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Boas práticas para uso do celular no ambiente de trabalho

A utilização do celular no ambiente de trabalho se tornou essencial nos dias de hoje. Com evolução constante os smartphones atuais são capazes de realizar tarefas com muito mais rapidez e eficiência que a maior parte dos computadores da década passada, ajudando e facilitando muitas tarefas no dia a dia empresarial. Para que entenda a grandiosidade, o Brasil é o 5º país no ranking de uso diário de celulares no mundo, passando mais de 3 horas por dia utilizando, segundo artigo publicado pela Agência Brasil.

Porém, o uso dos mesmos por profissionais e gestores das empresas pode trazer também dores de cabeça. Em muitas situações compromete o foco e a produtividade, além de criar inconveniências no ambiente de trabalho, se o usuário não fizer o uso adequado do seu celular ou tablet.

Proibições de uso de celulares no ambiente de trabalho

O sistema jurídico do Brasil não conta com uma legislação específica que regule ou discipline uso do celular em horário de expediente. Porém os empregadores possuem assegurado, no artigo 444 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o direito de estipular regras internas que especifiquem o que é conveniente ao ambiente corporativo.

Cabe aos gestores responsáveis definirem regras como por exemplo: quais os tipos de aplicativos podem ser acessados e em quais horários, definir intervalos para uso de aplicativos de redes sociais, comunicadores e atividades pessoais no celular, ou ainda definir em que situações esses tipos de atividades podem ser realizados. Já falamos aqui no blog: como criar um manual de ética e bom uso dos recursos de tecnologia no ambiente de trabalho.

Independente das regras e orientações da empresa, o profissional deve evitar que o uso constante do celular prejudique o desempenho de suas atividades e principalmente, evite situações desagradáveis como sons e alertas constantes, ouvir áudios em reuniões ou em meio aos colegas.

Para auxiliar gestores, diretores e proprietários, listamos algumas boas práticas quanto ao uso dos dispositivos móveis no ambiente de trabalho, que podem ser usadas como parâmetro de implementação na sua empresa.

1 – Manter sempre no modo silencioso

É claro que em ambientes de escritório com a necessidade de concentração para realizar as tarefas, requer silêncio. Em média, os funcionários são interrompidos 14 vezes por dia e demoram até 20 minutos para voltar à tarefa original, falamos sobre isso aqui no blog: Produtividade dos funcionários na internet em 2020. Portanto, sons constantes oriundos de celulares podem atrapalhar a concentração do proprietário do aparelho e dos colegas que dividem o mesmo ambiente, além de criar uma situação desagradável em uma reunião ou evento importante.  

2 – Desativar notificações de aplicativos

Com todos aplicativos instalados nos smartphones a exibição de alertas se torna constante, são notificações das redes sociais, mensagens de amigos no WhatsApp e outros comunicadores, novos seguidores no Instagram, mensagens na caixa de e-mail e muito mais. Cada notificação ou alerta exibido no seu celular, irá chamar a atenção e fazer com que o colaborador deixe de fazer a atividade do trabalho que estava fazendo para verificar as novidades. A frequência dessas interrupções é sem dúvida a maior vilã da produtividade.

Portanto, para que o funcionário não prejudique sua produtividade e a da equipe que o rodeia, oriente-os para que desativem as notificações e alertas de todos os aplicativos que não possuem relação com o trabalho, como redes sociais, comunicadores, aplicativos de compras, finanças, jogos e outros mais.

3 – Atenção em reuniões e eventos

Em eventos onde existem mais pessoas envolvidas como reuniões, o uso inadequado pode causar problemas para todos os participantes. Por isso, deixe claro que durante tais momentos deve-se evitar o acesso à redes sociais, conversas paralelas ou atividades que tire o foco do momento. Se você for o gestor ou responsável pela reunião, a atenção deve ser redobrada, pois se você não dar exemplo, não poderá cobrar dos demais o comportamento adequado.

Imagine uma reunião de vendas ou almoço de negócios, você como parte interessada na venda ou na negociação, deixar a atenção em seu cliente para prestar atenção em algo no seu smartphone como um amigo que lhe mandou uma mensagem sobre o próximo final de semana, com certeza esse tipo de comportamento irá prejudicar a negociação.

Claro que em algumas situações é necessário usar o aparelho, nesse caso, pedir licença dos demais e utilizar o aparelho de forma discreta, se for uma conversa o ideal é se afastar ou até mesmo se retirar do ambiente para não atrapalhar o andamento da reunião ou da conversa entre os participantes.

4 – Postura, educação e bom senso

Você como profissional ou gestor, precisa considerar que em todo o tempo e em cada comportamento, você pode estar influenciando e afetando os demais colegas de trabalho. Então evitar conversas pessoais em horário de trabalho e ao usar o celular, manter sempre uma boa postura e não utilizar termos de linguagem impróprios. Por exemplo, mesmo que esteja conversando com um amigo, não esqueça que você está em um ambiente corporativo, então evite palavras inadequadas com apelidos, xingamentos e afins.

