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Passo a passo: como criar um manual de ética e bom uso da internet no trabalho

Como evitar que a Internet prejudique a produtividade dos colaboradores e das equipes sem ter que privá-los do acesso à internet, tão importante para acompanhar novidades? Um manual de ética do uso da internet é suficiente? Esse é um dilema que a maioria das organizações e gestores de equipes e TI enfrentam atualmente.

É natural colaboradores conectados à internet, navegarem em sites sem qualquer relação com a atividade profissional que exerce. Além de representar prejuízo financeiro para a empresa, pelo desperdício de tempo e uso de recursos de tecnologia e Internet, a banda consumida pode comprometer a velocidade da Internet e atividades do restante da equipe, o que acaba resultando em prejuízo dobrado para o empregador.

Mas como tratar esta situação? Impedir a navegação na Internet não é uma prática recomendada, pois é praticamente impossível uma empresa e seus colaboradores ficarem desconectados. Por outro lado, liberar o acesso sem limites a qualquer site ou serviço online, pode trazer riscos, gerar problemas ou comprometer o desempenho da equipe e da segurança de informações da empresa.

Portanto, uma boa alternativa está na elaboração de regras para utilização da Internet na empresa, através de um Manual. Esse documento irá ajudar a adequar comportamentos, práticas e ações de todos os colaboradores, resguardando a companhia contra possíveis contratempos.

O grande desafio porém, é encontrar o ponto de equilíbrio entre a defesa dos interesses da empresa e o respeito à privacidade dos colaboradores. Para evitar que ocorram abusos de ambas as partes, o ideal é que o manual seja elaborado por uma comissão composta por representantes de diversas áreas da empresa. Assim, é possível ter um documento de autoria coletiva e com a participação dos próprios usuários da Internet.

O trabalho de elaboração e aplicação do manual de ética e bom uso da internet no trabalho deve ser realizado em etapas, que podem ser:

Etapa 1: Definição da equipe/comissão responsável

A participação deve ser estimulada pela direção da empresa, com o envio de sugestões e necessidades por parte dos colaboradores de todas as áreas e setores. Os responsáveis devem ser de diferentes áreas da empresa, sendo indispensável a participação dos gestores do setor de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação. Dessa forma, evitam-se erros de regras e possíveis bloqueios em áreas que necessitam de acessos liberados para exercer seu trabalho, por exemplo.

Etapa 2: Definição de regras e política de acesso

Os responsáveis pela elaboração do manual, seguindo as orientações do gestor de RH e TI, devem definir quais serão as regras de acesso à Internet, quais os tipos de conteúdos e sites podem ser acessados e quais estarão bloqueados. A sugestão é manter o equilíbrio e flexibilidade entre as necessidades da empresa e dos colaboradores.

Por exemplo, definir horários para acesso à determinados sites, como redes sociais, mensagens e e-mail pessoal. Também é recomendado a criação de grupos de usuários, com regras de acordo com suas necessidades e perfil de atividades, por exemplo, os setores de imprensa, comunicação e marketing pode ter acesso mais amplo à redes sociais e o setor administrativo aos conteúdos técnicos sobre a área de contabilidade e administrativa.

Etapa 3: Elaboração do manual

O documento deve apresentar de forma explicativa e clara os seguintes pontos:

  • Usos permitidos para a internet e o e-mail corporativo;
  • Práticas proibidas e regras de acesso, detalhando o que não pode ser acessado;
  • Alerta para a possibilidade de monitoramento da navegação do colaborador;
  • Formas adequadas para mencionar ou publicar fotos da empresa nas redes sociais e sites;
  • Direitos dos colaboradores no que se refere à privacidade;
  • Sanções e penalidades para quem descumprir as regras estabelecidas no manual;
  • Tipos de dispositivos que podem ser utilizados nas dependências da empresa;

Etapa 4: Elaboração de documento com política de uso da tecnologia da empresa

Ao implementar um política de gerenciamento de acesso à internet e de uso dos recursos de tecnologia, é necessário que a empresa formalize esse procedimento e informe os colaboradores. Para isso é importante a criação de um documento que detalhe as regras e condições de uso da internet e equipamentos de tecnologia, informe as penalidades no caso de descumprimento das regras e formalize o conhecimento do profissional em relação à política da empresa.

