Sua empresa precisa ser mais produtiva? Saiba o que fazer!

Devido ao cenário econômico atual, é comum as empresas apresentarem problemas relacionados a queda de resultados e baixos rendimentos. Porém, muitas empresas têm complicações instaladas há bastante tempo, e por conta disso não conseguem se estabelecer no mercado e manter sua produtividade e rendimentos, razão pela qual acabam fechando, ou demitindo uma grande parte dos colaboradores.

Em períodos de crise, é fundamental voltar a atenção para a gestão e produtividade, para que sua empresa consiga aumentar os resultados, os gestores precisam ter em mente dois conceitos primordiais: competência e o desempenho. Com isso, as ações precisam ser pensadas para melhorar a gestão da empresa e a produtividade da equipe, como também no papel de cada colaborador, para manter a organização no ambiente corporativo.

A partir disso, preparamos 9 dicas que podem auxiliar sua empresa a melhorar os resultados e competitividade em relação aos concorrentes e ao mercado.

Mudanças focadas em produtividade

Antes de qualquer coisa, você precisa ter em mente que se a sua empresa não está apresentando os resultados esperados, algo está errado, e quando alguma coisa não está certa, deve ser modificada. É preciso entender que insanidade é fazer a mesma coisa todos os dias esperando um resultado diferente, portanto se você não está satisfeito com a performance da sua empresa, prepare-se para realizar mudanças em todos os setores.

Para saber onde é melhor focar as mudanças, é necessário avaliar qual setor ou parte da sua empresa não está gerando os resultados esperados, para então implementar melhorias, sempre tendo como objetivo resultados, somente assim você poderá tornar a sua empresa mais competitiva.

Entender o Retorno sobre Investimento (ROI)

Calcular o ROI nada mais é do que saber quanto dinheiro a empresa está ganhando (ou perdendo) com cada investimento realizado. Isso inclui tudo o que for feito visando algum lucro futuro para a empresa, como por exemplo treinamento da equipe de vendas e estratégias para captação de novos clientes. Desse modo, fica claro não só quais investimentos são vantajosos, mas também como otimizar aqueles que já estão dando certo, a fim de que tenham um desempenho ainda melhor.

Faça um planejamento estratégico

É importante colocar no papel a razão de ser da sua empresa, como você quer ser reconhecido e liste as qualidades que você deseja para sua equipe. Traga essas informações para suas discussões e lembre-se delas a todo momento. Missão, visão e valores existem para guiar você e o seu time.

Defina a competência de cada cargo

Essa dica parece não ser tão importante, pois você como gestor da empresa sabe o que cada colaborador está realizando dentro da empresa e como os cargos estão distribuídos. No entanto, é de grande importância que seja feito esse levantamento das competências de cada um, para que o planejamento estratégico da empresa possa se concretizar.

Preserve as informações da sua empresa

Com a utilização da internet para praticamente todas as atividades do nosso dia a dia, é preciso um cuidado redobrado na hora de posicionar a empresa no meio digital. A segurança precisa ser preocupação constante dos gestores, que devem prezar para que os dados da empresa não sejam colocados em risco. Se tratando de segurança, os investimentos principais devem ser sempre na prevenção de problemas gerados. No caso de ocorrência de falhas na segurança os riscos e prejuízos são muitas vezes enormes, como por exemplo, perda, vazamento ou sequestro de informações.

Faça das metas realidade

Defina objetivos de curto, médio e longo prazo, pois isso facilita no planejamento e também faz com que você perceba a evolução gradativamente. Definir, divulgar e acompanhar metas para cada departamento facilita a conquista dos objetivos da empresa e também faz com que cada funcionário consiga saber o seu papel no cumprimento das metas e possa auxiliar ao alcance do objetivo final, que é a busca por melhores resultados.

Dê autonomia para a sua equipe

Os resultados são melhores quando o colaborador se sente parte da solução e definições da empresa, por isso, incentive a tomada de decisão em todos os níveis. Decisões alinhadas com os valores da empresa dificilmente vão ser negativas, o esforço para incorporar os valores é menor do que o de gerenciar todas as decisões.

Identifique as falhas

Como você já identificou o perfil de cada colaborador e deu autonomia para a sua equipe, agora é hora de ver onde estão as falhas, motivos de queda nos resultados. Analise o seu time e veja se as pessoas estão nos setores corretos dentro da empresa e cumprindo com as suas obrigações trabalhistas.

