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Controle de acesso à internet nas empresas: o que bloquear e o que liberar?

Gerenciar e proteger o acesso à internet em ambientes corporativos é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet pelos colaboradores: segurança e produtividade!

Em relação a segurança deve-se buscar a proteção e prevenção de incidentes, como sequestro ou perda de dados. Principalmente que a principal porta de entrada para instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar riscos e acabam acessando sites nocivos ou clicando em links maliciosos de e-mail.

Agora, em relação a produtividade, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que são pessoais ou não tem nenhuma relação com a empresa. Esse uso indevido na internet pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais, e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatApp ou Skype, sites de entretenimento, compras e tantos outros.

O que bloquear no controle de acesso à internet?

A definição do que será bloqueado e o que fica liberado o acesso deve partir de uma análise das atividades realizadas pelos colaboradores, definindo quais tipos de conteúdos e serviços fazem parte das atividades da empresa e quais contribuem com o desperdício de tempo da equipe.

Também é importante, antes de definir o que será bloqueado, obter relatórios de acesso para identificar o que os profissionais costumam acessar e então, criar filtros que evitem a entrada em sites que não tenham relação com o negócio da empresa.

Na definição da política de acesso é importante ter bom senso e coerência, existem tipos de conteúdos que devem ser bloqueados, porém alguns sites podem ser liberados para setores específicos, em horários flexíveis.

É interessante também levar em consideração as responsabilidades de cada um, e pensar na internet até mesmo como alternativa em períodos de  descanso e relaxamento em pequenos intervalos durante o trabalho.

Mas, como melhorar a utilização da internet na minha empresa com o controle de acesso à internet?

Veja os principais tipos de conteúdos que devem ser avaliados para a definição de uma boa política de controle de acesso à internet na sua empresa:

Sites nocivos

A internet está repleta de ameaças e sites que podem causar problemas de segurança para sua empresa. É comum o recebimento de spam com links para sites maliciosos que podem instalar vírus e malwares nos computadores.

Esses programas são nocivos e causam sérios problemas, desde lentidão nos computadores e na internet, até perda de informações e captura de dados sigilosos, como senhas de banco e acesso à sistemas.

Por isso é fundamental fazer o controle com o foco em evitar o acesso à esses sites na sua empresa. Para lhe auxiliar, você pode conferir algumas dicas para proteger a sua empresa de ataques virtuais.

Redes Sociais

De longe o acesso às redes sociais é o fator que mais contribui com o desperdício de tempo no trabalho. Veja os números:

  • No Brasil, mais de 90% dos usuários da internet possuem perfil em pelo menos uma rede social
  • Pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho

Apesar de as redes sociais serem usadas por pessoas de todas as idades, o público jovem é que lidera o uso, inclusive no ambiente corporativo. Uma das coisas em que os jovens devem estar atentos é o fato de que o ambiente de trabalho é um lugar sério e onde devem mostrar as suas capacidades profissionais, para garantir espaço no mercado.

Quando se fica muito tempo nas rede sociais, o momento é de se repensar, pois este tipo de atitude pode ser duas coisas: ou o profissional está acomodado e não tem perspectiva de crescimento na empresa ou está muito desmotivado.

Outro ponto e uma das coisas que pode atrapalhar e muito durante o trabalho, são as conversas por meio de aplicativos de mensagens instantâneas, como o famoso WhatsApp.

Pontos negativos do acesso ao WhatsApp na empresa:
  • Conversas costumam levar muito tempo
  • As pessoas esperam por respostas rápidas
  • Desperdício de tempo
  • Ansiedade para responder na mesma hora
  • Baixo rendimento profissional

Com isso, uma alternativa é liberar o acesso em alguns horários ou somente para os colaboradores que utilizam as redes sociais para atividades da empresa, como atendimento a clientes ou marketing.

E-mail pessoal

Semelhante às redes sociais, a maioria dos profissionais costumam acessar o e-mail pessoal durante o trabalho, para troca de mensagens com familiares, amigos, entre outros.

É recomendado o bloqueio do e-mail pessoal ou liberação do acesso em horários específicos de intervalo, para garantir a produtividade, mas também o descanso em alguns momentos.

Pornografia, violência, drogas e bebidas alcoólicas

Você pode imaginar que esse tipo de conteúdo não é acessado pelos seus colaboradores, mas a realidade pode mostrar o contrário, por isso é importante o bloqueio irrestrito para qualquer tipo de conteúdo impróprio, como pornografia e violência.

