Comunicação interna nas empresas: como melhorar o relacionamento com os colaboradores

Manter uma boa comunicação entre a empresa e seus colaboradores é fundamental para a criar um ambiente corporativo saudável e produtivo. Já que é por meio da comunicação que os gestores e sócios das empresas conseguem interagir e trocar informações com suas equipes, passando para os colaboradores a visão da empresa e os objetivos do negócio, da mesma forma, é importante extrair dos profissionais sua visão sobre o ambiente de trabalho, andamento das tarefas e sugestões do que pode ser melhorado na empresa.

Quando a comunicação não é realizada de forma efetiva dentro da empresa, podem surgir inúmeros problemas, que com o tempo tendem a se agravar, prejudicando o ambiente de trabalho, a execução das tarefas, a produtividade da equipe e os resultados do negócio.

Sabe-se que em boa parte das empresas não existe uma política padronizada de comunicação interna. Porém, nas empresas que possuem, embora geralmente não se tenha um setor destinado para esta atividade, na maioria dos casos a responsabilidade fica dividida entre os setores de Recursos Humanos e Marketing.

No entanto, mesmo sendo uma atividade fundamental, muitas empresas não valorizam a importância de manter processos de comunicação interna e acabam possivelmente alcançando resultados abaixo do que poderiam alcançar se houvesse uma comunicação interna eficiente.

Pesquisa sobre comunicação interna nas empresas

Em uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), para mapear as práticas adotadas pelas organizações em relação ao seu processo de comunicação interna, foram realizadas entrevistas em 179 empresas de diversos segmentos e setores da economia, todas classificadas na lista das 1.000 maiores empresas do Brasil.

Os dados da pesquisa mostraram o crescente aumento da função estratégica desempenhado pela comunicação interna, em 50% das empresas participantes, a comunicação organizacional teve reporte direto à presidência da organização.

Para 76% das empresas participantes, a área de comunicação corporativa ocupa os níveis mais elevados na estrutura organizacional dessas empresas, sendo 34% no nível de diretoria e 34% no nível de gerência.

O que mostra a importância do engajamento dos gestores no desenvolvimento da comunicação interna da empresa. No desenvolvimento das atividades relativas à comunicação interna, 64% das empresas participantes, contam com a realização conjunta entre profissionais da equipe interna e equipe externa (fornecedores).

Analisando a pesquisa realizada pela ABERJE, podemos perceber que existe uma necessidade crescente do acompanhamento contínuo e troca de informações com os colaboradores e equipes para auxiliar e garantir os melhores resultados na aplicação da comunicação interna. O que já era necessário, nos dias atuais com a competitividade no mercado, tornou-se fundamental.

Como estabelecer uma boa comunicação interna?

Bom, você pode começar de diversas formas, o mais importante é avaliar de forma contínua o andamento dos processos de comunicação e se a troca de informações está ocorrendo como planejado.

Hoje em dia é fundamental explorar os serviços que a tecnologia oferece, agilizando e potencializando a troca de informações entre gestores, equipes e diferentes setores. Listamos algumas dessas ferramentas:

  • Sistema de intranet
  • Blog corporativo interno
  • Rede social corporativa
  • E-mail institucional, listas de e-mail e newsletter
  • Reuniões online e videoconferência
  • Serviços de comunicação instantânea como Slack, Skype ou WhatsApp

Também temos meios tradicionais e muito eficientes de comunicação:

  • Mural de recados
  • Reuniões coletivas
  • Eventos e convenções
  • Manual ou cartilha do colaborador
  • Caixa de sugestões

Como você pode perceber, são muitas formas que pode ocorrer a troca de informações internamente na sua empresa. Por isso antes de passar a utilizar qualquer forma de comunicação, é importante ter claro entre os gestores os objetivos e limites em cada processo de comunicação.

Claro que as formas que ocorrem a troca de informação mudam, principalmente pelo número de colaboradores e pela distribuição física destes na empresa. Por exemplo, se sua empresa possui apenas uma sede sem unidades ou filiais, fica mais fácil centralizar avisos em um mural de recados, em um local de convivência da equipe, o que daria muito mais trabalho em uma empresa com dezenas de unidades.