Saiba o valor da produtividade para os resultados

A produtividade é uma das características mais requisitadas hoje pelas empresas. Isso acontece porque está totalmente ligada com o crescimento e melhores resultados. Controlar a produtividade é importante para fazer o trabalho render mais e para que o tempo de realização de atividades seja suficiente, afinal, tempo é dinheiro, assim, trabalhar mais em menos tempo significa ganhar mais.

A queda na produtividade pode ser um ponto negativo quando se busca resultados para a empresa e pode ser causada por inúmeros fatores, como por exemplo desperdício de tempo nas redes sociais, ociosidade, falta de diálogo e definições, entre outros.

Controlar a produtividade através da gestão vai lhe ajudar a identificar os pontos fracos da sua empresa, reduzir os desperdícios de tempo e recursos e aumentar a produtividade, fazendo com que sua empresa seja mais eficiente e competitiva.

 

Você acha que essas dicas foram úteis e podem lhe auxiliar a alavancar o seu negócio e lhe trazer mais resultados? Compartilhe a sua experiência conosco e continue acompanhando o nosso blog.

Redes sociais no trabalho: produtividade ou distração?

Que as redes sociais vieram para modificar as nossas experiências relacionadas à comunicação e internet, isso todo mundo sabe. A questão é, se realmente a comunicação via internet de forma instantânea e o entretenimento auxiliam e acrescentam no ambiente corporativo.

Uma pesquisa realizada no último ano pela Triad Consulting, empresa especializada em produtividade, revelou como os profissionais brasileiros gastam seu tempo de trabalho na internet. Os resultados surpreendem e mostram como a produtividade cai com o uso da internet no trabalho. Para chegar aos números finais, foram entrevistados 1,6 mil profissionais.

De acordo com a Triad, 80% das pessoas entrevistadas gastam até 3 horas da jornada de trabalho com atividades que não contribuem com seu serviço, sendo que boa parte destas horas é gasta na internet. Outro dado importante revelou que, para 35,6% dos entrevistados, os próprios computadores, que são essenciais para o trabalho, são reconhecidos como principal foco de distração durante o expediente. Do tempo gasto na internet durante o trabalho, a pesquisa mostrou que 27,3% do tempo é gasto com e-mails e 21,4% com outras atividades online.

Produtividade

Tendo em vista esses dados pode-se perceber que existe um grande risco de baixa produtividade quando a internet e a vida pessoal tornam-se prioridade no trabalho. A internet ao mesmo tempo em que oferece soluções e ideias, pode fazer com que seus colaboradores se distraiam e percam tempo com atividades que não contribuem para seu crescimento profissional e ainda podem prejudicar a empresa.

Além das informações citadas, a Triad revelou que 40,9% dos entrevistados usa o e-mail para repassar piadas, 26,1% deles trocam links do YouTube, 20,6% jogam em rede e 11,1% veem pornografia.

Usar a internet no trabalho ainda é um assunto que gera muita discussão. Saber os limites de quando ela é benéfica e quando ela prejudica é o grande desafio. Vale lembrar também que o uso indevido do celular e redes sociais no trabalho, em casos mais extremos, pode até resultar em demissão por justa causa, de acordo com o Artigo 482 da CLT. Resta a cada um ter bom senso e responsabilidade para usar a internet como aliada.

Redes Sociais

Os profissionais mais jovens costumam ser os que mais utilizam as redes sociais no trabalho. Portanto, se na sua empresa, grande parte dos colaboradores são jovens, uma boa ideia seria liberar a utilização das redes sociais em um período de tempo. Assim você faz com que o jovem fique mais confortável a atencioso no trabalho. Em contrapartida a essa liberdade, é necessário que os profissionais sejam mais exigidos também.

O mercado de trabalho é cada vez mais alimentado por pessoas “antenadas”, com ótima formação e um vasto currículo e o nível de cobrança e responsabilidade para com estes indivíduos também deve ser maior. Porém, é papel da empresa que designe funções compatíveis às competências e habilidades desses profissionais, pois acessar redes sociais o tempo todo no trabalho pode significar desmotivação e ociosidade.

