A internet da sua empresa é utilizada corretamente? Descubra agora mesmo

Conforme a Internet vai se tornando cada vez mais presente e relevante para os negócios e atividades profissionais, aumentam as dúvidas sobre como manter a privacidade e segurança na Web, de forma que não prejudique os negócios. Armazenar informações pessoais, dados privados e financeiros da empresa e mantê-los protegidos pode ser difícil, mas é possível evitar a grande maioria dos golpes, spyware e violações de privacidade.

Por isso, elaboramos algumas dicas para você saber se a internet da sua empresa está sendo utilizada de forma correta pelos colaboradores, evitando ameaças, ou se está livre para possíveis ataques virtuais.

Verificação da segurança do site

Muitas vezes os seus colaboradores podem estar navegando na internet procurando por algo, ou então somente passando o tempo, caso exista uma política de utilização da internet flexível e acabam “migrando” de site em site. Esse tipo de comportamento pode ser prejudicial para a empresa, levando em conta a segurança. Como hoje existe uma infinidade de sites disponíveis para acesso, se não for realizada a verificação de segurança e confiabilidade, é fácil cair em uma cilada.

Alguns sites solicitam informações pessoais para conectar-se à sua conta ou para concluir uma transação. Hackers, ladrões e programadores de spyware sabem disso, e muitas vezes tentam interceptar suas informações durante essas transações. Portanto, sempre use sites e empresas seguros e exija que as regras de acesso sejam cumpridas adequadamente pela sua equipe.

Em primeiro lugar, as suas informações somente devem ser entregues para empresas respeitadas, e então verifique se o site da empresa usa um endereço da Web que começa com “https” e se possui um símbolo de cadeado na barra de endereço ou na parte inferior do navegador. Isso significa que o site criptografa suas informações, praticamente inutilizando os dados para qualquer ladrão ou hacker que possa interceptar a transmissão.

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Nada é de graça

Na internet está cheio de pessoas boas querendo oferecer presentes e ofertas maravilhosas e irrecusáveis? Raramente. Muitas vezes aparece um concurso tentador nas redes sociais com o sorteio de vários produtos de tecnologia ou até mesmo anúncios para você receber presentes ou brindes em casa.

É preciso ficar atento a esse tipo de campanha, já que boa parte dessas promoções pede que você preencha um cadastro com dados pessoais para poder concorrer. Esses concursos costumam animar as pessoas, por isso no ambiente de trabalho pode ser importante ficar atento sobre o que os funcionários acessam, para que não acabem colocando dados sigilosos da empresa em risco.

Cibercriminosos usam esses ataques para coletar informações que podem ser usadas em ataques de roubo de identidade. É importante saber que esses hackers estão a todo momento em busca de algo, no caso alguma rede para infectar.

Existe também o ransomware, que é um tipo de software malicioso (malware) criado com o intuito de bloquear o acesso a arquivos ou sistemas para só liberá-los após o pagamento de um valor especificado. É como se fosse um sequestro, mas virtual. Apesar de serem vistos como um problema de segurança recente, os ransomwares não são um conceito novo: as primeiras referências a esse tipo de praga digital remetem ao final da década de 1980.

Senhas qualificadas

Grande parte das pessoas utilizam senhas fáceis de memorizar, ou que lembram datas como nascimento, aniversário de alguém ou números como “123456”. Na maioria das vezes não é a melhor opção. Do e-mail as redes sociais, passando pelo internet banking. As senhas são um componente essencial da nossa vida na internet. As senhas devem proteger nossa informação de acessos não desejados. Quanto mais forte a senha, é mais difícil de quebrar.

Essa preocupação com senhas qualificadas precisa vir de todos os colaboradores, não somente das que acessam informações mais importantes, como dados bancários. Em um relatório da SplashData, percebeu-se que muitas pessoas utilizaram senhas fáceis e muito perigosas em 2016. Saiba quais foram as 25 senhas mais utilizadas no mundo em 2016. Se você deseja se proteger mais adequadamente, utilizando senhas seguras e mais fortes, pode conferir o nosso guia para criação e gerenciamento de contas de usuário e senhas seguras. Com ele você vai conhecer um conjunto de regras e ações para criar e gerenciar senhas da melhor forma, reduzindo a chance que sejam descobertas e consequentemente ataques e ameaças.

Identificar e-mails falsos

E-mails dizendo que você tem uma dívida com uma empresa de telefonia ou afirmando que um de seus documentos está ilegal, ou ainda, a mensagem te oferece prêmios ou cartões virtuais de amor? Te intima para uma audiência judicial? Contém uma suposta notícia importante sobre uma personalidade famosa? É provável que se trate de um spam, ou seja, um e-mail falso.

Se a mensagem tiver textos com erros ortográficos e gramaticais, fizer ofertas tentadoras ou tem um link diferente do indicado (para verificar o link verdadeiro, basta passar o mouse por cima dele, mas sem clicar), desconfie imediatamente. Na dúvida, entre em contato com a empresa cujo nome foi envolvido no e-mail.

