Você quer um sistema para controle de acesso à internet? Conheça o Lumiun!

Atualmente boa parte dos profissionais utilizam a internet durante sua jornada de trabalho, essa é uma realidade no ambiente corporativo das empresas, porém ao mesmo tempo que a internet contribui no desenvolvimento das tarefas, o mau uso da rede pode gerar problemas e até mesmo prejuízo para as empresas.

Problemas envolvendo falhas de segurança como perda de dados e também comprometendo a produtividade da equipe, como o desperdício de tempo e redução de foco nas tarefas. Essas algumas das situações que podem ocorrer quando existe uma má utilização da internet.

Nesse cenário é importante que os diretores e gestores de TI acompanhem a produtividade da equipe e implementem na empresa uma política de utilização da internet, com soluções que permitem definir o que pode ou não ser acessado e que protejam os usuários e a empresa do acesso a sites nocivos.

Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para o gerenciamento do acesso à internet, porém, grande maioria demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados e exigem constante manutenção, atualizações e suporte. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.

O Lumiun funciona de forma diferenciada, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun:

  • Instalação e configuração rápida e simplificada
  • Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
  • Sem necessidade de manutenção de equipamentos ou atualizações de software
  • Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte
  • Gerenciamento através de um painel intuitivo

Em conjunto com a facilidade no gerenciamento o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e flexível do acesso à internet nas empresas.

Se você quer conhecer um pouco mais sobre o Lumiun e suas funcionalidades, confira o vídeo que está no início do post e Agende uma demonstração.

9 mitos sobre a produtividade nas empresas que você deve parar de acreditar

Produtividade está mais relacionado à eficiência qualitativa do que quantitativa. Por exemplo, uma empresa produtiva é aquela que produz com eficiência, com o melhor aproveitamento possível e uma pessoa é produtiva quando aproveita muito bem o seu tempo, recursos e talentos para ser eficiente em qualquer tarefa que venha a desempenhar.

Pode-se dizer que atualmente, com a situação econômica e estável do nosso país, o sonho de qualquer empreendedor ou dono de empresa é contar uma com equipe de colaboradores altamente produtivos e focados, que possam realmente oferecer resultados para a empresa e obter crescimento profissional.

Porém, muitos conceitos errados são transmitidos hoje em dia em relação a produtividade, por isso listamos 9 mitos que cercam a produtividade dos colaboradores e que quando inseridos na empresa, podem acabar prejudicando o ambiente corporativo.

 

Mito 1: Quanto maior o número de ferramentas utilizadas melhor para a produtividade

Bem pelo contrário, pois se for possível usar apenas uma ferramenta, será melhor para a produtividade. Ferramentas em grande quantidade levam ao desperdício de tempo e a procrastinação, de forma que o colaborador fica sem saber o que pode e deve ser utilizado.

A ideia de um trabalhador organizado apenas com uma agenda e algumas ferramentas de gestão é a melhor, porque dessa forma a organização fica mais fácil de ser realizada e o trabalho acaba sendo desempenhado conforme o que foi estipulado.

 

Mito 2: A produtividade tem os limites que eu quiser

Não há um limite fixo de horas que alguém possa trabalhar, mas a partir do momento que isso começar a interferir na sua vida fora do trabalho, algo está errado. Isso quer dizer que não adianta o colaborador trabalhar 24h por dia, até porque isso é humanamente impossível.

É interessante estipular horários na sua empresa, para que os funcionários produzam, mas também tenham um tempo de descanso entre uma atividade e outra, isso auxilia para a produtividade e também faz com que o colaborador não canse tanto ou acabe perdendo o interesse no seu trabalho pelo excesso de horas trabalhadas.

Existem técnicas que auxiliam para que os limites sejam impostos e os funcionários não excedam as suas horas normais de trabalho dentro da empresa. Uma dessas técnicas é a Pomodoro, que se baseia na ideia de dividir os fluxos de trabalho em blocos de concentração intensa e após o término do bloco você tem uma pausa para descanso.

 

Mito 3: Planejamento é sinônimo de produtividade

O planejamento deve ser algo que não tome mais do que cinco minutos do seu dia. Depois disso, parta para ação e deixe os planejamentos mais prolongados para os fins de semana ou períodos de férias. Porém, é importante definir metas importantes e que precisam ser atingidas durante a semana, por exemplo.

Dessa forma evita-se problemas com perda de prazos, entregas atrasadas ou que não resultam para a empresa. Além disso, é importante que exista um planejamento de toda a equipe e também de cada funcionário, de forma individualizada. Assim, cada um tem o conhecimento do que precisa realizar e os objetivos que devem ser alcançados com determinada atividade.

 

Mito 4: Sistemas devem ser rígidos

Pelo contrário. É importante adaptar os processos a realidade da sua empresa e produzir mais em menos tempo, porém, sempre mantendo a qualidade. Quando o sistema é muito rígido dentro da empresa, pode acontecer do colaborador acabar sentindo-se pressionado e não “render” o quanto deveria.

Sabe-se que antigamente o método utilizado pelos gestores para fazer com que os funcionários produzissem era em torno da pressão psicológica e muitas vezes ameaças contra a sua posição na empresa ou até mesmo ao emprego. No entanto, com o passar dos anos aconteceu o abandono radical de conhecimentos e métodos ultrapassados de trabalho, fazendo assim com que possa existir uma relação cordial entre a equipe e o gestor, facilitando a comunicação e a rotina de trabalho.

 

Mito 5: Produtividade significa mais trabalho

Se a sua equipe for mais produtiva, com certeza ficará com mais tempo disponível dentro da empresa, pois como citado anteriormente, a produtividade não tem relação alguma com mais trabalho, e sim como você trabalha e o quanto motivado se encontra para realizar as atividades dentro da empresa.

Segundo pesquisas, mais de 60% dos trabalhadores ainda acreditam que a produtividade está ligada a um aumento na quantidade de horas dentro da empresa e nas atividades exercidas. No entanto, o correto é o contrário, permanecer menos tempo dentro da empresa e entregar atividades solicitadas, da melhor forma, prezando pela qualidade e entrega nos prazos.

 

Mito 6: Quanto mais produtividade, menos criatividade

É normal que nas primeiras semanas que estiver tentando melhorar a sua produtividade, a imaginação fique um pouco afetada. Muitas pessoas dizem que isso acontece porque o fato de estar sempre seguindo o que é pré-definido, acaba por “eliminar” a sua capacidade imaginativa ou afetar a sua criatividade, tornando o seu trabalho em algo mecânico.

Porém, existe um tempo para adaptação e após esse tempo é possível sim aliar a produtividade com a criatividade, obtendo resultados excelentes e hábitos diários.

 

Mito 7: Trabalhar constantemente sob stress

No fundo, colocar alguns prazos e horas para terminar as tarefas provoca mais stress no início, mas é facilmente aliviado ao mesmo tempo em que você enxerga as suas tarefas concluídas. Geralmente quando iniciamos a ser produtivos, a relutância em mudar surge e com ela o stress de mudanças de hábitos e readequação dentro da empresa.

Entretanto, conforme a organização entre a equipe se estabelece, o stress diminui e o trabalho consegue ser desempenhado de forma fácil e tranquila.

