Controle de acesso à internet nas empresas: o que bloquear e o que liberar?

Gerenciar e proteger o acesso à internet em ambientes corporativos é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet pelos colaboradores: segurança e produtividade!

Em relação a segurança deve-se buscar a proteção e prevenção de incidentes, como sequestro ou perda de dados. Principalmente que a principal porta de entrada para instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar riscos e acabam acessando sites nocivos ou clicando em links maliciosos de e-mail.

Agora, em relação a produtividade, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que são pessoais ou não tem nenhuma relação com a empresa. Esse uso indevido na internet pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais, e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatApp ou Skype, sites de entretenimento, compras e tantos outros.

O que bloquear no controle de acesso à internet?

A definição do que será bloqueado e o que fica liberado o acesso deve partir de uma análise das atividades realizadas pelos colaboradores, definindo quais tipos de conteúdos e serviços fazem parte das atividades da empresa e quais contribuem com o desperdício de tempo da equipe.

Também é importante, antes de definir o que será bloqueado, obter relatórios de acesso para identificar o que os profissionais costumam acessar e então, criar filtros que evitem a entrada em sites que não tenham relação com o negócio da empresa.

Na definição da política de acesso é importante ter bom senso e coerência, existem tipos de conteúdos que devem ser bloqueados, porém alguns sites podem ser liberados para setores específicos, em horários flexíveis.

É interessante também levar em consideração as responsabilidades de cada um, e pensar na internet até mesmo como alternativa em períodos de  descanso e relaxamento em pequenos intervalos durante o trabalho.

Mas, como melhorar a utilização da internet na minha empresa com o controle de acesso à internet?

Veja os principais tipos de conteúdos que devem ser avaliados para a definição de uma boa política de controle de acesso à internet na sua empresa:

Sites nocivos

A internet está repleta de ameaças e sites que podem causar problemas de segurança para sua empresa. É comum o recebimento de spam com links para sites maliciosos que podem instalar vírus e malwares nos computadores.

Esses programas são nocivos e causam sérios problemas, desde lentidão nos computadores e na internet, até perda de informações e captura de dados sigilosos, como senhas de banco e acesso à sistemas.

Por isso é fundamental fazer o controle com o foco em evitar o acesso à esses sites na sua empresa. Para lhe auxiliar, você pode conferir algumas dicas para proteger a sua empresa de ataques virtuais.

Redes Sociais

De longe o acesso às redes sociais é o fator que mais contribui com o desperdício de tempo no trabalho. Veja os números:

  • No Brasil, mais de 90% dos usuários da internet possuem perfil em pelo menos uma rede social
  • Pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho

Apesar de as redes sociais serem usadas por pessoas de todas as idades, o público jovem é que lidera o uso, inclusive no ambiente corporativo. Uma das coisas em que os jovens devem estar atentos é o fato de que o ambiente de trabalho é um lugar sério e onde devem mostrar as suas capacidades profissionais, para garantir espaço no mercado.

Quando se fica muito tempo nas rede sociais, o momento é de se repensar, pois este tipo de atitude pode ser duas coisas: ou o profissional está acomodado e não tem perspectiva de crescimento na empresa ou está muito desmotivado.

Outro ponto e uma das coisas que pode atrapalhar e muito durante o trabalho, são as conversas por meio de aplicativos de mensagens instantâneas, como o famoso WhatsApp.

Pontos negativos do acesso ao WhatsApp na empresa:
  • Conversas costumam levar muito tempo
  • As pessoas esperam por respostas rápidas
  • Desperdício de tempo
  • Ansiedade para responder na mesma hora
  • Baixo rendimento profissional

Com isso, uma alternativa é liberar o acesso em alguns horários ou somente para os colaboradores que utilizam as redes sociais para atividades da empresa, como atendimento a clientes ou marketing.

E-mail pessoal

Semelhante às redes sociais, a maioria dos profissionais costumam acessar o e-mail pessoal durante o trabalho, para troca de mensagens com familiares, amigos, entre outros.

É recomendado o bloqueio do e-mail pessoal ou liberação do acesso em horários específicos de intervalo, para garantir a produtividade, mas também o descanso em alguns momentos.

Pornografia, violência, drogas e bebidas alcoólicas

Você pode imaginar que esse tipo de conteúdo não é acessado pelos seus colaboradores, mas a realidade pode mostrar o contrário, por isso é importante o bloqueio irrestrito para qualquer tipo de conteúdo impróprio, como pornografia e violência.

Também é importante acompanhar os relatórios de acesso para verificar quem está acessando ou tentando acessar conteúdos impróprios, nesse caso o recomendado é informar o colaborador e no caso de reincidência, aplicar notificações e penalidades.

Esse controle é importante para fazer com o que o funcionário entenda que ele está em um ambiente de trabalho, que exige respeito e profissionalismo. Com isso, você faz o colaborador entender que na empresa o importante é o rendimento e a realização das atividades de sua responsabilidade.

Áudio, vídeo e entretenimento

Serviços de vídeo como o Youtube ou rádios online, são os maiores vilões na perda de concentração durante o trabalho e também contribuem muito para a lentidão da internet, pois consomem muitos recursos da rede. Além disso, é comum os profissionais acessarem sites de entretenimento, como esportes, novelas ou outras áreas de interesse pessoal.

Considerando isso, é recomendado haver algum tipo de controle com restrição para esses sites, principalmente em horários ou períodos de maior utilização da internet, como início de turno e dias do mês que concentram a execução de atividades importantes da empresa, como o envio de guias de impostos em um escritório de contabilidade, por exemplo.

Armazenamento de arquivos e download de software

Esses sites também contribuem para prejudicar o desempenho da internet, pois serviços de armazenamento costumam ser utilizados pra transferência de arquivos pesados. Além disso, sites de download de software podem oferecer arquivos maliciosos que venham a instalar programas indesejados nos computadores.

Para evitar riscos, também é recomendado o controle com bloqueio desses sites, ficando liberados somente em casos onde são necessários para atividades da empresa, como troca de arquivos pesados com clientes, como pode ser a necessidade de uma agência de publicidade, estúdio fotográfico ou uma gráfica.

Jogos e apostas

Mais um tipo de conteúdo que você pode pensar que seus colaboradores não acessam durante o trabalho, mas, acessar sites de jogos pode ser mais frequente do que você imagina.

Como esse tipo de conteúdo raramente terá relação com as atividades da sua empresa, o recomendado é bloquear o acesso sem nenhum tipo de liberação por horário ou setor, principalmente por esse hábito poder se tornar um vício e prejudicar muito a sua empresa.

