4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

 

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!

Controlar o acesso à internet nas empresas melhora a produtividade da equipe?

Você já passou pela situação de encaminhar projetos para os colaboradores realizar em um prazo específico e quando chega a data prevista, o projeto ainda não saiu do chão? O tempo parece nunca ser suficiente para a realização dos trabalhos? Se isso acontece na sua empresa, fique atento, a causa da baixa produtividade pode estar no desperdício de tempo na internet, com atividades pessoais dos seus colaboradores.

Existem muitas formas de distração na internet, se o seu colaborador costuma navegar em redes sociais, assistir vídeos, ouvir música ou acessar sites de entretenimento, é muito fácil desperdiçar horas de tempo de trabalho e consequentemente dos recursos da empresa. Infelizmente, essas distrações são muito atraentes e alguns profissionais acabam desperdiçando valiosas horas de trabalho na internet.

Com o objetivo de criar um perfil de utilização da internet nas empresas brasileiras, criamos o Relatório sobre o perfil de utilização da internet nas empresas (2016), onde analisamos os acessos durante todo ano de 2016 em 50 empresas e mais de 2.000 profissionais. O relatório mostra que praticamente 2 em cada 3 acessos são em sites sem nenhuma relação com as atividades profissionais.

Como a internet é uma ferramenta essencial no ambiente de trabalho atualmente, é importante que você gestor, saiba como agir quando o acesso à internet é realizado sem responsabilidade por parte do colaborador, que ultrapassa os limites estipulados pela empresa. Como a tecnologia e a quantidade de serviços disponíveis na internet não param de avançar, é necessário gerenciar o uso da rede no ambiente de trabalho, para evitar o desperdício de tempo e melhorar o foco e produtividade dos colaboradores.

Se você está passando por situações de baixa produtividade na equipe, falta de foco dos colaboradores e queda de resultados, entenda porque monitorar e controlar o acesso à internet em sites fora do escopo de trabalho, na maioria das vezes é uma das melhores opções.

Mais responsabilidade no uso da internet

Tudo seria mais fácil se todos os colaboradores soubessem fazer um uso adequado da internet, utilizando o equilíbrio entre as horas de trabalho e descanso dentro da empresa, mas não é o que acontece. Por isso, quando é criada uma restrição no acesso à alguns sites ou controle por horários, existe uma obrigação para que a equipe cumpra o que foi estipulado pelo gestor. Dessa forma, conforme o tempo vai passando, a responsabilidade no acesso à internet começa a se instalar em cada colaborador.

Muitas vezes os colaboradores acabam até sentindo-se satisfeitos após a restrição de alguns sites, pois percebem como é possível produzir muito mais quando se está longe de distrações e com isso, entendem melhor a sua posição e importância dentro da empresa.

Foco e produtividade tornam-se prioridade

Normalmente os colaboradores deixam seus e-mails pessoais, perfil no Facebook, Twitter, sites de esporte e notícias abertos em seus computadores e dispositivos móveis, o que prejudica muito o foco e gera distrações constantes durante a realização das atividades.

Com a limitação e o monitoramento no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa. Porém, isso não quer dizer que o colaborador não possa ter um momento de descanso durante o seu expediente de trabalho, para que isso aconteça a política de acesso à internet deve ser definida de uma forma equilibrada, com ganhos para a empresa e a equipe.

Melhoria no desempenho da internet

A internet da sua empresa pode não ser das melhores, mas às vezes a lentidão é consequência da má utilização da internet. Imagine que seus colaboradores assistem vídeos, ouvem rádio, transferem arquivos pesados e acessam as redes sociais, não tem velocidade que sustente! Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes acabam sendo prejudicadas. No entanto, com o bloqueio de alguns sites, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Como eu posso fazer a restrição de acesso à internet na minha empresa?

Hoje existem diversas ferramentas disponíveis, que possibilitam que você faça uma melhor gestão da internet na sua empresa, em busca de uma equipe mais produtiva e resultados eficientes. Com um controle de acesso à internet você tem autonomia para definir como vai realizar a restrição de acesso, sendo importante muitas vezes, levar em consideração particularidades de cada colaborador e funções dentro da empresa.

Com um serviço de monitoramento como o Lumiun você pode monitorar a rede da sua empresa, ter acesso a relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades impostas.

O Lumiun também possibilita fazer o bloqueio de sites por categorias, assim de uma forma prática e intuitiva você consegue realizar uma análise do que acredita ser importante bloquear ou limitar na internet de seus colaboradores. Soluções que têm como objetivo monitorar o acesso à internet estão sendo primordiais para os gestores das empresas atualmente, que estão prezando cada dia mais pela produtividade entre a sua equipe, principalmente pela competitividade que está inserida no mercado de trabalho.

Se você ainda está em dúvida sobre adotar uma medida para gestão de acesso à internet na sua empresa, pode calcular o desperdício que a sua empresa tem hoje, em função da má utilização da internet. No entanto, se você percebeu que adquirir um serviço como o Lumiun será de grande valia para a sua empresa, fale com um dos nossos consultores e veja como aumentar a produtividade pode ser simples e prático!

Redes sociais no trabalho: produtividade ou distração?

Que as redes sociais vieram para modificar as nossas experiências relacionadas à comunicação e internet, isso todo mundo sabe. A questão é, se realmente a comunicação via internet de forma instantânea e o entretenimento auxiliam e acrescentam no ambiente corporativo.

Uma pesquisa realizada no último ano pela Triad Consulting, empresa especializada em produtividade, revelou como os profissionais brasileiros gastam seu tempo de trabalho na internet. Os resultados surpreendem e mostram como a produtividade cai com o uso da internet no trabalho. Para chegar aos números finais, foram entrevistados 1,6 mil profissionais.

De acordo com a Triad, 80% das pessoas entrevistadas gastam até 3 horas da jornada de trabalho com atividades que não contribuem com seu serviço, sendo que boa parte destas horas é gasta na internet. Outro dado importante revelou que, para 35,6% dos entrevistados, os próprios computadores, que são essenciais para o trabalho, são reconhecidos como principal foco de distração durante o expediente. Do tempo gasto na internet durante o trabalho, a pesquisa mostrou que 27,3% do tempo é gasto com e-mails e 21,4% com outras atividades online.