 

Mito 8: É chato ser produtivo

Existe algo mais motivador do que ver as tarefas concluídas e ficar com mais tempo para si? A maioria das pessoas gostaria de realizar as suas atividades com qualidade, entregar na data correta e ainda por cima não ficar com trabalhos “emperrados”, onde a procrastinação acaba reinando e impedindo a realização.

Por isso é importante entender o valor da produtividade e em como a sua implantação melhora o dia a dia e a rotina de trabalho, e mesmo que a sua inserção seja um pouco “chata” e difícil inicialmente, após algum tempo a situação se estabiliza e os resultados começam a surgir.

 

Mito 9: Não nasci para ser produtivo

Ser produtivo é um hábito que se adquire ao longo da vida e raramente pode-se dizer que alguém nasceu com o dom de ser hiperprodutivo. É claro que existem pessoas que parecem ter nascido mais organizadas do que as outras, mas a verdade é que isso é o resultado dos primeiros hábitos enquanto criança ou adolescente.

A produtividade é facilmente treinável quando existe a necessidade e vontade de inseri-la no dia a dia, de forma a melhorar a qualidade de vida em todos os âmbitos.

 

Se você quer ser produtivo e manter a sua equipe produtiva e motivada deve esquecer desses mitos e focar em como melhorar a produtividade. Dessa forma é mais fácil chegar aos objetivos desejados e fazer com que a sua equipe esteja proposta a caminhar junto em busca de crescimento!

4 recursos para aumentar a segurança dos dados da sua empresa

O mundo do trabalho mudou bastante, atualmente é normal que os computadores estejam sempre conectados à Internet, e que o acesso a ela seja feito também por outros dispositivos, como celulares e tablets. As empresas atuais estão trabalhando cada vez mais com recursos de computação em nuvem, ganhando eficiência e produtividade através de benefícios como acesso aos dados sem limites geográficos, maior agilidade em processos e na troca de informações entre colaboradores, menor investimento em equipamentos e manutenção, redução de custos de depreciação de máquinas. Estes são apenas alguns dos benefícios que Cloud Computing oferece às empresas.

Ao mesmo tempo, com o aumento da conectividade das empresas, pessoas e dispositivos, também aumenta a vulnerabilidade dos sistemas e usuários a hackers, vírus e tantas outras ameaças. Para diminuir os riscos, conheça 4 recursos para aumentar a segurança dos dados que trafegam na rede e nos computadores da sua empresa, ampliando a proteção e a produtividade na utilização da Internet.

Antivírus é primordial para segurança dos dados

É muito importante utilizar um bom software antivírus, atualizado. Outros mecanismos de proteção da rede são complementares e atualmente não substituem o antivírus, que continua sendo fundamental. Os pacotes gratuitos oferecem um nível básico de proteção, porém normalmente sua licença não permite uso comercial.

Para uma proteção mais efetiva, legalizada, e com melhor cobertura de suporte técnico, é recomendado que as empresas invistam na aquisição de licenças de antivírus. O valor não é tão alto e traz uma segurança que vale a pena. Lembre-se que nenhum antivírus oferece 100% de proteção, e continua sendo importante a orientação dos usuários, por exemplo, para que não cliquem em links suspeitos recebidos que chegam por e-mail.

Atualizações de software

Desenvolvedores, hackers e pesquisadores descobrem falhas em software diariamente. Várias dessas falhas geram vulnerabilidades, afetando a segurança de programas que muitas vezes são largamente utilizados a nível mundial, inclusive na sua empresa. Essas vulnerabilidades podem expor as informações do seu negócio a situações inseguras, incorrendo em vazamento de informações, perda de dados e problemas de integridade de arquivos.

Quer um exemplo? O software Adobe Flash Player, que possivelmente está instalado no seu computador, tem um grande número de atualizações anuais e a maioria delas corrige vulnerabilidades que potencialmente podem permitir a um invasor tomar o controle do sistema. Você têm atualizado seu Flash Player?

O Microsoft Windows também disponibiliza muitas atualizações anuais, e caso essas atualizações não sejam realizadas as empresas correm um risco muito grande de invasões, como aconteceu no dia 12 de maio com um dos maiores ataques de Ransomware da história, o WannaCrypt.

Por isso, é recomendado que se mantenha ativada a configuração que permite a instalação automática de atualizações de segurança.

Backup de dados

Para entender a importância de fazer cópia de segurança dos dados e documentos da sua empresa, imagine, de repente, a sua empresa perder todas suas planilhas financeiras, controles gerenciais, dados comerciais, informações de clientes, dos produtos e serviços oferecidos e históricos dos seus colaboradores. É muito difícil imaginar a profundidade do impacto de uma situação dessas em uma empresa. O prejuízo será enorme, e haverá comprometimento de todas atividades administrativas e comerciais da empresa.

Para evitar essa situação, é essencial manter uma estratégia de backup bem estruturada. Quanto mais automatizada for a tarefa de realizar o backup, maior a chance de tê-lo em dia quando houver a necessidade de uma restauração de dados. Não custa lembrar que deverá haver cópias armazenadas em local diferente do local original dos dados. De modo geral, deve-se analisar:

  • a periodicidade: mensal, semanal, diário, a cada hora?
  • o tempo de retenção: guardar cópias semanais por 10 semanas, cópias diárias por 30 dias?
  • o nível de cada backup: integral, diferencial, incremental?
  • a mídia: fitas LTO, HD USB externo, armazenamento em nuvem?
  • a origem dos dados: arquivos, bancos de dados, e-mails?

Além de tudo isso, deve-se documentar e testar periodicamente o processo de restauração: a real utilidade de um backup não é o backup em si, mas sim a restauração bem sucedida.

Gerenciamento de acesso à Internet

Ter uma boa cultura na empresa para o uso dos recursos de tecnologia pode reduzir riscos, pois motiva os colaboradores a se comportarem de forma adequada, evitando, por exemplo, a instalação de programas desnecessários e o acesso a sites suspeitos. No entanto, na maioria das vezes, apenas essa medida não é suficiente.

Um sistema de gerenciamento do acesso à Internet é um excelente recurso para garantir o bom uso dos computadores e da Internet, aumentando a segurança durante a navegação, assegurando a produtividade dos colaboradores e a integridade das informações da empresa.

Esse tipo de serviço, além oferecer uma camada adicional de proteção contra vírus e sites maliciosos, ajuda o gestor da empresa a controlar e bloquear o acesso a sites de risco. Sites que podem vir a conter arquivos infectados ou mecanismos nocivos, e também a sites considerados fora do escopo do trabalho da empresa, como jogos, apostas, redes sociais, vídeos, download de arquivos e pornografia, que pode até mesmo acarretar demissão por justa causa. Esse controle pode ser aplicado a todos os dispositivos conectados à rede da empresa, inclusive tablets e smartphones.

Uma opção para o gerenciamento de acesso à Internet na empresa é o Lumiun. O serviço adiciona uma camada de segurança à sua rede, protegendo os usuários do acesso a sites perigosos, e além disso permite controlar e obter relatórios sobre o acesso à Internet realizado pelos colaboradores.

