Você sabe a diferença entre produção e produtividade?

Sim. Existe e muita diferença entre produção e produtividade. Na verdade essas duas palavras andam juntas, mas não têm muita relação na hora de planejar uma estratégia empresarial, por exemplo. É importante antes de tudo saber disso, para conseguir entender a diferença entre produzir e ser produtivo.

Esse conceito de ligação entre produção e produtividade foi criado conforme o passar dos anos e com isso se manteve a visão de que são a mesma coisa ou muitas vezes que uma é o sinônimo da outra, o que não é verdade.

Tendo em vista propor esse melhor entendimento, vamos explicar neste post resumidamente, o conceito de Produção e Produtividade, bem como a importância para as empresas. Confira!

Produção

A produção é todo o tipo de atividade que visa a origem de um serviço, objeto ou produto. A produção também está relacionada com a diferença entre o volume do que se produz em relação aos bens consumidos, pois é o que determina o valor acrescentado a estes recursos, apontando se haverá ou não lucro para a empresa.

Pode ser considerada uma medida de resultados, ou seja, um dado sobre o que foi produzido em determinada empresa por um determinado período de tempo. Essas informações são importantes para o planejamento e controle de produção (PCP), que controla futuramente a atividade de decidir sobre o melhor uso dos recursos de produção.

A produção tem mais relação com o que deve ser feito, do que como deve ser feito. É de grande importância que o entendimento sobre produção esteja envolto nesse sentido, pois uma pessoa pode produzir em grande escala e mesmo assim não ser produtiva, é relativo.

Até mesmo porque muitas vezes quando é exigido o aumento da produção, se tem a diminuição da produtividade, porque aumentam as horas de trabalho e a quantidade de atividades que devem ser realizadas, afetando dessa forma a qualidade na hora da entrega e outros fatores que estão relacionados e andam juntos com a produtividade.

Muita gente quando pensa em produção, associa a uma imagem de trabalho braçal, por exemplo o que era muito feito antigamente. Porém, a produção hoje também é realizada na internet, por meio dela que muitas atividades são executadas. Percebe-se também que em muitas empresas existe um grande número de funcionários trabalhando, mas não existem resultados significantes, enquanto em outras empresas pode-se ter um menor número de trabalhadores e muito mais resultados.

Produtividade

A produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Sendo vista por muitos como o ato de minimizar de forma científica o uso de recursos materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos. Para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores.

Enquanto a produção está mais preocupada com a quantidade, a produtividade preocupa-se mais com a qualidade do que é entregue. A produtividade tem como objetivo principal estimular o trabalho e a busca por melhores resultados, com isso auxiliando para o crescimento da empresa em sua totalidade.

Existem algumas ações que podem aumentar a produtividade, a primeira delas é identificar os problemas, achar onde está o desperdício, seja de tempo, matéria prima ou qualidade e aplicar os ajustes, as correções que são necessárias.

Criar um bom ambiente corporativo, limpo e organizado, que ofereça condições para que o trabalho possa ser realizado, melhorar os canais de comunicações, seja comunicação interna ou externa e investir em conhecimento, quanto mais você conhecer os detalhes do seu negócio de forma aprofundada, mais chance de sucesso terá.

O que é mais importante, produção ou produtividade?

As duas. Você precisa ter tanto a produção quanto a produtividade na sua empresa, pois caso uma não exista prejuízos vão acontecer e podem ser muito grandes, diminuindo resultados e aumentando a busca incessante por um crescimento que demora um grande período de tempo ou até mesmo não chega. Além disso, mesmo a produção não sendo sinônimo da produtividade, ou ao contrário, elas andam juntas e para que tudo funcione corretamente elas precisam estar em cooperação uma com a outra.

Os gestores e diretores de empresa devem saber que a equipe é a alma do negócio, portanto uma equipe bem estruturada, que saiba produzir e ser produtiva é o que vai fazer os resultados chegarem mais rápido. Por isso manter um diálogo claro entre direção e colaboradores é primordial, dessa forma consegue se definir metas e objetivos que a empresa e funcionários possuem.

 

E a sua empresa tem produção e produtiva andando juntas? Compartilhe sua opinião conosco e continue acompanhando o nosso blog!

