Sua empresa está segura contra ataques no mundo digital?

Existem vários meios e serviços para minimizar os impactos de ataques e falhas de segurança nas empresas no mundo digital, mas mesmo assim o acesso à internet e a comunicação de dados nunca estarão 100% seguros. Os meios que as informações se propagam no mundo digital são diversificados e extensos, vão desde o envio de um e-mail, passam pela navegação nos mais variados sites, até a conversa em um software de comunicação instantânea.

Neste cenário, as corporações estão perdendo o controle dos seus dados e das atividades dos seus colaboradores no mundo digital, com isso correm o risco de ser mais vulneráveis a ataques de hackers, malwares e sites maliciosos, o que permite o acesso aos computadores e informações da empresa, prejudicando a produtividade e gerando prejuízos gigantescos para as empresas.

Ataque APT e o impacto negativo no mundo digital

Entre as inúmeras formas de ataque, existe a Ameaça Persistente Avançada (APT), que são ameaças cibernéticas com a prática da espionagem por base em algum software que foi efetuado download dentro da máquina do usuário. Esse tipo de ataque é direcionado e tem como foco a captura e roubo de informações de pessoas estratégicas dentro da corporação. Em ataques como esse os hackers passam despercebidos por sistemas de detecção por um longo período, enquanto tentam roubar informações críticas.

O Brasil é o país da América Latina com maior índice de ataques APTs e 74% dos profissionais de segurança acreditam que serão alvos desse tipo de ameaça no mundo digital, segundo estudo da Information Systems Audit and Control Association. Esse é somente um tipo de malware existente, pois além das APTs ainda existe o Ransomware, Pishing, Spyware, vírus, entre outros.

PMEs podem ser alvo de ataques?

Diferente do que muitos pensam, esses ataques não se imitam a capturar informações apenas de empresas de grande porte, mas também de pequenas e médias empresas, sendo muitas vezes o foco preferido dos cibercriminosos. Pode-se dizer ainda que hoje as pequenas e médias empresas (PMEs) são as mais atingidas com ataques de hackers, segundo levantamentos realizados.

Isso acontece principalmente porque as empresas de pequeno e médio porte muitas vezes não possuem uma preocupação com a segurança da empresa e ameaças do mundo digital. Acreditam que ataques virtuais não vão chegar até a sua equipe ou empresa, ou que podem chegar, mas não têm capacidade de invadir toda a rede corporativa.

Como acontecem os ataques de APT?

No caso das APTs os ataques começam com a classificação das pessoas que serão alvo. Depois de feita a identificação dos alvos, são enviados phishings (e-mails com função de capturar informações sobre empresas e pessoas) e/ou links de downloads de softwares. Após o usuário efetuar o download ou o acesso ao e-mail phishing, são instalados programas maliciosos nos computadores, com a função de capturar informações e gerar problemas na rede interna.

Os hackers utilizam da Engenharia Social na infecção das empresas, dessa forma definem os alvos e iniciam o envio de solicitações e informações para esses alvos a fim de capturar dados confidenciais e concluir seu ataque.

O objetivo final de um ataque APT é atingir a máquina em que exista algum tipo de informação valiosa. As máquinas que os hackers mais procuram em busca de dados importantes são os equipamentos de proprietários ou gerentes da empresa, porém, é mais complicado invadir os computadores dessas pessoas, pelo seu nível hierárquico e também os maiores cuidados que tomam em relação a segurança.

Com isso, esses cibercriminosos praticantes das APTs invadem outros computadores e usam esses equipamentos de trampolim para conseguir chegar ao seu objetivo final. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, a invasão por APT acontece em um funcionário da empresa, então o hacker utiliza o e-mail desse funcionário para enviar algum documento ou solicitação ao dono da empresa, quando ele abrir o e-mail já estará infectado.

Para inibir esse tipo de ataque e dentre outros existentes no mundo digital, é necessário tomar algumas atitudes:

  • Engenharia social e conscientização dos colaboradores

Quem detém as informações do seu negócio são seus colaboradores, que a todo instante estão enviando e recebendo e-mails e navegando na Internet, além de possuírem vida social fora da empresa. Deve-se conscientizar e educar os colaboradores de que as informações que circulam no dia a dia são confidenciais e também mostrar o risco que se tem quando divulgamos essas informações para qualquer um. Um bom treinamento, com palestras sobre engenharia social é muito importante.

Uma boa prática é utilizar um manual de utilização segura da internet, para sua empresa. Assim, a sua equipe consegue entender melhor como deve fazer o uso correto da internet, com ética e responsabilidade, evitando assim ataques virtuais e mantendo a produtividade.

  • Atualizações de software:

É importante manter atualizado o sistema operacional e os demais pacotes de software dos equipamentos. As atualizações incluem diversas correções e melhorias relacionadas à segurança da informação, que, como visto anteriormente, são muito relevantes para evitar ataques no mundo digital. Além disso, muitas atualizações trazem consigo benefícios aos usuários, como uma versão mais recente, ferramentas atualizadas, funcionalidades e mais aplicativos.

Mesmo que o programa não sinalize a necessidade da instalar uma versão recente, é necessário estar sempre de olho em novas atualizações. A tecnologia evolui diariamente e se a empresa não tem o hábito de atualizar as versões de software de seus equipamentos, corre o risco de sofrer ataques de grande monta ou até mesmo ficar fora do mercado.

  • Gerenciamento dos recursos de acesso à Internet

Além de educar os colaboradores, é importante implementar algum serviço de segurança e controle de acesso, bloqueando o acesso a sites maliciosos e phishing. Esses serviços aumentam a proteção da sua empresa contra ameaças do mundo digital, tornando a rede segura e a equipe produtiva.

É importante proteger a empresa das ameaças em geral, aplicando as opções em conjunto e minimizando o impacto da insegurança nos negócios, para tornar a sua empresa cada vez mais produtiva e lucrativa.

O Lumiun é uma excelente opção para o controle do acesso à internet na sua empresa, conheça os benefícios e vantagens.

 

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12 de maio: o dia em que o mundo acordou para os ataques de Ransomware!

No dia 12 de maio, um ataque de Ransomware, reconhecido como sendo um dos maiores ataques já realizados, chamou a atenção do mundo inteiro. Sistemas de informação de empresas e de serviços públicos, como o Tribunal de Justiça de São Paulo, Ministério Público de São Paulo, INSS, Serviço Nacional de Saúde da Inglaterra, Telefónica, KPMG, Mapfre, BBVA e milhares de empresas em todo o mundo, tiveram parte de seus sistemas inacessíveis.

Como tudo começou…

O Ransomware pode vir em muitas formas. Neste ataque em específico, os hackers internacionais exploraram uma vulnerabilidade em versões antigas e não corrigidas do Microsoft Windows. A Microsoft corrigiu a vulnerabilidade em seus sistemas operacionais mais recentes em março e, no dia 12 corrigiu versões antigas do Windows. As estimativas sugerem que o ataque afetou mais de 200 mil computadores em pelo menos 150 países.

Os hackers utilizaram ferramentas pertencentes à Agência de Segurança Nacional, dos Estados Unidos (NSA), causando grandes problemas em diversos serviços públicos e empresas. Porém, uma informação que chamou a atenção foi que se essa falha foi corrigida em março, os computadores afetados não estavam com sistema operacional atualizado, conforme determinam as cartilhas de segurança.

O Ransomware denominado WannaCrypt sequestrou e criptografou os dados dos equipamentos infectados, que no caso eram os que não tinham atualizações recentes do sistema operacional. Após esse sequestro as vítimas foram instruídas a pagar aproximadamente US$ 300 (cerca de R$ 1.000 na cotação atual) para conseguir recuperar os arquivos infectados.

