10 hábitos negativos que comprometem a produtividade dos profissionais e o impacto para as empresas

Apesar da tecnologia ser uma aliada das empresas e dos profissionais, também pode se tornar a principal responsável pela baixa produtividade dos colaboradores nas empresas com a ocorrência de hábitos negativos.

Segundo uma pesquisa feita pela Workfront, os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer e são interrompidos por ferramentas na internet no mínimo 14 vezes por dia. 

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Quando os profissionais trabalham conectados na internet ou próximos dos seus smartphones, ficam a um clique de distância de distrações tentadoras da sua vida pessoal, como conversar com amigos e familiares, acessar as redes sociais ou buscar conteúdos de interesse pessoal. Essa alta conectividade que a tecnologia oferece não é por si só negativa, mas gera hábitos negativos e precisa ser devidamente gerenciada, tanto pelo próprio profissional quanto pela empresa.

Para resolver esse problema de hábitos negativos, os gestores precisam criar uma cultura de bom uso da internet no ambiente corporativo, primeiramente mantendo um diálogo aberto com os colaboradores sobre as consequências do desperdício de tempo. Também podem ser utilizadas ferramentas de gestão para controlar e otimizar o uso dos recursos de tecnologia e definir estratégias em conjunto com a equipe para que a produtividade se mantenha em alto nível.

Pesquisa sobre produtividade dos profissionais

Na pesquisa, 94% dos funcionários pesquisados afirmam que o tempo perdido se deve a facilidade de pesquisar no google. Ainda sobre a pesquisa, 47% dos entrevistados dizem que acessam as redes sociais mesmo sendo proibido na empresa, 40% enviam e-mails com piadas, 26% trocam links do youtube e incríveis 11% assistem pornografia durante o expediente, ou seja, 1 em cada 10 funcionários.

O principal culpado de números tão alarmantes, é o hábito do desperdício do tempo no ambiente de trabalho. Veja a seguir alguns hábitos que mais prejudicam a produtividade nas empresas:

  1. Uso do celular para troca de mensagens
  2. Navegação na internet
  3. Conversa e fofoca entre os colaboradores durante o expediente
  4. Acesso às redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram)
  5. Distrações geradas pelos colegas de trabalho
  6. Intervalos para lanches ou chamadas particulares
  7. Uso do e-mail pessoal
  8. Reuniões desnecessárias e improdutivas
  9. Excesso de barulho interno e externo
  10. Espaço de trabalho inadequado ou limitado para o exercício das atividades

Para profissionais em Home Office

No momento, considerando que a economia encontra-se abalada pela pandemia, a busca por produtividade dos funcionários se tornou ainda maior, levando em conta que cada centavo de faturamento da empresa, na maioria, requer mais trabalho agora.

  1. Para os trabalhadores remotos, alguns hábitos devem ser levados em consideração para que não haja perda de produtividade, como por exemplo:
  2. Ambiente de trabalho em casa inapropriado
  3. Distrações oriundas da casa ou afazeres domésticos
  4. Horário de trabalho não bem definido
  5. Vestimentas inapropriadas ou de uso em dias de lazer
  6. Falta de comunicação com colegas e gestores

Além dos problemas listados, ainda podem ocorrer problemas de segurança, como perda de informações ou comprometimento dos recursos de tecnologia em home office ou não. Muitas vezes a velocidade de internet fica comprometida por conta do uso indevido desses recursos.

Empresas que definem regras ou limites dificilmente conseguem fazer o controle quando o modo de trabalho do funcionário é remoto. Grande parte das empresas aderem ao controle de acesso à internet, definindo o que pode ou não ser acessado pelos colaboradores, mesmo que os mesmo se encontrem trabalhando em casa.

Desperdício de tempo

Para auxiliar os gestores, temos disponível uma calculadora que permite estimar o custo do desperdício de tempo dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil definir algum tipo de solução para a baixa produtividade, em busca de melhorar o ambiente corporativo.

Claro que o impacto pode variar muito em cada empresa, por isso o mais importante é que os gestores monitorem a produtividade da sua equipe e reconheçam esse problema de desperdício de tempo como uma realidade, para que possam ser tomadas medidas, no sentido de evitar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.

Esse é um tema sempre polêmico e exige muito bom senso na definição das estratégias para manter a equipe sempre produtiva e motivada, sem causar frustração nos colaboradores ou criar um ambiente de trabalho negativo.

Na sua empresa, como é tratada essa questão de desperdício de tempo e uso da internet e celulares pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários!

Uso indevido do celular no trabalho pode causar demissão por justa causa

Para os profissionais que utilizam constantemente o celular no ambiente de trabalho, é importante saber que esse uso exagerado pode colocar em risco o seu emprego, afinal, segundo a legislação brasileira, a demissão por justa causa devido ao uso do celular no trabalho é válida.

Atualmente, a Justiça do Trabalho entende que as empresas podem demitir o colaborador que faz uso indevido do aparelho celular e de aplicativos como WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter e vários outros serviços nos smartphones, durante o expediente.

Nesses casos, inclusive, a demissão pode ser por justa causa, fazendo com que o empregado perca acesso a vários direitos trabalhistas, como a multa do Fundo de Garantia. Além disso, essa demissão também prejudica a imagem do profissional no mercado de trabalho.

Para o Judiciário, segundo art. 482 da CLT (que trata de dispensa por justa causa), as empresas têm respaldo jurídico e legal para controlar ou mesmo proibir o uso de aparelhos celulares no ambiente de trabalho, da mesma forma que podem controlar o uso da Internet dos seus colaboradores, desde que exista a ciência desse controle por parte dos colaboradores da empresa.

Segundo o advogado especialista em direito e processos do trabalho, Guilherme Neuenschwander, caso não esteja expressamente escrito que é proibido, o que vale nessa instância é a lei trabalhista. “A lei trabalhista tem a possibilidade de aplicar medidas coercitivas no ambiente de trabalho quando houver abuso de direito. A chave é o profissional não deixar o celular atrapalhar a produtividade, tendo em mente que foi contratado para exercer tarefas específicas e que precisa cumpri-las”, esclarece o advogado.

Legislação, direitos e uso indevido do celular

celular no trabalho justa causa

O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros. Segundo a pesquisa que publicamos em outro artigo em nosso blog, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção o funcionário leva em média 20 minutos para voltar à tarefa original. Inclusive, falamos sobre o controle de acesso à internet nas empresas em nosso blog, mencionando o que deve ou não ser bloqueado.

Para amenizar tais problemas, os gestores devem primeiramente formalizar e deixar as regras transparentes para todos os colaboradores em um documento específico, como esse modelo de documento sobre política de uso da internet e celulares nas empresas. Há também um modelo de documento específico sobre a política de uso do celular na empresa.

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Caso os colaboradores não cumpram as regras, o ideal é aplicar advertências e penalidades, a demissão por justa causa deve ser a última alternativa, somente quando os profissionais não quiserem aceitar ou cumprir as determinações de uso do celular no trabalho impostas pela empresa.

No Brasil

No Brasil ainda não existem leis específicas sobre o uso do celular e da internet no trabalho, mas a Justiça entende que no ambiente corporativo, o tempo dos colaboradores deve se restringir a atividades relacionadas ao trabalho e vinculadas à empresa.

Com isso, qualquer atividade pessoal pode ser considerada desvio de conduta. Portanto, é coerente aos profissionais respeitar as regras da empresa com o objetivo de manter e aumentar a produtividade da equipe e evitar demissões.

Dessa forma, entendemos que as organizações têm liberdade e autonomia quanto a restringir o uso do celular e sobre a política de uso dos aparelhos e da internet no trabalho.