Você curtiu essas dicas de 4 recursos para aumentar a segurança de dados da sua empresa? Então continue com a visita em nosso blog, leia agora mesmo o texto “5 passos simples para proteger o seu e-mail de ameaças virtuais” e saiba como manter o seu e-mail saudável!

Sua empresa está segura contra ataques no mundo digital?

Existem vários meios e serviços para minimizar os impactos de ataques e falhas de segurança nas empresas no mundo digital, mas mesmo assim o acesso à internet e a comunicação de dados nunca estarão 100% seguros. Os meios que as informações se propagam no mundo digital são diversificados e extensos, vão desde o envio de um e-mail, passam pela navegação nos mais variados sites, até a conversa em um software de comunicação instantânea.

Neste cenário, as corporações estão perdendo o controle dos seus dados e das atividades dos seus colaboradores no mundo digital, com isso correm o risco de ser mais vulneráveis a ataques de hackers, malwares e sites maliciosos, o que permite o acesso aos computadores e informações da empresa, prejudicando a produtividade e gerando prejuízos gigantescos para as empresas.

Ataque APT e o impacto negativo no mundo digital

Entre as inúmeras formas de ataque, existe a Ameaça Persistente Avançada (APT), que são ameaças cibernéticas com a prática da espionagem por base em algum software que foi efetuado download dentro da máquina do usuário. Esse tipo de ataque é direcionado e tem como foco a captura e roubo de informações de pessoas estratégicas dentro da corporação. Em ataques como esse os hackers passam despercebidos por sistemas de detecção por um longo período, enquanto tentam roubar informações críticas.

O Brasil é o país da América Latina com maior índice de ataques APTs e 74% dos profissionais de segurança acreditam que serão alvos desse tipo de ameaça no mundo digital, segundo estudo da Information Systems Audit and Control Association. Esse é somente um tipo de malware existente, pois além das APTs ainda existe o Ransomware, Pishing, Spyware, vírus, entre outros.

PMEs podem ser alvo de ataques?

Diferente do que muitos pensam, esses ataques não se imitam a capturar informações apenas de empresas de grande porte, mas também de pequenas e médias empresas, sendo muitas vezes o foco preferido dos cibercriminosos. Pode-se dizer ainda que hoje as pequenas e médias empresas (PMEs) são as mais atingidas com ataques de hackers, segundo levantamentos realizados.

Isso acontece principalmente porque as empresas de pequeno e médio porte muitas vezes não possuem uma preocupação com a segurança da empresa e ameaças do mundo digital. Acreditam que ataques virtuais não vão chegar até a sua equipe ou empresa, ou que podem chegar, mas não têm capacidade de invadir toda a rede corporativa.

Como acontecem os ataques de APT?

No caso das APTs os ataques começam com a classificação das pessoas que serão alvo. Depois de feita a identificação dos alvos, são enviados phishings (e-mails com função de capturar informações sobre empresas e pessoas) e/ou links de downloads de softwares. Após o usuário efetuar o download ou o acesso ao e-mail phishing, são instalados programas maliciosos nos computadores, com a função de capturar informações e gerar problemas na rede interna.

Os hackers utilizam da Engenharia Social na infecção das empresas, dessa forma definem os alvos e iniciam o envio de solicitações e informações para esses alvos a fim de capturar dados confidenciais e concluir seu ataque.

O objetivo final de um ataque APT é atingir a máquina em que exista algum tipo de informação valiosa. As máquinas que os hackers mais procuram em busca de dados importantes são os equipamentos de proprietários ou gerentes da empresa, porém, é mais complicado invadir os computadores dessas pessoas, pelo seu nível hierárquico e também os maiores cuidados que tomam em relação a segurança.

Com isso, esses cibercriminosos praticantes das APTs invadem outros computadores e usam esses equipamentos de trampolim para conseguir chegar ao seu objetivo final. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, a invasão por APT acontece em um funcionário da empresa, então o hacker utiliza o e-mail desse funcionário para enviar algum documento ou solicitação ao dono da empresa, quando ele abrir o e-mail já estará infectado.

Para inibir esse tipo de ataque e dentre outros existentes no mundo digital, é necessário tomar algumas atitudes:

  • Engenharia social e conscientização dos colaboradores

Quem detém as informações do seu negócio são seus colaboradores, que a todo instante estão enviando e recebendo e-mails e navegando na Internet, além de possuírem vida social fora da empresa. Deve-se conscientizar e educar os colaboradores de que as informações que circulam no dia a dia são confidenciais e também mostrar o risco que se tem quando divulgamos essas informações para qualquer um. Um bom treinamento, com palestras sobre engenharia social é muito importante.

Uma boa prática é utilizar um manual de utilização segura da internet, para sua empresa. Assim, a sua equipe consegue entender melhor como deve fazer o uso correto da internet, com ética e responsabilidade, evitando assim ataques virtuais e mantendo a produtividade.

  • Atualizações de software:

É importante manter atualizado o sistema operacional e os demais pacotes de software dos equipamentos. As atualizações incluem diversas correções e melhorias relacionadas à segurança da informação, que, como visto anteriormente, são muito relevantes para evitar ataques no mundo digital. Além disso, muitas atualizações trazem consigo benefícios aos usuários, como uma versão mais recente, ferramentas atualizadas, funcionalidades e mais aplicativos.

Mesmo que o programa não sinalize a necessidade da instalar uma versão recente, é necessário estar sempre de olho em novas atualizações. A tecnologia evolui diariamente e se a empresa não tem o hábito de atualizar as versões de software de seus equipamentos, corre o risco de sofrer ataques de grande monta ou até mesmo ficar fora do mercado.

  • Gerenciamento dos recursos de acesso à Internet

Além de educar os colaboradores, é importante implementar algum serviço de segurança e controle de acesso, bloqueando o acesso a sites maliciosos e phishing. Esses serviços aumentam a proteção da sua empresa contra ameaças do mundo digital, tornando a rede segura e a equipe produtiva.

É importante proteger a empresa das ameaças em geral, aplicando as opções em conjunto e minimizando o impacto da insegurança nos negócios, para tornar a sua empresa cada vez mais produtiva e lucrativa.

O Lumiun é uma excelente opção para o controle do acesso à internet na sua empresa, conheça os benefícios e vantagens.

 

Continue acompanhando o nosso blog para receber informações sobre Tecnologia da Informação, segurança, produtividade nas empresas, entre outros assuntos!

Em tempos de crise, foco das empresas passa a ser aumento de produtividade!

Os resultados da economia brasileira em 2016 e a expectativa para esse ano de 2017 ainda é de redução do consumo e retração da economia. Essa crise é resultado de vários fatores, mas principalmente, é reflexo da instabilidade política e econômica que se instalou no país.

Todos sabemos que os problemas do Brasil são grandes, mas também podemos perceber a oportunidade de melhorias na nossa estrutura política e econômica, o que pode influenciar grandes mudanças positivas para o Brasil no futuro. Além disso, historicamente no Brasil, crises sempre precederam períodos de grande crescimento econômico, o que nos leva a acreditar que, após essa crise, o país irá retomar o crescimento e voltar a ser um dos mercados mais promissores do mundo.