Como o pagamento deve ser feito em bitcoins, uma moeda virtual que permite que os criminosos tenham quantas carteiras (repositório que armazena o dinheiro virtual) desejarem para receber o valor exigido, sem ser identificados, o recomendado é não pagar os valores que são pedidos, pois não existe qualquer garantia de que os dados serão recuperados.

Quem parou o ataque?

Ainda na sexta-feira (12), o dia em que os ataques tiveram o seu “pico”, um jovem pesquisador britânico de 22 anos e um engenheiro de segurança da informação dos Estados Unidos pararam os ataques, evitando que se espalhassem por outros países. O britânico que trabalha em uma empresa de inteligência contra ameaças desativou o WannaCrypt após descobrir um domínio (endereço de internet) associado à propagação do malware.

Para seguir contaminando mais computadores, o vírus verificava se este site estava no ar ou não. O rapaz comprou o domínio por um valor equivalente a R$ 33 e até chegou a ser levantada a possibilidade do seu envolvimento com os ataques de Ransomware, mas depois foi entendido que ele ativou um mecanismo de pausa no processo de propagação do WannaCrypt.

No entanto, existe uma preocupação quanto aos computadores que estão em rede interna e estiveram desconectados da internet desde o momento da ativação do mecanismo de pausa, nos quais é possível que o vírus siga se alastrando. Além disso, versões sem a verificação online também podem circular, eternizando esse ciclo do Ransomware.

Mas afinal, o que é Ransomware?

Ransomware é um tipo de ameaça digital que bloqueia o acesso aos seus arquivos e dados, exigindo o pagamento de um resgate para o desbloqueio. É uma forma de extorsão por meio do sequestro de dados. Não é uma novidade no meio tecnológico, pois nasceu ainda nos anos 80, porém hoje em ascensão esse tipo de crime virtual é uma das formas preferidas dos criminosos, pelo fato de ser um método lucrativo e principalmente, que consegue na maioria das vezes manter o anonimato.

Entretanto, antes desse ataque que assustou muitas pessoas e abalou servidores, empresas e órgãos públicos, já vinha se falando da importância de manter a segurança de dados para evitar maiores transtornos. Com isso percebe-se que além do Brasil, muitos países ainda se preocupam pouco com a segurança e proteção contra crimes cibernéticos.

É importante que exista um maior interesse na educação tecnológica, que pode ser por meio de pesquisas, conteúdos sobre segurança ou até mesmo um documento que explique sobre a importância de utilizar a internet corretamente e de forma protegida.

Considerando o crescimento do número de incidentes relacionados a Ransomware, é importante que colaboradores e gestores das empresas mantenham-se informados em relação aos impactos provocados por esse tipo de ameaça, valorizando de forma efetiva os dados e informações da organização.

Como ocorre o ataque

O ataque Ransomware pode iniciar de diferentes formas, por meio de e-mails falsos, phishing, sistemas com falhas de atualizações, entre outras formas. Muitas vezes quando o ataque acontece através de um e-mail falso, o conteúdo induz o usuário a clicar em um link e dessa forma ocasiona o download de um software nocivo. O Ransomware, após baixado e instalado sem que o usuário perceba, criptografa os arquivos presentes no computador e na rede, desde que o usuário possua acesso aos mesmos.

Esse processo de criptografia irá embaralhar o conteúdo dos arquivos, tornando-os inúteis, e somente possuindo a chave correta você poderá reverter os arquivos ao estado original. Em determinado momento o Ransomware irá deixar alguma indicação de como você deve entrar em contato com o criminoso. Um arquivo de texto na área de trabalho ou um papel de parede com uma mensagem, por exemplo, poderão conter um endereço de e-mail e instruções para contato, visando a negociação do resgate.

Segundo pesquisa sobre crimes cibernéticos da Grant Thornton, 21% das empresas consultadas em 36 países sofreram algum tipo de ataque nos últimos 12 meses; na América Latina 39% dos crimes virtuais contra empresas estão relacionados a roubo ou perda de informações estratégicas.

A pesquisa mostra ainda que aumentou de 15% para 21% o número de empresas impactadas em relação ao levantamento realizado no ano passado. Apesar do maior número de atingidos, o prejuízo causado pelos ataques diminuiu frente a 2015, quando foram estimadas perdas de 315 bilhões de dólares.

Medidas para prevenir e evitar o Ransomware

As principais formas de evitar os ataques de Ransomware são relacionadas a alguns princípios simples que abrangem a segurança da informação.

  • Cuidado com e-mails e sites falsos: os usuários devem ser educados quanto a sua responsabilidade para com os dados e informações da empresa. Isso inclui saber e entender sobre os riscos a que podem expor os dados quando clicam em um link de um e-mail ou visitam um site sem ter prestado atenção sobre a origem do e-mail, o endereço do site e a sua veracidade.
  • Atualizações de software: é importante manter atualizado o sistema operacional e os demais pacotes de software dos equipamentos. As atualizações incluem diversas correções e melhorias relacionadas à segurança da informação, que, como visto anteriormente, são muito relevantes para evitar ataques como os que aconteceram.
  • Antivírus: especialmente nos computadores e servidores com sistema operacional Windows, é imprescindível o uso de um bom software antivírus, atualizado e configurado para realizar varreduras periódicas de todo o sistema.
  • Controle do acesso à internet: o uso de mecanismos de proteção contra o acesso a sites maliciosos é cada vez mais importante. No caso de empresas, através deste tipo de controle é possível definir quais grupos de usuários terão acesso a quais tipos de sites, evitando assim o uso de sites indevidos ao escopo do trabalho e também o acesso a endereços com conteúdo nocivo. Por meio dessa ferramenta, o gestor protege a rede contra os sites utilizados em ataques e propagação de malwares.
  • Permissões de acesso: em muitas pequenas e médias empresas, é um item deixado de lado. No entanto, é relevante checar o nível de acesso que cada usuário ou grupo de usuários necessita em relação aos arquivos compartilhados na rede, por exemplo, no sentido de não fornecer acesso além do necessário. Se um grupo de usuários necessita apenas visualizar determinados arquivos, e não modificar, que tenha acesso somente leitura.

Situação após um ataque de Ransomware

Alguns tipos de Ransomwares já foram decodificados e os arquivos comprometidos podem ser recuperados com ferramentas próprias para isso, como as disponibilizadas pela Kaspersky na iniciativa Ransomware Decryptor. No entanto, existem também outros Ransomwares cuja criptografia continua sendo impossível de reverter sem a colaboração do sequestrador.

O principal esforço que irá solucionar o problema e garantir a continuidade do negócio após o ataque Ransomware, é algo que deve ser implementado e estar funcionando antes do ataque: o backup.

Nunca é demais relembrar a importância de ter um backup confiável, a partir do qual possam ser recuperados os dados importantes após qualquer incidente. A principal maneira de solucionar o problema após ter ocorrido o bloqueio dos dados por Ransomware, é restaurar os dados a partir de backup.

A estratégia de backup deve ser implementada de maneira que haja uma cópia de segurança mantida em um local desconectado do local original dos dados. Ou seja, não se deve manter o único backup em um disco adicional ligado ao mesmo servidor.

Se a cópia de segurança for feita em um disco adicional constantemente conectado ao servidor ou à rede onde ficam os dados originais, no caso específico do Ransomware, é possível que os arquivos do backup também sejam bloqueados no momento do ataque, tornando o backup inútil. É importante ter uma cópia se segurança em local separado física e logicamente do local original.

Os grupos criminosos que realizam ataques Ransomware sugerem que, após o bloqueio dos seus arquivos, você entre em contato com eles para o pagamento do resgate e posterior liberação dos dados. No entanto, é necessário avaliar o risco de negociar ou pagar o resgate, tendo em vista que não há garantia da recuperação dos dados.