Mas independente de qual seja essa política da empresa, o profissional deve ter critérios e prezar pelo seu bom desempenho profissional, evitando o uso exagerado do celular e seus aplicativos, mantendo assim a sua boa produtividade e levando à empresa melhores resultados.

Casos com uso do celular

celular no trabalho justa causa

Em decisão recente, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) não concedeu indenização a um profissional que teve a mão esmagada por uma “prensa” ao tentar pegar o aparelho celular que deixou cair no equipamento. Na decisão, a relatora do processo considerou que o empregado agiu de forma imprudente.

Em outro caso julgado pelo TST, um operador de telemarketing teve a demissão por justa causa mantida por insubordinação e indisciplina ao usar o celular no trabalho, o que era proibido pela empresa onde trabalhava.

Devo proibir o uso do celular na minha empresa?

Hoje a grande maioria da população possui um aparelho móvel com internet e acesso às redes sociais, entretenimento, informações e muito mais. Assuntos de cunho pessoal, conversas aleatórias, muitas vezes acabam parando dentro da sua empresa e isso faz com que o tempo dos colaboradores seja desperdiçado e as tarefas trabalhistas fiquem em segundo plano.

Acredito que tenha percebido que na sua empresa essa dispersão existe, e é de grande relevância que estabeleça regras de utilização ou até mesmo a proibição, visando maior produtividade.

Porém, para toda escolha existe uma renúncia, principalmente quando a área de atuação da sua empresa não tenha em momento algum o celular como ferramenta de trabalho. Se você escolher a proibição, talvez tenha problemas de ansiedade e bem-estar dos funcionários. Se sua escolha for de liberação total, manterá os problemas que provavelmente tem, de produtividade e concentração.

No entanto, você também pode utilizar uma ferramenta de gestão de internet, que auxilia para que os colaboradores não tenham um acesso completo à internet no celular, e sim conforme forem estabelecidas as permissões de acesso por sites, ou por horários, por você gestor.

Como restringir o uso da internet e celulares?

celular no trabalho justa causa

Antes de tudo, gestores e colaboradores devem ter bom senso e buscar o equilíbrio. É possível definir restrições e ao mesmo tempo permitir alguns serviços e horários em que os colaboradores possam realizar atividades pessoais importantes na internet, evitando assim o uso indevido do celular e uma possível demissão.

Mas é imprescindível saber que a legislação reserva às organizações o direito de monitorar, restringir e criar regras para evitar a perda de produtividade dos seus colaboradores., inclusive, a demissão por justa causa pelo uso do celular no trabalho.

Ao aplicar qualquer tipo de controle, é necessário que a empresa informe o colaborador, formalizando esse procedimento através de um documento que descreva a política de uso da internet e celulares na empresa, o que comprova a ciência do colaborador.

Além de restringir o uso e acesso ao celular, é possível implementar regras e controlar os aplicativos usados, utilizando serviços de gerenciamento do uso da Internet, como o Lumiun.

E na sua empresa, de que forma é encarado o uso do celular e da internet pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários.

Quais são os prejuízos causados por equipes improdutivas?

Gestores estão sempre buscando tornar seus times de trabalho mais produtivos e motivados. Uma equipe produtiva presta serviços de maior qualidade, é engajada, motivada e produz mais com menos recursos. No entanto, quando o time responsável por um projeto apresenta indícios de menor produtividade, é preciso agir rapidamente.

Colaboradores que atrasam entregas, demonstram um certo distanciamento e apresentam falta de comprometimento com os resultados, podem contaminar toda a equipe, se o gestor não fizer nada para mudar essa situação.

Essas pessoas e equipes improdutivas prejudicam o ambiente corporativo, estimulando um espaço de baixa produtividade e satisfação cada vez menor. Dessa forma, a equipe perde em produtividade e o gestor perde em busca e alcance de resultados.

Você sofre com uma equipe improdutiva?

Então esse artigo foi feito pra você, pois iremos abordar os principais sinais de alerta e os prejuízos da baixa produtividade e das equipes improdutivas, para você identificar problemas de desperdício de tempo e encontrar maneiras de resolver essa situação. Confira:

Equipes improdutivas geram atrasos e resultados insatisfatórios

Quando muitas etapas do projeto atrasam ou os resultados são bem abaixo do esperado, é sinal de que sua equipe está improdutiva. Pode ser devido à metodologia ou recursos de trabalho inadequados, já que os processos existem justamente para aumentar a produtividade e facilitar as tomadas de decisão.

Sem algum tipo de metodologia definida, cada um fará o trabalho da sua maneira, que nem sempre é o melhor ou mais produtivo caminho. Da mesma forma, sem ferramentas apropriadas, as atividades podem levar muito mais tempo e esforço do que o necessário, resultando em retrabalho, falhas e frustrações para ambos os lados.

Esses atrasos que as equipes improdutivas costumam ter, geralmente trazem enormes prejuízos para o ambiente corporativo, porque os resultados esperados dificilmente serão alcançados e então a empresa e os gestores acabam perdendo em lucros.

Os gestores também ficam desmotivados por perceber que possuem na empresa pessoas que não estão interessadas em evoluir e crescer junto com o negócio. Por isso, em situações como essa o importante é dialogar com essa equipe improdutiva e explicar que é preciso melhorar, ao contrário serão tomadas medidas cabíveis.

Baixa motivação e comprometimento

Quando você percebe que os membros da equipe não estão engajados com suas atividades e empresa em geral, interessados ou motivados, fique alerta. Pior ainda quando se mostram ocupados demais com suas tarefas para participarem efetivamente das discussões empresariais.

Uma das causas é a atribuição de pessoas a atividades não compatíveis com suas funções. Se o funcionário não tem perfil para uma determinada tarefa, provavelmente não vai realizá-la corretamente, gerando um sentimento de insatisfação que contamina os outros.

Veja mais alguns aspectos que causam baixa motivação e comprometimento no trabalho:

  • Problemas pessoais trazidos para dentro do ambiente empresarial são empecilhos para o aumento da produtividade
  • Discussões ou brigas com colegas de trabalho
  • Fofocas dentro da empresa
  • Desperdício de tempo na utilização da internet da empresa para fins pessoais
  • Utilização de redes sociais e demais meios de entretenimento durante o expediente
  • Uso indevido do celular e conversas aleatórias

Falta de organização

A diminuição da produtividade também está diretamente relacionada à organização do ambiente de trabalho: da mesa de trabalho, dos objetos, dos documentos e pastas. Por isso, antes de pensar em produtividade é preciso pensar em organização.

Uma solução é estimular a organização na sua empresa para tornar-se um hábito. Crie espaços específicos para cada tipo de objeto que precisa ser guardado pelos profissionais (documentos, contas, pastas, etc.) e incentive que a sua equipe os mantenha organizados em seus devidos lugares, isso vale também para os arquivos eletrônicos armazenados em pastas de trabalho no computador.

Dessa forma, quase nunca haverá necessidade de fazer grandes arrumações na empresa, o que implica em mais tempo para a realização das atividades propostas.

Problemas na comunicação interna

Um dos problemas gerados pela queda da produtividade no trabalho é a falta de comunicação interna. Se você usa e-mail como maneira de delegar as atividades, por exemplo, saiba que essa não é a melhor solução para a sua empresa.

Afinal, se todo funcionário precisar acessar sua caixa de entrada constantemente para descobrir o que precisa fazer ou com quem deve falar, o tempo será desperdiçado de maneira contínua e muitas vezes a abertura do e-mail será uma desculpa para utilizar redes sociais e desperdiçar ainda mais tempo.