Mesmo em conversa de trabalho com clientes, manter um tom de voz adequado, que não atrapalhe os colegas e também utilizar um linguajar mais formal, além de manter sempre uma postura adequada. Você pode até caminhar na sala ao telefone, mas ficar falando com um cliente em voz alta e com os pés sobre a mesa com certeza não irá causar uma boa impressão para os colegas, independente do seu cargo ou função. 

5 – Não compartilhar mensagens ou conteúdo impróprio entre os colegas de trabalho

É natural que os colaboradores tenham grupos de conversa no WhatsApp com seu setor, ou com os colegas com mais afinidade dentro da empresa. Infelizmente o controle disso não pode ser feito da melhor forma possível. Porém, deve-se orientar para que a equipe não tenha uma impressão errada do perfil do funcionário que compartilhar conteúdo como mensagens impróprias, pornografia, violência, mensagens de ódio entre outros. É interessante também, deixar claro que assuntos polêmicos podem atrapalhar a relação entre colaboradores e talvez com líderes, como política, religião ou preferências sexuais, pois nem todos podem pensar da mesma forma, tornando assim, o relacionamento e o trabalho mútuo nas dependências da empresa fragilizado.

6 – Cuidado com áudios e vídeos no celular

Existem muitos registros de reações a abertura de vídeos e áudios impróprios em momentos inoportunos e você com certeza já deve ter visto ou ouvido falar. Esta seria uma recomendação óbvia, se, fosse seguida fielmente. Você deve orientar os colaboradores a NUNCA abrir um vídeo ou áudio em ambientes de trabalho, eventos, reuniões e locais onde há muitas pessoas.

7 – Guardar segredos da empresa

É comum funcionários de setores com dados importantes da empresa se relacionarem com outros setores, e em alguns casos, compartilhar informações sensíveis sobre seu setor em grupos de conversa, ou, em situações de demissão ou repreensão por mal comportamento, compartilharem o acontecimento no grupo do WhatsApp. Em alguns casos extremos, alguns funcionários fazem fotos, filmagens de colegas em momentos inoportunos, e também de documentos e instalações

Esse tipo de comportamento gera desatenção, perda de produtividade, intrigas, fofoca e muitos outros problemas. Em alguns casos, como vazamento de faturamento, ou segredos industriais, pode gerar grandes problemas com a direção da empresa. Portanto, deve ser orientado que esse tipo de situação deve ser evitado ao máximo por todos.

8 – Defina regras para uso do celular e seus aplicativos

Usar o celular da forma correta no ambiente de trabalho não quer dizer que não deve ser usado. A melhor forma de tornar o uso saudável é definir regras básicas de como deve se comportar com o uso do mesmo.

Uma boa forma de controlar isso é estabelecer horários de intervalo ao longo do dia, por exemplo uma pausa de 20 minutos as 10:00 e as 16:00 horas. Ao estabelecer essas regras, o importante é controlar se as regras estão sendo cumpridas.

Em boa parte das empresas, os gestores definem normas para utilização dos dispositivos móveis, inclusive com controle e limitações a partir de serviços de controle do uso da internet.

Dica de ferramenta: O Lumiun é uma ótima solução de controle de acesso à internet para sua empresa. Com ele você consegue bloquear os sites e categorias de sites que estão fora do escopo de trabalho, liberar o acesso por horários e acompanhar em tempo real o que cada funcionário está acessando.

9 – Elabore um documento sobre política de uso do celular na empresa

Muitas empresas adotaram esse método. O documento tem a finalidade de informar o colaborador sobre a política de uso do celular no ambiente de trabalho da empresa, comprovando a ciência do profissional sobre as regras de utilização dos dispositivos móveis, visando a utilização adequada dos equipamentos no ambiente de trabalho.

Dessa forma, fica assegurado no ato de assinatura pelo colaborador, a ciência dos fatos, portanto, é de direito do empregador cobrar o cumprimento de tais regras nas dependências da empresa durante o horário estipulado.

BÔNUS: Criamos um modelo de documento sobre política de uso do celular na empresa, que você pode baixar gratuitamente e editar as informações e características das regras conforme a sua necessidade e cenário.

Conclusão

Em ambiente de trabalho ou não, não só com o uso do celular, mas em qualquer atividade que envolva equipe e clientes, é sempre preferencial exagerar pela formalidade e educação.

O mais importante é implementar na mente do colaborador que seu objetivo como profissional é se manter focado e produtivo, contribuindo com os resultados da equipe e do negócio. Dessa forma, tornando a relação de trabalho entre empregado e empregador saudável, sustentável e produtiva.

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