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7 hábitos que você deve adotar para ser mais produtivo no trabalho

Manter-se focado e produtivo no trabalho não é uma tarefa fácil, mas deve tornar-se um hábito, pois até mesmo os ambientes que contribuem para que a atenção dos colaboradores seja mantida, apresentam distrações capazes de comprometer o andamento do expediente.

A solução pode ser mais simples do que você imagina. Muitas vezes, a falta de foco e a baixa produtividade podem ser resolvidas com um pouco de organização e responsabilidade.

Sendo assim, preparamos uma lista com 7 hábitos que quando colocados em prática, contribuem para você se tornar mais produtivo no trabalho.

Veja quais são esses hábitos:

Organização torna você mais produtivo no trabalho

As pessoas desorganizadas são mais propensas a desenvolverem transtornos de ansiedade. Isso acontece porque a falta de organização no seu dia a dia as impossibilita de ter uma dimensão real do volume de trabalho que elas precisam executar e seus respectivos deadlines.

Os desorganizados, durante boa parte do tempo, acham que têm trabalho demais ou de menos, e o resultado disso é a habitual correria para entrega de uma tarefa que, muitas vezes, precisa ser refeita. Para solucionar esse problema, faça uma lista de suas tarefas diárias, priorizando o que for de maior urgência, mesmo quando duas ou mais pessoas lhe pedirem algo de alta prioridade.

É importante estabelecer tempo para todas os seus afazeres diários, por exemplo, das 8h às 9h: responder e-mails; das 9h às 10h, verificar o andamento dos projetos, e assim por diante. Essa lista só tem relevância se você seguir à risca. É colocando tudo no papel que você consegue visualizar o que precisa ser feito e, consequentemente, dar conta de tudo.

Vale lembrar que a organização da sua estação de trabalho também é muito importante. Perder minutos preciosos procurando por documentos, cartões ou até mesmo uma simples caneta, prejudica todo o seu fluxo de trabalho. Seja um escritório enorme ou pequeno, mantenha suas coisas limpas e organizadas.

Sua rotina pessoal também influencia a sua produtividade

Sua vida pessoal está conectada à sua vida profissional. Isso significa que pequenas atitudes que facilitem a sua rotina em casa, contribuem para que você aumente sua produtividade no escritório.

Por exemplo, se você levanta sempre em cima da hora para chegar a tempo ao trabalho, experimente facilitar sua saída deixando sua roupa e pertences prontos.

Assim, já sabendo o que vai vestir e com sua bolsa ou maleta prontas, você não perde tempo e consegue tornar suas manhãs funcionais e produtivas.

Além disso, as chances de esquecer algo importante diminuem drasticamente quando você se prepara com antecedência.

Fique off-line

Quando estiver realizando uma tarefa que exija toda a sua atenção, desconecte-se. Não responda a e-mails, não entre em redes sociais, coloque seu celular no modo “não perturbe” e, se for possível, bloqueie seu ramal.

Ao dedicar seu tempo e concentração à apenas uma tarefa, você consegue ser produtivo no trabalho, mantendo um fluxo de raciocínio que possibilitará que a atividade seja feita de modo completo e, na maioria das vezes, mais rapidamente.

Aliás, estabelecer um horário na sua agenda para o uso da tecnologia é uma ótima medida para manter seu foco e ser mais produtivo no trabalho.

Peça ajuda

Você não é obrigado a saber todas as repostas. Se você atingiu um ponto que não consegue evoluir, converse com seus colegas. Alguém poderá enxergar um caminho pelo qual você ainda não tentou e que o levará à conclusão da tarefa.

Relacionar-se com as pessoas que trabalham com você é essencial para momentos como esse, além de harmonizar o seu ambiente de trabalho. Caso você seja a única pessoa que pode “desencalhar” o andamento de uma tarefa, dê uma pausa para respirar.

Às vezes, levantar e ir tomar um café faz com que, ao tirar a mente do problema, você consiga uma resposta para o que está procurando.

Essa técnica foi muito utilizada por grandes nomes, como Albert Einstein. O físico alemão, ao se deparar com um aparente beco sem saída, se entregava às tarefas domésticas, como lavar louças, para que deixasse seu cérebro livre para receber um insight, o que sempre acontecia.

Use mapas mentais para ajudá-lo a visualizar o resultado final

Para algumas pessoas, é extremamente difícil iniciar uma tarefa sem conseguir visualizar o resultado final.

Se esse for o seu caso, use a técnica dos mapas mentais para ajudá-lo a ter uma visão geral de todo o processo: início, desenvolvimento e resultado final.

Caso você não esteja familiarizado com a criação de mapas mentais, lance mão de aplicativos e softwares que fazem isso para você. Ao inserir a ideia central, o programa vai desenvolvendo ramos que vão expandindo a ideia até que tenha todos os aspectos pertinentes.

Dessa forma, ao observar exatamente onde se pretende chegar, você pode canalizar sua produtividade para esse caminho.

Cuide de sua saúde

A sobrecarga de trabalho é extremamente nociva ao organismo humano. Portanto, ao se sentir assim, utilize técnicas simples e rápidas que contribuem para que seu equilíbrio físico e mental seja restabelecido.

Não exagere na quantidade de café, beba bastante água, respeite seus limites, não almoce com pressa e prefira alimentos nutritivos com pouca, ou praticamente nenhuma adição de gordura ou açúcar.

Certifique-se que sua posição de trabalho é confortável para a sua coluna lombar e cervical (pescoço).

Ao perceber que está mais estressado do que gostaria, pare por um instante e faça esse exercício de respiração por algumas vezes:

Inspire o ar pelo nariz contando até 5.
Segure o ar por 10 segundos.
Expire lentamente contando até 10.

Deixe de lado as distrações

Quando você percebe que tem muitas atividades para desempenhar, o melhor é manter as distrações bem longe, principalmente quando o seu objetivo principal é ser mais produtivo no trabalho. Ter o celular em mãos, acessar redes sociais e comunicadores instantâneos pode ser muito prejudicial, além de fazer você perder tempo.

É importante entender que a produtividade não surge do dia para a noite, são práticas que devem ser tomada e então tornam-se hábitos diários, por isso tenha em mente que o seu objetivo final é ser mais produtivo no trabalho, mas que cada passo em busca de melhorias é importante para o crescimento profissional.

Com isso, logo você estará pronto para recomeçar e manter sua atenção e produtividade.

Atitudes simples como essas, podem se tornar hábitos eficazes para tornar sua rotina de trabalho mais produtiva e mantê-lo mais tranquilo a respeito de suas atividades diárias. Experimente!

12 de maio: o dia em que o mundo acordou para os ataques de Ransomware!

No dia 12 de maio, um ataque de Ransomware, reconhecido como sendo um dos maiores ataques já realizados, chamou a atenção do mundo inteiro. Sistemas de informação de empresas e de serviços públicos, como o Tribunal de Justiça de São Paulo, Ministério Público de São Paulo, INSS, Serviço Nacional de Saúde da Inglaterra, Telefónica, KPMG, Mapfre, BBVA e milhares de empresas em todo o mundo, tiveram parte de seus sistemas inacessíveis.

Como tudo começou…

O Ransomware pode vir em muitas formas. Neste ataque em específico, os hackers internacionais exploraram uma vulnerabilidade em versões antigas e não corrigidas do Microsoft Windows. A Microsoft corrigiu a vulnerabilidade em seus sistemas operacionais mais recentes em março e, no dia 12 corrigiu versões antigas do Windows. As estimativas sugerem que o ataque afetou mais de 200 mil computadores em pelo menos 150 países.

