Como lidar com o uso indevido da Internet no ambiente de trabalho

Acessar à internet diariamente se tornou realidade para boa parte dos brasileiros e o universo digital tem cada dia mais importância no cotidiano das pessoas.

Não importa a classe social, idade ou estilo, os usuários se conectam e utilizam a internet de diferentes formas, com finalidades pessoais ou profissionais.

Entretanto, ainda há muita dúvida quando o assunto é o uso da internet no ambiente profissional, durante a jornada de trabalho. De um lado, há o poder disciplinar, diretivo e regulamentar do empregador. Do outro, a privacidade do empregado.

Você sabe qual deles deve prevalecer? E quando o uso da internet no trabalho pode gerar demissão?

Veja alguns pontos importantes a serem considerados quando se trata do uso da Internet no trabalho nas próximas linhas.

Bom senso

Em primeiro lugar, todo empregado que utiliza a internet no ambiente de trabalho deve ter bom senso para saber que durante o expediente não deve realizar atividades pessoais.

Porém, caso o funcionário precise checar algum tipo de e-mail ou rede social, é importante que tenha um equilíbrio.

Outro cuidado, talvez maior, é com o uso do celular, pois o uso indevido na empresa pode acarretar uma demissão por justa causa.

Se o funcionário faz um bom uso da internet para o trabalho, não existe problema algum. Porém, o colaborador pode estar utilizando serviços de e-mail pessoal, comunicadores instantâneos, acessando redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo que realiza, ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao seu trabalho.

É nesse momento que o bom senso deve prevalecer.

O ideal é definir em conjunto os limites para o uso da Internet aos colaboradores ou até mesmo um horário específico. Desse modo fica claro ao colaborador o que, quando e de que forma pode usar a Internet para fins pessoais e o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar caso os limites sejam excedidos.

Inclusive é de grande importância que seja deixado bem claro ao colaborador essas regras para o uso da internet, pois dessa forma evita-se desentendimentos ou desinformação, o que é importante principalmente em empresas com um grande número de funcionários fazendo uso da internet.

Controle de acesso

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa julgar necessário, ela tem o direito de controlar, monitorar, restringir ou proibir o acesso à Internet para fins particulares. No entanto, primeiramente deve-se informar os colaboradores formalmente.

O ideal é adicionar no regulamento interno e no contrato individual de trabalho que o uso da internet para assuntos pessoais durante o expediente é controlado e monitorado pela empresa.

Esse controle pode ser implementado por meio de um documento com orientação e treinamento para os colaboradores, ou com a utilização de serviços para gestão da internet que controlam o acesso à internet no ambiente de trabalho.

As regras de acesso podem ser definidas de acordo com as necessidades do empregador, podendo ser bloqueado somente o acesso à sites maliciosos ou de conteúdo impróprio e redes sociais, por exemplo.

Uma boa opção de software para controle de acesso à Internet nas empresas é o Lumiun. Com o Lumiun é possível criar regras de acesso flexíveis e acompanhar o uso através de relatórios e gráficos.

A solução funciona de forma diferente do habitual no mercado, pois o maior objetivo é ser uma solução fácil de ser implementada e gerenciada. Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança e é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte.

Privacidade

Internet no ambiente de trabalho

Se a empresa optar por permitir que seus colaboradores utilizem a internet para fins pessoais e sem relação com o trabalho, ela não tem o direito de fiscalizar conteúdos de e-mail ou outras mensagens pessoais. Nesse caso, a privacidade do colaborador deve ser respeitada.

Por outro lado, se o acesso à internet é permitido apenas para atividades do trabalho, a empresa pode monitorar mensagens de contas de e-mail e programas de comunicação instantânea fornecidos pela empresa.

Inclusive pode controlar a entrada em sites e serviços acessados na Internet, desde que o colaborador esteja ciente e previamente informado, como já mencionado.

Além do mais, as empresas têm o direito de cuidarem de sua imagem ou marca na internet, além de terem responsabilidade sobre as atitudes de seus empregados em determinadas situações, pois isso consta no artigo 5º, Inciso X, da Constituição Federal.

Penalidades

Internet no ambiente de trabalho

Se as regras e diretrizes de acesso à Internet forem desrespeitadas pelo colaborador, a empresa pode aplicar penalidades disciplinares e advertências, podendo chegar até à demissão por justa causa, desde que tudo esteja estabelecido no contrato e seja possível comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas para o uso da Internet.

No fim, os pontos mais importantes são o equilíbrio e o bom senso por parte da empresa e do colaborador. O empregador deve buscar o momento adequado de penalizar os funcionários e ao mesmo tempo respeitar sua privacidade.

Caso contrário, a empresa também pode responder pelos danos causados por conta de uma eventual invasão.

O empregado deve ter consciência de não utilizar do ambiente corporativo e tempo de trabalho para tratar sobre assuntos particulares. É de grande importância que o funcionário saiba ter essa prudência na utilização da internet.

Por fim, vale ressaltar ainda que seria conveniente que a empresa, antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, implantasse um regimento de uso destes instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, fique claro que os e-mails e o acesso serão monitorados.

Espero ter te ajudado em alguma dúvida sobre o acesso indevido da internet no ambiente de trabalho.

Se você tem alguma sugestão sobre o tema, escreva abaixo nos comentários.

Até a próxima!

5 Armadilhas do Home Office e como resolvê-las

É uma realidade que as empresas, não importando sua escala, setor ou região, tiveram que enfrentar mudanças operacionais devido à pandemia, como por exemplo, a empresa japonesa Fujitsu, que anunciou em julho que estava transferindo 80.000 funcionários para uma configuração de trabalho remota. Assim, sinalizando uma mudança massiva da cultura corporativa tradicional da empresa, que, diga-se de passagem, é uma das maiores do Japão.

Trabalhar em casa durante a pandemia trouxe alguns grandes benefícios para uma parte dos funcionários e empresas do Brasil, como menos deslocamento, mais tempo com animais de estimação e familiares, economia de itens como estacionamento e manutenção veicular, entre outros fatores.

Mas por outro lado, trouxe também alguns inconvenientes para profissionais e empresas, que podemos chamar de ‘armadilhas’ do trabalho remoto.

A seguir, listamos 5 dos inconvenientes e problemas mais comuns de adotar este método de trabalho e junto com eles, como você pode resolver, caso este seja o seu.

1 – O Home Office não funciona para todos

A maioria das grandes empresas, como Google, Facebook e Twitter, têm defendido o trabalho remoto como o “novo normal”. Mas, essa “regra” não funciona para todos.

Os privilegiados com tal modalidade de trabalho, são normalmente empregados das áreas de tecnologia, engenharia, finanças ou serviços administrativos, facilitando o processo de trabalho remoto. Mas, alguns setores e funções não tiveram mudanças, a não ser é claro, as medidas e cuidados para evitar o contágio do vírus. Abaixo, estão alguns exemplos de ocupações que não sofreram mudanças na pandemia:

  • Funcionários que dependem de computadores, mas têm interação limitada com o público, como por exemplo:
    • Negócios e finanças (bancos)
  • Aqueles que dependem de computadores e interação pública:
    • Centros de saúde e hospitais
  • Aqueles que dependem muito de computadores ou interação pública
    • Construção
    • Manutenção
    • Produção
  • Aqueles que não dependem de computadores, mas principalmente da interação pública:
    • Serviços alimentícios (mercados)
    • Varejo
    • Entrega de mercadorias (motoboys e delivery)

Estes funcionários, estão na linha de frente no combate à propagação do vírus, sendo expostos da forma mais abrangente possível.

Dar maior atenção apenas aos funcionários aptos a exercer o trabalho em home office é talvez uma grande armadilha, pois, possivelmente os impossibilitados de exercer suas funções em sua casa são os que podem apresentar mais dificuldades e problemas para executar suas tarefas.

Como resolver?

Tente balancear a atenção e seus esforços entre os funcionários presenciais e remotos, a fim de manter as tarefas e necessidades de ambos os lados o mais saudável possível.

Uma forma interessante de minimizar os problemas com os trabalhadores presenciais, é justamente automatizar os processos com as equipes remotas e consequentemente deixar mais tempo ‘livre’ para identificar possíveis problemas com funcionários que se mantem no modo de trabalho presencial.

Dê a atenção suficiente à sua equipe e lembre-se que todos estão passando por adaptações e afastamento de quase todas as suas atividades habituais, o que pode tornar a jornada de trabalho e as tarefas mais cansativas mentalmente, necessitando de uma atenção e cuidado maior por parte dos gestores e empresários.

2 – O cansaço mental

armadilhas do home office

Embora a maioria dos trabalhadores em home office enfrentam um risco menor de contrair o Covid-19 no trabalho, a mudança para o teletrabalho também traz seus próprios riscos à saúde. E isso, por sua vez, se traduz em armadilhas de produtividade.

