Com o aumento de casos suspeitos de Coronavírus (COVID-19) no Brasil, muitas empresas estão se adequando para evitar aglomerações e diminuir as chances de contágio.
Conforme a rotina de trabalho algumas empresas cancelaram o atendimento presencial externo, outras adotaram o home office, outras fazem o rodízio de colaboradores entre os turnos e muitas ainda mantém os padrões normais, porém com cuidados na higienização do ambiente e dos funcionários.
Neste post reunimos 15 dicas de ferramentas que vão auxiliar as empresas com a comunicação, acesso a documentos, gestão de tarefas, reuniões por videoconferência, segurança e produtividade. Essas ferramentas são úteis para evitar o contato pessoal tanto para quem escolheu o trabalho remoto quanto para quem continua no mesmo ambiente. Sua empresa não pode parar.
Comunicação
Para iniciar nossas dicas, escolhemos primeiramente definir a base da comunicação entre todos os funcionários. Essa ferramenta vai servir como uma espécie de escritório virtual. Cada setor pode ter o seu canal para tratar de assuntos distintos e trocar documentos importantes.
Essas ferramentas vão evitar que você se levante e vá para a mesa de um colega de trabalho toda vez que tiver alguma dúvida. Além disso, melhora o seu foco no trabalho pois permite que você responda as dúvidas dos colegas no momento que tiver mais oportuno.
Slack
O Slack reúne toda a sua comunicação em um só lugar. No Slack, as equipes trabalham em canais, um local que centraliza o envio de mensagens, as ferramentas e os arquivos. Assim, todos economizam tempo e trabalham em equipe.
Para equipes pequenas, o Slack é gratuito por período ilimitado. Veja os preços.
Microsoft Teams
Trabalhe remotamente sem se sentir afastado. O Microsoft Teams permite que você aproveite totalmente o lado positivo do trabalho em equipe: o compartilhamento sem atritos que torna as boas ideias excepcionais.
Sua empresa pode utilizar o Microsoft Teams gratuitamente, porém com recursos limitados. Veja os preços.
Workplace
Conecte seus funcionários às metas comerciais, aos valores da empresa e uns aos outros com os recursos inteligentes e conhecidos do Workplace.
Criado pelo Facebook, o Workplace pode ser utilizado gratuitamente com até 50 integrantes no grupo. Veja os preços.
Armazenamento de arquivos e documentos na nuvem
Essas ferramentas servem para o compartilhamento seguro de arquivos e documentos entre os colaboradores, independente da localização de cada um.
Google Drive
Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos que foi apresentado pela Google em 24 de abril de 2012. Google Drive abriga agora o Google Docs, um leque de aplicações de produtividade, que oferece a edição de documentos, folhas de cálculo, apresentações, e muito mais.
Microsoft 365
Office 365 é uma versão online por assinatura da suíte de aplicativos para escritório/produtividade Microsoft Office, focado no trabalho colaborativo simultâneo de uma grande equipe e na segurança, lançado em junho de 2011 desenvolvido pela empresa Microsoft.
Dropbox
Dropbox é um serviço para armazenamento e partilha de arquivos. É baseado no conceito de “computação em nuvem”. Ele pertence ao Dropbox Inc., sediada em San Francisco, Califórnia, EUA. A empresa desenvolvedora do programa disponibiliza centrais de computadores que armazenam os arquivos de seus clientes.
Gestão de tarefas
Devido o Coronavírus precisamos evitar o contato pessoal. Por isso, é muito importante que sua empresa implante uma ferramenta para acompanhamento das tarefas da organização ou setor. Com essa ferramenta, todos os colaboradores podem acompanhar o status das tarefas, responsáveis e prazos.
Trello
Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos. Com os quadros, listas e cartões do Trello, você pode organizar e priorizar seus projetos de um jeito divertido, flexível e gratificante. Veja os preços.
Pipefy
Pipefy é a Plataforma de Gerenciamento de Processos que capacita gestores a organizar e controlar seu trabalho em um único lugar. Assim, todos podem automatizar e agilizar qualquer processo por conta própria. Veja os preços.