Listamos alguns passos a serem seguidos na escolha e implementação das melhores práticas de comunicação corporativa interna na sua empresa:

1 – Análise da situação atual

Antes de começar qualquer tipo de reestruturação ou implantação, é importante saber como ocorre a troca de informações entre a empresa e seus colaboradores, entre os setores e suas equipes.

O primeiro passo deve ser no sentido de entender qual é o maior problema existente na comunicação entre a empresa e os seus colaboradores. Por exemplo, quais informações do negócio são compartilhadas para os gestores, setores e colaboradores. Também é necessário avaliar a eficiência das formas de comunicação utilizadas, por exemplo quando um comunicado é emitido por algum canal de informação, verificar se todos os colaboradores de fato acessam e tomam conhecimento daquela informação.

O problema da comunicação interna pode estar no canal de comunicação utilizado, na forma de compartilhamento das informações ou no acesso dos colaboradores às informações.

2 – Definir os objetivos e responsáveis pela comunicação

A comunicação ideal para a sua empresa deve ter clareza, agilidade e simplicidade, pois dessa forma favorece o alinhamento de todos os colaboradores em relação aos procedimentos da empresa, evitando mal-entendidos e interpretações erradas.

Para alcançar esse modelo ideal, é necessário primeiro ter claro quais informações devem ser compartilhadas dentro da empresa, quem deve ter acesso a cada tipo de informação e quem será o responsável por compartilhar e acompanhar os resultados gerados. Por exemplo, o diretor de cada departamento deve ser responsável por compartilhar os objetivos estratégicos do negócio para a sua equipe e este deve garantir que as atividades do setor estejam alinhadas com esses objetivos.

3 – Definir os canais e padrões de comunicação

Como já listamos acima, há inúmeras formas de transmitir as informações da empresa entre os colaboradores. A escolha dos canais a serem utilizados deve atender o tipo de informação a ser transmitido, a urgência que a informação deve ser acessada e o nível de formalidade e garantia de acesso que cada informação exige.

Além disso, é necessário considerar o perfil e contexto de trabalho da equipe, por exemplo em um escritório de contabilidade uma informação deve ser compartilhada de forma diferente que para os operadores em uma indústria.

Listamos alguns dos canais mais utilizados e suas principais características:

Mural de recados: utilizado para divulgação de comunicados gerais da empresa, com informações que devem estar acessíveis a todos os colaboradores. É recomendado que os murais fiquem em locais de convivência na empresa, como o local de registro ponto, refeitórios ou vestiários. Também pode ser interessante criar murais de recados em cada setor/departamento da empresa, para divulgação de todas informações relacionadas somente ao setor.

E-mail: é o canal ideal para uma comunicação sem urgência (pois até 24 horas é um período de resposta aceitável) e alta formalidade (pois todas as mensagens ficam registradas para o emissor, o receptor e a própria empresa). Porém, não é ideal que o e-mail seja usado para tratar de assuntos negativos, como demissões, pois retira um pouco da pessoalidade necessária para tal situação. Para segmentar o envio de mensagens pode ser usado listas de e-mail, agrupando nas listas e-mails por setores ou hierarquia dentro da empresa.

Reuniões: as reuniões são importantes para compartilhamento e debate de informações estratégicas da empresa ou setores em específico. Nesses casos, como a informação da mensagem costuma ser altamente relevante, é interessante que exista um meio escrito acompanhando para registrar os principais pontos debatidos na reunião, por exemplo, uma ata ou documento que todos tenham acesso.

Eventos: Promover eventos é uma excelente maneira para divulgar campanhas institucionais e integrar a equipe. Por exemplo, realizar uma convenção reunindo todas equipes para treinamento e divulgação de campanhas é uma excelente maneira de motivar os colaboradores para o alcance das metas da empresa. Também é interessante promover eventos de integração em datas festivas, para estimular o relacionamento entre os profissionais.

Comunicadores instantâneos: em muitas equipes está sendo utilizado o Whatsapp como canal de comunicação, o que pode dar muito certo para o troca de informações gerais que precisam chegar rapidamente ao receptor. Por outro lado, não é indicado para mensagens complexas, que requerem um formato mais longo e explicativo. Outra boa opção de serviço de comunicação entre equipes é o Slack.