Produtividade

Tendo em vista esses dados pode-se perceber que existe um grande risco de baixa produtividade quando a internet e a vida pessoal tornam-se prioridade no trabalho. A internet ao mesmo tempo em que oferece soluções e ideias, pode fazer com que seus colaboradores se distraiam e percam tempo com atividades que não contribuem para seu crescimento profissional e ainda podem prejudicar a empresa.

Além das informações citadas, a Triad revelou que 40,9% dos entrevistados usa o e-mail para repassar piadas, 26,1% deles trocam links do YouTube, 20,6% jogam em rede e 11,1% veem pornografia.

Usar a internet no trabalho ainda é um assunto que gera muita discussão. Saber os limites de quando ela é benéfica e quando ela prejudica é o grande desafio. Vale lembrar também que o uso indevido do celular e redes sociais no trabalho, em casos mais extremos, pode até resultar em demissão por justa causa, de acordo com o Artigo 482 da CLT. Resta a cada um ter bom senso e responsabilidade para usar a internet como aliada.

Redes Sociais

Os profissionais mais jovens costumam ser os que mais utilizam as redes sociais no trabalho. Portanto, se na sua empresa, grande parte dos colaboradores são jovens, uma boa ideia seria liberar a utilização das redes sociais em um período de tempo. Assim você faz com que o jovem fique mais confortável a atencioso no trabalho. Em contrapartida a essa liberdade, é necessário que os profissionais sejam mais exigidos também.

O mercado de trabalho é cada vez mais alimentado por pessoas “antenadas”, com ótima formação e um vasto currículo e o nível de cobrança e responsabilidade para com estes indivíduos também deve ser maior. Porém, é papel da empresa que designe funções compatíveis às competências e habilidades desses profissionais, pois acessar redes sociais o tempo todo no trabalho pode significar desmotivação e ociosidade.

Existem algumas empresas que necessitam que os seus funcionários fiquem o dia todo conectados na internet e redes sociais, em casos como esse é preciso cuidado do lado do empregado e gestão correta do empregador. O dono/empregador deve sempre deixar claro como a política de acesso à internet funciona e de que forma é utilizada na empresa, assim fazendo com que o funcionário tenha consciência e evite atitudes incorretas e que possam acarretar em uma demissão não esperada.

O colaborador precisa saber que por mais que precise utilizar a internet para trabalhar, não deve fazer uso das suas redes e utilizar como entretenimento ou até mesmo iniciar conversas pessoais. Quando o funcionário não entende qual o papel que deve desempenhar, acaba perdido e então as redes sociais podem sim se tornar uma distração, ao invés de trabalho e produtividade.

Muita gente sabe usar muito bem as redes sociais para se divertir, porém não tem a menor noção de como tirar proveito delas para se dar bem no ambiente de trabalho. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como usar as redes sociais no trabalho de forma correta e responsável:

  • Estar conectado a muitas redes faz com que o profissional tenha a sua atenção dispersa em muitos sites ao mesmo tempo, portanto, procure estar conectado em uma rede social apenas e dê uma “espiadinha” bem rápida durante o trabalho ou em um momento de folga.
  • Uma das coisas que pode atrapalhar e muito durante o trabalho é o bate-papo que leva muito tempo, sendo que muitas das vezes as pessoas esperam por uma resposta rápida e se não der para responder na hora, responda depois, a não ser que a conversa seja sobre o serviço.
  • Deixar a rede social aberta o tempo todo dá a impressão de que o empregado está desocupado o tempo todo e para evitar este tipo de problema, escolha um horário em que não prejudique o seu rendimento no trabalho, que pode ser durante o almoço ou o fim do dia.
  • Um dos erros mais comuns é o uso do e-mail corporativo para receber notificações de suas redes sociais, o que se torna uma boa fonte para a distração dos jovens, portanto configure a sua conta para não dar notificações ou para dar notificações em seu e-mail pessoal, mas vale ressaltar que o e-mail pessoal não deve ser acessado a todo o tempo, pois as empresas trabalham com e-mails corporativos para ser usado com assuntos da empresa e não para diversão, portanto foque em seu trabalho e use pouco as redes sociais em seu ambiente de trabalho.

Distração

Em uma pesquisa realizada com 1.709 profissionais, de presidentes à estagiários, especificamente sobre a utilização das redes sociais, um dado que foi divulgado refere-se à pessoas que acabam “furando” a proibição de acesso nas empresas. Em análise, 47% das pessoas que trabalham em empresas que proíbem o acesso à redes sociais, continuam utilizando mesmo assim. Além disso, 66% das pessoas entrevistadas afirmam que acessam o celular quando a rede está proibida.

Em casos como esse, de violação das regras e políticas da empresa, uma solução é a implantação de um serviço para gestão e controle de internet, onde é possível realizar controle por horários e monitoramento do que é acessado na rede da sua empresa. Com isso você consegue fazer com que os seus colaboradores façam um acesso mais correto da internet no local de trabalho.

A gestão e controle de internet também possibilita uma maior proteção da rede e dados da empresa contra ataques e sites nocivos. Além disso, quando é realizada a implantação de um serviço para controle de internet, percebe-se o aumento da produtividade entre os colaboradores e queda no desperdício de tempo, que geralmente causa muitos danos à empresa.

7 dicas para melhorar a gestão do tempo na sua empresa

Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa possui. Por isso, se ela não conseguir gerenciá-lo da melhor forma possível, terá grandes problemas. Gerir o tempo é saber usar ele para realizar as atividades prioritárias, em qualquer âmbito.

Quem administra o tempo aumenta a sua produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que é considerado importante e prioritário com a menor quantidade de recursos, sendo um deles, o tempo. Atualmente percebe-se um grande problema de gerenciamento de tempo nas empresas, por ser um ambiente com colaboradores de perfis diferentes, que precisam desempenhar várias funções e atividades.

Uma boa gestão do tempo e produtividade é necessária para todos os empreendedores que possuem uma grande carga de trabalho e precisam resolver problemas com inteligência. Gerir as tarefas de maneira eficaz fará com que você conquiste qualidade de vida! Podendo conciliar melhor a rotina de trabalho com o tempo livre.