Os hackers utilizaram ferramentas pertencentes à Agência de Segurança Nacional, dos Estados Unidos (NSA), causando grandes problemas em diversos serviços públicos e empresas. Porém, uma informação que chamou a atenção foi que se essa falha foi corrigida em março, os computadores afetados não estavam com sistema operacional atualizado, conforme determinam as cartilhas de segurança.

O Ransomware denominado WannaCrypt sequestrou e criptografou os dados dos equipamentos infectados, que no caso eram os que não tinham atualizações recentes do sistema operacional. Após esse sequestro as vítimas foram instruídas a pagar aproximadamente US$ 300 (cerca de R$ 1.000 na cotação atual) para conseguir recuperar os arquivos infectados.

Como o pagamento deve ser feito em bitcoins, uma moeda virtual que permite que os criminosos tenham quantas carteiras (repositório que armazena o dinheiro virtual) desejarem para receber o valor exigido, sem ser identificados, o recomendado é não pagar os valores que são pedidos, pois não existe qualquer garantia de que os dados serão recuperados.

Quem parou o ataque?

Ainda na sexta-feira (12), o dia em que os ataques tiveram o seu “pico”, um jovem pesquisador britânico de 22 anos e um engenheiro de segurança da informação dos Estados Unidos pararam os ataques, evitando que se espalhassem por outros países. O britânico que trabalha em uma empresa de inteligência contra ameaças desativou o WannaCrypt após descobrir um domínio (endereço de internet) associado à propagação do malware.

Para seguir contaminando mais computadores, o vírus verificava se este site estava no ar ou não. O rapaz comprou o domínio por um valor equivalente a R$ 33 e até chegou a ser levantada a possibilidade do seu envolvimento com os ataques de Ransomware, mas depois foi entendido que ele ativou um mecanismo de pausa no processo de propagação do WannaCrypt.

No entanto, existe uma preocupação quanto aos computadores que estão em rede interna e estiveram desconectados da internet desde o momento da ativação do mecanismo de pausa, nos quais é possível que o vírus siga se alastrando. Além disso, versões sem a verificação online também podem circular, eternizando esse ciclo do Ransomware.

Mas afinal, o que é Ransomware?

Ransomware é um tipo de ameaça digital que bloqueia o acesso aos seus arquivos e dados, exigindo o pagamento de um resgate para o desbloqueio. É uma forma de extorsão por meio do sequestro de dados. Não é uma novidade no meio tecnológico, pois nasceu ainda nos anos 80, porém hoje em ascensão esse tipo de crime virtual é uma das formas preferidas dos criminosos, pelo fato de ser um método lucrativo e principalmente, que consegue na maioria das vezes manter o anonimato.

Entretanto, antes desse ataque que assustou muitas pessoas e abalou servidores, empresas e órgãos públicos, já vinha se falando da importância de manter a segurança de dados para evitar maiores transtornos. Com isso percebe-se que além do Brasil, muitos países ainda se preocupam pouco com a segurança e proteção contra crimes cibernéticos.

É importante que exista um maior interesse na educação tecnológica, que pode ser por meio de pesquisas, conteúdos sobre segurança ou até mesmo um documento que explique sobre a importância de utilizar a internet corretamente e de forma protegida.

Considerando o crescimento do número de incidentes relacionados a Ransomware, é importante que colaboradores e gestores das empresas mantenham-se informados em relação aos impactos provocados por esse tipo de ameaça, valorizando de forma efetiva os dados e informações da organização.

Como ocorre o ataque

O ataque Ransomware pode iniciar de diferentes formas, por meio de e-mails falsos, phishing, sistemas com falhas de atualizações, entre outras formas. Muitas vezes quando o ataque acontece através de um e-mail falso, o conteúdo induz o usuário a clicar em um link e dessa forma ocasiona o download de um software nocivo. O Ransomware, após baixado e instalado sem que o usuário perceba, criptografa os arquivos presentes no computador e na rede, desde que o usuário possua acesso aos mesmos.

Esse processo de criptografia irá embaralhar o conteúdo dos arquivos, tornando-os inúteis, e somente possuindo a chave correta você poderá reverter os arquivos ao estado original. Em determinado momento o Ransomware irá deixar alguma indicação de como você deve entrar em contato com o criminoso. Um arquivo de texto na área de trabalho ou um papel de parede com uma mensagem, por exemplo, poderão conter um endereço de e-mail e instruções para contato, visando a negociação do resgate.

Segundo pesquisa sobre crimes cibernéticos da Grant Thornton, 21% das empresas consultadas em 36 países sofreram algum tipo de ataque nos últimos 12 meses; na América Latina 39% dos crimes virtuais contra empresas estão relacionados a roubo ou perda de informações estratégicas.

A pesquisa mostra ainda que aumentou de 15% para 21% o número de empresas impactadas em relação ao levantamento realizado no ano passado. Apesar do maior número de atingidos, o prejuízo causado pelos ataques diminuiu frente a 2015, quando foram estimadas perdas de 315 bilhões de dólares.

Medidas para prevenir e evitar o Ransomware

As principais formas de evitar os ataques de Ransomware são relacionadas a alguns princípios simples que abrangem a segurança da informação.

Cuidado com e-mails e sites falsos: os usuários devem ser educados quanto a sua responsabilidade para com os dados e informações da empresa. Isso inclui saber e entender sobre os riscos a que podem expor os dados quando clicam em um link de um e-mail ou visitam um site sem ter prestado atenção sobre a origem do e-mail, o endereço do site e a sua veracidade.
Atualizações de software: é importante manter atualizado o sistema operacional e os demais pacotes de software dos equipamentos. As atualizações incluem diversas correções e melhorias relacionadas à segurança da informação, que, como visto anteriormente, são muito relevantes para evitar ataques como os que aconteceram.
Antivírus: especialmente nos computadores e servidores com sistema operacional Windows, é imprescindível o uso de um bom software antivírus, atualizado e configurado para realizar varreduras periódicas de todo o sistema.
Controle do acesso à internet: o uso de mecanismos de proteção contra o acesso a sites maliciosos é cada vez mais importante. No caso de empresas, através deste tipo de controle é possível definir quais grupos de usuários terão acesso a quais tipos de sites, evitando assim o uso de sites indevidos ao escopo do trabalho e também o acesso a endereços com conteúdo nocivo. Por meio dessa ferramenta, o gestor protege a rede contra os sites utilizados em ataques e propagação de malwares.
Permissões de acesso: em muitas pequenas e médias empresas, é um item deixado de lado. No entanto, é relevante checar o nível de acesso que cada usuário ou grupo de usuários necessita em relação aos arquivos compartilhados na rede, por exemplo, no sentido de não fornecer acesso além do necessário. Se um grupo de usuários necessita apenas visualizar determinados arquivos, e não modificar, que tenha acesso somente leitura.

Situação após um ataque de Ransomware

Alguns tipos de Ransomwares já foram decodificados e os arquivos comprometidos podem ser recuperados com ferramentas próprias para isso, como as disponibilizadas pela Kaspersky na iniciativa Ransomware Decryptor. No entanto, existem também outros Ransomwares cuja criptografia continua sendo impossível de reverter sem a colaboração do sequestrador.