4 – Criar documentos com orientações/regras de comportamento no trabalho

Toda empresa tem (ou deveria ter) um conjunto de regras e orientações de como os colaboradores devem se comportar no ambiente de trabalho. Essas orientações podem contemplar que tipo de roupas podem ser usadas, como se relacionar com os colegas, como deve ser realizado o atendimento aos clientes, diretrizes para utilização de sistemas e realização de tarefas, horários de trabalho e intervalos e tudo mais que abrange o desempenho das atividades dentro da empresa.

É recomendado que a empresa agrupe todas essas orientações em um documento, que deve ficar acessível aos colaboradores em formato digital e impresso. Em empresas maiores, talvez seja necessário a criação de documentos específicos para cada setor/departamento, com as orientações que contemplam as atividades do departamento, por exemplo um setor de vendas, com informações sobre os serviços da empresa, padrões de atendimento e exigências em relação a utilização do sistema de vendas e lançamento de pedidos.

Como aqui na Lumiun nosso objetivo é tornar o uso da internet mais seguro e produtivo nas empresas, não podemos deixar de abordar a utilização da tecnologia no ambiente de trabalho. Para prevenir problemas de segurança como perda de dados e também evitar o desperdício de tempo dos colaboradores, sugerimos a criação de um documento com diretrizes em relação ao uso dos celulares para atividades pessoais e também que tipos de conteúdos e sites podem ser acessados durante o trabalho. Inclusive, fornecemos um modelo de documento que pode ser utilizado na sua empresa.

Concluindo, como já falamos, manter uma boa comunicação interna nas empresas é fundamental para criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Para que isso ocorra, não é necessário grande investimento ou esforço, basta definir os objetivos claramente, que tipo de informações devem ser compartilhadas, quem pode/deve ter acesso a cada informação e quem são os responsáveis por compartilhar e monitorar os resultados da comunicação.

O conteúdo do artigo foi relevante pra você? Compartilhe conosco nos comentários como sua empresa se faz para manter uma boa comunicação com os colaboradores e qual o impacto no ambiente de trabalho e produtividade!

Em tempos de crise, foco das empresas passa a ser aumento de produtividade!

Os resultados da economia brasileira em 2016 e a expectativa para esse ano de 2017 ainda é de redução do consumo e retração da economia. Essa crise é resultado de vários fatores, mas principalmente, é reflexo da instabilidade política e econômica que se instalou no país.

Todos sabemos que os problemas do Brasil são grandes, mas também podemos perceber a oportunidade de melhorias na nossa estrutura política e econômica, o que pode influenciar grandes mudanças positivas para o Brasil no futuro. Além disso, historicamente no Brasil, crises sempre precederam períodos de grande crescimento econômico, o que nos leva a acreditar que, após essa crise, o país irá retomar o crescimento e voltar a ser um dos mercados mais promissores do mundo.

É importante entendermos que, ao mesmo tempo que esse cenário reduz o consumo, aumenta a competitividade entre as empresas, exigindo que essas se tornem mais eficientes e produtivas. Assim, temos novas possibilidades para desenvolver diferenciais em relação aos concorrentes, que irão colocar a empresa em vantagem no mercado, no curto ou médio prazo, com a retomada do crescimento.

Situações de crise e turbulência são justamente os momentos em que as empresas devem buscar soluções inteligentes e de melhoria em sua gestão. Isso irá trazer grandes vantagens perante a concorrência e permitir maior crescimento quando o cenário de crise ficar para trás.

Nesse contexto, a palavra chave para as empresas é produtividade! A melhora da produtividade passa necessariamente pela gestão, onde não basta apenas cortar custos ou investimentos, mas sim, buscar extrair mais resultados de onde é possível que isso ocorra. Com esse ponto de vista, podemos direcionar a atenção para: processos e pessoas. Estes são os pilares de uma boa gestão e os fatores que podem contribuir para o aumento da produtividade da sua empresa.

Agilizar processos para aumentar a produtividade

Melhorias nos processos de uma empresa podem gerar inúmeros benefícios, como redução de custos, otimização do tempo, maior qualidade nas tarefas e aumento da satisfação dos clientes.