Na utilização do  e-mail corporativo é importante tomar um cuidado redobrado, porque muitas vezes os funcionários podem abrir um e-mail spam mesmo sem saber, pelo simples fato de “parecer” conter algo importante. Nesse caso informar ou dar algumas dicas, como por exemplo, cuidar o endereço do remetente, pode ser importante.

Atualização dos programas

Também é importante manter os programas da sua empresa atualizados. Muita gente pensa que as versões novas apenas adicionam recursos, mas a verdade é que elas contam também com correções para falhas de segurança. Por isso, sempre utilize a última versão dos seus programas, especialmente os que acessam a internet (navegadores de internet, clientes de e-mail, etc). Muitos aplicativos contam com uma funcionalidade que atualiza o programa automaticamente ou avisa do lançamento de novas versões. É um bom hábito deixar esse recurso ativado.

Possui algum tipo de monitoramento ou software de segurança

É uma ótima opção para quem está disposto a investir um dinheiro em busca de controlar ameaças e manter a rede mais segura. Empresas que trabalham com dados importantes e não conseguem monitorar cada funcionário da empresa, podem optar por soluções de controle de internet. Esse tipo de solução auxilia para que a rede fique mais protegida, e mantém o controle do que cada colaborador está acessando dentro da rede empresarial. Com isso o proprietário tem como fazer uma gestão e saber se o funcionário não está acessando sites nocivos, que possam vir a prejudicar ou colocar a empresa em risco.

 

Pratica alguma das dicas citadas acima. Compartilhe sua experiência conosco e aguarde mais dicas de segurança na internet!

7 dicas para melhorar a gestão do tempo na sua empresa

Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa possui. Por isso, se ela não conseguir gerenciá-lo da melhor forma possível, terá grandes problemas. Gerir o tempo é saber usar ele para realizar as atividades prioritárias, em qualquer âmbito.

Quem administra o tempo aumenta a sua produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que é considerado importante e prioritário com a menor quantidade de recursos, sendo um deles, o tempo. Atualmente percebe-se um grande problema de gerenciamento de tempo nas empresas, por ser um ambiente com colaboradores de perfis diferentes, que precisam desempenhar várias funções e atividades.

Uma boa gestão do tempo e produtividade é necessária para todos os empreendedores que possuem uma grande carga de trabalho e precisam resolver problemas com inteligência. Gerir as tarefas de maneira eficaz fará com que você conquiste qualidade de vida! Podendo conciliar melhor a rotina de trabalho com o tempo livre.

Se você está com dificuldades para conseguir gerenciar de forma correta e eficaz o tempo da sua equipe dentro da empresa, segue abaixo uma lista com 7 dicas para melhorar a gestão do tempo, que podem lhe auxiliar ativamente para essas mudanças, em busca da produtividade e organização.

Crie uma lista de tarefas diárias

A melhor maneira de combater os vilões da rotina da sua equipe é criar uma lista com as tarefas que precisam ser desempenhadas. Liste absolutamente tudo o que cada funcionário precisa fazer no seu dia (inclusive o tempo para responder e-mails e usar as redes sociais, quando necessário). A ideia aqui é hierarquizar as tarefas e fazer com que sejam administradas de maneira estratégica.

Uma coisa de cada vez

O maior segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Por isso, ao orientar sobre uma nova tarefa, é preciso que a sua equipe mergulhe nela de maneira profunda até terminar, ao contrário o trabalho será redobrado. Uma boa dica é direcionar os seus funcionários para que façam o certo da primeira vez e com isso você provavelmente não terá problemas futuros.

Fazer mais em menos tempo

Seus colaboradores irão fazer mais em menos tempo quando souberem quanto tempo existe em suas mãos. Por isso, verifique qual é o prazo que cada um possui para desempenhar o seu trabalho, estando atento para aqueles que estão fazendo o seu melhor e os que estão simplesmente cumprindo metas.
O foco é muito importante, por isso os seus funcionários precisam ter uma ideia clara daquilo em que estão trabalhando, antes de começar. Saber no que trabalhar, quando e quanto tempo existe para terminar o trabalho, aumenta muito a produtividade. Esse foco sobre o trabalho garante que se obtenha mais qualidade e resultados para a empresa.

Mantenha um Plano Produtivo

Você já percebeu a oscilação do ânimo e motivação da sua equipe durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor a tarde; outras estão com as energias a mil logo pela manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) mais produtivo do dia para sua equipe. Com isso é possível colocar as “prioridades” que cada um precisa desempenhar para esse horário. Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse.

Saiba que metas são importantes

Você e sua equipe também precisam de metas claras. Não se pode tocar um projeto ou atividade, sem saber como serão realizadas. É preciso estabelecer um tempo limite para a realização das atividades, de preferência alguns dias antes do prazo final de entrega. Desta forma, você ganha uma margem de manobra para lidar com os imprevistos que podem aparecer durante a execução das tarefas.