Outros

Ainda temos alguns outros tipos de sites que devem ser considerados na definição da política de acesso à internet da sua empresa, veja abaixo:

  • Compras em e-commerce
  • Empregos
  • Esportes
  • Governo e política
  • Moda e beleza
  • Religião e esoterismo
  • Viagem e turismo

É importante ressaltar que em cada um dos tipos de conteúdos podem haver exceções, por exemplo, você pode bloquear o acesso às redes sociais, deixando liberado o acesso somente ao LinkedIn.

Isso porque muitas vezes o LinkedIn é utilizado pelo setor de recursos humanos para recrutamento, ou você também pode liberar comunicadores instantâneos de forma controlada, mantendo o Skype liberado na sua equipe de vendas, para atendimento aos clientes.

Novamente, a definição de uma política de acesso eficiente passa pelo bom senso e equilíbrio. Podendo haver serviços liberados em alguns horários de descanso e intervalos e ao mesmo tempo permitindo aos colaboradores, acesso a alguns conteúdos do seu interesse.

Afinal, é importante haver momentos de descanso durante o trabalho, para que os colaboradores possam relaxar e com isso retomar suas atividades com mais concentração e foco.

Controle de acesso à internet

Para implementar o controle de acesso à internet na sua empresa, existem diferentes alternativas, como soluções tradicionais de proxy Linux fornecidas por empresas especializadas, que demandam maior investimento com servidores, mão de obra especializada e manutenção constante.

Outras opções são Dell SonicWall, Fortinet FortiGate e semelhantes, ou então soluções mais modernas, que utilizam recursos em nuvem e são mais acessíveis, de fácil implementação e gerenciamento. Esse tipo de serviço é principalmente recomendado para pequenas e médias empresas, boas opções são OpenDNS ou Lumiun.

Para escolher a melhor opção para gerenciar o acesso à internet é importante definir bem as necessidades da sua empresa e comparar os custos, características e benefícios de cada uma das soluções existentes.

E você, possui algum tipo de controle ou bloqueio de acesso à internet na sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco!

Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.

Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.

Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.

Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão? Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho:

Bom senso

Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais.

Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que saiba ter um equilíbrio. Um cuidado maior também é necessário com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.

Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.

Nesse ponto que entra o bom senso e a responsabilidade de cada parte.

O ideal é definir em conjunto ou até através de uma cartilha de diretrizes, os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.

Inclusive é de grande importância que seja deixado bem claro ao colaborador essas regras para o uso da internet, pois dessa forma evita-se desentendimentos ou colaboradores desinformados, o que é importante principalmente em empresas com um grande número de funcionários.

Controle de acesso

Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. No entanto, primeiramente deve-se informar os colaboradores formalmente.

O ideal é adicionar no regulamento interno e no Contrato Individual de Trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.

Esse controle pode ser implementado por meio de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para Gestão da Internet que controlam ou bloqueiam o acesso à internet no ambiente de trabalho.

As regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso à sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.

Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.

O Lumiun funciona de forma diferenciada, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Privacidade

Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.

Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa.

Inclusive pode controlar a entrada em sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.

Além do mais, as empresas têm o direito de cuidarem de sua imagem ou marca na internet, além de terem responsabilidade sobre as atitudes de seus empregados em determinadas situações, pois isso consta no artigo 5º, Inciso X, da Constituição Federal.

Penalidades

Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.

No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade.

Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.

O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos de cunho pessoal. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.

Por fim, vale ressaltar ainda que seria conveniente que a empresa, antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, implantasse um regimento de uso destes instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, fique claro que os e-mails e o acesso serão monitorados.

E você, já teve algum problema com a má utilização da internet na sua empresa? Compartilhe a sua opinião conosco nos comentários e continue acompanhando o nosso blog!

Apenas 39% do tempo de trabalho dos profissionais é produtivo, aponta pesquisa

Considerando o cenário competitivo para empresas de qualquer setor, somado à necessidade de otimização de custos e aumento de produtividade como uma necessidade nos negócios, termos os profissionais focados no seu trabalho por apenas 39% do tempo de trabalho pode ser um cenário preocupante ou, ao menos, chamar a atenção dos gestores para observarem esse índice e monitorarem o desempenho dos colaboradores e resultados gerados pela sua equipe.

Sabemos que qualquer profissional nunca irá ficar totalmente focado em suas atividades ao longo de um dia de trabalho e é normal pausas ao longo do dia e até mesmo um pouco de procrastinação para descanso e relaxamento.

Porém, com a internet, smartphones e outras atividades cotidianas, o foco no trabalho e a produtividade dos profissionais vem reduzindo consideravelmente nos ambientes corporativos. Ao longo do dia é comum constantes pausas para uso do celular para atividades pessoais, entretenimento na internet e redes sociais, acesso ao e-mail pessoal, conversas com colegas ou amigos pela internet, lanches ou uma água para hidratação, aquele cafezinho, entre outros. A soma desses comportamentos compromete e muito o foco dos profissionais na realização de tarefas e consequentemente a sua produtividade.

Em pesquisa realizada pela empresa de software Workfront sobre horas de trabalho e produtividade, identificou-se que seus colaboradores, ficam, no máximo, 39% do tempo de trabalho na empresa focados em atividades produtivas relacionadas à empresa, o restante do tempo é gasto em atividades sem relação direta com o trabalho. A pesquisa foi realizada de forma anônima, onde o objetivo era obter respostas honestas sobre o trabalho e procrastinação, no total foram entrevistados 600 profissionais.

Além do baixo tempo de trabalho identificado na pesquisa, houve uma redução em relação ao ano anterior, onde o foco no trabalho ficou em 46%.

Na pesquisa, diferente do que podemos pensar, os profissionais informaram que a atividade que mais consome tempo de trabalho são reuniões, que ocupam 21% do tempo, sendo que metade delas foram classificadas como improdutivas. Também se destacam, como atividades que consomem o tempo, a checagem de e-mails, navegação na internet, uso de smartphones, tarefas administrativas e processos burocráticos.

Dados como esses da pesquisa devem chamar a atenção dos gestores para buscarem medidas de engajamento dos seus colaboradores com as atividades da empresa e os resultados necessários para o negócio.

Para as empresas e gestores, essas medidas não podem levar a uma postura de censura ou restrições rígidas, mas sim de buscar motivar a equipe para que os colaboradores sejam mais comprometidos com o trabalho. Da mesma forma, os profissionais precisam compreender que o foco na produtividade e resultados gera benefícios para todos, inclusive para si mesmo como profissionais, que podem agregar mais conhecimento e experiências, ser responsáveis pelo crescimento da empresa, se destacar profissionalmente e almejar novas oportunidades dentro da empresa.