Dentro de processos, podemos inserir a tecnologia como fator fundamental. Explorar a infinidade de serviços e ferramentas disponíveis na internet é o melhor caminho para otimizar os processos nas empresas, vejamos alguns procedimentos a serem abordados:

Mapeie os processos atuais e construa fluxos de trabalho

Todas as empresas possuem processos, mesmo que não estejam documentados. Então, primeiramente, identifique todos os processos da sua empresa, uma boa opção é organizá-los por setores e estágios diferentes. E após, documente as informações de entrada e saída de cada processo, elencando o objetivo final deste.

Depois disso, é possível criar fluxos de trabalho, organizando as atividades por responsáveis e a sequência que todos processos devem seguir entre os colaboradores e setores. Nessa organização é importante avaliar o que não é importante para o resultado e o que é mais relevante. Processos que não contribuem para os resultados, podem inclusive, serem descartados.

Utilize serviços de TI para acompanhar e avaliar os processos

Existem diferentes metodologias e sistemas que podem contribuir na organização dos processos e tarefas da sua empresa. Com a definição dos processos e seus fluxos, é possível organizar as tarefas por equipes, definir a sequência de atividades entre os colaboradores e obter informações relevantes sobre o desenvolvimento das atividades e resultados. Para isso podem ser utilizados sistemas de gestão como ERPs, ou sistemas de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it ou Trello.

Explore o potencial da tecnologia e da internet

Explorar serviços de TI na internet pode aumentar muito a produtividade entre os colaboradores e o rendimento da empresa como um todo. Existem muitas alternativas, segue uma pequena lista de tópicos e ferramentas disponíveis:

Flexibilidade e menos burocracia

Experimente delegar maior responsabilidade aos colaboradores e aumentar sua autonomia para tomada de decisões, com isso a tendência é reduzir as etapas de aprovação dentro da empresa. Junto a isso, elimine processos que não contribuem para os resultados da empresa e só servem para burocratizar o fluxo de atividades.

Pessoas

Hoje, o principal ativo de uma empresa, é o capital humano, portanto, investir nas pessoas é fundamental e estratégico. Vejamos algumas ações que podem ser desenvolvidas nas empresas, voltando-se os colaboradores:

Defina metas e motive os colaboradores

É necessário que tanto a empresa quanto os colaboradores saibam os objetivos a serem alcançados e onde todos querem chegar. Para isso, o gestor deve definir metas de resultados e produtividade para a empresa, definir os indicadores de avaliação e a maneira de distribuição das metas, podendo ser por setor, por equipe e até mesmo individualmente. É parte fundamental que os diretores estejam envolvidos no processo, que conheçam e acompanhem os resultados, pois dessa forma, os colaboradores sentirão confiança e buscarão trabalhar conjuntamente, a fim de alcançar os resultados.

Em conjunto com as metas, é importante definir bonificações aos colaboradores, a fim de motivá-los a buscar os resultados propostos. Essas bonificações podem ser em dinheiro, prêmios, viagens, cursos, etc. Um método recente para organização de objetivos é o OKR, bastante utilizado em empresas de tecnologia e pelo Google. Com o OKR são definidos objetivos gerais da empresa, objetivos por setor e quais os resultados chaves que serão medidos para avaliar se os objetivos foram atingidos.

Formação e treinamento

Investir nas pessoas que fazem parte da empresa está entre os melhores investimentos que uma empresa pode fazer. Por isso, os gestores devem avaliar junto com seus colaboradores, o que pode ser melhorado dentro dos processos da empresa e como pode ser melhorado, muitas vezes essas melhorias passam pela utilização de alguma nova metodologia ou ferramenta. Esse é o momento ideal de investir na formação da equipe, oferecendo cursos voltados para essas metodologias, com o objetivo de formar profissionais bem qualificados e com conhecimento avançado no que há de mais recente e melhor em suas áreas, para que esse conhecimento seja incorporado e implementado nas atividades da empresa.

Colaboradores com boa formação irão inovar e criar processos que vão melhorar os resultados da empresa e ao mesmo tempo terão motivação para desempenhar suas atividades da melhor forma possível.

Aumente o foco e elimine o desperdício de tempo

O desperdício de tempo durante o trabalho é um dos principais fatores que comprometem a produtividade das equipes. Para resolver esse problema, é fundamental que cada colaborador tenha o entendimento claro das suas atribuições, metas e resultados a serem alcançados. Junto a isso, o gestor deve acompanhar o andamento das atividades e a entrega das tarefas, verificando se estão dentro dos prazos estipulados e com a devida qualidade. Caso as entregas não estejam de acordo, deve ser avaliado quais os motivos, buscando fazer um contato direto com a equipe, pois é possível que esteja improdutiva por estar sem foco, já que pode não ter conhecimento quanto à importância da sua entrega para os resultados da empresa.