Uma equipe improdutiva corre o risco de ficar ainda mais ociosa se há problemas na comunicação interna. Um funcionário pode simplesmente não fazer nada enquanto aguarda a autorização do superior ou enquanto um colega não entregar a sua parte do trabalho.

Isso faz com que os problemas se tornem uma bola de neve e acabem prejudicando a equipe e os negócios da empresa como um todo.

Perda de oportunidades de negócio

Atualmente, com um mercado altamente competitivo, é preciso ter processos cada vez mais alinhados e uma equipe voltada para fazer mais com menos recursos. Em tempos de instabilidade econômica, qualquer perda pode fazer com que clientes deixem de contratar sua empresa, e isso faz com que os lucros caiam de forma que não possam ser recuperados facilmente.

Por isso, entregas pontuais, padrão de qualidade equilibrado e inovações são aspectos esperados pelo cliente. Caso contrário, é um risco que pode interferir na sobrevivência do negócio. e nesse sentido, é possível afirmar que equipes improdutivas fazem com que a empresa perca oportunidades de fazer mais negociações.

A produtividade no trabalho não só contribui para que um ambiente seja agradável, como também pode alavancar o faturamento da marca e/ou empresa.

Conseguiu perceber como equipes improdutivas prejudicam o seu negócio? É importante ficar sempre atento em como os seus colaboradores estão trabalhando e executando as suas atividades, assim evita-se a criação de um ambiente de trabalho com problemas de queda de produtividade entre os profissionais e com isso queda no crescimento e lucros insatisfatórios.

 

Então, o que achou deste artigo sobre equipes improdutivas? Se você gosta de materiais e artigos sobre produtividade continue acompanhando o nosso blog, atualizamos semanalmente com novos conteúdos sobre produtividade, segurança, Tecnologia da Informação e muito mais!

 

Passo a passo: como criar um manual de ética e bom uso da Internet no trabalho

Como evitar que a Internet prejudique a produtividade dos colaboradores e das equipes sem ter que privá-los do acesso ao universo digital, tão importante para acompanhar novidades, inovações e fazer contatos? Esse é um dilema que a maioria das organizações e gestores de equipes e TI enfrentam atualmente.

Estudos e pesquisas apontam que os colaboradores gastam, em média, 30% do tempo de navegação em sites sem qualquer relação com a atividade profissional. Além de representar prejuízo financeiro direto para a empresa, pelo desperdício de tempo e uso de recursos de tecnologia e Internet, a banda consumida pode comprometer a velocidade da Internet e atividades do restante da equipe, o que acaba resultando em um duplo prejuízo para o empregador.

Mas como lidar com a situação? Impedir a navegação na Internet não é uma prática recomendada, pois é praticamente impossível uma empresa e seus colaboradores ficarem desconectados. Por outro lado, liberar o acesso sem limites a qualquer site ou serviço online, pode trazer riscos, gerar problemas ou comprometer o desempenho da equipe e da segurança de informações da empresa.

Portanto, uma boa alternativa está na elaboração de regras para utilização da Internet na empresa, através de um Manual ou cartilha. Esse documento irá ajudar a adequar comportamentos, práticas e ações de todos os colaboradores, resguardando a companhia contra possíveis contratempos.

O grande desafio porém, é encontrar o ponto de equilíbrio entre a defesa dos interesses da empresa e o respeito à privacidade dos colaboradores. Para evitar que ocorram abusos de ambas as partes, o ideal é que o manual seja elaborado por uma comissão composta por representantes de diversas áreas da empresa. Assim, é possível ter um documento de autoria coletiva e com a participação dos próprios usuários da Internet.

O trabalho de elaboração e aplicação do manual de ética e bom uso da internet no trabalho deve ser realizado em etapas, que podem ser:

Etapa 1: Definição da equipe/comissão responsável

A participação deve ser estimulada pela direção da empresa, com o envio de sugestões e necessidades por parte dos colaboradores de todas as áreas e setores. Os responsáveis devem ser de diferentes áreas da empresa, sendo indispensável a participação dos gestores do setor de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação.

Etapa 2: Definição de regras e política de acesso

Os responsáveis pela elaboração do manual, seguindo as orientações do gestor de RH e TI, devem definir quais serão as regras de acesso à Internet, quais os tipos de conteúdos e sites podem ser acessados e quais estarão bloqueados. A sugestão é manter o equilíbrio e flexibilidade entre as necessidades da empresa e dos colaboradores.

Por exemplo, definir horários para acesso à determinados sites, como redes sociais, comunicadores instantâneos e e-mail pessoal, também é recomendado a criação de grupos de usuários, com regras de acordo com suas necessidades e perfil de atividades, por exemplo, os setores de imprensa, comunicação e marketing pode ter acesso mais amplo à redes sociais e o setor administrativo aos conteúdos técnicos sobre a área de contabilidade e administrativa.

Etapa 3: Elaboração do manual

O documento deve apresentar de forma explicativa e clara os seguintes pontos:

  • Usos permitidos para a internet e o e-mail corporativo;
  • Práticas proibidas e regras de acesso, detalhando o que não pode ser acessado;
  • Alerta para a possibilidade de monitoramento da navegação do colaborador;
  • Formas adequadas para mencionar a empresa nas redes sociais e sites;
  • Direitos dos colaboradores no que se refere à privacidade;
  • Sanções e penalidades para quem descumprir as regras estabelecidas no manual;
  • Tipos de dispositivos que podem ser utilizados nos computadores da empresa, conexão do smartphone, fones de ouvido e pendrive;
  • Tipo de conteúdo que pode ser salvo nos computadores da empresa.

Etapa 4: Elaboração de documento com política de uso da tecnologia da empresa

Ao implementar um política de gerenciamento de acesso à internet e de uso dos recursos de tecnologia, é necessário que a empresa formalize esse procedimento e informe os colaboradores. Para isso é importante a criação de um documento que detalhe as regras e condições de uso da internet e equipamentos de tecnologia, informe as penalidades no caso de descumprimento das regras e formalize o conhecimento do profissional em relação à política da empresa.

Você pode utilizar na sua empresa esse modelo de documento de política de uso da internet para empresas.

É importante que os colaboradores assinem esse documento comprovando sua ciência, resguardando assim a empresa no caso de alguma argumentação ou problemas com invasão de privacidade.

Etapa 5: Definição de ferramenta para controle e monitoramento

Para que a política de bom uso da Internet seja implementada e funcione corretamente, é imprescindível utilizar algum serviço para o controle e monitoramento do acesso à Internet. Através dessa ferramenta devem ser implementadas as regras de acesso definidas no manual e também é possível fazer o monitoramento da navegação dos seus colaboradores.

Através de relatórios e gráficos de acesso e navegação é possível verificar se as regras estão sendo seguidas pelos colaboradores e utilizar essas informações para comprovar o uso indevido e justificar as sanções e penalidades previstas no manual.

Há inúmeras alternativas de ferramentas e serviços para o gerenciamento do acesso à Internet, desde servidores locais com Linux e serviços de Proxy/Firewall, soluções personalizadas como Dell SonicWall, Fortinet Fortigate e vários outros, programas de controle a serem instalados nos computadores, até soluções mais modernas baseadas em nuvem como Open DNS e Lumiun Tecnologia.

Etapa 6: Divulgação do manual

Todos os colaboradores devem receber uma cópia do manual. Se possível, a empresa deve organizar uma atividade na qual o documento será apresentado, definindo a data que entra em vigor a política descrita no manual. Esse momento pode ser o início da campanha de conscientização sobre o uso responsável da Internet no ambiente corporativo. A companhia criará as condições para que o manual esteja disponível a qualquer momento via internet, em murais ou no setor de Recursos Humanos.