É importante entendermos que, ao mesmo tempo que esse cenário reduz o consumo, aumenta a competitividade entre as empresas, exigindo que essas se tornem mais eficientes e produtivas. Assim, temos novas possibilidades para desenvolver diferenciais em relação aos concorrentes, que irão colocar a empresa em vantagem no mercado, no curto ou médio prazo, com a retomada do crescimento.

Situações de crise e turbulência são justamente os momentos em que as empresas devem buscar soluções inteligentes e de melhoria em sua gestão. Isso irá trazer grandes vantagens perante a concorrência e permitir maior crescimento quando o cenário de crise ficar para trás.

Nesse contexto, a palavra chave para as empresas é produtividade! A melhora da produtividade passa necessariamente pela gestão, onde não basta apenas cortar custos ou investimentos, mas sim, buscar extrair mais resultados de onde é possível que isso ocorra. Com esse ponto de vista, podemos direcionar a atenção para: processos e pessoas. Estes são os pilares de uma boa gestão e os fatores que podem contribuir para o aumento da produtividade da sua empresa.

Agilizar processos para aumentar a produtividade

Melhorias nos processos de uma empresa podem gerar inúmeros benefícios, como redução de custos, otimização do tempo, maior qualidade nas tarefas e aumento da satisfação dos clientes.

Dentro de processos, podemos inserir a tecnologia como fator fundamental. Explorar a infinidade de serviços e ferramentas disponíveis na internet é o melhor caminho para otimizar os processos nas empresas, vejamos alguns procedimentos a serem abordados:

Mapeie os processos atuais e construa fluxos de trabalho

Todas as empresas possuem processos, mesmo que não estejam documentados. Então, primeiramente, identifique todos os processos da sua empresa, uma boa opção é organizá-los por setores e estágios diferentes. E após, documente as informações de entrada e saída de cada processo, elencando o objetivo final deste.

Depois disso, é possível criar fluxos de trabalho, organizando as atividades por responsáveis e a sequência que todos processos devem seguir entre os colaboradores e setores. Nessa organização é importante avaliar o que não é importante para o resultado e o que é mais relevante. Processos que não contribuem para os resultados, podem inclusive, serem descartados.

Utilize serviços de TI para acompanhar e avaliar os processos

Existem diferentes metodologias e sistemas que podem contribuir na organização dos processos e tarefas da sua empresa. Com a definição dos processos e seus fluxos, é possível organizar as tarefas por equipes, definir a sequência de atividades entre os colaboradores e obter informações relevantes sobre o desenvolvimento das atividades e resultados. Para isso podem ser utilizados sistemas de gestão como ERPs, ou sistemas de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it ou Trello.

Explore o potencial da tecnologia e da internet

Explorar serviços de TI na internet pode aumentar muito a produtividade entre os colaboradores e o rendimento da empresa como um todo. Existem muitas alternativas, segue uma pequena lista de tópicos e ferramentas disponíveis:

Flexibilidade e menos burocracia

Experimente delegar maior responsabilidade aos colaboradores e aumentar sua autonomia para tomada de decisões, com isso a tendência é reduzir as etapas de aprovação dentro da empresa. Junto a isso, elimine processos que não contribuem para os resultados da empresa e só servem para burocratizar o fluxo de atividades.

Pessoas

Hoje, o principal ativo de uma empresa, é o capital humano, portanto, investir nas pessoas é fundamental e estratégico. Vejamos algumas ações que podem ser desenvolvidas nas empresas, voltando-se os colaboradores:

Defina metas e motive os colaboradores

É necessário que tanto a empresa quanto os colaboradores saibam os objetivos a serem alcançados e onde todos querem chegar. Para isso, o gestor deve definir metas de resultados e produtividade para a empresa, definir os indicadores de avaliação e a maneira de distribuição das metas, podendo ser por setor, por equipe e até mesmo individualmente. É parte fundamental que os diretores estejam envolvidos no processo, que conheçam e acompanhem os resultados, pois dessa forma, os colaboradores sentirão confiança e buscarão trabalhar conjuntamente, a fim de alcançar os resultados.

Em conjunto com as metas, é importante definir bonificações aos colaboradores, a fim de motivá-los a buscar os resultados propostos. Essas bonificações podem ser em dinheiro, prêmios, viagens, cursos, etc. Um método recente para organização de objetivos é o OKR, bastante utilizado em empresas de tecnologia e pelo Google. Com o OKR são definidos objetivos gerais da empresa, objetivos por setor e quais os resultados chaves que serão medidos para avaliar se os objetivos foram atingidos.

Formação e treinamento

Investir nas pessoas que fazem parte da empresa está entre os melhores investimentos que uma empresa pode fazer. Por isso, os gestores devem avaliar junto com seus colaboradores, o que pode ser melhorado dentro dos processos da empresa e como pode ser melhorado, muitas vezes essas melhorias passam pela utilização de alguma nova metodologia ou ferramenta. Esse é o momento ideal de investir na formação da equipe, oferecendo cursos voltados para essas metodologias, com o objetivo de formar profissionais bem qualificados e com conhecimento avançado no que há de mais recente e melhor em suas áreas, para que esse conhecimento seja incorporado e implementado nas atividades da empresa.

Colaboradores com boa formação irão inovar e criar processos que vão melhorar os resultados da empresa e ao mesmo tempo terão motivação para desempenhar suas atividades da melhor forma possível.

Aumente o foco e elimine o desperdício de tempo

O desperdício de tempo durante o trabalho é um dos principais fatores que comprometem a produtividade das equipes. Para resolver esse problema, é fundamental que cada colaborador tenha o entendimento claro das suas atribuições, metas e resultados a serem alcançados. Junto a isso, o gestor deve acompanhar o andamento das atividades e a entrega das tarefas, verificando se estão dentro dos prazos estipulados e com a devida qualidade. Caso as entregas não estejam de acordo, deve ser avaliado quais os motivos, buscando fazer um contato direto com a equipe, pois é possível que esteja improdutiva por estar sem foco, já que pode não ter conhecimento quanto à importância da sua entrega para os resultados da empresa.

Os recursos de tecnologia também podem contribuir significativamente para o desperdício de tempo no trabalho, os colaboradores podem usar o tempo de trabalho no uso do celular para conversas no WhatsApp com amigos, ou os computadores da empresa para acesso ao e-mail pessoal, redes sociais, comunicadores instantâneos, sites de entretenimento, jogos, compras, etc. Para amenizar esse problema, a empresa deve criar uma política de utilização dos recursos de tecnologia e da internet, criando regras e limites em relação ao que pode ser utilizado e acessado, definindo horários e punições no caso do não cumprimento das regras.

Melhore a comunicação e compartilhe conhecimento

Compartilhar conhecimento e experiências entre os setores e equipes pode contribuir significativamente para o aumento da produtividade na sua empresa. Muitas vezes, os colaboradores desenvolvem atividades de forma eficaz, mas não documentam os processos e ações realizadas. Documentar esse conhecimento vai contribuir para que outros possam aprender e melhorar suas ações. Para isso, a empresa pode utilizar sistemas de intranet, fóruns de discussão ou um blog de conteúdo interno.