Os recursos de tecnologia também podem contribuir significativamente para o desperdício de tempo no trabalho, os colaboradores podem usar o tempo de trabalho no uso do celular para conversas no WhatsApp com amigos, ou os computadores da empresa para acesso ao e-mail pessoal, redes sociais, comunicadores instantâneos, sites de entretenimento, jogos, compras, etc. Para amenizar esse problema, a empresa deve criar uma política de utilização dos recursos de tecnologia e da internet, criando regras e limites em relação ao que pode ser utilizado e acessado, definindo horários e punições no caso do não cumprimento das regras.

Melhore a comunicação e compartilhe conhecimento

Compartilhar conhecimento e experiências entre os setores e equipes pode contribuir significativamente para o aumento da produtividade na sua empresa. Muitas vezes, os colaboradores desenvolvem atividades de forma eficaz, mas não documentam os processos e ações realizadas. Documentar esse conhecimento vai contribuir para que outros possam aprender e melhorar suas ações. Para isso, a empresa pode utilizar sistemas de intranet, fóruns de discussão ou um blog de conteúdo interno.

Facilitar e incentivar a comunicação entre os setores e colaboradores também é importante, pode agilizar a troca de informações e inclusive reduzir custos com documentos e burocracia. Para isso, pode ser usado programas de comunicação instantânea como o Skype. Outra ferramenta que tem se destacado como opção para comunicação corporativa é o Slack, pois permite a criação de canais com foco em algum tópico ou setores da empresa.

Aumentar a produtividade através da gestão, otimizando os processos e qualificando os colaboradores. Este pensamento deve compor as estratégias dos gestores durante esse período de instabilidade econômica e redução do consumo.

Compartilhe nos comentários o que sua empresa tem feito para estar bem posicionada no mercado e driblar a crise!

7 práticas de gestão (produtiva) para o seu escritório de contabilidade

A rotina de um escritório de contabilidade não precisa ser tão burocrática, muito menos representar um obstáculo para o crescimento. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão em busca de um ambiente mais eficiente e produtivo, gerando bons resultados de forma permanente e até mesmo previsível.

Essas ações auxiliam para a organização da burocracia e papelada que todos sabemos que faz parte da rotina de um escritório de contabilidade. Além disso, essas práticas facilitam a visão geral sobre as tarefas do dia e mensuração da produtividade e desperdício de tempo, além de dar à equipe motivos para trabalhar com mais dedicação e empenho.

Se você busca mais produtividade no seu escritório, confira algumas práticas e veja como elas podem lhe auxiliar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos em seu escritório de contabilidade.

1. Elabore um planejamento financeiro e acompanhe os resultados

Nenhuma ação tem chances reais de dar certo se não for devidamente planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso do escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar o crescimento do seu escritório de maneira mais controlada. Não deixe de estabelecer objetivos e avaliar o tempo que julga necessário para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, bem como os recebimentos.

Determinando prazos com o intuito de atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa do caminho a ser percorrido para alcançar suas metas, o que permitirá intervenções mais  precisas sempre que necessário.

Também é fundamental um controle preciso de todas receitas e despesas. Para esse controle uma boa alternativa é utilizar serviços online de gestão financeira, nesse artigo listamos algumas boas opções.

2. Gerencie a produtividade da sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles em função da natureza de seu negócio. É importante que exista uma compatibilidade para evitar a dificuldade de adaptação. Essa medida elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na montagem de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e dê atenção especial a reclamações, sugestões e elogios. Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Visando o aperfeiçoamento, nada melhor do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Com o objetivo de garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem um parâmetro para interferir em setores problemáticos. Defina metas claras, objetivas e alcançáveis: nada de exigir o impossível, pois isso pode surtir um efeito desmotivador muito grande.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em longo prazo, ela oferece parâmetros muito úteis que contribuem para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Priorize o atendimento ao cliente

Para garantir a fidelidade dos clientes, o melhor a fazer é oferecer um atendimento relevante e eficiente, que forneça informações necessárias e resolva as necessidades do cliente. Para isso, não deixe de investir em um atendimento de qualidade, com canais de comunicação  e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte. Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar serviços como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira de conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente terá motivos para procurar por outro escritório de contabilidade.