9 mitos sobre a produtividade nas empresas que você deve parar de acreditar

Produtividade está mais relacionado à eficiência qualitativa do que quantitativa. Por exemplo, uma empresa produtiva é aquela que produz com eficiência, com o melhor aproveitamento possível e uma pessoa é produtiva quando aproveita muito bem o seu tempo, recursos e talentos para ser eficiente em qualquer tarefa que venha a desempenhar.

Pode-se dizer que atualmente, com a situação econômica e estável do nosso país, o sonho de qualquer empreendedor ou dono de empresa é contar uma com equipe de colaboradores altamente produtivos e focados, que possam realmente oferecer resultados para a empresa e obter crescimento profissional.

Porém, muitos conceitos errados são transmitidos hoje em dia em relação a produtividade, por isso listamos 9 mitos que cercam a produtividade dos colaboradores e que quando inseridos na empresa, podem acabar prejudicando o ambiente corporativo.

 

Mito 1: Quanto maior o número de ferramentas utilizadas melhor para a produtividade

Bem pelo contrário, pois se for possível usar apenas uma ferramenta, será melhor para a produtividade. Ferramentas em grande quantidade levam ao desperdício de tempo e a procrastinação, de forma que o colaborador fica sem saber o que pode e deve ser utilizado.

A ideia de um trabalhador organizado apenas com uma agenda e algumas ferramentas de gestão é a melhor, porque dessa forma a organização fica mais fácil de ser realizada e o trabalho acaba sendo desempenhado conforme o que foi estipulado.

 

Mito 2: A produtividade tem os limites que eu quiser

Não há um limite fixo de horas que alguém possa trabalhar, mas a partir do momento que isso começar a interferir na sua vida fora do trabalho, algo está errado. Isso quer dizer que não adianta o colaborador trabalhar 24h por dia, até porque isso é humanamente impossível.

É interessante estipular horários na sua empresa, para que os funcionários produzam, mas também tenham um tempo de descanso entre uma atividade e outra, isso auxilia para a produtividade e também faz com que o colaborador não canse tanto ou acabe perdendo o interesse no seu trabalho pelo excesso de horas trabalhadas.

Existem técnicas que auxiliam para que os limites sejam impostos e os funcionários não excedam as suas horas normais de trabalho dentro da empresa. Uma dessas técnicas é a Pomodoro, que se baseia na ideia de dividir os fluxos de trabalho em blocos de concentração intensa e após o término do bloco você tem uma pausa para descanso.

 

Mito 3: Planejamento é sinônimo de produtividade

O planejamento deve ser algo que não tome mais do que cinco minutos do seu dia. Depois disso, parta para ação e deixe os planejamentos mais prolongados para os fins de semana ou períodos de férias. Porém, é importante definir metas importantes e que precisam ser atingidas durante a semana, por exemplo.

Dessa forma evita-se problemas com perda de prazos, entregas atrasadas ou que não resultam para a empresa. Além disso, é importante que exista um planejamento de toda a equipe e também de cada funcionário, de forma individualizada. Assim, cada um tem o conhecimento do que precisa realizar e os objetivos que devem ser alcançados com determinada atividade.

 

Mito 4: Sistemas devem ser rígidos

Pelo contrário. É importante adaptar os processos a realidade da sua empresa e produzir mais em menos tempo, porém, sempre mantendo a qualidade. Quando o sistema é muito rígido dentro da empresa, pode acontecer do colaborador acabar sentindo-se pressionado e não “render” o quanto deveria.

Sabe-se que antigamente o método utilizado pelos gestores para fazer com que os funcionários produzissem era em torno da pressão psicológica e muitas vezes ameaças contra a sua posição na empresa ou até mesmo ao emprego. No entanto, com o passar dos anos aconteceu o abandono radical de conhecimentos e métodos ultrapassados de trabalho, fazendo assim com que possa existir uma relação cordial entre a equipe e o gestor, facilitando a comunicação e a rotina de trabalho.

 

Mito 5: Produtividade significa mais trabalho

Se a sua equipe for mais produtiva, com certeza ficará com mais tempo disponível dentro da empresa, pois como citado anteriormente, a produtividade não tem relação alguma com mais trabalho, e sim como você trabalha e o quanto motivado se encontra para realizar as atividades dentro da empresa.