Facilitar e incentivar a comunicação entre os setores e colaboradores também é importante, pode agilizar a troca de informações e inclusive reduzir custos com documentos e burocracia. Para isso, pode ser usado programas de comunicação instantânea como o Skype. Outra ferramenta que tem se destacado como opção para comunicação corporativa é o Slack, pois permite a criação de canais com foco em algum tópico ou setores da empresa.

Aumentar a produtividade através da gestão, otimizando os processos e qualificando os colaboradores. Este pensamento deve compor as estratégias dos gestores durante esse período de instabilidade econômica e redução do consumo.

Compartilhe nos comentários o que sua empresa tem feito para estar bem posicionada no mercado e driblar a crise!

Benefícios do controle de acesso à Internet nas empresas

Atualmente, no ambiente de trabalho das empresas, boa parte dos colaboradores permanecem conectados à internet durante a maior parte do tempo de trabalho, pois cada vez mais as tarefas são realizadas via sistemas, e-mails, planilhas e através da internet, o que agiliza as atividades e entrega de tarefas.

Porém, ao mesmo tempo, os colaboradores podem usar a internet de forma indevida, e essa má utilização pode gerar inúmeros problemas e prejuízos para as empresas. Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem o tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no Youtube, rádios online, comunicadores instantâneos, fazendo pesquisas sobre assuntos de seu interesse e várias outras atividades sem relação com o trabalho. Pesquisas mostram que o tempo gasto com essas atividades chega a 30% do tempo de trabalho, em média.

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes e recursos de tecnologia, pois evita vários problemas de segurança, reduz desperdício de tempo e aumenta o foco e produtividade dos profissionais. Veja abaixo os principais benefícios e vantagens que o controle ou bloqueio de acesso à internet proporciona às empresas:

Maior produtividade e qualidade nas tarefas

Sem o desperdício de tempo na internet, os colaboradores passam a executar mais tarefas durante o expediente, e ao mesmo tempo conseguem gerar melhores resultados para a empresa. As suas atividades são realizadas com maior concentração, o que é fundamental para a qualidade do resultado final.

Foco nas tarefas da empresa

É comum ver o e-mail pessoal e abrir o perfil nas redes sociais inúmeras vezes ao dia, isso gera distração e falta de foco durante a execução de uma atividade. Com restrições no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa.

Proteção contra problemas de segurança

Segurança é fundamental quando se fala em acesso à internet em ambientes corporativos. A rede é repleta de ameaças e falhas de segurança, que podem trazer prejuízos relevantes nas empresas, como a perda de dados e custo com reparos de equipamentos e sistemas. Com um bom serviço de gestão de acesso à internet é possível restringir  acesso a sites nocivos, que podem instalar vírus e infectar os computadores ou a rede da empresa.

Internet mais rápida

Internet de boa qualidade ainda é um problema no Brasil, principalmente para as empresas que utilizam cada vez mais a rede. Combinado a essa velocidade de internet limitada, imagine seus colaboradores vendo vídeos, ouvindo rádio, transferindo arquivos pesados e acessando as redes sociais e sites diversos durante o trabalho. Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes ficam prejudicadas. Com o bloqueio de sites de vídeos, rádios e outros, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Monitoramento e informações sobre a utilização da internet

Além de criar regras de navegação para os colaboradores, é fundamental saber o que está sendo acessado. Com um serviço completo de gestão de acesso é possível obter relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho da internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites variados, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis, com isso o desempenho melhora e o uso se torna mais estável e produtivo. Além disso, podem ser evitados problemas de segurança como instalação de vírus, que podem deixar os computadores lentos e até mesmo comprometer o funcionamento da rede.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à internet protegido de ameaças, evita-se problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites nocivos. Problemas desse tipo são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com links maliciosos, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador. Esses problemas geram despesas com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados com o controle de acesso à internet.

 

Como pode-se perceber, são muitos os benefícios que o controle de acesso à internet nas empresas pode trazer, mas o mais importante é entender que medidas como essas são a favor de todos os envolvidos, tanto a empresa, que otimiza a produtividade da equipe e reduz custos, como os colaboradores comprometidos, que podem executar seu trabalho com maior profissionalismo e gerar melhores resultados.

Na implementação de uma política de controle de acesso, também é importante buscar equilíbrio e bom senso nas restrições. O ideal é liberar o acesso de acordo com as responsabilidades e atividades de cada colaborador ou equipe e até mesmo definir alguns horários de intervalo, onde sites de entretenimento e atividades pessoais possam ser realizadas, esse tempo pode ser importante para descanso e relaxamento do colaborador, o que vai contribuir para a sua maior produtividade quando estiver focado no seu trabalho.

 

Você possui restrição e controle de acesso à internet na sua empresa? Após implementar essa política, houve melhora no rendimento dos colaboradores? Deixe um comentário compartilhando suas experiências.

7 práticas de gestão (produtiva) para o seu escritório de contabilidade

A rotina de um escritório de contabilidade não precisa ser tão burocrática, muito menos representar um obstáculo para o crescimento. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão em busca de um ambiente mais eficiente e produtivo, gerando bons resultados de forma permanente e até mesmo previsível.

Essas ações auxiliam para a organização da burocracia e papelada que todos sabemos que faz parte da rotina de um escritório de contabilidade. Além disso, essas práticas facilitam a visão geral sobre as tarefas do dia e mensuração da produtividade e desperdício de tempo, além de dar à equipe motivos para trabalhar com mais dedicação e empenho.

Se você busca mais produtividade no seu escritório, confira algumas práticas e veja como elas podem lhe auxiliar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos em seu escritório de contabilidade.

1. Elabore um planejamento financeiro e acompanhe os resultados

Nenhuma ação tem chances reais de dar certo se não for devidamente planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso do escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar o crescimento do seu escritório de maneira mais controlada. Não deixe de estabelecer objetivos e avaliar o tempo que julga necessário para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, bem como os recebimentos.

Determinando prazos com o intuito de atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa do caminho a ser percorrido para alcançar suas metas, o que permitirá intervenções mais  precisas sempre que necessário.

Também é fundamental um controle preciso de todas receitas e despesas. Para esse controle uma boa alternativa é utilizar serviços online de gestão financeira, nesse artigo listamos algumas boas opções.

2. Gerencie a produtividade da sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles em função da natureza de seu negócio. É importante que exista uma compatibilidade para evitar a dificuldade de adaptação. Essa medida elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na montagem de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e dê atenção especial a reclamações, sugestões e elogios. Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Visando o aperfeiçoamento, nada melhor do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Com o objetivo de garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem um parâmetro para interferir em setores problemáticos. Defina metas claras, objetivas e alcançáveis: nada de exigir o impossível, pois isso pode surtir um efeito desmotivador muito grande.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em longo prazo, ela oferece parâmetros muito úteis que contribuem para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Priorize o atendimento ao cliente

Para garantir a fidelidade dos clientes, o melhor a fazer é oferecer um atendimento relevante e eficiente, que forneça informações necessárias e resolva as necessidades do cliente. Para isso, não deixe de investir em um atendimento de qualidade, com canais de comunicação  e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte. Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar serviços como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira de conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente terá motivos para procurar por outro escritório de contabilidade.

