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4 dicas para aumentar a produtividade no seu escritório de contabilidade

A busca por otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a produtividade é uma realidade para as empresas que buscam crescer e se destacar no mercado, o mesmo ocorre com os escritórios de contabilidade, que precisam se diferenciar em um mercado competitivo e acirrado.

Veja algumas dicas de como tornar sua equipe e empresa mais produtivas:

Automatize seus processos manuais

É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário com excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos. Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos, ou utilizar sistemas de Helpdesk para gerenciamento das solicitações dos clientes.

Sem dúvida, dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois o tempo e qualidade na execução só melhora com essas soluções. Existem no mercado diversas ferramentas para controle na área contábil, duas delas são o ContaAzul para Contadores  e o Nibo, que permitem controle de movimentações e documentos dos clientes.

Gerencie e controle o acesso a Internet

Nos escritórios de contabilidade a grande maioria de equipe utiliza computadores em suas tarefas e permanece conectada na Internet a maior parte do tempo de trabalho. Pesquisas recentes mostram que em média 30% do tempo de trabalho é gasto no acesso a redes sociais, e-mail pessoal, ferramentas de comunicação instantânea e sites de entretenimento. Considerando este cenário, é possível que sua equipe perca praticamente um terço do tempo em atividades não relacionadas ao trabalho, com isso, tente calcular esse desperdício de tempo. Faça uma análise e saiba como agir em cada situação.

Visando o aumento da produtividade, uma boa opção para o controle de acesso a Internet no seu escritório é o Lumiun. Para implementação do serviço é necessário apenas uma configuração simples na rede, com uma interface de gerenciamento amigável que pode ser usada sem conhecimento avançado e com um custo baixo de utilização do serviço. O Lumiun é uma alternativa fácil de ser implementada e gerenciada. Conheça mais sobre o serviço.

Utilize alguma metodologia de gerenciamento de tarefas

Existem inúmeras metodologias e sistemas que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade. Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada colaborador está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.

Duas boas alternativas de sistemas para gerenciamento de tarefas são o Runrun.it e o Trello.

Evite horas-extras e excesso de tempo de trabalho

Um dos fatores mais relevantes para a baixa produtividade é o excesso de trabalho e atividades, isso quer dizer que quanto mais se trabalha menor é a produtividade. Pode parecer confuso, mas não podemos confundir o significado de produtividade, diferente do que se pode pensar, produtividade é gerar mais resultado e melhor qualidade com menos esforço, ou seja, produzir mais em menos tempo. Outro fator relevante é que o excesso de atividades leva a falta de organização e baixa qualidade nos resultados das tarefas.

Portanto, se sua equipe precisa melhorar a produtividade, talvez o melhor a fazer é equilibrar o tempo e demanda de trabalho da equipe, organizando os processos e prioridades e otimizando o fluxo de trabalho.

 

Finalizando, segue lista de ações para o aumento de produtividade:

  • Reduza o número de atividades manuais e sistematize os processos
  • Controle o acesso a Internet para evitar desperdício de tempo
  • Use metodologias e sistemas de gestão de tarefas e processos
  • Evite o excesso de trabalho e equilibre as tarefas na equipe, priorizando as mais importantes

Como você avalia a produtividade da sua equipe e do seu escritório?

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