O cansaço mental de realizar reuniões remotas sucessivamente é real. A Microsoft realizou um estudo, solicitando que 13 pares de colegas de trabalho, completassem tarefas pessoalmente e remotamente enquanto estavam conectados a monitores de ondas cerebrais. Como resultado, descobriram que colaborar online é mais desgastante mentalmente do que trabalhar juntos presencialmente.

Dessa forma, é possível ver que laços sociais e técnicas colaborativas formadas pessoalmente nem sempre são transportadas para um ambiente remoto.

Como resolver?

Eliminar reuniões talvez não seja a melhor forma de resolver esse problema, mas facilitar os processos, e diminuir as videoconferências é com certeza o primeiro passo.

No mercado hoje existem muitas ferramentas para fazer o controle de tarefas, eliminando a necessidade de reuniões em excesso, ou com longa duração, facilitando inclusive o processo de controle dos próprios gestores.

Organizar de forma cronológica e de importância ou urgência cada atividade dos funcionários, reduz a necessidade de realizar reuniões e também, reduz o tempo de cada reunião, tornando o processo de trabalho do funcionário mais automatizado e produtivo.

3 – Ambiente de trabalho desfavorável

armadilhas do home office

Do ponto de vista de um funcionário, temos que lembrar que os aptos a trabalhar em casa geralmente são os que realizam um trabalho cognitivo de alto nível, cujas ferramentas para fazer seu trabalho são seus cérebros, seu computador e a internet. Bem, essas pessoas podem ter mais dificuldade de concentração em ambientes não favoráveis para todo o esforço cognitivo que seu trabalho exige.

Os motivos para perda de concentração e consequentemente baixa produtividade podem ser:

  • Desconforto em home office devido a equipamentos de má qualidade, ou dispositivos lentos e com problemas
  • Barulho e ruídos em excesso, devido a muitos fatores como:
    • Crianças na casa
    • Animais de estimação
    • Vizinhos 
    • Obras
    • Notificações do celular
  • Afazeres domésticos em paralelo com o trabalho
  • Tentações de descanso, alimentação e costumes atrelados a sua presença em casa como:
    • Familiares cozinhando em período de trabalho
    • Tarefas sendo executadas em locais de descanso, como sofá, cama e poltronas
    • Brincadeiras com filhos, familiares ou animais de estimação
    • Celulares, redes sociais e aplicativos de conversa

Como resolver?

Alguns fatores cabe ao colaborador manter a ordem e identificar pontos que podem prejudicar seu trabalho e produtividade, como distrações, tentações relacionadas à alimentação e procrastinação, entre outros.

Porém, o mínimo para um ambiente de trabalho favorável para um colaborador em home office, são os equipamentos de utilização diária, como cadeiras, mesas, computadores, e iluminação, com qualidade suficiente para não tornar um vilão do trabalho, o que devia ser um aliado.

Disponibilizar equipamentos que vão de encontro com um ambiente saudável e confortável de trabalho ao colaborador pode reduzir na maior parte das vezes, grande parte dos problemas de produtividade e falta de foco.

4 – As regras são diferentes? ou não existem regras?

armadilhas do home office

Não manter rotinas e regras é bom inicialmente, mas pode ser prejudicial caso o funcionário tenha problemas com disciplina e tarefas concluídas com efetividade e qualidade.

Pessoas responsáveis por supervisionar tarefas pessoalmente, ou incentivar para que este processo seja feito mais rapidamente, talvez tenham perdido sua função, ou devam adaptar tudo ao modo remoto.

As regras de trabalho possivelmente terão de ser revistas e principalmente, apresentadas aos funcionários em home office. Horários, tarefas e prazos, permissões, reuniões, dúvidas, tudo deverá estar claro para todos, a fim de adequar ao novo processo, afinal, existe uma grande dificuldade das empresas e gestores em fazer o “controle” das ações, tempo de trabalho, acessos e permissões, entre muitos outros pontos, quando o trabalho é exercido de forma remota.

Como resolver?

Manter controlado todos os acessos remotos à rede interna da empresa pelos funcionários em home office, e fazer o bloqueio de sites fora do escopo de trabalho, é uma forma eficaz de contornar problemas relacionados a produtividade e descumprimento de regras.

No mercado hoje existem diversas ferramentas para controle de acesso à internet e também e acesso remoto seguro, algo realmente importante, levando em consideração os crescentes casos de roubo de dados e ataques à rede de grandes empresas no mundo todo.

Não deixe a cargo de seus funcionários a tarefa de manter a segurança de dados da empresa, afinal, o maior prejudicado nesse caso são os gestores e os próprios empregados.

5 – Legislação

armadilhas do home office

Quando se trata de trabalho remoto e legislação, a Reforma Trabalhista chama o home office de teletrabalho. É enquadrado nessa modalidade o serviço prestado fora das dependências da empresa, que utiliza ferramentas tecnológicas e cuja natureza não se caracteriza como trabalho externo.

Para adequar a empresa à este modelo de trabalho portanto, a organização deve transformar a atividade de ‘presencial’ em ‘teletrabalho’.

Para isso, a legislação determina, basicamente, que deve haver um aditivo ao contrato de trabalho, firmando todos os dados referentes a mudança de modalidade e as responsabilidades, tornando o método legal e plausível de implantação para empregado e empregador.

Porém, grande parte das empresas não conta com conhecimento suficiente, ou profissional dedicado a verificar os dados e criar tal documento, deixando fatores de legislação à merce de possíveis processos trabalhistas ou problemas com funcionários desorientados ou mal intencionados.

Como resolver?

Para ajudar profissionais, gestores e empresários no processo de implantação do home office nas empresas, o Lumiun desenvolveu um Modelo de Documento do Termo Aditivo ao Contrato de Trabalho para Regime de Teletrabalho – Home Office.

O modelo está disponível para download gratuitamente e contempla as informações mínimas necessárias divididas em cláusulas, podendo ser editada, adicionando ou removendo informações relevantes à empresa.

Baixe do arquivo e compartilhe com colegas ou empresas que também necessitam.

Sabemos que muitas empresas ainda enfrentam problemas em alguma parte da execução do trabalho em home office, e por isso, buscamos informações relevantes diariamente para ajudar a melhorar os processos.

Até a próxima!

Home Office permanente será o Novo Normal?

Para ajudar gestores e empresários, ao final deste artigo está disponível o Guia de Home Office.

Não será uma surpresa que a volta à rotina “normal” de trabalho pós-pandemia será muito diferente do que se tinha antes da chegada do vírus. O trabalho remoto, ou “home office” está sendo aplicado em grande parte das empresas e, como muitas pesquisas apontam, tem trazido resultados positivos.

Adaptação das empresas

Os processos no trabalho remoto são totalmente diferentes dos habituais, por isso, todas as empresas devem se adaptar e alterar seus processos para que o home office seja viável e efetivo.

Segundo estudo realizado pelo IPEA e IBGE, o trabalho remoto permanente será possível para 22,7% das ocupações no Brasil. Ou seja: uma a cada cinco profissões no Brasil pode adotar o home office.

O que dizem os gestores?

home office permanente

Uma pesquisa da ISAE Business School aponta que 80% dos gestores que adotaram o home office, afirmam que gostaram da nova maneira de trabalhar. Isso significa, que talvez a adoção, ou permanência do trabalho remoto deixe – ou já tenha deixado – de ser uma necessidade dos gestores, passando a ser uma escolha, identificando os benefícios e tornando os processos funcionais o suficiente para que o trabalho continue produtivo.

Oportunidades

home office permanente

É natural do ser humano concentrar-se mais em problemas e dificuldades, porém, no cenário econômico atual é extremamente importante identificar novas oportunidades e desenvolver a mentalidade de positividade.

Muitos gestores e empresários têm explorado novos potenciais, identificando novas áreas e necessidades emergentes com a pandemia, expandindo seus conhecimentos e se mantendo sempre fora da “zona de conforto”. Isso torna o home office, em muitos casos, um “case de sucesso” para muitas empresas, onde as mesmas identificam como desnecessário o término do trabalho em casa, afinal, o cenário se tornou positivo para elas.

Desafios do presente e futuro

home office permanente

Muitas modificações nos modelos de trabalho estão previstas para se manterem por longo tempo. Primeiramente as medidas básicas de segurança, principalmente nos países mais afetados pela pandemia, com mesas com distanciamento, processos rígidos de higienização, além de adequação de tamanho de ambientes. Isso tudo reflete em uma certa dificuldade para algumas empresas em manter o trabalho da forma antiga adequado as mudanças.

Imagine uma empresa com 30 funcionários em escritório, dividi-los em mesas de apenas dois integrantes, com uma distância mínima entre eles e entre as mesas, com processos extremamente rígidos de higienização.