Segundo pesquisas, mais de 60% dos trabalhadores ainda acreditam que a produtividade está ligada a um aumento na quantidade de horas dentro da empresa e nas atividades exercidas. No entanto, o correto é o contrário, permanecer menos tempo dentro da empresa e entregar atividades solicitadas, da melhor forma, prezando pela qualidade e entrega nos prazos.

 

Mito 6: Quanto mais produtividade, menos criatividade

É normal que nas primeiras semanas que estiver tentando melhorar a sua produtividade, a imaginação fique um pouco afetada. Muitas pessoas dizem que isso acontece porque o fato de estar sempre seguindo o que é pré-definido, acaba por “eliminar” a sua capacidade imaginativa ou afetar a sua criatividade, tornando o seu trabalho em algo mecânico.

Porém, existe um tempo para adaptação e após esse tempo é possível sim aliar a produtividade com a criatividade, obtendo resultados excelentes e hábitos diários.

 

Mito 7: Trabalhar constantemente sob stress

No fundo, colocar alguns prazos e horas para terminar as tarefas provoca mais stress no início, mas é facilmente aliviado ao mesmo tempo em que você enxerga as suas tarefas concluídas. Geralmente quando iniciamos a ser produtivos, a relutância em mudar surge e com ela o stress de mudanças de hábitos e readequação dentro da empresa.

Entretanto, conforme a organização entre a equipe se estabelece, o stress diminui e o trabalho consegue ser desempenhado de forma fácil e tranquila.

 

Mito 8: É chato ser produtivo

Existe algo mais motivador do que ver as tarefas concluídas e ficar com mais tempo para si? A maioria das pessoas gostaria de realizar as suas atividades com qualidade, entregar na data correta e ainda por cima não ficar com trabalhos “emperrados”, onde a procrastinação acaba reinando e impedindo a realização.

Por isso é importante entender o valor da produtividade e em como a sua implantação melhora o dia a dia e a rotina de trabalho, e mesmo que a sua inserção seja um pouco “chata” e difícil inicialmente, após algum tempo a situação se estabiliza e os resultados começam a surgir.

 

Mito 9: Não nasci para ser produtivo

Ser produtivo é um hábito que se adquire ao longo da vida e raramente pode-se dizer que alguém nasceu com o dom de ser hiperprodutivo. É claro que existem pessoas que parecem ter nascido mais organizadas do que as outras, mas a verdade é que isso é o resultado dos primeiros hábitos enquanto criança ou adolescente.

A produtividade é facilmente treinável quando existe a necessidade e vontade de inseri-la no dia a dia, de forma a melhorar a qualidade de vida em todos os âmbitos.

 

Se você quer ser produtivo e manter a sua equipe produtiva e motivada deve esquecer desses mitos e focar em como melhorar a produtividade. Dessa forma é mais fácil chegar aos objetivos desejados e fazer com que a sua equipe esteja proposta a caminhar junto em busca de crescimento!

7 práticas de gestão (produtiva) para o seu escritório de contabilidade

A rotina de um escritório de contabilidade não precisa ser tão burocrática, muito menos representar um obstáculo para o crescimento. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão em busca de um ambiente mais eficiente e produtivo, gerando bons resultados de forma permanente e até mesmo previsível.

Essas ações auxiliam para a organização da burocracia e papelada que todos sabemos que faz parte da rotina de um escritório de contabilidade. Além disso, essas práticas facilitam a visão geral sobre as tarefas do dia e mensuração da produtividade e desperdício de tempo, além de dar à equipe motivos para trabalhar com mais dedicação e empenho.

Se você busca mais produtividade no seu escritório, confira algumas práticas e veja como elas podem lhe auxiliar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos em seu escritório de contabilidade.

1. Elabore um planejamento financeiro e acompanhe os resultados

Nenhuma ação tem chances reais de dar certo se não for devidamente planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso do escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar o crescimento do seu escritório de maneira mais controlada. Não deixe de estabelecer objetivos e avaliar o tempo que julga necessário para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, bem como os recebimentos.

Determinando prazos com o intuito de atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa do caminho a ser percorrido para alcançar suas metas, o que permitirá intervenções mais  precisas sempre que necessário.

Também é fundamental um controle preciso de todas receitas e despesas. Para esse controle uma boa alternativa é utilizar serviços online de gestão financeira, nesse artigo listamos algumas boas opções.