Monday.com
O monday.com é uma solução cloud-based de gerenciamento de projetos para pequenas e médias empresas de diversos ramos da indústria. Esse software ajuda as companhias a administrarem diversos projetos e facilitar o compartilhamento de informação entre os membros da equipe. Veja os preços.
Reuniões e videoconferências
Sabemos que muitas reuniões podem/devem ser evitadas nesse período. As vezes, uma simples mensagem ou e-mail já resolvem a questão. Mas, se for mesmo necessário, essas ferramentas ajudam na conversa, pois reúne todos os envolvidos em uma mesma sala online fazendo a comunicação via áudio e/ou vídeo.
Zoom Meetings
O Zoom Meetings é uma ferramenta de videoconferência voltada para ambientes corporativos que suporta reuniões com até 500 participantes e 10 mil expectadores no modo webinar. Veja os preços.
Skype
O Skype é o software que permite conversar com o mundo todo. Milhões de pessoas e empresas usam o Skype para fazer chamadas de vídeo e voz gratuitas entre dois usuários, bem como chamadas em grupo, enviar mensagens de chat e compartilhar arquivos com outras pessoas no Skype. Você pode usar o Skype no dispositivo que preferir: no celular, no computador ou no tablet.
O Skype é gratuito.
Google Meet
Ferramenta da Google para videochamadas pelo PC e celular. Como medida para reduzir o risco da propagação do coronavírus (Covid-19), a Google anunciou que o Hangouts Meet está disponível para todos os usuários do G Suite.
Segurança e produtividade
Sabemos que o Coronavírus está mudando a rotina das empresas. Muitas estão se adaptando internamente e outras estão liberando os funcionários para o trabalho Home Office. Mas, para auxiliar na adaptação, todas estão implantando novas ferramentas online de trabalho. E é nesse ponto que encontramos outro perigo.
Na internet existem muitos perigos como malware, ransomware e phishing que podem causar danos para os equipamentos da empresa ou roubar informações sigilosas. Por isso, é de extrema importância que a empresa adote algumas ferramentas para aumentar a segurança e evitar custos com manutenção ou pagamento de sequestros de dados.
LastPass
LastPass Password Manager é um serviço de gerenciador de senhas freemium. Ele é disponível como um plugin para os navegadores, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera e Safari. Há também um LastPass Password Manager bookmarklet para outros navegadores. Veja os preços.
DNSFilter
O DNSFilter é um serviço de filtro de conteúdo e proteção contra ameaças baseado em nuvem, que pode ser implantado e configurado sem a necessidade de instalação de software. Veja os preços.
Lumiun
O Lumiun é um serviço baseado em nuvem que protege sua empresa das ameaças da Internet, tornando a rede mais segura e a equipe mais produtiva. Veja os preços.
Por causa do COVID-19, o Lumiun está antecipando a disponibilização do recurso da VPN Empresarial para os atuais e novos clientes, independente do plano contratado. Até então, o recurso ficaria em beta apenas para alguns clientes do plano Enterprise.
Com a VPN Empresarial do Lumiun, os funcionários que estão trabalhando em home office conseguem acessar os recursos internos da empresa, como por exemplo, documentos do servidor de arquivos, impressora, sistema ERP, entre outros.
Conectado na VPN do Lumiun, o equipamento do funcionário fica seguro contra os riscos da internet. Além disso, o gestor pode acompanhar em tempo real quais sites estão sendo acessados e aplicar as regras necessárias para evitar o desperdício de tempo com sites fora do escopo do trabalho.
A empresa Lumiun também disponibilizou em seu site um material bem legal sobre a adoção do home office pelas empresas.
Dicas adicionais
Embora as ferramentas sejam úteis para ajudar na segurança e produtividade do dia-a-dia das empresas, as principais maneiras para evitar o contágio do COVID-19 envolvem atitudes e o bom senso de cada pessoa. Segundo o Ministério da Saúde, estas são as orientações para se proteger e proteger os outros:
- Lave as mãos com água e sabão ou use álcool em gel;
- Cubra o nariz e boca ao espirrar ou tossir;
- Evite aglomerações se estiver doente;
- Mantenha os ambientes bem ventilados;
- Não compartilhe objetos pessoais;
- E evite compartilhar as FakeNews.
Você sentiu falta de alguma outra ferramenta? Escreve sua dica através dos comentários abaixo.
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