Também é preciso entender a responsabilidade da empresa com essa baixa produtividade, evitar reuniões desnecessárias e reduzir processos burocráticos é fundamental para aumentar o foco e produtividade da equipe. Também entendemos que a tecnologia e a internet, da mesma forma que contribuem em inúmeros pontos, podem atuar como meio para pausas e desperdício de tempo, principalmente com o uso da internet e celulares para atividades pessoais em redes sociais, comunicadores instantâneos, entretenimento, compras, entre outros. Veja nesse relatório quais sites e serviços online mais são acessados nas empresas pelos profissionais.

Sempre, o mais importante é que, seja você colaborador, diretor, gerente ou sócio na empresa onde trabalha, é fundamental priorizar no ambiente de trabalho o uso produtivo do tempo, o foco na realização das tarefas e atuar de forma comprometida com os objetivos do negócio. Somente assim você irá colher bons resultados como profissional e a empresa irá alcançar seus objetivos e resultados de crescimento.

Quais são os prejuízos causados por equipes improdutivas?

Gestores estão sempre buscando tornar seus times de trabalho mais produtivos e motivados. Uma equipe produtiva presta serviços de maior qualidade, é engajada, motivada e produz mais com menos recursos. No entanto, quando o time responsável por um projeto apresenta indícios de menor produtividade, é preciso agir rapidamente.

Colaboradores que atrasam entregas, demonstram um certo distanciamento e apresentam falta de comprometimento com os resultados, podem contaminar toda a equipe, se o gestor não fizer nada para mudar essa situação.

Essas pessoas e equipes improdutivas prejudicam o ambiente corporativo, estimulando um espaço de baixa produtividade e satisfação cada vez menor. Dessa forma, a equipe perde em produtividade e o gestor perde em busca e alcance de resultados.

Você sofre com uma equipe improdutiva?

Então esse artigo foi feito pra você, pois iremos abordar os principais sinais de alerta e os prejuízos da baixa produtividade e das equipes improdutivas, para você identificar problemas de desperdício de tempo e encontrar maneiras de resolver essa situação. Confira:

Equipes improdutivas geram atrasos e resultados insatisfatórios

Quando muitas etapas do projeto atrasam ou os resultados são bem abaixo do esperado, é sinal de que sua equipe está improdutiva. Pode ser devido à metodologia ou recursos de trabalho inadequados, já que os processos existem justamente para aumentar a produtividade e facilitar as tomadas de decisão.

Sem algum tipo de metodologia definida, cada um fará o trabalho da sua maneira, que nem sempre é o melhor ou mais produtivo caminho. Da mesma forma, sem ferramentas apropriadas, as atividades podem levar muito mais tempo e esforço do que o necessário, resultando em retrabalho, falhas e frustrações para ambos os lados.

Esses atrasos que as equipes improdutivas costumam ter, geralmente trazem enormes prejuízos para o ambiente corporativo, porque os resultados esperados dificilmente serão alcançados e então a empresa e os gestores acabam perdendo em lucros.

Os gestores também ficam desmotivados por perceber que possuem na empresa pessoas que não estão interessadas em evoluir e crescer junto com o negócio. Por isso, em situações como essa o importante é dialogar com essa equipe improdutiva e explicar que é preciso melhorar, ao contrário serão tomadas medidas cabíveis.

Baixa motivação e comprometimento

Quando você percebe que os membros da equipe não estão engajados com suas atividades e empresa em geral, interessados ou motivados, fique alerta. Pior ainda quando se mostram ocupados demais com suas tarefas para participarem efetivamente das discussões empresariais.

Uma das causas é a atribuição de pessoas a atividades não compatíveis com suas funções. Se o funcionário não tem perfil para uma determinada tarefa, provavelmente não vai realizá-la corretamente, gerando um sentimento de insatisfação que contamina os outros.

Veja mais alguns aspectos que causam baixa motivação e comprometimento no trabalho:

  • Problemas pessoais trazidos para dentro do ambiente empresarial são empecilhos para o aumento da produtividade
  • Discussões ou brigas com colegas de trabalho
  • Fofocas dentro da empresa
  • Desperdício de tempo na utilização da internet da empresa para fins pessoais
  • Utilização de redes sociais e demais meios de entretenimento durante o expediente
  • Uso indevido do celular e conversas aleatórias

Falta de organização

A diminuição da produtividade também está diretamente relacionada à organização do ambiente de trabalho: da mesa de trabalho, dos objetos, dos documentos e pastas. Por isso, antes de pensar em produtividade é preciso pensar em organização.

Uma solução é estimular a organização na sua empresa para tornar-se um hábito. Crie espaços específicos para cada tipo de objeto que precisa ser guardado pelos profissionais (documentos, contas, pastas, etc.) e incentive que a sua equipe os mantenha organizados em seus devidos lugares, isso vale também para os arquivos eletrônicos armazenados em pastas de trabalho no computador.

Dessa forma, quase nunca haverá necessidade de fazer grandes arrumações na empresa, o que implica em mais tempo para a realização das atividades propostas.

Problemas na comunicação interna

Um dos problemas gerados pela queda da produtividade no trabalho é a falta de comunicação interna. Se você usa e-mail como maneira de delegar as atividades, por exemplo, saiba que essa não é a melhor solução para a sua empresa.

Afinal, se todo funcionário precisar acessar sua caixa de entrada constantemente para descobrir o que precisa fazer ou com quem deve falar, o tempo será desperdiçado de maneira contínua e muitas vezes a abertura do e-mail será uma desculpa para utilizar redes sociais e desperdiçar ainda mais tempo.

Uma equipe improdutiva corre o risco de ficar ainda mais ociosa se há problemas na comunicação interna. Um funcionário pode simplesmente não fazer nada enquanto aguarda a autorização do superior ou enquanto um colega não entregar a sua parte do trabalho.

Isso faz com que os problemas se tornem uma bola de neve e acabem prejudicando a equipe e os negócios da empresa como um todo.

Perda de oportunidades de negócio

Atualmente, com um mercado altamente competitivo, é preciso ter processos cada vez mais alinhados e uma equipe voltada para fazer mais com menos recursos. Em tempos de instabilidade econômica, qualquer perda pode fazer com que clientes deixem de contratar sua empresa, e isso faz com que os lucros caiam de forma que não possam ser recuperados facilmente.