Além disso, existem problemas relacionados aos que se manterão em home office, como acesso remoto seguro, que, diga-se de passagem, têm chamado a atenção de empresários em meio à onda de ataques cibernéticos.

Inclusive disponibilizamos um teste de segurança da internet para identificar quais são as possíveis brechas de segurança presentes na rede dos profissionais e empresas.

Há ainda preocupações relacionadas ao controle da produtividade, afinal, como controlar funcionários em suas casas? Estas, são preocupações e processos que podem afetar fortemente a produtividade e os valores de investimento nas empresas.

Para balancear tais mudanças, grandes empresas, como Google, Twitter, Facebook, Zee.Dog e XP Investimentos, já declararam que manterão parte de seus funcionários em home office permanente. O principal motivo é a identificação de benefícios e melhorias no modelo de trabalho introduzido pela pandemia.

Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas

Levando em consideração diversos fatores relacionados aos desafios e adaptações necessárias das empresas para adoção do home office como alternativa à impossibilidade de trabalho físico demandado pela pandemia, identificamos a necessidade de construção de um material completo, que contemple as informações necessárias e algumas ferramentas extremamente úteis para facilitar a transição do trabalho convencional para o remoto.

No Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas, você vai encontrar as seguintes pautas:

  • Razões para adotar o Home Office
  • Desafios do Home Office
  • Questões Legais
  • Como adequar minha empresa?
  • Ferramentas e tecnologias que podem ajudar
    • Internet rápida e sem quedas
    • Segurança de dados e saúde dos equipamentos
    • VPN para empresas
    • Videoconferência
    • Tarefas e processos
    • Evitar distrações na internet
  • Dicas de equipamentos para Home Office

Você pode acessar a página do guia quando quiser, ou baixar o eBook e enviar para seus colegas e amigos.

11 dicas para reduzir o desperdício de tempo nas redes sociais durante o trabalho

O acesso irrestrito às redes sociais e o reduzir desperdício de tempo durante o trabalho é um tema polêmico e exige uma análise completa do cenário de trabalho em cada empresa e das atividades desempenhadas pelos profissionais.

A definição da política da empresa em relação ao uso das redes sociais no trabalho cabe aos gestores, considerando se gera produtividade ou apenas distração.

Para auxiliar nessa análise sugiro a leitura dos artigos abaixo:

Independente da política adotada na sua empresa, é importante que você, como funcionário, entenda que o acesso constante às redes sociais durante o trabalho compromete o foco e a realização das tarefas, onde o mais prejudicado é você, que deixa de ser produtivo e acaba não entregando os resultados que poderia. No médio prazo um comportamento irresponsável em relação a isso, pode comprometer o crescimento na empresa ou até mesmo perder o emprego.

Portanto, para seu benefício, é recomendado responsabilidade ao acessar as redes sociais no trabalho. Para isso é necessário comprometimento com as responsabilidades na empresa e disciplina.

Para auxiliar, listamos 10 dicas simples que vão lhe auxiliar a manter o foco da equipe e tornar o trabalho mais produtivo:

1 – Utilize apenas redes sociais relevantes

A cada dia surgem novas redes sociais e cada uma pode atrair sua atenção de formas diferentes. Antes de ingressar em qualquer rede, avalie a relevância pra você, se você possui amigos ou contatos e qual o propósito de participar de mais uma rede social.

Na dúvida, deixe de participar e busque estar apenas nas redes mais conhecidas como Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram, pois somente essas quatro citadas já podem tomar muita atenção do seu tempo durante seu dia.

2 – Desative notificações por e-mail

Todas redes sociais permitem configurar o recebimento de notificações por e-mail. O recomendado é desativar todos os tipos de notificação, já que dificilmente você vai controlar a curiosidade em saber porque foi marcado em uma imagem ou comentário de algum amigo.

3 – Desative notificações na tela do seu smartphone

Hoje em dia a grande maioria dos usuários de redes sociais acessa seu perfil no celular. Por padrão os aplicativos costumam gerar alertas de qualquer atividade que acontece relacionada ao seu perfil. Esses alertas com certeza irão despertar sua curiosidade e levar a acessar seu perfil.

Para evitar essas distrações, configure os aplicativos do seu celular para não gerar alertas na tela do celular. Essa dica vale inclusive para outros aplicativos que não tenham relação com seu trabalho.

4 – Mantenha seu celular longe do alcance da sua mão

Com o acesso rápido e fácil pelo smartphone, os usuários acabam desenvolvendo o hábito (vício em alguns casos) de constantemente visualizar o celular e acessar alguma rede social para verificar as novidades da sua timeline.

Pra evitar que esse hábito se desenvolva, mantenha seu celular guardado em uma gaveta ou na sua mochila. Ao alcance apenas de ouvir no caso de alguma ligação.

5 – Defina horários para acessar sua rede social

Você na precisa deixar de acessar seu perfil, mas faça isso em horário pré-definidos. O ideal é que seja em horários de intervalo durante os turnos de trabalho, 20 minutos em cada turno é mais que suficiente para acessar seu perfil.

Essa dica também é válida para empresas que controlam o acesso durante o trabalho, liberar o acesso em alguns intervalos pode ser interessante pra descanso dos colaboradores.

6 – Determine seu objetivo em cada rede social

Estar nas redes sociais não pode ser apenas para ver novidades em sua linha do tempo, é fundamental ter um propósito para manter seu perfil ativo e acessar com frequência.

Por isso você precisa entender o propósito das redes, algumas como o Facebook e Instagram podem ser para companhar amigos e saber de novidades das marcas do seu interesse, outras como o LinkedIn devem ser usadas para relacionamentos profissionais e busca de conteúdo.

Quanto mais claro você tiver em relação ao por quê de acessar uma rede social, mais você irá evitar desperdício de tempo com informações irrelevantes.

7 – Siga apenas pessoas e marcas relevantes

Essa dica complementa o item anterior. Siga seu objetivo definido naquela rede social e acompanhe apenas pessoas relevantes e marcas do seu interesse. Evite seguir qualquer tipo de conteúdo, isso só vai lotar sua linha do tempo de assuntos sem utilidade e pode causar a perda de alguma informação interessante por excesso de conteúdo.

8 – Relevância vale muito mais que quantidade

Da mesma forma que você deve acompanhar apenas conteúdos relevantes, busque compartilhar apenas informações úteis e interessantes para os que lhe acompanham nas redes, evitando publicações como atividades cotidianas ou comentários inúteis em publicações de outros.

Nesse sentido, bom senso é fundamental, para evitar discussões que envolvam preferências políticas e de religião, por exemplo.

9 – Utilize gerenciadores de redes sociais

Existem serviços online que permitem o acesso integrado de vários perfis em redes sociais diferentes de forma integrada, facilitando a visualização de conteúdo e publicações.

Uma boa opção de agregador de redes sociais é o HootSuite.

10 – Redes sociais não são “real time”

Entende que redes sociais não necessitam de respostas em tempo real. Você pode esperar para responder o comentário do seu amigo sobre aquela foto do final de semana. Assuntos urgentes e relevantes muito dificilmente virão via redes sociais.

11 – Separe sua vida online da vida offline

Por mais que as redes sociais estejam presentes no nosso cotidiano, é fundamental entender o mais importante é sua vida real. Então não tente criar uma impressão nas redes sociais, diferente do que você é na realidade.

Esse tipo de comportamento pode estar ligado a insatisfação pessoal e serve como “muleta” para aceitarmos fracassos.

Mantenha o foco em seus objetivos pessoais e profissionais, nada é mais importante que isso!

Finalizando nossas dicas, basta entender que as redes sociais vieram pra ficar e você deve fazer uso saudável dessas ferramentas, pra cultivar boas amizades, se manter bem informado e alimentar seus relacionamentos profissionais. Qualquer coisa diferente disso, possivelmente é irrelevante.

Até a próxima!

10 hábitos negativos que comprometem a produtividade dos profissionais e o impacto para as empresas

Apesar da tecnologia ser uma aliada das empresas e dos profissionais, também pode se tornar a principal responsável pela baixa produtividade dos colaboradores nas empresas com a ocorrência de hábitos negativos.

Segundo uma pesquisa feita pela Workfront, os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer e são interrompidos por ferramentas na internet no mínimo 14 vezes por dia. 

Powered by Rock Convert

Quando os profissionais trabalham conectados na internet ou próximos dos seus smartphones, ficam a um clique de distância de distrações tentadoras da sua vida pessoal, como conversar com amigos e familiares, acessar as redes sociais ou buscar conteúdos de interesse pessoal. Essa alta conectividade que a tecnologia oferece não é por si só negativa, mas gera hábitos negativos e precisa ser devidamente gerenciada, tanto pelo próprio profissional quanto pela empresa.