Existem algumas empresas que necessitam que os seus funcionários fiquem o dia todo conectados na internet e redes sociais, em casos como esse é preciso cuidado do lado do empregado e gestão correta do empregador. O dono/empregador deve sempre deixar claro como a política de acesso à internet funciona e de que forma é utilizada na empresa, assim fazendo com que o funcionário tenha consciência e evite atitudes incorretas e que possam acarretar em uma demissão não esperada.

O colaborador precisa saber que por mais que precise utilizar a internet para trabalhar, não deve fazer uso das suas redes e utilizar como entretenimento ou até mesmo iniciar conversas pessoais. Quando o funcionário não entende qual o papel que deve desempenhar, acaba perdido e então as redes sociais podem sim se tornar uma distração, ao invés de trabalho e produtividade.

Muita gente sabe usar muito bem as redes sociais para se divertir, porém não tem a menor noção de como tirar proveito delas para se dar bem no ambiente de trabalho. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como usar as redes sociais no trabalho de forma correta e responsável:

  • Estar conectado a muitas redes faz com que o profissional tenha a sua atenção dispersa em muitos sites ao mesmo tempo, portanto, procure estar conectado em uma rede social apenas e dê uma “espiadinha” bem rápida durante o trabalho ou em um momento de folga.
  • Uma das coisas que pode atrapalhar e muito durante o trabalho é o bate-papo que leva muito tempo, sendo que muitas das vezes as pessoas esperam por uma resposta rápida e se não der para responder na hora, responda depois, a não ser que a conversa seja sobre o serviço.
  • Deixar a rede social aberta o tempo todo dá a impressão de que o empregado está desocupado o tempo todo e para evitar este tipo de problema, escolha um horário em que não prejudique o seu rendimento no trabalho, que pode ser durante o almoço ou o fim do dia.
  • Um dos erros mais comuns é o uso do e-mail corporativo para receber notificações de suas redes sociais, o que se torna uma boa fonte para a distração dos jovens, portanto configure a sua conta para não dar notificações ou para dar notificações em seu e-mail pessoal, mas vale ressaltar que o e-mail pessoal não deve ser acessado a todo o tempo, pois as empresas trabalham com e-mails corporativos para ser usado com assuntos da empresa e não para diversão, portanto foque em seu trabalho e use pouco as redes sociais em seu ambiente de trabalho.

Distração

Em uma pesquisa realizada com 1.709 profissionais, de presidentes à estagiários, especificamente sobre a utilização das redes sociais, um dado que foi divulgado refere-se à pessoas que acabam “furando” a proibição de acesso nas empresas. Em análise, 47% das pessoas que trabalham em empresas que proíbem o acesso à redes sociais, continuam utilizando mesmo assim. Além disso, 66% das pessoas entrevistadas afirmam que acessam o celular quando a rede está proibida.

Em casos como esse, de violação das regras e políticas da empresa, uma solução é a implantação de um serviço para gestão e controle de internet, onde é possível realizar controle por horários e monitoramento do que é acessado na rede da sua empresa. Com isso você consegue fazer com que os seus colaboradores façam um acesso mais correto da internet no local de trabalho.

A gestão e controle de internet também possibilita uma maior proteção da rede e dados da empresa contra ataques e sites nocivos. Além disso, quando é realizada a implantação de um serviço para controle de internet, percebe-se o aumento da produtividade entre os colaboradores e queda no desperdício de tempo, que geralmente causa muitos danos à empresa.

Os diferentes perfis dos colaboradores e o impacto na produtividade

Atualmente, com a grande concorrência no mercado corporativo, antes de contratar um profissional para integrar a sua equipe, as empresas devem seguir alguns critérios para que a contratação não se transforme em uma soma de equívocos que poderão acarretar em prejuízos.

É fundamental ter o entendimento que profissionais com um perfil inadequado ao ambiente e necessidades da empresa, ao invés de contribuir acabam atrapalhando, diminuindo a produtividade e prejudicando a equipe. Com base nisso, listamos alguns dos perfis profissionais existentes no mercado e como os gestores podem agir conforme cada perfil:

Competente, mas acomodado

Geralmente, essa pessoa tem anos de casa, é competente na execução das suas atividades, mas dificilmente sugere ideias novas. Além disso, este tipo tende a ser resistente à mudança e não procura se atualizar. Para o líder, este tipo de profissional não chega a ser um problema, dependendo da função que exerce na empresa. É possível reverter este quadro oferecendo benefícios, como bolsas de estudo, cursos e palestras, que também podem incentivar o colaborador a sair de sua zona de conforto e buscar alternativas para se profissionalizar e melhorar seus resultados.