Se você está com dificuldades para conseguir gerenciar de forma correta e eficaz o tempo da sua equipe dentro da empresa, segue abaixo uma lista com 7 dicas para melhorar a gestão do tempo, que podem lhe auxiliar ativamente para essas mudanças, em busca da produtividade e organização.

Crie uma lista de tarefas diárias

A melhor maneira de combater os vilões da rotina da sua equipe é criar uma lista com as tarefas que precisam ser desempenhadas. Liste absolutamente tudo o que cada funcionário precisa fazer no seu dia (inclusive o tempo para responder e-mails e usar as redes sociais, quando necessário). A ideia aqui é hierarquizar as tarefas e fazer com que sejam administradas de maneira estratégica.

Uma coisa de cada vez

O maior segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Por isso, ao orientar sobre uma nova tarefa, é preciso que a sua equipe mergulhe nela de maneira profunda até terminar, ao contrário o trabalho será redobrado. Uma boa dica é direcionar os seus funcionários para que façam o certo da primeira vez e com isso você provavelmente não terá problemas futuros.

Fazer mais em menos tempo

Seus colaboradores irão fazer mais em menos tempo quando souberem quanto tempo existe em suas mãos. Por isso, verifique qual é o prazo que cada um possui para desempenhar o seu trabalho, estando atento para aqueles que estão fazendo o seu melhor e os que estão simplesmente cumprindo metas.
O foco é muito importante, por isso os seus funcionários precisam ter uma ideia clara daquilo em que estão trabalhando, antes de começar. Saber no que trabalhar, quando e quanto tempo existe para terminar o trabalho, aumenta muito a produtividade. Esse foco sobre o trabalho garante que se obtenha mais qualidade e resultados para a empresa.

Mantenha um Plano Produtivo

Você já percebeu a oscilação do ânimo e motivação da sua equipe durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor a tarde; outras estão com as energias a mil logo pela manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) mais produtivo do dia para sua equipe. Com isso é possível colocar as “prioridades” que cada um precisa desempenhar para esse horário. Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse.

Saiba que metas são importantes

Você e sua equipe também precisam de metas claras. Não se pode tocar um projeto ou atividade, sem saber como serão realizadas. É preciso estabelecer um tempo limite para a realização das atividades, de preferência alguns dias antes do prazo final de entrega. Desta forma, você ganha uma margem de manobra para lidar com os imprevistos que podem aparecer durante a execução das tarefas.

Lute contra a procrastinação

Enfrentar as coisas de frente! Adiar serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que os seus colaboradores podem cometer. Se um funcionário tem um prazo de seis horas, mas você sabe que ele pode terminar em quatro, é preciso cobrar dele. Faça com que utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar à uma solução melhor. Além disso, explique que com isso a pressão para o resto do dia irá diminuir e seu rendimento com certeza aumentar.

Identifique os ladrões de tempo

E-mail, mensagens instantâneas, redes sociais, jogos, sites nocivos e muito mais. Tudo isso pode estar roubando horas preciosas da sua equipe. Para se livrar desses verdadeiros ladrões de tempo você precisa primeiro identificá-los. Observe a rotina da sua empresa e tente analisar: quanto tempo sua equipe perde com essas atividades? Muitas vezes nós não percebemos o quanto elas atrapalham e diminuem a produtividade, pois são misturadas com as tarefas, mas fazem com que seus colaboradores percam totalmente o foco naquilo estavam desempenhando.

É importante entender que a internet quando utilizada de forma correta, é uma aliada no ambiente corporativo. Porém, quando existe um abuso de utilização, que acaba atrapalhando o rendimento do funcionário e comprometendo os resultados da empresa, é preciso que medidas mais diretas sejam tomadas.

Uma das soluções nesse caso é a implantação de um controle de acesso à internet, que possibilita à você um maior domínio sobre o que seus colaboradores estão acessando. Com base nisso você pode fazer um controle de horários e também conteúdos que podem ou não ser acessados dentro da sua empresa. Assim você fica no controle, garante resultados positivos e produtividade nas alturas!

 

E você, como costuma fazer o gerenciamento de tempo da sua equipe? Compartilhe sua experiência conosco!

Bloquear as redes sociais otimiza a produtividade da equipe?

A partir das novas tecnologias lançadas a todo o momento no mercado de consumo, a utilização de redes sociais como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, WhatsApp, entre outras, mostra-se totalmente inerente ao cotidiano da maioria das pessoas. Mas, junto com estas inovações, nasce um novo problema: estabelecer limites ao seu uso.

Os usuários têm cada vez mais dificuldade em desvincular-se do universo virtual, inclusive enquanto estão no ambiente de trabalho. Não tem como negar que as redes sociais trouxeram grandes avanços nas relações interpessoais, além de aumentar a rede de contatos, o fluxo de conteúdo e a troca de informações. Porém, junto com as inovações vieram também alguns problemas relacionados a utilização da internet, por isso é preciso saber dosar o acesso a tais ferramentas, para que a produtividade não fique comprometida.

Mas será que apenas bloquear sites como Facebook, Twitter e Instagram é suficiente para manter a equipe focada e longe de distrações? Existem diversos outros sites que podem dispersar os colaboradores, de modo que é impossível conseguir barrar o acesso a todo e qualquer ponto de divagação. Além disso, permitir pequenas pausas de relaxamento ao longo do expediente pode aumentar os níveis de atenção e produtividade.

É preciso estabelecer estratégias claras para determinar a postura da empresa em relação ao acesso às redes sociais. Saiba que atitudes tomar em relação a essa questão:

Defina horários de acesso

Adotar uma postura mais tolerante pode ser um caminho para utilizar o acesso controlado às redes sociais como forma de incrementar a produtividade da empresa. Porém, para que não haja abuso, é preciso estabelecer regras como horários específicos, limite máximo de tempo de acesso ou também disponibilizadas dicas para uso consciente e seguro da internet. Os períodos do almoço e ao fim da tarde são uma boa opção ou ainda 20 minutos de intervalo durante o turno, para descanso. Dessa forma, a dificuldade em garantir uma restrição completa pode ser substituída pela estipulação de regras e limites de utilização.