Para resolver esse problema de hábitos negativos, os gestores precisam criar uma cultura de bom uso da internet no ambiente corporativo, primeiramente mantendo um diálogo aberto com os colaboradores sobre as consequências do desperdício de tempo. Também podem ser utilizadas ferramentas de gestão para controlar e otimizar o uso dos recursos de tecnologia e definir estratégias em conjunto com a equipe para que a produtividade se mantenha em alto nível.

Pesquisa sobre produtividade dos profissionais

Na pesquisa, 94% dos funcionários pesquisados afirmam que o tempo perdido se deve a facilidade de pesquisar no google. Ainda sobre a pesquisa, 47% dos entrevistados dizem que acessam as redes sociais mesmo sendo proibido na empresa, 40% enviam e-mails com piadas, 26% trocam links do youtube e incríveis 11% assistem pornografia durante o expediente, ou seja, 1 em cada 10 funcionários.

O principal culpado de números tão alarmantes, é o hábito do desperdício do tempo no ambiente de trabalho. Veja a seguir alguns hábitos que mais prejudicam a produtividade nas empresas:

  1. Uso do celular para troca de mensagens
  2. Navegação na internet
  3. Conversa e fofoca entre os colaboradores durante o expediente
  4. Acesso às redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram)
  5. Distrações geradas pelos colegas de trabalho
  6. Intervalos para lanches ou chamadas particulares
  7. Uso do e-mail pessoal
  8. Reuniões desnecessárias e improdutivas
  9. Excesso de barulho interno e externo
  10. Espaço de trabalho inadequado ou limitado para o exercício das atividades

Para profissionais em Home Office

No momento, considerando que a economia encontra-se abalada pela pandemia, a busca por produtividade dos funcionários se tornou ainda maior, levando em conta que cada centavo de faturamento da empresa, na maioria, requer mais trabalho agora.

  1. Para os trabalhadores remotos, alguns hábitos devem ser levados em consideração para que não haja perda de produtividade, como por exemplo:
  2. Ambiente de trabalho em casa inapropriado
  3. Distrações oriundas da casa ou afazeres domésticos
  4. Horário de trabalho não bem definido
  5. Vestimentas inapropriadas ou de uso em dias de lazer
  6. Falta de comunicação com colegas e gestores

Além dos problemas listados, ainda podem ocorrer problemas de segurança, como perda de informações ou comprometimento dos recursos de tecnologia em home office ou não. Muitas vezes a velocidade de internet fica comprometida por conta do uso indevido desses recursos.

Empresas que definem regras ou limites dificilmente conseguem fazer o controle quando o modo de trabalho do funcionário é remoto. Grande parte das empresas aderem ao controle de acesso à internet, definindo o que pode ou não ser acessado pelos colaboradores, mesmo que os mesmo se encontrem trabalhando em casa.

Desperdício de tempo

Para auxiliar os gestores, temos disponível uma calculadora que permite estimar o custo do desperdício de tempo dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil definir algum tipo de solução para a baixa produtividade, em busca de melhorar o ambiente corporativo.

Claro que o impacto pode variar muito em cada empresa, por isso o mais importante é que os gestores monitorem a produtividade da sua equipe e reconheçam esse problema de desperdício de tempo como uma realidade, para que possam ser tomadas medidas, no sentido de evitar qualquer impacto negativo nos resultados da empresa.

Esse é um tema sempre polêmico e exige muito bom senso na definição das estratégias para manter a equipe sempre produtiva e motivada, sem causar frustração nos colaboradores ou criar um ambiente de trabalho negativo.

Na sua empresa, como é tratada essa questão de desperdício de tempo e uso da internet e celulares pelos colaboradores? Compartilhe sua experiência e opinião nos comentários!

4 fatos importantes sobre o uso da internet nas empresas do Brasil

A internet é uma ferramenta essencial em muitos segmentos do mundo. No caso das empresas, o papel da internet é ainda mais estratégico, como canais de comunicação interna entre  funcionários e direção, comunicação externa como marketing e publicidade, além de grande parte das atividades de inúmeros setores que dependem de conexão, que, diga-se de passagem, foi intensificado com a pandemia.

Para que as empresas saibam da importância e quais medidas devem ser tomadas para que o uso da internet seja seguro e saudável, trouxemos alguns fatos retirados da pesquisa do Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic.br).

Fato 1: Atividades com uso de internet nas empresas

internet nas empresas

O uso da internet é praticamente indispensável para o crescimento da empresa. A tecnologia no país cresce mais a cada dia e impulsiona o crescimento da economia. Veja o percentual de empresas que utilizam internet por tipo de atividade:

  • 💰 – Pagamentos e consultas bancárias – 92%
  • 🛒 – Monitoramento de mercado – 73%
  • 🛠 – Buscar Informações sobre produtos ou serviços – 93%
  • 💼 – Interagir com organizações governamentais fazendo pagamentos, cobranças, solicitações on-line – 72%
  • ✉ – Enviar e receber e-mail – 100%
  • 👨‍💻 – Uso de mensagens instantâneas – 76%

Como podemos ver, atividades de grande importância para o funcionamento correto ou planejado da empresa são feitos com a utilização da internet. Em contraponto ao benefício da agilidade que a conexão proporciona, existe os riscos de perda, sequestro ou roubo de dados em muitas destas tarefas. 

Imagine que todos os dados bancários da empresa estejam armazenados em um único computador, e o mesmo, é infectado por vírus e malwares oriundos de acessos indevidos em tempo ocioso pelo funcionário. Todos os dados dos meses subsequentes ao incidente serão perdidos, caso a empresa não tenha um sistema de proteção e backup de dados.

Fato 2: O uso de computadores pelos funcionários

O contato de um funcionário na empresa com um computador é praticamente inevitável. Ressalva apenas para setores de empresas que necessitam apenas de trabalho braçal.

Segundo a pesquisa, a porcentagem dos funcionários das empresas envolvidas na pesquisa que utilizam computadores são:

  • Até 10% dos funcionários da empresa – 7%
  • De 11% à 25% dos funcionários da empresa – 23%
  • De 26% à 50% dos funcionários da empresa – 29%
  • De 51% à 80% dos funcionários da empresa – 14%
  • De 81% à 100% dos funcionários da empresa – 23%
  • Não sabe / Não respondeu – 4%

Podemos perceber que em apenas 7% das empresas participantes da pesquisa, tem menos de 10% dos funcionários usando computadores em seu dia-a-dia. Isso reflete no crescimento das tecnologias e inovações, além de identificar que grande parte da equipe faz uso em algumas de suas tarefas de forma informatizada. 

Porém, tal dado, identifica também que estes funcionários são dependentes do computador para produzir. Caso o equipamento esteja desatualizado, com algum problema de lentidão, ou sem manutenção e atualização de software periodicamente, pode se tornar um grande problema e atrasar ou anular a produtividade do funcionário.

Fato 3: Uso de dispositivos móveis nas empresas

Podemos dizer que a maior parte das pessoas hoje faz uso do celular. Esse cenário não é muito diferente dentro das empresas. Muitas utilizam os dispositivos móveis em geral a favor dos negócios, facilitando comunicações, troca de dados e encurtando distâncias.

Segundo a pesquisa, o percentual de empresas que utilizam dispositivos móveis para fins de trabalho é: 

  • Utilizam – 71%
  • Não utilizam – 29%

Porém, é necessário alertarmos sobre os perigos dos dispositivos móveis, principalmente quando utilizados em redes abertas ou públicas e principalmente, quando estes dispositivos fizerem conexão remota com a rede da local da empresa. Estas conexões normalmente possuem baixa segurança e podem colocar em risco todos os dados armazenados no dispositivo e também todos os dados da rede local da empresa.

Fato 4: Gestão de Risco nas empresas

“É melhor prevenir do que remediar”. Ditado muito utilizado e que se encaixa perfeitamente neste tópico. Ter um profissional dedicado ao suporte de TI nas empresas é considerado por uma grande parte, realmente importante. Mas, infelizmente, uma parcela considerável das empresas não têm esta preocupação. O Cetic.br listou em porcentagem, empresas por presença de departamento ou pessoa encarregada da gestão de TI na empresa:

  • Possuem – 19%
  • Não Possuem – 78%

Sendo mais específico, empresas que possuem um departamento ou pessoa encarregada da gestão de risco de segurança digital da empresa:

  • Possuem – 62%
  • Não possuem – 38%

Apenas utilizar a tecnologia e a internet à favor do negócio, sem pensar que tais benefícios trazem consigo efeitos colaterais é um erro cometido por muitos gestores e empresários. 

Usar a internet de forma segura é extremamente importante e deve ao menos, ser tomadas as medidas mínimas para garantir a integridade dos dados da empresa.

A seguir, listamos algumas soluções simples para empresas que estão preocupadas com a segurança de dados e a produtividade dos funcionários que fazem uso de dispositivos tecnológicos em seu dia-a-dia de trabalho.