Lute contra a procrastinação

Enfrentar as coisas de frente! Adiar serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que os seus colaboradores podem cometer. Se um funcionário tem um prazo de seis horas, mas você sabe que ele pode terminar em quatro, é preciso cobrar dele. Faça com que utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar à uma solução melhor. Além disso, explique que com isso a pressão para o resto do dia irá diminuir e seu rendimento com certeza aumentar.

Identifique os ladrões de tempo

E-mail, mensagens instantâneas, redes sociais, jogos, sites nocivos e muito mais. Tudo isso pode estar roubando horas preciosas da sua equipe. Para se livrar desses verdadeiros ladrões de tempo você precisa primeiro identificá-los. Observe a rotina da sua empresa e tente analisar: quanto tempo sua equipe perde com essas atividades? Muitas vezes nós não percebemos o quanto elas atrapalham e diminuem a produtividade, pois são misturadas com as tarefas, mas fazem com que seus colaboradores percam totalmente o foco naquilo estavam desempenhando.

É importante entender que a internet quando utilizada de forma correta, é uma aliada no ambiente corporativo. Porém, quando existe um abuso de utilização, que acaba atrapalhando o rendimento do funcionário e comprometendo os resultados da empresa, é preciso que medidas mais diretas sejam tomadas.

Uma das soluções nesse caso é a implantação de um controle de acesso à internet, que possibilita à você um maior domínio sobre o que seus colaboradores estão acessando. Com base nisso você pode fazer um controle de horários e também conteúdos que podem ou não ser acessados dentro da sua empresa. Assim você fica no controle, garante resultados positivos e produtividade nas alturas!

 

E você, como costuma fazer o gerenciamento de tempo da sua equipe? Compartilhe sua experiência conosco!

Bloquear as redes sociais otimiza a produtividade da equipe?

A partir das novas tecnologias lançadas a todo o momento no mercado de consumo, a utilização de redes sociais como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, WhatsApp, entre outras, mostra-se totalmente inerente ao cotidiano da maioria das pessoas. Mas, junto com estas inovações, nasce um novo problema: estabelecer limites ao seu uso.

Os usuários têm cada vez mais dificuldade em desvincular-se do universo virtual, inclusive enquanto estão no ambiente de trabalho. Não tem como negar que as redes sociais trouxeram grandes avanços nas relações interpessoais, além de aumentar a rede de contatos, o fluxo de conteúdo e a troca de informações. Porém, junto com as inovações vieram também alguns problemas relacionados a utilização da internet, por isso é preciso saber dosar o acesso a tais ferramentas, para que a produtividade não fique comprometida.

Mas será que apenas bloquear sites como Facebook, Twitter e Instagram é suficiente para manter a equipe focada e longe de distrações? Existem diversos outros sites que podem dispersar os colaboradores, de modo que é impossível conseguir barrar o acesso a todo e qualquer ponto de divagação. Além disso, permitir pequenas pausas de relaxamento ao longo do expediente pode aumentar os níveis de atenção e produtividade.

É preciso estabelecer estratégias claras para determinar a postura da empresa em relação ao acesso às redes sociais. Saiba que atitudes tomar em relação a essa questão:

Defina horários de acesso

Adotar uma postura mais tolerante pode ser um caminho para utilizar o acesso controlado às redes sociais como forma de incrementar a produtividade da empresa. Porém, para que não haja abuso, é preciso estabelecer regras como horários específicos, limite máximo de tempo de acesso ou também disponibilizadas dicas para uso consciente e seguro da internet. Os períodos do almoço e ao fim da tarde são uma boa opção ou ainda 20 minutos de intervalo durante o turno, para descanso. Dessa forma, a dificuldade em garantir uma restrição completa pode ser substituída pela estipulação de regras e limites de utilização.

Dê sugestões de conduta

Caso fique estabelecido que o acesso será liberado, forneça aos colaboradores algumas orientações, como uma política de uso da internet nas empresas para que a distração não comprometa a produtividade. Sugira, por exemplo, que seja desabilitado o recebimento de notificações, diminuindo a curiosidade e a ansiedade de verificar as mensagens recebidas. Recomende também que os colaboradores selecionem algumas redes sociais do seu interesse, entre todas existentes, possuir perfil em muitas redes sociais pode prejudicar o foco no trabalho e até em outras atividades, como os estudos.

A utilização do celular na empresa também deve ser ser um ponto para ser levado em conta nas recomendações aos colaboradores. Porque com a evolução da conectividade dos aparelhos com a internet, a principal função dos celulares passou a ser a utilização de serviços para checagem de e-mails, programas de comunicação instantânea, aplicativos e redes sociais. Além disso o uso do celular pessoal e da internet estão no topo da lista dos 10 hábitos que mais comprometem a produtividade dos profissionais no ambiente de trabalho. Em alguns casos a utilização do celular pode acarretar em demissão por justa causa. Para evitar situações como essa, oriente a sua equipe sobre a utilização, para que seja realizada de forma responsável.