Profissional infeliz

Esse é o mais problemático para a organização, pois a falta de motivação pode prejudicar o desempenho do colaborador e até contaminar os colegas. Dar broncas ou ameaçar não é o melhor caminho, ao contrário, pode piorar ainda mais o quadro de insatisfação. A dica é chamar este profissional para uma conversa e perguntar com franqueza os motivos de estar infeliz e como a empresa poderia ajudá-lo a resolver esse problema.

Pró-ativo e entusiasmado

Essas características são bem vistas, mas o exagero por parte do profissional pode torná-lo inconveniente. Há ainda situações em que a pessoa sempre sugere ideias novas, mas quase nunca elas são pertinentes. Diante disso, o líder deve fazer com que o funcionário entenda que, antes de sugerir algo, é necessário avaliar se existe a possibilidade da ideia tornar-se concreta e ser desenvolvida.

Pró-ativo motivado, com bom senso

Neste caso, o desafio do gestor é reter o profissional para que ele se mantenha na empresa, lembrando que as pessoas que tem este perfil são disputadas por empresas concorrentes. O líder deve reter esta pessoa por meio de promoção, aumento de salário e bônus, além de lhe atribuir responsabilidades e recompensa pelos resultados. É fundamental que o colaborador se sinta valorizado pela empresa, para que possa desempenhar suas atividades explorando todo seu potencial.

Ambicioso

O colaborador que deseja crescer na empresa e, para isso, tenta melhorar seus resultados, é benéfico para a empresa. Porém, aqueles que usam de métodos pouco éticos para escalar posições mais altas na hierarquia são perigosos e devem ser reprimidos.

 

Para saber o perfil de uma pessoa, antes mesmo de contratá-la, existem diversos modos, sendo um deles já mesmo na hora da entrevista, utilizando perguntas específicas em relação ao trabalho ou até mesmo com avaliações psicológicas durante o treinamento, por exemplo.

A avaliação psicológica é um procedimento que visa avaliar, no sentido de analisar, compreender, esclarecer a dinâmica dos processos psicológicos representativos de um indivíduo. O objetivo maior é o de conhecer o potencial de cada pessoa, suas competências individuais e, para isso, o teste psicológico ainda é o melhor instrumento de que se dispõe, pois, além de resultar em dados confiáveis, já que suas características psicométricas são comprovadas cientificamente, ele permite que o psicólogo tenha uma visão total da pessoa, que consiga definir quais são as suas competências ou características mais vantajosas e quais aquelas em que precisaria investir um pouco mais.

Num processo de seleção, tais informações permitem ao psicólogo indicar com maior segurança pessoas para cargos específicos e orientar as lideranças sobre como lidar com seus colaboradores e no que efetivamente investir para obter maior desenvolvimento e melhores resultados. Da mesma forma, em treinamento e desenvolvimento, uma avaliação psicológica traz subsídios suficientes para que um programa seja encaminhado considerando as especificidades individuais e grupais, podendo até com isso gerar um redirecionamento das estratégias adotadas.

Realizando este tipo de teste e avaliação é possível saber qual profissional mais se adapta à sua empresa. Em tempos de crise essa é a principal meta das empresas, encontrar profissionais que realmente estejam engajados com o trabalho, que possam apresentar resultados em curto prazo e que sejam um diferencial dentro do ambiente corporativo. Porém, muitas vezes, conseguir um profissional com esses requisitos é difícil.

O colaborador que não está motivado, acaba perdendo o desejo de contribuir com a empresa, quando isso ocorre boa parte do seu tempo de trabalho acaba sendo desperdiçado. Como exemplo temos os profissionais que ficam o dia todo na internet em atividades pessoais como ver e-mail, acessar as redes sociais e conversar com amigos e familiares, sem realizar nenhum tipo de atividade relacionada ao trabalho e muitas vezes utilizando grande parte dos recursos de rede da empresa para assuntos pessoais, até mesmo prejudicando os demais interessados em trabalhar.