Powered by Rock Convert

Soluções

Prevenir problemas que podem causar perda de faturamento, produtividade ou em alguns casos extremos, o fechamento da empresa por vazamento e perda de dados sensíveis e importantes, podem ser feitos muitas vezes com ferramentas e ações simples. 

Listamos algumas soluções básicas para TI em pequenas e médias empresas, algumas dicas para orientação de funcionários e determinação de regras de acesso e segurança, e também, algumas soluções que contemplam um conjunto de ferramentas para segurança de dados, controle de acesso e acesso remoto para empresas. Em todos os tópicos, colocamos links das páginas onde cada solução está detalhada.

Backup

Nunca é demais relembrar a importância de ter um backup confiável, a partir do qual possam ser recuperados os dados importantes após qualquer incidente. Em alguns tipos de ataque, como por exemplo o ransomware, que bloqueia os dados até o pagamento de um resgate, a principal maneira de solucionar o problema passa por restaurar os dados da empresa a partir de uma cópia de backup. O backup é fundamental na segurança das informações da empresa.

💡 Veja algumas soluções de backup aqui.

Antivírus e Antimalware

Ao contrário do que o nome sugere, um software antivírus não protege apenas contra vírus, é apenas um nome antiquado para descrever o que ele realmente faz.

O antimalware também é um software feito para proteger contra vírus. A diferença é que o antimalware usa um nome mais moderno, que abrange todos os tipos de softwares maliciosos, incluindo o vírus.

Ambos são imprescindíveis para um uso seguro de internet na empresa.

💡 Veja algumas soluções de Antivírus e Antimalware aqui.

Armazenamento de Arquivos

Armazenar arquivos da empresa em ferramentas desenvolvidas para este fim, mantêm os dados mais seguros e agiliza o acesso aos mesmos.

Hoje existem basicamente duas formas de armazenar arquivos na empresa: em estrutura física e na nuvem.

💡 Veja os melhores serviços de armazenamento de arquivos na estrutura física e na nuvem aqui.

E-mail Empresarial

O e-mail empresarial é cada vez mais importante no mundo dos negócios e cada vez mais empresas criam ao menos um endereço. 

É recomendado para pequenas, médias e grandes empresas, além de profissionais autônomos e liberais que desejem deixar o seu negócio mais personalizado. Além disso, as melhores soluções de e-mail empresarial hoje no mercado, tem sistemas de segurança efetivos e atualizados periodicamente.

💡 Veja alguns serviços de e-mail empresarial aqui.

Orientação e regras

Para que gestores e seus colaboradores utilizem a tecnologia e naveguem sempre de forma segura na Internet, o primeiro passo é educar os colaboradores para seguirem uma série de procedimentos básicos e simples que irão manter os equipamentos livres de qualquer risco.

💡 Veja algumas dicas para orientação do uso do celular na empresa e definição de regras para os colaboradores

Controle de Acesso à Internet

Fazer o controle de acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet em ambientes corporativos: segurança dos dados e produtividade da equipe!

Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem uma parte do tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no YouTube, mensagens no WhatsApp ou fazendo pesquisa sobre assuntos de seu interesse.

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes, pois reduz o desperdício de tempo com o aumento do foco, além de evitar vários problemas de segurança com acesso a sites nocivos ou famosos golpes da internet.

VPN Empresarial

Naturalmente, a função da VPN é ajudar a aumentar a segurança dos dados ao acessar recursos em uma rede que você não está fisicamente conectado. Porém, visualizar a necessidade disso e principalmente a importância é um pouco mais difícil. Por isso, listamos alguns exemplos de cenários onde o uso da VPN empresarial é extremamente relevante:

Home Office: o funcionário, diretor ou proprietário que está em trabalho remoto pode utilizar a VPN para acessar recursos e arquivos da rede física da empresa. Tornando o acesso dos dados e as operações realizadas (transações bancárias e transferência de arquivos) muito mais seguras.

Privacidade na comunicação: existem muitas informações e estratégias utilizadas nas empresas que podem ser consideradas sigilosas por motivos de logística, ou detalhes empresariais que fazem a diferença perante as concorrentes. Para ter uma comunicação segura e criptografada entre colaboradores, diretores e proprietários, é importante o uso da conexão VPN.

Trabalho externo: em muitos ramos do mercado de trabalho existem trabalhadores externos. Estes, fazem seu trabalho, na maior parte do tempo, longe das dependências da empresa e em muitas ocasiões precisam fazer o acesso a dados importantes que estão armazenados no servidor físico da mesma. O que a grande parte deles não sabe é que para que esse acesso seja feito de forma segura deve-se usar uma conexão VPN.

Conclusão

A tecnologia, e principalmente, a internet, têm nos ajudado em inúmeras tarefas, melhorando a qualidade do trabalho e otimizando o tempo. Espero que neste artigo muitas dúvidas sobre o tema tenham sido solucionadas e as ferramentas citadas sirvam de alguma forma para sua empresa crescer.

Em nosso blog existem muitos outros materiais que podem ser interessantes para você, além do nosso Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas, onde você vai encontrar muitas ferramentas para soluções em TI dentro da sua empresa.

Até a próxima!

Por que, com o distanciamento social, a VPN é essencial para as empresas?

Com a adoção do home office, a VPN corporativa está sendo uma ferramenta essencial de segurança e produtividade para os colaboradores que precisam trabalhar de casa e, ao mesmo tempo, necessitam se conectar com o escritório remotamente.

Para proteger nossos dados e identidade na internet, usamos softwares, antivírus e nos prevenimos limitando as informações que compartilhamos com terceiros. Mas, infelizmente a nossa segurança não está garantida só com esses cuidados.

Quer ver um exemplo? Pois bem, você já deve ter navegado na internet através de uma wi-fi pública de restaurante, instituição de ensino ou algum evento de palestras, certo? Se sim, é possível que nesta navegação você tenha acessado alguma conta pessoal de e-mail, rede social ou até mesmo aplicativo do banco. Neste caso, se não estava utilizando uma VPN, seus dados ficaram expostos para um possível ataque que rastreia todo o tráfego dessa conexão pública.

O que é e como a VPN corporativa está ajudando as empresas?

VPN corporativa

Uma VPN – sigla para Virtual Private Network (Rede Virtual Privada, em português) – é uma solução para quem está procurando mais privacidade de suas conexões. Praticamente, uma VPN cria uma “conexão privada” dentro da internet para garantir que seus dados não sejam descobertos, seja na rede da sua empresa ou em uma rede pública.

Outra grande vantagem da VPN é a possibilidade de acessar remotamente documentos e softwares que se encontram na rede local do escritório. Imagina que você está em casa no seu computador pessoal e precisa de uma informação que se encontra dentro de um software instalado no computador da empresa, localizado a vários km de distância. Sem uma VPN, esse acesso pode ser feito através de softwares poucos seguros e que podem comprometer seus dados. Já com uma VPN, você pode acessar a área de trabalho remota do computador através de uma conexão criptografada que cria um túnel privado, ao qual somente você tem acesso.

Veja como acessar área de trabalho remota de forma segura no nosso tutorial.

Como escolher uma VPN para minha empresa?

VPN corporativa

Existem várias soluções de VPN disponíveis no mercado, inclusive gratuitas. Porém, não recomendamos VPNs que se dizem gratuitas.

Já diz o ditado: “Se você não está pagando por um produto na web, então você é o produto“. Segundo uma apuração da vpnMentor, aplicativos gratuitos de VPN expuseram dados de milhões de usuários, incluindo brasileiros. Foi descoberto uma falha onde as informações dos usuários, que ocupavam 1,2 TB de um servidor aberto e desprotegido. Veja mais no artigo da TecMundo.

Está bem, não utilizaremos VPNs gratuitas. Qual devemos usar então?

Há vários meses estamos falando de ferramentas VPN, que são muito boas e conhecidas mundialmente. As melhores opções de VPN Corporativas são: NordVPN, ExpressVPN e Perimeter 81. Com qualquer uma destas, sua empresa vai estar bem segura.

Porém, as opções citadas acima são empresas fora do Brasil e que possuem seus planos cobrados em dólares. Na atual cotação, os serviços estrangeiros se tornaram um pouco fora do orçamento disponível e muitas empresas estão preferindo utilizar soluções nacionais para reduzir os custos.

Outra alternativa é a VPN Empresarial que está integrada ao serviço Lumiun.

Dentre as alternativas anteriores, é a única solução brasileira, com suporte 100% em português e que recebe pagamentos na moeda local (R$).

A VPN Empresarial do Lumiun é uma ótima solução, especialmente para pequenas e médias empresas, para que possam oferecer a seus funcionários acesso remoto seguro e monitorar as ameaças à segurança.

