Reduzir a equipe e aumentar a produtividade: será que é possível?

Conseguir aumentar, ou ao menos manter a mesma produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir a equipe, é um grande desafio para gestores. Preocupação que, tem se tornado comum, pensando na economia atual do país e também, com alguns colaboradores ainda em home office.

Na busca incessante por eficiência e maiores resultados, os empreendedores acabam deixando algumas etapas básicas de lado, comprometendo a efetividade e consequentemente, o resultado.

Existem muitos fatores que influenciam diretamente na produtividade da empresa. Porém, ao contrário do que muitos gestores imaginam, grandes investimentos em tecnologia, na tentativa de substituir o trabalho humano, nem sempre é garantia de retorno produtivo. A grande maioria dos processos nas empresas está relacionado com recursos humanos, que, bem otimizados, se tornam uma fonte rica de produção.

É preciso pensar na gestão de pessoas para chegar na melhoria dos processos, reduzir custos com excesso de equipe e aumentar a produtividade de acordo com as necessidades da empresa.

Nas linhas abaixo, veremos algumas formas de chegar neste resultado.

1 – Definir processos

Produtividade é entregar mais no menor tempo possível com o melhor nível de qualidade. Processos e padrões melhora a forma de acompanhamento de todas as etapas do processo produtivo dos funcionários, possibilitando eliminar erros e falhas, e definindo um objetivo, onde o colaborador deve subir um degrau de cada vez no seu dia de trabalho.

Seguir padrões, procedimentos, rotinas e prioridades faz com que as metas e objetivos sejam alcançados de forma mais ágil. Não deixe que o tempo do colaborador seja definido por ele mesmo, pois fica a seu cargo definir o que é prioridade e qual será sua agenda produtiva.

2 – Delegar responsabilidades

Toda equipe deve contar com um líder. Colaboradores precisam estar alinhados com o planejamento da empresa e saibam quais metas precisam ser cumpridas dentro de quais prazos.

Porém, no meio deste processo, é natural alguns funcionários se perderem do caminho por algum motivo e por isso, é fundamental a presença de um bom gestor, que se posicione como líder e leve a equipe até seu objetivo da forma mais saudável possível.

3 – Flexibilidade em troca de responsabilidade

Oferecer flexibilidade para casos específicos em troca de responsabilidades traz benefícios para empregado e empregador. Permitir que os membros da equipe tenham autonomia em algumas partes das suas atividades, pode mantê-los mais motivados e produtivos, executando suas tarefas de forma mais eficiente.

Porém, ao flexibilizar, o gestor deverá ter maior controle sobre as atividades e identificar uma forma de monitorar constantemente sua equipe, se certificando que não haja queda na produtividade.

4 – Disponibilidade de ferramentas

Materiais e ferramentas essenciais para exercer o trabalho de forma fluída, deve estar sempre à disposição do colaborador. Claro, sem desperdícios, mas, em hipótese alguma, a falta de algum item básico deve influenciar na produtividade e programação do funcionário.

Tenha sempre um planejamento antecipado das necessidades da empresa com materiais básicos e equipamentos, pensando sempre no bem maior, o resultado.

5 – Usar a tecnologia à favor de todos

Otimizar tarefas, reduzir custos e em alguns casos, diminuir a equipe de trabalho e mesmo assim manter a mesma produtividade, são pilares de uma boa gestão. E para isso, o uso da tecnologia à favor do empregado e do empregador, vem a calhar.

Existem diversas formas de usar a tecnologia como multiplicador de resultados nas empresas. Veremos alguns deles nas próximas linhas.

Equipamentos e sistemas atualizados

Equipamentos e sistemas passam por evolução tecnológica contínua e precisam ser substituídos e atualizados periodicamente. Além disso, na aquisição de tais ferramentas, deve-se levar em conta os aspectos de qualidade e desempenho compatíveis com o uso da empresa, para que trabalhem de forma que atenda perfeitamente as necessidades, sem sobre carregamentos, falhas ou defeitos por uso inadequado.

Oferecer equipamentos compatíveis com o trabalho exercido pelo colaborador vem de encontro com a produtividade do mesmo.

Controle de acesso à internet

Fazer o controle do acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Diferentemente de uma política de trabalho imposta pela empresa, fazer o controle de acesso não requer o bom senso e vontade do funcionário para que o acesso à sites fora do escopo de trabalho não sejam acessados.

Com o grande número de acessos vindos de celulares, com redes sociais e aplicativos de mensagem instantânea, quase não existem ramos empresariais que não sejam afetados pelo acesso indevido à internet.

No mercado, existem diversas ferramentas que fazem o bloqueio de acesso à sites específicos, melhorando diariamente a produtividade de muitas empresas.

Você pode ver mais informações sobre o tema no Guia de Controle do Acesso à Internet para Empresas.

Gerenciamento de equipe remota

Sabemos que muita empresas ainda mantem funcionários em home office, e muitas ainda, farão desta modalidade, uma forma de trabalho permanente.

Mas, como controlar a produtividade do funcionário à distância?

Fazer o gerenciamento e controle da equipe remota, implementando processos produtivos e softwares e ferramentas como a VPN Empresarial, ajudam muito os gestores à manter funcionários em home office.

Inclusive, criamos um Guia de Home Office, para profissionais e empresas, que pode ser acessado de forma gratuita. O material aborda os seguintes temas:

1. Razões para adotar o Home Office
2. Desafios do Home Office
3. Questões Legais
4. Como adequar minha empresa?
5. Ferramentas e tecnologias que podem ajudar
6. Dicas de Equipamentos para Home Office

Conclusão

Otimizar tarefas, processos, costumes e tecnologias com certeza pode melhorar a produtividade das equipes de trabalho. Talvez, depois desta leitura seja mais fácil identificar se há a possibilidade de redução de equipe e manter a mesma qualidade de produção. Entendemos que o momento econômico é sensível e é natural empresas reduzirem suas equipes e otimizar processos produtivos a fim de melhorar seu custo x benefício.

Espero ter ajudado você a identificar que reduzir a equipe e aumentar a produtividade é possível.

Até a próxima!