Dê sugestões de conduta

Caso fique estabelecido que o acesso será liberado, forneça aos colaboradores algumas orientações, como uma política de uso da internet nas empresas para que a distração não comprometa a produtividade. Sugira, por exemplo, que seja desabilitado o recebimento de notificações, diminuindo a curiosidade e a ansiedade de verificar as mensagens recebidas. Recomende também que os colaboradores selecionem algumas redes sociais do seu interesse, entre todas existentes, possuir perfil em muitas redes sociais pode prejudicar o foco no trabalho e até em outras atividades, como os estudos.

A utilização do celular na empresa também deve ser ser um ponto para ser levado em conta nas recomendações aos colaboradores. Porque com a evolução da conectividade dos aparelhos com a internet, a principal função dos celulares passou a ser a utilização de serviços para checagem de e-mails, programas de comunicação instantânea, aplicativos e redes sociais. Além disso o uso do celular pessoal e da internet estão no topo da lista dos 10 hábitos que mais comprometem a produtividade dos profissionais no ambiente de trabalho. Em alguns casos a utilização do celular pode acarretar em demissão por justa causa. Para evitar situações como essa, oriente a sua equipe sobre a utilização, para que seja realizada de forma responsável.

Saiba utilizar as redes sociais em favor da produtividade da equipe

Ainda que, em alguns casos, as redes possam comprometer o rendimento dos trabalhadores, diversas funções presentes nelas podem ser utilizadas para organizar e aumentar a produtividade nas empresas. O departamento de vendas, por exemplo, pode ficar comprometido caso o acesso seja bloqueado, uma vez que, atualmente, muitos negócios são fechados pela web.

A velocidade da troca de informações e ausência de intermediários são os principais ganhos das equipes que utilizam ferramentas de trocas de mensagens como o Skype, por exemplo. Além disso, o contato constante entre os funcionários, ainda que um deles esteja fora do escritório, pode gerar, inclusive, uma aceleração no cumprimento de metas, uma vez que as atividades não ficam estagnadas em função da ausência de um dos elementos do grupo de trabalho.

Manter o engajamento da equipe e demonstrar ao colaborador meios de utilizar as redes sociais de forma proveitosa e sem abusos, são os segredos para melhorar a baixa a produtividade e qualidade do serviço!

 

As redes sociais têm afetado a produtividade da sua equipe de maneira positiva ou negativa? Compartilhe sua opinião conosco!

4 dicas para aumentar a produtividade no seu escritório de contabilidade

A busca por otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a produtividade é uma realidade para as empresas que buscam crescer e se destacar no mercado, o mesmo ocorre com os escritórios de contabilidade, que precisam se diferenciar em um mercado competitivo e acirrado.

Veja algumas dicas de como tornar sua equipe e empresa mais produtivas:

Automatize seus processos manuais

É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário com excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos. Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos, ou utilizar sistemas de Helpdesk para gerenciamento das solicitações dos clientes.

Sem dúvida, dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois o tempo e qualidade na execução só melhora com essas soluções. Existem no mercado diversas ferramentas para controle na área contábil, duas delas são o ContaAzul para Contadores  e o Nibo, que permitem controle de movimentações e documentos dos clientes.

Gerencie e controle o acesso a Internet

Nos escritórios de contabilidade a grande maioria de equipe utiliza computadores em suas tarefas e permanece conectada na Internet a maior parte do tempo de trabalho. Pesquisas recentes mostram que em média 30% do tempo de trabalho é gasto no acesso a redes sociais, e-mail pessoal, ferramentas de comunicação instantânea e sites de entretenimento. Considerando este cenário, é possível que sua equipe perca praticamente um terço do tempo em atividades não relacionadas ao trabalho, com isso, tente calcular esse desperdício de tempo. Faça uma análise e saiba como agir em cada situação.

Visando o aumento da produtividade, uma boa opção para o controle de acesso a Internet no seu escritório é o Lumiun. Para implementação do serviço é necessário apenas uma configuração simples na rede, com uma interface de gerenciamento amigável que pode ser usada sem conhecimento avançado e com um custo baixo de utilização do serviço. O Lumiun é uma alternativa fácil de ser implementada e gerenciada. Conheça mais sobre o serviço.

Utilize alguma metodologia de gerenciamento de tarefas

Existem inúmeras metodologias e sistemas que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade. Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada colaborador está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.

Duas boas alternativas de sistemas para gerenciamento de tarefas são o Runrun.it e o Trello.

Evite horas-extras e excesso de tempo de trabalho

Um dos fatores mais relevantes para a baixa produtividade é o excesso de trabalho e atividades, isso quer dizer que quanto mais se trabalha menor é a produtividade. Pode parecer confuso, mas não podemos confundir o significado de produtividade, diferente do que se pode pensar, produtividade é gerar mais resultado e melhor qualidade com menos esforço, ou seja, produzir mais em menos tempo. Outro fator relevante é que o excesso de atividades leva a falta de organização e baixa qualidade nos resultados das tarefas.

Portanto, se sua equipe precisa melhorar a produtividade, talvez o melhor a fazer é equilibrar o tempo e demanda de trabalho da equipe, organizando os processos e prioridades e otimizando o fluxo de trabalho.

 

Finalizando, segue lista de ações para o aumento de produtividade:

  • Reduza o número de atividades manuais e sistematize os processos
  • Controle o acesso a Internet para evitar desperdício de tempo
  • Use metodologias e sistemas de gestão de tarefas e processos
  • Evite o excesso de trabalho e equilibre as tarefas na equipe, priorizando as mais importantes

Como você avalia a produtividade da sua equipe e do seu escritório?

Compartilhe sua experiência conosco.

Qual é a importância da organização no ambiente corporativo?

O mundo corporativo geralmente é alvo de constantes e profundas mudanças. Elas provocam várias alterações na estrutura física, organizacional, de pessoas, equipes, atividades, desenvolvimento de produtos e serviços, atingindo as relações entre as pessoas e, delas, para com a organização. Essas mudanças são justificadas pela instabilidade da economia, modificações na forma de comunicação, posicionamento da concorrência, dinâmica do mercado, novo perfil de clientes, aquisições/fusões e de uma série de outros fatores que levam as organizações a se ajustarem, para que se mantenham competitivas e com credibilidade no mercado.