Uma grande vantagem da VPN Empresarial do Lumiun em relação a outras soluções de VPN Corporativa é que ela aplica, aos colaboradores que estão trabalhando remotamente em home office, as mesmas regras de proteção e monitoramento do acesso à internet que existem na rede interna da empresa. Com isso se mantém vigente a política de uso da internet existente na organização, com objetivo de melhorar a segurança da informação e a produtividade dos colaboradores.

Baixe a apresentação da VPN Empresarial do Lumiun para saber mais.

Powered by Rock Convert

Concluindo

Conforme vimos, a VPN é uma tecnologia muito útil no ambiente empresarial, que permite às pessoas acessarem documentos e conteúdos da empresa remotamente. Isso é muito relevante, visto que a atual pandemia afastou os colaboradores dos escritórios e o home office virou o “novo normal”.

Portanto, a utilização da VPN em ambiente corporativo está se mostrando uma boa oportunidade para gestores que se preocupam com segurança, produtividade e redução de custos.

E você, tem alguma dica ou dúvida sobre a utilização da VPN na sua empresa? Então deixe o seu comentário abaixo que terei o prazer de responder.

Até a próxima!

Armazenamento de Arquivos: dicas e 8 ferramentas para empresas!

O armazenamento de arquivos é uma das preocupações das empresas, talvez uma das maiores, afinal, muitos documentos precisam ficar preservados na empresa por um longo tempo e no ambiente apropriado. Mesmo que a tecnologia tenha facilitado a rotina diária dos colaboradores, a necessidade de conservação de muitos deles é uma obrigação. Por isso, mantê-los organizados é de extrema importância para não perder competitividade e a produtividade dos funcionários.

Nesse sentido, separamos, neste artigo, algumas ferramentas e serviços de armazenamento de estrutura física e na nuvem, para realizar o armazenamento correto de arquivos de sua empresa.

Storage NAS – Armazenamento local

Storage NAS (Network Attached Storage) é uma unidade de armazenamento voltada para armazenar e compartilhar arquivos de diversos computadores dentro de uma rede local. Esses equipamentos são soluções formadas por hardware e software, capazes de armazenar pastas e arquivos de forma centralizada e que possuem recursos avançados para o gerenciamento dos dados armazenados.

Esses servidores de armazenamento são compatíveis com os sistemas operacionais mais conhecidos, como Windows, Linux e MacOS. Essa compatibilidade proporciona um ambiente de colaboração multi-plataforma, onde computadores, notebooks, tablets e outros dispositivos móveis podem acessar e armazenar informações de forma centralizada.

Veja a seguir uma lista dos melhores fabricantes de soluções Storage NAS.

Synology

Líder na fabricação de network attached storages (NAS) para pequenas e médias empresas, a Synology entrega desde pequenos servidores de rede até grandes sistemas de informação, redundantes e de alta disponibilidade. Seus servidores são robustos e preparados para trabalho intenso, com gerenciamento simples e aplicações para melhorar a produtividade. Com produtos que partem de Personal Cloud Storages para discos SATA III até sistemas redundantes de alta capacidade e disponibilidade, os NAS Synology estão divididos em dois grupos: A família DiskStation possui modelos externos que partem de 2 e atingem 12 hard disks num único gabinete e os rackmount storages Rackstation, projetados para rack de 19″ com até 12 baias para discos rígidos e possibilidade de expansão.

WD My Cloud

A família NAS My Cloud é composta por hard disks com conexão para redes locais ethernet e são ideais para organizar as informações domésticas. Com 2TB, 3TB, 4TB 6TB ou 8TB de capacidade, os NAS WD são ideais para centralizar o backup, compartilhar fotos, vídeos e arquivos criando uma nuvem pessoal. Além disso, os hard disks My Cloud permitem sincronizar arquivos de computadores, celulares e tablets, além de sincronizar dados com serviços de nuvem como o DropBox.

Asustor

O servidor NAS Asustor é confiável, robusto e econômico. Com storages para 2 ou 4 hard disks SATA, os equipamentos possuem instalação simples, uma porta ethernet para conexão de rede LAN e pelo menos uma USB3.0 para backup externo. Com recursos cross-plataform, os NAS AS10 e AS31 Asustor permitem compartilhar dados entre diferentes dispositivos e sistemas operacionais como Mac OS, Windows, notebooks, celulares ou tablets.

Armazenamento na nuvem

O armazenamento de arquivos na nuvem para empresas supera o armazenamento em mídias físicas em praticamente todos os quesitos, trazendo vantagens como:

  • Existem serviços de armazenamento online que permitem que você sincronize os dados de seu computador em tempo real. Funcionando como uma espécie de backup simultâneo. Trazendo muita segurança aos seus arquivos.
  • Você não precisa carregar nenhuma mídia, basta ter login, senha e conexão com a internet para acessar seus arquivos de qualquer lugar.
  • O seu banco de dados pode ser sincronizado com dispositivos móveis como smartphones e tablets, permitindo que você acesse seus arquivos de onde achar mais cômodo ou viável.
  • Alguns sites permitem que você utilize seu banco de dados como hospedagem, fazendo upload de vídeos e fotos e podendo rodá-los diretamente em um site ou blog.
  • Para enviar arquivos pesados a outros usuários, algumas plataformas de armazenamento online oferecem meios práticos, como a possibilidade de gerar links para download destes arquivos.

Principais serviços de armazenamento de arquivos na nuvem:

Amazon Cloud Drive

armazenamento de arquivos

Amazon Cloud Drive, ou simplesmente, Cloud Drive, é o serviço de armazenamento online da Amazon, disponível para dispositivos Android, iOS e Windows. Ele disponibiliza 5GB de espaço gratuito para upload de documentos, fotos e vídeos, além de pacotes pagos com até 1TB de espaço. O serviço sincroniza arquivos compartilhados através do computador, smartphones e tablets.

 

Box Drive

armazenamento de arquivos

Box é um serviço gratuito de armazenamento de arquivos na nuvem com sincronia entre dispositivos de diversas plataformas via apps dedicados para iOS, Android, Windows Phone, Windows 10 e macOS. Com gestão integrada de arquivos compatibilidade com diversos outros aplicativos de produtividade, Box é uma das principais soluções do segmento para dispositivos móveis.

 

Dropbox

dropbox

Dropbox é um serviço de armazenamento de dados em nuvem e sincronização que serve para salvar seus arquivos e fotos em servidores online. O programa está disponível para download em computadores com Windows, Mac, Linux (Ubuntu e Fedora) e Chrome, além de ser possível acessar em apps para Android, Windows Phone, iOS e Blackberry. Há, ainda, a possibilidade de gerenciar todos os seus arquivos através de um website seguro.

Google Drive

google drive

Google Drive é um serviço online que permite o armazenamento de arquivos na nuvem do Google. O aplicativo, disponível para pc Windows, Mac, mobile Android e iOS – também é possível entrar na versão web – é uma resposta da gigante americana aos programas do gênero, como Dropbox e SkyDrive. Com ele, é possível fazer o upload e acessar seus arquivos, incluindo vídeos, livros, fotos e PDFs. O Google Drive reúne em um só lugar os documentos de outros produtos da fabricante, como Google Docs, Google Fotos, Google Sheets, Google Forms e Google Slides.

OneDrive

onedrive

OneDrive é o serviço de armazenamento de arquivos na nuvem da Microsoft, gratuito para Android, iOS, Mac e Windows. Nele é possível salvar conteúdo de vários formatos online e acessá-los de qualquer lugar. Substituto do antigo SkyDrive, ele tem, basicamente, as mesmas funções do antecessor, mas com algumas melhorias.

Para finalizar

Além da qualidade no trabalho e agilidade na produtividade dos colaboradores, manter seu sistema de armazenamento de arquivos organizado e seguro é fundamental. Ao optar pelo armazenamento digital, é importante saber que considerando um meio mais seguro para proteger os documentos, não significa que não se deve agir com cautela. Utilize sempre softwares de confiança, defina regras de acesso aos dados, determine senhas de acesso seguras e realize backup constantemente. Dessa forma, os dados da sua empresa estarão protegidos e disponíveis sempre que precisar.

Espero ter ajudado sua empresa a manter um sistema de armazenamento de arquivos mais efetivo e organizado.

Para ver mais dicas como essa acesse nosso Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas. Lá, você pode também baixar o eBook com todas as dicas para ler quando quiser.

Até a próxima!

Qual a importância da TI nas pequenas e médias empresas?

Para ajudar o profissional de TI das pequenas e médias empresas, ao final deste artigo está disponível o Guia de TI.

Vivemos na era da tecnologia da informação nas empresas. Quase todas as atividades que realizamos em algum momento são auxiliadas pelo uso de computadores, rede de transmissão de dados, softwares, enfim, uma infinidade de aparatos tecnológicos que facilitam nosso trabalho, otimizando atividades cotidianas e nos aproxima das pessoas, principalmente nesse momento de distanciamento social.

