Causas da baixa produtividade dos profissionais no ambiente de trabalho

Atualmente é muito comum ocorrer distrações e desperdício de tempo no ambiente de trabalho, mesmo com a necessidade que os profissionais e as equipes tem de aumentarem seu foco e produtividade. Essas pausas comprometem a produtividades e entrega de tarefas dos colaboradores e os resultados das empresas.

São muitas as formas de distração existentes, ao longo do dia os celulares geram notificações constantemente informando novidades e avisando que seu amigo está afim de conversa, novos e-mails chegam a todo instante, no computador você vai buscar alguma informação na internet e acaba navegando por outros sites que chamam sua atenção, como uma notícia dos últimos acontecimentos da economia ou da política ou promoções de produtos do seu interesse, nas redes sociais as atualizações constantes atraem e prendem a atenção por horas durante o dia, seus colegas conversam o tempo todo sobre assuntos diversos, etc. Enfim, o desperdício de tempo no ambiente de trabalho ocorre de inúmeras formas e é necessário que as empresas tomem providencias para atenuar esse problema.

Esse cenário exige que os gestores busquem uma solução, considerando que a produtividade das equipes é um fator de competitividade no mercado e está diretamente relacionado à qualidade dos serviços realizados pelos colaboradores. Vejamos as principais causas de distração e baixa produtividade dos profissionais no ambiente de trabalho:

Redes sociais

Estima-se que 90% dos usuários de internet no Brasil possuem perfil em ao menos uma rede social e que 70% destes acessam as redes sociais no ambiente de trabalho. No computador ou no celular, os profissionais acessam constantemente seu perfil nas redes sociais, pesquisas apontam que o tempo gasto nas redes fica em torno de 30% do tempo de trabalho.

Conversas via celular e comunicadores instantâneos

As conversas através da troca de mensagens pelo Whatsapp, Skype, Facebook Messenger e outros, é econômica e prática, porém, compromete a concentração e a produtividade durante o trabalho. Se as atividades profissionais não dependem destas trocas de mensagens, é importante deixar seu celular desligado e haver restrições para evitar o exagero de conversar e o desperdício de tempo de trabalho.

Navegação na internet e e-mail pessoal

Basta uma conexão com a internet para que milhares de opções fiquem disponíveis, é comum os colaboradores acessarem o e-mail pessoal, ler notícias, visitar sites de esporte e entretenimento, pesquisar produtos e promoções, realizar compras, assistir vídeos, ouvir rádio, etc. Todas essas atividades tomam tempo e reduzem o tempo de trabalho e concentração nas atividades da empresa.

Conversas paralelas:

Esse é um problema recorrentes em ambientes corporativos, conversas entre colaboradores podem tomar o tempo que deveria estar sendo utilizado para produzir. Pequenas paradas e conversas com os colegas atrapalham a concentração de todos os que estão próximos.

Pausas

Sabemos que as pausas entre as horas de trabalho podem (e devem) ser realizadas, pois ajudam o trabalhador a relaxar e melhorar a sua concentração, porém, há quem abuse destes momentos, e até utilize disto como uma desculpa para a procrastinação. Portanto, é importante controlar gastos nestas atividades durante o dia e analisar se é possível reduzir essas pausas durante o tempo de trabalho.

Barulho no ambiente de trabalho

Em um ambiente corporativo a convivência com outras pessoas é imprescindível. É inegável que está convivência às vezes se torna difícil, afinal são várias pessoas com culturas, hábitos e educação diferentes. Falar muito alto, fazer muitos barulhos, som alto (mesmo que seja no seu fone de ouvido) podem irritar e atrapalhar o seu colega ao lado. É importante orientar a postura dos colaboradores dentro da empresa para manter um ambiente saudável e produtivo.

Bem, podemos perceber que existem inúmeras causas de distrações que reduzem a produtividade dos colaboradores. Esse é um problema de responsabilidade dos gestores, que devem agir para reduzir o desperdício de tempo. Em primeiro lugar, é necessário a empresa orientar e treinar os profissionais em relação ao comportamento ideal no ambiente de trabalho e como a empresa espera que ele se comporte, criando limites e punições caso as orientações não sejam seguidas.