Por essa falta de encaixe ou muitas vezes inadequação, o processo de mudança se torna cíclico e estressante. Na maioria das vezes isso acontece simplesmente pelo fato de que as organizações têm dificuldades de estabelecer com clareza o que querem e onde querem chegar. Isso gera um ambiente de insegurança interno na organização, que se torna pior, à medida que mais mudanças vão acontecendo em curtos períodos de tempo. Muitas vezes não se espera o tempo necessário para que o processo de mudança amadureça, seja avaliado e se façam os ajustes necessários, dando-se início a um novo processo de mudança.

Dentro do ambiente de trabalho, com base em conceitos importantes, competências interpessoais são fundamentais para o sucesso da organização. Vejam que não falamos em competências técnicas, mas comportamentais ou mais especificamente que regem as boas relações entre as pessoas dentro de um ambiente corporativo. Falamos de trabalho em equipe, colaboração, promover e oportunizar mudanças, inovar, mobilizar recursos, dentre outras.
Nas organizações atuais e futuras que objetivam sucesso, as competências comportamentais fazem e farão ainda mais diferença nas organizações. Um dos grandes desafios é saber navegar num ambiente onde pessoas com diferentes origens culturais, gerações, ideais e formações profissionais se relacionam, caracterizando uma clara heterogeneidade e, consequentemente, divergência de pensamentos, atitudes, valores, dentre outras.

 

Abaixo estão listados alguns dos problemas encontrados nas organizações:

  • Falta definição clara dos objetivos dentro das organizações
  • Diminuição ou falta de foco
  • Muito planejamento e pouca ação e as vezes muita execução e nenhum planejamento, portanto, falta equilíbrio
  • Excesso de burocracia
  • Processos complexos em coisas simples
  • Excesso de níveis hierárquicos prejudicando o entendimento, a comunicação e a execução das tarefas
  • Excesso de reuniões com pouca ou nenhuma decisão

Muitas organizações sofrem com a desorganização há bastante tempo, porém não conseguem encontrar uma forma de mudar e conseguir alinhar a situação. Como citado anteriormente, problemas também podem estar relacionados a falta de comprometimento dos colaboradores da empresa e a falta de foco da equipe. Atualmente essa é uma das grandes preocupações das organizações e dos líderes, que ficam muitas vezes sem saber como devem se posicionar em situações como a falta de interesse e desmotivação dos funcionários, cenário que é muito prejudicial para a empresa. Porém, os funcionários podem estar perdendo o foco por diversos motivos, sendo alguns deles:

  • Falta de conhecimento do produto ou serviço

O primeiro grande erro que as empresas cometem é comunicar de forma ineficiente com os seus colaboradores as informações sobre o produto ou serviço que eles devem vender. Qualquer bom vendedor sabe que, para fechar uma venda, ele precisa, não apenas saber falar do produto ou serviço (evidenciando suas vantagens em relação aos concorrentes), mas também ter conhecimento suficiente para conseguir contornar as temidas objeções.

  • Pouco envolvimento com a missão da empresa

Um fator que passa despercebido e que, em muitos casos, inibe uma possível venda é a falta do envolvimento da equipe com a missão da empresa. Cabe dizer que a missão é o que confere significado aos negócios, o que dará ânimo e interesse. Portanto, se os seus funcionários não sabem, ou não entenderam, o motivo pelo qual eles trabalham para você, certamente não vão transmitir esse envolvimento para o cliente. Lembre-se que isso “esfriará a relação”, reduzindo a confiança.

  • Equipe despreparada

Alguns outros fatores, relacionados ao treinamento das equipes de vendas e atendimento, por exemplo, são cruciais para o sucesso da empresa. Se algumas das situações abaixo acontecem no seu negócio, é sinal de que você tem uma equipe despreparada e, portanto, precisa melhorar estes processos:
· Demora ao responder dúvidas dos clientes;
· E-mails mal elaborados ou contatos telefônicos malfeitos;
· Exposição malfeita dos produtos (seja no site ou na loja física);
· Desconhecimento das necessidades reais do cliente;

  • Falta de foco no cliente

Às vezes o funcionário se deixa levar pelo ego, pela vaidade, e acredita que são necessárias super habilidades para ser um campeão de vendas. Na verdade, o ponto de partida deve ser o foco no cliente. Por isso, tenha em mente o que ele realmente quer e precisa. Quando sua equipe não está treinada para saber extrair informações acerca das reais necessidades do comprador, ela normalmente falhará e isso será mais uma razão para perder vendas.

  • Equipe desmotivada

A falta de ânimo e motivação para trabalhar também é um fator negativo. Saiba que o cliente percebe que o vendedor está atendendo sem vontade, se sente constrangido e, provavelmente, não compra. Por isso, manter a equipe sintonizada e motivada é fundamental – seja através de artifícios financeiros ou outros aspectos como qualidade do ambiente de trabalho.

  • Falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com o cliente

Também temos a falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com os clientes. Vale ressaltar que a empresa precisa ter registrados todos os dados de seus consumidores, não apenas os usuais (como endereço e telefone), mas também informações que auxiliem o empresário a identificar novas necessidades. Por exemplo, saber do que o cliente gosta e qual seu estilo de vida é muito interessante.

  • Armadilhas e distrações no ambiente de trabalho

O problema também pode estar atrelado a muita dispersão no ambiente de trabalho e não aproveitamento do tempo dentro da empresa. Como sabemos, atualmente existem muitas armadilhas que podem estar roubando o tempo dos colaboradores, comprometendo a produtividade e contribuindo para a perda de foco no trabalho. Muitas vezes o Twitter, Facebook, Instagram, demais redes sociais e todos os links existentes na internet podem parecer mais interessantes e atrativos que o trabalho e isso inicialmente pode ser um pequeno problema, mas ao longo do tempo, evoluindo para algo muito mais sério.

Em uma circunstância como essa, a solução pode estar no monitoramento e gestão dos colaboradores em relação ao uso da internet. Desenvolver pessoas e saber fazer a gestão de uma equipe é um desafio, mas ao mesmo tempo é fundamental para que as mudanças provoquem os efeitos desejados e se tornem sustentáveis nas organizações. Uma boa alternativa, é a estruturação de um manual de ética para uso da internet, uma medida válida contra o uso abusivo do recurso em ambiente corporativo, no entanto, é preciso verificar se as diretrizes formalizadas pela empresa estão sendo cumpridas efetivamente.