4. Invista em tecnologias e ferramentas para seu escritório

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, não deixe de contar com o auxílio de recursos de tecnologia. Alguns deles permitem que você e sua equipe automatizem boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere a adoção de softwares de gestão contábil e até mesmo de aplicativos para smartphones. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas para facilitar a sua gestão e da equipe.

Outro ponto importante é a falta de foco e desperdício de tempo dos colaboradores, principalmente na internet. Para evitar problemas com isso a melhor medida é utilizar algum serviço que permita a gestão do acesso à internet, com possibilidade de definir regras para o uso da internet, evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho.

Isso significa que, utilizando as ferramentas certas, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial no seu escritório de contabilidade. Além disso, dessa forma o cliente verá no seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas algo que não encontrará na concorrência tão facilmente.

5. Certifique-se que a sua equipe esteja atualizada

Da mesma forma, nada pode ser pior para a credibilidade de sua equipe do que não saber lidar com um determinado recurso ou esclarecer seus clientes sobre determinada informação ou necessidade. Além de comprometer seus colaboradores, isso pode prejudicar o escritório como um todo, pois certamente este será um bom motivo para que o cliente procure por outros serviços mais qualificados.

Com as constantes alterações na legislação e os novos recursos tecnológicos que surgem, é fundamental estar sempre atualizado com as novidades. Sendo assim, a atualização da equipe é fundamental, tanto para lidar com as inovações de maneira qualificada, quanto para transmitir a segurança necessária para os clientes, diante das peculiaridades do serviço de contabilidade, que sabemos o quanto é complexo em nosso país.

6. Defina funções e responsabilidades específicas

Independente do tamanho do seu escritório, é importante que as atribuições e responsabilidades da sua equipe sejam distribuídas de forma clara e funcional entre os colaboradores. Para isso é recomendado criar um documento simples com descritivo de todas as funções, tarefas a serem realizadas e responsabilidades de cada profissional dentro da sua equipe.

Estabelecer uma hierarquia clara também é importante, definindo a quem cada colaborador deve se reportar em cada situação e a quais membros da equipe cabe a gestão das tarefas, tomadas de decisão e por consequência, as responsabilidades em relação as atividades e resultados a serem entregues.

7. Tenha foco em seu mercado de atuação

O mercado de contabilidade para empresa é muito vasto e amplo, com inúmeros segmentos e áreas de atuação diferentes para as empresas. Onde cada área possui suas peculiaridades na complexa legislação contábil brasileira.

Claro que no seu escritório de contabilidade você pode atender tanto a empreendedores individuais quanto a empresas de diversos segmentos e instituições, como indústrias ou instituições de ensino.

Porém, para não comprometer seus resultados e a excelência do serviço prestado, é importante que você escolha os seus clientes de acordo com o perfil do seu escritório e a qualificação da sua equipe. Se por acaso quiser arriscar e atender o máximo possível de segmentos, é recomendado evitar empresas de grande porte que possam demandar alta complexidade para os serviços a serem prestados.

O objetivo do artigo é abordar melhorias e boas práticas de gestão para o seu escritório de contabilidade. Se você já segue algumas dessas práticas compartilhe sua experiência conosco através dos comentários!

Segurança da informação nas empresas, comece orientando os colaboradores

A preocupação com a Segurança da Informação é um tema que precisa fazer parte da estratégia das empresas, devido ao crescimento de incidentes, os riscos que falhas de segurança podem representar e a evolução das formas de ataque na internet.

Uma pesquisa realizada pela Allianz Global Corporate & Specialty (AGCS), colocou o Brasil na quarta colocação mundial no ranking de prejuízos causados por crimes virtuais, com uma média anual de perdas causadas por ataques cibernéticos chegando a US$ 7,7 bilhões no país. Ficando atrás apenas dos Estados Unidos (US$ 108 bilhões), da China (US$ 60 bilhões) e da Alemanha (US$ 59 bilhões).

Em outra pesquisa realizada pela PwC sobre ataques virtuais, constatou-se que o número de incidentes registrados em empresas brasileiras saltou de 2.300 em 2015 para 8.700 em 2016. Em 2016, o valor médio do prejuízo financeiro relacionado a problemas de segurança foi de R$ 9 milhões, segundo a pesquisa. Que também mostrou que no Brasil a maior parte dos incidentes tem origem nos próprios colaboradores das empresas, representando 41%, acima da média mundial de 34%.

As formas de ataques na internet estão cada vez mais dinâmicas e sofisticadas, explorando de formas diferentes todas as possíveis vulnerabilidades existentes nas empresas, desde a falta de sistemas de bloqueio ou segurança, como antivírus, proxy ou firewall, até a falta de conhecimento ou atenção dos usuários ao utilizarem a internet. Inclusive, como mostrou a pesquisa da PwC, os usuários atualmente são a porta de entrada dos ataques em 41% dos incidentes.

Diante desse cenário, podemos perceber a importância de uma política completa de segurança da informação na empresas, focando em três pontos fundamentais: antivírus e sistemas de prevenção/detecção de falhas, políticas e serviços de segurança e gestão do acesso a internet e a educação e treinamento dos colaboradores!

Treinamento e educação dos colaboradores

Os criminosos tentam explorar a falta de conhecimento dos usuários e a curiosidade natural das pessoas, enviando mensagens falsas por e-mail, com assuntos populares ou se passando por pessoas conhecidas e confiáveis, induzindo os usuários a clicarem em links contidos no conteúdo das mensagens, que direcionam para sites nocivos, essa técnica é conhecida como phishing.

Esses ataques aos usuários usam técnicas de engenharia social e são cada vez mais personalizados. Por exemplo, com o envio de mensagens de profissionais interessados em trabalho para o setor de RH da empresa ou ainda se passando por fornecedores em mensagens para setor de compras. Um pesquisa realizada pela Intel, mostrou que apenas 3% dos usuários são capazes de identificar um ataque de phishing.

Em 2015 a empresa JBS fez um teste com seus 30 mil colaboradores, enviando um e-mail com conteúdo informando que o jogador Neymar estaria saindo do Barcelona e iria jogar em outro clube, ao clicarem no link da mensagem os usuários foram direcionados para uma página que informava que este poderia ser um site nocivo e causar danos ou falhas de segurança. A taxa dos usuários que clicaram no link ficou em torno de 10% dos 30.000 colaboradores, onde o recomendado é que fique abaixo de 5%.

Após um colaborador clicar em um link malicioso e acessar o site nocivo, são instalados “malwares” ou algum vírus, que podem infectar não só o computador, mas toda a rede da empresa. Com esses programas instalados, os criminosos podem capturar senhas, dados financeiros de acesso a contas em banco ou cartão de crédito, roubar ou sequestrar informações sigilosas da empresa e várias outras formas de ataque.

Então, para orientar os colaboradores a identificarem possíveis riscos, é necessário criar programas de orientação sobre os riscos de segurança, as formas de ataque e os possíveis danos. O recomendado é que a empresa tenha uma política de acesso a internet bem clara e difundida, que descreva como os equipamentos de tecnologia podem utilizados, que tipo de conteúdos podem ser acessados e em que situação ou condições podem ser utilizados.

