celular no ambiente de trabalho

Boas práticas para uso do celular no ambiente de trabalho

A utilização do celular no ambiente de trabalho é indispensável e fundamental ao dia a dia dos negócios e das empresas. A evolução constante dos smartphones os tornou muito mais rápidos e eficientes do que a maior parte dos computadores da década passada.

A utilização é tão massiva que o Brasil já é o 4º país no ranking de uso diário de celulares no mundo. Em média, os brasileiros passam 5,4 horas por dia em aplicativos móveis, segundo newsletter publicada em IstoÉ Dinheiro.

Porém, o uso profissional e sem controle pode gerar muita dor de cabeça para os gestores. Em muitas situações, comprometem o foco e a produtividade nas empresas.

Além disso, smartphones e o livre acesso à internet podem criar inconveniências no ambiente de trabalho, se acaso os usuários não souberem utilizar notebooks, celulares e tablets de forma adequada.

Proibições de uso de celulares no ambiente de trabalho

O sistema jurídico brasileiro não conta com legislação específica para regular e disciplinar o uso de aparelhos celulares em horário de trabalho.

Porém, as empresas têm assegurado o direito de estipular regras internas que especifiquem o que é conveniente ao ambiente corporativo, de acordo com o artigo 444, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Cabe à gestão empresarial definir políticas e regras de gestão e controle do acesso à internet nos meios e canais disponíveis.

Então, restringir ou liberar acesso à internet, determinar horários, definir intervalos para uso de aplicativos de redes sociais, de comunicação ou estipular pausas e tempos para atividades pessoais em dispositivos móveis próprios ou corporativos é um direito e uma obrigação das empresas.

Inclusive, já tratamos disso no Lumiun Blog, em artigo anterior: como criar um manual de ética e bom uso da internet no trabalho.

Independentemente de regras ou orientações, os profissionais deveriam evitar que o uso do celular prejudique o desempenho de suas atividades.

Porém, não é o que normalmente acontece. Ao contrário, os aparelhos celulares são fonte e origem de situações desagradáveis. De fato, o acesso constante e desregrado à internet gera sons e alertas incômodos e áudios inconvenientemente compartilhados em reuniões ou em meio aos colegas.

Para auxiliar, compartilhamos algumas boas práticas referentes ao uso dos dispositivos móveis no ambiente de trabalho. Esperamos que possam ser aproveitadas em sua empresa.

1 – Manter sempre no modo silencioso

É claro que, em ambientes como escritórios, a necessidade de concentração para realizar as tarefas, requer silêncio. Porém as estatísticas são cruéis. Em média, os funcionários são interrompidos 14 vezes por dia e demoram até 20 minutos para voltar à tarefa original. Portanto, sons constantes oriundos de celulares atrapalham a concentração do proprietário do aparelho e dos colegas que dividem o mesmo ambiente. Além disso, criam situações desagradáveis e constrangedoras em reuniões ou eventos importantes.

2 – Desativar notificações de aplicativos

Com tantos aplicativos instalados a exibição de alertas se torna constante. São notificações das redes sociais, mensagens de amigos no WhatsApp e outros apps de comunicação, novos seguidores no Instagram, mensagens na caixa de e-mail e muito mais.

Cada notificação ou alerta exibido, chama a atenção de todo entorno e faz com que o colaborador deixe de lado seu trabalho para verificar as novidades. A frequência dessas interrupções é, sem dúvida, a maior vilã da produtividade.

Portanto, para reduzir o prejuízo à produtividade, a orientação deve ser para que desativem notificações e alertas de todos os aplicativos que não possuam relação com o trabalho.

3 – Atenção em reuniões e eventos

Em eventos, onde existem mais pessoas envolvidas, o uso inadequado causa problemas para todos. Por isso, deixe claro que se deve evitar o acesso a redes sociais, conversas paralelas ou atividades que tirem o foco do momento. Se você for o gestor ou responsável pela reunião, a atenção deve ser redobrada. Afinal, se o exemplo não vier da liderança, fica muito difícil cobrar um comportamento adequado.

Claro que, em algumas situações, o celular é necessário. Contudo, nesses casos, pedir licença dos demais e utilizar o aparelho de forma discreta é o recomendável. O fundamental é não atrapalhar o andamento da reunião ou da conversa entre os participantes.