Lembre-se, as empresas possuem realidades distintas, assim como setores, de uma mesma organização podem demandar necessidades totalmente diferentes, por isso é de suma importância a avaliação das necessidades de cada setor/organização, para estabelecimento de políticas claras e condizentes.

Sua empresa ou equipe está passando por alguma situação parecida com as descritas acima? Compartilhe sua experiência conosco.

Top 10 artigos mais lidos em 2016

Bom, como todos sabem, o ano está chegando ao fim, por isso separamos 10 artigos mais lidos e que foram populares em 2016 no blog da Lumiun Tecnologia. Você que ainda não leu, não perca tempo e leia. Para você que leu, relembre. Veja a lista do Top 10:

 

1. Uso indevido do celular no trabalho pode causar demissão por justa causa

Para os profissionais que utilizam constantemente o celular no ambiente de trabalho, é importante saber que esse uso exagerado e constante pode colocar em risco o seu emprego. Atualmente, a Justiça do Trabalho entende que empresas podem demitir o colaborador que faz uso indevido do aparelho celular e de aplicativos como WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter e vários outros serviços nos smartphones…

 

2. 4 dicas para aumentar a produtividade no seu escritório de contabilidade

A busca por otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a produtividade é uma realidade para as empresas que buscam crescer e se destacar no mercado, o mesmo ocorre com os escritórios de contabilidade, que precisam se diferenciar em um mercado competitivo e acirrado…

 

3. Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar a internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas. Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais…

 

4. Controle de acesso à internet nas empresas, o que bloquear e o que liberar?

Controlar o acesso à internet durante o trabalho é uma prática comum nas empresas e cada vez mais necessária, considerando os riscos que a internet apresenta em relação a segurança da informação e principalmente o tempo desperdiçado pelos profissionais em atividades não relacionadas ao trabalho, como redes sociais, e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, sites de entretenimento e outros…

 

5. Uso indevido da internet no trabalho pode causar demissão por justa causa

Redes sociais, chat, e-mail particular e sites de entretenimento… É comum atualmente o uso da Internet no trabalho para atividades pessoais, o que tem obrigado gestores a implementar medidas de monitoramento que em muitos casos acabam não agradando os colaboradores…

 

6. Veja 17 dicas simples para o uso consciente e seguro da internet

No dia 10 de fevereiro foi comemorado o Dia Mundial da Internet Segura. Para reforçar a importância dessa data, a SaferNet (entidade de proteção e combate a violações dos direitos humanos na internet) criou uma lista com dicas para uso consciente da internet, além de disponibilizar o balanço de sua atuação…

 

7. Como criar um manual de ética e bom uso da Internet no trabalho

Como evitar que a Internet prejudique a produtividade dos colaboradores e das equipes sem ter que privá-los do acesso ao universo digital, tão importante para acompanhar novidades, inovações e fazer contatos? Esse é um dilema que a maioria das organizações e gestores de equipes e TI enfrentam atualmente…

 

8. Em tempos de crise, foco das empresas passa a ser aumento de produtividade!

Os resultados da economia brasileira em 2015 e a expectativa para 2016 e até mesmo para os próximos anos é de redução do consumo e retração da economia. Essa crise é resultado de vários fatores, mas principalmente, é reflexo da instabilidade política e econômica do país…

 

9. Entenda o que é e como o DNS facilita o uso da Internet

O DNS, do inglês Domain Name System (Sistema de Nomes de Domínios), é um serviço hierárquico e distribuído para computadores, serviços ou qualquer recurso conectado à Internet que funciona como um sistema de tradução de nomes de domínios (hosts) para endereços IP…

 

10. Fundamentos de Segurança da Informação para empresas

Em resumo, podemos entender a segurança da informação como a proteção contra o uso ou acesso não autorizado à informação. Considerando que a informação é um dos bens mais valiosos de uma instituição ou empresa, é fundamental reduzir ao máximo os riscos de vazamentos ou perda de dados, fraudes em arquivos ou banco de dados, erros humanos ou operacionais…

 

Esses foram os 10 artigos mais lidos de 2016. Compartilhe conosco qual foi o artigo que você mais gostou neste ano e não perca as postagens do blog e os conteúdos que virão em 2017. Desejamos um ótimo final de ano e próspero ano novo à todos!

Demissão por uso indevido do celular e internet no trabalho e a legislação trabalhista

Em 2016 o celular se tornou o principal meio de acesso à internet no Brasil e objeto indispensável para grande parte da população, onde incluímos nesse grupo grande parte dos profissionais durante o trabalho. Segundo a Anatel, em maio de 2016 o Brasil atingiu o número de 255,23 milhões de linhas ativas para a telefonia móvel, com crescimento de praticamente 80% em relação aos 143 milhões de linhas existentes em 2014.

Além disso, com a evolução da conectividade dos aparelhos com a internet, a principal função dos celulares passou a ser a utilização de serviços via internet, como acesso a e-mail, redes sociais, programas de comunicação instantânea, aplicativos de áudio, vídeo e imagens. Onde os principais que podemos destacar são Facebook, WhatsApp, Messenger, Instagram, Twitter, Skype, Snapchat e vários outros.

Trazendo o tema para o ambiente corporativo da gestão de pessoas e recursos de TI nas empresas, o objetivo do artigo é dimensionar o que os gestores podem/devem fazer para encarar essa situação de uso dos aparelhos celulares e da internet no ambiente de trabalho e o que pode ser feito em casos críticos de desperdício de tempo e queda de produtividade, abordando também algumas questões da legislação trabalhista brasileira a respeito do tema.

O uso do celular pessoal e da internet estão no topo da lista dos 10 hábitos que mais comprometem a produtividade dos profissionais no ambiente de trabalho. Para resolver esse problema são necessárias medidas práticas e complementares, que vão desde uma boa orientação para os colaboradores quanto ao uso dos aparelhos e da internet; acompanhamento de atividades, alcance de metas e entrega de resultados dos colaboradores e equipes; até a utilização de serviços de TI que permitam criar regras do que pode ou não ser acessado na internet pelos colaboradores e gerem relatórios em relação a navegação dentro da rede corporativa da empresa.