Por isso, entregas pontuais, padrão de qualidade equilibrado e inovações são aspectos esperados pelo cliente. Caso contrário, é um risco que pode interferir na sobrevivência do negócio. e nesse sentido, é possível afirmar que equipes improdutivas fazem com que a empresa perca oportunidades de fazer mais negociações.

A produtividade no trabalho não só contribui para que um ambiente seja agradável, como também pode alavancar o faturamento da marca e/ou empresa.

Conseguiu perceber como equipes improdutivas prejudicam o seu negócio? É importante ficar sempre atento em como os seus colaboradores estão trabalhando e executando as suas atividades, assim evita-se a criação de um ambiente de trabalho com problemas de queda de produtividade entre os profissionais e com isso queda no crescimento e lucros insatisfatórios.

 

Então, o que achou deste artigo sobre equipes improdutivas? Se você gosta de materiais e artigos sobre produtividade continue acompanhando o nosso blog, atualizamos semanalmente com novos conteúdos sobre produtividade, segurança, Tecnologia da Informação e muito mais!

 

Saiba como proteger a sua empresa das ameaças durante a Black Friday

Todos os anos os consumidores esperam por uma data muito marcante para o comércio de produtos ou serviços: a Black Friday. No dia 24 de novembro não é novidade que muitos colaboradores utilizam o ambiente corporativo para fazer compras e outras atividades que não correspondem e não têm ligação com as suas funções na empresa.

Por isso, neste post vamos abordar um pouco sobre a Black Friday e como essa data pode prejudicar a sua empresa, diminuindo a produtividade dos colaboradores e colocando os dados e a segurança da sua empresa em situação de risco.

O que é Black Friday?

O nome que no português significa sexta-feira negra, foi um termo criado pelo varejo nos Estados Unidos para nomear a ação de vendas anual que acontece na sexta-feira após o feriado de Ação de Graças, que é comemorado na 4ª quinta-feira do mês de novembro nos Estados Unidos.

A ideia vem sendo adotada por outros países como Canadá, Austrália, Reino Unido, Portugal, Paraguai e Brasil (desde 2010). Nesta data muitas lojas físicas e principalmente virtuais aderem ao movimento e baixam os valores de seus produtos, visando garantir mais lucros, movimentar consumidores e vendas, além de gerar clientes fiéis.

No entanto, mesmo essa data sendo muito especial para empresas e consumidores, com ela chegam também inúmeros problemas, desde em questão de segurança na empresa quanto dificuldades de manter a produtividade dos colaboradores em alta. Sabe-se que em datas como essa eles costumam acompanhar sites, redes sociais e até mesmo lojas virtuais e preços de produtos do seu interesse.

Black Friday x Produtividade

A Black Friday pode prejudicar a produtividade dos seus colabores de variadas formas, por meio do desperdício de tempo pesquisando produtos na internet, como também em compras online.

Para evitar que compras sejam realizadas na empresa o ideal é dialogar com os consumidores nos dias que antecedem essa data e explicar que o ambiente de trabalho não é o local correto para esse tipo de atividade e que por exemplo, caso seja detectado um desperdício de tempo, eles precisarão compensar horas futuramente.

Assim, você conseguirá fazer com que não percam muito tempo, pois sabem o quanto será prejudicial para a empresa essa atitude e também para eles próprios, que terão que compensar esse tempo não trabalhado com horas a mais dentro da empresa.

Caso você não veja problema em disponibilizar um tempo para seus colaboradores acessarem os descontos, uma ideia é utilizar um sistema para gestão do acesso à internet com liberação por horários, que possibilita um equilíbrio entre bloqueio e liberação da internet.

Como manter a segurança?

Para você gestor, a Black Friday é um motivo de grande preocupação. Em meio a toda essa ansiedade gerada pela data em si, funcionários tendem a usar as redes corporativas para efetuar compras sem se preocupar com a segurança.

Do outro lado, hackers e grupos criminosos sabem que essa é uma grande oportunidade para ataques, porque atraídos pelas promoções, os usuários acabam criando novas brechas de segurança.

Entre os dados guardados nos servidores e trafegados pelas redes corporativas, tudo necessita estar seguro e essa proteção pode ser ameaçada por um simples link que esteja corrompido, uma URL maliciosa e até a armadilhas em páginas de ofertas falsas.

Veja algumas dicas rápidas de segurança para evitar ataques na Black Friday:

Cuidado com os e-mails:

Durante os dias que antecedem a Black Friday oriente os funcionários, pois o volume de SPAMs enviados aos e-mails aumenta muito, podendo até mesmo congestionar o servidor de emails. Grande parte desses e-mails recebidos são propagandas, porém podem existir arquivos ou anexos com malwares e conteúdos maliciosos, caso algum colaborador venha a clicar ou abrir pode vir a ocasionar problemas grandes na empresa.

Mantenha o antivírus atualizado:

O antivírus quando atualizado corretamente pode proteger contra muitos ataques, por conta disso é de grande importância que esteja atualizado e principalmente que os colaboradores saibam que esse antivírus não deve ser desconectado, deixando o computador suscetível aos ataques.

Oriente os colaboradores:

Nada melhor do que uma boa comunicação interna entre você e seus colaboradores. O melhor é orientar sobre esse evento e as possibilidade de ataques existentes, inclusive dizer para eles o quanto o índice de ataques de hackers cresce nessa época, podendo chegar a um aumento de 30%.

Sabe-se que os hackers tendem a aproveitar datas como a Black Friday, pois nesse momento há um aumento significativo nas compras online e com isso torna-se um momento favorável para o aumento de golpes.

Além disso, quando a empresa não possui uma solução competente para bloqueios de malwares ou altamente inovadora para monitorar de forma preventiva esses ataques, as invasões geralmente são identificadas somente tempos depois, quando o prejuízo já se concretizou e torna-se incalculável.

Por isso, fique atento e guie os seus colaboradores para que não acessem as promoções durante o horário de trabalho e que tomem cuidado até mesmo quando estiverem em casa e na hora da compra, para que não sofram nenhum tipo de ataque, golpe ou roubo de dados pessoais.

 

Esse conteúdo foi útil para você? Compartilhe conosco nos comentários como pretende evitar problemas na sua empresa decorrentes da Black Friday!

 

 

Você sabe a diferença entre produção e produtividade?

Sim. Existe e muita diferença entre produção e produtividade. Na verdade essas duas palavras andam juntas, mas não têm muita relação na hora de planejar uma estratégia empresarial, por exemplo. É importante antes de tudo saber disso, para conseguir entender a diferença entre produzir e ser produtivo.