Tecnologia de informação (ou simplesmente TI) é um conjunto de tecnologias utilizadas para o processamento e armazenamento de dados e comunicação entre pessoas e organizações. Com uso de computadores, softwares, redes, internet e envolvimento de profissionais especializados, a TI tem como premissa fazer com que essas atividades sejam elaboradas de forma cada vez mais rápida, inteligente e segura.

A área tem inúmeras especializações e atuações específicas. Porém, em pequenas e médias empresas nem todas as áreas e cargos são bem definidos, e nem todos os profissionais têm conhecimento sobre todas as ferramentas que podem auxiliá-lo como responsável técnico. Neste artigo, trouxemos um Guia de TI para pequenas e médias empresas e muitas outras informações relevantes para a área.

Como é a TI nas pequenas e médias empresas?

Como é a TI nas pequenas e médias empresas?

Apesar da Tecnologia da Informação representar um papel importante na estratégia de negócio de uma empresa, grande parte das organizações ainda não possuem essa visão.

Muitas ainda utilizam a Tecnologia da Informação apenas como uma ferramenta de suporte em uma necessidade específica. Especialmente nas pequenas e médias empresas, os computadores e arquivos digitais costumam não ter nenhum tipo de proteção corporativa, sistema de backup regular, meios de controle de navegação, dentre muitas outras ferramentas.

Os empresários e gestores devem ter em mente que com a evolução da tecnologia, mais de 90% dos processos empresariais são realizados digitalmente. Nada seria mais lógico do que investir em TI de maneira inteligente.

Por que empresas devem investir em Tecnologia da Informação?

tecnologia da informação empresas

Uma vez que a TI faz parte da estratégia da empresa e grande parte dos processos internos da organização é induzida pela TI, é essencial garantir segurança de dados.

Mesmo em pequenas empresas, ter uma infraestrutura de TI irá garantir vários benefícios:

  • Proteção contra vírus, ataques de hackers e vazamento de informações;
  • Rapidez nos processos por ter um sistema fluído e ágil;
  • Diminuição ou extinção de problemas de queda de sistema ou indisponibilidade de recursos digitais;
  • Melhoria na produtividade e aproveitamento do tempo dos diretores e funcionários;
  • Automatização de processos que sem a TI seriam feitos manualmente;
  • Melhoria na comunicação e definição de metas, processos e tarefas;
  • Diminuição do impacto devido ao distanciamento social;

Segundo pesquisa feita pelo Instituto Ponemon, o Brasil é o país mais propenso a sofrer vazamentos de dados em todo o mundo. Segundo a notícia, 63% das pequenas e médias empresas no Brasil sofreram algum incidente com vazamento de dados em 2019.

Veja a seguir os problemas mais comuns nas organizações que não contam com a tecnologia da informação como aliada em seus negócios.

Problemas comuns nas pequenas e médias empresas

Problemas comuns nas pequenas e médias empresas

Contar com hardwares e softwares desatualizados

Financeiro ou falta de conhecimento, são os motivos mais comuns para que empresas usem máquinas e programas que já estão desatualizados. Além de antigos, estes têm o risco de falharem e isso pode causar grandes prejuízos para a empresa.

Ignorar o Backup

O agrupamento e armazenamento seguro de informações é um dos recursos mais utilizados pelas empresas. Dados de clientes, planilhas, projetos, recursos e todas as informações digitais ficam armazenadas e integradas com a rede. Algo que era feito de forma física, ocupando espaço e dificultando o acesso.

Não fazer backup regularmente de forma efetiva e segura na empresa é algo extremamente preocupante. Além dos arquivos de operação da empresa, os clientes precisam se sentir seguros para confiar seus dados ao seu negócio. Além de arquivos perdidos, a falta de backup vai fazer com que exista uma perda financeira.

Falta de segurança

Como falamos aqui em nosso blog, empresas brasileiras têm se tornado alvos de ataques virtuais devido a vulnerabilidades dos seus sistemas informatizados. Esse cenário se agravou com grande parte da equipe nas empresas trabalhando em home office sem nenhuma ferramenta de controle e segurança em suas residências. Para que a empresa não se torne uma vítima de criminosos, é importantíssimo investir na segurança da informação.

Lentidão da internet

Em um mundo onde tudo e todos estão conectados grande parte do tempo, é imprescindível que qualquer empresa que queira ter uma imagem forte em frente ao mercado, tenha uma boa conexão com a internet 24 horas por dia. Problemas relacionados à conectividade e lentidão de sistemas, então entre os que dão mais dor de cabeça e perda de faturamento nas pequenas e médias empresas.

Ineficiência na área de TI

Uma das áreas que existe preocupação apenas quando os problemas aparecem, é a de TI. A grande maioria das pequenas e médias empresas não possui uma preocupação relevante em relação ao funcionamento adequado de processos, serviços e sistemas de tecnologia, lembrando apenas que tudo deve funcionar perfeitamente quando a tecnologia não os deixa trabalhar.

Mas, devemos lembrar que muitas empresas contam com profissionais despreparados, ou com ainda, pouco conhecimento. Parece algo pequeno, mas uma solução simples nem sempre é resolvida rapidamente e em grande parte das vezes, deixa os diretores muito irritados.

Muitos desses problemas de tecnologia da informação podem ser solucionados de forma rápida dentro das pequenas e médias empresas. Abaixo, falaremos sobre um material dedicado para a área de TI e que pode ajudar muitos profissionais a resolver os problemas mais comuns dentro das empresas.

Guia de TI para pequenas e médias empresas

O mercado de tecnologia da informação nas empresas é caracterizado por grande dinamismo, evolução constante e vem se tornando cada dia mais ativo no cotidiano da sociedade.

Com recursos humanos como seu principal capital e motor de desenvolvimento, o uso da tecnologia vê frequentes inovações e oferece múltiplas possibilidades de inserção do profissional da área no mercado de trabalho como: software, hardware ou na prestação de serviços.

Levando em consideração as atualizações e evolução constante na área, o profissional de TI necessita estar qualificado e atualizado tecnologicamente para atender às crescentes demandas do setor e prosperar na carreira. Conhecer as características, ferramentas, e informações necessárias para facilitar processos, é o que se espera desse profissional, tornando tais conhecimentos como fundamentais.

O Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas desenvolvido pela Lumiun, é uma contribuição para o setor, que, têm grande afinidade com a empresa. Sendo assim, pretendemos ajudar o profissional de TI à exercer seu trabalho de forma mais eficaz nas pequenas empresas.

Powered by Rock Convert

O material aborda os seguintes temas:

  • Backup
  • Antivírus e Antimalware
  • Roteadores e Switches
  • Firewall e Controle de Acesso à Internet
  • VPN – Rede Virtual Privada
  • Serviços de Domínio Active Directory
  • Suíte de Escritório
  • Armazenamento de Arquivos
  • E-mail Empresarial
  • Comunicação Corporativa
  • Gestão de Atividades e Processos
  • Helpdesk e Gestão de Atendimentos
  • Videoconferência

Você pode acessar a página do guia quando quiser, ou baixar o e-book e enviar para seus colegas e amigos.

Para Empresas: Como Bloquear Sites de Pornografia

Sabemos que a pornografia é responsável por um grande volume de acessos na internet do mundo inteiro. São diversos sites, disponíveis 24 horas, todos os dias da semana e atendendo aos gostos pessoais de cada usuário através de mídias como fotos ou vídeos, e em alguns casos, salas online ao vivo.

O problema é que esse conteúdo explícito está acessível muito facilmente para qualquer adulto, adolescente ou criança. Basta ter um dispositivo eletrônico, como celular ou computador, conectado a internet e pronto, o material já fica disponível gratuitamente para todos.

Além de ser um conteúdo proibido para menores, grande parte desses sites estão carregados com arquivos maliciosos que danificam o seu computador e podem criar problemas gigantescos. Vírus, trojans, malwares como ransomware são apenas alguns dos malefícios que sites de conteúdo pornográfico e erótico podem causar.

Pior ainda, é quando esse tipo de conteúdo é acessado pelos funcionários através dos dispositivos e internet da empresa. Além de prejudicar a produtividade e foco da equipe, pode causar prejuízos enormes com ataques que roubam informações sensíveis da companhia.

Mas fique calmo, neste artigo vou mostrar para você como bloquear o acesso a sites de pornografia na empresa de diversas formas. Existem formas práticas, rápidas, eficientes e analíticas para que seus funcionários e empresa se mantenham seguros e produtivos.

Bloquear sites de pornografia no Google Chrome

Para fazer o bloqueio de sites pornográficos no Google Chrome exige a instalação de uma extensão. Existem várias extensões que podem fazer esse bloqueio, mas a minha indicação é a Block Site. Para instalar basta acessar o site e clicar no botão azul Usar no Chrome e logo após a instalação aceitar os termos, clicando no botão verde.