Acompanhar e manter a segurança é imprescindível para evitar os ataques e preparar-se com antecedência para a continuidade do negócio após um incidente como o que aconteceu em mais de 150 países.

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Benefícios do controle de acesso à Internet nas empresas

Atualmente, no ambiente de trabalho das empresas, boa parte dos colaboradores permanecem conectados à internet durante a maior parte do tempo de trabalho, pois cada vez mais as tarefas são realizadas via sistemas, e-mails, planilhas e através da internet, o que agiliza as atividades e entrega de tarefas.

Porém, ao mesmo tempo, os colaboradores podem usar a internet de forma indevida, e essa má utilização pode gerar inúmeros problemas e prejuízos para as empresas. Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem o tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no Youtube, rádios online, comunicadores instantâneos, fazendo pesquisas sobre assuntos de seu interesse e várias outras atividades sem relação com o trabalho. Pesquisas mostram que o tempo gasto com essas atividades chega a 30% do tempo de trabalho, em média.

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes e recursos de tecnologia, pois evita vários problemas de segurança, reduz desperdício de tempo e aumenta o foco e produtividade dos profissionais. Veja abaixo os principais benefícios e vantagens que o controle ou bloqueio de acesso à internet proporciona às empresas:

Maior produtividade e qualidade nas tarefas

Sem o desperdício de tempo na internet, os colaboradores passam a executar mais tarefas durante o expediente, e ao mesmo tempo conseguem gerar melhores resultados para a empresa. As suas atividades são realizadas com maior concentração, o que é fundamental para a qualidade do resultado final.

Foco nas tarefas da empresa

É comum ver o e-mail pessoal e abrir o perfil nas redes sociais inúmeras vezes ao dia, isso gera distração e falta de foco durante a execução de uma atividade. Com restrições no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa.

Proteção contra problemas de segurança

Segurança é fundamental quando se fala em acesso à internet em ambientes corporativos. A rede é repleta de ameaças e falhas de segurança, que podem trazer prejuízos relevantes nas empresas, como a perda de dados e custo com reparos de equipamentos e sistemas. Com um bom serviço de gestão de acesso à internet é possível restringir  acesso a sites nocivos, que podem instalar vírus e infectar os computadores ou a rede da empresa.

Internet mais rápida

Internet de boa qualidade ainda é um problema no Brasil, principalmente para as empresas que utilizam cada vez mais a rede. Combinado a essa velocidade de internet limitada, imagine seus colaboradores vendo vídeos, ouvindo rádio, transferindo arquivos pesados e acessando as redes sociais e sites diversos durante o trabalho. Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes ficam prejudicadas. Com o bloqueio de sites de vídeos, rádios e outros, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Monitoramento e informações sobre a utilização da internet

Além de criar regras de navegação para os colaboradores, é fundamental saber o que está sendo acessado. Com um serviço completo de gestão de acesso é possível obter relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho da internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites variados, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis, com isso o desempenho melhora e o uso se torna mais estável e produtivo. Além disso, podem ser evitados problemas de segurança como instalação de vírus, que podem deixar os computadores lentos e até mesmo comprometer o funcionamento da rede.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à internet protegido de ameaças, evita-se problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites nocivos. Problemas desse tipo são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com links maliciosos, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador. Esses problemas geram despesas com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados com o controle de acesso à internet.

 

Como pode-se perceber, são muitos os benefícios que o controle de acesso à internet nas empresas pode trazer, mas o mais importante é entender que medidas como essas são a favor de todos os envolvidos, tanto a empresa, que otimiza a produtividade da equipe e reduz custos, como os colaboradores comprometidos, que podem executar seu trabalho com maior profissionalismo e gerar melhores resultados.

Na implementação de uma política de controle de acesso, também é importante buscar equilíbrio e bom senso nas restrições. O ideal é liberar o acesso de acordo com as responsabilidades e atividades de cada colaborador ou equipe e até mesmo definir alguns horários de intervalo, onde sites de entretenimento e atividades pessoais possam ser realizadas, esse tempo pode ser importante para descanso e relaxamento do colaborador, o que vai contribuir para a sua maior produtividade quando estiver focado no seu trabalho.

 

Você possui restrição e controle de acesso à internet na sua empresa? Após implementar essa política, houve melhora no rendimento dos colaboradores? Deixe um comentário compartilhando suas experiências.

5 passos simples para proteger o seu e-mail de ameaças virtuais

O e-mail é utilizado desde os primórdios da internet, sendo o meio de comunicação preferido das empresas e dos profissionais, pela sua praticidade e diferentes tipos de abordagem. Houve um tempo em que a população acreditava que o e-mail iria acabar com a chegada do WhatsApp, Slack, Facebook e outras redes de comunicação, porém mantém-se forte e cada vez mais presente na vida das pessoas.

Neste ano, calcula-se que 3,7 bilhões de usuários serão responsáveis por 269 bilhões de e-mails enviados e recebidos por dia no mundo. A consultoria norte-americana Radicati Group prevê um aumento de 4,4% neste volume nos próximos quatro anos, chegando a 319,6 bilhões de e-mails ao final de 2021.

Mas afinal, porque o e-mail é tão importante? Através do e-mail recebemos e enviamos informações, contatos importantes e nos comunicamos de forma universal, por isso a importância de proteger o seu e-mail. Hoje com a grande evolução e performance dos hackers e diferentes tipos de ações maldosas circulando pela internet, fica complicado e cada vez mais difícil manter-se longe das ameaças virtuais. Com isso, fizemos uma lista com 5 passos simples que vão lhe ajudar a proteger o seu e-mail das ameaças cibernéticas.

Passo 1: Cheque os anexos para proteger o seu e-mail

É preciso cuidado redobrado ao enviar ou receber anexos dentro do e-mail, porque eles podem carregar muito além de arquivos, o que pode ser prejudicial para a sua conta, até mesmo acarretando um roubo de informações, por estarem associados a vírus e ser a forma mais utilizada por cibercriminosos. Segue abaixo algumas dicas sobre anexos que podem ser úteis para a segurança:

  • Evite ao máximo abrir e-mails com anexos de estranhos, sempre desconfie do conteúdo;
  • Se por acaso você abrir um anexo suspeito por acidente, feche o programa (de preferência no Gerenciador de Tarefas);
  • Independentemente do seu sistema operacional, manter tudo atualizado pode ser fundamental para bloquear um vírus dentro de um anexo de e-mail;
  • Ao enviar um anexo de e-mail com segurança, certifique-se de que o tamanho do arquivo não é muito grande.

Passo 2: Evite abrir mensagens de spam

Spam é o termo usado para se referir às mensagens eletrônicas que são enviadas para você sem o seu consentimento e que, geralmente, são despachadas para um grande número de pessoas. Esse tipo de e-mail geralmente indesejável contém, em sua grande maioria, propagandas, porém, em outras ocorrências, essas mensagens contêm conteúdos mais agressivos (vírus e conteúdos ameaçadores) e ainda conseguem obter suas informações pessoais, como dados bancários, por exemplo. Se você acha que está sendo alvo de spam, confira as características desses e-mails abaixo:

  • Embora seja um dos recursos mais antigos, entre aqueles utilizados pelos spammers, ainda são encontrados e-mails de spam alegando que serão enviados “uma única vez”. Essa é uma característica de e-mail de spam.
  • Uma das mais frequentes, e piores, desculpas usadas pelos spammers é alegar que se o usuário não tem interesse no e-mail não solicitado, basta “removê-lo”.
  • O cabeçalho do e-mail aparece incompleto, sem o remetente ou o destinatário. Ambos podem aparecer como apelidos ou nomes genéricos, tais como: amigo@, suporte@ etc. A omissão do destinatário é um dos casos mais comuns, pois, os spammers colocam listas enormes de e-mails no campo reservado para Cópias Carbono Ocultas ou Blind carbon copies (Cco: ou Bcc:), já que tais campos não são mostrados ao usuário que recebe a mensagem.
  • O campo reservado para o assunto do e-mail (subject) é uma armadilha para os usuários e um artifício poderoso para os spammers. A maioria dos filtros anti-spam está preparada para barrar e-mails com diversos assuntos considerados suspeitos. No entanto, os spammers adaptam-se e tentam enganar os filtros colocando no campo assunto conteúdos enganosos, tais como: vi@gra (em vez de viagra) etc.

