dos colaboradores.

Em períodos de crise, é fundamental voltar a atenção para a gestão e produtividade, para que sua empresa consiga aumentar os resultados, os gestores precisam ter em mente dois conceitos primordiais: competência e o desempenho. Com isso, as ações precisam ser pensadas para melhorar a gestão da empresa e a produtividade da equipe, como também no papel de cada colaborador, para manter a organização no ambiente corporativo.

A partir disso, preparamos 9 dicas que podem auxiliar sua empresa a melhorar os resultados e competitividade em relação aos concorrentes e ao mercado.

Mudanças focadas em produtividade

Antes de qualquer coisa, você precisa ter em mente que se a sua empresa não está apresentando os resultados esperados, algo está errado, e quando alguma coisa não está certa, deve ser modificada. É preciso entender que insanidade é fazer a mesma coisa todos os dias esperando um resultado diferente, portanto se você não está satisfeito com a performance da sua empresa, prepare-se para realizar mudanças em todos os setores.

Para saber onde é melhor focar as mudanças, é necessário avaliar qual setor ou parte da sua empresa não está gerando os resultados esperados, para então implementar melhorias, sempre tendo como objetivo resultados, somente assim você poderá tornar a sua empresa mais competitiva.

Entender o Retorno sobre Investimento (ROI)

Calcular o ROI nada mais é do que saber quanto dinheiro a empresa está ganhando (ou perdendo) com cada investimento realizado. Isso inclui tudo o que for feito visando algum lucro futuro para a empresa, como por exemplo treinamento da equipe de vendas e estratégias para captação de novos clientes. Desse modo, fica claro não só quais investimentos são vantajosos, mas também como otimizar aqueles que já estão dando certo, a fim de que tenham um desempenho ainda melhor.

Faça um planejamento estratégico

É importante colocar no papel a razão de ser da sua empresa, como você quer ser reconhecido e liste as qualidades que você deseja para sua equipe. Traga essas informações para suas discussões e lembre-se delas a todo momento. Missão, visão e valores existem para guiar você e o seu time.

Defina a competência de cada cargo

Essa dica parece não ser tão importante, pois você como gestor da empresa sabe o que cada colaborador está realizando dentro da empresa e como os cargos estão distribuídos. No entanto, é de grande importância que seja feito esse levantamento das competências de cada um, para que o planejamento estratégico da empresa possa se concretizar.

Preserve as informações da sua empresa

Com a utilização da internet para praticamente todas as atividades do nosso dia a dia, é preciso um cuidado redobrado na hora de posicionar a empresa no meio digital. A segurança precisa ser preocupação constante dos gestores, que devem prezar para que os dados da empresa não sejam colocados em risco. Se tratando de segurança, os investimentos principais devem ser sempre na prevenção de problemas gerados. No caso de ocorrência de falhas na segurança os riscos e prejuízos são muitas vezes enormes, como por exemplo, perda, vazamento ou sequestro de informações.

Faça das metas realidade

Defina objetivos de curto, médio e longo prazo, pois isso facilita no planejamento e também faz com que você perceba a evolução gradativamente. Definir, divulgar e acompanhar metas para cada departamento facilita a conquista dos objetivos da empresa e também faz com que cada funcionário consiga saber o seu papel no cumprimento das metas e possa auxiliar ao alcance do objetivo final, que é a busca por melhores resultados.

Dê autonomia para a sua equipe

Os resultados são melhores quando o colaborador se sente parte da solução e definições da empresa, por isso, incentive a tomada de decisão em todos os níveis. Decisões alinhadas com os valores da empresa dificilmente vão ser negativas, o esforço para incorporar os valores é menor do que o de gerenciar todas as decisões.

Identifique as falhas

Como você já identificou o perfil de cada colaborador e deu autonomia para a sua equipe, agora é hora de ver onde estão as falhas, motivos de queda nos resultados. Analise o seu time e veja se as pessoas estão nos setores corretos dentro da empresa e cumprindo com as suas obrigações trabalhistas.