O principal esforço que irá solucionar o problema e garantir a continuidade do negócio após o ataque Ransomware, é algo que deve ser implementado e estar funcionando antes do ataque: o backup.

Nunca é demais relembrar a importância de ter um backup confiável, a partir do qual possam ser recuperados os dados importantes após qualquer incidente. A principal maneira de solucionar o problema após ter ocorrido o bloqueio dos dados por Ransomware, é restaurar os dados a partir de backup.

A estratégia de backup deve ser implementada de maneira que haja uma cópia de segurança mantida em um local desconectado do local original dos dados. Ou seja, não se deve manter o único backup em um disco adicional ligado ao mesmo servidor.

Se a cópia de segurança for feita em um disco adicional constantemente conectado ao servidor ou à rede onde ficam os dados originais, no caso específico do Ransomware, é possível que os arquivos do backup também sejam bloqueados no momento do ataque, tornando o backup inútil. É importante ter uma cópia se segurança em local separado física e logicamente do local original.

Os grupos criminosos que realizam ataques Ransomware sugerem que, após o bloqueio dos seus arquivos, você entre em contato com eles para o pagamento do resgate e posterior liberação dos dados. No entanto, é necessário avaliar o risco de negociar ou pagar o resgate, tendo em vista que não há garantia da recuperação dos dados.

Acompanhar e manter a segurança é imprescindível para evitar os ataques e preparar-se com antecedência para a continuidade do negócio após um incidente como o que aconteceu em mais de 150 países.

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Em tempos de crise, foco das empresas passa a ser aumento de produtividade!

Os resultados da economia brasileira em 2016 e a expectativa para esse ano de 2017 ainda é de redução do consumo e retração da economia. Essa crise é resultado de vários fatores, mas principalmente, é reflexo da instabilidade política e econômica que se instalou no país.

Todos sabemos que os problemas do Brasil são grandes, mas também podemos perceber a oportunidade de melhorias na nossa estrutura política e econômica, o que pode influenciar grandes mudanças positivas para o Brasil no futuro. Além disso, historicamente no Brasil, crises sempre precederam períodos de grande crescimento econômico, o que nos leva a acreditar que, após essa crise, o país irá retomar o crescimento e voltar a ser um dos mercados mais promissores do mundo.

É importante entendermos que, ao mesmo tempo que esse cenário reduz o consumo, aumenta a competitividade entre as empresas, exigindo que essas se tornem mais eficientes e produtivas. Assim, temos novas possibilidades para desenvolver diferenciais em relação aos concorrentes, que irão colocar a empresa em vantagem no mercado, no curto ou médio prazo, com a retomada do crescimento.

Situações de crise e turbulência são justamente os momentos em que as empresas devem buscar soluções inteligentes e de melhoria em sua gestão. Isso irá trazer grandes vantagens perante a concorrência e permitir maior crescimento quando o cenário de crise ficar para trás.

Nesse contexto, a palavra chave para as empresas é produtividade! A melhora da produtividade passa necessariamente pela gestão, onde não basta apenas cortar custos ou investimentos, mas sim, buscar extrair mais resultados de onde é possível que isso ocorra. Com esse ponto de vista, podemos direcionar a atenção para: processos e pessoas. Estes são os pilares de uma boa gestão e os fatores que podem contribuir para o aumento da produtividade da sua empresa.

Agilizar processos para aumentar a produtividade

Melhorias nos processos de uma empresa podem gerar inúmeros benefícios, como redução de custos, otimização do tempo, maior qualidade nas tarefas e aumento da satisfação dos clientes.

Dentro de processos, podemos inserir a tecnologia como fator fundamental. Explorar a infinidade de serviços e ferramentas disponíveis na internet é o melhor caminho para otimizar os processos nas empresas, vejamos alguns procedimentos a serem abordados:

Mapeie os processos atuais e construa fluxos de trabalho

Todas as empresas possuem processos, mesmo que não estejam documentados. Então, primeiramente, identifique todos os processos da sua empresa, uma boa opção é organizá-los por setores e estágios diferentes. E após, documente as informações de entrada e saída de cada processo, elencando o objetivo final deste.

Depois disso, é possível criar fluxos de trabalho, organizando as atividades por responsáveis e a sequência que todos processos devem seguir entre os colaboradores e setores. Nessa organização é importante avaliar o que não é importante para o resultado e o que é mais relevante. Processos que não contribuem para os resultados, podem inclusive, serem descartados.

Utilize serviços de TI para acompanhar e avaliar os processos

Existem diferentes metodologias e sistemas que podem contribuir na organização dos processos e tarefas da sua empresa. Com a definição dos processos e seus fluxos, é possível organizar as tarefas por equipes, definir a sequência de atividades entre os colaboradores e obter informações relevantes sobre o desenvolvimento das atividades e resultados. Para isso podem ser utilizados sistemas de gestão como ERPs, ou sistemas de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it ou Trello.

Explore o potencial da tecnologia e da internet

Explorar serviços de TI na internet pode aumentar muito a produtividade entre os colaboradores e o rendimento da empresa como um todo. Existem muitas alternativas, segue uma pequena lista de tópicos e ferramentas disponíveis:

Controle de finanças: ContaAzul, Nibo, Granatum e vários outros
Armazenamento e gestão de arquivos com Google Drive ou Dropbox
Comunicação com os clientes: Zendesk, Zopim, Skype ou redes sociais
Gestão de vendas com Pipedrive, Agendor, Salesforce e outros

Flexibilidade e menos burocracia

Experimente delegar maior responsabilidade aos colaboradores e aumentar sua autonomia para tomada de decisões, com isso a tendência é reduzir as etapas de aprovação dentro da empresa. Junto a isso, elimine processos que não contribuem para os resultados da empresa e só servem para burocratizar o fluxo de atividades.

Pessoas

Hoje, o principal ativo de uma empresa, é o capital humano, portanto, investir nas pessoas é fundamental e estratégico. Vejamos algumas ações que podem ser desenvolvidas nas empresas, voltando-se os colaboradores:

Defina metas e motive os colaboradores

É necessário que tanto a empresa quanto os colaboradores saibam os objetivos a serem alcançados e onde todos querem chegar. Para isso, o gestor deve definir metas de resultados e produtividade para a empresa, definir os indicadores de avaliação e a maneira de distribuição das metas, podendo ser por setor, por equipe e até mesmo individualmente. É parte fundamental que os diretores estejam envolvidos no processo, que conheçam e acompanhem os resultados, pois dessa forma, os colaboradores sentirão confiança e buscarão trabalhar conjuntamente, a fim de alcançar os resultados.

Em conjunto com as metas, é importante definir bonificações aos colaboradores, a fim de motivá-los a buscar os resultados propostos. Essas bonificações podem ser em dinheiro, prêmios, viagens, cursos, etc. Um método recente para organização de objetivos é o OKR, bastante utilizado em empresas de tecnologia e pelo Google. Com o OKR são definidos objetivos gerais da empresa, objetivos por setor e quais os resultados chaves que serão medidos para avaliar se os objetivos foram atingidos.

Formação e treinamento

Investir nas pessoas que fazem parte da empresa está entre os melhores investimentos que uma empresa pode fazer. Por isso, os gestores devem avaliar junto com seus colaboradores, o que pode ser melhorado dentro dos processos da empresa e como pode ser melhorado, muitas vezes essas melhorias passam pela utilização de alguma nova metodologia ou ferramenta. Esse é o momento ideal de investir na formação da equipe, oferecendo cursos voltados para essas metodologias, com o objetivo de formar profissionais bem qualificados e com conhecimento avançado no que há de mais recente e melhor em suas áreas, para que esse conhecimento seja incorporado e implementado nas atividades da empresa.

