como aumentar a produtividade

Como aumentar a produtividade de sua equipe? Boas práticas simples de serem aplicadas

Um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores na atualidade é garantir que a sua equipe entregue a produtividade esperada. Isso porque são vários os obstáculos enfrentados diariamente, como as distrações encontradas na internet, como redes sociais, sites de entretenimentos, e-commerces, entre outros. Diante disso, como aumentar a produtividade dos seus colaboradores e trazer resultados ainda melhores para o seu negócio?

Embora a internet tenha se tornado um recurso fundamental nas nossas vidas e no meio corporativo, ela é um ambiente vasto de conteúdos diversos que podem drenar a nossa produtividade no dia-a-dia.

A produtividade no ambiente de trabalho

Mas, afinal, o que é a produtividade? De forma simplificada, podemos entender a produtividade como a nossa capacidade de realizar um determinado número de tarefas dentro de um período específico, com qualidade e eficiência. Dessa forma, a produtividade pode ser entendida como a quantidade de atividades realizadas ou bens produzidos com o recurso que está disponível, que no caso, é o tempo de trabalho.

Quanto mais inteligente for a forma que esses recursos são aplicados, maior será a produtividade de um negócio. É importante encontrar formas otimizadas de aproveitar melhor o tempo e os recursos, de forma a trazer resultados cada vez melhores para a empresa, como a automatização dos processos, ou uma política de uso de internet corporativa que sirva de guia para os colaboradores, como veremos a seguir.

Quais os sinais de baixa produtividade?

É importante lembrar que cada pessoa trabalha de uma forma diferente, com fluxos e métodos distintos, entregando resultados de acordo com as demandas e cobranças recebidas. Contudo, alguns sinais de que a produtividade não está de acordo com o esperado podem ser observados, como:

  • Tarefas atrasadas;
  • Falta de planejamento das demandas;
  • Problemas entre os colaboradores;
  • Recebimento de muitas reclamações;
  • Uso indiscriminado da internet na empresa;
  • Excesso de pausas;
  • Cansaço excessivo dos colaboradores;
  • Entre outros.

Além de observar esses fatores, é importante que os gestores utilizem dados consolidados sobre a produtividade dos trabalhadores, para conseguir determinar quais são os resultados ideais a serem alcançados. Levando em conta as demandas entregues, os recursos disponíveis e o tempo necessário para realizar as atividades, é possível obter informações mais realistas sobre a produtividade dos trabalhadores. Para entender melhor como funciona esse cálculo, dá uma olhada nesse vídeo sobre o assunto:

Política de uso da internet ainda é importante?

Embora algumas coisas sejam óbvias, é importante que a empresa informe aos seus colaboradores quais as melhores práticas para o uso da internet corporativa. Além de contribuir para uma maior produtividade, uma política de uso da Internet ajuda a garantir a segurança da rede e dos computadores da empresa.

Além dos gestores, os colaboradores também podem contribuir com a criação deste guia, para que não seja visto como um documento meramente punitivo. É importante que todos entendam a importância do uso correto dos recursos da empresa. Aliando as expectativas da direção com a colaboração dos funcionários, é possível estabelecer uma política justa e equilibrada, que considere as necessidades de todas as partes, alinhe os objetivos e entregue resultados cada vez melhores.

Como não existe um padrão para a elaboração desses documentos, é imprescindível levar em conta a realidade e as necessidades do negócio, além do perfil de uso dos colaboradores. Os gestores devem inserir, principalmente, quais os tipos de acesso e de utilização que são completamente inaceitáveis para o negócio. 

Para facilitar este processo, criamos um modelo de documento sobre política de uso da internet que você pode baixar quando quiser, é gratuito.

Nesse sentido, outra opção muito eficiente é utilizar uma ferramenta de bloqueio de sites. Com a possibilidade de personalizar os bloqueios de acordo com o tipo de utilização, garantindo que os recursos da empresa sejam utilizados de maneira mais estratégica e inteligente.