Saiba o valor da produtividade para os resultados

A produtividade é uma das características mais requisitadas hoje pelas empresas. Isso acontece porque está totalmente ligada com o crescimento e melhores resultados. Controlar a produtividade é importante para fazer o trabalho render mais e para que o tempo de realização de atividades seja suficiente, afinal, tempo é dinheiro, assim, trabalhar mais em menos tempo significa ganhar mais.

A queda na produtividade pode ser um ponto negativo quando se busca resultados para a empresa e pode ser causada por inúmeros fatores, como por exemplo desperdício de tempo nas redes sociais, ociosidade, falta de diálogo e definições, entre outros.

Controlar a produtividade através da gestão vai lhe ajudar a identificar os pontos fracos da sua empresa, reduzir os desperdícios de tempo e recursos e aumentar a produtividade, fazendo com que sua empresa seja mais eficiente e competitiva.

 

Você acha que essas dicas foram úteis e podem lhe auxiliar a alavancar o seu negócio e lhe trazer mais resultados? Compartilhe a sua experiência conosco e continue acompanhando o nosso blog.

Redes sociais no trabalho: produtividade ou distração?

Que as redes sociais vieram para modificar as nossas experiências relacionadas à comunicação e internet, isso todo mundo sabe. A questão é, se realmente a comunicação via internet de forma instantânea e o entretenimento auxiliam e acrescentam no ambiente corporativo.

Uma pesquisa realizada no último ano pela Triad Consulting, empresa especializada em produtividade, revelou como os profissionais brasileiros gastam seu tempo de trabalho na internet. Os resultados surpreendem e mostram como a produtividade cai com o uso da internet no trabalho. Para chegar aos números finais, foram entrevistados 1,6 mil profissionais.

De acordo com a Triad, 80% das pessoas entrevistadas gastam até 3 horas da jornada de trabalho com atividades que não contribuem com seu serviço, sendo que boa parte destas horas é gasta na internet. Outro dado importante revelou que, para 35,6% dos entrevistados, os próprios computadores, que são essenciais para o trabalho, são reconhecidos como principal foco de distração durante o expediente. Do tempo gasto na internet durante o trabalho, a pesquisa mostrou que 27,3% do tempo é gasto com e-mails e 21,4% com outras atividades online.

Produtividade

Tendo em vista esses dados pode-se perceber que existe um grande risco de baixa produtividade quando a internet e a vida pessoal tornam-se prioridade no trabalho. A internet ao mesmo tempo em que oferece soluções e ideias, pode fazer com que seus colaboradores se distraiam e percam tempo com atividades que não contribuem para seu crescimento profissional e ainda podem prejudicar a empresa.

Além das informações citadas, a Triad revelou que 40,9% dos entrevistados usa o e-mail para repassar piadas, 26,1% deles trocam links do YouTube, 20,6% jogam em rede e 11,1% veem pornografia.

Usar a internet no trabalho ainda é um assunto que gera muita discussão. Saber os limites de quando ela é benéfica e quando ela prejudica é o grande desafio. Vale lembrar também que o uso indevido do celular e redes sociais no trabalho, em casos mais extremos, pode até resultar em demissão por justa causa, de acordo com o Artigo 482 da CLT. Resta a cada um ter bom senso e responsabilidade para usar a internet como aliada.

Redes Sociais

Os profissionais mais jovens costumam ser os que mais utilizam as redes sociais no trabalho. Portanto, se na sua empresa, grande parte dos colaboradores são jovens, uma boa ideia seria liberar a utilização das redes sociais em um período de tempo. Assim você faz com que o jovem fique mais confortável a atencioso no trabalho. Em contrapartida a essa liberdade, é necessário que os profissionais sejam mais exigidos também.