4 – Postura, educação e bom senso

Você, como profissional ou gestor, deve considerar que seu comportamento influencia e afeta os demais colegas de trabalho. Então, evitar conversas pessoais no horário de trabalho, manter, sempre, uma boa postura e não utilizar termos e linguagem impróprios é o mínimo exigido.

Por exemplo, mesmo que esteja conversando com um amigo, não esqueça que você está em um ambiente corporativo. Então, evite palavras inadequadas como apelidos, xingamentos e afins.

Mesmo em conversas de trabalho com clientes, manter um tom de voz que não atrapalhe os colegas e utilizar um linguajar mais formal é o mais adequado.

5 – Não compartilhar mensagens ou conteúdo impróprio entre os colegas de trabalho

É natural que os colaboradores tenham grupos de conversa no WhatsApp com seu setor, ou com os colegas com mais afinidade dentro da empresa. Infelizmente, sem controle nem regras, essa prática, geralmente, descamba para a troca de mensagens impróprias, pornografia, violência, mensagens de ódio entre outros.

É interessante deixar claro e acordado que assuntos polêmicos podem atrapalhar a relação entre colaboradores e, talvez, até com os líderes da organização. Por isso, conversas sobre política, religião ou preferências sexuais, por exemplo, fragilizam relacionamentos e prejudicam a produtividade.

6 – Cuidado com áudios e vídeos no celular

Existem muitos registros sobre a inconveniência das reações a aberturas de vídeos e áudios impróprios. Especialmente, em momentos inoportunos. Com toda a certeza, você já deve ter presenciado ou ouvido falar. Parece óbvio que os colaboradores deveriam seguir a orientação de NUNCA abrir um vídeo ou áudio em ambientes de trabalho, eventos, reuniões e locais onde há muitas pessoas. Infelizmente, não é o que acontece.

7 – Guardar segredos da empresa

É comum funcionários de setores que tratam dados sensíveis ou sigilosos se relacionem com colegas de outros setores. Até aí, tudo certo. O que não pode ocorrer é o compartilhamento de informações sensíveis sobre seu setor em grupos de conversa, como situações de demissão ou de repreensão por mau comportamento, por exemplo. Em casos extremos, funcionários chegam a compartilhar fotos e filmagens de colegas em momentos inoportunos.

Esse tipo de comportamento, além de inadmissível, gera desatenção, perda de produtividade, intrigas, fofoca e muitos outros problemas. Em alguns casos, incidentes de segurança como o vazamento de dados (de faturamento ou segredos industriais, por exemplo), podem gerar grandes problemas com a direção da empresa. Portanto, é uma situação que deve ser evitada.

8 – Defina regras para uso do celular e seus aplicativos

Usar de forma correta os dispositivos móveis no ambiente de trabalho não significa que não devam ser usados. A melhor forma de tornar o uso saudável é definir regras básicas e controlar se estão sendo cumpridas.

Em boa parte das empresas, os gestores definem normas para utilização dos dispositivos móveis, inclusive com controle e limitações a partir de serviços de controle do uso da internet.

Dica: empresários, profissionais de TI e gestores devem pesquisar, comparar e investir em tecnologias e soluções simples, eficientes e acessíveis. Por isso, bloquear sites fora do escopo de trabalho, controlar o acesso à internet (liberar ou restringir) e acompanhar em tempo real o que cada funcionário acessa é dever da gestão.

9 – Elabore um documento sobre política de uso do celular na empresa

Muitas empresas adotam esse método, com a finalidade de informar o colaborador sobre a política de uso do celular no ambiente de trabalho, visando a utilização adequada do dispositivo. Dessa forma, fica assegurado a ciência do colaborador no ato de assinatura do recebimento deste documento. Assim, fica registrado que foi notificado sobre o direito do empregador em cobrar o cumprimento de tais regras nas dependências da empresa durante o horário estipulado.

DICA: criar um modelo de documento sobre política de uso do celular na empresa, acessível e compartilhado com todos os funcionários.

Conclusão

Exagerar pela formalidade e pela educação é preferível, especialmente no ambiente corporativo. Contudo, o mais importante é informar e esclarecer que o objetivo é manter o foco da empresa na produtividade e lucratividade. Dessa maneira, a relação de trabalho entre empregado e empregador tende a ser mais saudável, sustentável e produtiva.

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