Passo 3: Saiba que links suspeitos devem ser ignorados sempre

Você não deve clicar em links suspeitos, principalmente os que têm ligação com sites inseguros, essa é a maior porta e também a mais simples para as ameaças entrarem em contato com a sua rede ou dispositivo. Sabemos, que o link é uma maneira prática e muito utilizada para ligar um conteúdo a outro na internet, de forma interna ou externa, mas para que seja uma boa experiência ao usuário, algumas precauções podem ser tomadas:

  • Se o usuário não tiver certeza da origem da URL, talvez seja preciso verificar com o contato se ele realmente enviou a informação e se ele tem ciência de que o link é confiável;
  • Caso a pessoa desconheça a plataforma utilizada, e não sente confiança nas informações prestadas, o melhor é ignorar. Principalmente e-mails que estejam na caixa de spam;
  • É preciso ter cuidado ao clicar sobre links encurtados, pois hoje muitos cibercriminosos utilizam ferramentas como o goo.gl, para encurtar links e deixá-los irreconhecíveis.

Passo 4: Tenha senhas fortes e seguras

Senhas fortes e seguras são importantes e disso todo mundo sabe, porém segundo pesquisa da empresa de segurança digital Kaspersky, grande parte das pessoas acham que devem proteger bem apenas as contas de bancos online (51%), de e-mail (39%) e de lojas virtuais (37%). No entanto, criar senhas fortes e seguras é muito importante, principalmente para manter as suas contas em segurança, por isso citamos algumas dicas para você criar senhas que realmente lhe protejam no mundo virtual:

  • Prefira senhas longas, com letras maiúsculas e minúsculas, números e sinais de pontuação;
  • Para lembrar ou gerar senhas, use um programa ou aplicativo de gerenciamento de senhas como, LastPass, Keeper ou Kaspersky Password Manage;
  • Não escolha como código o nome de pessoas da família, como filho, marido ou até do animal de estimação. Ao investigar levemente a vida de alguém, esses nomes são facilmente descobertos e podem se tornar uma arma.

Passo 5: Fique alerta às fraudes existentes

O tipo de fraude mais conhecido é o pishing, que consiste em enganar o usuário para roubar informações de documentos e contas bancárias, a fim de utilizá-las em benefício próprio. Esse tipo de fraude acontece muito através de e-mails e formulários falsos disponibilizados na web. Além disso, de forma alguma pense que talvez você ou a sua empresa sejam pequenos demais para ser um alvo de ataque.

Os criminosos sabem que os pequenos negócios mais simples geralmente têm menos proteção eficaz contra fraude em comparado a grandes negócios. Esse é um dos motivos para você se preocupar mais ainda com a segurança, pois hoje todos podem ser alvo de crimes virtuais.

Além do pishing, e considerado uma epidemia que vem deixando muita gente preocupada, o ransomware é considerado um dos malwares mais perigosos, pois sequestra o computador da vítima e cobra um valor em dinheiro pelo resgate, geralmente usando a moeda virtual bitcoin, que torna quase impossível rastrear o criminoso que pode vir a receber o valor. Este tipo de “vírus” age codificando os dados do sistema operacional de forma com que o usuário não tenha mais acesso.

Como conseguir identificar um e-mail falso?

É cada vez mais complicado e difícil um usuário sem conhecimentos específicos distinguir se uma mensagem está ligada a uma fraude ou não, pois os ataques estão evoluindo e se aproximando muito da realidade. Por conta disso, que os esquemas e crimes virtuais são tão frequentes e bem-sucedidos. Por exemplo, muitos emails falsificados vêm acompanhados de links para marcas conhecidas de empresas reais. No entanto, você pode ficar atento à alguns itens para se proteger:

  • Engenharia Social – seja através de boatos, phishing ou a simples propagação de softwares maliciosos, é muito comum o uso de técnicas de engenharia social com o objetivo de persuadir o leitor. Normalmente a mensagem apela à autoridade, atribuindo o alerta a algum órgão de pesquisa, e os textos são incoerentes ou com assuntos que chamam a atenção;
  • Solicitam a execução de um programa – é comum que esses softwares sejam hospedados em serviços de hospedagem gratuitos, o que ocorre com grande facilidade dada a grande disponibilidade deste tipo de serviço. Tratam-se de aplicativos maliciosos, cujo principal objetivo é coletar informações da vítima e permitir o acesso remoto ao computador do usuário;
  • Endereço de e-mail de origem duvidosa – as mensagens têm o objetivo de parecer terem sido originadas na entidade em questão. Isto dá uma falsa impressão de credibilidade ao golpe, especialmente para usuários leigos e desavisados;
  • Páginas falsas – indicam ao usuário um site falso da instituição ou uma página exclusiva para recadastramento. Estas páginas muitas vezes são hospedadas em domínios temporários, ou em provedores gratuitos que podem lembrar o nome de uma instituição;
  • Dados sensíveis – é comum que sejam solicitados dados sensíveis, tais como senhas pessoais e financeiros. Para aumentar o número de respostas, os criminosos tentam criar um senso de urgência para que as pessoas respondam imediatamente, sem pensar. Normalmente, os bancos não enviam e-mails solicitando dados como senhas.

Se você gostou desses passos para manter a segurança do e-mail, então você pode querer saber se a internet da sua empresa é utilizada de forma segura!

7 práticas de gestão (produtiva) para o seu escritório de contabilidade

A rotina de um escritório de contabilidade não precisa ser tão burocrática, muito menos representar um obstáculo para o crescimento. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão em busca de um ambiente mais eficiente e produtivo, gerando bons resultados de forma permanente e até mesmo previsível.

Essas ações auxiliam para a organização da burocracia e papelada que todos sabemos que faz parte da rotina de um escritório de contabilidade. Além disso, essas práticas facilitam a visão geral sobre as tarefas do dia e mensuração da produtividade e desperdício de tempo, além de dar à equipe motivos para trabalhar com mais dedicação e empenho.

Se você busca mais produtividade no seu escritório, confira algumas práticas e veja como elas podem lhe auxiliar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos em seu escritório de contabilidade.

1. Elabore um planejamento financeiro e acompanhe os resultados

Nenhuma ação tem chances reais de dar certo se não for devidamente planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso do escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar o crescimento do seu escritório de maneira mais controlada. Não deixe de estabelecer objetivos e avaliar o tempo que julga necessário para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, bem como os recebimentos.

Determinando prazos com o intuito de atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa do caminho a ser percorrido para alcançar suas metas, o que permitirá intervenções mais  precisas sempre que necessário.

Também é fundamental um controle preciso de todas receitas e despesas. Para esse controle uma boa alternativa é utilizar serviços online de gestão financeira, nesse artigo listamos algumas boas opções.

2. Gerencie a produtividade da sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles em função da natureza de seu negócio. É importante que exista uma compatibilidade para evitar a dificuldade de adaptação. Essa medida elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na montagem de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e dê atenção especial a reclamações, sugestões e elogios. Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Visando o aperfeiçoamento, nada melhor do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Com o objetivo de garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem um parâmetro para interferir em setores problemáticos. Defina metas claras, objetivas e alcançáveis: nada de exigir o impossível, pois isso pode surtir um efeito desmotivador muito grande.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em longo prazo, ela oferece parâmetros muito úteis que contribuem para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Priorize o atendimento ao cliente

Para garantir a fidelidade dos clientes, o melhor a fazer é oferecer um atendimento relevante e eficiente, que forneça informações necessárias e resolva as necessidades do cliente. Para isso, não deixe de investir em um atendimento de qualidade, com canais de comunicação  e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte. Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar serviços como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira de conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente terá motivos para procurar por outro escritório de contabilidade.