O mercado de trabalho é cada vez mais alimentado por pessoas “antenadas”, com ótima formação e um vasto currículo e o nível de cobrança e responsabilidade para com estes indivíduos também deve ser maior. Porém, é papel da empresa que designe funções compatíveis às competências e habilidades desses profissionais, pois acessar redes sociais o tempo todo no trabalho pode significar desmotivação e ociosidade.

Existem algumas empresas que necessitam que os seus funcionários fiquem o dia todo conectados na internet e redes sociais, em casos como esse é preciso cuidado do lado do empregado e gestão correta do empregador. O dono/empregador deve sempre deixar claro como a política de acesso à internet funciona e de que forma é utilizada na empresa, assim fazendo com que o funcionário tenha consciência e evite atitudes incorretas e que possam acarretar em uma demissão não esperada.

O colaborador precisa saber que por mais que precise utilizar a internet para trabalhar, não deve fazer uso das suas redes e utilizar como entretenimento ou até mesmo iniciar conversas pessoais. Quando o funcionário não entende qual o papel que deve desempenhar, acaba perdido e então as redes sociais podem sim se tornar uma distração, ao invés de trabalho e produtividade.

Muita gente sabe usar muito bem as redes sociais para se divertir, porém não tem a menor noção de como tirar proveito delas para se dar bem no ambiente de trabalho. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como usar as redes sociais no trabalho de forma correta e responsável:

  • Estar conectado a muitas redes faz com que o profissional tenha a sua atenção dispersa em muitos sites ao mesmo tempo, portanto, procure estar conectado em uma rede social apenas e dê uma “espiadinha” bem rápida durante o trabalho ou em um momento de folga.
  • Uma das coisas que pode atrapalhar e muito durante o trabalho é o bate-papo que leva muito tempo, sendo que muitas das vezes as pessoas esperam por uma resposta rápida e se não der para responder na hora, responda depois, a não ser que a conversa seja sobre o serviço.
  • Deixar a rede social aberta o tempo todo dá a impressão de que o empregado está desocupado o tempo todo e para evitar este tipo de problema, escolha um horário em que não prejudique o seu rendimento no trabalho, que pode ser durante o almoço ou o fim do dia.
  • Um dos erros mais comuns é o uso do e-mail corporativo para receber notificações de suas redes sociais, o que se torna uma boa fonte para a distração dos jovens, portanto configure a sua conta para não dar notificações ou para dar notificações em seu e-mail pessoal, mas vale ressaltar que o e-mail pessoal não deve ser acessado a todo o tempo, pois as empresas trabalham com e-mails corporativos para ser usado com assuntos da empresa e não para diversão, portanto foque em seu trabalho e use pouco as redes sociais em seu ambiente de trabalho.

Distração

Em uma pesquisa realizada com 1.709 profissionais, de presidentes à estagiários, especificamente sobre a utilização das redes sociais, um dado que foi divulgado refere-se à pessoas que acabam “furando” a proibição de acesso nas empresas. Em análise, 47% das pessoas que trabalham em empresas que proíbem o acesso à redes sociais, continuam utilizando mesmo assim. Além disso, 66% das pessoas entrevistadas afirmam que acessam o celular quando a rede está proibida.

Em casos como esse, de violação das regras e políticas da empresa, uma solução é a implantação de um serviço para gestão e controle de internet, onde é possível realizar controle por horários e monitoramento do que é acessado na rede da sua empresa. Com isso você consegue fazer com que os seus colaboradores façam um acesso mais correto da internet no local de trabalho.

A gestão e controle de internet também possibilita uma maior proteção da rede e dados da empresa contra ataques e sites nocivos. Além disso, quando é realizada a implantação de um serviço para controle de internet, percebe-se o aumento da produtividade entre os colaboradores e queda no desperdício de tempo, que geralmente causa muitos danos à empresa.