Hoje em dia é comum que os profissionais utilizem seu aparelho celular e acessem contas de e-mail ou redes sociais com suas contas pessoais no ambiente de trabalho, o que pode gerar inúmeros problemas para os profissionais como para as empresas. Mesmo essa sendo uma prática comum nas empresas atualmente, não temos na legislação trabalhista brasileira qualquer menção quanto a regras de utilização dos aparelhos ou da internet no ambiente de trabalho e possíveis punições a respeito. Por isso é importante que empresas definam em seu regimento interno diretrizes para balizar a utilização desses recursos, descrevendo o que podem ou não ser acessado, em que circunstâncias é possível a utilização e quais as punições aplicadas aos que descumprirem as regras da empresa. É possível baixar um modelo de documento sobre política de uso da tecnologia em ambientes corporativos, para implementar na sua empresa. Há também um modelo de documento específico sobre a política de uso do celular na empresa.

Nesse contexto, as empresas contam com o amparo da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), onde em seu artigo número 482, estão enumerados os possíveis motivos para demissão por justa causa, sendo a letra “e” a “desídia no desempenho das respectivas funções“. Neste caso, desídia corresponde ao desleixo no cumprimento das funções desenvolvidas. Portanto, ações simples e comuns atualmente, como atender telefonemas, acessar perfil em redes sociais ou mesmo olhar e enviar mensagens via WhatsApp ou Messenger, caracterizam um comportamento negligente e que desvia a atenção necessária que deve existir por parte do colaborador para desempenhar suas atividades pré-estabelecidas na empresa.

Podemos citar vários exemplos de cenários onde o uso do celular ou da internet pode caracterizar falta de compromisso ou desleixo com as atividades desempenhadas, como empresas de telemarketing, onde a atividade exige atenção exclusiva e qualquer distração pode prejudicar o atendimento. Ou ainda escritórios de contabilidade onde a equipe permanece praticamente todo tempo de trabalho desempenhando atividades de atendimento e operações via computador.

Em casos onde o colaborador sofreu alguma advertência e mesmo assim continua a agir reiteradamente, acessando seu celular ou realizando atividades pessoais na internet que geram desperdício de tempo e não desempenho das suas funções, caracteriza-se indisciplina e até mesmo insubordinação. Pontos estes que estão previstos na letra “h” do mesmo artigo 482 da CLT, onde consta “ato de indisciplina ou de insubordinação“. O que também pode resultar em demissão por justa causa do colaborador.

Outros pontos que podem ser amparados pela CLT, abrangem a possibilidade do colaborador divulgar via redes sociais e sistemas de comunicação fotos, vídeos ou mensagens que possam comprometer/abalar a imagem de clientes das empresa ou colegas de trabalho, da mesma forma em casos de divulgação de dados sigilosos de outras empresas que tenha relação comercial com a empresa em questão. Para estes casos temos as alíneas “j” e “k”, que abordam respectivamente “ato lesivo da honra ou da boa fama praticado no serviço contra qualquer pessoa, ou ofensas físicas, nas mesmas condições, salvo em caso de legítima defesa, própria ou de outrem;” e “ato lesivo da honra ou da boa fama ou ofensas físicas praticadas contra o empregador e superiores hierárquicos, salvo em caso de legítima defesa, própria ou de outrem;“.

Por outro lado, temos situações onde as condições de trabalho dos colaboradores estão relacionadas a sua capacidade motora e qualquer falta de atenção pode resultar em acidentes de trabalho. Por exemplo atividades como operação de máquinas, motoristas e outras. Para esses casos, é fortemente recomendado a proibição do uso de aparelhos celulares, já que qualquer acidente pode causar danos físicos e de patrimônio.

A realidade é que estamos passando por um período de grandes mudanças sociais e profissionais, causadas principalmente pelo acesso à informação. Não param de surgir novidades, novas tecnologias, conceitos e ferramentas que impactam o dia a dia dos profissionais e das empresas, mudando totalmente a forma de trabalho. Isso deveria causar algum movimento por parte do Poder Legislativo, principalmente na área trabalhista. O que infelizmente ainda não está ocorrendo no Brasil. Por isso a necessidade de continuar seguindo as normas já existentes, em parte obsoletas, na aplicação e judicialização das leis trabalhistas.

Isso demonstra que o Poder Judiciário tem decidido processos trabalhistas sem normas existentes para tais circunstâncias, como é o caso do uso de celular e internet para atividades pessoais no ambiente de trabalho.  O que gera um arquitetamento jurídico, baseado em princípios constitucionais fundamentais e dos direitos sociais, diferente das normas previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas.

Portanto, não há nenhum impedimento quanto a aplicação do direito trabalhista e das normas da CLT em casos relacionados ao uso de tecnologia no trabalho que resultem em prejuízos para a empresa. Porém, em um país onde a legislação é a base em qualquer definição judicial, seria importante haver alterações nas leis trabalhistas, visando atender esses cenários em específico.

E você, o que acha da legislação e do comportamento dos gestores em relação ao uso de aparelhos celulares e da internet no ambiente de trabalho? Como esse tema é abordado na sua empresa?

Redes sociais e a produtividade da equipe: é necessário atenção e acompanhamento!

Muito se discute sobre a liberdade de acesso às redes sociais e programas de comunicação via internet durante o trabalho. Alguns entendem que o uso desses serviços é uma maneira de valorizar o colaborador, oferecendo essa liberdade nas redes sociais como benefícios aos profissionais. Outros consideram que a gestão do acesso é a melhor opção, com definição de regras no acesso a esses conteúdos, já que o desperdício de tempo gerado pode afetar significativamente a produtividade da equipe e os resultados da empresa.

Na definição de como a empresa irá se posicionar sobre o assunto, é muito importante avaliar inicialmente o perfil dos profissionais no ambiente de trabalho, a maturidade da equipe e o tipo de atividades desempenhadas pelos colaboradores. O ideal é adotar um posicionamento que esteja em equilíbrio entre a liberdade total no uso da rede e regras de acesso mais rígidas que restrinjam totalmente o acesso às redes sociais, programas de comunicação ou serviços de interesse pessoal.