4. Invista em tecnologias e ferramentas para seu escritório

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, não deixe de contar com o auxílio de recursos de tecnologia. Alguns deles permitem que você e sua equipe automatizem boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere a adoção de softwares de gestão contábil e até mesmo de aplicativos para smartphones. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas para facilitar a sua gestão e da equipe.

Outro ponto importante é a falta de foco e desperdício de tempo dos colaboradores, principalmente na internet. Para evitar problemas com isso a melhor medida é utilizar algum serviço que permita a gestão do acesso à internet, com possibilidade de definir regras para o uso da internet, evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho.

Isso significa que, utilizando as ferramentas certas, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial no seu escritório de contabilidade. Além disso, dessa forma o cliente verá no seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas algo que não encontrará na concorrência tão facilmente.

5. Certifique-se que a sua equipe esteja atualizada

Da mesma forma, nada pode ser pior para a credibilidade de sua equipe do que não saber lidar com um determinado recurso ou esclarecer seus clientes sobre determinada informação ou necessidade. Além de comprometer seus colaboradores, isso pode prejudicar o escritório como um todo, pois certamente este será um bom motivo para que o cliente procure por outros serviços mais qualificados.

Com as constantes alterações na legislação e os novos recursos tecnológicos que surgem, é fundamental estar sempre atualizado com as novidades. Sendo assim, a atualização da equipe é fundamental, tanto para lidar com as inovações de maneira qualificada, quanto para transmitir a segurança necessária para os clientes, diante das peculiaridades do serviço de contabilidade, que sabemos o quanto é complexo em nosso país.

6. Defina funções e responsabilidades específicas

Independente do tamanho do seu escritório, é importante que as atribuições e responsabilidades da sua equipe sejam distribuídas de forma clara e funcional entre os colaboradores. Para isso é recomendado criar um documento simples com descritivo de todas as funções, tarefas a serem realizadas e responsabilidades de cada profissional dentro da sua equipe.

Estabelecer uma hierarquia clara também é importante, definindo a quem cada colaborador deve se reportar em cada situação e a quais membros da equipe cabe a gestão das tarefas, tomadas de decisão e por consequência, as responsabilidades em relação as atividades e resultados a serem entregues.

7. Tenha foco em seu mercado de atuação

O mercado de contabilidade para empresa é muito vasto e amplo, com inúmeros segmentos e áreas de atuação diferentes para as empresas. Onde cada área possui suas peculiaridades na complexa legislação contábil brasileira.

Claro que no seu escritório de contabilidade você pode atender tanto a empreendedores individuais quanto a empresas de diversos segmentos e instituições, como indústrias ou instituições de ensino.

Porém, para não comprometer seus resultados e a excelência do serviço prestado, é importante que você escolha os seus clientes de acordo com o perfil do seu escritório e a qualificação da sua equipe. Se por acaso quiser arriscar e atender o máximo possível de segmentos, é recomendado evitar empresas de grande porte que possam demandar alta complexidade para os serviços a serem prestados.

O objetivo do artigo é abordar melhorias e boas práticas de gestão para o seu escritório de contabilidade. Se você já segue algumas dessas práticas compartilhe sua experiência conosco através dos comentários!

Segurança da informação nas empresas, comece orientando os colaboradores

A preocupação com a Segurança da Informação é um tema que precisa fazer parte da estratégia das empresas, devido ao crescimento de incidentes, os riscos que falhas de segurança podem representar e a evolução das formas de ataque na internet.

Uma pesquisa realizada pela Allianz Global Corporate & Specialty (AGCS), colocou o Brasil na quarta colocação mundial no ranking de prejuízos causados por crimes virtuais, com uma média anual de perdas causadas por ataques cibernéticos chegando a US$ 7,7 bilhões no país. Ficando atrás apenas dos Estados Unidos (US$ 108 bilhões), da China (US$ 60 bilhões) e da Alemanha (US$ 59 bilhões).

Em outra pesquisa realizada pela PwC sobre ataques virtuais, constatou-se que o número de incidentes registrados em empresas brasileiras saltou de 2.300 em 2015 para 8.700 em 2016. Em 2016, o valor médio do prejuízo financeiro relacionado a problemas de segurança foi de R$ 9 milhões, segundo a pesquisa. Que também mostrou que no Brasil a maior parte dos incidentes tem origem nos próprios colaboradores das empresas, representando 41%, acima da média mundial de 34%.

As formas de ataques na internet estão cada vez mais dinâmicas e sofisticadas, explorando de formas diferentes todas as possíveis vulnerabilidades existentes nas empresas, desde a falta de sistemas de bloqueio ou segurança, como antivírus, proxy ou firewall, até a falta de conhecimento ou atenção dos usuários ao utilizarem a internet. Inclusive, como mostrou a pesquisa da PwC, os usuários atualmente são a porta de entrada dos ataques em 41% dos incidentes.

Diante desse cenário, podemos perceber a importância de uma política completa de segurança da informação na empresas, focando em três pontos fundamentais: antivírus e sistemas de prevenção/detecção de falhas, políticas e serviços de segurança e gestão do acesso a internet e a educação e treinamento dos colaboradores!

Treinamento e educação dos colaboradores

Os criminosos tentam explorar a falta de conhecimento dos usuários e a curiosidade natural das pessoas, enviando mensagens falsas por e-mail, com assuntos populares ou se passando por pessoas conhecidas e confiáveis, induzindo os usuários a clicarem em links contidos no conteúdo das mensagens, que direcionam para sites nocivos, essa técnica é conhecida como phishing.

Esses ataques aos usuários usam técnicas de engenharia social e são cada vez mais personalizados. Por exemplo, com o envio de mensagens de profissionais interessados em trabalho para o setor de RH da empresa ou ainda se passando por fornecedores em mensagens para setor de compras. Um pesquisa realizada pela Intel, mostrou que apenas 3% dos usuários são capazes de identificar um ataque de phishing.

Em 2015 a empresa JBS fez um teste com seus 30 mil colaboradores, enviando um e-mail com conteúdo informando que o jogador Neymar estaria saindo do Barcelona e iria jogar em outro clube, ao clicarem no link da mensagem os usuários foram direcionados para uma página que informava que este poderia ser um site nocivo e causar danos ou falhas de segurança. A taxa dos usuários que clicaram no link ficou em torno de 10% dos 30.000 colaboradores, onde o recomendado é que fique abaixo de 5%.

Após um colaborador clicar em um link malicioso e acessar o site nocivo, são instalados “malwares” ou algum vírus, que podem infectar não só o computador, mas toda a rede da empresa. Com esses programas instalados, os criminosos podem capturar senhas, dados financeiros de acesso a contas em banco ou cartão de crédito, roubar ou sequestrar informações sigilosas da empresa e várias outras formas de ataque.

Então, para orientar os colaboradores a identificarem possíveis riscos, é necessário criar programas de orientação sobre os riscos de segurança, as formas de ataque e os possíveis danos. O recomendado é que a empresa tenha uma política de acesso a internet bem clara e difundida, que descreva como os equipamentos de tecnologia podem utilizados, que tipo de conteúdos podem ser acessados e em que situação ou condições podem ser utilizados.

Também é recomendado criar materiais educativos para treinamento, como vídeos explicativos ou cartilhas com orientações de como utilizar a internet de forma segura. Dois pontos importantes a serem abordados, que são a causa da maioria das falhas, são a utilização de senhas seguras e cuidados necessários ao clicar em links de mensagens ou sites desconhecidos, que direcionam para sites nocivos.