A internet da sua empresa é utilizada corretamente? Descubra agora mesmo

Conforme a Internet vai se tornando cada vez mais presente e relevante para os negócios e atividades profissionais, aumentam as dúvidas sobre como manter a privacidade e segurança na Web, de forma que não prejudique os negócios. Armazenar informações pessoais, dados privados e financeiros da empresa e mantê-los protegidos pode ser difícil, mas é possível evitar a grande maioria dos golpes, spyware e violações de privacidade.

Por isso, elaboramos algumas dicas para você saber se a internet da sua empresa está sendo utilizada de forma correta pelos colaboradores, evitando ameaças, ou se está livre para possíveis ataques virtuais.

Verificação da segurança do site

Muitas vezes os seus colaboradores podem estar navegando na internet procurando por algo, ou então somente passando o tempo, caso exista uma política de utilização da internet flexível e acabam “migrando” de site em site. Esse tipo de comportamento pode ser prejudicial para a empresa, levando em conta a segurança. Como hoje existe uma infinidade de sites disponíveis para acesso, se não for realizada a verificação de segurança e confiabilidade, é fácil cair em uma cilada.

Alguns sites solicitam informações pessoais para conectar-se à sua conta ou para concluir uma transação. Hackers, ladrões e programadores de spyware sabem disso, e muitas vezes tentam interceptar suas informações durante essas transações. Portanto, sempre use sites e empresas seguros e exija que as regras de acesso sejam cumpridas adequadamente pela sua equipe.

Em primeiro lugar, as suas informações somente devem ser entregues para empresas respeitadas, e então verifique se o site da empresa usa um endereço da Web que começa com “https” e se possui um símbolo de cadeado na barra de endereço ou na parte inferior do navegador. Isso significa que o site criptografa suas informações, praticamente inutilizando os dados para qualquer ladrão ou hacker que possa interceptar a transmissão.

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Nada é de graça

Na internet está cheio de pessoas boas querendo oferecer presentes e ofertas maravilhosas e irrecusáveis? Raramente. Muitas vezes aparece um concurso tentador nas redes sociais com o sorteio de vários produtos de tecnologia ou até mesmo anúncios para você receber presentes ou brindes em casa.

É preciso ficar atento a esse tipo de campanha, já que boa parte dessas promoções pede que você preencha um cadastro com dados pessoais para poder concorrer. Esses concursos costumam animar as pessoas, por isso no ambiente de trabalho pode ser importante ficar atento sobre o que os funcionários acessam, para que não acabem colocando dados sigilosos da empresa em risco.

Cibercriminosos usam esses ataques para coletar informações que podem ser usadas em ataques de roubo de identidade. É importante saber que esses hackers estão a todo momento em busca de algo, no caso alguma rede para infectar.

Existe também o ransomware, que é um tipo de software malicioso (malware) criado com o intuito de bloquear o acesso a arquivos ou sistemas para só liberá-los após o pagamento de um valor especificado. É como se fosse um sequestro, mas virtual. Apesar de serem vistos como um problema de segurança recente, os ransomwares não são um conceito novo: as primeiras referências a esse tipo de praga digital remetem ao final da década de 1980.

Senhas qualificadas

Grande parte das pessoas utilizam senhas fáceis de memorizar, ou que lembram datas como nascimento, aniversário de alguém ou números como “123456”. Na maioria das vezes não é a melhor opção. Do e-mail as redes sociais, passando pelo internet banking. As senhas são um componente essencial da nossa vida na internet. As senhas devem proteger nossa informação de acessos não desejados. Quanto mais forte a senha, é mais difícil de quebrar.