Colaboradores com boa formação irão inovar e criar processos que vão melhorar os resultados da empresa e ao mesmo tempo terão motivação para desempenhar suas atividades da melhor forma possível.

Aumente o foco e elimine o desperdício de tempo

O desperdício de tempo durante o trabalho é um dos principais fatores que comprometem a produtividade das equipes. Para resolver esse problema, é fundamental que cada colaborador tenha o entendimento claro das suas atribuições, metas e resultados a serem alcançados. Junto a isso, o gestor deve acompanhar o andamento das atividades e a entrega das tarefas, verificando se estão dentro dos prazos estipulados e com a devida qualidade. Caso as entregas não estejam de acordo, deve ser avaliado quais os motivos, buscando fazer um contato direto com a equipe, pois é possível que esteja improdutiva por estar sem foco, já que pode não ter conhecimento quanto à importância da sua entrega para os resultados da empresa.

Os recursos de tecnologia também podem contribuir significativamente para o desperdício de tempo no trabalho, os colaboradores podem usar o tempo de trabalho no uso do celular para conversas no WhatsApp com amigos, ou os computadores da empresa para acesso ao e-mail pessoal, redes sociais, comunicadores instantâneos, sites de entretenimento, jogos, compras, etc. Para amenizar esse problema, a empresa deve criar uma política de utilização dos recursos de tecnologia e da internet, criando regras e limites em relação ao que pode ser utilizado e acessado, definindo horários e punições no caso do não cumprimento das regras.

Melhore a comunicação e compartilhe conhecimento

Compartilhar conhecimento e experiências entre os setores e equipes pode contribuir significativamente para o aumento da produtividade na sua empresa. Muitas vezes, os colaboradores desenvolvem atividades de forma eficaz, mas não documentam os processos e ações realizadas. Documentar esse conhecimento vai contribuir para que outros possam aprender e melhorar suas ações. Para isso, a empresa pode utilizar sistemas de intranet, fóruns de discussão ou um blog de conteúdo interno.

Facilitar e incentivar a comunicação entre os setores e colaboradores também é importante, pode agilizar a troca de informações e inclusive reduzir custos com documentos e burocracia. Para isso, pode ser usado programas de comunicação instantânea como o Skype. Outra ferramenta que tem se destacado como opção para comunicação corporativa é o Slack, pois permite a criação de canais com foco em algum tópico ou setores da empresa.

Aumentar a produtividade através da gestão, otimizando os processos e qualificando os colaboradores. Este pensamento deve compor as estratégias dos gestores durante esse período de instabilidade econômica e redução do consumo.

Compartilhe nos comentários o que sua empresa tem feito para estar bem posicionada no mercado e driblar a crise!

Benefícios do controle de acesso à Internet nas empresas

Atualmente, no ambiente de trabalho das empresas, boa parte dos colaboradores permanecem conectados à internet durante a maior parte do tempo de trabalho, pois cada vez mais as tarefas são realizadas via sistemas, e-mails, planilhas e através da internet, o que agiliza as atividades e entrega de tarefas.

Porém, ao mesmo tempo, os colaboradores podem usar a internet de forma indevida, e essa má utilização pode gerar inúmeros problemas e prejuízos para as empresas. Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem o tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no Youtube, rádios online, comunicadores instantâneos, fazendo pesquisas sobre assuntos de seu interesse e várias outras atividades sem relação com o trabalho. Pesquisas mostram que o tempo gasto com essas atividades chega a 30% do tempo de trabalho, em média.

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes e recursos de tecnologia, pois evita vários problemas de segurança, reduz desperdício de tempo e aumenta o foco e produtividade dos profissionais. Veja abaixo os principais benefícios e vantagens que o controle ou bloqueio de acesso à internet proporciona às empresas:

Maior produtividade e qualidade nas tarefas

Sem o desperdício de tempo na internet, os colaboradores passam a executar mais tarefas durante o expediente, e ao mesmo tempo conseguem gerar melhores resultados para a empresa. As suas atividades são realizadas com maior concentração, o que é fundamental para a qualidade do resultado final.

Foco nas tarefas da empresa

É comum ver o e-mail pessoal e abrir o perfil nas redes sociais inúmeras vezes ao dia, isso gera distração e falta de foco durante a execução de uma atividade. Com restrições no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa.

Proteção contra problemas de segurança

Segurança é fundamental quando se fala em acesso à internet em ambientes corporativos. A rede é repleta de ameaças e falhas de segurança, que podem trazer prejuízos relevantes nas empresas, como a perda de dados e custo com reparos de equipamentos e sistemas. Com um bom serviço de gestão de acesso à internet é possível restringir acesso a sites nocivos, que podem instalar vírus e infectar os computadores ou a rede da empresa.

Internet mais rápida

Internet de boa qualidade ainda é um problema no Brasil, principalmente para as empresas que utilizam cada vez mais a rede. Combinado a essa velocidade de internet limitada, imagine seus colaboradores vendo vídeos, ouvindo rádio, transferindo arquivos pesados e acessando as redes sociais e sites diversos durante o trabalho. Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes ficam prejudicadas. Com o bloqueio de sites de vídeos, rádios e outros, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Monitoramento e informações sobre a utilização da internet

Além de criar regras de navegação para os colaboradores, é fundamental saber o que está sendo acessado. Com um serviço completo de gestão de acesso é possível obter relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho da internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites variados, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis, com isso o desempenho melhora e o uso se torna mais estável e produtivo. Além disso, podem ser evitados problemas de segurança como instalação de vírus, que podem deixar os computadores lentos e até mesmo comprometer o funcionamento da rede.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à internet protegido de ameaças, evita-se problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites nocivos. Problemas desse tipo são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com links maliciosos, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador. Esses problemas geram despesas com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados com o controle de acesso à internet.

Como pode-se perceber, são muitos os benefícios que o controle de acesso à internet nas empresas pode trazer, mas o mais importante é entender que medidas como essas são a favor de todos os envolvidos, tanto a empresa, que otimiza a produtividade da equipe e reduz custos, como os colaboradores comprometidos, que podem executar seu trabalho com maior profissionalismo e gerar melhores resultados.

Na implementação de uma política de controle de acesso, também é importante buscar equilíbrio e bom senso nas restrições. O ideal é liberar o acesso de acordo com as responsabilidades e atividades de cada colaborador ou equipe e até mesmo definir alguns horários de intervalo, onde sites de entretenimento e atividades pessoais possam ser realizadas, esse tempo pode ser importante para descanso e relaxamento do colaborador, o que vai contribuir para a sua maior produtividade quando estiver focado no seu trabalho.

Você possui restrição e controle de acesso à internet na sua empresa? Após implementar essa política, houve melhora no rendimento dos colaboradores? Deixe um comentário compartilhando suas experiências.

Dia Mundial da Senha: você já alterou a sua hoje?

No calendário existem datas com o Dia do Índio, Dia da Árvore, Dia dos Namorados, Dia do Amigo e por aí vai. Toda data tem a sua importância e o seu motivo para existir, e no dia 4 de maio é comemorado o Dia Mundial da Senha, uma data muito importante para falarmos sobre segurança da informação nas empresas e os riscos que a internet oferece, os quais vem crescendo e causando cada vez mais prejuízos para empresas e usuários na rede.