Etapa 7: Orientação e treinamento

O documento com a política de uso da Internet deve integrar o material recebido por todos os novos colaboradores, junto com as devidas orientações quanto às condições e regras de uso da internet e recursos de tecnologia na empresa. Cabe ao setor de Recursos Humanos destacar a importância do cumprimento das normas estabelecidas no manual.

A aplicação do manual deve ser alvo de campanhas permanentes por parte da empresa. O setor de RH tem papel fundamental na disseminação da cultura de uso responsável dos recursos de tecnologia da empresa, não apenas da Internet. Temas como download de material pirata (CDs, DVDs, games e softwares), disseminação de material pornográfico ou crimes relacionados ao ambiente digital devem fazer parte de seminários, cursos e atividades de treinamento para os colaboradores.

Etapa 8: Sanções e penalidades

O objetivo da implantação de uma política de bom uso da Internet não deve ser punir os colaboradores, mas criar a cultura de utilização responsável da tecnologia. Por isso, não é aconselhável aplicar as sanções abruptamente. Durante um período de adaptação, é recomendado informar os colaboradores caso não estejam cumprindo as regras previstas no manual. Se a prática de mau uso se mostrar recorrente, a empresa deve então aplicar as sanções e penalidades previstas.

Empresa e colaboradores têm responsabilidades e direitos quando o assunto é a utilização da internet e da tecnologia. Esclarecer os papéis de cada um e promover o bom uso da tecnologia gera benefícios a todas as partes. A elaboração adequada de uma política de uso da Internet e um manual para sua documentação deve ter como finalidade a formação de uma cultura corporativa, no sentido de beneficiar todos envolvidos, os colaboradores se tornando mais produtivos e a empresa melhorando seus resultados.

Se você tem alguma experiência semelhante na sua empresa, compartilhe conosco nos comentários!

9 mitos sobre a produtividade nas empresas que você deve parar de acreditar

Produtividade está mais relacionado à eficiência qualitativa do que quantitativa. Por exemplo, uma empresa produtiva é aquela que produz com eficiência, com o melhor aproveitamento possível e uma pessoa é produtiva quando aproveita muito bem o seu tempo, recursos e talentos para ser eficiente em qualquer tarefa que venha a desempenhar.

Pode-se dizer que atualmente, com a situação econômica e estável do nosso país, o sonho de qualquer empreendedor ou dono de empresa é contar uma com equipe de colaboradores altamente produtivos e focados, que possam realmente oferecer resultados para a empresa e obter crescimento profissional.

Porém, muitos conceitos errados são transmitidos hoje em dia em relação a produtividade, por isso listamos 9 mitos que cercam a produtividade dos colaboradores e que quando inseridos na empresa, podem acabar prejudicando o ambiente corporativo.

 

Mito 1: Quanto maior o número de ferramentas utilizadas melhor para a produtividade

Bem pelo contrário, pois se for possível usar apenas uma ferramenta, será melhor para a produtividade. Ferramentas em grande quantidade levam ao desperdício de tempo e a procrastinação, de forma que o colaborador fica sem saber o que pode e deve ser utilizado.

A ideia de um trabalhador organizado apenas com uma agenda e algumas ferramentas de gestão é a melhor, porque dessa forma a organização fica mais fácil de ser realizada e o trabalho acaba sendo desempenhado conforme o que foi estipulado.

 

Mito 2: A produtividade tem os limites que eu quiser

Não há um limite fixo de horas que alguém possa trabalhar, mas a partir do momento que isso começar a interferir na sua vida fora do trabalho, algo está errado. Isso quer dizer que não adianta o colaborador trabalhar 24h por dia, até porque isso é humanamente impossível.

É interessante estipular horários na sua empresa, para que os funcionários produzam, mas também tenham um tempo de descanso entre uma atividade e outra, isso auxilia para a produtividade e também faz com que o colaborador não canse tanto ou acabe perdendo o interesse no seu trabalho pelo excesso de horas trabalhadas.

Existem técnicas que auxiliam para que os limites sejam impostos e os funcionários não excedam as suas horas normais de trabalho dentro da empresa. Uma dessas técnicas é a Pomodoro, que se baseia na ideia de dividir os fluxos de trabalho em blocos de concentração intensa e após o término do bloco você tem uma pausa para descanso.

 

Mito 3: Planejamento é sinônimo de produtividade

O planejamento deve ser algo que não tome mais do que cinco minutos do seu dia. Depois disso, parta para ação e deixe os planejamentos mais prolongados para os fins de semana ou períodos de férias. Porém, é importante definir metas importantes e que precisam ser atingidas durante a semana, por exemplo.

Dessa forma evita-se problemas com perda de prazos, entregas atrasadas ou que não resultam para a empresa. Além disso, é importante que exista um planejamento de toda a equipe e também de cada funcionário, de forma individualizada. Assim, cada um tem o conhecimento do que precisa realizar e os objetivos que devem ser alcançados com determinada atividade.

 

Mito 4: Sistemas devem ser rígidos

Pelo contrário. É importante adaptar os processos a realidade da sua empresa e produzir mais em menos tempo, porém, sempre mantendo a qualidade. Quando o sistema é muito rígido dentro da empresa, pode acontecer do colaborador acabar sentindo-se pressionado e não “render” o quanto deveria.

Sabe-se que antigamente o método utilizado pelos gestores para fazer com que os funcionários produzissem era em torno da pressão psicológica e muitas vezes ameaças contra a sua posição na empresa ou até mesmo ao emprego. No entanto, com o passar dos anos aconteceu o abandono radical de conhecimentos e métodos ultrapassados de trabalho, fazendo assim com que possa existir uma relação cordial entre a equipe e o gestor, facilitando a comunicação e a rotina de trabalho.

 

Mito 5: Produtividade significa mais trabalho

Se a sua equipe for mais produtiva, com certeza ficará com mais tempo disponível dentro da empresa, pois como citado anteriormente, a produtividade não tem relação alguma com mais trabalho, e sim como você trabalha e o quanto motivado se encontra para realizar as atividades dentro da empresa.

Segundo pesquisas, mais de 60% dos trabalhadores ainda acreditam que a produtividade está ligada a um aumento na quantidade de horas dentro da empresa e nas atividades exercidas. No entanto, o correto é o contrário, permanecer menos tempo dentro da empresa e entregar atividades solicitadas, da melhor forma, prezando pela qualidade e entrega nos prazos.

 

Mito 6: Quanto mais produtividade, menos criatividade

É normal que nas primeiras semanas que estiver tentando melhorar a sua produtividade, a imaginação fique um pouco afetada. Muitas pessoas dizem que isso acontece porque o fato de estar sempre seguindo o que é pré-definido, acaba por “eliminar” a sua capacidade imaginativa ou afetar a sua criatividade, tornando o seu trabalho em algo mecânico.

Porém, existe um tempo para adaptação e após esse tempo é possível sim aliar a produtividade com a criatividade, obtendo resultados excelentes e hábitos diários.

 

Mito 7: Trabalhar constantemente sob stress

No fundo, colocar alguns prazos e horas para terminar as tarefas provoca mais stress no início, mas é facilmente aliviado ao mesmo tempo em que você enxerga as suas tarefas concluídas. Geralmente quando iniciamos a ser produtivos, a relutância em mudar surge e com ela o stress de mudanças de hábitos e readequação dentro da empresa.

Entretanto, conforme a organização entre a equipe se estabelece, o stress diminui e o trabalho consegue ser desempenhado de forma fácil e tranquila.

 

Mito 8: É chato ser produtivo

Existe algo mais motivador do que ver as tarefas concluídas e ficar com mais tempo para si? A maioria das pessoas gostaria de realizar as suas atividades com qualidade, entregar na data correta e ainda por cima não ficar com trabalhos “emperrados”, onde a procrastinação acaba reinando e impedindo a realização.

Por isso é importante entender o valor da produtividade e em como a sua implantação melhora o dia a dia e a rotina de trabalho, e mesmo que a sua inserção seja um pouco “chata” e difícil inicialmente, após algum tempo a situação se estabiliza e os resultados começam a surgir.

 

Mito 9: Não nasci para ser produtivo

Ser produtivo é um hábito que se adquire ao longo da vida e raramente pode-se dizer que alguém nasceu com o dom de ser hiperprodutivo. É claro que existem pessoas que parecem ter nascido mais organizadas do que as outras, mas a verdade é que isso é o resultado dos primeiros hábitos enquanto criança ou adolescente.

A produtividade é facilmente treinável quando existe a necessidade e vontade de inseri-la no dia a dia, de forma a melhorar a qualidade de vida em todos os âmbitos.

 

Se você quer ser produtivo e manter a sua equipe produtiva e motivada deve esquecer desses mitos e focar em como melhorar a produtividade. Dessa forma é mais fácil chegar aos objetivos desejados e fazer com que a sua equipe esteja proposta a caminhar junto em busca de crescimento!

7 hábitos que você deve adotar para ser mais produtivo no trabalho

Manter-se focado e produtivo no trabalho não é uma tarefa fácil, mas deve tornar-se um hábito, pois até mesmo os ambientes que contribuem para que a atenção dos colaboradores seja mantida, apresentam distrações capazes de comprometer o andamento do expediente.

A solução pode ser mais simples do que você imagina. Muitas vezes, a falta de foco e a baixa produtividade podem ser resolvidas com um pouco de organização e responsabilidade.

Sendo assim, preparamos uma lista com 7 hábitos que quando colocados em prática, contribuem para você se tornar mais produtivo no trabalho.

Veja quais são esses hábitos:

Organização torna você mais produtivo no trabalho

As pessoas desorganizadas são mais propensas a desenvolverem transtornos de ansiedade. Isso acontece porque a falta de organização no seu dia a dia as impossibilita de ter uma dimensão real do volume de trabalho que elas precisam executar e seus respectivos deadlines.

Os desorganizados, durante boa parte do tempo, acham que têm trabalho demais ou de menos, e o resultado disso é a habitual correria para entrega de uma tarefa que, muitas vezes, precisa ser refeita. Para solucionar esse problema, faça uma lista de suas tarefas diárias, priorizando o que for de maior urgência, mesmo quando duas ou mais pessoas lhe pedirem algo de alta prioridade.

É importante estabelecer tempo para todas os seus afazeres diários, por exemplo, das 8h às 9h: responder e-mails; das 9h às 10h, verificar o andamento dos projetos, e assim por diante. Essa lista só tem relevância se você seguir à risca. É colocando tudo no papel que você consegue visualizar o que precisa ser feito e, consequentemente, dar conta de tudo.

Vale lembrar que a organização da sua estação de trabalho também é muito importante. Perder minutos preciosos procurando por documentos, cartões ou até mesmo uma simples caneta, prejudica todo o seu fluxo de trabalho. Seja um escritório enorme ou pequeno, mantenha suas coisas limpas e organizadas.

Sua rotina pessoal também influencia a sua produtividade

Sua vida pessoal está conectada à sua vida profissional. Isso significa que pequenas atitudes que facilitem a sua rotina em casa, contribuem para que você aumente sua produtividade no escritório.

Por exemplo, se você levanta sempre em cima da hora para chegar a tempo ao trabalho, experimente facilitar sua saída deixando sua roupa e pertences prontos.

Assim, já sabendo o que vai vestir e com sua bolsa ou maleta prontas, você não perde tempo e consegue tornar suas manhãs funcionais e produtivas.

Além disso, as chances de esquecer algo importante diminuem drasticamente quando você se prepara com antecedência.

Fique off-line

Quando estiver realizando uma tarefa que exija toda a sua atenção, desconecte-se. Não responda a e-mails, não entre em redes sociais, coloque seu celular no modo “não perturbe” e, se for possível, bloqueie seu ramal.

Ao dedicar seu tempo e concentração à apenas uma tarefa, você consegue ser produtivo no trabalho, mantendo um fluxo de raciocínio que possibilitará que a atividade seja feita de modo completo e, na maioria das vezes, mais rapidamente.

Aliás, estabelecer um horário na sua agenda para o uso da tecnologia é uma ótima medida para manter seu foco e ser mais produtivo no trabalho.

Peça ajuda

Você não é obrigado a saber todas as repostas. Se você atingiu um ponto que não consegue evoluir, converse com seus colegas. Alguém poderá enxergar um caminho pelo qual você ainda não tentou e que o levará à conclusão da tarefa.

Relacionar-se com as pessoas que trabalham com você é essencial para momentos como esse, além de harmonizar o seu ambiente de trabalho. Caso você seja a única pessoa que pode “desencalhar” o andamento de uma tarefa, dê uma pausa para respirar.

Às vezes, levantar e ir tomar um café faz com que, ao tirar a mente do problema, você consiga uma resposta para o que está procurando.

Essa técnica foi muito utilizada por grandes nomes, como Albert Einstein. O físico alemão, ao se deparar com um aparente beco sem saída, se entregava às tarefas domésticas, como lavar louças, para que deixasse seu cérebro livre para receber um insight, o que sempre acontecia.

Use mapas mentais para ajudá-lo a visualizar o resultado final

Para algumas pessoas, é extremamente difícil iniciar uma tarefa sem conseguir visualizar o resultado final.

Se esse for o seu caso, use a técnica dos mapas mentais para ajudá-lo a ter uma visão geral de todo o processo: início, desenvolvimento e resultado final.

Caso você não esteja familiarizado com a criação de mapas mentais, lance mão de aplicativos e softwares que fazem isso para você. Ao inserir a ideia central, o programa vai desenvolvendo ramos que vão expandindo a ideia até que tenha todos os aspectos pertinentes.

Dessa forma, ao observar exatamente onde se pretende chegar, você pode canalizar sua produtividade para esse caminho.

Cuide de sua saúde

A sobrecarga de trabalho é extremamente nociva ao organismo humano. Portanto, ao se sentir assim, utilize técnicas simples e rápidas que contribuem para que seu equilíbrio físico e mental seja restabelecido.

Não exagere na quantidade de café, beba bastante água, respeite seus limites, não almoce com pressa e prefira alimentos nutritivos com pouca, ou praticamente nenhuma adição de gordura ou açúcar.

Certifique-se que sua posição de trabalho é confortável para a sua coluna lombar e cervical (pescoço).

Ao perceber que está mais estressado do que gostaria, pare por um instante e faça esse exercício de respiração por algumas vezes:

  • Inspire o ar pelo nariz contando até 5.
  • Segure o ar por 10 segundos.
  • Expire lentamente contando até 10.
Deixe de lado as distrações

Quando você percebe que tem muitas atividades para desempenhar, o melhor é manter as distrações bem longe, principalmente quando o seu objetivo principal é ser mais produtivo no trabalho. Ter o celular em mãos, acessar redes sociais e comunicadores instantâneos pode ser muito prejudicial, além de fazer você perder tempo.

É importante entender que a produtividade não surge do dia para a noite, são práticas que devem ser tomada e então tornam-se hábitos diários, por isso tenha em mente que o seu objetivo final é ser mais produtivo no trabalho, mas que cada passo em busca de melhorias é importante para o crescimento profissional.

Com isso, logo você estará pronto para recomeçar e manter sua atenção e produtividade.

Atitudes simples como essas, podem se tornar hábitos eficazes para tornar sua rotina de trabalho mais produtiva e mantê-lo mais tranquilo a respeito de suas atividades diárias. Experimente!

Ferramentas online para melhorar a gestão em pequenas e médias empresas

Hoje em dia, com a quantidade de informações e dados que precisamos processar e analisar nas empresas, fica complicado acompanhar tudo a todo momento. É nesse sentido que ferramentas e serviços online para gestão podem auxiliar os gestores em seus desafios na busca de uma administração eficiente dos recursos e processos que fazem parte da sua empresa.

Considerando o mercado competitivo atual, sabemos que as empresas precisam buscar mais eficiência e produtividade para que possam se colocar à frente de seus concorrentes. Por isso extrair o máximo de resultados em todos os setores e processos da sua empresa é fundamental.

Existem soluções robustas de gestão como ERPs, que são bastante complexas e demandam alto investimento, por isso podem não ser a melhor opção para empresas de pequeno e médio porte.

Para as PMEs a melhor alternativa é utilizar serviços focados em atender setores e necessidades específicas do seu negócio, como a parte financeira, vendas, controle de tarefas, atendimento a clientes, armazenamento de arquivos e recursos de tecnologia e internet.

Usar soluções especializadas é uma maneira de otimizar a execução da tarefas e potencializar os resultados em todas áreas do seu negócio. Para auxiliar na sua análise, listamos alternativas de ferramentas online especializadas nas diferentes áreas e setores da sua empresa, que podem auxiliar você a ter uma gestão eficiente e de resultados na sua empresa.

Vejamos então as opções de serviços para cada uma das áreas:

Gestão financeira

ContaAzul

O ContaAzul é um dos melhores e mais conhecidos sistemas online de gestão financeira para micro e pequenas empresas. Com o serviço é possível controlar as movimentações financeiras, suas vendas, seu estoque e emitir nota fiscal eletrônica sem complicação e por um preço justo. Além disso, possui um bom atendimento e suporte ao cliente por telefone, e-mail e chat, incluso em sua assinatura.

Nibo

Para fazer a gestão financeira você também pode contar com o Nibo, software que é sinônimo de simplicidade. Está disponível tanto para empresas como para contadores e conta com mais de 50 mil clientes, oferecendo tranquilidade através de funcionalidades, como: emissão de nota fiscal, emissão de boletos bancários, fluxo de caixa, conciliação bancária e integração contábil. O investimento fica um pouco abaixo do ContaAzul, dependendo do plano contratado.

QuickBooks ZeroPaper

Inicialmente conhecido como apenas ZeroPaper, o QuickBooks é uma ferramenta para quem busca uma solução prática e acessível, já que possui forte diferencial nos valores, sem deixar a desejar nos recursos disponíveis. Se você busca uma solução de menor investimento e sem necessidade de recursos elaborados, com certeza é uma excelente alternativa.

Controlle

O Controlle é a versão empresarial do gestor de finanças pessoais Organizze. É mais uma ferramenta com destaque na simplicidade, com valores intermediários entre o ZeroPaper e Nibo/ContaAzul.

Existem inúmeras alternativas de serviços para gestão financeira, o ideal é você entender bem as suas necessidades e a partir disso avaliar os benefícios e a melhor relação de retorno do investimento entre as alternativas disponíveis.

Gestão de projetos e tarefas:

Runrun.it

O Runrun.it é uma solução completa para gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho, permitindo acompanhar o tempo gasto pela equipe em cada tarefa e visualizar relatórios gerenciais que permitem uma visão completa do andamento das atividades. Possui a opção de teste por 14 dias para avaliação, após esse período é necessário adquirir um plano pago.

Trello

Possivelmente o Trello seja a ferramenta mais utilizada no mundo pelas empresas para gestão de processos e tarefas, devido a sua simplicidade e praticidade. O serviço é baseado em quadros de trabalhos onde basta definir o fluxo de processos e tarefas a serem realizadas, organizando cada tarefa por responsável e área relacionada. Em sua versão grátis é possível um bom controle com as funcionalidades disponíveis, recursos avançados estão disponíveis nas versões pagas.

Acelerato Projetos

Esta é uma ferramenta desenvolvida pela Bluesoft, que permite uma gestão completa de projetos e distribuição de tarefas por equipe, além de relatórios com o andamento das atividades. Possui apenas a opção de teste por 15 dias, sem plano gratuito, e o investimento é próximo das outras alternativas, sempre com valores baseados no número de usuários.

Para gestão de projetos, temos ainda mais opções disponíveis, para todos os gostos e necessidades. Novamente, avalie os benefícios e escolha a que melhor se encaixa nas suas necessidades. Geralmente soluções simples são a melhor opção para que está começando.

Gestão de documentos e arquivos

O armazenamento de arquivos em nuvem já é uma realidade em boa parte das empresas, visto que são muitos os benefícios, pois não há necessidade de investimento em servidores de arquivos e backup, por exemplo. Além da praticidade de ter os arquivos disponíveis em qualquer local ou dispositivo.

Dropbox

Com o Dropbox você pode salvar os arquivos em nuvem e acessar de qualquer local. O serviço é uma forma segura de armazenar e compartilhar arquivos. E pra facilitar a utilização é possível instalar um aplicativo que pode ser instalado em computadores ou dispositivos móveis. Há opção de utilização sem custos com limite de espaço disponível e planos pagos de acordo com a capacidade de armazenamento necessária.

Google Drive

O Drive é a solução de armazenamento do Google, por isso dispensa apresentação. Além da facilidade e praticidade na utilização, uma grande vantagem é a possibilidade de criação e edição de documentos, planilhas e apresentações online e de forma compartilhada e colaborativa entre vários usuários. Possui integração com sua conta do Google e permite o acesso via aplicativo. No plano gratuito o limite de armazenamento é de 5GB, a partir disso há diferentes opções de acordo com o espaço necessário.

Gestão de Vendas

Se sua empresa ainda não utiliza uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o funil de vendas e atividades dos vendedores, pense nisso como prioridade!

Pipedrive

O Pipedrive é dos principais CRM disponíveis no mercado, possuindo mais de 50.000 clientes em todo o mundo. Sua principal característica é a praticidade com que a plataforma permite a gestão do fluxo de vendas e tarefas a serem realizadas pelos vendedores, aliados a recursos completos de gestão. Também possui aplicativo para acompanhamento das vendas em dispositivos móveis. Os valores e planos disponíveis são acessíveis, considerando os benefícios e comparado a outras alternativas.

Salesforce

A Salesforce é referência entre as ferramentas de gestão de vendas, pois é precursor em muitos conceitos de gestão de vendas e desenvolve aplicativos de gestão inovadores. Por ser uma ferramenta mais completa e robusta, é voltado para empresas que demandam mais funcionalidades e possuem mais orçamento disponível.

Agendor

O Agendor é uma solução totalmente brasileira, que não deixa nada a desejar se comparado a ferramentas mais utilizadas no mundo, como o Pipedrive. Se destaca pela simplicidade e possui funcionalidades completas, além de disponibilizar o acesso via aplicativo em dispositivos móveis. Os valores são bem competitivos, por isso é uma boa alternativa a ser analisada. Também possui uma versão gratuita para até 2 usuários.

Outras alternativas que podem ser avaliadas são o Sugar CRM, Zoho CRM e o HubSpot CRM, que é gratuito.

Também temos dezenas de soluções disponíveis no mercado, então analise os prós e contras de cada opções e fique com a que melhor lhe atende.

Gestão de comunicação interna:

Para comunicação entre as equipes e colaboradores, há muitas formas de resolver essa necessidade, desde o tradicional e-mail, até ferramentas de conversa online ou intranet corporativo. O importante é permitir e incentivar essa comunicação e principalmente a troca de conhecimento entre os colaboradores.

Slack

Vale a pena destacar o Slack como ferramenta para comunicação entre equipes. O serviço permite a troca de mensagens baseado em times e canais de interesse, além de conversa direta entre membros de cada equipe. Ainda é possível o envio de arquivos, busca no histórico de mensagens e integração com inúmeros outros serviços online. Cada usuário pode fazer parte de vários times e o acesso pode ser via site, aplicativo desktop ou mobile. E o melhor, sua empresa pode utilizar tudo isso sem custo, a cobrança é necessária apenas para recursos avançados e times maiores.

WhatsApp

Esse dispensa apresentação, já que é usado pela imensa maioria de usuários de internet. No caso de ser usado como ferramenta de comunicação entre colaboradores, é importante boa orientação para que não se torne um canal de conversas desnecessárias e fora do escopo de trabalho.

Outra boa opção é o Skype, que além de permitir conversar internas, pode ser usado para comunicação com clientes e fornecedores.

Gestão de atendimento a clientes

Para atendimento e suporte a clientes também temos dezenas de serviços disponíveis. Se esse atendimento é uma atividade relevante para o seu negócio, é importante avaliar soluções que tenham recursos que permitam um bom atendimento, já que um cliente mal atendido e insatisfeito com certeza é uma das últimas coisas que você quer para sua empresa.

Dependendo do negócio, o atendimento pode ser realizado por e-mail e telefone, nesse caso é importante disponibilizar canais de comunicação e retornar todos contatos com rapidez. Também é necessário que os atendimentos sejam armazenados para que o gestor possa acompanhar a qualidade dos atendimentos e corrigir falhas, quando necessário.

Soluções de helpdesk também podem ser ótimas alternativas, algumas das mais conhecidas e usadas no mercado são o ZenDesk e o Freshdesk.

Gestão de informações:

É comum termos ideias ou encontrarmos conteúdos úteis ao longo do dia e por falta de registro acabar esquecendo tudo. Pra resolver esse problema o Evernote é excelente, pois é possível guardar anotações, endereços de internet, áudios, vídeos, imagens e tudo que tenha alguma conteúdo relevante para você e sua empresa.

Gestão de marketing:

Sabemos que o conceito de marketing é bastante abrangente, já que contempla toda forma de comunicação que a sua empresa faz para com o mercado e seus clientes. Por isso vamos listas algumas alternativas para algumas das formas e canais utilizados hoje em dia na internet para divulgação das empresas:

Redes sociais
E-mail marketing
Marketing Digital

Se tratando de marketing, cada canal de divulgação possui diferentes formas de gestão. Para que você possa ter bons resultados, é sugerido priorizar alguns canais e ferramentas a serem utilizadas, para extrair o máximo que estes podem contribuir para sua empresa.

Gestão da internet:

Não menos importante, é gerenciar o uso da internet na sua empresa, considerando a relevância que esse recurso tem na execução das atividades pela equipe e funcionamento dos sistemas usados pela empresa. O controle da navegação também evita a perda de foco e desperdício de tempo dos colaboradores.

A Lumiun Tecnologia é uma excelente opção para tornar o uso da internet mais seguro e produtivo na sua empresa. Pois é um serviço de fácil instalação, gerenciamento simplificado e demanda baixo investimento, diferente de outras soluções disponíveis no mercado que exigem alto investimento com aquisição de servidores e manutenção, além de profissionais técnicos altamente especializados.

Por fim, podemos concluir que existem excelentes opções de serviços online que permitem você otimizar a gestão da sua empresa, em todos os setores.

Como já foi dito, a eficiência e produtividade hoje em dia é um diferencial para as empresas e bons resultados são gerados com dedicação, inteligência e também com a contribuição de ferramentas que possam facilitar a administração do seu negócio. Portanto, em cada área ou necessidade que sua empresa tenha, considere utilizar serviços online para melhorar sua gestão, analise as alternativas, avalie o retorno do investimento e invista na melhor opção.

Esperamos que o artigo tenha sido útil. Se você utiliza ou recomenta outras ferramentas para as áreas abordadas no artigo, por favor compartilhe conosco nos comentários!

Controlar o acesso à internet nas empresas melhora a produtividade da equipe?

Você já passou pela situação de encaminhar projetos para os colaboradores realizar em um prazo específico e quando chega a data prevista, o projeto ainda não saiu do chão? O tempo parece nunca ser suficiente para a realização dos trabalhos? Se isso acontece na sua empresa, fique atento, a causa da baixa produtividade pode estar no desperdício de tempo na internet, com atividades pessoais dos seus colaboradores.

Existem muitas formas de distração na internet, se o seu colaborador costuma navegar em redes sociais, assistir vídeos, ouvir música ou acessar sites de entretenimento, é muito fácil desperdiçar horas de tempo de trabalho e consequentemente dos recursos da empresa. Infelizmente, essas distrações são muito atraentes e alguns profissionais acabam desperdiçando valiosas horas de trabalho na internet.

Com o objetivo de criar um perfil de utilização da internet nas empresas brasileiras, criamos o Relatório sobre o perfil de utilização da internet nas empresas (2016), onde analisamos os acessos durante todo ano de 2016 em 50 empresas e mais de 2.000 profissionais. O relatório mostra que praticamente 2 em cada 3 acessos são em sites sem nenhuma relação com as atividades profissionais.

Como a internet é uma ferramenta essencial no ambiente de trabalho atualmente, é importante que você gestor, saiba como agir quando o acesso à internet é realizado sem responsabilidade por parte do colaborador, que ultrapassa os limites estipulados pela empresa. Como a tecnologia e a quantidade de serviços disponíveis na internet não param de avançar, é necessário gerenciar o uso da rede no ambiente de trabalho, para evitar o desperdício de tempo e melhorar o foco e produtividade dos colaboradores.

Se você está passando por situações de baixa produtividade na equipe, falta de foco dos colaboradores e queda de resultados, entenda porque monitorar e controlar o acesso à internet em sites fora do escopo de trabalho, na maioria das vezes é uma das melhores opções.

Mais responsabilidade no uso da internet

Tudo seria mais fácil se todos os colaboradores soubessem fazer um uso adequado da internet, utilizando o equilíbrio entre as horas de trabalho e descanso dentro da empresa, mas não é o que acontece. Por isso, quando é criada uma restrição no acesso à alguns sites ou controle por horários, existe uma obrigação para que a equipe cumpra o que foi estipulado pelo gestor. Dessa forma, conforme o tempo vai passando, a responsabilidade no acesso à internet começa a se instalar em cada colaborador.

Muitas vezes os colaboradores acabam até sentindo-se satisfeitos após a restrição de alguns sites, pois percebem como é possível produzir muito mais quando se está longe de distrações e com isso, entendem melhor a sua posição e importância dentro da empresa.

Foco e produtividade tornam-se prioridade

Normalmente os colaboradores deixam seus e-mails pessoais, perfil no Facebook, Twitter, sites de esporte e notícias abertos em seus computadores e dispositivos móveis, o que prejudica muito o foco e gera distrações constantes durante a realização das atividades.

Com a limitação e o monitoramento no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa. Porém, isso não quer dizer que o colaborador não possa ter um momento de descanso durante o seu expediente de trabalho, para que isso aconteça a política de acesso à internet deve ser definida de uma forma equilibrada, com ganhos para a empresa e a equipe.

Melhoria no desempenho da internet

A internet da sua empresa pode não ser das melhores, mas às vezes a lentidão é consequência da má utilização da internet. Imagine que seus colaboradores assistem vídeos, ouvem rádio, transferem arquivos pesados e acessam as redes sociais, não tem velocidade que sustente! Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes acabam sendo prejudicadas. No entanto, com o bloqueio de alguns sites, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Como eu posso fazer a restrição de acesso à internet na minha empresa?

Hoje existem diversas ferramentas disponíveis, que possibilitam que você faça uma melhor gestão da internet na sua empresa, em busca de uma equipe mais produtiva e resultados eficientes. Com um controle de acesso à internet você tem autonomia para definir como vai realizar a restrição de acesso, sendo importante muitas vezes, levar em consideração particularidades de cada colaborador e funções dentro da empresa.

Com um serviço de monitoramento como o Lumiun você pode monitorar a rede da sua empresa, ter acesso a relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades impostas.

O Lumiun também possibilita fazer o bloqueio de sites por categorias, assim de uma forma prática e intuitiva você consegue realizar uma análise do que acredita ser importante bloquear ou limitar na internet de seus colaboradores. Soluções que têm como objetivo monitorar o acesso à internet estão sendo primordiais para os gestores das empresas atualmente, que estão prezando cada dia mais pela produtividade entre a sua equipe, principalmente pela competitividade que está inserida no mercado de trabalho.

Se você ainda está em dúvida sobre adotar uma medida para gestão de acesso à internet na sua empresa, pode calcular o desperdício que a sua empresa tem hoje, em função da má utilização da internet. No entanto, se você percebeu que adquirir um serviço como o Lumiun será de grande valia para a sua empresa, fale com um dos nossos consultores e veja como aumentar a produtividade pode ser simples e prático!

Sua empresa precisa ser mais produtiva? Saiba o que fazer!

Devido ao cenário econômico atual, é comum as empresas apresentarem problemas relacionados a queda de resultados e baixos rendimentos. Porém, muitas empresas têm complicações instaladas há bastante tempo, e por conta disso não conseguem se estabelecer no mercado e manter sua produtividade e rendimentos, razão pela qual acabam fechando, ou demitindo uma grande parte dos colaboradores.

Em períodos de crise, é fundamental voltar a atenção para a gestão e produtividade, para que sua empresa consiga aumentar os resultados, os gestores precisam ter em mente dois conceitos primordiais: competência e o desempenho. Com isso, as ações precisam ser pensadas para melhorar a gestão da empresa e a produtividade da equipe, como também no papel de cada colaborador, para manter a organização no ambiente corporativo.

A partir disso, preparamos 9 dicas que podem auxiliar sua empresa a melhorar os resultados e competitividade em relação aos concorrentes e ao mercado.

Mudanças focadas em produtividade

Antes de qualquer coisa, você precisa ter em mente que se a sua empresa não está apresentando os resultados esperados, algo está errado, e quando alguma coisa não está certa, deve ser modificada. É preciso entender que insanidade é fazer a mesma coisa todos os dias esperando um resultado diferente, portanto se você não está satisfeito com a performance da sua empresa, prepare-se para realizar mudanças em todos os setores.

Para saber onde é melhor focar as mudanças, é necessário avaliar qual setor ou parte da sua empresa não está gerando os resultados esperados, para então implementar melhorias, sempre tendo como objetivo resultados, somente assim você poderá tornar a sua empresa mais competitiva.

Entender o Retorno sobre Investimento (ROI)

Calcular o ROI nada mais é do que saber quanto dinheiro a empresa está ganhando (ou perdendo) com cada investimento realizado. Isso inclui tudo o que for feito visando algum lucro futuro para a empresa, como por exemplo treinamento da equipe de vendas e estratégias para captação de novos clientes. Desse modo, fica claro não só quais investimentos são vantajosos, mas também como otimizar aqueles que já estão dando certo, a fim de que tenham um desempenho ainda melhor.

Faça um planejamento estratégico

É importante colocar no papel a razão de ser da sua empresa, como você quer ser reconhecido e liste as qualidades que você deseja para sua equipe. Traga essas informações para suas discussões e lembre-se delas a todo momento. Missão, visão e valores existem para guiar você e o seu time.

Defina a competência de cada cargo

Essa dica parece não ser tão importante, pois você como gestor da empresa sabe o que cada colaborador está realizando dentro da empresa e como os cargos estão distribuídos. No entanto, é de grande importância que seja feito esse levantamento das competências de cada um, para que o planejamento estratégico da empresa possa se concretizar.

Preserve as informações da sua empresa

Com a utilização da internet para praticamente todas as atividades do nosso dia a dia, é preciso um cuidado redobrado na hora de posicionar a empresa no meio digital. A segurança precisa ser preocupação constante dos gestores, que devem prezar para que os dados da empresa não sejam colocados em risco. Se tratando de segurança, os investimentos principais devem ser sempre na prevenção de problemas gerados. No caso de ocorrência de falhas na segurança os riscos e prejuízos são muitas vezes enormes, como por exemplo, perda, vazamento ou sequestro de informações.

Faça das metas realidade

Defina objetivos de curto, médio e longo prazo, pois isso facilita no planejamento e também faz com que você perceba a evolução gradativamente. Definir, divulgar e acompanhar metas para cada departamento facilita a conquista dos objetivos da empresa e também faz com que cada funcionário consiga saber o seu papel no cumprimento das metas e possa auxiliar ao alcance do objetivo final, que é a busca por melhores resultados.

Dê autonomia para a sua equipe

Os resultados são melhores quando o colaborador se sente parte da solução e definições da empresa, por isso, incentive a tomada de decisão em todos os níveis. Decisões alinhadas com os valores da empresa dificilmente vão ser negativas, o esforço para incorporar os valores é menor do que o de gerenciar todas as decisões.

Identifique as falhas

Como você já identificou o perfil de cada colaborador e deu autonomia para a sua equipe, agora é hora de ver onde estão as falhas, motivos de queda nos resultados. Analise o seu time e veja se as pessoas estão nos setores corretos dentro da empresa e cumprindo com as suas obrigações trabalhistas.

Saiba o valor da produtividade para os resultados

A produtividade é uma das características mais requisitadas hoje pelas empresas. Isso acontece porque está totalmente ligada com o crescimento e melhores resultados. Controlar a produtividade é importante para fazer o trabalho render mais e para que o tempo de realização de atividades seja suficiente, afinal, tempo é dinheiro, assim, trabalhar mais em menos tempo significa ganhar mais.

A queda na produtividade pode ser um ponto negativo quando se busca resultados para a empresa e pode ser causada por inúmeros fatores, como por exemplo desperdício de tempo nas redes sociais, ociosidade, falta de diálogo e definições, entre outros.

Controlar a produtividade através da gestão vai lhe ajudar a identificar os pontos fracos da sua empresa, torna-lá mais produtiva, reduzir os desperdícios de tempo e recursos, fazendo com que sua empresa seja mais eficiente e competitiva.

 

Você acha que essas dicas foram úteis e podem lhe auxiliar a alavancar o seu negócio e lhe trazer mais resultados? Compartilhe a sua experiência conosco e continue acompanhando o nosso blog.