Também é recomendado criar materiais educativos para treinamento, como vídeos explicativos ou cartilhas com orientações de como utilizar a internet de forma segura. Dois pontos importantes a serem abordados, que são a causa da maioria das falhas, são a utilização de senhas seguras e cuidados necessários ao clicar em links de mensagens ou sites desconhecidos, que direcionam para sites nocivos.

Compartilho dois materiais criados aqui na Lumiun, que abordam esses tópicos e podem ser usados para orientação dos colaboradores:

Também é importante entender que a responsabilidade pela segurança da informação não deve ser somente do setor de TI, mas sim fazer parte da estratégia de gestão de pessoas e recursos em todo ambiente corporativo.

Antivírus e gestão do acesso a internet

Como vimos, a segurança da informação deve abordar também a utilização de sistemas de prevenção ou detecção de vírus, os tão conhecidos antivírus. Para isso, podem ser utilizadas soluções gratuitas como AVG ou Avast, ou soluções pagas como Kaspersky, Bitdefender,  McAfee. O mais importante é que o antivírus esteja sempre atualizado e devidamente configurado, para que evite a instalação de vírus e identifique qualquer ameaça.

Também é fundamental a utilização de serviços para segurança e gestão do acesso à internet, que permitem um controle eficiente do que pode ou não ser acessado na rede e impedindo o acesso por parte dos usuários a sites nocivos. Existem inúmeras alternativas de serviços que permitem essa gestão, desde soluções tradicionais de servidores com proxy/firewall, soluções de UTM ou appliance, até soluções mais modernas baseadas em nuvem que permitem a implementação e gerenciamento desses serviços de forma simplificada e com menor custo operacional e financeiro, como a Lumiun Tecnologia.

Podemos perceber que se manter protegido na internet não é uma tarefa simples, é preciso comprometimento com a segurança e um conjunto grande de medidas, que envolvem a educação dos colaboradores e utilização eficiente de sistemas e tecnologias de proteção e controle de recursos.

Mas também podemos concluir que é imprescindível atenção a esse assunto, considerando o aumento dos crimes na internet e os prejuízos que possíveis ataques podem gerar para as empresas.

Compartilhe nos comentários como sua empresa encara os riscos de segurança da informação e quais medidas são usadas na prevenção.

Se você quiser saber mais como ter uma boa gestão do acesso e mais segurança na internet, fale conosco e agende uma demonstração!

Ferramentas online para melhorar a gestão em pequenas e médias empresas

Hoje em dia, com a quantidade de informações e dados que precisamos processar e analisar nas empresas, fica complicado acompanhar tudo a todo momento. É nesse sentido que ferramentas e serviços online para gestão podem auxiliar os gestores em seus desafios na busca de uma administração eficiente dos recursos e processos que fazem parte da sua empresa.

Considerando o mercado competitivo atual, sabemos que as empresas precisam buscar mais eficiência e produtividade para que possam se colocar à frente de seus concorrentes. Por isso extrair o máximo de resultados em todos os setores e processos da sua empresa é fundamental.

Existem soluções robustas de gestão como ERPs, que são bastante complexas e demandam alto investimento, por isso podem não ser a melhor opção para empresas de pequeno e médio porte.

Para as PMEs a melhor alternativa é utilizar serviços focados em atender setores e necessidades específicas do seu negócio, como a parte financeira, vendas, controle de tarefas, atendimento a clientes, armazenamento de arquivos e recursos de tecnologia e internet.

Usar soluções especializadas é uma maneira de otimizar a execução da tarefas e potencializar os resultados em todas áreas do seu negócio. Para auxiliar na sua análise, listamos alternativas de ferramentas online especializadas nas diferentes áreas e setores da sua empresa, que podem auxiliar você a ter uma gestão eficiente e de resultados na sua empresa.

Vejamos então as opções de serviços para cada uma das áreas:

Gestão financeira

ContaAzul

O ContaAzul é um dos melhores e mais conhecidos sistemas online de gestão financeira para micro e pequenas empresas. Com o serviço é possível controlar as movimentações financeiras, suas vendas, seu estoque e emitir nota fiscal eletrônica sem complicação e por um preço justo. Além disso, possui um bom atendimento e suporte ao cliente por telefone, e-mail e chat, incluso em sua assinatura.

Nibo

Para fazer a gestão financeira você também pode contar com o Nibo, software que é sinônimo de simplicidade. Está disponível tanto para empresas como para contadores e conta com mais de 50 mil clientes, oferecendo tranquilidade através de funcionalidades, como: emissão de nota fiscal, emissão de boletos bancários, fluxo de caixa, conciliação bancária e integração contábil. O investimento fica um pouco abaixo do ContaAzul, dependendo do plano contratado.

QuickBooks ZeroPaper

Inicialmente conhecido como apenas ZeroPaper, o QuickBooks é uma ferramenta para quem busca uma solução prática e acessível, já que possui forte diferencial nos valores, sem deixar a desejar nos recursos disponíveis. Se você busca uma solução de menor investimento e sem necessidade de recursos elaborados, com certeza é uma excelente alternativa.

Controlle

O Controlle é a versão empresarial do gestor de finanças pessoais Organizze. É mais uma ferramenta com destaque na simplicidade, com valores intermediários entre o ZeroPaper e Nibo/ContaAzul.

Existem inúmeras alternativas de serviços para gestão financeira, o ideal é você entender bem as suas necessidades e a partir disso avaliar os benefícios e a melhor relação de retorno do investimento entre as alternativas disponíveis.

Gestão de projetos e tarefas:

Runrun.it

O Runrun.it é uma solução completa para gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho, permitindo acompanhar o tempo gasto pela equipe em cada tarefa e visualizar relatórios gerenciais que permitem uma visão completa do andamento das atividades. Possui a opção de teste por 14 dias para avaliação, após esse período é necessário adquirir um plano pago.

Trello

Possivelmente o Trello seja a ferramenta mais utilizada no mundo pelas empresas para gestão de processos e tarefas, devido a sua simplicidade e praticidade. O serviço é baseado em quadros de trabalhos onde basta definir o fluxo de processos e tarefas a serem realizadas, organizando cada tarefa por responsável e área relacionada. Em sua versão grátis é possível um bom controle com as funcionalidades disponíveis, recursos avançados estão disponíveis nas versões pagas.

Acelerato Projetos

Esta é uma ferramenta desenvolvida pela Bluesoft, que permite uma gestão completa de projetos e distribuição de tarefas por equipe, além de relatórios com o andamento das atividades. Possui apenas a opção de teste por 15 dias, sem plano gratuito, e o investimento é próximo das outras alternativas, sempre com valores baseados no número de usuários.

Para gestão de projetos, temos ainda mais opções disponíveis, para todos os gostos e necessidades. Novamente, avalie os benefícios e escolha a que melhor se encaixa nas suas necessidades. Geralmente soluções simples são a melhor opção para que está começando.