O Dia Mundial da Senha surgiu pelo incentivo de empresas preocupadas com a segurança dos usuários da internet, que cada vez estão mais desprotegidos e suscetíveis aos ataques virtuais, phishing, ransomware, dentre outros crimes existentes na internet.

Ter um grande cuidado com as senhas não é algo que deve ser feito algumas vezes, e sim se tornar um hábito, pois é com elas que você e sua empresa protegem seus dados, acessam o seu e-mail, internet banking, dentre outros serviços importantes e que devem ser sigilosos.

Confira algumas ideias e dicas sobre senhas, para começar a utilizar hoje mesmo:

Evite a utilização de senhas muito fáceis ou previsíveis, como nomes, datas de aniversário, placa de automóvel, número de telefone, endereço, etc.
Tome cuidado para não digitar a sua senha no campo “login”, principalmente em computadores públicos.
Use um gerenciador de senhas, pois dessa forma fica mais fácil de decorar as suas senhas e variar elas em um curto espaço de tempo.
Use senhas diferentes para cada serviço de e-mail ou rede social que você utiliza.
Prefira sempre digitar sua senha a salvá-la em telas de conexão ou programa de mail. Dessa forma, dificilmente ocorrerão “surpresas”, como acessos não autorizados a internet a partir de sua conta.
Se o site te propuser a utilização de um segundo fator de autenticação, como os tokens que temos para fazer operações nos bancos, então aceite sem pensar suas vezes.
Não use nomes ou termos que estejam no dicionário, não importa qual língua for. Hoje existem listas de dicionários eletrônicos com esses nomes cadastrados.

Estratégias para criar senhas

Agora que sabemos o que não fazer ao criar uma senha, listamos algumas dicas do que pode (e deve) ser feito para você criar uma boa senha.

Use como regra geral, no mínimo oito caracteres. Quanto maior a senha, mais difícil de ser descoberta.
Utilize letras maiúsculas e minúsculas, números e, pelo menos, um caractere especial (!@#$%^*()_+=). Evite repetição de caracteres.
Use as iniciais de uma frase de tamanho adequado, contendo maiúsculas, minúsculas e mais algum caractere especial. Além de possibilitar boa senhas, ajuda a lembrar delas.
Utilize palavras curtas, concatenadas e modificadas, contendo também números, ligadas por sinais de pontuação. Também torna mais fácil lembrar da senha.
Invente uma palavra sem significado, mas que seja sonora e fácil de lembrar, aplicando também alguns modificadores.

Infelizmente uma boa parte dos usuários de internet ainda utiliza senhas como sequência de números ou teclas do teclado, essas senhas são facilmente descobertas por criminosos e sistemas existentes para descoberta de senhas.

Boas práticas no uso de senhas

Não basta apenas criar uma boa senha. É preciso também saber cuidar delas e usá-las corretamente, para que possam cumprir a sua função.

Não “empreste” a sua senha para ninguém. E isso significa também não compartilhar as suas contas, seja com quem for. Lembre-se sempre que é você quem vai responder por ela, em caso de problemas.
Troque a sua senha periodicamente. Novamente, use o bom senso quanto à periodicidade. “Senhas de estimação” geralmente vão lhe trazer problemas.
Não reutilize as suas senhas anteriores.
Use programas de gerenciamento de senhas. Você tem umas 10 senhas? Tudo bem, talvez seja mesmo preciso anotá-las em algum lugar. Existem certos programas específicos que fazem isso. Nesses programas, uma senha “mestra” permite o acesso às demais, que ficam criptografadas em um arquivo.
Mantenha seu computador livre de malware (vírus, spyware entre outros). Muitos deles podem capturar as suas senhas e seus dados, tornando inúteis todos os cuidados que você teve até agora, e colocando em risco todas as suas contas.

Essas práticas devem ser seguidas também em ambientes corporativos, onde o acesso a servidores e dados importantes da empresa estão disponíveis a vários usuários. É fundamental que sua empresa tenha uma política para gerenciamento de senhas.

Você também pode baixar o guia para criação e gerenciamento de contas de usuário e senhas seguras e compartilhar entre sua equipe e amigos.

Se você colocar em prática todas as dicas para criação de senhas, com certeza vai conseguir manter a segurança dos seus dados e contas de usuário. Aproveite o #DiaDaSenha2017 e faça uma “revolução” nas suas senhas, para melhorar a sua segurança e da sua empresa, evitando problemas com as ameaças existentes na internet.

Recomendações e dicas para criar senhas fortes e seguras

Com a constante evolução da tecnologia e o aumento do poder de processamento dos computadores, surgem todos os dias equipamentos capazes de realizar operações cada vez mais complexas. Esses recursos também são usados por hackers para a quebra de senhas, com o uso de programas de quebra de senha que testam milhões de combinações possíveis a cada segundo, é possível descobrir uma senha vulnerável em poucos minutos.

Estima-se que 90% das senhas são vulneráveis e podem ser descobertas com facilidade. Além disso, é importante não utilizar a mesma senha para contas distintas, porque se um hacker descobre uma senha, ele ou ela terão acesso a todos os seus perfis e contas importantes quando você usar o mesmo código para cada site ou aplicativo. Você também deve certificar-se de cada senha é diferente de suas senhas anteriores ou outras senhas existentes.

Considerando que a senha é o principal recurso para comprovar a autenticidade de um usuário e protegê-lo do acesso indevido em sistemas de bancos, perfis em redes sociais, contas de e-mail e tantos outros sistemas, é muito importante seguir algumas dicas e recomendações na criação e gerenciamento de senha, para criar senhas fortes e seguras e que não são descobertas tão facilmente.

Com ações simples é possível aumentar a segurança das suas senhas e garantir que não sejam facilmente descobertas por hackers que possam fazer uma má utilização dessas informações.

Conceitos importantes e recomendações para criar senhas fortes e seguras

O que é uma senha forte?

A força e segurança de uma senha depende da combinação e tipos de caracteres usados, do seu tamanho, da complexidade e da sua imprevisibilidade. Portanto, uma boa senha deve ser longa, com no mínimo 8 caracteres, ter a combinação de números, letras maiúsculas, minúsculas e símbolos, porém, uma senha longa é inútil quando a palavra ou frase utilizada é comum e pode ser facilmente adivinhada.

Manter senhas fortes e que realmente auxiliam para a segurança não é uma tarefa fácil e muito menos está sendo realizada pela maioria das pessoas. Segundo uma pesquisa da Harris Interactive, 38% dos usuários da internet entrevistados e perguntados sobre senhas preferem fazer serviços domésticos a ter que pensar em uma nova senha. Eles alegam que utilizam a mesma senha para várias contas, por problemas de memória ou preguiça de mudá-las e ter que decorar novamente.

Dicas para criar senhas fortes e seguras

Crie uma senha longa, com 8 caracteres ou mais. Uma senha com 14 caracteres é considerada muito segura.
Utilize caracteres alfanuméricas, letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Quanto maior a variedade de caracteres em sua senha, melhor.
Não use palavras reais de qualquer idioma, evite palavras escritas de trás para frente, com abreviações ou erros ortográficos comuns.
Use caracteres de todo o teclado, não somente as letras e caracteres mais usados ou vistos. Evite repetições e sequências de caracteres, como “12345678” ou “asdfghjk”.
Não tenha senhas com seu nome ou de conhecidos, datas importantes, número de documentos e informações semelhantes.