Essa preocupação com senhas qualificadas precisa vir de todos os colaboradores, não somente das que acessam informações mais importantes, como dados bancários. Em um relatório da SplashData, percebeu-se que muitas pessoas utilizaram senhas fáceis e muito perigosas em 2016. Saiba quais foram as 25 senhas mais utilizadas no mundo em 2016. Se você deseja se proteger mais adequadamente, utilizando senhas seguras e mais fortes, pode conferir o nosso guia para criação e gerenciamento de contas de usuário e senhas seguras. Com ele você vai conhecer um conjunto de regras e ações para criar e gerenciar senhas da melhor forma, reduzindo a chance que sejam descobertas e consequentemente ataques e ameaças.

Identificar e-mails falsos

E-mails dizendo que você tem uma dívida com uma empresa de telefonia ou afirmando que um de seus documentos está ilegal, ou ainda, a mensagem te oferece prêmios ou cartões virtuais de amor? Te intima para uma audiência judicial? Contém uma suposta notícia importante sobre uma personalidade famosa? É provável que se trate de um spam, ou seja, um e-mail falso.

Se a mensagem tiver textos com erros ortográficos e gramaticais, fizer ofertas tentadoras ou tem um link diferente do indicado (para verificar o link verdadeiro, basta passar o mouse por cima dele, mas sem clicar), desconfie imediatamente. Na dúvida, entre em contato com a empresa cujo nome foi envolvido no e-mail.

Na utilização do  e-mail corporativo é importante tomar um cuidado redobrado, porque muitas vezes os funcionários podem abrir um e-mail spam mesmo sem saber, pelo simples fato de “parecer” conter algo importante. Nesse caso informar ou dar algumas dicas, como por exemplo, cuidar o endereço do remetente, pode ser importante.

Atualização dos programas

Também é importante manter os programas da sua empresa atualizados. Muita gente pensa que as versões novas apenas adicionam recursos, mas a verdade é que elas contam também com correções para falhas de segurança. Por isso, sempre utilize a última versão dos seus programas, especialmente os que acessam a internet (navegadores de internet, clientes de e-mail, etc). Muitos aplicativos contam com uma funcionalidade que atualiza o programa automaticamente ou avisa do lançamento de novas versões. É um bom hábito deixar esse recurso ativado.

Possui algum tipo de monitoramento ou software de segurança

É uma ótima opção para quem está disposto a investir um dinheiro em busca de controlar ameaças e manter a rede mais segura. Empresas que trabalham com dados importantes e não conseguem monitorar cada funcionário da empresa, podem optar por soluções de controle de internet. Esse tipo de solução auxilia para que a rede fique mais protegida, e mantém o controle do que cada colaborador está acessando dentro da rede empresarial. Com isso o proprietário tem como fazer uma gestão e saber se o funcionário não está acessando sites nocivos, que possam vir a prejudicar ou colocar a empresa em risco.

 

Pratica alguma das dicas citadas acima. Compartilhe sua experiência conosco e aguarde mais dicas de segurança na internet!

7 dicas para melhorar a gestão do tempo na sua empresa

Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa possui. Por isso, se ela não conseguir gerenciá-lo da melhor forma possível, terá grandes problemas. Gerir o tempo é saber usar ele para realizar as atividades prioritárias, em qualquer âmbito.

Quem administra o tempo aumenta a sua produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que é considerado importante e prioritário com a menor quantidade de recursos, sendo um deles, o tempo. Atualmente percebe-se um grande problema de gerenciamento de tempo nas empresas, por ser um ambiente com colaboradores de perfis diferentes, que precisam desempenhar várias funções e atividades.

Uma boa gestão do tempo e produtividade é necessária para todos os empreendedores que possuem uma grande carga de trabalho e precisam resolver problemas com inteligência. Gerir as tarefas de maneira eficaz fará com que você conquiste qualidade de vida! Podendo conciliar melhor a rotina de trabalho com o tempo livre.

Se você está com dificuldades para conseguir gerenciar de forma correta e eficaz o tempo da sua equipe dentro da empresa, segue abaixo uma lista com 7 dicas para melhorar a gestão do tempo, que podem lhe auxiliar ativamente para essas mudanças, em busca da produtividade e organização.