Saiba utilizar as redes sociais em favor da produtividade da equipe

Ainda que, em alguns casos, as redes possam comprometer o rendimento dos trabalhadores, diversas funções presentes nelas podem ser utilizadas para organizar e aumentar a produtividade nas empresas. O departamento de vendas, por exemplo, pode ficar comprometido caso o acesso seja bloqueado, uma vez que, atualmente, muitos negócios são fechados pela web.

A velocidade da troca de informações e ausência de intermediários são os principais ganhos das equipes que utilizam ferramentas de trocas de mensagens como o Skype, por exemplo. Além disso, o contato constante entre os funcionários, ainda que um deles esteja fora do escritório, pode gerar, inclusive, uma aceleração no cumprimento de metas, uma vez que as atividades não ficam estagnadas em função da ausência de um dos elementos do grupo de trabalho.

Manter o engajamento da equipe e demonstrar ao colaborador meios de utilizar as redes sociais de forma proveitosa e sem abusos, são os segredos para melhorar a baixa a produtividade e qualidade do serviço!

 

As redes sociais têm afetado a produtividade da sua equipe de maneira positiva ou negativa? Compartilhe sua opinião conosco!

4 dicas para aumentar a produtividade no seu escritório de contabilidade

A busca por otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a produtividade é uma realidade para as empresas que buscam crescer e se destacar no mercado, o mesmo ocorre com os escritórios de contabilidade, que precisam se diferenciar em um mercado competitivo e acirrado.

Veja algumas dicas de como tornar sua equipe e empresa mais produtivas:

Automatize seus processos manuais

É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário com excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos. Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos, ou utilizar sistemas de Helpdesk para gerenciamento das solicitações dos clientes.

Sem dúvida, dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois o tempo e qualidade na execução só melhora com essas soluções. Existem no mercado diversas ferramentas para controle na área contábil, duas delas são o ContaAzul para Contadores  e o Nibo, que permitem controle de movimentações e documentos dos clientes.

Gerencie e controle o acesso a Internet

Nos escritórios de contabilidade a grande maioria de equipe utiliza computadores em suas tarefas e permanece conectada na Internet a maior parte do tempo de trabalho. Pesquisas recentes mostram que em média 30% do tempo de trabalho é gasto no acesso a redes sociais, e-mail pessoal, ferramentas de comunicação instantânea e sites de entretenimento. Considerando este cenário, é possível que sua equipe perca praticamente um terço do tempo em atividades não relacionadas ao trabalho, com isso, tente calcular esse desperdício de tempo. Faça uma análise e saiba como agir em cada situação.

Visando o aumento da produtividade, uma boa opção para o controle de acesso a Internet no seu escritório é o Lumiun. Para implementação do serviço é necessário apenas uma configuração simples na rede, com uma interface de gerenciamento amigável que pode ser usada sem conhecimento avançado e com um custo baixo de utilização do serviço. O Lumiun é uma alternativa fácil de ser implementada e gerenciada. Conheça mais sobre o serviço.

Utilize alguma metodologia de gerenciamento de tarefas

Existem inúmeras metodologias e sistemas que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade. Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada colaborador está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.

Duas boas alternativas de sistemas para gerenciamento de tarefas são o Runrun.it e o Trello.

Evite horas-extras e excesso de tempo de trabalho

Um dos fatores mais relevantes para a baixa produtividade é o excesso de trabalho e atividades, isso quer dizer que quanto mais se trabalha menor é a produtividade. Pode parecer confuso, mas não podemos confundir o significado de produtividade, diferente do que se pode pensar, produtividade é gerar mais resultado e melhor qualidade com menos esforço, ou seja, produzir mais em menos tempo. Outro fator relevante é que o excesso de atividades leva a falta de organização e baixa qualidade nos resultados das tarefas.

Portanto, se sua equipe precisa melhorar a produtividade, talvez o melhor a fazer é equilibrar o tempo e demanda de trabalho da equipe, organizando os processos e prioridades e otimizando o fluxo de trabalho.

 

Finalizando, segue lista de ações para o aumento de produtividade:

  • Reduza o número de atividades manuais e sistematize os processos
  • Controle o acesso a Internet para evitar desperdício de tempo
  • Use metodologias e sistemas de gestão de tarefas e processos
  • Evite o excesso de trabalho e equilibre as tarefas na equipe, priorizando as mais importantes

Como você avalia a produtividade da sua equipe e do seu escritório?

Compartilhe sua experiência conosco.

Qual é a importância da organização no ambiente corporativo?

O mundo corporativo geralmente é alvo de constantes e profundas mudanças. Elas provocam várias alterações na estrutura física, organizacional, de pessoas, equipes, atividades, desenvolvimento de produtos e serviços, atingindo as relações entre as pessoas e, delas, para com a organização. Essas mudanças são justificadas pela instabilidade da economia, modificações na forma de comunicação, posicionamento da concorrência, dinâmica do mercado, novo perfil de clientes, aquisições/fusões e de uma série de outros fatores que levam as organizações a se ajustarem, para que se mantenham competitivas e com credibilidade no mercado.