Se você quer começar a criar senhas mais seguras, que fiquem longe do alvo dos cibercriminosos, pode utilizar esse Guia completo para a criação e gerenciamento de contas de usuário e senhas seguras. Com esse guia você aprende como se prevenir e evitar que as senhas sejam descobertas, além de algumas regras e dicas para criar senhas mais fortes e seguras.

Sugestões para o gerenciamento e utilização das senhas

Altere suas senhas com frequência, preferencialmente a cada 90 dias.
Evite enviar suas senhas por e-mail, SMS, mensagens em comunicadores instantâneos ou de qualquer outra forma.
Não armazene as senhas em locais desprotegidos ou de fácil acesso.
Utilize técnicas de memorização ou algum método ou serviço de gerenciamento de senhas.

Utilize um gerenciador para verificar a força da sua senha

Existem inúmeros sistemas disponíveis na Internet que verificam a força da senha, uma boa opção é o verificador de segurança de senha da Microsoft.

Os problemas gerados pelo uso de senhas fracas e vulneráveis é tão grande, que foi criado o World Password Day. A data que neste ano será neste dia 4 de maio, é reservada para conscientizar sobre a importância de criar senhas fortes e seguras, para evitar crimes virtuais.

Além disso, no Brasil, o CERT.br, em sua Cartilha de Segurança para a Internet, reserva o capítulo 8 – Contas e Senhas, para informações completas e avançadas sobre segurança e melhores práticas para criação e utilização de senhas e gerenciamento de contas. Dessa forma é possível entender um pouco mais sobre a importância de utilizar senhas fortes e seguras, que realmente protejam contra ameaças, ataques de ransomware e pishing.

E você, já teve alguma experiência negativa com senhas ou problemas de invasão? Compartilhe sua experiência conosco e continue acompanhando o nosso blog!

Documentário mostra a rotina de profissionais que trabalham com moderação de conteúdo na internet

Em conjunto com todas as coisas boas que a internet nos oferece, existe um submundo virtual cheio de maldade e coisas ruins, onde ganham destaque conteúdos ofensivos relacionados a violência, pornografia, pedofilia, maus tratos a animais, terrorismo e afins.

Esse tipo de conteúdo ofensivo geralmente não chega até a grande massa de usuários da internet e principalmente das redes sociais. Mas para que isso aconteça existe muito investimento em sistemas com algoritmos computacionais complexos e muita dedicação de profissionais atuando para identificar e moderar esse tipo de conteúdo.

Com o objetivo de mostrar como é feita essa moderação de conteúdo por profissionais na Índia, o jornalista Adrian Chen e o diretor Ciaran Cassidy criaram o documentário “The Moderators”. O documentário retrata o dia a dia da indústria de moderação de conteúdo de serviços online e mídias sociais, onde atuam mais de 150 mil profissionais, em empresas que prestam serviço para Google, Facebook e centenas de outros serviços na internet.

Quando um usuário abre o Facebook ou faz uma busca no Google, de modo geral não é exibido conteúdo com pornografia e violência. Por quê? Com essa pergunta simples o instrutor de uma sessão inicia o treinamento com sua equipe.

Esse é objetivo do trabalho desses profissionais que atuam com a moderação de conteúdo, identificar conteúdos ofensivos e definir quais fotos, vídeos, áudios ou textos devem ser removidos ou categorizados como explícitos, além de tentar identificar perfis falsos na rede.

Porém, o objetivo principal do documentário é identificar e apresentar os efeitos que a exposição contínua a conteúdos com violência, maus tratos a animais, pornografia e pedofilia causam nos profissionais. Podemos perceber que a rotina desses profissionais pode se tornar bastante sombria, por se depararem continuamente com imagens ou vídeos perturbadores. Por isso é importante um acompanhamento bastante próximo da equipe, para detectar qualquer impacto negativo que essas atividades possam estar causando.

Assista o documentário The Moderators:

Mesmo havendo toda essa preocupação de empresas como Google e Facebook e tantos outros serviços online, é importante tomar medidas para que você, colegas, amigos e familiares não estejam expostos a esse tipo de conteúdo explícito e ofensivo, pois da mesma forma que para os profissionais que atuam com a moderação do conteúdo, qualquer usuário pode sofrer algum tipo de influência negativa, que pode inclusive causar traumas e até mesmo levar a ações prejudiciais a si mesmo e outras pessoas.

Uma forma bastante simples de restringir o acesso a conteúdos explícitos é ativar o serviço de mecanismos de busca chamado SafeSearch, que faz com que conteúdos ofensivos não sejam exibidos nos resultados em buscas na internet.

Em outro artigo demonstramos como é possível configurar o SafeSearch em seu computador ou na rede da sua empresa, escola ou residência.

Também é recomendado a utilização de serviços de gestão do uso da internet, tanto em empresas como residências. Que permitam controlar o uso da rede e evitar a navegação em sites que exibam conteúdos relacionados a violência, pornografia e afins.

Para concluir, é importante lembrar que a internet também tem muitas coisas negativas e precisamos evitar qualquer tipo de interação com esses conteúdos. E como usuários de internet ativos, saibamos usufruir da infinidade de serviços que facilitam e tornam a nossa vida melhor, evitando qualquer tipo de conteúdo negativo existente na rede.

Ferramentas online para melhorar a gestão em pequenas e médias empresas

Hoje em dia, com a quantidade de informações e dados que precisamos processar e analisar nas empresas, fica complicado acompanhar tudo a todo momento. É nesse sentido que ferramentas e serviços online para gestão podem auxiliar os gestores em seus desafios na busca de uma administração eficiente dos recursos e processos que fazem parte da sua empresa.

Considerando o mercado competitivo atual, sabemos que as empresas precisam buscar mais eficiência e produtividade para que possam se colocar à frente de seus concorrentes. Por isso extrair o máximo de resultados em todos os setores e processos da sua empresa é fundamental.

Existem soluções robustas de gestão como ERPs, que são bastante complexas e demandam alto investimento, por isso podem não ser a melhor opção para empresas de pequeno e médio porte.

Para as PMEs a melhor alternativa é utilizar serviços focados em atender setores e necessidades específicas do seu negócio, como a parte financeira, vendas, controle de tarefas, atendimento a clientes, armazenamento de arquivos e recursos de tecnologia e internet.

Usar soluções especializadas é uma maneira de otimizar a execução da tarefas e potencializar os resultados em todas áreas do seu negócio. Para auxiliar na sua análise, listamos alternativas de ferramentas online especializadas nas diferentes áreas e setores da sua empresa, que podem auxiliar você a ter uma gestão eficiente e de resultados na sua empresa.

Vejamos então as opções de serviços para cada uma das áreas:

Gestão financeira

ContaAzul

O ContaAzul é um dos melhores e mais conhecidos sistemas online de gestão financeira para micro e pequenas empresas. Com o serviço é possível controlar as movimentações financeiras, suas vendas, seu estoque e emitir nota fiscal eletrônica sem complicação e por um preço justo. Além disso, possui um bom atendimento e suporte ao cliente por telefone, e-mail e chat, incluso em sua assinatura.