Esse conceito de ligação entre produção e produtividade foi criado conforme o passar dos anos e com isso se manteve a visão de que são a mesma coisa ou muitas vezes que uma é o sinônimo da outra, o que não é verdade.

Tendo em vista propor esse melhor entendimento, vamos explicar neste post resumidamente, o conceito de Produção e Produtividade, bem como a importância para as empresas. Confira!

Produção

A produção é todo o tipo de atividade que visa a origem de um serviço, objeto ou produto. A produção também está relacionada com a diferença entre o volume do que se produz em relação aos bens consumidos, pois é o que determina o valor acrescentado a estes recursos, apontando se haverá ou não lucro para a empresa.

Pode ser considerada uma medida de resultados, ou seja, um dado sobre o que foi produzido em determinada empresa por um determinado período de tempo. Essas informações são importantes para o planejamento e controle de produção (PCP), que controla futuramente a atividade de decidir sobre o melhor uso dos recursos de produção.

A produção tem mais relação com o que deve ser feito, do que como deve ser feito. É de grande importância que o entendimento sobre produção esteja envolto nesse sentido, pois uma pessoa pode produzir em grande escala e mesmo assim não ser produtiva, é relativo.

Até mesmo porque muitas vezes quando é exigido o aumento da produção, se tem a diminuição da produtividade, porque aumentam as horas de trabalho e a quantidade de atividades que devem ser realizadas, afetando dessa forma a qualidade na hora da entrega e outros fatores que estão relacionados e andam juntos com a produtividade.

Muita gente quando pensa em produção, associa a uma imagem de trabalho braçal, por exemplo o que era muito feito antigamente. Porém, a produção hoje também é realizada na internet, por meio dela que muitas atividades são executadas. Percebe-se também que em muitas empresas existe um grande número de funcionários trabalhando, mas não existem resultados significantes, enquanto em outras empresas pode-se ter um menor número de trabalhadores e muito mais resultados.

Produtividade

A produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Sendo vista por muitos como o ato de minimizar de forma científica o uso de recursos materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos. Para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores.

Enquanto a produção está mais preocupada com a quantidade, a produtividade preocupa-se mais com a qualidade do que é entregue. A produtividade tem como objetivo principal estimular o trabalho e a busca por melhores resultados, com isso auxiliando para o crescimento da empresa em sua totalidade.

Existem algumas ações que podem aumentar a produtividade, a primeira delas é identificar os problemas, achar onde está o desperdício, seja de tempo, matéria prima ou qualidade e aplicar os ajustes, as correções que são necessárias.

Criar um bom ambiente corporativo, limpo e organizado, que ofereça condições para que o trabalho possa ser realizado, melhorar os canais de comunicações, seja comunicação interna ou externa e investir em conhecimento, quanto mais você conhecer os detalhes do seu negócio de forma aprofundada, mais chance de sucesso terá.

O que é mais importante, produção ou produtividade?

As duas. Você precisa ter tanto a produção quanto a produtividade na sua empresa, pois caso uma não exista prejuízos vão acontecer e podem ser muito grandes, diminuindo resultados e aumentando a busca incessante por um crescimento que demora um grande período de tempo ou até mesmo não chega. Além disso, mesmo a produção não sendo sinônimo da produtividade, ou ao contrário, elas andam juntas e para que tudo funcione corretamente elas precisam estar em cooperação uma com a outra.

Os gestores e diretores de empresa devem saber que a equipe é a alma do negócio, portanto uma equipe bem estruturada, que saiba produzir e ser produtiva é o que vai fazer os resultados chegarem mais rápido. Por isso manter um diálogo claro entre direção e colaboradores é primordial, dessa forma consegue se definir metas e objetivos que a empresa e funcionários possuem.

 

E a sua empresa tem produção e produtiva andando juntas? Compartilhe sua opinião conosco e continue acompanhando o nosso blog!

Boas práticas para uso do celular no ambiente de trabalho

A utilização de dispositivos móveis durante o trabalho é uma prática comum para grande maioria dos profissionais e também para os gestores de equipes e empresas. O problema é que essa prática na maioria das situações compromete o foco e produtividade dos profissionais, além de poder criar inconveniências no ambiente de trabalho, se o colaborador não fizer uso adequado do seu celular ou tablet.

Mas o que é certo e o que é errado em relação ao uso de celulares nas empresas? 

Cabe aos gestores e responsáveis na empresa definirem regras em relação ao uso dos aparelhos, por exemplo: quais os tipos de aplicativos podem ser acessados e em quais horários, definir intervalos para uso de aplicativos de redes sociais, comunicadores e atividades pessoais no celular ou ainda definir em que situações esses tipos de atividades podem ser realizadas. Já falamos aqui no blog como criar um manual de ética e bom uso dos recursos de tecnologia no ambiente de trabalho.

Independente das regras e orientações da empresa, você como profissional deve evitar que o uso constante do celular prejudique o desempenho de suas atividades e principalmente, evitar situações desagradáveis como sons e alertas constantes, ouvir áudios em reuniões ou em meio aos colegas.

Para auxiliar você a evitar esses inconvenientes e principalmente não deixar que o celular prejudique suas atividades e produtividade no trabalho em relação a equipe, listamos algumas boas práticas quanto ao uso dos dispositivos móveis no ambiente de trabalho:

Mantenha o aparelho sempre no silencioso

Essa prática é obrigatória pra evitar sons constantes que venham a atrapalhar a sua concentração e dos seus colegas ou ainda criar aquela situação desagradável em uma reunião ou eventos.

Desative notificações de aplicativos

Com todos aplicativos instalados nos smartphones a exibição de alertas se torna constante, são notificações das redes sociais, mensagens de amigos no WhatsApp e outros comunicadores, novos seguidores no Instagram, mensagens na caixa de e-mail e muito mais. Cada notificação ou alerta exibido no seu celular, irá chamar a sua atenção e fazer com que você deixe de fazer a atividade do trabalho que estava fazendo para verificar as novidades. A frequência dessas interrupções é sem dúvida a maior vilã da sua produtividade.

Portanto, para que você mesmo não se prejudique em relação a equipe e não deixe de perder o foco incontáveis vezes ao longo do dia, desative notificações e alertas de todos aplicativos que não possuem relação com o trabalho, como redes sociais, comunicadores, aplicativos de compras, finanças, jogos e outros mais.

Defina regras para uso do celular e seus aplicativos

Usar melhor o celular no trabalho não quer dizer que você não deva usá-lo. Portanto, o melhor é você mesmo criar algumas regras básicas de como deve se comportar e quando irá acessar suas redes sociais e verificar novas mensagens.