Por essa falta de encaixe ou muitas vezes inadequação, o processo de mudança se torna cíclico e estressante. Na maioria das vezes isso acontece simplesmente pelo fato de que as organizações têm dificuldades de estabelecer com clareza o que querem e onde querem chegar. Isso gera um ambiente de insegurança interno na organização, que se torna pior, à medida que mais mudanças vão acontecendo em curtos períodos de tempo. Muitas vezes não se espera o tempo necessário para que o processo de mudança amadureça, seja avaliado e se façam os ajustes necessários, dando-se início a um novo processo de mudança.

Dentro do ambiente de trabalho, com base em conceitos importantes, competências interpessoais são fundamentais para o sucesso da organização. Vejam que não falamos em competências técnicas, mas comportamentais ou mais especificamente que regem as boas relações entre as pessoas dentro de um ambiente corporativo. Falamos de trabalho em equipe, colaboração, promover e oportunizar mudanças, inovar, mobilizar recursos, dentre outras.
Nas organizações atuais e futuras que objetivam sucesso, as competências comportamentais fazem e farão ainda mais diferença nas organizações. Um dos grandes desafios é saber navegar num ambiente onde pessoas com diferentes origens culturais, gerações, ideais e formações profissionais se relacionam, caracterizando uma clara heterogeneidade e, consequentemente, divergência de pensamentos, atitudes, valores, dentre outras.

 

Abaixo estão listados alguns dos problemas encontrados nas organizações:

  • Falta definição clara dos objetivos dentro das organizações
  • Diminuição ou falta de foco
  • Muito planejamento e pouca ação e as vezes muita execução e nenhum planejamento, portanto, falta equilíbrio
  • Excesso de burocracia
  • Processos complexos em coisas simples
  • Excesso de níveis hierárquicos prejudicando o entendimento, a comunicação e a execução das tarefas
  • Excesso de reuniões com pouca ou nenhuma decisão

Muitas organizações sofrem com a desorganização há bastante tempo, porém não conseguem encontrar uma forma de mudar e conseguir alinhar a situação. Como citado anteriormente, problemas também podem estar relacionados a falta de comprometimento dos colaboradores da empresa e a falta de foco da equipe. Atualmente essa é uma das grandes preocupações das organizações e dos líderes, que ficam muitas vezes sem saber como devem se posicionar em situações como a falta de interesse e desmotivação dos funcionários, cenário que é muito prejudicial para a empresa. Porém, os funcionários podem estar perdendo o foco por diversos motivos, sendo alguns deles:

  • Falta de conhecimento do produto ou serviço

O primeiro grande erro que as empresas cometem é comunicar de forma ineficiente com os seus colaboradores as informações sobre o produto ou serviço que eles devem vender. Qualquer bom vendedor sabe que, para fechar uma venda, ele precisa, não apenas saber falar do produto ou serviço (evidenciando suas vantagens em relação aos concorrentes), mas também ter conhecimento suficiente para conseguir contornar as temidas objeções.

  • Pouco envolvimento com a missão da empresa

Um fator que passa despercebido e que, em muitos casos, inibe uma possível venda é a falta do envolvimento da equipe com a missão da empresa. Cabe dizer que a missão é o que confere significado aos negócios, o que dará ânimo e interesse. Portanto, se os seus funcionários não sabem, ou não entenderam, o motivo pelo qual eles trabalham para você, certamente não vão transmitir esse envolvimento para o cliente. Lembre-se que isso “esfriará a relação”, reduzindo a confiança.

  • Equipe despreparada

Alguns outros fatores, relacionados ao treinamento das equipes de vendas e atendimento, por exemplo, são cruciais para o sucesso da empresa. Se algumas das situações abaixo acontecem no seu negócio, é sinal de que você tem uma equipe despreparada e, portanto, precisa melhorar estes processos:
· Demora ao responder dúvidas dos clientes;
· E-mails mal elaborados ou contatos telefônicos malfeitos;
· Exposição malfeita dos produtos (seja no site ou na loja física);
· Desconhecimento das necessidades reais do cliente;

  • Falta de foco no cliente

Às vezes o funcionário se deixa levar pelo ego, pela vaidade, e acredita que são necessárias super habilidades para ser um campeão de vendas. Na verdade, o ponto de partida deve ser o foco no cliente. Por isso, tenha em mente o que ele realmente quer e precisa. Quando sua equipe não está treinada para saber extrair informações acerca das reais necessidades do comprador, ela normalmente falhará e isso será mais uma razão para perder vendas.

  • Equipe desmotivada

A falta de ânimo e motivação para trabalhar também é um fator negativo. Saiba que o cliente percebe que o vendedor está atendendo sem vontade, se sente constrangido e, provavelmente, não compra. Por isso, manter a equipe sintonizada e motivada é fundamental – seja através de artifícios financeiros ou outros aspectos como qualidade do ambiente de trabalho.

  • Falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com o cliente

Também temos a falta de habilidade para gerenciar o relacionamento com os clientes. Vale ressaltar que a empresa precisa ter registrados todos os dados de seus consumidores, não apenas os usuais (como endereço e telefone), mas também informações que auxiliem o empresário a identificar novas necessidades. Por exemplo, saber do que o cliente gosta e qual seu estilo de vida é muito interessante.

  • Armadilhas e distrações no ambiente de trabalho

O problema também pode estar atrelado a muita dispersão no ambiente de trabalho e não aproveitamento do tempo dentro da empresa. Como sabemos, atualmente existem muitas armadilhas que podem estar roubando o tempo dos colaboradores, comprometendo a produtividade e contribuindo para a perda de foco no trabalho. Muitas vezes o Twitter, Facebook, Instagram, demais redes sociais e todos os links existentes na internet podem parecer mais interessantes e atrativos que o trabalho e isso inicialmente pode ser um pequeno problema, mas ao longo do tempo, evoluindo para algo muito mais sério.

Em uma circunstância como essa, a solução pode estar no monitoramento e gestão dos colaboradores em relação ao uso da internet. Desenvolver pessoas e saber fazer a gestão de uma equipe é um desafio, mas ao mesmo tempo é fundamental para que as mudanças provoquem os efeitos desejados e se tornem sustentáveis nas organizações. Uma boa alternativa, é a estruturação de um manual de ética para uso da internet, uma medida válida contra o uso abusivo do recurso em ambiente corporativo, no entanto, é preciso verificar se as diretrizes formalizadas pela empresa estão sendo cumpridas efetivamente.

Lembre-se, as empresas possuem realidades distintas, assim como setores, de uma mesma organização podem demandar necessidades totalmente diferentes, por isso é de suma importância a avaliação das necessidades de cada setor/organização, para estabelecimento de políticas claras e condizentes.

Sua empresa ou equipe está passando por alguma situação parecida com as descritas acima? Compartilhe sua experiência conosco.

Dica: como desativar o compartilhamento de arquivos no Windows

Um cliente, que há pouco tempo contratou o Lumiun para proteger sua rede, nos perguntou o que poderia fazer para evitar que arquivos armazenados no seu computador fossem acessados por outros usuários na sua rede interna. Ele possui um escritório e quer saber como desativar o compartilhamento de arquivos no Windows. Então, segue a dica.

  1. Certifique-se de que você não precisa dos compartilhamentos. O compartilhamento de arquivos e impressoras permite que os arquivos armazenados e as impressoras instaladas nesse computador sejam acessados por outros computadores. Verifique se você realmente não possui, por exemplo, uma impressora, ligada ao seu computador, que é utilizada por outra pessoas na empresa.
  2. Abra o menu Iniciar e pesquise por “central de rede”. Clique no atalho para a Central de Rede e Compartilhamento.
    menu iniciar - central de rede e compartilhamento
  3. Na Central de Rede e Compartilhamento, clique no link Alterar as configurações de compartilhamento avançadas.
    central de rede e compartilhamento - link alterar as configurações de compartilhamento avançadas
  4. Na janela “Configurações de compartilhamento avançadas”, sob o perfil Particular, selecione a opção “Desativar compartilhamento de arquivo e impressora”.
    configurações de compartilhamento avançadas - particular - desativar compartilhamento de arquivo e impressora
  5. Sob o perfil “Convidado ou Público” selecione também a opção “Desativar compartilhamento de arquivo e impressora”.
    configurações de compartilhamento avançadas - convidado ou público - desativar compartilhamento de arquivo e impressora
  6. Clique no botão Salvar alterações. Pronto.

Se surgirem dúvidas, estamos à disposição!

Como identificar e prevenir o recebimento de spam

Spam é um termo que se refere ao recebimento de mensagens de e-mail não solicitadas. O envio dessas mensagens indesejadas é praticado com vários objetivos distintos e também utilizando diferentes sistemas e meios de propagação na rede. Os tipos de spam existentes são:

  • Boatos (hoaxes) – mensagens relacionadas a histórias falsas, que usam engenharia social com o objetivo de que o usuário (destinatário) encaminhe para os seus contatos;
  • Correntes (chain letters) – mensagens que prometem sorte, riqueza e outros benefícios aos que repassarem para um número de pessoas e contatos dentro de um tempo determinado;
  • Propagandas – divulgação de produtos, serviços e até propaganda política, este é o tipo mais comum de spam;
  • Golpes (scam) – conteúdo com oportunidades enganosas e ofertas que prometem resultados falsos, como ofertas de emprego ou oportunidades de negócios muito lucrativos;
  • Estelionato (phishing) – mensagens com conteúdo disfarçado para iludir os destinatários, solicitando o fornecimento de dados pessoais e senhas;
  • Programas maliciosos (vírus e worms) – conteúdo com informações, anexos e links nocivos, que abertos podem instalar vírus e causar perda de informações;
  • Pornografia – envio de conteúdo pornográfico via e-mail, muitas vezes de material de pedofilia. É importante políticas de segurança para evitar que crianças recebem este tipo de spam;