Nibo

Para fazer a gestão financeira você também pode contar com o Nibo, software que é sinônimo de simplicidade. Está disponível tanto para empresas como para contadores e conta com mais de 50 mil clientes, oferecendo tranquilidade através de funcionalidades, como: emissão de nota fiscal, emissão de boletos bancários, fluxo de caixa, conciliação bancária e integração contábil. O investimento fica um pouco abaixo do ContaAzul, dependendo do plano contratado.

QuickBooks ZeroPaper

Inicialmente conhecido como apenas ZeroPaper, o QuickBooks é uma ferramenta para quem busca uma solução prática e acessível, já que possui forte diferencial nos valores, sem deixar a desejar nos recursos disponíveis. Se você busca uma solução de menor investimento e sem necessidade de recursos elaborados, com certeza é uma excelente alternativa.

Controlle

O Controlle é a versão empresarial do gestor de finanças pessoais Organizze. É mais uma ferramenta com destaque na simplicidade, com valores intermediários entre o ZeroPaper e Nibo/ContaAzul.

Existem inúmeras alternativas de serviços para gestão financeira, o ideal é você entender bem as suas necessidades e a partir disso avaliar os benefícios e a melhor relação de retorno do investimento entre as alternativas disponíveis.

Gestão de projetos e tarefas:

Runrun.it

O Runrun.it é uma solução completa para gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho, permitindo acompanhar o tempo gasto pela equipe em cada tarefa e visualizar relatórios gerenciais que permitem uma visão completa do andamento das atividades. Possui a opção de teste por 14 dias para avaliação, após esse período é necessário adquirir um plano pago.

Trello

Possivelmente o Trello seja a ferramenta mais utilizada no mundo pelas empresas para gestão de processos e tarefas, devido a sua simplicidade e praticidade. O serviço é baseado em quadros de trabalhos onde basta definir o fluxo de processos e tarefas a serem realizadas, organizando cada tarefa por responsável e área relacionada. Em sua versão grátis é possível um bom controle com as funcionalidades disponíveis, recursos avançados estão disponíveis nas versões pagas.

Acelerato Projetos

Esta é uma ferramenta desenvolvida pela Bluesoft, que permite uma gestão completa de projetos e distribuição de tarefas por equipe, além de relatórios com o andamento das atividades. Possui apenas a opção de teste por 15 dias, sem plano gratuito, e o investimento é próximo das outras alternativas, sempre com valores baseados no número de usuários.

Para gestão de projetos, temos ainda mais opções disponíveis, para todos os gostos e necessidades. Novamente, avalie os benefícios e escolha a que melhor se encaixa nas suas necessidades. Geralmente soluções simples são a melhor opção para que está começando.

Gestão de documentos e arquivos

O armazenamento de arquivos em nuvem já é uma realidade em boa parte das empresas, visto que são muitos os benefícios, pois não há necessidade de investimento em servidores de arquivos e backup, por exemplo. Além da praticidade de ter os arquivos disponíveis em qualquer local ou dispositivo.

Dropbox

Com o Dropbox você pode salvar os arquivos em nuvem e acessar de qualquer local. O serviço é uma forma segura de armazenar e compartilhar arquivos. E pra facilitar a utilização é possível instalar um aplicativo que pode ser instalado em computadores ou dispositivos móveis. Há opção de utilização sem custos com limite de espaço disponível e planos pagos de acordo com a capacidade de armazenamento necessária.

Google Drive

O Drive é a solução de armazenamento do Google, por isso dispensa apresentação. Além da facilidade e praticidade na utilização, uma grande vantagem é a possibilidade de criação e edição de documentos, planilhas e apresentações online e de forma compartilhada e colaborativa entre vários usuários. Possui integração com sua conta do Google e permite o acesso via aplicativo. No plano gratuito o limite de armazenamento é de 5GB, a partir disso há diferentes opções de acordo com o espaço necessário.

Gestão de Vendas

Se sua empresa ainda não utiliza uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o funil de vendas e atividades dos vendedores, pense nisso como prioridade!

Pipedrive

O Pipedrive é dos principais CRM disponíveis no mercado, possuindo mais de 50.000 clientes em todo o mundo. Sua principal característica é a praticidade com que a plataforma permite a gestão do fluxo de vendas e tarefas a serem realizadas pelos vendedores, aliados a recursos completos de gestão. Também possui aplicativo para acompanhamento das vendas em dispositivos móveis. Os valores e planos disponíveis são acessíveis, considerando os benefícios e comparado a outras alternativas.

Salesforce

A Salesforce é referência entre as ferramentas de gestão de vendas, pois é precursor em muitos conceitos de gestão de vendas e desenvolve aplicativos de gestão inovadores. Por ser uma ferramenta mais completa e robusta, é voltado para empresas que demandam mais funcionalidades e possuem mais orçamento disponível.

Agendor

O Agendor é uma solução totalmente brasileira, que não deixa nada a desejar se comparado a ferramentas mais utilizadas no mundo, como o Pipedrive. Se destaca pela simplicidade e possui funcionalidades completas, além de disponibilizar o acesso via aplicativo em dispositivos móveis. Os valores são bem competitivos, por isso é uma boa alternativa a ser analisada. Também possui uma versão gratuita para até 2 usuários.

Outras alternativas que podem ser avaliadas são o Sugar CRM, Zoho CRM e o HubSpot CRM, que é gratuito.

Também temos dezenas de soluções disponíveis no mercado, então analise os prós e contras de cada opções e fique com a que melhor lhe atende.

Gestão de comunicação interna:

Para comunicação entre as equipes e colaboradores, há muitas formas de resolver essa necessidade, desde o tradicional e-mail, até ferramentas de conversa online ou intranet corporativo. O importante é permitir e incentivar essa comunicação e principalmente a troca de conhecimento entre os colaboradores.

Slack

Vale a pena destacar o Slack como ferramenta para comunicação entre equipes. O serviço permite a troca de mensagens baseado em times e canais de interesse, além de conversa direta entre membros de cada equipe. Ainda é possível o envio de arquivos, busca no histórico de mensagens e integração com inúmeros outros serviços online. Cada usuário pode fazer parte de vários times e o acesso pode ser via site, aplicativo desktop ou mobile. E o melhor, sua empresa pode utilizar tudo isso sem custo, a cobrança é necessária apenas para recursos avançados e times maiores.

Esse dispensa apresentação, já que é usado pela imensa maioria de usuários de internet. No caso de ser usado como ferramenta de comunicação entre colaboradores, é importante boa orientação para que não se torne um canal de conversas desnecessárias e fora do escopo de trabalho.

Outra boa opção é o Skype, que além de permitir conversar internas, pode ser usado para comunicação com clientes e fornecedores.

Gestão de atendimento a clientes

Para atendimento e suporte a clientes também temos dezenas de serviços disponíveis. Se esse atendimento é uma atividade relevante para o seu negócio, é importante avaliar soluções que tenham recursos que permitam um bom atendimento, já que um cliente mal atendido e insatisfeito com certeza é uma das últimas coisas que você quer para sua empresa.

Dependendo do negócio, o atendimento pode ser realizado por e-mail e telefone, nesse caso é importante disponibilizar canais de comunicação e retornar todos contatos com rapidez. Também é necessário que os atendimentos sejam armazenados para que o gestor possa acompanhar a qualidade dos atendimentos e corrigir falhas, quando necessário.

Soluções de helpdesk também podem ser ótimas alternativas, algumas das mais conhecidas e usadas no mercado são o ZenDesk e o Freshdesk.