Você pode utilizar na sua empresa esse modelo de documento de política de uso da internet para empresas. É importante que os colaboradores assinem esse documento comprovando sua ciência, resguardando assim a empresa no caso de alguma argumentação ou problemas com invasão de privacidade.

Etapa 5: Definição de ferramenta para controle e monitoramento

Para que a política de bom uso da Internet seja implementada e funcione corretamente, é imprescindível utilizar algum serviço para o controle e monitoramento do acesso à Internet. Através dessa ferramenta devem ser implementadas as regras de acesso definidas no manual e também é possível fazer o monitoramento da navegação dos seus colaboradores.

Através de relatórios e gráficos de acesso e navegação é possível verificar se as regras estão sendo seguidas pelos colaboradores e utilizar essas informações para comprovar o uso indevido e justificar as sanções e penalidades previstas no manual.

Há inúmeras alternativas de ferramentas e serviços para o gerenciamento do acesso à Internet, desde servidores locais com Linux e serviços de Proxy/Firewall, soluções personalizadas como SonicWall, Fortinet Fortigate e vários outros, programas de controle a serem instalados nos computadores, até soluções mais modernas baseadas em nuvem como Open DNS e Lumiun.

Você pode ver mais informações sobre o tema no Guia de Controle do Acesso à Internet para Empresas.

Etapa 6: Divulgação do manual

Todos os colaboradores devem receber uma cópia do manual. Se possível, a empresa deve organizar uma atividade na qual o documento será apresentado, definindo a data que entra em vigor a política descrita no manual. Esse momento pode ser o início da campanha de conscientização sobre o uso responsável da Internet no ambiente corporativo. A companhia criará as condições para que o manual esteja disponível a qualquer momento via internet, em murais ou no setor de Recursos Humanos.

Etapa 7: Orientação e treinamento

O documento com a política de uso da Internet deve integrar o material recebido por todos os novos colaboradores, junto com as devidas orientações quanto às condições e regras de uso da internet e recursos de tecnologia na empresa. Cabe ao setor de Recursos Humanos destacar a importância do cumprimento das normas estabelecidas no manual.

A aplicação do manual deve ser alvo de campanhas permanentes por parte da empresa. O setor de RH tem papel fundamental na disseminação da cultura de uso responsável dos recursos de tecnologia da empresa, não apenas da Internet. Temas como download de material pirata, disseminação de conteúdo pornográfico ou crimes relacionados ao ambiente digital devem fazer parte de seminários, cursos e atividades de treinamento para os colaboradores.

Etapa 8: Sanções e penalidades

O objetivo da implantação de uma política de bom uso da Internet não deve ser punir os colaboradores, mas criar a cultura de utilização responsável da tecnologia. Por isso, não é aconselhável aplicar as sanções abruptamente. Durante um período de adaptação, é recomendado informar os colaboradores caso não estejam cumprindo as regras previstas no manual. Se a prática de mau uso se mostrar recorrente, a empresa deve então aplicar as sanções e penalidades previstas.

Dica extra: Funcionários em home office

Foram grandes as mudanças trazidas pela pandemia em todo o mundo. Nas empresas, a principal foi a adoção de equipes remotas, trabalhando em casa para evitar o contágio do vírus.

Muitas empresa identificaram melhorias nos resultados e adotaram esta modalidade de trabalho permanentemente para parte ou toda a equipe. Porém, esse cenário favorável não foi visto por todos. Muitas ainda têm problemas de produtividade e segurança dos dados empresariais pela falta de controle nos acessos dos funcionários em home office. Por isso é interessante levar as políticas de uso consciente e seguro da internet também para o ambiente residencial dos colaboradores.

Ferramentas de controle de acesso e acesso remoto seguro para empresas podem exercer um papel importante para que a política de uso da internet na empresa seja mantida.

Para finalizar

Empresa e colaboradores têm responsabilidades e direitos quando o assunto é a utilização da internet e da tecnologia. Esclarecer os papéis de cada um e promover o bom uso da tecnologia gera benefícios a todas as partes. A elaboração adequada de uma política de uso da Internet e um manual para sua documentação deve ter como finalidade a formação de uma cultura corporativa, no sentido de beneficiar todos envolvidos, os colaboradores se tornando mais produtivos e a empresa melhorando seus resultados.

Se na sua empresa existem problemas relacionados ao uso inadequado da internet pelos colaboradores, espero que este artigo tenha te ajudado de alguma forma.

Até a próxima!

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