Boa parte das causas de distrações está relacionada ao uso da tecnologia, para isso é importante a empresa criar um manual de ética e boas práticas no uso da internet, além disso, é importante utilizar algum serviço para controlar e monitorar o uso da Internet, o Lumiun é uma excelente alternativa para isso. Criando regras e filtros do que pode ou não pode ser acessado é possível reduzir a maioria do desperdício de tempo na internet. É sugerido flexibilidade e bom senso quanto a esse controle, podendo haver horários em que alguns recursos possam ser acessados. Também é fundamental monitorar os acessos, para saber o que os colaboradores estão acessando, pois muitas vezes podem ocorrer exageros que precisam ser barrados e punidos.

Sem dúvida, tornar a equipe mais produtiva é um desafio complexo, mas é fundamental buscar alternativas para que a empresa se torne mais competitiva. Mas com ações de conscientização e a utilização de ferramentas que limitem as distrações, é possível tornar a equipe mais produtiva.

No artigo como aumentar a produtividade das equipes através da gestão, falamos de ações práticas a serem implementadas que irão contribuir na produtividade e reduzir o desperdício de tempo dos colaboradores.

Vantagens e desvantagens de bloquear o acesso às redes sociais nas empresas

Controlar ou não controlar o acesso dos colaboradores às redes sociais? Essa dúvida afeta boa parte dos empresários, gerentes e gestores de equipe atualmente. No Japão, onde as pessoas são hiper conectadas, apenas 25% das empresas se preocupam com o que seus colaboradores acessam na Internet durante o trabalho. Já no Brasil, pesquisas apontam que a média de empresas que tomam medidas para coibir ou regulamentar o uso de redes sociais no trabalho é de 70%.

Existem vantagens e desvantagens no controle de acesso a Internet durante o período de trabalho nas empresas. Listamos a seguir alguns prós e contras, o que pode ajudar você a decidir qual será a política de uso da Internet na sua empresa. Por fim, apontamos algumas medidas que podem ser adotadas para que colaboradores e gestores fiquem satisfeitos e sua equipe e a empresa mantenha-se produtiva.

Vantagens em bloquear o acesso às redes sociais nas empresas

Mais foco no trabalho

Com o bloqueio do acesso a redes como Facebook, Twitter e comunicadores instantâneos como WhatsApp e Skype, irá ocorrer um aumento considerável no foco dos colaboradores nas atividades que são realmente importantes para a empresa. É uma realidade nas empresas o desperdício de tempo e atenção gerado a partir do acesso às redes sociais, pesquisas apontam que o tempo gasto nas redes sociais pode chegar  a 30% do tempo de trabalho.

Aumento de produtividade e qualidade nas tarefas

Naturalmente, com maior foco nas atividades da empresa, os colaboradores e equipes aumentarão a produtividade. Sem o acesso às redes sociais temos mais tempo dedicado nas tarefas da empresas, maior atenção e mais concentração no trabalho. Esses pontos também podem contribuir para maior qualidade nas tarefas realizadas e nos resultados, já que não ocorre interrupções ou distrações durante a execução do trabalho.

Melhor desempenho da Internet

Além de atrair a atenção das pessoas, as redes sociais também consomem boa parte dos recursos de Internet. Neste ponto podemos destacar o Youtube e o próprio Facebook, pois o carregamento de vídeos é pesado e consome recursos preciosos da rede. Todas as redes sociais consomem bastante os recursos da rede, com muito conteúdo, imagens, vídeos e atualizações constantes em tempo real.

Um dos principais fatores no desempenho, é que a Internet lenta pode comprometer o funcionamento de programas e serviços usados pela Empresa. Com o bloqueio de acesso, é possível garantir o melhor funcionamento desses programas.

Menos riscos de segurança

As redes sociais também estão cheias de links maliciosos que podem levar o usuário a instalar involuntariamente vírus, spywares e malwares nos equipamentos e na rede de computadores da empresa, o que pode ocasionar lentidão, mal funcionamento dos equipamentos ou vazamento de dados. Com os computadores expostos a vírus, também pode acontecer a perda de arquivos importantes da empresa que não tenham passado por backup.