Mensagens de spam podem ser bem elaboradas e enganar os usuários, se passando por mensagens verdadeiras. Por isso é importante saber identificar essas mensagens para que seja descartadas e classificadas como spam, veja alguns itens a serem observados para identificar mensagens de spam:

  • Cabeçalhos suspeitos: informações de remetente e destinatários incompletas, em ambos podem aparecer apelidos ou nomes genéricos, se o retente é desconhecido o os destinatários estão ocultos, esse é um forte indício de que a mensagem é um spam e pode possuir conteúdo nocivo;
  • Assunto suspeito: se o campo assunto é suspeito e estranho ao conhecimento do destinatários, desconfie. Esse campo é usado para atrair o usuário a abrir as mensagens, então tenha cuidado;
  • Anexos e links: mensagens de e-mail que contém anexos e links a serem clicados, podem ser nocivas;
  • Recebimento único: mensagens que informam que serão enviadas uma única vez geralmente são spam;
  • Opções de sair da lista e remoção: alguns spans justificam o abuso de mensagens informando como opção de descadastramento da lista e sugerindo a remoção do e-mail do cadastro, geralmente estas mensagens são spam;

Existem muitas formas de seu e-mail ir parar em listas de envio de spam, há empresas que comercializam listas para envio de propagandas e inúmeros sites que se utilizam de métodos maliciosos para captar e-mails e até mesmo instalar vírus nos computadores, fazendo destes fontes de spam. É importante evitar e ter muito cuidado ao acessar sites de conteúdo suspeito, como drogas, violência, pornografia e jogos.

A melhor forma de evitar o recebimento de spam e problemas de segurança e vírus é navegar com consciência na rede. Na internet é necessário cuidados semelhantes aos que temos no trânsito e ao entrar e sair de nossas casas. As dicas para reduzir a ocorrência de spam estão diretamente relacionadas aos cuidados recomendados aos usuários da Internet, para que possam usufruir com segurança de todos os recursos e benefícios da internet.

Veja algumas dicas importantes de segurança e prevenção de spam:

  • Preserve e evite informar dados pessoais, e-mails e principalmente senhas de bancos e de cartão de crédito;
  • Tenha e-mails distintos para atividades profissionais, pessoais, compras e cadastros on-line;
  • Evite clicar em links suspeitos em sites, principalmente sendo sites desconhecidos e também em links de mensagens de e-mail;
  • Precaução em acessar e clicar em promoções e oportunidades aparentemente imperdíveis de descontos e compras, muitas vezes podem disfarçar vírus e cadastros irregulares;
  • Evite realizar cadastros em sites sem antes obter informações completas sobre os sites e produtos ou serviços oferecidos, também é importante buscar referências em outros sites e conhecidos;
  • Tenha sempre habilitado os recursos de anti-spam do e-mail fornecidos pelo fornecedor desse serviço;
  • É importante utilizar ferramentas de prevenção em seu computador, como anti-spyware, firewall pessoal e antivírus;

Sabemos que é praticamente impossível evitar o recebimento de mensagens indesejadas, mas seguindo essas dicas e navegando na internet com precaução, é possível reduzir os spans e principalmente, evitar problemas de segurança como perda de informações ou problemas com bancos e cartão de crédito.

 

16 dicas práticas para garantir sua segurança na Internet

Ao sair de casa, certamente você toma cuidados básicos para se proteger de assaltos e outros perigos existentes na rua. Na Internet, também é importante seguir algumas regras e procedimentos para evitar problemas com fraudes, espionagem, roubo de informações ou senhas e tantos outros perigos existentes no mundo digital.

Veja 16 procedimentos que podem aumentar a sua segurança na Internet e evitar problemas!

7 maneiras de lidar com uma conexão de Internet lenta

Internet lenta ainda é um grande problema no Brasil, infelizmente temos uma infraestrutura defasada, que limita o acesso a conexões de alta velocidade, o que é comum em países mais desenvolvidos. Porém, são inúmeras causas que podem deixar sua conexão lenta, em muitos casos, o problema pode estar na própria rede, nos equipamentos ou na forma como a Internet é utilizada. Veja o que pode ser feito para descobrir onde está o problema e alternativas para melhorar o desempenho da sua conexão de Internet:

1. Teste sua conexão e verifique a velocidade (e seu plano)

Muitas vezes, sua internet é lenta porque o plano que você contratou é de baixa velocidade. Portanto, o primeiro ponto a verificar é o plano contratado e qual a conexão de entrada e saída para Internet, que pode ser, por exemplo, de 5MB de download e 1MB de upload. Após verificar seu plano, é hora de testar se o seu provedor está fornecendo a velocidade de conexão de acordo com o contratado, para isso pode ser usado testadores de velocidade, uma boa opção é o Speedtest.

Se o provedor não estiver fornecendo a velocidade contratada, você deve entrar em contato e exigir o cumprimento do contrato. Agora, se a velocidade contratada está de acordo e a velocidade da conexão é boa, o problema pode estar na sua rede, nos computadores ou no uso indevido da Internet.