Gestão de informações:

É comum termos ideias ou encontrarmos conteúdos úteis ao longo do dia e por falta de registro acabar esquecendo tudo. Pra resolver esse problema o Evernote é excelente, pois é possível guardar anotações, endereços de internet, áudios, vídeos, imagens e tudo que tenha alguma conteúdo relevante para você e sua empresa.

Gestão de marketing:

Sabemos que o conceito de marketing é bastante abrangente, já que contempla toda forma de comunicação que a sua empresa faz para com o mercado e seus clientes. Por isso vamos listas algumas alternativas para algumas das formas e canais utilizados hoje em dia na internet para divulgação das empresas:

Redes sociais

E-mail marketing

Marketing Digital

Se tratando de marketing, cada canal de divulgação possui diferentes formas de gestão. Para que você possa ter bons resultados, é sugerido priorizar alguns canais e ferramentas a serem utilizadas, para extrair o máximo que estes podem contribuir para sua empresa.

Gestão da internet:

Não menos importante, é gerenciar o uso da internet na sua empresa, considerando a relevância que esse recurso tem na execução das atividades pela equipe e funcionamento dos sistemas usados pela empresa. O controle da navegação também evita a perda de foco e desperdício de tempo dos colaboradores.

A Lumiun Tecnologia é uma excelente opção para tornar o uso da internet mais seguro e produtivo na sua empresa. Pois é um serviço de fácil instalação, gerenciamento simplificado e demanda baixo investimento, diferente de outras soluções disponíveis no mercado que exigem alto investimento com aquisição de servidores e manutenção, além de profissionais técnicos altamente especializados.

Por fim, podemos concluir que existem excelentes opções de serviços online que permitem você otimizar a gestão da sua empresa, em todos os setores.

Como já foi dito, a eficiência e produtividade hoje em dia é um diferencial para as empresas e bons resultados são gerados com dedicação, inteligência e também com a contribuição de ferramentas que possam facilitar a administração do seu negócio. Portanto, em cada área ou necessidade que sua empresa tenha, considere utilizar serviços online para melhorar sua gestão, analise as alternativas, avalie o retorno do investimento e invista na melhor opção.

Esperamos que o artigo tenha sido útil. Se você utiliza ou recomenta outras ferramentas para as áreas abordadas no artigo, por favor compartilhe conosco nos comentários!

4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!

Controlar o acesso à internet nas empresas melhora a produtividade da equipe?

Você já passou pela situação de encaminhar projetos para os colaboradores realizar em um prazo específico e quando chega a data prevista, o projeto ainda não saiu do chão? O tempo parece nunca ser suficiente para a realização dos trabalhos? Se isso acontece na sua empresa, fique atento, a causa da baixa produtividade pode estar no desperdício de tempo na internet, com atividades pessoais dos seus colaboradores.

Existem muitas formas de distração na internet, se o seu colaborador costuma navegar em redes sociais, assistir vídeos, ouvir música ou acessar sites de entretenimento, é muito fácil desperdiçar horas de tempo de trabalho e consequentemente dos recursos da empresa. Infelizmente, essas distrações são muito atraentes e alguns profissionais acabam desperdiçando valiosas horas de trabalho na internet.

Com o objetivo de criar um perfil de utilização da internet nas empresas brasileiras, criamos o Relatório sobre o perfil de utilização da internet nas empresas (2016), onde analisamos os acessos durante todo ano de 2016 em 50 empresas e mais de 2.000 profissionais. O relatório mostra que praticamente 2 em cada 3 acessos são em sites sem nenhuma relação com as atividades profissionais.

Como a internet é uma ferramenta essencial no ambiente de trabalho atualmente, é importante que você gestor, saiba como agir quando o acesso à internet é realizado sem responsabilidade por parte do colaborador, que ultrapassa os limites estipulados pela empresa. Como a tecnologia e a quantidade de serviços disponíveis na internet não param de avançar, é necessário gerenciar o uso da rede no ambiente de trabalho, para evitar o desperdício de tempo e melhorar o foco e produtividade dos colaboradores.

Se você está passando por situações de baixa produtividade na equipe, falta de foco dos colaboradores e queda de resultados, entenda porque monitorar e controlar o acesso à internet em sites fora do escopo de trabalho, na maioria das vezes é uma das melhores opções.

Mais responsabilidade no uso da internet

Tudo seria mais fácil se todos os colaboradores soubessem fazer um uso adequado da internet, utilizando o equilíbrio entre as horas de trabalho e descanso dentro da empresa, mas não é o que acontece. Por isso, quando é criada uma restrição no acesso à alguns sites ou controle por horários, existe uma obrigação para que a equipe cumpra o que foi estipulado pelo gestor. Dessa forma, conforme o tempo vai passando, a responsabilidade no acesso à internet começa a se instalar em cada colaborador.

Muitas vezes os colaboradores acabam até sentindo-se satisfeitos após a restrição de alguns sites, pois percebem como é possível produzir muito mais quando se está longe de distrações e com isso, entendem melhor a sua posição e importância dentro da empresa.

Foco e produtividade tornam-se prioridade

Normalmente os colaboradores deixam seus e-mails pessoais, perfil no Facebook, Twitter, sites de esporte e notícias abertos em seus computadores e dispositivos móveis, o que prejudica muito o foco e gera distrações constantes durante a realização das atividades.

Com a limitação e o monitoramento no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa. Porém, isso não quer dizer que o colaborador não possa ter um momento de descanso durante o seu expediente de trabalho, para que isso aconteça a política de acesso à internet deve ser definida de uma forma equilibrada, com ganhos para a empresa e a equipe.

Melhoria no desempenho da internet

A internet da sua empresa pode não ser das melhores, mas às vezes a lentidão é consequência da má utilização da internet. Imagine que seus colaboradores assistem vídeos, ouvem rádio, transferem arquivos pesados e acessam as redes sociais, não tem velocidade que sustente! Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes acabam sendo prejudicadas. No entanto, com o bloqueio de alguns sites, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Como eu posso fazer a restrição de acesso à internet na minha empresa?

Hoje existem diversas ferramentas disponíveis, que possibilitam que você faça uma melhor gestão da internet na sua empresa, em busca de uma equipe mais produtiva e resultados eficientes. Com um controle de acesso à internet você tem autonomia para definir como vai realizar a restrição de acesso, sendo importante muitas vezes, levar em consideração particularidades de cada colaborador e funções dentro da empresa.

Com um serviço de monitoramento como o Lumiun você pode monitorar a rede da sua empresa, ter acesso a relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades impostas.

O Lumiun também possibilita fazer o bloqueio de sites por categorias, assim de uma forma prática e intuitiva você consegue realizar uma análise do que acredita ser importante bloquear ou limitar na internet de seus colaboradores. Soluções que têm como objetivo monitorar o acesso à internet estão sendo primordiais para os gestores das empresas atualmente, que estão prezando cada dia mais pela produtividade entre a sua equipe, principalmente pela competitividade que está inserida no mercado de trabalho.

Se você ainda está em dúvida sobre adotar uma medida para gestão de acesso à internet na sua empresa, pode calcular o desperdício que a sua empresa tem hoje, em função da má utilização da internet. No entanto, se você percebeu que adquirir um serviço como o Lumiun será de grande valia para a sua empresa, fale com um dos nossos consultores e veja como aumentar a produtividade pode ser simples e prático!

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