Compartilho dois materiais criados aqui na Lumiun, que abordam esses tópicos e podem ser usados para orientação dos colaboradores:

Também é importante entender que a responsabilidade pela segurança da informação não deve ser somente do setor de TI, mas sim fazer parte da estratégia de gestão de pessoas e recursos em todo ambiente corporativo.

Antivírus e gestão do acesso a internet

Como vimos, a segurança da informação deve abordar também a utilização de sistemas de prevenção ou detecção de vírus, os tão conhecidos antivírus. Para isso, podem ser utilizadas soluções gratuitas como AVG ou Avast, ou soluções pagas como Kaspersky, Bitdefender,  McAfee. O mais importante é que o antivírus esteja sempre atualizado e devidamente configurado, para que evite a instalação de vírus e identifique qualquer ameaça.

Também é fundamental a utilização de serviços para segurança e gestão do acesso à internet, que permitem um controle eficiente do que pode ou não ser acessado na rede e impedindo o acesso por parte dos usuários a sites nocivos. Existem inúmeras alternativas de serviços que permitem essa gestão, desde soluções tradicionais de servidores com proxy/firewall, soluções de UTM ou appliance, até soluções mais modernas baseadas em nuvem que permitem a implementação e gerenciamento desses serviços de forma simplificada e com menor custo operacional e financeiro, como a Lumiun Tecnologia.

Podemos perceber que se manter protegido na internet não é uma tarefa simples, é preciso comprometimento com a segurança e um conjunto grande de medidas, que envolvem a educação dos colaboradores e utilização eficiente de sistemas e tecnologias de proteção e controle de recursos.

Mas também podemos concluir que é imprescindível atenção a esse assunto, considerando o aumento dos crimes na internet e os prejuízos que possíveis ataques podem gerar para as empresas.

Compartilhe nos comentários como sua empresa encara os riscos de segurança da informação e quais medidas são usadas na prevenção.

Se você quiser saber mais como ter uma boa gestão do acesso e mais segurança na internet, fale conosco e agende uma demonstração!

Ferramentas online para melhorar a gestão em pequenas e médias empresas

Hoje em dia, com a quantidade de informações e dados que precisamos processar e analisar nas empresas, fica complicado acompanhar tudo a todo momento. É nesse sentido que ferramentas e serviços online para gestão podem auxiliar os gestores em seus desafios na busca de uma administração eficiente dos recursos e processos que fazem parte da sua empresa.

Considerando o mercado competitivo atual, sabemos que as empresas precisam buscar mais eficiência e produtividade para que possam se colocar à frente de seus concorrentes. Por isso extrair o máximo de resultados em todos os setores e processos da sua empresa é fundamental.

Existem soluções robustas de gestão como ERPs, que são bastante complexas e demandam alto investimento, por isso podem não ser a melhor opção para empresas de pequeno e médio porte.

Para as PMEs a melhor alternativa é utilizar serviços focados em atender setores e necessidades específicas do seu negócio, como a parte financeira, vendas, controle de tarefas, atendimento a clientes, armazenamento de arquivos e recursos de tecnologia e internet.

Usar soluções especializadas é uma maneira de otimizar a execução da tarefas e potencializar os resultados em todas áreas do seu negócio. Para auxiliar na sua análise, listamos alternativas de ferramentas online especializadas nas diferentes áreas e setores da sua empresa, que podem auxiliar você a ter uma gestão eficiente e de resultados na sua empresa.

Vejamos então as opções de serviços para cada uma das áreas:

Gestão financeira

ContaAzul

O ContaAzul é um dos melhores e mais conhecidos sistemas online de gestão financeira para micro e pequenas empresas. Com o serviço é possível controlar as movimentações financeiras, suas vendas, seu estoque e emitir nota fiscal eletrônica sem complicação e por um preço justo. Além disso, possui um bom atendimento e suporte ao cliente por telefone, e-mail e chat, incluso em sua assinatura.

Nibo

Para fazer a gestão financeira você também pode contar com o Nibo, software que é sinônimo de simplicidade. Está disponível tanto para empresas como para contadores e conta com mais de 50 mil clientes, oferecendo tranquilidade através de funcionalidades, como: emissão de nota fiscal, emissão de boletos bancários, fluxo de caixa, conciliação bancária e integração contábil. O investimento fica um pouco abaixo do ContaAzul, dependendo do plano contratado.

QuickBooks ZeroPaper

Inicialmente conhecido como apenas ZeroPaper, o QuickBooks é uma ferramenta para quem busca uma solução prática e acessível, já que possui forte diferencial nos valores, sem deixar a desejar nos recursos disponíveis. Se você busca uma solução de menor investimento e sem necessidade de recursos elaborados, com certeza é uma excelente alternativa.

Controlle

O Controlle é a versão empresarial do gestor de finanças pessoais Organizze. É mais uma ferramenta com destaque na simplicidade, com valores intermediários entre o ZeroPaper e Nibo/ContaAzul.

Existem inúmeras alternativas de serviços para gestão financeira, o ideal é você entender bem as suas necessidades e a partir disso avaliar os benefícios e a melhor relação de retorno do investimento entre as alternativas disponíveis.

Gestão de projetos e tarefas:

Runrun.it

O Runrun.it é uma solução completa para gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho, permitindo acompanhar o tempo gasto pela equipe em cada tarefa e visualizar relatórios gerenciais que permitem uma visão completa do andamento das atividades. Possui a opção de teste por 14 dias para avaliação, após esse período é necessário adquirir um plano pago.

Trello

Possivelmente o Trello seja a ferramenta mais utilizada no mundo pelas empresas para gestão de processos e tarefas, devido a sua simplicidade e praticidade. O serviço é baseado em quadros de trabalhos onde basta definir o fluxo de processos e tarefas a serem realizadas, organizando cada tarefa por responsável e área relacionada. Em sua versão grátis é possível um bom controle com as funcionalidades disponíveis, recursos avançados estão disponíveis nas versões pagas.

Acelerato Projetos

Esta é uma ferramenta desenvolvida pela Bluesoft, que permite uma gestão completa de projetos e distribuição de tarefas por equipe, além de relatórios com o andamento das atividades. Possui apenas a opção de teste por 15 dias, sem plano gratuito, e o investimento é próximo das outras alternativas, sempre com valores baseados no número de usuários.

Para gestão de projetos, temos ainda mais opções disponíveis, para todos os gostos e necessidades. Novamente, avalie os benefícios e escolha a que melhor se encaixa nas suas necessidades. Geralmente soluções simples são a melhor opção para que está começando.

Gestão de documentos e arquivos

O armazenamento de arquivos em nuvem já é uma realidade em boa parte das empresas, visto que são muitos os benefícios, pois não há necessidade de investimento em servidores de arquivos e backup, por exemplo. Além da praticidade de ter os arquivos disponíveis em qualquer local ou dispositivo.

Dropbox

Com o Dropbox você pode salvar os arquivos em nuvem e acessar de qualquer local. O serviço é uma forma segura de armazenar e compartilhar arquivos. E pra facilitar a utilização é possível instalar um aplicativo que pode ser instalado em computadores ou dispositivos móveis. Há opção de utilização sem custos com limite de espaço disponível e planos pagos de acordo com a capacidade de armazenamento necessária.

Google Drive

O Drive é a solução de armazenamento do Google, por isso dispensa apresentação. Além da facilidade e praticidade na utilização, uma grande vantagem é a possibilidade de criação e edição de documentos, planilhas e apresentações online e de forma compartilhada e colaborativa entre vários usuários. Possui integração com sua conta do Google e permite o acesso via aplicativo. No plano gratuito o limite de armazenamento é de 5GB, a partir disso há diferentes opções de acordo com o espaço necessário.