2. Verifique os equipamentos e computadores da sua rede

Qualquer equipamento na sua rede pode comprometer o desempenho da Internet, comece verificando o modem e o roteador, reinicie estes e veja se isso ajuda, para uma análise mais detalhada é necessário um profissional especializado de informática. Confira se todos computadores da sua rede estão com a conexão lenta, se o problema for somente em um computador, pode ser algum problema no navegador, antivírus mal configurado ou sistema operacional lento mesmo. Se o problema for em toda rede, é possível que algum equipamento esteja infectado com algum vírus que compromete o tráfego da rede, ou ainda que sua Internet está sendo mal utilizada, essa lentidão pode acontecer se alguém estiver fazendo download de arquivos pesados, acessando vídeos, rádios e outros sites que consomem recursos altos da conexão.

3. Verifique seu sinal Wi-Fi

Se os equipamentos da rede estiverem usando Wi-Fi, o sinal fraco pode causar internet lenta. Nesse caso, você pode precisar ajustar e melhorar o seu roteador com alguns truques (por exemplo, encontrar o melhor lugar para ele, que tenha o sinal mais forte). Ferramentas como Wi-Fi Stumbler e Wi-Fi Analyzer podem também ajudar a encontrar o melhor canal disponível, pois é comum haver inúmeros sinais Wi-Fi disponíveis no mesmo local, que podem interferir na sua rede, comprometendo a qualidade do sinal. Como roteadores sem fio podem operar em um número de diferentes canais, você deve escolher um com o mínimo de interferência possível.

4. Identifique o que está comprometendo a velocidade da sua conexão

Se os equipamentos da rede, os computadores e os sistemas estão em boas condições de funcionamento, veja se há outros programas comprometendo sua conexão. Por exemplo, se alguém estiver baixando arquivos, a navegação vai ficar mais lenta, sites de vídeos e rádios também consomem muitos recursos da conexão, da mesma forma a navegação excessiva de alguns usuários também pode reduzir a velocidade da sua rede. Neste caso, é importante orientar os usuários a usarem de forma consciente a Internet. Outra opção é implementar algum controle de acesso, evitando que estes usuários acessem sites que reduzam a velocidade da sua conexão.

5. Implemente regras ou algum serviço de controle da acesso

Em boa parte das empresas, a lentidão na Internet é causada pelo uso indevido por parte dos usuários, no acesso a sites de vídeos, rádios, download de arquivos, redes sociais, e-mail pessoal, sites de entretenimento, jogos, etc. Todos esses acesso consomem a velocidade da Internet e podem comprometer o desempenho e sistemas prioritários para as atividades da equipe e da empresa.

Esse problema pode ser resolvido com o controle de acesso a Internet, onde é possível bloquear vídeos, redes sociais, sites de download e todos recursos que os usuários não devem acessar, priorizando o uso da Internet para as atividades relacionadas à empresa. O Lumiun é uma excelente opção para o controle de acesso, a implementação é rápida e simples e o gerenciamento é fácil a qualquer pessoa.

6. Troque de provedor ou melhore seu plano de Internet

Se todas essas ações ainda não resolveram seu problema, talvez seja necessário melhorar seu plano de Internet, afinal, se por exemplo, você tem contratado uma plano de Internet de 2MB de velocidade, que é usado por 50 usuários, com certeza sua Internet será lenta. Contate seu provedor e conheça os planos disponíveis, muitas vezes aumentar a velocidade demanda pouco investimento e pode gerar boas melhorias em sua conexão. Considere também buscar alternativas em outros provedores, é possível encontrar soluções melhores a preços mais acessíveis, não esqueça de valorizar o bom atendimento e qualidade de suporte nos serviços.

7. Seja esperto, organize suas atividades

Se não foi possível resolver os problemas de lentidão e você não tem disponibilidade de planos e recursos para melhorar a velocidade, resta organizar as atividades da equipe e suas tarefas, adequando de acordo com horários e demandas no uso da conexão. Separe as tarefas em pesadas (que exigem conexão rápida) e leves. Faça as mais simples quando estiver com conexão lenta, e agrupe as pesadas para fazê-las quando você tiver acesso mais rápido. Da mesma forma, quando possível, não utilize o navegador, se você estiver escrevendo, por exemplo, faça isso em seu editor de texto favorito, em vez de usar um browser.

Se você planejar seu trabalho com antecedência, pode tirar o melhor de uma situação ruim. Você pode testar os horários que a velocidade da Internet é melhor, é comum a conexão ser reduzida no início da manhã e da tarde, quando a maioria dos usuários estão acessando e baixando seus e-mails.

Como podemos ver, há diversas alternativas para melhorar a velocidade da sua Internet, muitas deles podem ser simples de ser implementadas. O importante é não aceitar uma Internet lenta, que pode comprometer o desempenho da sua equipe e gerar grande prejuízo, muitas vezes com ações simples e baixo investimento, é possível alcançar ótimos resultados.

Então, como você encara esse problema de lentidão na conexão de Internet, compartilhe sua experiência conosco nos comentários!