4. Invista em tecnologias e ferramentas para seu escritório

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, não deixe de contar com o auxílio de recursos de tecnologia. Alguns deles permitem que você e sua equipe automatizem boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere a adoção de softwares de gestão contábil e até mesmo de aplicativos para smartphones. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas para facilitar a sua gestão e da equipe.

Outro ponto importante é a falta de foco e desperdício de tempo dos colaboradores, principalmente na internet. Para evitar problemas com isso a melhor medida é utilizar algum serviço que permita a gestão do acesso à internet, com possibilidade de definir regras para o uso da internet, evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho.

Isso significa que, utilizando as ferramentas certas, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial no seu escritório de contabilidade. Além disso, dessa forma o cliente verá no seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas algo que não encontrará na concorrência tão facilmente.

5. Certifique-se que a sua equipe esteja atualizada

Da mesma forma, nada pode ser pior para a credibilidade de sua equipe do que não saber lidar com um determinado recurso ou esclarecer seus clientes sobre determinada informação ou necessidade. Além de comprometer seus colaboradores, isso pode prejudicar o escritório como um todo, pois certamente este será um bom motivo para que o cliente procure por outros serviços mais qualificados.

Com as constantes alterações na legislação e os novos recursos tecnológicos que surgem, é fundamental estar sempre atualizado com as novidades. Sendo assim, a atualização da equipe é fundamental, tanto para lidar com as inovações de maneira qualificada, quanto para transmitir a segurança necessária para os clientes, diante das peculiaridades do serviço de contabilidade, que sabemos o quanto é complexo em nosso país.

6. Defina funções e responsabilidades específicas

Independente do tamanho do seu escritório, é importante que as atribuições e responsabilidades da sua equipe sejam distribuídas de forma clara e funcional entre os colaboradores. Para isso é recomendado criar um documento simples com descritivo de todas as funções, tarefas a serem realizadas e responsabilidades de cada profissional dentro da sua equipe.

Estabelecer uma hierarquia clara também é importante, definindo a quem cada colaborador deve se reportar em cada situação e a quais membros da equipe cabe a gestão das tarefas, tomadas de decisão e por consequência, as responsabilidades em relação as atividades e resultados a serem entregues.

7. Tenha foco em seu mercado de atuação

O mercado de contabilidade para empresa é muito vasto e amplo, com inúmeros segmentos e áreas de atuação diferentes para as empresas. Onde cada área possui suas peculiaridades na complexa legislação contábil brasileira.

Claro que no seu escritório de contabilidade você pode atender tanto a empreendedores individuais quanto a empresas de diversos segmentos e instituições, como indústrias ou instituições de ensino.

Porém, para não comprometer seus resultados e a excelência do serviço prestado, é importante que você escolha os seus clientes de acordo com o perfil do seu escritório e a qualificação da sua equipe. Se por acaso quiser arriscar e atender o máximo possível de segmentos, é recomendado evitar empresas de grande porte que possam demandar alta complexidade para os serviços a serem prestados.

O objetivo do artigo é abordar melhorias e boas práticas de gestão para o seu escritório de contabilidade. Se você já segue algumas dessas práticas compartilhe sua experiência conosco através dos comentários!

7 dicas para melhorar a gestão do tempo na sua empresa

Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa possui. Por isso, se ela não conseguir gerenciá-lo da melhor forma possível, terá grandes problemas. Gerir o tempo é saber usar ele para realizar as atividades prioritárias, em qualquer âmbito.

Quem administra o tempo aumenta a sua produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que é considerado importante e prioritário com a menor quantidade de recursos, sendo um deles, o tempo. Atualmente percebe-se um grande problema de gerenciamento de tempo nas empresas, por ser um ambiente com colaboradores de perfis diferentes, que precisam desempenhar várias funções e atividades.

Uma boa gestão do tempo e produtividade é necessária para todos os empreendedores que possuem uma grande carga de trabalho e precisam resolver problemas com inteligência. Gerir as tarefas de maneira eficaz fará com que você conquiste qualidade de vida! Podendo conciliar melhor a rotina de trabalho com o tempo livre.