Gestão de documentos e arquivos

O armazenamento de arquivos em nuvem já é uma realidade em boa parte das empresas, visto que são muitos os benefícios, pois não há necessidade de investimento em servidores de arquivos e backup, por exemplo. Além da praticidade de ter os arquivos disponíveis em qualquer local ou dispositivo.

Dropbox

Com o Dropbox você pode salvar os arquivos em nuvem e acessar de qualquer local. O serviço é uma forma segura de armazenar e compartilhar arquivos. E pra facilitar a utilização é possível instalar um aplicativo que pode ser instalado em computadores ou dispositivos móveis. Há opção de utilização sem custos com limite de espaço disponível e planos pagos de acordo com a capacidade de armazenamento necessária.

Google Drive

O Drive é a solução de armazenamento do Google, por isso dispensa apresentação. Além da facilidade e praticidade na utilização, uma grande vantagem é a possibilidade de criação e edição de documentos, planilhas e apresentações online e de forma compartilhada e colaborativa entre vários usuários. Possui integração com sua conta do Google e permite o acesso via aplicativo. No plano gratuito o limite de armazenamento é de 5GB, a partir disso há diferentes opções de acordo com o espaço necessário.

Gestão de Vendas

Se sua empresa ainda não utiliza uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o funil de vendas e atividades dos vendedores, pense nisso como prioridade!

Pipedrive

O Pipedrive é dos principais CRM disponíveis no mercado, possuindo mais de 50.000 clientes em todo o mundo. Sua principal característica é a praticidade com que a plataforma permite a gestão do fluxo de vendas e tarefas a serem realizadas pelos vendedores, aliados a recursos completos de gestão. Também possui aplicativo para acompanhamento das vendas em dispositivos móveis. Os valores e planos disponíveis são acessíveis, considerando os benefícios e comparado a outras alternativas.

Salesforce

A Salesforce é referência entre as ferramentas de gestão de vendas, pois é precursor em muitos conceitos de gestão de vendas e desenvolve aplicativos de gestão inovadores. Por ser uma ferramenta mais completa e robusta, é voltado para empresas que demandam mais funcionalidades e possuem mais orçamento disponível.

Agendor

O Agendor é uma solução totalmente brasileira, que não deixa nada a desejar se comparado a ferramentas mais utilizadas no mundo, como o Pipedrive. Se destaca pela simplicidade e possui funcionalidades completas, além de disponibilizar o acesso via aplicativo em dispositivos móveis. Os valores são bem competitivos, por isso é uma boa alternativa a ser analisada. Também possui uma versão gratuita para até 2 usuários.

Outras alternativas que podem ser avaliadas são o Sugar CRMZoho CRM e o HubSpot CRM, que é gratuito.

Também temos dezenas de soluções disponíveis no mercado, então analise os prós e contras de cada opções e fique com a que melhor lhe atende.

Gestão de comunicação interna:

Para comunicação entre as equipes e colaboradores, há muitas formas de resolver essa necessidade, desde o tradicional e-mail, até ferramentas de conversa online ou intranet corporativo. O importante é permitir e incentivar essa comunicação e principalmente a troca de conhecimento entre os colaboradores.

Slack

Vale a pena destacar o Slack como ferramenta para comunicação entre equipes. O serviço permite a troca de mensagens baseado em times e canais de interesse, além de conversa direta entre membros de cada equipe. Ainda é possível o envio de arquivos, busca no histórico de mensagens e integração com inúmeros outros serviços online. Cada usuário pode fazer parte de vários times e o acesso pode ser via site, aplicativo desktop ou mobile. E o melhor, sua empresa pode utilizar tudo isso sem custo, a cobrança é necessária apenas para recursos avançados e times maiores.

WhatsApp

Esse dispensa apresentação, já que é usado pela imensa maioria de usuários de internet. No caso de ser usado como ferramenta de comunicação entre colaboradores, é importante boa orientação para que não se torne um canal de conversas desnecessárias e fora do escopo de trabalho.

Outra boa opção é o Skype, que além de permitir conversar internas, pode ser usado para comunicação com clientes e fornecedores.

Gestão de atendimento a clientes

Para atendimento e suporte a clientes também temos dezenas de serviços disponíveis. Se esse atendimento é uma atividade relevante para o seu negócio, é importante avaliar soluções que tenham recursos que permitam um bom atendimento, já que um cliente mal atendido e insatisfeito com certeza é uma das últimas coisas que você quer para sua empresa.

Dependendo do negócio, o atendimento pode ser realizado por e-mail e telefone, nesse caso é importante disponibilizar canais de comunicação e retornar todos contatos com rapidez. Também é necessário que os atendimentos sejam armazenados para que o gestor possa acompanhar a qualidade dos atendimentos e corrigir falhas, quando necessário.

Soluções de helpdesk também podem ser ótimas alternativas, algumas das mais conhecidas e usadas no mercado são o ZenDesk e o Freshdesk.

Gestão de informações:

É comum termos ideias ou encontrarmos conteúdos úteis ao longo do dia e por falta de registro acabar esquecendo tudo. Pra resolver esse problema o Evernote é excelente, pois é possível guardar anotações, endereços de internet, áudios, vídeos, imagens e tudo que tenha alguma conteúdo relevante para você e sua empresa.

Gestão de marketing:

Sabemos que o conceito de marketing é bastante abrangente, já que contempla toda forma de comunicação que a sua empresa faz para com o mercado e seus clientes. Por isso vamos listas algumas alternativas para algumas das formas e canais utilizados hoje em dia na internet para divulgação das empresas:

Redes sociais
E-mail marketing
Marketing Digital

Se tratando de marketing, cada canal de divulgação possui diferentes formas de gestão. Para que você possa ter bons resultados, é sugerido priorizar alguns canais e ferramentas a serem utilizadas, para extrair o máximo que estes podem contribuir para sua empresa.

Gestão da internet:

Não menos importante, é gerenciar o uso da internet na sua empresa, considerando a relevância que esse recurso tem na execução das atividades pela equipe e funcionamento dos sistemas usados pela empresa. O controle da navegação também evita a perda de foco e desperdício de tempo dos colaboradores.

A Lumiun Tecnologia é uma excelente opção para tornar o uso da internet mais seguro e produtivo na sua empresa. Pois é um serviço de fácil instalação, gerenciamento simplificado e demanda baixo investimento, diferente de outras soluções disponíveis no mercado que exigem alto investimento com aquisição de servidores e manutenção, além de profissionais técnicos altamente especializados.

Por fim, podemos concluir que existem excelentes opções de serviços online que permitem você otimizar a gestão da sua empresa, em todos os setores.

Como já foi dito, a eficiência e produtividade hoje em dia é um diferencial para as empresas e bons resultados são gerados com dedicação, inteligência e também com a contribuição de ferramentas que possam facilitar a administração do seu negócio. Portanto, em cada área ou necessidade que sua empresa tenha, considere utilizar serviços online para melhorar sua gestão, analise as alternativas, avalie o retorno do investimento e invista na melhor opção.

Esperamos que o artigo tenha sido útil. Se você utiliza ou recomenta outras ferramentas para as áreas abordadas no artigo, por favor compartilhe conosco nos comentários!

4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

 

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!