Crie uma lista de tarefas diárias

A melhor maneira de combater os vilões da rotina da sua equipe é criar uma lista com as tarefas que precisam ser desempenhadas. Liste absolutamente tudo o que cada funcionário precisa fazer no seu dia (inclusive o tempo para responder e-mails e usar as redes sociais, quando necessário). A ideia aqui é hierarquizar as tarefas e fazer com que sejam administradas de maneira estratégica.

Uma coisa de cada vez

O maior segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Por isso, ao orientar sobre uma nova tarefa, é preciso que a sua equipe mergulhe nela de maneira profunda até terminar, ao contrário o trabalho será redobrado. Uma boa dica é direcionar os seus funcionários para que façam o certo da primeira vez e com isso você provavelmente não terá problemas futuros.

Fazer mais em menos tempo

Seus colaboradores irão fazer mais em menos tempo quando souberem quanto tempo existe em suas mãos. Por isso, verifique qual é o prazo que cada um possui para desempenhar o seu trabalho, estando atento para aqueles que estão fazendo o seu melhor e os que estão simplesmente cumprindo metas.
O foco é muito importante, por isso os seus funcionários precisam ter uma ideia clara daquilo em que estão trabalhando, antes de começar. Saber no que trabalhar, quando e quanto tempo existe para terminar o trabalho, aumenta muito a produtividade. Esse foco sobre o trabalho garante que se obtenha mais qualidade e resultados para a empresa.

Mantenha um Plano Produtivo

Você já percebeu a oscilação do ânimo e motivação da sua equipe durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor a tarde; outras estão com as energias a mil logo pela manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) mais produtivo do dia para sua equipe. Com isso é possível colocar as “prioridades” que cada um precisa desempenhar para esse horário. Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse.

Saiba que metas são importantes

Você e sua equipe também precisam de metas claras. Não se pode tocar um projeto ou atividade, sem saber como serão realizadas. É preciso estabelecer um tempo limite para a realização das atividades, de preferência alguns dias antes do prazo final de entrega. Desta forma, você ganha uma margem de manobra para lidar com os imprevistos que podem aparecer durante a execução das tarefas.

Lute contra a procrastinação

Enfrentar as coisas de frente! Adiar serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que os seus colaboradores podem cometer. Se um funcionário tem um prazo de seis horas, mas você sabe que ele pode terminar em quatro, é preciso cobrar dele. Faça com que utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar à uma solução melhor. Além disso, explique que com isso a pressão para o resto do dia irá diminuir e seu rendimento com certeza aumentar.

Identifique os ladrões de tempo

E-mail, mensagens instantâneas, redes sociais, jogos, sites nocivos e muito mais. Tudo isso pode estar roubando horas preciosas da sua equipe. Para se livrar desses verdadeiros ladrões de tempo você precisa primeiro identificá-los. Observe a rotina da sua empresa e tente analisar: quanto tempo sua equipe perde com essas atividades? Muitas vezes nós não percebemos o quanto elas atrapalham e diminuem a produtividade, pois são misturadas com as tarefas, mas fazem com que seus colaboradores percam totalmente o foco naquilo estavam desempenhando.

É importante entender que a internet quando utilizada de forma correta, é uma aliada no ambiente corporativo. Porém, quando existe um abuso de utilização, que acaba atrapalhando o rendimento do funcionário e comprometendo os resultados da empresa, é preciso que medidas mais diretas sejam tomadas.

Uma das soluções nesse caso é a implantação de um controle de acesso à internet, que possibilita à você um maior domínio sobre o que seus colaboradores estão acessando. Com base nisso você pode fazer um controle de horários e também conteúdos que podem ou não ser acessados dentro da sua empresa. Assim você fica no controle, garante resultados positivos e produtividade nas alturas!

 

E você, como costuma fazer o gerenciamento de tempo da sua equipe? Compartilhe sua experiência conosco!