Também é importante acompanhar os relatórios de acesso para verificar quem está acessando ou tentando acessar conteúdos impróprios, nesse caso o recomendado é informar o colaborador e no caso de reincidência, aplicar notificações e penalidades.

Esse controle é importante para fazer com o que o funcionário entenda que ele está em um ambiente de trabalho, que exige respeito e profissionalismo. Com isso, você faz o colaborador entender que na empresa o importante é o rendimento e a realização das atividades de sua responsabilidade.

Áudio, vídeo e entretenimento

Serviços de vídeo como o Youtube ou rádios online, são os maiores vilões na perda de concentração durante o trabalho e também contribuem muito para a lentidão da internet, pois consomem muitos recursos da rede. Além disso, é comum os profissionais acessarem sites de entretenimento, como esportes, novelas ou outras áreas de interesse pessoal.

Considerando isso, é recomendado haver algum tipo de controle com restrição para esses sites, principalmente em horários ou períodos de maior utilização da internet, como início de turno e dias do mês que concentram a execução de atividades importantes da empresa, como o envio de guias de impostos em um escritório de contabilidade, por exemplo.

Armazenamento de arquivos e download de software

Esses sites também contribuem para prejudicar o desempenho da internet, pois serviços de armazenamento costumam ser utilizados pra transferência de arquivos pesados. Além disso, sites de download de software podem oferecer arquivos maliciosos que venham a instalar programas indesejados nos computadores.

Para evitar riscos, também é recomendado o controle com bloqueio desses sites, ficando liberados somente em casos onde são necessários para atividades da empresa, como troca de arquivos pesados com clientes, como pode ser a necessidade de uma agência de publicidade, estúdio fotográfico ou uma gráfica.

Jogos e apostas

Mais um tipo de conteúdo que você pode pensar que seus colaboradores não acessam durante o trabalho, mas, acessar sites de jogos pode ser mais frequente do que você imagina.

Como esse tipo de conteúdo raramente terá relação com as atividades da sua empresa, o recomendado é bloquear o acesso sem nenhum tipo de liberação por horário ou setor, principalmente por esse hábito poder se tornar um vício e prejudicar muito a sua empresa.

Outros

Ainda temos alguns outros tipos de sites que devem ser considerados na definição da política de acesso à internet da sua empresa, veja abaixo:

  • Compras em e-commerce
  • Empregos
  • Esportes
  • Governo e política
  • Moda e beleza
  • Religião e esoterismo
  • Viagem e turismo

É importante ressaltar que em cada um dos tipos de conteúdos podem haver exceções, por exemplo, você pode bloquear o acesso às redes sociais, deixando liberado o acesso somente ao LinkedIn.

Isso porque muitas vezes o LinkedIn é utilizado pelo setor de recursos humanos para recrutamento, ou você também pode liberar comunicadores instantâneos de forma controlada, mantendo o Skype liberado na sua equipe de vendas, para atendimento aos clientes.

Novamente, a definição de uma política de acesso eficiente passa pelo bom senso e equilíbrio. Podendo haver serviços liberados em alguns horários de descanso e intervalos e ao mesmo tempo permitindo aos colaboradores, acesso a alguns conteúdos do seu interesse.

Afinal, é importante haver momentos de descanso durante o trabalho, para que os colaboradores possam relaxar e com isso retomar suas atividades com mais concentração e foco.

Controle de acesso à internet

Para implementar o controle de acesso à internet na sua empresa, existem diferentes alternativas, como soluções tradicionais de proxy Linux fornecidas por empresas especializadas, que demandam maior investimento com servidores, mão de obra especializada e manutenção constante.

Outras opções são Dell SonicWall, Fortinet FortiGate e semelhantes, ou então soluções mais modernas, que utilizam recursos em nuvem e são mais acessíveis, de fácil implementação e gerenciamento. Esse tipo de serviço é principalmente recomendado para pequenas e médias empresas, boas opções são OpenDNS ou Lumiun.

Para escolher a melhor opção para gerenciar o acesso à internet é importante definir bem as necessidades da sua empresa e comparar os custos, características e benefícios de cada uma das soluções existentes.

E você, possui algum tipo de controle ou bloqueio de acesso à internet na sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco!