Sua empresa está segura contra ataques no mundo digital?

Existem vários meios e serviços para minimizar os impactos de ataques e falhas de segurança nas empresas no mundo digital, mas mesmo assim o acesso à internet e a comunicação de dados nunca estarão 100% seguros. Os meios que as informações se propagam no mundo digital são diversificados e extensos, vão desde o envio de um e-mail, passam pela navegação nos mais variados sites, até a conversa em um software de comunicação instantânea.

Neste cenário, as corporações estão perdendo o controle dos seus dados e das atividades dos seus colaboradores no mundo digital, com isso correm o risco de ser mais vulneráveis a ataques de hackers, malwares e sites maliciosos, o que permite o acesso aos computadores e informações da empresa, prejudicando a produtividade e gerando prejuízos gigantescos para as empresas.

Ataque APT e o impacto negativo no mundo digital

Entre as inúmeras formas de ataque, existe a Ameaça Persistente Avançada (APT), que são ameaças cibernéticas com a prática da espionagem por base em algum software que foi efetuado download dentro da máquina do usuário. Esse tipo de ataque é direcionado e tem como foco a captura e roubo de informações de pessoas estratégicas dentro da corporação. Em ataques como esse os hackers passam despercebidos por sistemas de detecção por um longo período, enquanto tentam roubar informações críticas.

O Brasil é o país da América Latina com maior índice de ataques APTs e 74% dos profissionais de segurança acreditam que serão alvos desse tipo de ameaça no mundo digital, segundo estudo da Information Systems Audit and Control Association. Esse é somente um tipo de malware existente, pois além das APTs ainda existe o Ransomware, Pishing, Spyware, vírus, entre outros.

PMEs podem ser alvo de ataques?

Diferente do que muitos pensam, esses ataques não se imitam a capturar informações apenas de empresas de grande porte, mas também de pequenas e médias empresas, sendo muitas vezes o foco preferido dos cibercriminosos. Pode-se dizer ainda que hoje as pequenas e médias empresas (PMEs) são as mais atingidas com ataques de hackers, segundo levantamentos realizados.

Isso acontece principalmente porque as empresas de pequeno e médio porte muitas vezes não possuem uma preocupação com a segurança da empresa e ameaças do mundo digital. Acreditam que ataques virtuais não vão chegar até a sua equipe ou empresa, ou que podem chegar, mas não têm capacidade de invadir toda a rede corporativa.

Como acontecem os ataques de APT?

No caso das APTs os ataques começam com a classificação das pessoas que serão alvo. Depois de feita a identificação dos alvos, são enviados phishings (e-mails com função de capturar informações sobre empresas e pessoas) e/ou links de downloads de softwares. Após o usuário efetuar o download ou o acesso ao e-mail phishing, são instalados programas maliciosos nos computadores, com a função de capturar informações e gerar problemas na rede interna.

Os hackers utilizam da Engenharia Social na infecção das empresas, dessa forma definem os alvos e iniciam o envio de solicitações e informações para esses alvos a fim de capturar dados confidenciais e concluir seu ataque.

O objetivo final de um ataque APT é atingir a máquina em que exista algum tipo de informação valiosa. As máquinas que os hackers mais procuram em busca de dados importantes são os equipamentos de proprietários ou gerentes da empresa, porém, é mais complicado invadir os computadores dessas pessoas, pelo seu nível hierárquico e também os maiores cuidados que tomam em relação a segurança.

Com isso, esses cibercriminosos praticantes das APTs invadem outros computadores e usam esses equipamentos de trampolim para conseguir chegar ao seu objetivo final. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, a invasão por APT acontece em um funcionário da empresa, então o hacker utiliza o e-mail desse funcionário para enviar algum documento ou solicitação ao dono da empresa, quando ele abrir o e-mail já estará infectado.

Para inibir esse tipo de ataque e dentre outros existentes no mundo digital, é necessário tomar algumas atitudes:

  • Engenharia social e conscientização dos colaboradores

Quem detém as informações do seu negócio são seus colaboradores, que a todo instante estão enviando e recebendo e-mails e navegando na Internet, além de possuírem vida social fora da empresa. Deve-se conscientizar e educar os colaboradores de que as informações que circulam no dia a dia são confidenciais e também mostrar o risco que se tem quando divulgamos essas informações para qualquer um. Um bom treinamento, com palestras sobre engenharia social é muito importante.

Uma boa prática é utilizar um manual de utilização segura da internet, para sua empresa. Assim, a sua equipe consegue entender melhor como deve fazer o uso correto da internet, com ética e responsabilidade, evitando assim ataques virtuais e mantendo a produtividade.

  • Atualizações de software:

É importante manter atualizado o sistema operacional e os demais pacotes de software dos equipamentos. As atualizações incluem diversas correções e melhorias relacionadas à segurança da informação, que, como visto anteriormente, são muito relevantes para evitar ataques no mundo digital. Além disso, muitas atualizações trazem consigo benefícios aos usuários, como uma versão mais recente, ferramentas atualizadas, funcionalidades e mais aplicativos.

Mesmo que o programa não sinalize a necessidade da instalar uma versão recente, é necessário estar sempre de olho em novas atualizações. A tecnologia evolui diariamente e se a empresa não tem o hábito de atualizar as versões de software de seus equipamentos, corre o risco de sofrer ataques de grande monta ou até mesmo ficar fora do mercado.

  • Gerenciamento dos recursos de acesso à Internet

Além de educar os colaboradores, é importante implementar algum serviço de segurança e controle de acesso, bloqueando o acesso a sites maliciosos e phishing. Esses serviços aumentam a proteção da sua empresa contra ameaças do mundo digital, tornando a rede segura e a equipe produtiva.

É importante proteger a empresa das ameaças em geral, aplicando as opções em conjunto e minimizando o impacto da insegurança nos negócios, para tornar a sua empresa cada vez mais produtiva e lucrativa.

O Lumiun é uma excelente opção para o controle do acesso à internet na sua empresa, conheça os benefícios e vantagens.

 

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Em tempos de crise, foco das empresas passa a ser aumento de produtividade!

Os resultados da economia brasileira em 2016 e a expectativa para esse ano de 2017 ainda é de redução do consumo e retração da economia. Essa crise é resultado de vários fatores, mas principalmente, é reflexo da instabilidade política e econômica que se instalou no país.

Todos sabemos que os problemas do Brasil são grandes, mas também podemos perceber a oportunidade de melhorias na nossa estrutura política e econômica, o que pode influenciar grandes mudanças positivas para o Brasil no futuro. Além disso, historicamente no Brasil, crises sempre precederam períodos de grande crescimento econômico, o que nos leva a acreditar que, após essa crise, o país irá retomar o crescimento e voltar a ser um dos mercados mais promissores do mundo.

É importante entendermos que, ao mesmo tempo que esse cenário reduz o consumo, aumenta a competitividade entre as empresas, exigindo que essas se tornem mais eficientes e produtivas. Assim, temos novas possibilidades para desenvolver diferenciais em relação aos concorrentes, que irão colocar a empresa em vantagem no mercado, no curto ou médio prazo, com a retomada do crescimento.

Situações de crise e turbulência são justamente os momentos em que as empresas devem buscar soluções inteligentes e de melhoria em sua gestão. Isso irá trazer grandes vantagens perante a concorrência e permitir maior crescimento quando o cenário de crise ficar para trás.

Nesse contexto, a palavra chave para as empresas é produtividade! A melhora da produtividade passa necessariamente pela gestão, onde não basta apenas cortar custos ou investimentos, mas sim, buscar extrair mais resultados de onde é possível que isso ocorra. Com esse ponto de vista, podemos direcionar a atenção para: processos e pessoas. Estes são os pilares de uma boa gestão e os fatores que podem contribuir para o aumento da produtividade da sua empresa.

Agilizar processos para aumentar a produtividade

Melhorias nos processos de uma empresa podem gerar inúmeros benefícios, como redução de custos, otimização do tempo, maior qualidade nas tarefas e aumento da satisfação dos clientes.

Dentro de processos, podemos inserir a tecnologia como fator fundamental. Explorar a infinidade de serviços e ferramentas disponíveis na internet é o melhor caminho para otimizar os processos nas empresas, vejamos alguns procedimentos a serem abordados:

Mapeie os processos atuais e construa fluxos de trabalho

Todas as empresas possuem processos, mesmo que não estejam documentados. Então, primeiramente, identifique todos os processos da sua empresa, uma boa opção é organizá-los por setores e estágios diferentes. E após, documente as informações de entrada e saída de cada processo, elencando o objetivo final deste.

Depois disso, é possível criar fluxos de trabalho, organizando as atividades por responsáveis e a sequência que todos processos devem seguir entre os colaboradores e setores. Nessa organização é importante avaliar o que não é importante para o resultado e o que é mais relevante. Processos que não contribuem para os resultados, podem inclusive, serem descartados.

Utilize serviços de TI para acompanhar e avaliar os processos

Existem diferentes metodologias e sistemas que podem contribuir na organização dos processos e tarefas da sua empresa. Com a definição dos processos e seus fluxos, é possível organizar as tarefas por equipes, definir a sequência de atividades entre os colaboradores e obter informações relevantes sobre o desenvolvimento das atividades e resultados. Para isso podem ser utilizados sistemas de gestão como ERPs, ou sistemas de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it ou Trello.

Explore o potencial da tecnologia e da internet

Explorar serviços de TI na internet pode aumentar muito a produtividade entre os colaboradores e o rendimento da empresa como um todo. Existem muitas alternativas, segue uma pequena lista de tópicos e ferramentas disponíveis:

Flexibilidade e menos burocracia

Experimente delegar maior responsabilidade aos colaboradores e aumentar sua autonomia para tomada de decisões, com isso a tendência é reduzir as etapas de aprovação dentro da empresa. Junto a isso, elimine processos que não contribuem para os resultados da empresa e só servem para burocratizar o fluxo de atividades.

Pessoas

Hoje, o principal ativo de uma empresa, é o capital humano, portanto, investir nas pessoas é fundamental e estratégico. Vejamos algumas ações que podem ser desenvolvidas nas empresas, voltando-se os colaboradores:

Defina metas e motive os colaboradores

É necessário que tanto a empresa quanto os colaboradores saibam os objetivos a serem alcançados e onde todos querem chegar. Para isso, o gestor deve definir metas de resultados e produtividade para a empresa, definir os indicadores de avaliação e a maneira de distribuição das metas, podendo ser por setor, por equipe e até mesmo individualmente. É parte fundamental que os diretores estejam envolvidos no processo, que conheçam e acompanhem os resultados, pois dessa forma, os colaboradores sentirão confiança e buscarão trabalhar conjuntamente, a fim de alcançar os resultados.

Em conjunto com as metas, é importante definir bonificações aos colaboradores, a fim de motivá-los a buscar os resultados propostos. Essas bonificações podem ser em dinheiro, prêmios, viagens, cursos, etc. Um método recente para organização de objetivos é o OKR, bastante utilizado em empresas de tecnologia e pelo Google. Com o OKR são definidos objetivos gerais da empresa, objetivos por setor e quais os resultados chaves que serão medidos para avaliar se os objetivos foram atingidos.

Formação e treinamento

Investir nas pessoas que fazem parte da empresa está entre os melhores investimentos que uma empresa pode fazer. Por isso, os gestores devem avaliar junto com seus colaboradores, o que pode ser melhorado dentro dos processos da empresa e como pode ser melhorado, muitas vezes essas melhorias passam pela utilização de alguma nova metodologia ou ferramenta. Esse é o momento ideal de investir na formação da equipe, oferecendo cursos voltados para essas metodologias, com o objetivo de formar profissionais bem qualificados e com conhecimento avançado no que há de mais recente e melhor em suas áreas, para que esse conhecimento seja incorporado e implementado nas atividades da empresa.

Colaboradores com boa formação irão inovar e criar processos que vão melhorar os resultados da empresa e ao mesmo tempo terão motivação para desempenhar suas atividades da melhor forma possível.

Aumente o foco e elimine o desperdício de tempo

O desperdício de tempo durante o trabalho é um dos principais fatores que comprometem a produtividade das equipes. Para resolver esse problema, é fundamental que cada colaborador tenha o entendimento claro das suas atribuições, metas e resultados a serem alcançados. Junto a isso, o gestor deve acompanhar o andamento das atividades e a entrega das tarefas, verificando se estão dentro dos prazos estipulados e com a devida qualidade. Caso as entregas não estejam de acordo, deve ser avaliado quais os motivos, buscando fazer um contato direto com a equipe, pois é possível que esteja improdutiva por estar sem foco, já que pode não ter conhecimento quanto à importância da sua entrega para os resultados da empresa.

Os recursos de tecnologia também podem contribuir significativamente para o desperdício de tempo no trabalho, os colaboradores podem usar o tempo de trabalho no uso do celular para conversas no WhatsApp com amigos, ou os computadores da empresa para acesso ao e-mail pessoal, redes sociais, comunicadores instantâneos, sites de entretenimento, jogos, compras, etc. Para amenizar esse problema, a empresa deve criar uma política de utilização dos recursos de tecnologia e da internet, criando regras e limites em relação ao que pode ser utilizado e acessado, definindo horários e punições no caso do não cumprimento das regras.

Melhore a comunicação e compartilhe conhecimento

Compartilhar conhecimento e experiências entre os setores e equipes pode contribuir significativamente para o aumento da produtividade na sua empresa. Muitas vezes, os colaboradores desenvolvem atividades de forma eficaz, mas não documentam os processos e ações realizadas. Documentar esse conhecimento vai contribuir para que outros possam aprender e melhorar suas ações. Para isso, a empresa pode utilizar sistemas de intranet, fóruns de discussão ou um blog de conteúdo interno.

Facilitar e incentivar a comunicação entre os setores e colaboradores também é importante, pode agilizar a troca de informações e inclusive reduzir custos com documentos e burocracia. Para isso, pode ser usado programas de comunicação instantânea como o Skype. Outra ferramenta que tem se destacado como opção para comunicação corporativa é o Slack, pois permite a criação de canais com foco em algum tópico ou setores da empresa.

Aumentar a produtividade através da gestão, otimizando os processos e qualificando os colaboradores. Este pensamento deve compor as estratégias dos gestores durante esse período de instabilidade econômica e redução do consumo.

Compartilhe nos comentários o que sua empresa tem feito para estar bem posicionada no mercado e driblar a crise!

Benefícios do controle de acesso à Internet nas empresas

Atualmente, no ambiente de trabalho das empresas, boa parte dos colaboradores permanecem conectados à internet durante a maior parte do tempo de trabalho, pois cada vez mais as tarefas são realizadas via sistemas, e-mails, planilhas e através da internet, o que agiliza as atividades e entrega de tarefas.

Porém, ao mesmo tempo, os colaboradores podem usar a internet de forma indevida, e essa má utilização pode gerar inúmeros problemas e prejuízos para as empresas. Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem o tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no Youtube, rádios online, comunicadores instantâneos, fazendo pesquisas sobre assuntos de seu interesse e várias outras atividades sem relação com o trabalho. Pesquisas mostram que o tempo gasto com essas atividades chega a 30% do tempo de trabalho, em média.

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes e recursos de tecnologia, pois evita vários problemas de segurança, reduz desperdício de tempo e aumenta o foco e produtividade dos profissionais. Veja abaixo os principais benefícios e vantagens que o controle ou bloqueio de acesso à internet proporciona às empresas:

Maior produtividade e qualidade nas tarefas

Sem o desperdício de tempo na internet, os colaboradores passam a executar mais tarefas durante o expediente, e ao mesmo tempo conseguem gerar melhores resultados para a empresa. As suas atividades são realizadas com maior concentração, o que é fundamental para a qualidade do resultado final.

Foco nas tarefas da empresa

É comum ver o e-mail pessoal e abrir o perfil nas redes sociais inúmeras vezes ao dia, isso gera distração e falta de foco durante a execução de uma atividade. Com restrições no uso da internet, é possível evitar essas interrupções no trabalho e garantir que o colaborador mantenha-se focado nas atividades relacionadas à empresa.

Proteção contra problemas de segurança

Segurança é fundamental quando se fala em acesso à internet em ambientes corporativos. A rede é repleta de ameaças e falhas de segurança, que podem trazer prejuízos relevantes nas empresas, como a perda de dados e custo com reparos de equipamentos e sistemas. Com um bom serviço de gestão de acesso à internet é possível restringir  acesso a sites nocivos, que podem instalar vírus e infectar os computadores ou a rede da empresa.

Internet mais rápida

Internet de boa qualidade ainda é um problema no Brasil, principalmente para as empresas que utilizam cada vez mais a rede. Combinado a essa velocidade de internet limitada, imagine seus colaboradores vendo vídeos, ouvindo rádio, transferindo arquivos pesados e acessando as redes sociais e sites diversos durante o trabalho. Com certeza esses acessos sem relação com as atividades da empresa consomem grande parte do tráfego da sua rede e com isso outras tarefas mais importantes ficam prejudicadas. Com o bloqueio de sites de vídeos, rádios e outros, toda conexão de internet fica disponível para as atividades da empresa.

Monitoramento e informações sobre a utilização da internet

Além de criar regras de navegação para os colaboradores, é fundamental saber o que está sendo acessado. Com um serviço completo de gestão de acesso é possível obter relatórios detalhados dos sites acessados, por horário, por usuários ou por equipamentos. Essas informações são importantes para verificar o comprometimento e responsabilidade dos colaboradores e servir como justificativa para possíveis penalidades.

Melhor desempenho dos sistemas e computadores

Com melhor desempenho da internet e sem a execução de programas no computador para acesso a vídeos, rádios, redes sociais e sites variados, os sistemas e computadores ficam com mais recursos disponíveis, com isso o desempenho melhora e o uso se torna mais estável e produtivo. Além disso, podem ser evitados problemas de segurança como instalação de vírus, que podem deixar os computadores lentos e até mesmo comprometer o funcionamento da rede.

Menos custos com manutenção de equipamentos

Com a rede e o acesso à internet protegido de ameaças, evita-se problemas de lentidão e falhas nos computadores, ocasionados geralmente pela instalação de vírus oriundos do acesso a sites nocivos. Problemas desse tipo são frequentes, pois recebemos diariamente inúmeras mensagens de spam com links maliciosos, onde basta um clique para infectar e comprometer o computador. Esses problemas geram despesas com a manutenção dos equipamentos e ociosidade dos colaboradores, mas podem ser evitados com o controle de acesso à internet.

 

Como pode-se perceber, são muitos os benefícios que o controle de acesso à internet nas empresas pode trazer, mas o mais importante é entender que medidas como essas são a favor de todos os envolvidos, tanto a empresa, que otimiza a produtividade da equipe e reduz custos, como os colaboradores comprometidos, que podem executar seu trabalho com maior profissionalismo e gerar melhores resultados.

Na implementação de uma política de controle de acesso, também é importante buscar equilíbrio e bom senso nas restrições. O ideal é liberar o acesso de acordo com as responsabilidades e atividades de cada colaborador ou equipe e até mesmo definir alguns horários de intervalo, onde sites de entretenimento e atividades pessoais possam ser realizadas, esse tempo pode ser importante para descanso e relaxamento do colaborador, o que vai contribuir para a sua maior produtividade quando estiver focado no seu trabalho.

 

Você possui restrição e controle de acesso à internet na sua empresa? Após implementar essa política, houve melhora no rendimento dos colaboradores? Deixe um comentário compartilhando suas experiências.

Recomendações e dicas para criar senhas fortes e seguras

Com a constante evolução da tecnologia e o aumento do poder de processamento dos computadores, surgem todos os dias equipamentos capazes de realizar operações cada vez mais complexas. Esses recursos também são usados por hackers para a quebra de senhas, com o uso de programas de quebra de senha que testam milhões de combinações possíveis a cada segundo, é possível descobrir uma senha vulnerável em poucos minutos.

Estima-se que 90% das senhas são vulneráveis e podem ser descobertas com facilidade. Além disso, é importante não utilizar a mesma senha para contas distintas, porque se um hacker descobre uma senha, ele ou ela terão acesso a todos os seus perfis e contas importantes quando você usar o mesmo código para cada site ou aplicativo. Você também deve certificar-se de cada senha é diferente de suas senhas anteriores ou outras senhas existentes.

Considerando que a senha é o principal recurso para comprovar a autenticidade de um usuário e protegê-lo do acesso indevido em sistemas de bancos, perfis em redes sociais, contas de e-mail e tantos outros sistemas, é muito importante seguir algumas dicas e recomendações na criação e gerenciamento de senha, para criar senhas fortes e seguras e que não são descobertas tão facilmente.

Com ações simples é possível aumentar a segurança das suas senhas e garantir que não sejam facilmente descobertas por hackers que possam fazer uma má utilização dessas informações.

Conceitos importantes e recomendações para criar senhas fortes e seguras

O que é uma senha forte?

A força e segurança de uma senha depende da combinação e tipos de caracteres usados, do seu tamanho, da complexidade e da sua imprevisibilidade. Portanto, uma boa senha deve ser longa, com no mínimo 8 caracteres, ter a combinação de números, letras maiúsculas, minúsculas e símbolos, porém, uma senha longa é inútil quando a palavra ou frase utilizada é comum e pode ser facilmente adivinhada.

Manter senhas fortes e que realmente auxiliam para a segurança não é uma tarefa fácil e muito menos está sendo realizada pela maioria das pessoas. Segundo uma pesquisa da Harris Interactive, 38% dos usuários da internet entrevistados e perguntados sobre senhas preferem fazer serviços domésticos a ter que pensar em uma nova senha. Eles alegam que utilizam a mesma senha para várias contas, por problemas de memória ou preguiça de mudá-las e ter que decorar novamente.

Dicas para criar senhas fortes e seguras
  • Crie uma senha longa, com 8 caracteres ou mais. Uma senha com 14 caracteres é considerada muito segura.
  • Utilize caracteres alfanuméricas, letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Quanto maior a variedade de caracteres em sua senha, melhor.
  • Não use palavras reais de qualquer idioma, evite palavras escritas de trás para frente, com abreviações ou erros ortográficos comuns.
  • Use caracteres de todo o teclado, não somente as letras e caracteres mais usados ou vistos. Evite repetições e sequências de caracteres, como “12345678” ou “asdfghjk”.
  • Não tenha senhas com seu nome ou de conhecidos, datas importantes, número de documentos e informações semelhantes.

Se você quer começar a criar senhas mais seguras, que fiquem longe do alvo dos cibercriminosos, pode utilizar esse Guia completo para a criação e gerenciamento de contas de usuário e senhas seguras. Com esse guia você aprende como se prevenir e evitar que as senhas sejam descobertas, além de algumas regras e dicas para criar senhas mais fortes e seguras.

Sugestões para o gerenciamento e utilização das senhas
  • Altere suas senhas com frequência, preferencialmente a cada 90 dias.
  • Evite enviar suas senhas por e-mail, SMS, mensagens em comunicadores instantâneos ou de qualquer outra forma.
  • Não armazene as senhas em locais desprotegidos ou de fácil acesso.
  • Utilize técnicas de memorização ou algum método ou serviço de gerenciamento de senhas.
Utilize um gerenciador para verificar a força da sua senha

Existem inúmeros sistemas disponíveis na Internet que verificam a força da senha, uma boa opção é o verificador de segurança de senha da Microsoft.

Os problemas gerados pelo uso de senhas fracas e vulneráveis é tão grande, que foi criado o World Password Day. A data que neste ano será neste dia 4 de maio, é reservada para conscientizar sobre a importância de criar senhas fortes e seguras, para evitar crimes virtuais.

Além disso, no Brasil, o CERT.br, em sua Cartilha de Segurança para a Internet, reserva o capítulo 8 – Contas e Senhas, para informações completas e avançadas sobre segurança e melhores práticas para criação e utilização de senhas e gerenciamento de contas. Dessa forma é possível entender um pouco mais sobre a importância de utilizar senhas fortes e seguras, que realmente protejam contra ameaças, ataques de ransomware e pishing. 

E você, já teve alguma experiência negativa com senhas ou problemas de invasão? Compartilhe sua experiência conosco e continue acompanhando o nosso blog!

7 práticas de gestão (produtiva) para o seu escritório de contabilidade

A rotina de um escritório de contabilidade não precisa ser tão burocrática, muito menos representar um obstáculo para o crescimento. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão em busca de um ambiente mais eficiente e produtivo, gerando bons resultados de forma permanente e até mesmo previsível.

Essas ações auxiliam para a organização da burocracia e papelada que todos sabemos que faz parte da rotina de um escritório de contabilidade. Além disso, essas práticas facilitam a visão geral sobre as tarefas do dia e mensuração da produtividade e desperdício de tempo, além de dar à equipe motivos para trabalhar com mais dedicação e empenho.

Se você busca mais produtividade no seu escritório, confira algumas práticas e veja como elas podem lhe auxiliar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos em seu escritório de contabilidade.

1. Elabore um planejamento financeiro e acompanhe os resultados

Nenhuma ação tem chances reais de dar certo se não for devidamente planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso do escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar o crescimento do seu escritório de maneira mais controlada. Não deixe de estabelecer objetivos e avaliar o tempo que julga necessário para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, bem como os recebimentos.

Determinando prazos com o intuito de atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa do caminho a ser percorrido para alcançar suas metas, o que permitirá intervenções mais  precisas sempre que necessário.

Também é fundamental um controle preciso de todas receitas e despesas. Para esse controle uma boa alternativa é utilizar serviços online de gestão financeira, nesse artigo listamos algumas boas opções.

2. Gerencie a produtividade da sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles em função da natureza de seu negócio. É importante que exista uma compatibilidade para evitar a dificuldade de adaptação. Essa medida elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na montagem de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e dê atenção especial a reclamações, sugestões e elogios. Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Visando o aperfeiçoamento, nada melhor do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Com o objetivo de garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem um parâmetro para interferir em setores problemáticos. Defina metas claras, objetivas e alcançáveis: nada de exigir o impossível, pois isso pode surtir um efeito desmotivador muito grande.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em longo prazo, ela oferece parâmetros muito úteis que contribuem para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Priorize o atendimento ao cliente

Para garantir a fidelidade dos clientes, o melhor a fazer é oferecer um atendimento relevante e eficiente, que forneça informações necessárias e resolva as necessidades do cliente. Para isso, não deixe de investir em um atendimento de qualidade, com canais de comunicação  e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte. Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar serviços como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira de conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente terá motivos para procurar por outro escritório de contabilidade.

4. Invista em tecnologias e ferramentas para seu escritório

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, não deixe de contar com o auxílio de recursos de tecnologia. Alguns deles permitem que você e sua equipe automatizem boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere a adoção de softwares de gestão contábil e até mesmo de aplicativos para smartphones. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas para facilitar a sua gestão e da equipe.

Outro ponto importante é a falta de foco e desperdício de tempo dos colaboradores, principalmente na internet. Para evitar problemas com isso a melhor medida é utilizar algum serviço que permita a gestão do acesso à internet, com possibilidade de definir regras para o uso da internet, evitando o acesso a sites fora do escopo de trabalho.

Isso significa que, utilizando as ferramentas certas, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial no seu escritório de contabilidade. Além disso, dessa forma o cliente verá no seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas algo que não encontrará na concorrência tão facilmente.

5. Certifique-se que a sua equipe esteja atualizada

Da mesma forma, nada pode ser pior para a credibilidade de sua equipe do que não saber lidar com um determinado recurso ou esclarecer seus clientes sobre determinada informação ou necessidade. Além de comprometer seus colaboradores, isso pode prejudicar o escritório como um todo, pois certamente este será um bom motivo para que o cliente procure por outros serviços mais qualificados.

Com as constantes alterações na legislação e os novos recursos tecnológicos que surgem, é fundamental estar sempre atualizado com as novidades. Sendo assim, a atualização da equipe é fundamental, tanto para lidar com as inovações de maneira qualificada, quanto para transmitir a segurança necessária para os clientes, diante das peculiaridades do serviço de contabilidade, que sabemos o quanto é complexo em nosso país.

6. Defina funções e responsabilidades específicas

Independente do tamanho do seu escritório, é importante que as atribuições e responsabilidades da sua equipe sejam distribuídas de forma clara e funcional entre os colaboradores. Para isso é recomendado criar um documento simples com descritivo de todas as funções, tarefas a serem realizadas e responsabilidades de cada profissional dentro da sua equipe.

Estabelecer uma hierarquia clara também é importante, definindo a quem cada colaborador deve se reportar em cada situação e a quais membros da equipe cabe a gestão das tarefas, tomadas de decisão e por consequência, as responsabilidades em relação as atividades e resultados a serem entregues.

7. Tenha foco em seu mercado de atuação

O mercado de contabilidade para empresa é muito vasto e amplo, com inúmeros segmentos e áreas de atuação diferentes para as empresas. Onde cada área possui suas peculiaridades na complexa legislação contábil brasileira.

Claro que no seu escritório de contabilidade você pode atender tanto a empreendedores individuais quanto a empresas de diversos segmentos e instituições, como indústrias ou instituições de ensino.

Porém, para não comprometer seus resultados e a excelência do serviço prestado, é importante que você escolha os seus clientes de acordo com o perfil do seu escritório e a qualificação da sua equipe. Se por acaso quiser arriscar e atender o máximo possível de segmentos, é recomendado evitar empresas de grande porte que possam demandar alta complexidade para os serviços a serem prestados.

O objetivo do artigo é abordar melhorias e boas práticas de gestão para o seu escritório de contabilidade. Se você já segue algumas dessas práticas compartilhe sua experiência conosco através dos comentários!

Ferramentas online para melhorar a gestão em pequenas e médias empresas

Hoje em dia, com a quantidade de informações e dados que precisamos processar e analisar nas empresas, fica complicado acompanhar tudo a todo momento. É nesse sentido que ferramentas e serviços online para gestão podem auxiliar os gestores em seus desafios na busca de uma administração eficiente dos recursos e processos que fazem parte da sua empresa.

Considerando o mercado competitivo atual, sabemos que as empresas precisam buscar mais eficiência e produtividade para que possam se colocar à frente de seus concorrentes. Por isso extrair o máximo de resultados em todos os setores e processos da sua empresa é fundamental.

Existem soluções robustas de gestão como ERPs, que são bastante complexas e demandam alto investimento, por isso podem não ser a melhor opção para empresas de pequeno e médio porte.

Para as PMEs a melhor alternativa é utilizar serviços focados em atender setores e necessidades específicas do seu negócio, como a parte financeira, vendas, controle de tarefas, atendimento a clientes, armazenamento de arquivos e recursos de tecnologia e internet.

Usar soluções especializadas é uma maneira de otimizar a execução da tarefas e potencializar os resultados em todas áreas do seu negócio. Para auxiliar na sua análise, listamos alternativas de ferramentas online especializadas nas diferentes áreas e setores da sua empresa, que podem auxiliar você a ter uma gestão eficiente e de resultados na sua empresa.

Vejamos então as opções de serviços para cada uma das áreas:

Gestão financeira

ContaAzul

O ContaAzul é um dos melhores e mais conhecidos sistemas online de gestão financeira para micro e pequenas empresas. Com o serviço é possível controlar as movimentações financeiras, suas vendas, seu estoque e emitir nota fiscal eletrônica sem complicação e por um preço justo. Além disso, possui um bom atendimento e suporte ao cliente por telefone, e-mail e chat, incluso em sua assinatura.

Nibo

Para fazer a gestão financeira você também pode contar com o Nibo, software que é sinônimo de simplicidade. Está disponível tanto para empresas como para contadores e conta com mais de 50 mil clientes, oferecendo tranquilidade através de funcionalidades, como: emissão de nota fiscal, emissão de boletos bancários, fluxo de caixa, conciliação bancária e integração contábil. O investimento fica um pouco abaixo do ContaAzul, dependendo do plano contratado.

QuickBooks ZeroPaper

Inicialmente conhecido como apenas ZeroPaper, o QuickBooks é uma ferramenta para quem busca uma solução prática e acessível, já que possui forte diferencial nos valores, sem deixar a desejar nos recursos disponíveis. Se você busca uma solução de menor investimento e sem necessidade de recursos elaborados, com certeza é uma excelente alternativa.

Controlle

O Controlle é a versão empresarial do gestor de finanças pessoais Organizze. É mais uma ferramenta com destaque na simplicidade, com valores intermediários entre o ZeroPaper e Nibo/ContaAzul.

Existem inúmeras alternativas de serviços para gestão financeira, o ideal é você entender bem as suas necessidades e a partir disso avaliar os benefícios e a melhor relação de retorno do investimento entre as alternativas disponíveis.

Gestão de projetos e tarefas:

Runrun.it

O Runrun.it é uma solução completa para gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho, permitindo acompanhar o tempo gasto pela equipe em cada tarefa e visualizar relatórios gerenciais que permitem uma visão completa do andamento das atividades. Possui a opção de teste por 14 dias para avaliação, após esse período é necessário adquirir um plano pago.

Trello

Possivelmente o Trello seja a ferramenta mais utilizada no mundo pelas empresas para gestão de processos e tarefas, devido a sua simplicidade e praticidade. O serviço é baseado em quadros de trabalhos onde basta definir o fluxo de processos e tarefas a serem realizadas, organizando cada tarefa por responsável e área relacionada. Em sua versão grátis é possível um bom controle com as funcionalidades disponíveis, recursos avançados estão disponíveis nas versões pagas.

Acelerato Projetos

Esta é uma ferramenta desenvolvida pela Bluesoft, que permite uma gestão completa de projetos e distribuição de tarefas por equipe, além de relatórios com o andamento das atividades. Possui apenas a opção de teste por 15 dias, sem plano gratuito, e o investimento é próximo das outras alternativas, sempre com valores baseados no número de usuários.

Para gestão de projetos, temos ainda mais opções disponíveis, para todos os gostos e necessidades. Novamente, avalie os benefícios e escolha a que melhor se encaixa nas suas necessidades. Geralmente soluções simples são a melhor opção para que está começando.

Gestão de documentos e arquivos

O armazenamento de arquivos em nuvem já é uma realidade em boa parte das empresas, visto que são muitos os benefícios, pois não há necessidade de investimento em servidores de arquivos e backup, por exemplo. Além da praticidade de ter os arquivos disponíveis em qualquer local ou dispositivo.

Dropbox

Com o Dropbox você pode salvar os arquivos em nuvem e acessar de qualquer local. O serviço é uma forma segura de armazenar e compartilhar arquivos. E pra facilitar a utilização é possível instalar um aplicativo que pode ser instalado em computadores ou dispositivos móveis. Há opção de utilização sem custos com limite de espaço disponível e planos pagos de acordo com a capacidade de armazenamento necessária.

Google Drive

O Drive é a solução de armazenamento do Google, por isso dispensa apresentação. Além da facilidade e praticidade na utilização, uma grande vantagem é a possibilidade de criação e edição de documentos, planilhas e apresentações online e de forma compartilhada e colaborativa entre vários usuários. Possui integração com sua conta do Google e permite o acesso via aplicativo. No plano gratuito o limite de armazenamento é de 5GB, a partir disso há diferentes opções de acordo com o espaço necessário.

Gestão de Vendas

Se sua empresa ainda não utiliza uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o funil de vendas e atividades dos vendedores, pense nisso como prioridade!

Pipedrive

O Pipedrive é dos principais CRM disponíveis no mercado, possuindo mais de 50.000 clientes em todo o mundo. Sua principal característica é a praticidade com que a plataforma permite a gestão do fluxo de vendas e tarefas a serem realizadas pelos vendedores, aliados a recursos completos de gestão. Também possui aplicativo para acompanhamento das vendas em dispositivos móveis. Os valores e planos disponíveis são acessíveis, considerando os benefícios e comparado a outras alternativas.

Salesforce

A Salesforce é referência entre as ferramentas de gestão de vendas, pois é precursor em muitos conceitos de gestão de vendas e desenvolve aplicativos de gestão inovadores. Por ser uma ferramenta mais completa e robusta, é voltado para empresas que demandam mais funcionalidades e possuem mais orçamento disponível.

Agendor

O Agendor é uma solução totalmente brasileira, que não deixa nada a desejar se comparado a ferramentas mais utilizadas no mundo, como o Pipedrive. Se destaca pela simplicidade e possui funcionalidades completas, além de disponibilizar o acesso via aplicativo em dispositivos móveis. Os valores são bem competitivos, por isso é uma boa alternativa a ser analisada. Também possui uma versão gratuita para até 2 usuários.

Outras alternativas que podem ser avaliadas são o Sugar CRMZoho CRM e o HubSpot CRM, que é gratuito.

Também temos dezenas de soluções disponíveis no mercado, então analise os prós e contras de cada opções e fique com a que melhor lhe atende.

Gestão de comunicação interna:

Para comunicação entre as equipes e colaboradores, há muitas formas de resolver essa necessidade, desde o tradicional e-mail, até ferramentas de conversa online ou intranet corporativo. O importante é permitir e incentivar essa comunicação e principalmente a troca de conhecimento entre os colaboradores.

Slack

Vale a pena destacar o Slack como ferramenta para comunicação entre equipes. O serviço permite a troca de mensagens baseado em times e canais de interesse, além de conversa direta entre membros de cada equipe. Ainda é possível o envio de arquivos, busca no histórico de mensagens e integração com inúmeros outros serviços online. Cada usuário pode fazer parte de vários times e o acesso pode ser via site, aplicativo desktop ou mobile. E o melhor, sua empresa pode utilizar tudo isso sem custo, a cobrança é necessária apenas para recursos avançados e times maiores.

WhatsApp

Esse dispensa apresentação, já que é usado pela imensa maioria de usuários de internet. No caso de ser usado como ferramenta de comunicação entre colaboradores, é importante boa orientação para que não se torne um canal de conversas desnecessárias e fora do escopo de trabalho.

Outra boa opção é o Skype, que além de permitir conversar internas, pode ser usado para comunicação com clientes e fornecedores.

Gestão de atendimento a clientes

Para atendimento e suporte a clientes também temos dezenas de serviços disponíveis. Se esse atendimento é uma atividade relevante para o seu negócio, é importante avaliar soluções que tenham recursos que permitam um bom atendimento, já que um cliente mal atendido e insatisfeito com certeza é uma das últimas coisas que você quer para sua empresa.

Dependendo do negócio, o atendimento pode ser realizado por e-mail e telefone, nesse caso é importante disponibilizar canais de comunicação e retornar todos contatos com rapidez. Também é necessário que os atendimentos sejam armazenados para que o gestor possa acompanhar a qualidade dos atendimentos e corrigir falhas, quando necessário.

Soluções de helpdesk também podem ser ótimas alternativas, algumas das mais conhecidas e usadas no mercado são o ZenDesk e o Freshdesk.

Gestão de informações:

É comum termos ideias ou encontrarmos conteúdos úteis ao longo do dia e por falta de registro acabar esquecendo tudo. Pra resolver esse problema o Evernote é excelente, pois é possível guardar anotações, endereços de internet, áudios, vídeos, imagens e tudo que tenha alguma conteúdo relevante para você e sua empresa.

Gestão de marketing:

Sabemos que o conceito de marketing é bastante abrangente, já que contempla toda forma de comunicação que a sua empresa faz para com o mercado e seus clientes. Por isso vamos listas algumas alternativas para algumas das formas e canais utilizados hoje em dia na internet para divulgação das empresas:

Redes sociais
E-mail marketing
Marketing Digital

Se tratando de marketing, cada canal de divulgação possui diferentes formas de gestão. Para que você possa ter bons resultados, é sugerido priorizar alguns canais e ferramentas a serem utilizadas, para extrair o máximo que estes podem contribuir para sua empresa.

Gestão da internet:

Não menos importante, é gerenciar o uso da internet na sua empresa, considerando a relevância que esse recurso tem na execução das atividades pela equipe e funcionamento dos sistemas usados pela empresa. O controle da navegação também evita a perda de foco e desperdício de tempo dos colaboradores.

A Lumiun Tecnologia é uma excelente opção para tornar o uso da internet mais seguro e produtivo na sua empresa. Pois é um serviço de fácil instalação, gerenciamento simplificado e demanda baixo investimento, diferente de outras soluções disponíveis no mercado que exigem alto investimento com aquisição de servidores e manutenção, além de profissionais técnicos altamente especializados.

Por fim, podemos concluir que existem excelentes opções de serviços online que permitem você otimizar a gestão da sua empresa, em todos os setores.

Como já foi dito, a eficiência e produtividade hoje em dia é um diferencial para as empresas e bons resultados são gerados com dedicação, inteligência e também com a contribuição de ferramentas que possam facilitar a administração do seu negócio. Portanto, em cada área ou necessidade que sua empresa tenha, considere utilizar serviços online para melhorar sua gestão, analise as alternativas, avalie o retorno do investimento e invista na melhor opção.

Esperamos que o artigo tenha sido útil. Se você utiliza ou recomenta outras ferramentas para as áreas abordadas no artigo, por favor compartilhe conosco nos comentários!

11 dicas para reduzir o desperdício de tempo nas redes sociais durante o trabalho

O acesso irrestrito às redes sociais durante o trabalho é um tema polêmico e exige uma análise completa do cenário de trabalho em cada empresa e das atividades desempenhadas pelos profissionais.

A definição da política da empresa em relação ao uso das redes sociais no trabalho cabe aos gestores, considerando os benefícios e contras da gestão do uso da internet. Para auxiliar nessa análise sugiro a leitura dos artigos abaixo:

Independente da política adotada na sua empresa, é importante que você, como profissional, entenda que o acesso constante às redes sociais durante o trabalho compromete o foco e a realização das tarefas, onde o mais prejudicado é você mesmo como profissional, que deixa de ser produtiva e acaba não entregando os resultados que poderia. No médio prazo um comportamento irresponsável em relação a isso, pode comprometer seu crescimento na empresa ou até mesmo seu emprego.

Portanto, para seu próprio benefício, é recomendado responsabilidade ao acessar suas redes sociais no trabalho. Para isso é necessário comprometimento com as responsabilidades na empresa e disciplina.

Para auxiliar, listamos 10 dicas simples que vão lhe auxiliar a manter o foco no trabalho e se tornar mais produtivo:

1 – Utilize apenas redes sociais relevantes

A cada dia surgem novas redes sociais e cada uma pode atrair sua atenção de formas diferentes. Antes de ingressar em qualquer rede, avalie a relevância pra você, se você possui amigos ou contatos e qual o propósito de participar de mais uma rede social.

Na dúvida, deixe de participar e busque estar apenas nas redes mais conhecidas como Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram, pois somente essas quatro citadas já podem tomar muita atenção do seu tempo durante seu dia.

2 – Desative notificações por e-mail

Todas redes sociais permitem configurar o recebimento de notificações por e-mail. O recomendado é desativar todos os tipos de notificação, já que dificilmente você vai controlar a curiosidade em saber porque foi marcado em uma imagem ou comentário de algum amigo.

3 – Desative notificações na tela do seu smartphone

Hoje em dia a grande maioria dos usuários de redes sociais acessa seu perfil no celular. Por padrão os aplicativos costumam gerar alertas de qualquer atividade que acontece relacionada ao seu perfil. Esses alertas com certeza irão despertar sua curiosidade e levar a acessar seu perfil.

Para evitar essas distrações, configure os aplicativos do seu celular para não gerar alertas na tela do celular. Essa dica vale inclusive para outros aplicativos que não tenham relação com seu trabalho.

4 – Mantenha seu celular longe do alcance da sua mão

Com o acesso rápido e fácil pelo smartphone, os usuários acabam desenvolvendo o hábito (vício em alguns casos) de constantemente visualizar o celular e acessar alguma rede sociais para verificar as novidades da sua timeline.

Pra evitar que esse hábito se desenvolva, mantenha seu celular guardado em uma gaveta ou na sua mochila. Ao alcance apenas de ouvir no caso de alguma ligação.

5 – Defina horários para acessar sua rede social

Você na precisa deixar de acessar seu perfil, mas faça isso em horário pré-definidos. O ideal é que seja em horários de intervalo durante os turnos de trabalho, 20 minutos em cada turno é mais que suficiente para acessar seu perfil.

Essa dica também é válida para empresas que controlam o acesso durante o trabalho, liberar o acesso em alguns intervalos pode ser interessante pra descanso dos colaboradores.

6 – Determine seu objetivo em cada rede social

Estar nas redes sociais não pode ser apenas para ver novidades em sua linha do tempo, é fundamental ter um propósito para manter seu perfil ativo e acessar com frequência.

Por isso você precisa entender o propósito das redes, algumas como o Facebook e Instagram podem ser para companhar amigos e saber de novidades do marcas do seu interesse, outras como o LinkedIn devem ser usadas para relacionamentos profissionais e busca de conteúdo.

Quanto mais claro você tiver em relação ao por quê de acessar uma rede social, mais você irá evitar desperdício de tempo com informações irrelevantes, tanto na vida pessoal, como profissional.

7 – Siga apenas pessoas e marcas relevantes

Essa dica complementa o item anterior. Siga seu objetivo definido naquela rede social e acompanhe apenas pessoas relevantes e marcas do seu interesse. Evite seguir qualquer tipo de conteúdo, isso só vai lotar sua linha do tempo de assuntos sem utilidade e causar distração e perda de tempo.

8 – Relevância vale muito mais que quantidade

Da mesma forma que você deve acompanhar apenas conteúdos relevantes. Busque compartilhar apenas informações úteis e relevantes para os que lhe acompanham nas redes, evitando publicações como atividades cotidianas ou comentários inúteis em publicações de outros.

Nesse sentido, bom senso é o mais importante, para evitar discussões que envolvam preferências políticas e de religião, por exemplo.

9 – Utilize gerenciadores de redes sociais

Existem serviços online que permitem o acesso integrado de vários perfis em redes sociais diferentes de forma integrada, facilitando a visualização de conteúdo e publicações.

Uma boa opção de agregador de redes sociais é o HootSuite.

10 – Redes sociais não são “real time”

Entende que redes sociais não necessitam de respostas em tempo real. Você pode esperar para responder o comentário do seu amigo sobre aquela foto do final de semana. Assuntos urgentes e relevantes muito dificilmente virão via redes sociais.

11 – Separe sua vida online da vida offline

Por mais que as redes sociais estejam presentes no nosso cotidiano, é fundamental entender o mais importante é sua vida real. Então não tente criar uma impressão nas redes sociais, diferente do que você é na realidade.

Esse tipo de comportamento pode estar ligado a insatisfação pessoal e serve como “muleta” para aceitarmos fracassos.

Mantenha o foco em seus objetivos pessoais e profissionais, nada é mais importante que isso!

Finalizando nossas dicas, basta entender que as redes sociais vieram pra ficar e você deve fazer uso saudável dessas ferramentas, pra cultivar boas amizades, se manter bem informado e alimentar seus relacionamentos profissionais. Qualquer coisa diferente disso, possivelmente é irrelevante.

Se você tiver mais alguma dica de como se comportar de forma responsável nas redes sociais durante o trabalho, por favor compartilhe nos comentários.

4 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente a grande preocupação no meio empresarial é com a baixa produtividade. Afinal, o mundo moderno pede agilidade nos processos, serviços de qualidade e pontualidade nos prazos. No entanto, a baixa produtividade não deve ser motivo para desespero. Mas sim, deve ser vista como um sinal de alerta de que algo está errado e de que mudanças rápidas precisam ocorrer.

Se esse é o caso da sua equipe, veja agora algumas dicas que contribuem para alavancar o desempenho da sua equipe, garantindo assim uma alta produtividade.

Cuide da organização e aumente a produtividade

O ambiente de trabalho é fator decisivo para um bom rendimento. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, as pessoas passam a maior parte do tempo sentadas. Portanto, invista em móveis de qualidade. As cadeiras devem possuir regulagem, encosto para as costas e braços. Além disso, cuide da limpeza e organização do espaço.

Certifique-se de que as máquinas tenham bom desempenho

Computador lento e que trava a cada 5 minutos é um problema. Além de deixar o funcionário irritado, atrasa a demanda de trabalho. Invista em máquinas de acordo com a necessidade da empresa. Hoje o mercado oferece bons produtos com preços acessíveis. Basta pesquisar!

Use a tecnologia a seu favor

Controle do acesso à internet

Atualmente a internet é ferramenta fundamental para a rotina de trabalho. No entanto, as redes sociais, canais de vídeo, comunicadores instantâneos, jogos e a caixa de e-mail pessoal são um convite para a dispersão dos funcionários. Para que a internet trabalhe a seu favor, o ideal é instalar um sistema de tecnologia que possa controlar o acesso. Assim é possível restringir a navegação em determinadas páginas e reduzir o acesso a links perigosos. Outra facilidade é a configuração personalizada do nível de segurança. Vale ressaltar que somente os usuários cadastrados devem poder gerenciar a rede.

Mais produtividade com o uso de um sistema de tecnologia

Existem ferramentas que melhoram o desempenho e contribuem para a produtividade da empresa em geral. Os sistemas tecnológicos de gestão possuem um recurso que prioriza a velocidade da internet, possibilitando uma melhor performance dos aplicativos usados na rotina de trabalho. Além disso, simplifica os processos: se sua empresa tem filiais, por exemplo, é possível cadastrá-las em um mesmo painel, e os resultados podem ser mensurados através de relatórios consolidados e individuais.

O acesso dos dados pode ser feito fora da empresa, através de tablet ou smartphone. Com essa funcionalidade fica fácil acompanhar de perto a rotina de trabalho da equipe. O sistema disponibiliza ainda ranking dos sites mais visitados e realiza, inclusive, comparativos através de gráficos.

Tenha um bom relacionamento com os seus colaboradores

No universo de trabalho surgem sempre grandes amizades. No entanto, mesmo que a relação não se estenda para vida pessoal, é preciso manter um bom relacionamento. Fique atento às necessidades de cada funcionário, se ele precisa ir ao médico, facilite a liberação. Funcionário satisfeito e ciente da sua importância age com mais transparência e garante mais produtividade e resultados para a sua empresa.

 

E na sua equipe, como está o índice de produtividade? Você utiliza alguma ferramenta para aumentar a produtividade na sua empresa? Compartilhe conosco!

Veja 17 dicas simples para o uso consciente e seguro da internet

O segmento empresarial está se tornando alvo cada vez mais atraente para ataques virtuais. Por conta disso, as empresas precisam tomar cuidados diários para manter-se longe das ameaças, adotando medidas de combate, prevenção e orientando os colaboradores sobre a importância da segurança.
Visando uma maior proteção para o setor corporativo, a SaferNet (entidade de proteção e combate a violações dos direitos humanos na internet) criou uma lista com dicas para uso consciente da internet, além de disponibilizar o balanço de sua atuação.

Em 8 anos foram recebidas e investigadas 3,4 milhões de denúncias anônimas diretas da Central Nacional de Denúncias de Crimes Cibernéticos, envolvendo 527.061 páginas (URLS) e conexões de 94 países. O número representa cerca de 427 mil denúncias por ano. Entre as irregularidades com maior incidência estão a pornografia infantil (1,3 milhão) e a apologia e incitação a crimes contra a vida (638 mil).

De acordo com Rodrigo Nejm, diretor de Educação e Atendimento da SaferNet, o problema não está na tecnologia, mas sim no uso indevido da internet e serviços disponíveis na web por parte das pessoas. “Com a união de todos, incluindo empresas dos mais variados setores e do governo, teremos mais forças para construir uma internet mais saudável”.

Você pode conhecer e utilizar os serviços e informações que a SaferNet disponibiliza acessando o site: www.safernet.org.br .

Dicas para o uso consciente da internet:

  1. Verifique as configurações de privacidade nas redes sociais e atualize-as sempre que necessário. Não deixe dados pessoais acessíveis a desconhecidos.
  2. Utilize sites seguros sempre que possível, por exemplo, aqueles que possuem https (navegação criptografada), porque as informações enviadas para esses sites é mais segura.
  3. Se não tiver tempo de ler todos os termos e condições quando realizar o registro em um site novo, recorra a ferramentas tais como EULAlyzer. Esse tipo de programa analisa as licenças.
  4. Todos são responsáveis por denunciar conteúdos impróprios encontrados na web. Faça a sua parte!
  5. Lembre-se que as relações estabelecidas na internet merecem os mesmos cuidados tomados no contato pessoal. Portanto, não revele a estranhos informações pessoais.
  6. Se tiver algo de intimo ou sigiloso para dizer a alguém e queira guardar segredo, uso o telefone ou fale pessoalmente.
  7. É fundamental pensar antes de publicar algum conteúdo. Controle o que e pra quem você publica. Em algumas redes sociais você pode escolher o que quer tornar público e o que somente seus amigos podem ver.
  8. Evite dar endereços de lugares onde frequenta, mora ou estuda. Muito cuidado também com o Check-in.
  9. Evite usar webcam com estranhos. Sua imagem pode ser manipulada e você ser ameaçado de ter essa foto montada em situações humilhantes e divulgada entre amigos e familiares.
  10. Não se deixe fotografar em cenas comprometedoras, nem mesmo envie qualquer foto sua a uma terceira pessoa. Por mais que confie em quem está recebendo o material, o conteúdo pode cair em mãos erradas.
  11. Opte por gravar conversas quando se sentir ameaçado. Bloqueie o contato dos agressores no celular, chat, e-mail e rede de relacionamento.
  12. Utilize senhas fortes, mesclando números, letras e outros caracteres. Não compartilhe suas senhas com ninguém. Não repita suas senhas e, caso precise armazená-las, que seja em local protegido. Serviços oferecem ‘tokens’ no celular para dificultar roubo de senhas.
  13. Coloque uma senha em sua rede wi-fi e troque a senha padrão do roteador.
  14. Instale um antivírus em seu computador e o mantenha devidamente atualizado. Habitue-se ainda a atualizar as mais recentes atualizações disponíveis do fabricante do sistema operacional.
  15. Bloqueie suas telas sempre que se ausentar do computador e acostume-se a fechar sua sessão ao utilizar computadores públicos.
  16. Faça operações que envolvam senha apenas em dispositivos pessoais.
  17. Aprenda a deletar as informações do smartphone de forma remota.

Além disso, outra boa opção para aumentar a segurança no uso da internet é a utilização de um Manual de utilização segura da internet. Com esse material é possível entender como utilizar a rede de forma consciente, identificando situações de risco e prevenindo ameaças que possam vir a ser prejudiciais para a sua empresa!

 

Seguindo essas dicas simples, você pode evitar problemas sérios de segurança como vazamento, perda ou sequestro de dados.

 

Redes sociais no trabalho: produtividade ou distração?

Que as redes sociais vieram para modificar as nossas experiências relacionadas à comunicação e internet, isso todo mundo sabe. A questão é, se realmente a comunicação via internet de forma instantânea e o entretenimento auxiliam e acrescentam no ambiente corporativo.

Uma pesquisa realizada no último ano pela Triad Consulting, empresa especializada em produtividade, revelou como os profissionais brasileiros gastam seu tempo de trabalho na internet. Os resultados surpreendem e mostram como a produtividade cai com o uso da internet no trabalho. Para chegar aos números finais, foram entrevistados 1,6 mil profissionais.

De acordo com a Triad, 80% das pessoas entrevistadas gastam até 3 horas da jornada de trabalho com atividades que não contribuem com seu serviço, sendo que boa parte destas horas é gasta na internet. Outro dado importante revelou que, para 35,6% dos entrevistados, os próprios computadores, que são essenciais para o trabalho, são reconhecidos como principal foco de distração durante o expediente. Do tempo gasto na internet durante o trabalho, a pesquisa mostrou que 27,3% do tempo é gasto com e-mails e 21,4% com outras atividades online.

Produtividade

Tendo em vista esses dados pode-se perceber que existe um grande risco de baixa produtividade quando a internet e a vida pessoal tornam-se prioridade no trabalho. A internet ao mesmo tempo em que oferece soluções e ideias, pode fazer com que seus colaboradores se distraiam e percam tempo com atividades que não contribuem para seu crescimento profissional e ainda podem prejudicar a empresa.

Além das informações citadas, a Triad revelou que 40,9% dos entrevistados usa o e-mail para repassar piadas, 26,1% deles trocam links do YouTube, 20,6% jogam em rede e 11,1% veem pornografia.

Usar a internet no trabalho ainda é um assunto que gera muita discussão. Saber os limites de quando ela é benéfica e quando ela prejudica é o grande desafio. Vale lembrar também que o uso indevido do celular e redes sociais no trabalho, em casos mais extremos, pode até resultar em demissão por justa causa, de acordo com o Artigo 482 da CLT. Resta a cada um ter bom senso e responsabilidade para usar a internet como aliada.

Redes Sociais

Os profissionais mais jovens costumam ser os que mais utilizam as redes sociais no trabalho. Portanto, se na sua empresa, grande parte dos colaboradores são jovens, uma boa ideia seria liberar a utilização das redes sociais em um período de tempo. Assim você faz com que o jovem fique mais confortável a atencioso no trabalho. Em contrapartida a essa liberdade, é necessário que os profissionais sejam mais exigidos também.

O mercado de trabalho é cada vez mais alimentado por pessoas “antenadas”, com ótima formação e um vasto currículo e o nível de cobrança e responsabilidade para com estes indivíduos também deve ser maior. Porém, é papel da empresa que designe funções compatíveis às competências e habilidades desses profissionais, pois acessar redes sociais o tempo todo no trabalho pode significar desmotivação e ociosidade.

Existem algumas empresas que necessitam que os seus funcionários fiquem o dia todo conectados na internet e redes sociais, em casos como esse é preciso cuidado do lado do empregado e gestão correta do empregador. O dono/empregador deve sempre deixar claro como a política de acesso à internet funciona e de que forma é utilizada na empresa, assim fazendo com que o funcionário tenha consciência e evite atitudes incorretas e que possam acarretar em uma demissão não esperada.

O colaborador precisa saber que por mais que precise utilizar a internet para trabalhar, não deve fazer uso das suas redes e utilizar como entretenimento ou até mesmo iniciar conversas pessoais. Quando o funcionário não entende qual o papel que deve desempenhar, acaba perdido e então as redes sociais podem sim se tornar uma distração, ao invés de trabalho e produtividade.

Muita gente sabe usar muito bem as redes sociais para se divertir, porém não tem a menor noção de como tirar proveito delas para se dar bem no ambiente de trabalho. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como usar as redes sociais no trabalho de forma correta e responsável:

  • Estar conectado a muitas redes faz com que o profissional tenha a sua atenção dispersa em muitos sites ao mesmo tempo, portanto, procure estar conectado em uma rede social apenas e dê uma “espiadinha” bem rápida durante o trabalho ou em um momento de folga.
  • Uma das coisas que pode atrapalhar e muito durante o trabalho é o bate-papo que leva muito tempo, sendo que muitas das vezes as pessoas esperam por uma resposta rápida e se não der para responder na hora, responda depois, a não ser que a conversa seja sobre o serviço.
  • Deixar a rede social aberta o tempo todo dá a impressão de que o empregado está desocupado o tempo todo e para evitar este tipo de problema, escolha um horário em que não prejudique o seu rendimento no trabalho, que pode ser durante o almoço ou o fim do dia.
  • Um dos erros mais comuns é o uso do e-mail corporativo para receber notificações de suas redes sociais, o que se torna uma boa fonte para a distração dos jovens, portanto configure a sua conta para não dar notificações ou para dar notificações em seu e-mail pessoal, mas vale ressaltar que o e-mail pessoal não deve ser acessado a todo o tempo, pois as empresas trabalham com e-mails corporativos para ser usado com assuntos da empresa e não para diversão, portanto foque em seu trabalho e use pouco as redes sociais em seu ambiente de trabalho.

Distração

Em uma pesquisa realizada com 1.709 profissionais, de presidentes à estagiários, especificamente sobre a utilização das redes sociais, um dado que foi divulgado refere-se à pessoas que acabam “furando” a proibição de acesso nas empresas. Em análise, 47% das pessoas que trabalham em empresas que proíbem o acesso à redes sociais, continuam utilizando mesmo assim. Além disso, 66% das pessoas entrevistadas afirmam que acessam o celular quando a rede está proibida.

Em casos como esse, de violação das regras e políticas da empresa, uma solução é a implantação de um serviço para gestão e controle de internet, onde é possível realizar controle por horários e monitoramento do que é acessado na rede da sua empresa. Com isso você consegue fazer com que os seus colaboradores façam um acesso mais correto da internet no local de trabalho.

A gestão e controle de internet também possibilita uma maior proteção da rede e dados da empresa contra ataques e sites nocivos. Além disso, quando é realizada a implantação de um serviço para controle de internet, percebe-se o aumento da produtividade entre os colaboradores e queda no desperdício de tempo, que geralmente causa muitos danos à empresa.