Em organizações com modelo de gestão “mais contemporâneo, onde a maioria dos profissionais são jovens ou as atividades desempenhadas permitem maior flexibilidade nos horários e liberdade dos profissionais em organizarem suas tarefas, fica mais fácil uma postura aberta em relação ao uso das redes sociais e internet de modo geral. Nesses contexto, é importante ressaltar que essas empresas costumam ter métodos de avaliação de resultados muito eficazes, dessa forma, se a equipe estiver entregando os resultados dentro do previsto ou desejado, é possível manter maior liberdade no uso das redes sociais. Já, se os resultados não estiverem dentro do esperado, é necessário avaliar qual o motivo, que pode ser o desperdício de tempo ou falta de atenção decorrente do uso indevido da rede, sendo esse o motivo é imprescindível implementar um política de uso da tecnologia, pra atenuar o problema.

Em ambientes corporativos tradicionais, onde dentro do processo de gestão não há um acompanhamento estruturado das atividades realizadas e resultados entregues pelos colaboradores ou pela equipe, é importante haver algum monitoramento em relação ao uso da internet e dos recursos de tecnologia, inclusive o uso dos smartphones pessoais. Pois, como não é possível dimensionar a produtividade e o desempenho dos colaboradores, é possível que muitos estejam desperdiçando grande parte do seu tempo em atividades não relacionadas ao trabalho e isso pode representar um desperdício muito relevante para a empresa. Utilize nossa calculadora de desperdício de tempo para estimar o custo que isso pode representar na sua empresa.

Em muitos casos o que pode atrapalhar as empresas é o “achismo” dos gestores. Por exemplo, achar que o colaborador não está sendo produtivo porque acessa o Facebook algumas vezes durante o dia. O gestor não pode usar a intuição pra avaliar como está o desempenho da sua equipe, é necessário ser objetivo e buscar a resposta para algumas questões: acessar as redes sociais ou usar o celular atrapalha o rendimento do colaborador? Quanto isso atrapalha e em que contexto, na quantidade de tarefas ou na qualidade? Qual o rendimento de cada colaborador em relação aos outros da equipe? Os colaboradores e a equipe estão tendo o desempenho esperado e entregando as tarefas dentro do prazo e na qualidade necesária? A resposta para esses itens podem auxiliar no entendimento de onde estão os gargalos da baixa produtividade e se o uso da internet, redes sociais ou celulares estão compromentendo os resultados.

Acompanhamento de tarefas e resultados

Independente da prática adotada pela empresa, o mais importante é, primeiramente, haver um acompanhamento das atividades realizadas pelos colaboradores, tanto no sentido de qualidade como quantidade. Ou seja, se as tarefas estão sendo entregues dentro do prazo desejado e com a qualidade esperada pela empresa ou pelos clientes.

Existem inúmeros serviços na internet que podem auxiliar nesse acompanhamento, permitindo um gestão completa das atividades realizadas por cada colaborador e os resultados obtidos. Vejamos algumas:

  • Acelerato – solução focada em gestão de projetos e sistema de atendimento, muito simples e intuitiva, permitindo acompanhamento eficiente de tudo. É possível testar a ferramenta por 15 dias sem custos.
  • Runrun-it – ótima solução para gestão de projetos, permite acompanhar as atividades e dimensionar o tempo gasto em todas tarefas. Possui uma versão gratuita.
  • Trello – serviço muito simples e prático para gerenciar qualquer fluxo de atividades, também possui um versão gratuita com limitações de recursos.
  • Basecamp – boa alternativa para melhorar a comunicação e registrar todas informações em relação do desenvolvimento de tarefas e projetos. Não possui versão gratuita.

Em conjunto com o acompanhamento das atividades, é necessário avaliar se os profissionais estão realmente engajadas com os objetivos da empresa, já que esse comprometimento é fundamental para um bom desempenho. Em alguns casos, pode ocorrer que o profissional está desmotivado, em casos assim não há método de acompanhamento que irá solucionar o problema. É preciso conversar, tentar identificar as causas dessa falta de comprometimento, para que a situação possa ser revertida. Caso não seja possível, o melhor é optar pelo desligamento e substituição, na busca de profissionais que estejam em sinergia com o propósito da empresa.

Gestão e controle de acesso à internet

Em relação ao controle do que pode ser acessado na internet, essa é uma medida a ser tomada sempre com sobriedade. Não é recomendado simplesmente restringir totalmente o acesso às redes sociais ou outros serviços de interesse pessoal, em vista de que isso pode desmotivar os profissionais ou até comprometer o relaxamento em intervalos ou horários de descanso, os quais são necessários e importantes.

O recomendado é sempre buscar o equilíbrio, inicialmente monitorando o uso da internet pelos colaboradores e criando restrições por tipos de conteúdo e horários específicos, adequando essas regras ao perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas. Já falamos nesse artigo em como implementar uma boa política de utilização da internet em ambientes corporativos.

Aqui na Lumiun, oferecemos uma solução acessível e simples de gerenciamento do acesso à internet, pra saber mais entre em contato conosco.

A realidade é que não existe resposta ou método que resolva o problema de produtividade e comprometimento dos profissionais nas empresas. Mas dentro do possível, é necessário que a organizações busquem estar em um processo constante de melhoria e evolução, acompanhando as mudanças comportamentais dos profissionais e usufruindo dos recursos de tecnologia que contribuam na gestão. Alguns itens que podem ser seguidos são:

  • Implementar sistemas práticos e objetivos de controle de produtividades dos colaboradores.
  • Criar um programa de avaliação de desempenho com benefícios no alcance das metas.
  • Realizar campanhas internas de conscientização no uso da tecnologia, tanto em relação a produtividade, como em relação a segurança da informação.
  • Utilizar sistemas de gestão de tarefas, fluxo de atividades e monitoramento do uso da internet

Enfim, a internet existe para contribuir no dia a dia das empresas e dos profissionais, cabe a cada um utilizar esses recursos de forma saudável e focada no bem comum, no sentido pessoal, profissional e corporativo.

Compartilhe conosco nos comentários como você vê o uso das redes sociais e smartphones no trabalho e como acha que isso impacta a produtividade!