Gestão de Vendas

Se sua empresa ainda não utiliza uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o funil de vendas e atividades dos vendedores, pense nisso como prioridade!

Pipedrive

O Pipedrive é dos principais CRM disponíveis no mercado, possuindo mais de 50.000 clientes em todo o mundo. Sua principal característica é a praticidade com que a plataforma permite a gestão do fluxo de vendas e tarefas a serem realizadas pelos vendedores, aliados a recursos completos de gestão. Também possui aplicativo para acompanhamento das vendas em dispositivos móveis. Os valores e planos disponíveis são acessíveis, considerando os benefícios e comparado a outras alternativas.

Salesforce

A Salesforce é referência entre as ferramentas de gestão de vendas, pois é precursor em muitos conceitos de gestão de vendas e desenvolve aplicativos de gestão inovadores. Por ser uma ferramenta mais completa e robusta, é voltado para empresas que demandam mais funcionalidades e possuem mais orçamento disponível.

Agendor

O Agendor é uma solução totalmente brasileira, que não deixa nada a desejar se comparado a ferramentas mais utilizadas no mundo, como o Pipedrive. Se destaca pela simplicidade e possui funcionalidades completas, além de disponibilizar o acesso via aplicativo em dispositivos móveis. Os valores são bem competitivos, por isso é uma boa alternativa a ser analisada. Também possui uma versão gratuita para até 2 usuários.

Outras alternativas que podem ser avaliadas são o Sugar CRMZoho CRM e o HubSpot CRM, que é gratuito.

Também temos dezenas de soluções disponíveis no mercado, então analise os prós e contras de cada opções e fique com a que melhor lhe atende.

Gestão de comunicação interna:

Para comunicação entre as equipes e colaboradores, há muitas formas de resolver essa necessidade, desde o tradicional e-mail, até ferramentas de conversa online ou intranet corporativo. O importante é permitir e incentivar essa comunicação e principalmente a troca de conhecimento entre os colaboradores.

Slack

Vale a pena destacar o Slack como ferramenta para comunicação entre equipes. O serviço permite a troca de mensagens baseado em times e canais de interesse, além de conversa direta entre membros de cada equipe. Ainda é possível o envio de arquivos, busca no histórico de mensagens e integração com inúmeros outros serviços online. Cada usuário pode fazer parte de vários times e o acesso pode ser via site, aplicativo desktop ou mobile. E o melhor, sua empresa pode utilizar tudo isso sem custo, a cobrança é necessária apenas para recursos avançados e times maiores.

WhatsApp

Esse dispensa apresentação, já que é usado pela imensa maioria de usuários de internet. No caso de ser usado como ferramenta de comunicação entre colaboradores, é importante boa orientação para que não se torne um canal de conversas desnecessárias e fora do escopo de trabalho.

Outra boa opção é o Skype, que além de permitir conversar internas, pode ser usado para comunicação com clientes e fornecedores.

Gestão de atendimento a clientes

Para atendimento e suporte a clientes também temos dezenas de serviços disponíveis. Se esse atendimento é uma atividade relevante para o seu negócio, é importante avaliar soluções que tenham recursos que permitam um bom atendimento, já que um cliente mal atendido e insatisfeito com certeza é uma das últimas coisas que você quer para sua empresa.

Dependendo do negócio, o atendimento pode ser realizado por e-mail e telefone, nesse caso é importante disponibilizar canais de comunicação e retornar todos contatos com rapidez. Também é necessário que os atendimentos sejam armazenados para que o gestor possa acompanhar a qualidade dos atendimentos e corrigir falhas, quando necessário.

Soluções de helpdesk também podem ser ótimas alternativas, algumas das mais conhecidas e usadas no mercado são o ZenDesk e o Freshdesk.

Gestão de informações:

É comum termos ideias ou encontrarmos conteúdos úteis ao longo do dia e por falta de registro acabar esquecendo tudo. Pra resolver esse problema o Evernote é excelente, pois é possível guardar anotações, endereços de internet, áudios, vídeos, imagens e tudo que tenha alguma conteúdo relevante para você e sua empresa.

Gestão de marketing:

Sabemos que o conceito de marketing é bastante abrangente, já que contempla toda forma de comunicação que a sua empresa faz para com o mercado e seus clientes. Por isso vamos listas algumas alternativas para algumas das formas e canais utilizados hoje em dia na internet para divulgação das empresas:

Redes sociais
E-mail marketing
Marketing Digital

Se tratando de marketing, cada canal de divulgação possui diferentes formas de gestão. Para que você possa ter bons resultados, é sugerido priorizar alguns canais e ferramentas a serem utilizadas, para extrair o máximo que estes podem contribuir para sua empresa.

Gestão da internet:

Não menos importante, é gerenciar o uso da internet na sua empresa, considerando a relevância que esse recurso tem na execução das atividades pela equipe e funcionamento dos sistemas usados pela empresa. O controle da navegação também evita a perda de foco e desperdício de tempo dos colaboradores.

A Lumiun Tecnologia é uma excelente opção para tornar o uso da internet mais seguro e produtivo na sua empresa. Pois é um serviço de fácil instalação, gerenciamento simplificado e demanda baixo investimento, diferente de outras soluções disponíveis no mercado que exigem alto investimento com aquisição de servidores e manutenção, além de profissionais técnicos altamente especializados.

Por fim, podemos concluir que existem excelentes opções de serviços online que permitem você otimizar a gestão da sua empresa, em todos os setores.

Como já foi dito, a eficiência e produtividade hoje em dia é um diferencial para as empresas e bons resultados são gerados com dedicação, inteligência e também com a contribuição de ferramentas que possam facilitar a administração do seu negócio. Portanto, em cada área ou necessidade que sua empresa tenha, considere utilizar serviços online para melhorar sua gestão, analise as alternativas, avalie o retorno do investimento e invista na melhor opção.

Esperamos que o artigo tenha sido útil. Se você utiliza ou recomenta outras ferramentas para as áreas abordadas no artigo, por favor compartilhe conosco nos comentários!

4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

 

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!

Controlar o acesso à internet nas empresas melhora a produtividade da equipe?

Você já passou pela situação de encaminhar projetos para os colaboradores realizar em um prazo específico e quando chega a data prevista, o projeto ainda não saiu do chão? O tempo parece nunca ser suficiente para a realização dos trabalhos? Se isso acontece na sua empresa, fique atento, a causa da baixa produtividade pode estar no desperdício de tempo na internet, com atividades pessoais dos seus colaboradores.

Existem muitas formas de distração na internet, se o seu colaborador costuma navegar em redes sociais, assistir vídeos, ouvir música ou acessar sites de entretenimento, é muito fácil desperdiçar horas de tempo de trabalho e consequentemente dos recursos da empresa. Infelizmente, essas distrações são muito atraentes e alguns profissionais acabam desperdiçando valiosas horas de trabalho na internet.

Com o objetivo de criar um perfil de utilização da internet nas empresas brasileiras, criamos o Relatório sobre o perfil de utilização da internet nas empresas (2016), onde analisamos os acessos durante todo ano de 2016 em 50 empresas e mais de 2.000 profissionais. O relatório mostra que praticamente 2 em cada 3 acessos são em sites sem nenhuma relação com as atividades profissionais.

Como a internet é uma ferramenta essencial no ambiente de trabalho atualmente, é importante que você gestor, saiba como agir quando o acesso à internet é realizado sem responsabilidade por parte do colaborador, que ultrapassa os limites estipulados pela empresa. Como a tecnologia e a quantidade de serviços disponíveis na internet não param de avançar, é necessário gerenciar o uso da rede no ambiente de trabalho, para evitar o desperdício de tempo e melhorar o foco e produtividade dos colaboradores.