Como nem sempre os gestores conseguem acompanhar as atividades da equipe, em muitos casos os colaboradores acabam utilizando o celular ou aparelhos eletrônicos e a internet para atividades pessoais, muitas vezes ficam ouvindo rádios e assistindo vídeos, o que pode atrapalhar os colegas, podendo acarretar em desmotivação e baixa produtividade do restante da equipe. Com base em pesquisas, atualmente grande parte dos colaboradores que mais utilizam a internet e o celular no trabalho são jovens que se enquadram na geração Y (nascidos entre 1980 e 1995) e Z (nascidos a partir de 1995). Isso porque são pessoas que nasceram na geração da internet e que praticamente não conseguem se desligar das redes nem no horário de trabalho.

Situações como essa são problema tanto para o empregado jovem que pode perder oportunidades, por não conseguir se comportar como um profissional comprometido que gera resultados, quanto para o empregador, que acaba investindo tempo e dinheiro em profissionais que não estão acrescentando à empresa.

Então, como proceder em relação ao uso indevido da internet e smartphones no trabalho?

Apesar de a empresa possuir o direito de tomar conhecimento das atividades que acontecem no ambiente de trabalho, existem questões delicadas envolvidas nesse assunto, pelo monitoramento esbarrar no direito constitucional de privacidade e sigilo de correspondência. É necessário que se informe aos colaboradores a existência de ferramentas de monitoramento, estabelecendo-se também claros limites de uso, baseados em direitos e deveres. Portanto, as regras devem sempre estar visíveis para que os colaboradores saibam que estão sendo monitorados no uso da internet e em seu ambiente, caso houver câmeras de filmagem.

Assim, quando descoberto o mau uso da internet ou de equipamentos dentro da empresa, cabe ao gestor o bom senso de proceder de maneira a evitar que a má conduta se repita e para tal não basta punir o responsável, recomenda-se, em primeiro momento, um contato objetivo e pontual com o colaborador para discutir a ocorrência e eventual advertência.

Uma das soluções, caso a sua empresa esteja passando por uma situação como essa, é instalar um serviço de controle de internet eficiente para fazer o controle e você ter então como monitorar e fiscalizar a sua equipe de forma mais precisa, para saber quem realmente está focado em somar na empresa e diferenciar daqueles que estão somente ocupando espaço e consumindo recursos no ambiente corporativo.

A empresa também deve disponibilizar aos seus colaboradores, um documento sobre a política do uso da internet na empresa, para informar e dar ciência aos colaboradores sobre a política de uso da internet no ambiente de trabalho da empresa, para assegurar o uso adequado da Internet e recursos de tecnologia por parte do colaborador.

Estudo da Triad, empresa de consultoria especializada, apontou que entre as mídias sociais a mais acessada nos computadores dos profissionais é o Twitter (92,2%), seguido pelo Facebook (59,4%) e YouTube (35,6%). A mesma empresa de consultoria constatou que 80% dos profissionais gastam até 3 horas da jornada de trabalho com atividades estranhas à função. Em alguns casos além da demissão por justa causa, o funcionário pode ainda ser condenado ao pagamento de indenização, quando a má utilização da internet prejudicar a empresa.

O uso inadequado da internet pode gerar significativo impacto sobre os negócios e a reputação das empresas, com reflexo direto sobre os clientes, resultados financeiros e, ainda poderá trazer problemas jurídicos para as corporações. Cada vez mais as empresas estão informatizadas para competir no mercado e seus usuários descobrem a cada dia, novos meios de seu uso, podendo instalar vírus quando do acesso a algum site desconhecido e comprometer todo o sistema da rede da organização. Como se sabe, o empregador pode ter preocupações legítimas no que diz respeito à possível utilização do correio eletrônico por parte de seus empregados e executivos para divulgar informações confidenciais, ou segredos de comércio ou indústria para os concorrentes.

Da mesma forma, são legítimas as preocupações com mensagens eletrônicas via e-mail ou sistemas de comunicação instantânea, contendo piadas, jogos, fotos, pornografias, e muitos outros, que sobrecarregam a rede e geram desperdício de tempo durante o trabalho.

Se sua empresa possui essa preocupação com o desperdício de tempo da equipe e a má utilização da internet pelos colaboradores, o Lumiun pode ajudar sua empresa a resolver esse problema. Além de proteger a sua rede contra ameaças e sites nocivos, é possível controlar o que cada colaborador acessa na internet e ter relatórios detalhados sobre o uso da rede, tudo de forma simples, prática e acessível. Conheça mais sobre a ferramenta pedindo uma demonstração do sistema e falando com nosso atendimento pelo telefone (11) 4950-6962 ou no e-mail .