De forma simplificada, esse tipo de monitoramento verifica de maneira contínua as regras estabelecidas pela empresa, podendo até mesmo, colher dados realistas sobre a utilização da internet. Através desses relatórios, os gestores conseguirão estabelecer protocolos mais específicos e determinar uma estratégia mais assertiva para o aumento da produtividade.

Mas, como aumentar a produtividade da empresa na prática?

Para te ajudar a aumentar a produtividade dos trabalhadores dentro do seu negócio, preparamos algumas dicas valiosas:

Encontre os problemas

O primeiro passo para saber como aumentar a produtividade dos seus colaboradores, é descobrir para onde está indo o tempo disponível. Para isso, é importante conhecer todos os processos e demandas que fazem parte do bom andamento do seu negócio.

Como vimos anteriormente, a internet pode trazer muitos benefícios para as organizações, mas também pode acabar distraindo os funcionários e tomando o tempo disponível para as tarefas das organizações. Exemplos desse tipo de acesso são as redes sociais, os sites de e-commerce, páginas de entretenimento, entre outros.

É muito importante que os colaboradores entendam como a produtividade pode ser impactada por esse tipo de acesso e saibam a importância que essas boas práticas têm para a continuidade do negócio e para a segurança dos dados da empresa.

Você pode calcular o tempo e recursos perdidos pelos colaboradores, utilizando uma calculadora que desenvolvemos.

Atenção aos acessos e às senhas

Existem, atualmente, inúmeras formas de invadir redes, roubar dados e corromper sistemas completamente, e isso deve ser uma prioridade para gestores que querem saber como aumentar a produtividade da empresa. Isso porque esse tipo de problema pode fazer com que as atividades sejam interrompidas por longos períodos de tempo, impactando negativamente a rentabilidade do negócio.

Assim como a tecnologia avança todos os dias, também avançam as formas de adentrar as redes empresariais, e é imprescindível evitar que pontos de vulnerabilidade sejam criados. Com tantas ferramentas, recursos, plataformas e aplicativos que são acessados diariamente, é necessário contar com uma política de criação e utilização de senhas que ajude a aumentar a segurança da organização.

Por essa razão, as senhas criadas devem seguir um padrão de segurança que dificulte a sua adivinhação, seja de maneira manual ou através dos recursos maliciosos utilizados para tal. Dá uma olhadinha nesse guia para criação de usuários e gerenciamento de senhas que disponibilizamos.

Igualmente importante é a orientação quanto aos links perigosos, que podem vir na forma de e-mails falsos, formulários em sites inseguros, banners em páginas, entre outros. Para evitar esse tipo de problema, as ferramentas de bloqueio de internet podem ser extremamente úteis, evitando que os usuários tenham acesso facilitado a esse tipo de armadilha online.

Se você tem essa preocupação latente na sua empresa, faça um Diagnóstico de Segurança na Internet para Empresas, e descubra quais aspectos merecem mais atenção.

Conte com um planejamento

São muitas as atividades que fazem parte do dia-a-dia de um negócio, e a falta de planejamento pode fazer com que muitas tarefas pouco relevantes, sejam priorizadas em prejuízo de demandas mais importantes. Por essa razão, é importante que, juntamente com os gestores, os funcionários estabeleçam um planejamento adequado, de forma que as atividades sejam feitas dentro do prazo estipulado e de acordo com as suas respectivas prioridades.

Além disso, planejar ajuda a evitar erros e retrabalho, economizando tempo e aumentando a produtividade dos colaboradores.

Produtividade é a chave para rentabilidade

Com essas dicas, agora fica mais fácil descobrir como aumentar a produtividade dentro da sua empresa, lembrando que, quanto maior for essa produtividade, melhores serão os resultados entregues pelos colaboradores, o que pode aumentar significativamente a rentabilidade do negócio.

Como vimos anteriormente, os trabalhadores podem perder o foco e ter as suas atividades prejudicadas no decorrer do dia-a-dia. Para reduzir essas distrações, você pode contar com uma ferramenta de controle de acesso à internet, diminuindo os acessos indevidos e ajudando a manter o foco nas atividades realmente importantes para a continuidade do negócio.

Até mais!

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