Que tal estabelecer horários de intervalo ao longo do dia, por exemplo uma pausa de 20 minutos as 10:00 e as 16:00 horas. Ao estabelecer essas regras, o importante é ter autocontrole e utilizar o celular somente nos horários pré-estabelecidos, com o tempo isso irá se tornar um hábito e você não sentirá falta de pegar o celular a cada instante.

Em boa parte das empresas, os próprios gestores definem normas para utilização dos dispositivos móveis, inclusive com controle e limitações a partir de serviços de controle do uso da internet. Se esse for o seu caso, não deixe de seguir as orientações da empresa.

Atenção em reuniões e eventos

Em eventos onde existem mais pessoas envolvidas como reuniões, o uso inadequado pode causar problemas para todos os participantes. Por isso, evite deixar o celular a vista de todos e muito menos ficar acessando redes sociais, conversando com contatos ou qualquer outra atividade que tire o seu foco. Se você for o gestor ou responsável pela reunião, a atenção deve ser redobrada, pois se você não dar exemplo, não poderá cobrar dos demais o comportamento adequado.

Imagine uma reunião de vendas ou almoço de negócios, você como parte interessada na venda ou na negociação, deixar a atenção em seu cliente para prestar atenção em algo no seu smartphone como um amigo que lhe mandou uma mensagem sobre o próximo final de semana, com certeza esse tipo de comportamento irá prejudicar a negociação.

Claro que em algumas situações é necessário usar o aparelho, nesse caso peça licença dos demais e utilize o aparelho de forma discreta, se for uma conversa o ideal é se afastar ou até mesmo se retirar do ambiente para não atrapalhar o andamento da reunião ou da conversa entre os participantes.

Postura, educação e bom senso

Você como profissional ou gestor, precisa considerar que em todo o tempo e em cada comportamento, você pode estar influenciando e afetando os demais colegas de trabalho. Então evite conversas pessoais em horário de trabalho e ao usar o celular, mantenha sempre uma boa postura e não utilize termos de linguagem impróprios. Por exemplo, mesmo que esteja conversando com um amigo, não esqueça que você está em um ambiente corporativo, então evite palavras inadequadas com apelidos, xingamentos e afins.

Mesmo em conversa de trabalho com clientes, mantenha um tom de voz adequado, que não atrapalhe os colegas e também utilize um linguajar mais formal, além de manter sempre uma postura adequada. Você pode até caminhar na sala ao telefone, mas ficar falando com um cliente em voz alta e com os pés sobre a mesa com certeza não irá causar uma boa impressão para os colegas.

Não compartilhe mensagens ou conteúdo impróprio entre os colegas de trabalho

Imagino que você participe de grupos de conversa do seu setor ou da empresa no WhatsApp, Facebook ou outros serviços.

Para garantir que seus colegas não tenham uma impressão errada do seu perfil, evite compartilhar conteúdos inadequados como pornografia, imagens de violência, mensagens de ódio e outros tantos tipos de conteúdo sem relação com o trabalho. Também evite debates de assuntos polêmicos como política ou preferências sexuais, pois nem todos podem pensar como você ou terem os mesmos ideais e preferências e as vezes a sua opinião pode ofender os que pensam diferente de você, o que irá prejudicar o seu relacionamento com os colegas no ambiente de trabalho.

Cuidado com áudios e vídeos no celular

Essa é uma recomendação óbvia, mas que muitos deixam de seguir e acabam passando por situações desagradáveis. Então, NUNCA abra um vídeo ou áudio em ambientes de trabalho, eventos, reuniões e locais onde há mais pessoas, como bancos e locais públicos. Como você desconhece o conteúdo do áudio ou vídeo, é possível que esse não seja adequado ao momento.

Novamente, você não precisa deixar de utilizar seu smartphone no trabalho, mas não deixe que ele prejudique a sua imagem e o desempenho das suas atividades. Para isso basta usar os aparelhos de forma objetiva e prática, mas não como alternativa ou refúgio para você deixar de fazer o que precisa e sabe que deve fazer.

Em seu ambiente de trabalho, não só no uso do celular, mas em qualquer atividade que envolva colegas e clientes, é sempre preferencial exagerar pela formalidade e educação do que o contrário.

O mais importante é você ter em mente que, como profissional, seu objetivo no ambiente de trabalho deve ser manter o foco e ser produtivo, contribuindo com os resultados da equipe e do negócio. O maior prejudicado quando você não utilizar o celular ou demais recursos de tecnologia de forma adequada, será você mesmo.

Como melhorar a baixa produtividade dos profissionais no Brasil

Você já deve ter lido ou ouvido sobre a baixa produtividade dos profissionais no Brasil. É comum matérias apontando a diferença de produtividade entre os brasileiros e americanos e estudos que mostram os índices e crescimento produtivo em diferentes países.

Essa definição de produtividade é calculada com base em quanto cada profissional contribui para o PIB (Produto Interno Bruto) em cada país. Dessa forma não nos surpreende o Brasil estar distante dos países com maior produtividade, ficando em 75º no mundo.

Confira no gráfico abaixo a colocação de cada país no quesito produtividade de cada trabalhador:

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Produtividade dos profissionais por países

Pior do que essa posição, é o fato de que o Brasil não tem evoluído em relação a produtividade dos seus profissionais. Em relação aos americanos a distância vem aumentando cada vez mais e chegando perto aos níveis de 1950, como mostra esse infográfico do Conference Board, organização americana que analisa dados de milhares de empresas em mais de 60 países.

O gráfico também mostra que os trabalhadores brasileiros ainda são mais produtivos que os chineses e indianos.

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Comparativo de produtividade de trabalhadores

Segundo especialistas, os baixos índices de produtividade no Brasil são derivados de três fatores, principalmente:

  • Baixo nível educacional e falta de qualificação técnica dos profissionais brasileiros
  • Baixo nível de recursos em relação a equipamentos e maquinário e estruturas de apoio
  • Ineficiência da economia e gargalos de infraestrutura do país
  • Falta de interesse dos profissionais em buscar melhores resultados

O baixo nível de educação no Brasil claramente é um dos limitadores para a melhoria na produção de riquezas no país. Os brasileiros estudam em média 7 anos, enquanto nos EUA são em média 12 anos de estudos, incluindo ensino superior, além da diferença na qualidade do ensino. Não por acaso que a Coreia do Sul está no topo da lista dos países mais produtivos, já que é uma das nações que mais investe em educação no mundo.