2. Gerencie a produtividade da sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles em função da natureza de seu negócio. É importante que exista uma compatibilidade para evitar a dificuldade de adaptação. Essa medida elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na montagem de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e dê atenção especial a reclamações, sugestões e elogios. Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Visando o aperfeiçoamento, nada melhor do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Com o objetivo de garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem um parâmetro para interferir em setores problemáticos. Defina metas claras, objetivas e alcançáveis: nada de exigir o impossível, pois isso pode surtir um efeito desmotivador muito grande.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em longo prazo, ela oferece parâmetros muito úteis que contribuem para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Priorize o atendimento ao cliente

Para garantir a fidelidade dos clientes, o melhor a fazer é oferecer um atendimento relevante e eficiente, que forneça informações necessárias e resolva as necessidades do cliente. Para isso, não deixe de investir em um atendimento de qualidade, com canais de comunicação  e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte. Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar serviços como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira de conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente terá motivos para procurar por outro escritório de contabilidade.

4. Invista em tecnologias e ferramentas para seu escritório

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, não deixe de contar com o auxílio de recursos de tecnologia. Alguns deles permitem que você e sua equipe automatizem boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere a adoção de softwares de gestão contábil e até mesmo de aplicativos para smartphones. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas para facilitar a sua gestão e da equipe.

Outro ponto importante é a falta de foco e desperdício de tempo dos colaboradores, principalmente na internet. Para evitar problemas com isso a melhor medida é utilizar algum serviço que permita a gestão do acesso à internet, com possibilidade de definir regras para o uso da internet, evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho.

Isso significa que, utilizando as ferramentas certas, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial no seu escritório de contabilidade. Além disso, dessa forma o cliente verá no seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas algo que não encontrará na concorrência tão facilmente.

5. Certifique-se que a sua equipe esteja atualizada

Da mesma forma, nada pode ser pior para a credibilidade de sua equipe do que não saber lidar com um determinado recurso ou esclarecer seus clientes sobre determinada informação ou necessidade. Além de comprometer seus colaboradores, isso pode prejudicar o escritório como um todo, pois certamente este será um bom motivo para que o cliente procure por outros serviços mais qualificados.

Com as constantes alterações na legislação e os novos recursos tecnológicos que surgem, é fundamental estar sempre atualizado com as novidades. Sendo assim, a atualização da equipe é fundamental, tanto para lidar com as inovações de maneira qualificada, quanto para transmitir a segurança necessária para os clientes, diante das peculiaridades do serviço de contabilidade, que sabemos o quanto é complexo em nosso país.

6. Defina funções e responsabilidades específicas

Independente do tamanho do seu escritório, é importante que as atribuições e responsabilidades da sua equipe sejam distribuídas de forma clara e funcional entre os colaboradores. Para isso é recomendado criar um documento simples com descritivo de todas as funções, tarefas a serem realizadas e responsabilidades de cada profissional dentro da sua equipe.

Estabelecer uma hierarquia clara também é importante, definindo a quem cada colaborador deve se reportar em cada situação e a quais membros da equipe cabe a gestão das tarefas, tomadas de decisão e por consequência, as responsabilidades em relação as atividades e resultados a serem entregues.

7. Tenha foco em seu mercado de atuação

O mercado de contabilidade para empresa é muito vasto e amplo, com inúmeros segmentos e áreas de atuação diferentes para as empresas. Onde cada área possui suas peculiaridades na complexa legislação contábil brasileira.

Claro que no seu escritório de contabilidade você pode atender tanto a empreendedores individuais quanto a empresas de diversos segmentos e instituições, como indústrias ou instituições de ensino.

Porém, para não comprometer seus resultados e a excelência do serviço prestado, é importante que você escolha os seus clientes de acordo com o perfil do seu escritório e a qualificação da sua equipe. Se por acaso quiser arriscar e atender o máximo possível de segmentos, é recomendado evitar empresas de grande porte que possam demandar alta complexidade para os serviços a serem prestados.

O objetivo do artigo é abordar melhorias e boas práticas de gestão para o seu escritório de contabilidade. Se você já segue algumas dessas práticas compartilhe sua experiência conosco através dos comentários!