Redução de custos com equipe

Com os colaboradores mais focados e produtivos, naturalmente sua equipe irá entregar tarefas mais rapidamente. Com isso é possível aumentar a quantidade de tarefas executadas pela equipe ou até mesmo a redução da equipe.

Pra dimensionar os custos com o acesso as redes sociais, podemos fazer um cálculo simples: considerando um tempo gasto de 20% do trabalho com redes sociais, em uma equipe de 10 pessoas com salário médio de R$ 1.000,00, o custo mensal chega a R$ 2.000,00, valor correspondente a 2 colaboradores.

Faça uma simulação do custo do tempo desperdiçado na sua equipe com o mau uso da internet.

Desvantagens do bloqueio de acesso às Redes Sociais no trabalho

Menor criatividade

As redes sociais também podem ajudar. No caso de colaboradores que trabalham com criatividade, o uso das redes pode auxiliar na criação, bem como aos que precisam estar informados sobre os últimos acontecimentos.

Agilidade nas busca de informações

Através das redes sociais também é possível realizar determinadas buscas de forma mais rápida que em mecanismos de busca convencionais, facilitando assim acesso e fluxo de informações.

Aumento de custos com comunicação

A utilização de sites como Facebook e comunicadores instantâneos como WhatsApp e Skype, pode reduzir custos operacionais, como ligações de longa distância, já que é possível contatar pessoas em qualquer lugar sem a necessidade de uso do telefone, por exemplo.

O que fazer?

Independente da escolha, o mais importante é uma manter uma política de utilização da internet clara e a conscientização dos colaboradores em relação ao que pode ser acessado no ambiente de trabalho.

É necessário entender que para definir a política de acesso a internet é importante considerar o perfil da sua empresa e dos seus colaboradores. Não é recomendado definir regras extremas, como manter todo acesso bloqueado, a melhor opção é liberar ou bloquear o acesso parcialmente, podendo ser por horários ou por tipo de sites e conteúdos. Por exemplo liberar as redes sociais no início e final de cada turno de trabalho por 15 minutos.

Para a maioria das empresas, o controle parcial tem sido a solução. é possível implementar esse controle de várias formas: bloquear apenas o uso de sites que utilizem muitos recursos da rede, como o Youtube; liberar o acesso em determinados horários, como no início e final do expediente ou em intervalos; ou bloquear o acesso individualmente ou por grupos de usuários. Neste último, é possível liberar o uso a setores que realmente precisam e bloquear o uso àqueles que não necessitam do acesso às redes devido à natureza das suas atividades.

Havendo dúvidas sobre qual a melhor política para a sua empresa, uma boa alternativa é buscar referências de empresas que fazem o gerenciamento do acesso a internet, para conhecer quais as regras utilizadas e os resultados obtidos. Também é recomendado buscar conhecer alternativas e serviços de controle de acesso a internet, conhecendo as características de cada solução, avaliando se atendem de forma satisfatória as necessidades da sua empresa.

Esperamos que o texto possa auxiliar na definição da política de acesso à internet na sua empresa! Se você já tem implementado o gerenciamento de acesso, compartilhe sua experiência nos comentários.

Segurança no acesso à Internet: comece educando os colaboradores

Independente do porte da empresa e do número de equipamentos de tecnologia que estas possuem, cada vez se torna mais complexo manter o bom funcionamento dos equipamentos e recursos de rede e gerenciar o conteúdo que os colaboradores acessam na internet durante o horário de trabalho. Com a grande quantidade de sites maliciosos, juntamente com as inúmeras mensagens enviadas via e-mail e vírus diariamente disseminados na web, o mau uso da tecnologia pode gerar inúmeros contratempos, comprometendo o funcionamento dos equipamentos, causando problemas nos computadores e reduzindo o tempo de trabalho e produtividade das equipes, tudo isso se reflete em prejuízo nas organizações.