Da mesma forma, os investimentos em infraestrutura, tanto pelo mercado privado como pelo governo, é ainda muito baixo. Boa parte das empresas não investe em máquinas e equipamentos e não valoriza a criação de um bom ambiente de trabalho para os seus colaboradores, o que influencia diretamente e negativamente na produtividade da equipe e da empresa de modo geral.

A falta de interesse dos profissionais em buscar melhores resultados também é um fator determinantes para o Brasil estar com baixos níveis de produtividade, pois os profissionais brasileiros mostram-se acomodados e sem força de vontade de aperfeiçoar e aumentar os seus resultados em suas atividades.

Analisando os quatro fatores em separado, podemos perceber que os dois primeiros estão diretamente ligados a práticas de gestão das empresas e que é possível contornar essa baixa produtividade com uma postura voltada para a qualificação dos colaboradores e investimento adequando em máquinas/equipamentos e ambiente de trabalho adequando.

Portanto, cabe as empresas reverterem a média baixa de produtividade dos profissionais brasileiros, através de práticas de treinamento e qualificação dos colaboradores e investimento em equipamentos e ambiente de trabalho favorável à produção e alto desempenho dos profissionais.

Mas, os profissionais precisam demonstrar interesse em aumentar a produtividade e sua performance diante das atividades propostas. Somente dessa forma, resultante de uma união das empresas e dos profissionais que é possível melhorar essa colocação brasileira.

Agora, trazendo essa análise para a prática da estratégia e gestão nas empresas, fica claro que é possível alcançar níveis de produtividade de países como Estados Unidos e Coreia do Sul. Para isso é fundamental, primeiro, atrair profissionais com bom nível de formação e investir em qualificação permanente da equipe.

Em mais uma comparação, no EUA os profissionais recebem em média 120 horas de treinamento por ano, enquanto no Brasil a média fica em apenas 30 horas.

Além disso, é fundamental utilizar práticas de gestão para aumentar a produtividade da equipe, algumas práticas importantes são:

  • Definição de metas por equipe e colaboradores
  • Valorização do trabalho coletivo e comunicação interna
  • Explorar recursos de TI, como sistemas e equipamentos modernos
  • Gestão de tarefas e acompanhamento de resultados
  • Benefícios e bônus para os colaboradores com base em resultados apresentados

Cada uma dessas medidas tem como objetivo extrair ao máximo a capacidade dos profissionais e permitir que estes possam desempenhar suas tarefas da melhor forma.

Também é importante ressaltar que cada empresa e equipe possui características peculiares e cabe aos gestores identificar quais os pontos mais relevantes e que devem receber mais atenção quanto ao investimento no capital humano da empresa.

Em complemento ao investimento em capital humano, é necessário também investir em equipamentos infraestrutura, nesse caso as prioridades devem estar de acordo com o perfil de cada empresa, por exemplo indústrias, necessitam de máquinas modernas, equipamentos de apoio de qualidade e processos muito bem definidos.

Já ambientes de escritório o investimento passa por instalações confortáveis e recursos de tecnologia de qualidade, como equipamentos de alto desempenho, ferramentas de gestão modernas e internet de boa qualidade.

Trazendo esse tema para a utilização mais segura e produtiva da internet nas empresas, que é um dos objetivos principais dos conteúdos do nosso blog e da Lumiun Tecnologia como solução para esse fim, é necessário que os gestores entendam o quanto um bom funcionamento da rede pode contribuir na execução das tarefas.

Até mesmo a importância de gerenciar a internet para que a rede seja utilizada de forma produtiva, evitando desperdício de tempo da equipe e de recursos, priorizando os serviços e recursos relacionados às atividades da empresa. Pra saber mais entre em contato com nosso atendimento.

Concluindo, o mais importante é que as empresas e gestores assumam a responsabilidade de buscarem continuamente potencializar a sua produtividade e que para isso é fundamental investir em capital humano e infraestrutura.

Inclusive, essa estratégia de investimento é comum nas empresas que mais crescem e se desenvolvem no país, já que em um mercado cada vez mais competitivo, o diferencial muitas vezes passa a ser a eficiência da empresa, em relação aos concorrentes.

Gostou desse conteúdo? Compartilhe conosco sua experiência ou visão sobre esse tema, como você percebe que sua empresa encara essa questão de produtividade dos profissionais e o que mais pode ser feito pra alcançarmos os países que estão no topo da lista dos mais produtivos do mundo!

10 hábitos negativos que comprometem a produtividade dos profissionais e o impacto para as empresas

Apesar da tecnologia ser uma aliada das empresas e dos profissionais, também pode se tornar a principal responsável pela baixa produtividade dos colaboradores nas empresas.

Uma pesquisa realizada pela CareerBuilder apontou que a internet e os celulares são os principais vilões quando falamos de queda de produtividade nas equipes, 75% das empresas estimam que seus colaboradores  percam aproximadamente duas ou mais horas de trabalho com redes sociais e atividades não produtivas na internet ou no celular.

Quando os profissionais trabalham conectados na internet ou próximos dos seus smartphones, ficam a um clique de distância de distrações tentadoras da sua vida pessoal, como conversar com amigos e familiares, acessar as redes sociais ou buscar conteúdos de interesse pessoal. Essa alta conectividade que a tecnologia oferece não é por si só negativa, mas precisa ser devidamente gerenciada, tanto pelo próprio profissional quanto pela empresa.

Para resolver esse problema, os gestores precisam criar uma cultura de bom uso da internet no ambiente corporativo, primeiramente mantendo um diálogo aberto com os colaboradores sobre as consequências do desperdício de tempo. Também podem ser utilizadas ferramentas de gestão para controlar e otimizar o uso dos recursos de tecnologia e definir estratégias em conjunto com a equipe para que a produtividade se mantenha em alto nível.

Pesquisa sobre produtividade dos profissionais

Na pesquisa, 19% dos gestores informaram que acham que seus colaboradores são produtivos menos de 5 horas por dia durante todo o expediente, ou seja, apenas 62% do tempo de trabalho, aproximadamente. Ao definirem o principal culpado, 55% consideram que o principal hábito que leva ao desperdício do tempo dos colaboradores é o uso do celular para troca de mensagens pessoais e uso de mensageiros instantâneos. Veja a lista completa dos hábitos que mais prejudicam a produtividade nas empresas:

  1. Uso do celular para troca de mensagens
  2. Navegação na internet
  3. Conversa e fofoca entre os colaboradores durante o expediente
  4. Acesso às redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn…)
  5. Distrações geradas pelos colegas de trabalho
  6. Intervalos para lanches ou cigarro
  7. Uso do e-mail pessoal
  8. Reuniões desnecessárias e improdutivas
  9. Excesso de barulho interno e externo
  10. Espaço de trabalho inadequado ou limitado para o exercício das atividades
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10 hábitos que mais comprometem a produtividade dos profissionais no trabalho, segundo pesquisa.