Se você está passando por situações de baixa produtividade na equipe, falta de foco dos colaboradores e queda de resultados, entenda porque monitorar e controlar o acesso à internet em sites fora do escopo de trabalho, na maioria das vezes é uma das melhores opções.

Mais responsabilidade no uso da internet

Tudo seria mais fácil se todos os colaboradores soubessem fazer um uso adequado da internet, utilizando o equilíbrio entre as horas de trabalho e descanso dentro da empresa, mas não é o que acontece. Por isso, quando é criada uma restrição no acesso à alguns sites ou controle por horários, existe uma obrigação para que a equipe cumpra o que foi estipulado pelo gestor. Dessa forma, conforme o tempo vai passando, a responsabilidade no acesso à internet começa a se instalar em cada colaborador.

Muitas vezes os colaboradores acabam até sentindo-se satisfeitos após a restrição de alguns sites, pois percebem como é possível produzir muito mais quando se está longe de distrações e com isso, entendem melhor a sua posição e importância dentro da empresa.

Foco e produtividade tornam-se prioridade

Normalmente os colaboradores deixam seus e-mails pessoais, perfil no Facebook, Twitter, sites de esporte e notícias abertos em seus computadores e dispositivos móveis, o que prejudica muito o foco e gera distrações constantes durante a realização das atividades.

Com a limitação e o monitoramento no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa. Porém, isso não quer dizer que o colaborador não possa ter um momento de descanso durante o seu expediente de trabalho, para que isso aconteça a política de acesso à internet deve ser definida de uma forma equilibrada, com ganhos para a empresa e a equipe.

Melhoria no desempenho da internet

A internet da sua empresa pode não ser das melhores, mas às vezes a lentidão é consequência da má utilização da internet. Imagine que seus colaboradores assistem vídeos, ouvem rádio, transferem arquivos pesados e acessam as redes sociais, não tem velocidade que sustente! Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes acabam sendo prejudicadas. No entanto, com o bloqueio de alguns sites, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Como eu posso fazer a restrição de acesso à internet na minha empresa?

Hoje existem diversas ferramentas disponíveis, que possibilitam que você faça uma melhor gestão da internet na sua empresa, em busca de uma equipe mais produtiva e resultados eficientes. Com um controle de acesso à internet você tem autonomia para definir como vai realizar a restrição de acesso, sendo importante muitas vezes, levar em consideração particularidades de cada colaborador e funções dentro da empresa.

Com um serviço de monitoramento como o Lumiun você pode monitorar a rede da sua empresa, ter acesso a relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades impostas.

O Lumiun também possibilita fazer o bloqueio de sites por categorias, assim de uma forma prática e intuitiva você consegue realizar uma análise do que acredita ser importante bloquear ou limitar na internet de seus colaboradores. Soluções que têm como objetivo monitorar o acesso à internet estão sendo primordiais para os gestores das empresas atualmente, que estão prezando cada dia mais pela produtividade entre a sua equipe, principalmente pela competitividade que está inserida no mercado de trabalho.

Se você ainda está em dúvida sobre adotar uma medida para gestão de acesso à internet na sua empresa, pode calcular o desperdício que a sua empresa tem hoje, em função da má utilização da internet. No entanto, se você percebeu que adquirir um serviço como o Lumiun será de grande valia para a sua empresa, fale com um dos nossos consultores e veja como aumentar a produtividade pode ser simples e prático!

Veja 17 dicas simples para o uso consciente e seguro da internet

O segmento empresarial está se tornando alvo cada vez mais atraente para ataques virtuais. Por conta disso, as empresas precisam tomar cuidados diários para manter-se longe das ameaças, adotando medidas de combate, prevenção e orientando os colaboradores sobre a importância da segurança.
Visando uma maior proteção para o setor corporativo, a SaferNet (entidade de proteção e combate a violações dos direitos humanos na internet) criou uma lista com dicas para uso consciente da internet, além de disponibilizar o balanço de sua atuação.

Em 8 anos foram recebidas e investigadas 3,4 milhões de denúncias anônimas diretas da Central Nacional de Denúncias de Crimes Cibernéticos, envolvendo 527.061 páginas (URLS) e conexões de 94 países. O número representa cerca de 427 mil denúncias por ano. Entre as irregularidades com maior incidência estão a pornografia infantil (1,3 milhão) e a apologia e incitação a crimes contra a vida (638 mil).

De acordo com Rodrigo Nejm, diretor de Educação e Atendimento da SaferNet, o problema não está na tecnologia, mas sim no uso indevido da internet e serviços disponíveis na web por parte das pessoas. “Com a união de todos, incluindo empresas dos mais variados setores e do governo, teremos mais forças para construir uma internet mais saudável”.

Você pode conhecer e utilizar os serviços e informações que a SaferNet disponibiliza acessando o site: www.safernet.org.br .

Dicas para o uso consciente da internet:

  1. Verifique as configurações de privacidade nas redes sociais e atualize-as sempre que necessário. Não deixe dados pessoais acessíveis a desconhecidos.
  2. Utilize sites seguros sempre que possível, por exemplo, aqueles que possuem https (navegação criptografada), porque as informações enviadas para esses sites é mais segura.
  3. Se não tiver tempo de ler todos os termos e condições quando realizar o registro em um site novo, recorra a ferramentas tais como EULAlyzer. Esse tipo de programa analisa as licenças.
  4. Todos são responsáveis por denunciar conteúdos impróprios encontrados na web. Faça a sua parte!
  5. Lembre-se que as relações estabelecidas na internet merecem os mesmos cuidados tomados no contato pessoal. Portanto, não revele a estranhos informações pessoais.
  6. Se tiver algo de intimo ou sigiloso para dizer a alguém e queira guardar segredo, uso o telefone ou fale pessoalmente.
  7. É fundamental pensar antes de publicar algum conteúdo. Controle o que e pra quem você publica. Em algumas redes sociais você pode escolher o que quer tornar público e o que somente seus amigos podem ver.
  8. Evite dar endereços de lugares onde frequenta, mora ou estuda. Muito cuidado também com o Check-in.
  9. Evite usar webcam com estranhos. Sua imagem pode ser manipulada e você ser ameaçado de ter essa foto montada em situações humilhantes e divulgada entre amigos e familiares.
  10. Não se deixe fotografar em cenas comprometedoras, nem mesmo envie qualquer foto sua a uma terceira pessoa. Por mais que confie em quem está recebendo o material, o conteúdo pode cair em mãos erradas.
  11. Opte por gravar conversas quando se sentir ameaçado. Bloqueie o contato dos agressores no celular, chat, e-mail e rede de relacionamento.
  12. Utilize senhas fortes, mesclando números, letras e outros caracteres. Não compartilhe suas senhas com ninguém. Não repita suas senhas e, caso precise armazená-las, que seja em local protegido. Serviços oferecem ‘tokens’ no celular para dificultar roubo de senhas.
  13. Coloque uma senha em sua rede wi-fi e troque a senha padrão do roteador.
  14. Instale um antivírus em seu computador e o mantenha devidamente atualizado. Habitue-se ainda a atualizar as mais recentes atualizações disponíveis do fabricante do sistema operacional.
  15. Bloqueie suas telas sempre que se ausentar do computador e acostume-se a fechar sua sessão ao utilizar computadores públicos.
  16. Faça operações que envolvam senha apenas em dispositivos pessoais.
  17. Aprenda a deletar as informações do smartphone de forma remota.

Além disso, outra boa opção para aumentar a segurança no uso da internet é a utilização de um Manual de utilização segura da internet. Com esse material é possível entender como utilizar a rede de forma consciente, identificando situações de risco e prevenindo ameaças que possam vir a ser prejudiciais para a sua empresa!

 

Seguindo essas dicas simples, você pode evitar problemas sérios de segurança como vazamento, perda ou sequestro de dados.