Se você está com dificuldades para conseguir gerenciar de forma correta e eficaz o tempo da sua equipe dentro da empresa, segue abaixo uma lista com 7 dicas para melhorar a gestão do tempo, que podem lhe auxiliar ativamente para essas mudanças, em busca da produtividade e organização.

Crie uma lista de tarefas diárias

A melhor maneira de combater os vilões da rotina da sua equipe é criar uma lista com as tarefas que precisam ser desempenhadas. Liste absolutamente tudo o que cada funcionário precisa fazer no seu dia (inclusive o tempo para responder e-mails e usar as redes sociais, quando necessário). A ideia aqui é hierarquizar as tarefas e fazer com que sejam administradas de maneira estratégica.

Uma coisa de cada vez

O maior segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Por isso, ao orientar sobre uma nova tarefa, é preciso que a sua equipe mergulhe nela de maneira profunda até terminar, ao contrário o trabalho será redobrado. Uma boa dica é direcionar os seus funcionários para que façam o certo da primeira vez e com isso você provavelmente não terá problemas futuros.

Fazer mais em menos tempo

Seus colaboradores irão fazer mais em menos tempo quando souberem quanto tempo existe em suas mãos. Por isso, verifique qual é o prazo que cada um possui para desempenhar o seu trabalho, estando atento para aqueles que estão fazendo o seu melhor e os que estão simplesmente cumprindo metas.
O foco é muito importante, por isso os seus funcionários precisam ter uma ideia clara daquilo em que estão trabalhando, antes de começar. Saber no que trabalhar, quando e quanto tempo existe para terminar o trabalho, aumenta muito a produtividade. Esse foco sobre o trabalho garante que se obtenha mais qualidade e resultados para a empresa.

Mantenha um Plano Produtivo

Você já percebeu a oscilação do ânimo e motivação da sua equipe durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor a tarde; outras estão com as energias a mil logo pela manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) mais produtivo do dia para sua equipe. Com isso é possível colocar as “prioridades” que cada um precisa desempenhar para esse horário. Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse.

Saiba que metas são importantes

Você e sua equipe também precisam de metas claras. Não se pode tocar um projeto ou atividade, sem saber como serão realizadas. É preciso estabelecer um tempo limite para a realização das atividades, de preferência alguns dias antes do prazo final de entrega. Desta forma, você ganha uma margem de manobra para lidar com os imprevistos que podem aparecer durante a execução das tarefas.

Lute contra a procrastinação

Enfrentar as coisas de frente! Adiar serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que os seus colaboradores podem cometer. Se um funcionário tem um prazo de seis horas, mas você sabe que ele pode terminar em quatro, é preciso cobrar dele. Faça com que utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar à uma solução melhor. Além disso, explique que com isso a pressão para o resto do dia irá diminuir e seu rendimento com certeza aumentar.

Identifique os ladrões de tempo

E-mail, mensagens instantâneas, redes sociais, jogos, sites nocivos e muito mais. Tudo isso pode estar roubando horas preciosas da sua equipe. Para se livrar desses verdadeiros ladrões de tempo você precisa primeiro identificá-los. Observe a rotina da sua empresa e tente analisar: quanto tempo sua equipe perde com essas atividades? Muitas vezes nós não percebemos o quanto elas atrapalham e diminuem a produtividade, pois são misturadas com as tarefas, mas fazem com que seus colaboradores percam totalmente o foco naquilo estavam desempenhando.

É importante entender que a internet quando utilizada de forma correta, é uma aliada no ambiente corporativo. Porém, quando existe um abuso de utilização, que acaba atrapalhando o rendimento do funcionário e comprometendo os resultados da empresa, é preciso que medidas mais diretas sejam tomadas.

Uma das soluções nesse caso é a implantação de um controle de acesso à internet, que possibilita à você um maior domínio sobre o que seus colaboradores estão acessando. Com base nisso você pode fazer um controle de horários e também conteúdos que podem ou não ser acessados dentro da sua empresa. Assim você fica no controle, garante resultados positivos e produtividade nas alturas!

 

E você, como costuma fazer o gerenciamento de tempo da sua equipe? Compartilhe sua experiência conosco!