Block Site no Chrome

Termos do Block Site

Um novo ícone vermelho será adicionado ao lado da barra de URL. Clique sobre ele para exibir uma aba, selecione o menu Categories e ative a opção Adult.

Ativar categoria Adult

Qualquer usuário que tentar acessar um site adulto através do navegador será redirecionado para uma página de bloqueio como essa abaixo, detalhando o site bloqueado e sua categoria.

Página de bloqueio do Block Site

Bloquear sites de pornografia no Windows

Alterando o servidor DNS, sistema de gerenciamento de recurso conectado à internet, é possível fazer o bloqueio de sites que contenham pornografia, nudez ou conteúdo adulto em seu Windows.

Primeiro, aperte a tecla Windows, digite “Painel de Controle” e clique em abrir.

Painel de controle

Na janela que abrir clique em “Exibir o status e as tarefas da rede” da seção Rede e Internet.

Clique na opção Conexões: Ethernet, se tiver usando cabo, ou Conexões Wi-fi para internet sem fio.

Na janela que se abrir clique em “Propriedades” → selecione a opção “Protocolo IP Versão 4 (TCP/IPv4)” → clique no botão “Propriedades” → selecione a opção “Usar os seguintes endereços de servidor DNS” → e digite os endereços IPs dos serviços DNS.

Propriedades de Protocolo IP Versão 4

Para os endereços de DNS, sugiro duas opções gratuitas:

  • FamilyShield
    • Servidor DNS preferencial: 208.67.222.123
    • Servidor DNS alternativo: 208.67.220.123
  • Cloudflare
    • Servidor DNS preferencial: 1.1.1.3
    • Servidor DNS alternativo: 1.0.0.3

Bloquear sites de pornografia para toda rede

bloquear sites de pornografia

Se o seu objetivo é bloquear os sites pornográficos para todos os dispositivos que conectam na rede da sua empresa, basta utilizar os mesmos serviços sugeridos no tópico anterior, FamilyShield ou Cloudflare, na borda da sua rede alterando as configurações do roteador.

Isso significa que toda a sua rede funcionará baseada no servidor DNS que você definir. PCs, smartphones, tablets, consoles, enfim, todo mundo vai usar automaticamente. Esse tipo de configuração vai livrar você do trabalho de configurar em cada um dos aparelhos conectados à rede.

Para isso, acesse a interface administrativa do seu roteador. Normalmente as informações para acessar a interface administrativa do seu roteador se encontra na parte de baixo do aparelho. Se não for o caso, pesquise na internet “como acessar interface administrativa do roteador Modelo do Roteador“.

Na interface administrativa, você encontrará o menu de configuração do servidor DNS na seção WAN do roteador. Se não encontrar, ou não houver WAN, pesquise por essa opção nas seções LAN, DHCP ou Internet.

Como restringir os resultados explícitos nos buscadores

Como já escrevemos em outro artigo, os principais buscadores como Google e Bing possuem um recurso chamado SafeSearch (Busca Protegida). Este, permite ao usuário filtrar os resultados de buscas do Google, Bing e também Youtube para impedir que conteúdo explícito seja exibido. Com o recurso habilitado, os resultados são filtrados e grande parte do conteúdo impróprio é bloqueado.

A ideia de ativar a busca protegida para os dispositivos da sua empresa é muito boa, pois sabemos que os buscadores são a ponte para acesso aos sites impróprios. Além disso, o filtro é especialmente útil para inibir a perda de tempo e produtividade dos colaboradores dentro das pequenas e médias empresas, gerando melhor engajamento e aproveitamento do tempo de trabalho.

A configuração do SafeSearch é muito simples, e pode ser feita direto no navegador, através das configurações da sua conta no Google, os passos para ativar a SafeSearch no Google são:

  1. Acesse a página Configurações de pesquisa.
  2. Na seção “Filtros do SafeSearch”, marque ou desmarque a opção localizada ao lado da opção “Ativar SafeSearch”.
  3. Na parte inferior da página, clique em Salvar.

Dessa forma o serviço ficará ativado para a conta do Google à qual foi realizada a configuração. Você também pode ativar o serviço no Bing, dispositivos com Android ou no seu iPhone e iPad.

Pontos negativos das opções acima

bloquear sites de pornografia

Você acabou de conhecer as principais formas para bloquear sites pornográficos na sua empresa. Porém, como nem tudo são flores, existem alguns pontos negativos nessas opções acima. Vamos conhecer cada ponto.

Pontos negativos da extensão no Google Chrome:

  • O usuário pode facilmente desativar ou desinstalar a extensão
  • O usuário pode utilizar outro navegador como o Firefox, IE, Opera ou Microsoft Edge
  • Muito trabalho para instalar a extensão em cada navegador dos computadores da empresa

Pontos negativos no Windows:

  • Se o usuário tiver permissão, pode alterar as configurações do servidor DNS
  • Muito trabalho para configurar o servidor DNS em cada máquina com Windows
  • A configuração deve ser refeita, caso formatar o computador

Pontos negativos na configuração do roteador:

  • Os serviços utilizados podem bloquear sites que normalmente sejam úteis e não há opção para liberar
  • O usuário pode alterar as configurações DNS no seu dispositivo e burlar o controle
  • Não existem relatórios analíticos para acompanhar o desempenho e eficácia dos acessos restritos

Pontos negativos do SafeSearch:

  • Os mesmos pontos do Windows

Como vimos, estes métodos são todos tradicionais e portanto não são tão eficazes para empresas que possuem muitos dispositivos conectados à rede.

Mas tenha calma! Vou mostrar agora uma forma de contornar todos os pontos negativos e continuar bloqueando sites impróprios na sua empresa para todos os dispositivos.

Como bloquear de forma eficiente e replicável

Antes de mostrar a solução, gostaria de deixar uma dica importante. Sabemos que existem várias ferramentas e softwares para restringir o acesso a sites impróprios dentro de uma empresa. Mas, algo muito importante que uma ferramenta não faz, é educar os colaboradores. Para gestores, é de extrema importância educar sua equipe para seguirem uma série de procedimentos básicos e simples que vão manter os equipamentos livres de qualquer risco.

Dito isso, vamos à solução que vai ajudar no bloqueio de sites pornográficos de forma fácil, eficiente, replicável e analítica.

Estou falando do serviço Lumiun! O Lumiun é um serviço que faz a gestão do acesso à internet nas empresas de pequeno e médio porte. Basta instalar o equipamento Lumiun Box na rede que desejar controlar e pronto! Todos os acessos de qualquer dispositivo conectado na rede da empresa serão monitorados através de uma única plataforma em nuvem. Isso mesmo, você pode acompanhar de qualquer lugar o que os colaboradores estão acessando. Tem mais, de forma fácil é possível aplicar políticas de acessos para melhorar a produtividade e segurança da empresa.

Com o Lumiun, é muito fácil fazer o bloqueio de sites pornográficos. Basta acessar o menu principal Controle de AcessoCategorias de Sites, selecionar o grupo de equipamentos, procurar pela categoria Pornografia e nudez e clicar no botão bloquear.

Categorias do Lumiun

A partir disso, se algum equipamento do grupo selecionado tentar acessar um site pornográfico será redirecionado para uma página de bloqueio.

Página de Bloqueio do Lumiun

Além da categoria Pornografia e nudez, o Lumiun disponibiliza também outras 33 categorias para otimizar o controle de acesso na sua empresa. Categorias como Redes Sociais, Jogos e Apostas e Compras são os mais utilizados para aumentar a produtividade dos colaboradores. Já as categorias Botnet, Hacking, Malware e Phishing são especificamente para bloquear os sites considerados nocivos.

Uma característica interessante é a possibilidade de liberar o acesso por horários. Por exemplo, você pode configurar o bloqueio das redes sociais e liberar o acesso em alguns intervalos curtos durante o dia.

E ainda, através do Lumiun é possível ativar o SafeSearch do Google, Bing e Youtube de forma muito fácil para todos os equipamentos da rede.

SafeSearch do Lumiun

Como obter relatórios analíticos sobre os acessos

Com o Lumiun, fica fácil visualizar os acessos à internet na sua empresa. No menu principal Relatórios, você encontra várias opções como Acessos em tempo real, Segurança, Sites mais acessados, Categorias mais acessadas e muito mais.

Para saber detalhes dos acessos à pornografia, basta acessar o relatório Sites acessados e filtrar pela categoria “Pornografia e nudez”.

Sites acessados da categoria Pornografia

É possível também ter mais informações através do relatório de uma única aplicação.

Relatório de uma aplicação do Lumiun

Gráfico de uma aplicação do Lumiun

Através dos relatórios analíticos do Lumiun fica fácil para o gestor tomar decisões para melhorar a segurança e produtividade da empresa.

Para saber mais sobre o Lumiun, fale com um consultor e agende uma demonstração, sem compromisso.