Impacto da baixa produtividade nas empresas

Nas empresas, considerando um mercado cada vez mais competitivo, onde muitas vezes a produtividade e eficiência podem fazer a diferença entre o saldo positivo ou negativo nos resultados, qualquer desperdício de recursos, principalmente em relação aos colaboradores, pode ter um forte impacto para a empresa como um todo.

Para os gestores das empresas que participaram da pesquisa, esses hábitos e a redução na produtividade têm impacto bastante negativo nas empresas, vejamos os principais:

  1. Comprometimento na qualidade das tarefas realizadas: 48%
  2. Piora no relacionamento da equipe devido a tarefas não realizadas: 38%
  3. Desgaste na relação entre empresa e empregador: 28%
  4. Prazos das tarefas não cumpridos: 27%
  5. Redução nas receitas: 26%
  6. Relacionamento com o cliente prejudicado: 20%

Além dos problemas listados, ainda podem ocorrer problemas de segurança, como perda de informações ou comprometimento dos recursos de tecnologia. Muitas vezes a velocidade de internet fica comprometida por conta do uso indevido desses recursos.

A pesquisa também mostrou que 76% das empresas definiram regras ou limites para resolver esse problema, 36% das empresas passaram a controlar o acesso à internet, definindo o que pode ou não ser acessado pelos colaboradores, e 25% proibiram o uso do celular para chamadas e atividades pessoais, sendo permitido somente em casos de emergência.

Desperdício de tempo

Para auxiliar os gestores, temos disponível uma calculadora que permite estimar o custo do desperdício de tempo dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil definir algum tipo de solução para a baixa produtividade, em busca de melhorar o ambiente corporativo.

Claro que o impacto pode variar muito em cada empresa, por isso o mais importante é que os gestores monitorem a produtividade da sua equipe e reconheçam esse problema de desperdício de tempo como uma realidade, para que possam ser tomadas medidas, no sentido de evitar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.

Esse é um tema sempre polêmico e exige muito bom senso na definição das estratégias para manter a equipe sempre produtiva e motivada, sem causar frustração nos colaboradores ou criar um ambiente de trabalho negativo.

Na sua empresa, como é tratada essa questão de desperdício de tempo e uso da internet e celulares pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários!

Liberar ou bloquear o acesso às redes sociais nas empresas?

O questionamento sobre o acesso às redes sociais durante o trabalho é um dilema presente no cotidiano de muitos gestores: proibir o acesso à redes e sites que desviam o foco e reduzem a produtividade dos colaboradores, ou permitir o acesso à esses sistemas, visando o bem estar dos colaboradores? É uma pergunta difícil de ser respondida.

Liberar o acesso às redes sociais?

O acesso às redes sociais é o fator que mais contribui para o desperdício de tempo no trabalho. No Brasil, mais de 90% dos usuários de internet possuem perfil em ao menos uma rede social e pesquisas apontam que 72% dos profissionais acessam seus perfis sociais durante o trabalho. Apesar de as redes sociais serem usadas por pessoas de todas as idades, o público jovem é que lidera o uso, inclusive no ambiente de trabalho.

Uma das coisas em que os jovens devem estar atentos e preocupados é o fato de que o ambiente de trabalho é para trabalho e quando se fica muito tempo nas rede sociais, o momento é de se repensar, pois este tipo de atitude pode ser duas coisas: ou o profissional está acomodado e não tem perspectiva de crescimento na empresa ou está muito desmotivado.

Sabemos que hoje com a grande quantidade disponível de redes, aplicativos e o rápido acesso através de inúmeros dispositivos, o acesso às redes sociais pode ocorrer de variadas maneiras. Dessa forma, o gestor deve decidir se quer ou não liberar o acesso às redes sociais, por isso é importante conhecer a sua equipe e entender como esse uso pode influenciar na produtividade.

As empresas podem adotar políticas liberais ou mais conservadoras, mas com certeza o ponto mais importante a ser considerado e trabalhado é a maturidade da equipe. Em uma equipe madura, produtiva e em compromisso com os resultados da empresa, é possível adotar uma postura mais flexível, liberando o acesso sem restrições ou em horários específicos.

O que não é recomendado para equipes sem esta maturidade, pois fará com que os colaboradores percam ainda mais o foco nas atividades da empresa e comprometam os resultados.

Nesse sentido, podemos concluir que o gestor deve buscar soluções nos dois sentidos, desenvolver métodos de manter a equipe motivada, produtiva e focada nas tarefas e resultados da empresa, mas ao mesmo tempo implementar uma política de acesso à Internet de acordo com o perfil da equipe, bloqueando o acesso para evitar desperdício de tempo e baixa produtividade, se necessário.

Bloquear o acesso às redes sociais?

Caso o gestor acredite que as redes sociais são uma ameaça para o seu negócio e para a sua equipe, pois além de prejudicar a produtividade elas também facilitam e abrem espaço para a entrada de vírus, Ransomware, phishing, entre outros problemas referentes a segurança.

Em uma situação como essa o ideal é implantar um sistema para gestão e controle da internet. Porém, o mais importante é usar do bom senso nas regras, pois o recomendado é analisar as particularidades da sua equipe e definir grupos de acesso, implementando regras de acesso de acordo com o perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas, de forma diferente para cada grupo definido.

Por exemplo, o setor de vendas pode utilizar as redes sociais para prospecção de clientes, o setor de RH pode buscar informações sobre profissionais em redes como LinkedIn e até mesmo no Facebook, mas o restante da sua equipe não tem nenhum tipo de relação das atividades realizadas com o acesso às redes sociais.

Nesse cenário, o ideal será o acesso liberado ao setor de vendas, acesso controlado em horários específicos para o RH e o restante da equipe ter o acesso bloqueado ou ainda, como opção, liberado em algum horário específico de intervalo.

Outro ponto importante é o levantamento de informações sobre o uso da Internet, ter relatórios do que está sendo acessado e analisar essas informações em conjunto com relatórios de produtividade da equipe e entrega de tarefas, pode levar a otimização da sua política de acesso a Internet.

Faça essa experiência, com bloqueios e acessos liberados, preste atenção no comportamento dos colaboradores, compare resultados e verá como as pessoas são capazes de surpreender, tanto para o lado positivo, quanto para o lado negativo.

Você tem experiências ou sugestões sobre o bloqueio de acesso as redes sociais? Compartilhe conosco nos comentários!