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4 sintomas de que sua empresa precisa estabelecer uma política de acesso à Internet

O uso da Internet se tornou fundamental em praticamente todas as empresas. Boa parte das atividades e processos são realizados com o auxílio da tecnologia, como contato com clientes, negociação com fornecedores, ações de marketing e vendas, cotação de produtos ou serviços, aplicativos gerenciais, serviços de computação na nuvem e inúmeros outros recursos.

Porém, a mesma ferramenta que potencializa o trabalho, pode colocar em risco a produtividade e gerar custos adicionais, basta que seja mal utilizada. Isso porque a Internet e sua infinidade de sites e atrações, pode gerar a dispersão dos colaboradores facilmente. Pesquisas apontam que 20% do tempo dos colaboradores é gasto no acesso a redes sociais, comunicadores instantâneos e acesso ao e-mail pessoal.

Neste cenário, definir políticas de uso da internet se transformou em necessidade para os gestores, devido aos riscos e despesas que o mau uso da Internet ocasiona. Softwares e sistemas de monitoramento são ferramentas úteis para garantir a tranquilidade do gestor no que diz respeito ao acesso à Internet pelos colaboradores.

Veja alguns sinais de que sua empresa precisa definir uma política de uso de internet no ambiente de trabalho:

Internet lenta

É comum as empresas se depararem com o problema de lentidão na Internet. Quando isso ocorre, a primeira reação é responsabilizar o provedor de Internet, pois a banda contratada garantiria navegação rápida. Porém, é possível que o problema não esteja no provedor, mas dentro da própria empresa.

O acesso sem controle a sites de vídeos, streaming de áudio, rádios online, redes sociais e serviços de compartilhamento de arquivos, consome parcela considerável da banda disponível. Há cenários onde esses recursos chegam a consumir 80% do tráfego de Internet nas empresas.

Baixa produtividade e atraso na entrega das tarefas

Sem motivos aparentes, os colaboradores e a equipe passam a registrar queda na produtividade. Tem se tornado comum os gestores constatarem esse tipo de situação, neste caso, como saber os motivos e como resolver essa situação?

Quando esse problema ocorre, é possível que os colaboradores estejam desperdiçando seu tempo na Internet, pesquisa da International Data Corp revela que 20% a 30% do tempo gasto pelos colaboradores na internet não têm relação com o trabalho. Outro dado do estudo mostra que 60% das compras online ocorrem entre 8h e 17h.

Despesas com segurança e manutenção de equipamentos

Um dos principais indícios de mau uso da Internet é a ocorrência constante de vírus e lentidão nos computadores. O acesso a sites desconhecidos ou nocivos e cliques em mensagens maliciosas enviadas por e-mail costumam instalar vírus e spywares nos computadores, isso leva ao mau funcionamento dos sistemas e pode comprometer o desempenho dos equipamentos. Nesse caso, a solução é sempre levar esses equipamentos para manutenção, o que gera despesas adicionais e tempo de trabalho desperdiçado.

Esses problemas podem ser ainda mais sérios, quando envolvem segurança e acesso a informações sigilosas da empresa. Os vírus instalados nos computadores podem fornecer acesso aos dados da empresa para terceiros.

E-mail corporativo sem controle

Sua empresa sabe como seus funcionários usam o e-mail corporativo? Que tipos de arquivos anexados são enviados ou recebidos? Qual a quantidade de mensagens maliciosas e spam? O sistema de correio eletrônico é capaz de barrar e evitar acesso de vírus e spywares? Se a resposta for não para alguma dessas questões, é possível que o e-mail corporativo da sua empresa esteja sendo mal utilizado, gerando ociosidade dos colaboradores, consumo de recursos extras e riscos para os dados e equipamentos da sua empresa.

O que fazer se a empresa apresenta estes problemas?

Seria possível listar inúmeros outros indícios de mau uso da Internet. Mas o ponto central que os gestores devem perceber, é que a Internet está presente na maioria dos processos das empresas e manter esse recursos sem nenhum tipo do controle vai sempre afetar negativamente a produtividade, a qualidade nos processos e o financeiro da empresa.

Para enfrentar situações como as descritas acima, a melhor solução é implementar uma política de uso da Internet. Essa política pode ser através de documentos formais e treinamento para os colaboradores, ou de forma mais completa e eficiente com a utilização de serviços de monitoramento, controle de acesso e bloqueio de sites como o Lumiun.

Também, é comum os gestores perceberem o investimento na implementação do controle de Internet como uma despesa adicional. Porém, fazendo um cálculo simples, com certeza as despesas geradas pelos itens descritos acima somam valores bastante altos e muito maiores do que o investimento necessários para solucionar esses problemas.

O objetivo maior desse texto é mostrar que a importância de usar a Internet de forma correta, com isso todos da empresa irão ser beneficiados, os colaboradores, os gestores e os sócios.

Se o texto foi útil ou você tem alguma experiência em relação a situação retratada no texto, envie seu comentário!