Para que gestores e seus colaboradores utilizem a tecnologia e naveguem sempre da forma segura na Internet, o primeiro passo é educar os colaboradores para seguirem uma série de procedimentos básicos e simples que irão manter os equipamentos livres de qualquer risco. Veja alguns destes procedimentos:

Gerencie a instalação de programas

É necessário orientar os colaboradores a não instalarem nenhum tipo de aplicativo ou programa nos computadores sem antes consultarem o profissional ou empresa terceirizada responsável pela área de TI da empresa. A importância desse cuidado é que novos programas podem comprometer o bom funcionamento dos equipamentos e da rede de computadores, e principalmente, conterem vírus que podem permitir o acesso e cópia dos dados da empresa por terceiros.

Também é possível criar restrições nos computadores, onde os colaboradores não tenham acesso a instalação de novos programas. Ficando reservado esse acesso somente aos usuários com nível de administração e responsáveis pela área de tecnologia da empresa.

Evite cliques indevidos

Todos recebemos diariamente uma quantidade enorme de spans e mensagens maliciosas por e-mail. Boa parte dessas mensagens tentam induzir as pessoas a clicar em links nocivos que estão disfarçados no conteúdo das mensagens. Ao clicar nestes links maliciosos possivelmente será instalado algum tipo de software que irá infectar o computador e comprometer seu funcionamento ou deixar a navegação na Internet mais lenta. Algumas dessas mensagens também possuem arquivos em anexo, que jamais devem ser abertos.

Boa parte desses e-mails com links ou arquivos nocivos são mensagens falsas de promoções, convites para eventos e em muitos casos mensagens disfarçadas tentando se passar por algum remetente conhecido, como bancos, entidades do governo ou grandes empresas.

É muito importante orientar os colaboradores a não clicarem e não abrirem arquivos de mensagens enviadas por desconhecidos e que tenham as características acima. Esse processo irá reduzir consideravelmente a instalação de vírus e outros programas nocivos nos computadores.

Usa as Redes Sociais de forma correta

As redes sociais também são fonte de vírus e mensagens nocivas. Portanto, considerando que os colaboradores passam cerca de 20% do tempo conectados nas redes sociais durante o horário de trabalho, também é importante orientas os usuários a não clicarem em mensagens de desconhecidos que tenham links para sites suspeitos.

Outro ponto importante no uso da redes sociais, principalmente no Facebook, é que há atualmente um número muito alto de perfis falsos, conhecidos como “fakes”. Estes perfis são usados para publicação de conteúdo falso, mas em muitos casos podem ser usados para relacionamento com as pessoas com o objetivo de obter informações sigilosas da pessoa ou das empresas. Portanto, é sempre prudente conferir se todos seus contatos possuem informações válidas em seu perfil, se são pessoas conhecidas e verificar se tem algum histórico negativo em suas publicações.

Controle o acesso a site nocivos

Existem inúmeros tipos de sites nocivos ou de conteúdo suspeito na Internet. Podemos destacar as páginas voltadas para download ilegal, sites de pornografia e violência, sites de compras em grupo e sites que usam a prática conhecida como “phishing”, que consiste em uma página falsa, geralmente cópia de sites conhecidos, como bancos, onde os usuários podem ser iludidos com uma página aparentemente confiável, onde possam informar dados pessoais, como números de cartão de crédito e CPF.

Como nos outros procedimentos descritos no texto, é necessário orientar os colaboradores a não acessarem sites como estes descritos acima, mas a realidade é que uma navegação segura exige mais do que a adoção desses procedimentos. O bom uso da Internet passa principalmente pelo bom senso, comprometimento e responsabilidade dos colaboradores.

É possível cria restrições para evitar o acesso a sites nocivos, existem ferramentas e tecnologias que permitem o monitoramento e controle da navegação na Internet. Esse gerenciamento pode ser feitos de inúmeras formas e configurado de acordo com as necessidades da empresa. Um dos pontos desse controle é o bloqueio de acesso a sites nocivos. O Lumiun é uma excelente alternativa para resolver esse problema de acesso a sites nocivos e tantos outros problemas em relação ao uso da Internet nas Empresas.

E na sua empresa, os colaboradores utilizam a Internet de forma adequada ou você já teve algum caso de problema ou prejuízo com o mau uso da tecnologia? Compartilhe suas experiências ou dúvidas pelos comentários!